ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE A IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP NAS PME

(1)

Revista Científica Eletrônica de Ciências Contábeis é uma publicação semestral da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça FAEG/FAEF e Editora FAEF, mantidas pela Associação Cultural e Educacional de Garça – ACEG. Rua das Flores, 740 – Vila Labienópolis – CEP: 17400-000 – Garça/SP – Tel: (0**14) 3407-8000 – www.revista.inf.br – www.editorafaef.com.br – www.faef.br.

1

ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE A IMPLANTAÇÃO DE

SISTEMAS ERP NAS PME

ARAUJO, Adriana de Souza; MATTOS, Elaine Arcaro; SANTOS, Graziela; RODRIGUES, Marina Ferreira; SILVA, Paulo Romualdo; TAMAE, Rodrigo Yoshio

Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais/ACEG. administracao_faef@hotmail.com; rytamae@yahoo.com.br

.

RESUMO

Apresenta algumas considerações envolvendo aspectos históricos, evolução e conceitos de sistemas ERP e sua importância para as PME através de um roteiro de indicadores para implantação.

Palavras-chave: ERP, PME e Implantação de sistemas. ABSTRACT

It presents some considerations involving historical aspects, changing and concepts of ERP Systems and about its relevance to Small Business through indicator schema to deployment.

Keywords: ERP, Small Business and Implantation System.

1. INTRODUÇÃO

A implantação dos sistemas ERP nas PME (Pequenas e Médias Empresas) tem crescido consideravelmente devido ao nível e a quantidade de informações que circulam nestas empresas e os dados dos quais elas precisam para as tomadas de decisão, mesmo considerando o alto custo, tempo, complexidade, tornando-os, naturalmente, projetos arriscados.

O estudo com a proposta de boas práticas na implantação dos ERP nas PME e suas etapas: antes, durante e após implementação, são fatores decisivos para que se alcance o sucesso nesta tarefa, possibilitando atingir um grau de competitividade através da obtenção de menor custo, melhor produto, agregar valor e se diferenciar da concorrência ou se especializar em um segmento de mercado.

2. FATORES HISTÓRICOS, EVOLUTIVOS E CONCEITOS.

Os sistemas ERP surgiram na década de 60, a partir da utilização do BOM (Bil of Materials – Lista de Materiais) que alterou a funcionalidade das questões relacionadas ao controle das necessidades de materiais das empresas e os problemas da programação da produção intermitente.

Na década de 70 o desenvolvimento computacional e as necessidades de aperfeiçoamento dessas técnicas geraram os MRP’s (Material Requirement Planning - Planejamento das Requisições de Materiais) que surgiram já na forma de conjuntos

(2)

2 de sistemas (ou pacotes) que se interrelacionam e possibilitam o planejamento do uso dos materiais e a administração das mais diversas etapas dos processos produtivos (LAUDON, 2004).

A sigla ERP (Enterprise Resourse Planning) significa “planejamento dos recursos da empresa”, é um sistema que controla e fornece o suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa que facilita o fluxo de informações único, continuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É uma ferramenta para melhores processos de negócios, como produção, compras ou distribuição, com informações on-line em tempo real (CHOPRA E MEINDL, 2003).

A partir da década de 90, as empresas começaram a sofrer modificações radicais e repentinas, possibilitando que cada vez mais pessoas pudessem lidar com um volume maior de informações, vindo de um ambiente interno e externo. Com a globalização da econômia, surgiu a necessidade de buscar novos padrões de qualidade, redução de custos e maior margem de lucro. Necessidades como a integração de diversas áreas funcionais da empresa como: marketing, produção, finanças e RH deram início aos sistemas ERP.

O Sistema ERP é um pacote comercial de software com a finalidade de padronizar, integrar e organizar as informações que transitam pelas organizações, é um sistema integrado que permite uma informação confiável de acordo com dados central em tempo real, possuindo uma estrutura modular onde as “melhores práticas do mercado” foram aplicadas aos principais processos de negócios das empresas como: contabilidade, financeiro, compras, vendas, distribuição, planejamento, controle de produção, recursos humanos, processos fiscais, entre outros (DAVENPORT, 1998).

A implantação de sistemas ERP nas PME merece estudos, pois estas empregam práticas diferenciadas, devido às suas características como: tipo de negócio, dispersão geográfica, recursos financeiros. As principais dificuldades encontradas pelas PME estão relacionadas, ao planejamento inadequado do projeto, à equipe de implantação contratada inexperiente, à resistência dos funcionários ao sistema e aos impactos organizacionais que não são avaliados anteriormente pelas empresas.

