COORDENAÇÃO DE ARQUIVOLOGIA
Priscila de Figueiredo Gabriel
ESTUDO DE USUÁRIOS NO ARQUIVO NACIONAL (2013)
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Arquivologia do Departamento de Ciência da Informação, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientador: Prof. Mestre Renata Regina Gouvêa Barbatho
NITERÓI 2013
G118 Gabriel, Priscila de Figueiredo.
Estudo de usuários no Arquivo Nacional (2013) / Priscila de Figueiredo Gabriel. – 2013.
56 f.
Orientador: Renata Regina Gouvêa Barbatho.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013. Bibliografia: f. 52-54.
1. Estudo de usuário. 2. Arquivologia. 3. Arquivo Nacional (Brasil). I. Barbatho, Renata Regina Gouvêa. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
CDD 651.5
ESTUDO DE USUÁRIOS NO ARQUIVO NACIONAL (2013)
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Arquivologia do Departamento de Ciência da Informação, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovada em Agosto de 2013.
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________________________________ Profª Mª. RENATA REGINA GOUVÊA BARBATHO – Orientadora
UFF
______________________________________________________________________ Prof. Dr. VITOR MANOEL MARQUES DA FONSECA
UFF
______________________________________________________________________ Profª Dra. JOICE CLEIDE CARDOSO ENNES DE SOUZA
Dedico essa monografia aos meus pais, por estarem sempre ao meu lado dispostos a oferecer apoio e estímulo em todos os momentos, aos meus avós Wanda e Édimo (in memoriam), aos meus avós Maria Lúcia e Oswaldo por toda a ajuda no período de estudo e ao meu namorado Gaspar Sameiro pelo companheirismo e ajuda em diversos momentos.
À Professora Renata Regina Gouvêa Barbatho por ter me recebido com carinho como sua orientanda, bem como pela atenção e orientação dispensados no período de execução dessa monografia.
A todos os professores e funcionários da Coordenação de Arquivologia e Departamento de Ciência da Informação, que sempre se mostraram solícitos às minhas questões e necessidades, tanto acadêmicas quanto burocráticas. Agradeço em especial aos professores Victor Manoel Marques da Fonseca e Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza por aceitarem fazer parte da banca examinadora desse meu trabalho.
Por fim, agradeço aos colegas de curso, que muitas das vezes contribuíram substancialmente para que eu concluísse com êxito as disciplinas, e aos amigos do dia-a-dia que estiveram presentes dentro e fora da sala de aula, proporcionando momentos maravilhosos.
“Talvez não tenha conseguido fazer o melhor, mas lutei para que o melhor fosse feito. Não sou o que deveria ser, mas Graças a Deus, não sou o que era antes.”
O presente trabalho objetivou diagnosticar o perfil, as necessidades, nível de satisfação e carências dos usuários da sala de consultas do Arquivo Nacional, a partir de um estudo de usuários. E em seguida, após a análise e interpretação dos dados coletados, caso seja necessário, oferecer recomendações para e melhoria e contribuir para o desenvolvimento do atendimento aos consulentes. A avaliação através de estudos de usuários ajuda a instituição a obter estatísticas de uso, além de opiniões e sugestões importantes, constituindo subsídios necessários para o desenvolvimento integral de suas atividades. A literatura indica a necessidade de avaliações periódica através de estudos de usuários em arquivos, pois este é um elemento importante para a execução de suas tarefas.
This study aimed to diagnose the profile, needs, satisfaction and needs of users of the consulting room of the National Archives from a study of users. And then after the analysis and interpretation of data collected, if necessary, and provide recommendations for improvement and contribute to the development of calls to consultants. The evaluation through user studies help the institution to obtain usage statistics, as well as opinions and suggestions important are subsidies required for the full development of their activities. The literature indicates the need for periodic reviews by user studies in files, because it is an important element for the implementation of its activities.
