Processo Organizacional

Processo

3 Níveis Organizacionais

Níveis de Planejamento

•

Missão (razão de ser) x Visão (de futuro) x Valores (crenças)

•

Análise SWOT:

3 3

Planejamento Estratégico - Conceitos

Análise Interna

(Controlável)

Áreas funcionais (Marketing, Pesquisa, RH, etc.), funcionários, desempenho, processos, produtos,

serviços, finanças, competências, sistemas, tecnologia, inovação, etc.

S

W

Análise Externa

(Não

Controlável)

Ambiente geral + ambiente de tarefa = sociedade, governo,

economia, mercado, concorrentes, clientes, fornecedores, tecnologia,

etc.

O

Ferramenta de gestão estratégica cujo objetivo é

traduzir a estratégia em termos operacionais, permitindo que a

organização alinhe suas ações, acompanhe seu desempenho e alcance

seus macro-objetivos no longo prazo

.

•

Dicas para resolver questões:

‒ O que é Balanced Scorecard? Placar balanceado de desempenho.

o 4 Perspectivas (dimensões): Financeira, Clientes/Mercado,

Processos Internos, Aprendizado/Inovação e Crescimento ‒ Pra que ele serve? Nome do livro: A Estratégia em Ação.

o Componentes (elementos): Mapa estratégico, Objetivos,

Indicadores, Metas e Iniciativas (planos de ação).

4 4

Estrutura Organizacional

• Estrutura Formal x Informal

• Estrutura Burocratizada (Mecanicista) x Adhocrática (Orgânica, Flexível) • Tipos básicos de organização: Linear, Funcional, Linha-staff.

• Princípios: Divisão do Trabalho; Especialização; Cadeia de Comando (Hierarquia); Amplitude de Controle; Centralização x Descentralização.

• Departamentalizar é agrupar as atividades e correspondentes recursos

(humanos, materiais e tecnológicos) em unidades, de acordo com um critério específico de homogeneidade.

‒ Tipos/critérios básicos: Funcional; Produtos ou Serviços;

Gestão de Pessoas

Gestão de Pessoas é o conjunto de políticas e práticas necessárias

para cuidar do capital humano da organização, capital este que

contribui com seus conhecimentos, habilidades e capacidades

para o alcance dos objetivos institucionais.

Pessoas como Recursos vs. Pessoas como parceiros

GP Centralizada vs. GP Descentralizada

GP é uma responsabilidade de Linha (do gestor do funcionário) e

uma função de Staff (da área de GP).

Gestão Estratégica de Pessoas: foco nos resultados e nos

cidadãos.

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Diagnóstico de

Gestão de Pessoas

Gestão de Processos

Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele

e fornece um output a um cliente específico.

8 Feedback Entrada • Insumos • Inputs Processamento • Atividades • Agregar Valor • Troughput* Saída • Produtos • Serviços • Outputs

•Visão horizontalizada e integrada da organização.

•Tipos: Principais (primários, finalísticos), de Apoio (suporte, meio) e Gerenciais. •Hierarquia: Macroprocessos > Processos > Sub (?) > Atividades > Tarefas

•Reengenharia (radical) x Melhoria contínua (incremental)

Gestão de Projetos

Projeto: esforço temporário empreendido para criar

um produto, serviço ou resultado exclusivo.

• Singularidade, Temporariedade, Incerteza, Elaboração Progressiva, Recursos limitados, Interdisciplinaridade, Escopo (Abrangência);

• Conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos e qualidade.

•

5 Grupos de Processos

(não são fases)

• _{10 áreas do conhecimento: Qualidade, Partes Interessadas,} Comunicações, Tempo, Recursos Humanos, Escopo, Aquisições, Riscos, Custos, Integração.

Áreas de

conhecimento Grupo de processos de iniciação Grupo de processos de planejamento Grupo de processos de execução monitoramento e controle Grupo de processos de

Grupo de processos de encerramento 4. Gerenciamento da integração do projeto 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do

projeto 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 4.6 Encerrar o projeto ou fase 5. Gerenciamento do escopo do projeto

5.1 Planejar o gerenciamento do escopo 5.2 Coletar os requisitos 5.3 Definir o escopo 5.4 Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

5.5 Validar o escopo

5.6 Controlar o escopo

6. Gerenciamento do tempo do projeto

6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma 6.2 Definir as atividades

6.3 Sequenciar as atividades 6.4 Estimar os recursos das atividades 6.5 Estimar as durações das atividades

6.6 Desenvolver o cronograma

6.7 Controlar o cronograma

7. Gerenciamento dos custos do projeto

7.1 Planejar o gerenciamento dos custos 7.2 Estimar os custos

7.3 Determinar o orçamento 7.4 Controlar os custos

8. Gerenciamento da

qualidade do projeto 8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade 8.2 Realizar a garantia da qualidade 8.3 Controlar a qualidade

9. Gerenciamento dos recursos humanos do

projeto

9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos 9.2 Mobilizar a equipe do projeto 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto 10. Gerenciamento dos recursos de

comunicações do projeto 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

10.2 Gerenciar as

comunicações 10.3 Controlar as comunicações

11. Gerenciamento dos riscos do projeto

11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos

11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos

11.5 Planejar as respostas aos riscos

11.6 Controlar os riscos

12. Gerenciamento das

aquisições do projeto 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições 12.2 Conduzir as aquisições 12.3 Controlar as aquisições 12.4 Encerrar as aquisições

13. Gerenciamento das partes interessadas no

projeto

13.1 Identificar as

partes interessadas 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas

13.4 Controlar o engajamento das partes

Gestão pela Qualidade Total (GQT ou TQM)

É o processo de envolver todos os membros da organização para

assegurar cada atividade relacionada com a produção de bens e

serviços dentro do compromisso de melhorar continuamente e

atender completamente às necessidades do cliente.

