REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES
SECRETARIA REGIONAL DA EDUCAÇÃO E CIÊNCIA
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N. º N. S-DRE/2005/2551
Proc. Proc. DGF/001.05/3.46
ASSUNTO: GESTOR - PROCEDIMENTOS PARA USO DO SISTEMA DE CARTÕES
SIGE
Atendendo a que vários serviços adoptaram o sistema de pagamentos através de cartões, evitando a circulação, na escola, de numerário, os quais apenas são carregados em determinadas máquinas e garantem todas as aquisições necessárias, no âmbito da escola;
Atendendo a que este procedimento pode conduzir ao registo, na tesouraria, de receitas superiores às vendas registadas;
Considerando que importa definir regras para o registo contabilístico das operações inerentes a este sistema;
Considerando que o registo contabilístico tem sido efectuado no programa GESTOR, informa-se V. Exa. do seguinte:
1. Pela venda dos cartões SIGE deve registar-se e cobrar-se uma guia de receita, sem liquidar e classificar, para a conta bancária “FUNDO” do Banco Comercial dos Açores, conforme figuras seguintes.
Esta operação gerará um lançamento na contabilidade patrimonial (POC-Educação) a débito da conta 1.2.1.1.1 – Fundo, o qual tem que se concluir manualmente, creditanto a conta 2.1.9.1 – Cartões SIGE.
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2. Em simultâneo com o registo e cobrança da guia de receita relativa à venda dos cartões SIGE, deve registar-se na Tesouraria um débito, pelo mesmo valor da guia de receita, para a entidade de tesouraria “Cartões SIGE”, conforme figura seguinte.
Este procedimento não gera qualquer movimento contabilístico na contabilidade patrimonial, no entanto gera movimentos na conta corrente da entidade de tesouraria “Cartões SIGE”, sendo que os valores a débito corresponderão às vendas de cartões SIGE (para obter essa informação basta imprimir a listagem de movimentos da entidade de tesouraria, através do menu Tesouraria, opção Entidades).
O registo do débito na entidade de tesouraria em simultâneo com o registo da guia de receita, é fundamental para a preparação da conta de gerência pelo que não deverá ser esquecido.
3. Pelas vendas efectuadas (nos bares, bufetes, papelaria, etc.) em que o meio de pagamento seja o cartão SIGE (é necessário separar estas vendas das restantes), tem que se introduzir uma guia de receita, liquidar e classificar, e proceder à cobrança da receita, à semelhança das demais. No entanto, a cobrança não deverá ser feita para uma conta bancária, mas antes para a entidade de tesouraria “Cartões SIGE”, conforme figuras seguintes.
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Esta operação permitirá liquidar e cobrar as receitas para o artigo de receita adequado e gerará os movimentos da contabilidade patrimonial adequados. O lançamento da cobrança da receita, em vez de gerar um movimento contabilístico numa subconta da conta 121 – Depósitos à Ordem, gera um movimento contabilístico a débito da conta 2.1.9.1 – Cartões SIGE, conforme figuras seguintes.
Lançamento da liquidação
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Lançamento da cobrança
Por outro lado, esta operação gera automaticamente um crédito na conta corrente da entidade de tesouraria "Cartões SIGE", conforme se pode ver na figura seguinte.
Assim, na conta corrente da entidade de tesouraria “Cartões SIGE” surgirão a débito os valores das vendas de cartões e a crédito os valores das vendas cujo meio de pagamento foi o cartão SIGE. O saldo representará os valores de vendas de cartões SIGE ainda não utilizados como meio de pagamento em vendas.
Assim teremos a débito as vendas de cartões e a crédito o valor das vendas pagas com os cartões, sendo que o saldo representará os valores nos cartões ainda não utilizados. Aquando da elaboração da conta de gerência, o saldo que possa existir nesta entidade de tesouraria "Cartões SIGE" aparece como uma entrada por operações de tesouraria e como saldo para a gerência seguinte por operações de tesouraria.
4. Com alguma frequência e no limite antes da elaboração da conta de gerência haverá que fazer um "encontro de contas" dos movimentos tesouraria "Cartões SIGE", ou seja, deve entrar-se no registo de pagamentos e seleccionar débitos (aparecem com sinal positivo) e créditos (aparecem com sinal negativo) de tal modo que o somatório seja nulo. Nessa altura deve proceder-se ao pagamento do valor nulo (existe um campo próprio no registo de pagamentos a entidades de tesouraria que permite sinalizar o botão regularizações e que serve para estas situações).
Caso não seja possível encontrar débitos e créditos cujo somatório seja nulo, é sempre possível reajustar o valor dos débitos (só os débitos) de maneira que o somatório seja nulo. Por
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exemplo, admitindo que selecciona todos os débitos e todos os créditos em aberto e que os valores dos débitos excedem em 50 os valores dos créditos, como acontece na figura seguinte.
Neste exemplo haveria que ajustar o débito (ajustando o débito actual para 50 e criando um novo débito de 50) de tal modo que um dos valores fosse 50, conforme se pode ver na figura seguinte.
Após este ajustamento do valor dos débitos, será então possível proceder ao encontro de contas, conforme figura seguinte.
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Note-se que, neste exemplo, apenas ficam ainda pendentes de encontro de contas 50. Por outro lado, para efectuar o encontro de contas sugere-se que seja criada uma folha de transferência (por exemplo para a conta bancária CXTESOU), a qual deverá ser encerrada antes da elaboração da conta de gerência.
Os encontros de contas através destas folhas de transferência não geram qualquer movimento nas contas bancárias ou na contabilidade patrimonial.
Mais se informa que para o correcto funcionamento das instruções acima indicadas é necessário estar instalada a versão 1.12 e efectuada a importação do FE_2005.txt que se encontra disponível na página da DRE na Internet.
Com os melhores cumprimentos
A DIRECTORA REGIONAL