Figura 1 Faixa Etária dos Consulentes do Arquivo Nacional, 2013...36
Figura 2 Caixas Box Destruídas pela Chuva...43
Figura 3 Prateleira de Documentos Destruídos pela Chuva...43
Figura 4 Livro Destruído pela Chuva...43
Tabela 1 Profissões dos Usuários...37
Tabela 2 Os consulentes que Encontraram o que Precisavam no Arquivo Nacional...39
Tabela 3 Os consulentes que Conseguiram Consultar os Documentos Desejados...39
Tabelo 4 Os consulentes que encontraram o que precisavam dentro do tempo Esperado...40
Tabelo 5 Atendimento a pedidos...41
Tabela 6 Estado de Conservação dos Documentos...41
Tabelo 7 Capacitação do pessoal responsável pelo atendimento...44
Tabela 8 Localização da Instituição na Cidade...45
Tabela 9 Opinião dos Consulentes sobre o Horário de Funcionamento...45
Tabela 10 Se o Arquivo Nacional tem a estrutura necessária para seus Pesquisadores...52
1. INTRODUÇÃO...13
2. OS ESTUDOS DE USUÁRIOS...15
2.1 OS NOVOS TEMPOS E AS NECESSIDADES INFORMACIONAIS...15
2.1.1 A LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO...19
2.2 OS ESTUDOS DE USUÁRIOS E SUA IMPORTÂNCIA ...20
3. O ARQUIVO NACIONAL...25
3.1 A MODERNIZAÇÃO DO ARQUIVO NACIONAL...27
3.2 OS PRIMEIROS CONSULENTES...31
4. O ESTUDO DE USUÁRIOS DO ARQUIVO NACIONAL...34
4.1 O PERFIL DOS USUÁRIOS...35
4.2 O ARQUIVO NACIONAL E O CONSULENTE...38
4.3 GRAU DE SATISFAÇÃO...41
4.4 AVALIAÇÃO DOS CONSULENTES... 46
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS...50
6. REFERÊNCIAS...52
1 INTRODUÇÃO
Levando-se em consideração a peculiaridade do comportamento humano frente à busca constante da saciedade de suas necessidades, o estudo do seu comportamento, em qualquer contexto em que se insira, torna-se muito relevante. Do ponto de vista do profissional que gerencia informações, o proceder do demandante, suas expectativas e necessidades, quando procura ter acesso a memória de quaisquer instituições, também é de suma importância, para que a partir do conhecimento do comportamento e das necessidades dos usuários, o profissional de arquivo possa prestar um serviço mais eficiente e eficaz, o que, em si constitui o seu maior desafio.
Os estudos de usuários fazem parte do corpo de conhecimento da Ciência da Informação, eles têm como enfoque o uso e comportamento das pessoas em relação à informação. Segundo a definição do Dicionário de Terminologia Arquivística, usuário é: "Pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou pesquisador" (p.169).
Tais estudos entrelaçam necessidades de hábitos de busca e uso da informação com o fluxo da informação científica e tecnológica, com as tecnologias da informação, e com dados e informações que suprem as carências informacionais, de especialistas e do cidadão comum. No entanto, este tema ainda com pouca literatura, deveria fazer com que a busca de dados e a análise destes, se torne um assunto de destaque para as instituições, bem como um ponto de reflexão.
Por muito tempo, a instituição de arquivo era pensada apenas com relação à guarda e conservação de documentos considerados históricos e/ou informativos. Com o desenvolvimento da sociedade em direção a Era da Informação, os debates e a valorização do acesso à informação guardada e preservada se modificou. Hoje, os arquivos são também considerados centros de informação com a premissa de informar aos cidadãos, seus usuários, que os documentos armazenados, estão à disposição de todos.
A pertinência deste estudo está em analisar a promoção do uso e acesso à informação dentro das instituições de memória, e se propõe a se debruçar sobre as novas práticas de estudo do usuário, considerando os aspectos culturais dos indivíduos, respeitando a individualidade, privacidade, carências e o bem-estar do ser humano. E, ao mesmo tempo, dentro dos princípios éticos compatíveis com a realidade que vivencia, e com a interação no ambiente em questão, quer no âmbito social, acadêmico ou organizacional. Com o objetivo de ajudar a instituição a obter melhores estatísticas de uso, além de opiniões e sugestões
importantes, constituindo assim subsídios necessários para avaliações periódicas e para o desenvolvimento integral de suas atividades.
O estudo foi realizado no Arquivo Nacional (AN) localizado na cidade do Rio de Janeiro, através de uma pesquisa exploratória que inclui: entrevista com os usuários, coleta de dados sobre a instituição e observação direta na sala de consulta do arquivo.
Concomitantemente a pesquisa de campo, foi feita uma revisão de literatura para compreender como alguns teóricos da área da Ciência da Informação estão pensando, estudando e publicando sobre os arquivos e seus usuários, direta ou indiretamente, já que quase não existem relatos destes estudos no Brasil.
As entrevistas foram previamente estruturadas, pois este é um recurso que além de permitir uma relação direta com o usuário, permite o controle e a padronização das respostas, o que facilita posteriormente a tabulação das informações. Este recurso é feito com questões pré-estabelecidas e desencadeadas em ordem, permitindo o aprofundamento de tópicos julgados importantes. O método tem a vantagem do contato pessoal, o que possibilita o esclarecimento da questão, quando há dificuldade de entendimento.
A coleta de dados foi realizada no período de 09 de abril a 26 de abril de 2013 no horário de 09:00 às 13:00h. Para as entrevistas, foram utilizados questionários com onze questões que se detiveram intensamente ao nível de satisfação dos usuários e, além disso, houve a observação direta, de maneira informal, ou seja, uma observação sem ordenações pré-estabelecidas.
Com isso, através da aferição do nível de satisfação, de carências e de necessidades de informação dos usuários do Arquivo Nacional (AN), pretende-se oferecer subsídios necessários à compreensão da importância dos estudos de usuários, já que estes representam arcabouços para uma avaliação institucional, a fim de ajudar no desenvolvimento integral das atividades.
2 O ESTUDO DE USUÁRIOS
Para realizar este estudo, foi necessário um referencial teórico, bem como, um arcabouço científico que norteou e contribuiu elucidando alguns tópicos pertinentes ao trabalho, a fim de atingir os objetivos propostos.