•

Pontos básicos:

‒ foco no cliente;

‒ trabalho em equipe permeando toda a organização; ‒ decisões baseadas em fatos e dados;

GQT - Princípios e mandamentos

•

Chiavenato:

1. Qualidade é construída e não apenas inspecionada. 2. A melhoria da qualidade economiza dinheiro.

3. A qualidade repousa no princípio da melhoria contínua (kaizen) por meio de melhorias incrementais nos produtos e processos.

•

ISO-9000

1. Foco no cliente 2. Liderança

3. Envolvimento das pessoas 4. Abordagem de Processo

5. Abordagem sistêmica para a gestão 6. Melhoria contínua

7. Abordagem factual para a tomada de decisão 8. Benefícios mútuos na relação com fornecedores

Ferramentas O que é? Para que utilizar? Folha de

verificação Planilha para a coleta de dados. _{pertinentes a um problema.} Facilitar a coleta de dados Diagrama de

Pareto _{ocorrências do maior para o menor.} Diagrama de barra que ordena as Priorizar os poucos, porém vitais, _{itens (problemas).} Diagrama de

causa e efeito Estrutura que expressa, de modo simples, a série de causas de um efeito (problema). Ampliar a quantidade de causas potenciais a serem analisadas. Diagrama de

dispersão Gráfico cartesiano que representa a relação entre duas variáveis. Verificar a correlação entre duas variáveis. Histograma distribuição de uma amostra ou população Diagrama de barra que representa a

de itens.

Verificar o comportamento de um processo em relação à especificação. Gráfico de

controle Gráfico com limite de controle que permite o monitoramento dos processos. Verificar se o processo está sob controle. Fluxograma Fluxos permitem a visão global (sistêmica) _{de um processo (conjunto de atividades).} Estabelecer os limites e conhecer o _{fluxo das atividades.} Plano de Ação 5W2H: What, Who, Where, When, Why, _{How, How much? de ação, estabelecer procedimentos.} Mapear processos, elaborar planos Brainstorming Tempestade de ideias. Geralmente grupal, _{mas pode ser individual.} Gerar um grande número de ideias _{em curto período de tempo.}

Pric Princípios Estrutura Processo Risco é o efeito da incerteza nos objetivos.

Administração de Materiais

Suprir a organização dos materiais necessários ao seu

desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando preços econômicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado, distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques desnecessários e

mantendo rotinas de controle efetivas.

Atributos: redução de custos; autonomia da gestão e responsabilização; e promoção da transparência e do controle social. 16

Funções da Administração de Materiais

•

Viana (2006)

17

• Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado; planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.

Administração de Materiais

•

Estruturação no Setor Público: D

Serviços Gerais (SISG).

‒ Órgão Central: Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação

o Formulação de diretrizes, orientação, planejamento e coordenação,

supervisão e controle

‒ Art. 7º: SIASG - Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais

o Ferramenta de apoio informatizado voltada eminentemente a

processos de aquisições e contratações públicas, capitaneadas

pelas Unidades Administrativas de Serviços Gerais (Uasg) de órgãos e entidades da administração pública federal.

o Compulsório para órgãos integrantes do SISG (Executivo) o Permitido para órgãos não SISG (Legislativo e Judiciário)

Classificação de materiais – etapas

1. Catalogação – arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo

consulta e dando uma ideia geral da coleção;

2. Simplificação – redução da grande diversidade de itens empregados

para as mesmas finalidades.

3. Identificação (especificação) – torná-lo único.

4. Normalização – criar normas, prescrições de uso - definição da forma

como o material deve ser utilizado.

5. Padronização – estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de

permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia;

6. Codificação – conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais

Tipos Comuns de Classificação

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CLASSIFICAÇÃO OBJETIVO VANTAGEM

Valor de consumo

(ABC) Priorizar materiais de maior valor total (consumo, demanda) Demonstra os materiais de grande investimento no estoque

Fazer ou comprar _{fabricado internamente ou recondicionado.}Decidir se o material deve ser comprado, Facilita a organização da programação e o planejamento de compras. Pode reduzir custos.

Por demanda Definir quais materiais devem ser estocados _{(materiais de estoque X não de estoque).} Manter em estoque somente aquilo que é _necessário.

Periculosidade Dar maior atenção e cuidado no manuseio _{ao material que é perigoso.} incompatíveis com outros, facilitando Identifica os materiais perigosos e

armazenagem e movimentação adequados.

Perecibilidade Dar maior atenção ao material que é _perecível. Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e

movimentação adequados.

Importância operacional

(XYZ)

Mostrar a imprescindibilidade (criticidade) dos materiais para funcionamento da

empresa.

Demonstra os materiais vitais empresa. Mais importante: Z

Permanente X

Consumo Mostrar a diferença de materiais em termos de permanência (duração) Definir formas de controle diferenciadas

Quanto à aplicação Produtivos, matérias primas, produtos em fabricação, produtos acabados, materiais de _{manutenção, materiais improdutivos, materiais de consumo geral.}

Dificuldade de

aquisição Verificar se os materiais são de fácil ou de difícil aquisição. Agiliza a reposição de estoques e evita a falta de materiais.

Compras

Requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no

momento esperado). Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa.

• ENAP:

‒ 3 Atributos : preço econômico, qualidade, celeridade ‒ 3 funções:

o Manutenção do cadastro de fornecedores;

o Processamento das compras (Seção de Compras);

o Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seção de

Liquidação)

Centralização x Descentralização

22 + compras compartilhadas

Cadastro de Fornecedores