(3)

3

2.1 INDICADORES PARA ADOÇÃO DE UM ERP POR PME’S

Existe um roteiro a ser seguido que objetiva guiar a reflexão entre as decisões dos gestores das PME referentes à reflexão sobre a adoção de sistemas integrados, conscientizando para a necessidade de passos sistemáticos e para análise das conseqüências da mudança organizacional. O roteiro ideal compreende cinco partes principais:

1 - Avaliação sobre a necessidade de ERP dividindo-se em 3 etapas: (1) análise da situação atual (refletir e discutir sobre os pontos fortes e fracos da empresa); (2) análise conceitual do ERP (realizar um estudo imparcial sobre os sistemas ERP); (3) análise do ERP como solução (confrontar o sistema com os pontos fortes e fracos da empresa);

2 - Seleção e adequação das funcionalidades dos sistemas integrados às PME, onde se inicia o relacionamento com os fornecedores de ERP, com o objetivo de analisar as soluções disponíveis no mercado, e selecionar as mais adequadas às particularidades e especificidades da empresa, detalhada em 4 etapas: (4) análise dos processos da empresa (avaliar as necessidades de customizações, adaptações e modificações do sistema); (5) seleção do sistema (analisar os sistemas disponíveis no mercado através da avaliação de suas características técnicas); (6) adequação (comparar as funcionalidades e processos do sistema com as necessidades organizacionais); (7) análise de custo (verificar customizações necessárias, mão de obra especializada para implantação, treinamento, investimento em hardware, e o contrato de manutenção após a implantação).

Após o término destas etapas a empresa solicita ao fornecedor a elaboração de um contrato, onde estejam definidas as funcionalidades do sistema, o tempo total de implantação, os serviços de suporte e os processos de manutenção e atualizações necessárias para manter o sistema, onde devem ser previstas as conseqüências da rescisão deste e do não cumprimento de suas cláusulas.

3 – Implantação, onde se planeja desde atividades que precedem a implantação até a consumação da mesma, detalhada em 3 etapas: (8) definição da equipe de implantação (constituída por funcionários experientes em implantação de sistemas e no negócio da empresa, onde deve ser envolvido o menor número possível de funcionários externos à empresa, devido ao custo elevado desses profissionais); (9)

(4)

4 planejamento das atividades de implantação (estabelecer o escopo do projeto e o tempo necessário para a execução, definindo os módulos a serem implantados, a ordem de implantação, atribuição de responsabilidades e planos de contingência); (10) implantação dos módulos do sistema (parametrização e/ou customização do sistema e instalação do equipamento necessário, que deverá estar funcionando corretamente)

4 - Conscientização e treinamento para os membros organizacionais e de treinamento operacional e gerencial, constituída por 3 etapas: (11) palestras e seminários de conscientização sobre o sistema, mudanças introduzidas, importância organizacional, implicações sobre má utilização e relevância do papel dos envolvidos; (12) treinamento gerencial focando aspectos e possibilidades gerenciais do sistema; (13) treinamento operacional realizado por área da empresa, focando os módulos específicos (enfatizar a busca pelo aperfeiçoamento do sistema e o não estabelecimento de controles paralelos);

5 - Utilização – abrangendo etapas de uso e identificação de alterações para se atender a mudanças nas regras de negócio, detalhada em 2 etapas: (14) identificação de modificações no sistema; (15) feedback, dando orientação as modificações necessárias para atender as mudanças da empresa, podendo ser simples ou exigirem novos desenvolvimentos, induzindo a nova aplicação do roteiro.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Percebe-se a complexidade que envolve um projeto de implantação de um ERP que deve ser executado por uma equipe multidisciplinar formada por especialistas em tecnologia da informação, analistas de negócios e consultores capacitados em redesenho de processo.

São diversas as vantagens de implementação desses sistemas: registro das informações na origem, diminuição de retrabalho e aumento de informações, disponibilidades de informações para toda a empresa, maior agilidade e integração dos processos, e maior interação entre a organização e as entidades externas (fornecedores, mercado e clientes, entre outras).

O grande desafio, para as organizações em geral consiste em como obter vantagem competitiva com as informações disponibilizadas pelo ERP. Com a implantação do

(5)

5 sistema as PME obtiveram resultados como: a evolução tecnológica; a integração entre as áreas; impacto no controle e gestão de empresa e em seus recursos humanos - através de informações obtidas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CARDOSO, D.; SOUZA, A. Sistemas ERP: Bons para a área de produção,

ruins para área financeira. In: Encontro Nacional da Engenharia de Produção.

Anais... Salvador: 2001.

CORRÊA, H.L;GIANESI,I.G.N.;CAON,M.Planejamento,Programação

e Controle da Produção.Atlas,1999.

CHOPRA, S. MEINDL, P. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos -

Estratégia, Planejamento e Operação. Prentice Hall, 2003.

LAUDON, K.C.Management Information Systens: / managing the digital firm. New Jersey. Prentice Hall, 2004.