2.1 OS NOVOS TEMPOS E AS NECESSIDADES INFORMACIONAIS
Atualmente, a informação circula no mundo de forma cada vez mais acelerada, todavia não se consegue captar, tratar, organizar e disseminar esse volume de informações. Isso pelo seu caráter volúvel, assim o que se conhece hoje pode estar ultrapassado amanhã. São por essas alterações e pela multiplicidade que envolve o homem, que todo ser humano é diferente um do outro. Tais diferenciações também ocorrem com os usuários, que mesmo inseridos em um grupo com características similares, continua possuindo sua essência distinta, tanto pela história de vida, quanto pelas atitudes que toma quando requerido ou impulsionado a realizar determinados feitos.
Com isso, para se entender esses comportamentos são feitas pesquisas com usuários da informação, denominado estudo de usuários. Este, segue orientado por várias considerações, por exemplo: informação, uso e usuários.
Os estudos de usuários da informação entrelaçam necessidades de informação, hábitos de busca e uso da informação com o fluxo da informação científica e tecnológica, com as tecnologias da informação, e com dados e informações que suprem as carências informacionais de especialistas e do cidadão comum. A área do conhecimento que se dedica a conhecer os usuários é a Ciência da Informação, que no conceito clássico é:
A disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informação, as forças que regem seu fluxo e seus meios para processá-la a fim de obter a otimização de sua recuperação e utilização. Está focada no conjunto de conhecimentos relacionados com geração, obtenção, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, disseminação, transformação e utilização da informação. Inclui a investigação da representação da informação em sistemas naturais e artificiais, a utilização de códigos para transmissão eficiente e de instrumentos e técnicas de processamento da informação. É uma ciência interdisciplinar, derivada e relacionada com a matemática, a lógica, a linguística, a psicologia, as tecnologias da informação, a pesquisa operacional, as artes gráficas, as comunicações, a biblioteconomia, a administração e temas similares (BORKO, 1968).
Podendo também, citar Capurro, que formulou três paradigmas que fundamentam a Ciência da Informação: o paradigma físico, o cognitivo e o social. A tendência é a evolução destes, de acordo com os fundamentos de cada pesquisa, havendo uma adequação com o paradigma, que seja a linha norteadora.
O primeiro paradigma “postula que há algo, um objeto físico, que um emissor transmite a um receptor” (CAPURRO, 2003), voltado para o suporte físico da informação e a gerência de informação (ordenar, organizar e controlar uma explosão de informação). Porém, esta relação recebe diversas críticas, pois exclui o papel do sujeito, do usuário. Surge, então, o paradigma cognitivo, oposto ao físico, colocando o usuário dentro do ciclo informacional, sendo, este alguém que necessita de alguma informação, deixando de fora a condição e os processos sociais do ser humano. Este processo prioriza a relação entre informação e conhecimento, o sujeito assimila a informação, gerando conhecimento. Para reverter esta situação, surge o paradigma social, que integra o usuário que necessita de informação a um contexto social, havendo, uma integração do paradigma cognitivo a um contexto social, ou seja, o conhecimento interativo.
Os estudos tornaram-se de extrema relevância com este último paradigma, a fim de entendê-los e caracterizá-los, aplicando os resultados em tomadas de decisões e melhorias nas bibliotecas e arquivos.
Com isso, conhecer as necessidades informacionais da comunidade a ser atendida, constitui o ponto de partida do planejamento de um serviço de informação e uma preocupação constante no decorrer da prestação de serviços. Deve-se ter em mente que acessibilidade e facilidade são fatores determinantes no uso de serviços de informação.
Na sociedade em que estamos inseridos – sociedade da informação – existem novos paradigmas, sejam eles de ordem social ou econômica. Os caminhos a trilhar para o desenvolvimento e a exigência de uma nova postura frente às mudanças sociais, são situações que temos que nos adaptar nessa nova ordem. Gerar, obter e aplicar conhecimento passa a ser item básico para essa mudança.
De acordo com Valentim (2002), o que caracteriza uma sociedade como “sociedade da informação”:
É a economia alicerçada na informação e na telemática, ou seja, informação, comunicação, telecomunicação e tecnologias da informação. A informação, aqui entendida como matéria-prima, como insumo básico do processo, a comunicação/telecomunicação entendida como meio/veículo de disseminação/distribuição e as tecnologias da informação entendidas como infraestrutura de armazenagem, processamento e acesso. (VALENTIM,2002)
Pode-se dizer então, que a informação possui grande importância, já que ela é matéria-prima de real valor, não só para as grandes tomadas de decisão, mas também para as pequenas decisões do cotidiano das pessoas. Mas o que é informação? Informação é um termo que pode assumir muitos significados dependendo do contexto, mas como regra geral, é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados, de tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento do sistema que a recebe. Informação enquanto conceito carrega uma diversidade de significados, do uso quotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de informação está intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados, forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e representação de conhecimento (GUIA DO ESTUDANTE, p. 4).
As necessidades de informação dos indivíduos são múltiplas e alteram-se mediante o contexto no qual está inserido o processo de desenvolvimento científico e tecnológico dos mesmos. Segundo Figueiredo (1994), as necessidades de informação nascem e variam conforme as características dos indivíduos, as circunstâncias, e o ambiente no qual estão envolvidos no momento.
