Gerenciamento
de
Projetos
Estrutura Organizacional e
Habilidades Gerenciais
Prof. MSc. André Ribeiro, PMP
Objetivos da Aula
Conhecer as diversas estruturas das organizações
Como as estruturas organizacionais influenciam os
projetos
Conhecer os principais aspectos das principais
habilidades gerenciais:
Comunicação Liderança Negociação
O Sistema e a Estrutura das Organizações
Sistemas da Organização:
Orientadas a Projetos:
Arquitetura, engenharia, consultorias, empreiteiros
Não Orientadas a Projetos:
Empresas de fabricação, serviços financeiros
Estrutura da Organização
Restringe a disponibilidade e as condições sob os quais os recursos se tornam disponíveis para o projeto.
Podem ser: Funcional Matricial Projetizada
Estrutura Funcional
Executivo Chefe Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do ProjetoEstrutura Projetizada
Executivo Chefe Gerente Projetos Gerente Projetos Gerente Projetos Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do Projeto• Geralmente, a equipe trabalha no mesmo local físico • Gerentes têm grande autoridade e independência
Estrutura Matricial Fraca
Executivo Chefe Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do Projeto• Não há gerente de projeto declarado
Estrutura Matricial Balanceada
Executivo Chefe Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Gerente Projeto Pessoal Coordenação do Projeto• Há gerente de projeto declarado
• Mantém algumas características da estrutura funcional e projetizada Pessoal
Estrutura Matricial Forte
Executivo Chefe Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do Projeto •Gerente de projeto com considerável autoridade• Pessoal alocado em tempo integral ao projeto
Gerente de GP Gerente Projeto Gerente Projeto Gerente Projeto Pessoal
Resumo – Influência da Estrutura
Principais Habilidades Gerenciais
Comunicação
Tornar a informação clara, coerente e completa
Liderança
Estabelecer direções, alinhar, motivar e inspirar pessoas
Negociação
Discutir com outros com objetivo de se chegar a um acordo
Resolução de Problemas
Comunicação
Dimensões:
Oral e escrita, falada e ouvida Interna ou externa
Formal e informal Vertical e Horizontal
Diferente de Gerência da Comunicação (PMBOK)
PMBOK abrange necessidades específicas projeto A comunicação abrange:
Escolha do meio, estilos de redação, técnicas de apresentação, técnicas de reuniões, etc.
Comunicação
Canais de Comunicação
Reuniões Cópias de Documentos E-mail Vídeo-Conferência Telefone RelatóriosComunicação - Canais
Pobre / Baixo
Pessoal (reunião)
Interativos (e-mail, telefone)
Documentos Formais (cartas, relatórios)
Documentos Informais (boletins, comunicados) Rico / Alto
Comunicação
Recomendações
Envie mensagens complexas através de canais ricos Envie mensagens rotineiras através de canais pobres Gerencie pessoalmente
Não permita o uso de canais pobres para tratar questões relevantes
Liderança
Liderança
Estabelecer direções, alinhar, motivar e inspirar pessoas
Gerência
Produzir Resultados que atendam, de forma consistente, as principais expectativas das partes envolvidas
Pode ser demonstrada em todos os níveis do projeto:
Liderança do projeto Liderança Técnica Liderança de Equipe
Liderança
Habilidades de um Líder:
Organizar a equipeComprometimento com o cumprimento dos objetivos Promover a convergência de pensamentos
Criar desafios Negociar Influenciador
Liderança
Necessidades de um Liderado:
Identificar uma missão Saber o que deve ser feito
Saber o quê e como será avaliado Receber treinamento
Ser reconhecido pelo trabalho Ter oportunidade
Solução de Problemas
Como solucionar problemas:
Formular o problema Analisar o problema Buscar alternativas Tomada de decisão Planejar a implantação
Brainstorming
Negociação
Discutir com outros com objetivo de se chegar a um
acordo.
Mediação e arbitragem são tipos de negociação
assistida
Durante um projeto tende-se a negociar:
Mudanças de escopo, custo e cronograma Termos e condições contratuais
Designações Recursos
Negociação
Quando negociamos:
Existe conflito de interesse entre as partes Não existem regras explícitas
As partes preferem um acordo
Fatores Envolvidos
Entendimento dos objetivos Informação
Tática Tempo Poder
Negociação
Pessoas
Separe as pessoas do problema
Interesses
Concentre-se nos interesses, não nas posições
Opções
Tenha várias possibilidades
Critérios
Insista que o resultado tenha por base um objetivo
Gerente do Projeto
Princípios
Compreenda o papel de facilitador: neutro que lidera a equipe enquanto faz suas tarefas
Fique em pé para facilitar e sentado quando GP Identifique o perfil da sua equipe
Procure comportamentos, mas não os julgue
Conscientize-se das mensagens não verbais que envia ao grupo
1 Você permite que o outro se expresse sem interrompê-lo ? 4 3 2 1 2 Você escuta nas “entrelinhas”, procurando o sentido oculto das palavras, especialmente quando a pessoa
usa linguagem de significado não claro ?
4 3 2 1
3 Você se esforça para desenvolver sua habilidade para reter informações importantes ? 4 3 2 1 4 Você registra os detalhes mais importantes de uma conversação ? 4 3 2 1 5 Ao rememorar um acontecimento qualquer, você se preocupa em localizar e registrar fatos mais
importantes e as palavras-chave ?
4 3 2 1
6 Você repete para o seu interlocutor os detalhes essenciais de uma conversa, antes que ela chegue ao fim, visando confirmar o que foi entendido ?
4 3 2 1
7 Quando em conversa com outra pessoa, você começa a imaginar a resposta a qualquer colocação apenas quando o outro já expressou suas idéias ?
4 3 2 1
8 Você evita tornar-se hostil ou excitado quando o ponto de vista do seu interlocutor difere do seu ? 4 3 2 1 9 Você ignora outros fatos paralelos à conversa quando está ouvindo ? 4 3 2 1 10 Você sente e transmite um interesse genuíno pelo que o outro está dizendo ? 4 3 2 1
TOTAL
Você é um bom Ouvinte ?
Interpretação
Qual sua performance como ouvinte ?
Maior igual a 32 pontos, você é um bom ouvinte De 27 a 31 pontos, você é um ouvinte médio
22 a 26 pontos, mostram a necessidade de uma prática consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar algumas deficiências
Menor que 21 pontos, significa que boa parte das mensagens que você escuta é deturpada e retransmitida com “interferência”
Exercício de Ouvir
1. Assuma o compromisso próprio de treinar diariamente durante 5 minutos, estipulando a ocasião durante o dia em que pretende praticar.
2. Escolha a pessoa e a situação que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega, esposa, marido, etc).
3. Procure ficar ouvindo a pessoa em questão durante pelo menos 5 minutos. 4. Evite interromper, acumulando as dúvidas eventuais para esclarecer em
momento oportuno.
5. Observe seu próprio comportamento. Como é a experiência de ouvir ? Você tem muita vontade de interromper, ou de completar a frase do outro ? Você chega a se desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu espaço ? Você chega a ficar ansioso, impaciente ?
Repita o exercício diariamente durante 3 semanas. Procure corrigir as disfunções à medida em que você as identifica.