Sendo assim, em um mundo globalizado, informatizado, onde a informação circula com grande velocidade pelas vias informatizadas, os arquivistas necessitam de uma nova estratégia de comportamento para atrair mais usuários e, assim, aumentar o fator de uso dos documentos. Os arquivos precisam estar mais abertos e serem mais divulgados para mostrar a sociedade todo seu potencial informacional.
E, além dos fazeres tradicionais, os profissionais da informação devem utilizar recursos importantes, principalmente os desenvolvidos pelas tecnologias da informação, que servem como ferramentas de facilitação desse serviço de organização e disponibilização da informação. Tais ferramentas foram sendo incorporadas à realidade dos centros de informação e assim, tornaram-se personagens fundamentais nos arquivos e unidades de informação em geral. Nesse contexto, podemos afirmar que as bases de dados são a maior expressão da aplicação das tecnologias da informação aos serviços de organização e disponibilização de informação nos centros de documentação.
Apesar do advento das novas tecnologias de comunicação e informação como a imprensa, a informática e a internet, ajudarem cada vez mais o uso dos arquivos, eles ainda prescindem das técnicas de marketing e de altos investimentos financeiros tanto para a divulgação em si como para o aparelhamento adequado dos serviços que se quer oferecer. A
divulgação deve atingir públicos dentro e fora da instituição, devendo ocupar espaços em diversos eventos.
A mudança na perspectiva sobre os arquivos alocaram os centros de informação e documentação, como um bem cultural.
Aliás, segundo Martins (1979, p.444), o arquivo é muito mais que um bem cultural, é um equipamento social que serve à administração e tem como funções a guarda e a conservação dos documentos visando à sua utilização. Pode-se dizer que é o uso dos arquivos, por públicos distintos que o torna vivo e atuante. Para isso, uma questão a resolver é aumentar uso dos arquivos ainda muito restrito a cientistas sociais, pesquisadores profissionais e estudantes universitários, além de outro público ainda mais reduzido de advogados, associações e cidadãos comuns em busca de informações as mais diversas.
O uso dos arquivos não pode ser feito apenas pelos mais eruditos, devendo abrir espaço para todas as camadas sociais, considerando o direito de todos sobre o imenso patrimônio documental do país. Os problemas de pouca frequência de usuários nos arquivos estão ligados a um conjunto complexo de outros entraves, como a falta de uma política nacional de arquivo que concretize as necessidades materiais, técnicas e de recursos humanos que reforce a infraestrutura dos arquivos municipais, estaduais e o nacional. Aliado a isso, existe uma crescente redução do quadro funcional, deixando os arquivos sem pessoal suficiente para atender a crescente demanda tanto do fluxo de usuários como de documentos enviados para guarda, conservação e posterior uso.
Segundo Westphallen (1979), a realidade brasileira não é a dos arquivos arranjados, ordenados e classificados, com depósitos e salas de consultas dotadas de segurança e conforto. E isso ainda hoje é um problema para a maioria dos arquivos públicos brasileiros.
Nessa discussão o papel do profissional em arquivo é essencial, pois é ele quem planeja, executa, avalia e discute as melhorias. Jenkinson apud Kurtz (1990, p.42), conclui que os arquivistas têm como dever salvaguardar os documentos e manter sua custódia; em segundo lugar, deve facilitar o acesso com vistas a atender as necessidades do usuário. Mas, a mesma adverte que a tendência da prática americana é contrária às prioridades de Jenkinson, onde o arquivista é reconhecido pela presteza no atendimento ao usuário. E, enquanto isso não ocorre, os documentos em arquivo continuam sendo preservados em função do seu conteúdo e do seu valor histórico.
2.1.1 A LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Em relação ao aumento das necessidades informacionais e da busca pelo acesso à informação da população como um todo, houve recentemente um avanço no Brasil, que foi a criação da Lei de Acesso nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 pela presidenta Dilma Rousseff. A lei é abrangente, pois submete todos os poderes, dos três níveis da federação, além de órgãos públicos da administração direta (incluindo Tribunais de Contas e Ministério Público), autarquias, fundações públicas, empresas públicas e sociedades de economia mista. A mesma trata de maneira geral, sobre aplicabilidade, diretrizes para assegurar o direito de acesso, principais conceitos e dever do Estado de garantia do acesso. Estabelece obrigações para os órgãos e entidades do poder público quanto à gestão da informação; define os tipos de informação que podem ser solicitadas; estabelece obrigações de divulgação espontânea de informações pelos órgãos da Administração Pública e medidas que devem ser adotadas para assegurar o acesso a informações.
E de maneira mais específica, define como deve ser feito o pedido de informações e como devem ser apresentados os recursos contra a decisão negativa de acesso. Trata da impossibilidade de negativa de informações necessárias à proteção de direitos individuais; estabelece critérios, graus e prazos de sigilo para classificação de informações; institui o dever do Estado de proteção e controle de informações sigilosas; define procedimentos de classificação, reclassificação e desclassificação de informações e trata das informações pessoais. Define condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar; possíveis sanções; trata da responsabilidade pelos danos causados pela divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou pessoais. Institui a Comissão Mista de Reavaliação de Informações e o Núcleo de Segurança e Credenciamento; define prazos para reavaliação de informações ultrassecretas e secretas; dispõe sobre a designação de autoridade responsável pelo acompanhamento da implementação da Lei em cada órgão ou entidade e sobre a designação de órgão da administração pública federal com atribuições relacionadas à implementação da lei; estipula o prazo de vigência e de regulamentação e trata da alteração e revogação de outros dispositivos legais.
Assim sendo, a nova lei foi criada a fim de proporcionar maior transparência e visibilidade nos órgãos públicos, garantindo direitos aos cidadãos/usuários acesso as informações que necessitam.
Ao se referir aos usuários, cabe aqui ressaltar que os mesmos possuem necessidades intelectuais e físicas, como um bom espaço para realizar suas pesquisas, um bom atendimento
entre outros aspectos. Necessidades essas, que precisam ser conhecidas pela instituição com o intuito de sempre buscar melhorias para satisfazer seus consulentes. Uma boa forma de conhecê-los é através do estudo de usuários, estudo este que nunca foi realizado pelo Arquivo Nacional, fato que chamou atenção. Ao longo do trabalho, foi destacada a sua importância. E sendo assim foi feito um estudo pioneiro a fim de conhecer um pouco sobre os consulentes da instituição, saber suas carências e satisfações, foram coletados dados e opiniões dos usuários que esperamos que auxilie a instituição. Tais informações serão aprofundadas no próximo capítulo.
2.2 OS ESTUDOS DE USUÁRIOS E SUA IMPORTÂNCIA
O estudo de usuário envolve alguns elementos relevantes que em conjunto, compõem e caracterizam a população analisada e o seu meio, levando em consideração o contexto em que esta está inserida. Dessa forma, para pensar sobre informação é necessário enfocar necessidades e uso, busca e recuperação, disponibilidade e acesso, definições que servirão de base para o desenvolvimento do estudo.
Inicialmente, pode-se dizer que usuário é aquele que faz uso de algo. Usuário da informação é aquele que faz uso da informação. Os usuários da informação são aqueles indivíduos que buscam dados sobre algo e desfrutam dos mesmos coletivamente ou individualmente. Para Sanz-Casado (1994, p.19), “usuário é aquele indivíduo que necessita de informação para o desenvolvimento de suas atividades.”
Entende-se que todos os homens são usuários da informação, já que necessitam da mesma para realizar diversas ações do cotidiano, sendo contemplados por serviços e produtos que as bibliotecas, as unidades e sistemas de informações oferecem. Assim como, segundo a definição do Dicionário de Terminologia Arquivística, usuário é: "Pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou pesquisador" (p.169).
Conforme Nunes Paula(2000 apud Santiago; Paiva 2007, p. 288) os usuários podem ser caracterizados como:
Usuários reais: são aqueles indivíduos que frequentemente utilizam os serviços de informação;
Usuários potenciais: são aqueles indivíduos a que se destinam os serviços de informação;
Usuários internos: são aquelas pessoas, grupos ou entidades que estão subordinados administrativamente ou metodologicamente à mesma gestão que a unidade de informação;
Usuários externos: são aquelas pessoas, grupos ou entidades que não estão subordinados administrativamente ou metodologicamente à mesma gestão que a unidade de informação;
Cliente: são aqueles indivíduos que pagam por um produto ou serviço, trazendo em si uma relação monetário-mercantil. (Nunes Paula,2000 apud Santiago; Paiva 2007, p. 288)
Ressaltando, que o conhecimento do comportamento dos usuários da informação é imprescindível para desenvolver, planejar e prestar serviços que de fato atendam as necessidades dos usuários e consumidores de informação. Pois segundo Robredo (2003, p. 22):
A transferência do conhecimento ocorre quando o conhecimento é difundido de um indivíduo para outro ou para um grupo. Muito conhecimento é transferido por exemplo, por intercambio social e cultural. O conhecimento é transferido mediante processos de socialização, educação e aprendizado. O conhecimento pode ser transferido propositalmente ou pode acontecer como resultado de outra atividade. Esses processos sociais e de transferência são resultado, de uma forma ou de outra, da codificação de conhecimentos individuais, de grupos e de organizações, onde a codificação numa linguagem determinada, com níveis variáveis de utilização de terminologias especializadas, dependerá das características dos públicos a que se destinam. Robredo (2003, p. 22):
Sanz Casado (1994, p. 31) define Estudo de Usuário da Informação como um conjunto de estudos que tratam de analisar qualitativamente e quantitativamente os hábitos de informação dos usuários, mediante a aplicação de distintos métodos, entre eles os matemáticos – principalmente os estatísticos – ao consumo da informação.
Para Wilson-Davis (1977, apud Costa et al. 2009) estudo de usuário é o “estudo de quem demanda, necessita ou recebe o que de alguém para quê”. Portanto, estudos que respondam quem? o quê? quando? onde? por quê? para quê? e como é buscada e usada a informação, em seu sentido mais amplo, que se constitui em Estudo de Usuário e nas suas variáveis, sendo o estudo de uso, das necessidades de informação, da satisfação do usuário e etc.
Figueiredo (1979, p.79) relata que nas conferências internacionais de 1948 e 1958 foram apresentados inúmeros trabalhos sobre estudos de usuários. Segundo a referida autora, estudos de usuários são investigações feitas para saber o que os indivíduos precisam em
matéria de informação ou para saber se as necessidades de informação dos usuários estão sendo satisfeitas adequadamente.
Através desses estudos, verifica-se por que, como e para que fins a informação é utilizada, e quais fatores afetam tal uso. Estudos de usuário ajudam na previsão da demanda e/ou da mudança de demanda por produtos e serviços, permitindo que sejam melhor alocados os recursos disponíveis.
Figueiredo (1990, p.23-24), explica ainda que os dados obtidos pelos estudos de uso, expressos quantitativamente, revelam apenas as tendências do comportamento do usuário ao fazer uso dos centros de informação, não importando suas necessidades específicas de informação. Assim, do estudo de uso surgiu o estudo de usuário para ajustar os sistemas de informação aos usuários e suas necessidades. Para a autora, sistemas que não consideram os interesses dos usuários, tendem a diminuição do uso e a falta de qualquer cooperação dos mesmos.
Vergueiro (1988, p.106) explica que há uma diferença entre estudos de uso e estudos de usuários: Estudos de uso são aqueles que se iniciam a partir de um grupo de materiais de biblioteca e então começam a investigar qual o seu uso, ou quanto de uso eles tiveram. Já o estudo de usuários, começa com pessoas e perguntam se ou quando elas usam os materiais da biblioteca e, talvez, quais tipos de materiais utilizam.
Nessa perspectiva, os estudos de uso e de usuários aplicados a bibliotecas também podem ser utilizados nos arquivos, pois ambos são centros de informação, e a informação é o objeto e o produto principal desses dois centros.
Kurtz (1990, p.43) avalia que o conhecimento do uso feito do material arquivístico é de fundamental importância para que o arquivista estabeleça serviços de referência, devendo ser visto como uma das muitas funções de um programa de arquivo, como a preservação, administração e pesquisa. A referida autora completa mostrando que, em geral, os arquivos têm poucos dados para mostrar sobre o uso de seus acervos e há poucas análises estatísticas sistematizadas sobre uso. Assim, a escassez de estudos resulta numa visão incompleta sobre o uso, impedindo os arquivistas de implementarem programas para facilitar e aumentar o uso de seus acervos.
Mas uma mudança de paradigma se deu a partir da década de 1980, onde as pesquisas passaram a se preocupar mais em detectar as características únicas de cada usuário e a buscar características comuns à maioria dos usuários de sistemas de informação. Nessa abordagem, os usuários são imaginados como pessoas com necessidades, psicológicas, afetivas e cognitivas, atuando em um ambiente com influências culturais, políticas sociológicas e
econômicas. De acordo com Figueiredo (1999, P.14): “A atual linha de estudos de usuários não retrata apenas quem usa, o quê, quanto mais investiga o propósito do uso, e como, esse uso efetivamente, contribui para ajudar o usuário naquilo que ele necessita de informação.”
Os estudos de usuário se baseiam em técnicas que tem por finalidade observar os usuários das unidades de informação, bem como compreender suas necessidades, usos, opiniões e avaliações a respeito dos serviços oferecidos.
Na concepção de Figueiredo (1994, p.7):
Estudo de usuários são investigações que se fazem para saber o que os indivíduos precisam em matéria de informação, ou então, para saber se as necessidades de informação por parte dos usuários de uma biblioteca ou de um centro de informação estão sendo satisfeitas de maneira adequada. Através desses estudos verifica-se por que, como e para quais fins os indivíduos usam informação, e quais os fatores que afetam tal uso.
Ressaltando ainda que Figueiredo (1991) e Sanz-Casado (1994) concordam quando mencionam a existência de vários fatores influenciáveis ao uso da informação, tais como disponibilidades, acessibilidade, qualidade, custo da informação e dos materiais, problemas linguísticos, idade do material e outros de ordem psicológica, a experiência e a maturidade do usuário, a especialização e o meio de trabalho, fatores pessoais, a etapa do projeto de pesquisa, área de atuação, assunto, o meio ambiente, o papel que o indivíduo exerce na sociedade e pelas suas características pessoais. Com isso, o uso vai ser diferente conforme a área de atuação, o ambiente, o papel social em ensino de graduação e pós-graduação, em pesquisa pura ou aplicada, e etc. Lembrando que a conveniência e acessibilidade, são fatores muitas vezes determinantes para o uso, até mais que a eficácia do serviço e a excelência das coleções.
Assim, entende-se a pertinência da realização de um estudo de usuários, já que através desse instrumento é possível delinear a situação real da unidade de informação, bem como descobrir a verdadeira necessidade informacional dos usuários e, consequentemente, promover, se necessário, alterações que venham contemplar melhores resultados, tornando assim, o arquivo mais útil aos seus.
Outra abordagem importante na discussão de estudos de usuários são os conceitos de disponibilidade e acessibilidade. Para que se compreenda melhor esses conceitos existem duas definições voltadas para a Biblioteconomia, que podem ser utilizados em qualquer instituição de informação.
A capacidade que as bibliotecas têm de selecionar, adquirir, organizar e prestar serviços a partir de uma coleção física de documentos é tradicionalmente denominada disponibilidade documentária.
A capacidade que as bibliotecas têm de organizar serviços de busca de documentos e informações em outros repertórios para o atendimento de seus usuários está baseada na acessibilidade documentária. (MIRANDA, 2005, p.2, grifo nosso).
Com base nesses dois conceitos, uma instituição ao possuir documentos, em qualquer suporte, tratando-os de forma adequada e tecnicamente para armazenamento e disseminação, possui disponibilidade, pois poderá dispor dos documentos a qualquer momento. De outra maneira, se a instituição produz instrumentos de pesquisa contendo as referências dos seus documentos, isto é, indicando onde encontrá-los, isto significa que ela possui acessibilidade. Segundo Almeida (1979, p.457), a disponibilidade nos arquivos é vital, pois ele não existe para si, mas para transformar o acervo em informação disponível para quem o procura. Hoje, devido aos avanços das tecnologias de comunicação e informação, as instituições podem também oferecer maior acessibilidade com a utilização da informática e da cooperação com outras instituições congêneres.
Exposições, divulgação midiática, e instrumentos de pesquisas mais didáticos melhoram a acessibilidade, assim como os guias temáticos ou de espécies documentais, índices por assunto, decupação de textos para uso em salas de leitura e permutados com outros centros de pesquisa. A reprodução de documentos em cartões-postais, fac-símiles, diapositivos, publicação de artigos em periódicos especializados, além de uma aconchegante recepção são formas de dar aos usuários várias opções e conforto na hora da pesquisa. Dessa forma todo planejamento dos serviços de arquivos deveria incluir estudo de usuários como uma prioridade para o estabelecimento de serviços mais dinâmicos e eficientes voltados para seus consulentes.
3 O ARQUIVO NACIONAL
A história é uma evolução contínua. Tudo o que existe hoje tem sua origem em um passado mais ou menos longínquo. E o futuro dependerá, mais ou menos, do que existe atualmente. Os arquivos, por sua própria natureza, são o elo que une o passado ao presente e o presente ao futuro. (DUCHEIN,1988, p.91)
Previsto na Constituição de 1824, o Arquivo Nacional do Brasil foi criado pelo regulamento n. 2, de 2 de janeiro de 1838, sob a denominação de Arquivo Público do Império, trinta anos após o desembarque da corte joanina no Rio de Janeiro (HEYNEMANN, 2009).
A criação do Arquivo Nacional do Brasil remonta a experiência imperial que marcou o país no século XIX. Podendo-se dizer que a estrutura dos arquivos revela-se a imagem dos governos dos quais fazem parte. Dessa forma, a configuração governamental, à época da fundação do Arquivo Nacional do Brasil, assemelhava-se mais à Monarquia Constitucional Inglesa. Nesse contexto, o então, Arquivo Público do Império surgiu como depósito de documentos de valor histórico, apreendidos como monumentos representativos para futuras gerações.
Assim, diferentemente do objetivo impresso nos Archives de France, cuja finalidade de criação se encontrava na centralização dos documentos testemunhais dos direitos públicos dos cidadãos, o Arquivo Nacional brasileiro, aos moldes do Reino Unido, consolidou-se sob o ideal de salvaguarda da memória da nação.
Pelo referido regulamento, o Arquivo Público do Império ficava estabelecido provisoriamente na Secretaria de Estado de Negócios do Império e o acervo encontrava-se inicialmente, divido em três seções: Legislativa, Administrativa e Histórica.
A primeira seção guardava documentos como a Constituição do Império, e as atas das eleições dos senadores e deputados; já a segunda possuía documentos referentes à questão administrativa, como originais dos atos do Poder Moderador, de contratos de empréstimos contraídos dentro e fora do Império, de concílios, letras apostólicas, constituições eclesiásticas, de propriedade de bens nacionais etc. Mas se essas divisões apontavam na direção de uma possível racionalidade administrativa, era à Seção Histórica que cabia o lugar de representar a nação, guardar seus signos e os elementos integrantes de uma narrativa histórica nos padrões do século (HEYNEMANN, 2009).
Uma mudança significativa na história institucional, percebida a época, foi a administração de Joaquim Pires Machado Portela, iniciada em 1873 e que durou 25 anos. Entre as principais transformações implementadas, pode-se destacar o “plano de classificação
de documentos”, a sistematização do recolhimento e a ativação da Seção Histórica prevista desde 1838 (HEYNEMANN,2009). O regulamento aprovado em 1876 mantinha, basicamente, as mesmas atribuições, acrescentando à estrutura, a biblioteca, a mapoteca e a Seção Judiciária. Nesse momento, passou então a ter competência para adquirir e conservar documentos públicos relativos à legislação, à história e à geografia do Brasil.
O ano de 1958 inaugurou uma nova orientação normativa para a instituição. Voltada desde os primórdios para a preservação dos documentos de valor histórico, o Arquivo Nacional começou a adotar um padrão mais abrangente em relação aos documentos a serem conservados. Assim, os documentos protegidos tornaram-se os de valor legal, administrativo e histórico (MATTAR, 2003, p.20).
Ainda no ano de 1958, foi aprovado o novo regimento do Arquivo Nacional, onde são criados o Conselho de Administração de Arquivos; o Serviço de Documentação Escrita; o Serviço de Documentação Cartográfica e Fonofotográfica; o Serviço de Pesquisa Histórica; o Serviço de Registro e Assistência; a Seção de Consultas; a Seção de Restauração e a Seção de Administração.
É em meados do século XX que uma ruptura decisiva se anuncia, tirando o arquivo do lugar de “velho guardião da memória”. No ano de 1959, o então diretor José Honório Rodrigues, publicou um diagnóstico da instituição, revelando a matriz de seus problemas. Rodrigues também assinalou o descompasso com outras instituições modernizadas, que deveria ser corrigido a partir daquele momento. O novo regulamento define o Arquivo:
[...] como uma repartição nacional, fixa a política de arquivos, estabelece suas atribuições e objetivos, defende e amplia a coleta selecionada em todo território nacional e em todas as fontes de documentação federal; estende essa defesa pela preservação da documentação em filmes, discos, fotografias; cria serviços de pesquisa informação históricas [...]. (ARQUIVO NACIONAL, 1958. apud HEYNEMANN, 2009. p. 212)
O Serviço de Documentação Escrita então criado foi um dos pontos significativos da reforma, abrangendo as seções do Poder Legislativo, Judiciário, da presidência da República, dos Ministérios, da Administração Descentralizada e da Documentação Histórica. (HEYNEMANN, 2009, p.212)
Em 1960, o Decreto 48.936 criou um grupo de trabalho para estudar os problemas arquivísticos brasileiros. Em relação à organização do Arquivo Nacional, merecem destaque as questões relativas ao recolhimento, seleção e eliminação dos documentos, a carência de recursos matérias, humanos e financeiros e a dificuldade de acesso ao acervo.
No ano de 1975, foi aprovado um novo regimento que estabeleceu uma nova estrutura para o Arquivo Nacional. Um passo importante, ao ser incorporada, decididamente, a idéia de gestão de documentos, por meio da Divisão de Pré-Arquivo, que no ano seguinte se instala também em Brasília, demonstrando a preocupação do Arquivo com a sua atuação junto à administração pública na capital. Essa divisão era responsável por “recolher e preservar o patrimônio documental da nação brasileira, como objetivo de divulgar o respectivo conteúdo de natureza científico-cultural e incentivar a pesquisa relacionada com os fundamentos e as perspectivas do desenvolvimento nacional”(HEYNEMANN, 2009, p.212).
Ou seja, o Arquivo Nacional, a partir de 1975, incorporou como atribuição a gestão dos documentos da Administração Pública Direta. Sendo assim, o novo regimento estabelece a seguinte estrutura para a instituição: Divisão de Pré-Arquivo, Divisão de Documentação Escrita, Divisão de Documentação Audiovisual, Divisão de Pesquisas e Atividades Técnicas, Divisão de Publicações, Divisão de Administração e Coordenadoria de Cursos de Arquivologia.
Já ao final dos anos de 1970, mas precisamente em 1978, o Decreto 82.308 de 25 de setembro institui o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Tendo o Arquivo Nacional como órgão central, o sistema era composto pelos órgãos da administração federal direta e indireta que exercessem as atividades de arquivo intermediário e permanente, ou seja, tendo a finalidade de assegurar a preservação de documentos do Poder Público. Simultaneamente ao sistema, era criada a Comissão Nacional de Arquivos (CONAR), destinada, em linhas gerais, a dar assessoria ao SINAR (HEYNEMANN, 2009, p.212).
Por fim, cabe destacar que a história do Arquivo Nacional é um reflexo da contingência do Estado, sendo os seus 175 anos de existência um traço comum com a história brasileira em cinco séculos.
3.1 A MODERNIZAÇÃO DO ARQUIVO NACIONAL
No início dos anos de 1980, em conferência realizada pela UNESCO em Berlim, a expressão “modernização de arquivos” assumiu um significado distinto do que possuía. Para Charles Kecskméti, o termo deixa de indicar apenas a melhoria de instalações, a renovação de equipamentos ou o aperfeiçoamento dos métodos de trabalho em arquivos, a partir da intervenção da diretora-geral do Arquivo Nacional, Celina Vargas do Amaral Peixoto, sugerindo à Unesco um “projeto piloto de modernização em uma instituição arquivística do tipo tradicional” (HEYNEMANN, 2009, p. 212).
Para assegurar a transformação radical a ser efetuada, era imprescindível a mudança para uma nova sede, a identificação de todos os documentos conservados no Arquivo Nacional, o recenseamento dos acervos não recolhidos e o aperfeiçoamento do pessoal. Essas eram as condições requeridas para a elaboração de uma legislação federal e de uma nova estrutura para o Arquivo Nacional. (HEYNEMANN,2009, p.213)
O projeto de Modernização Institucional Administrativa do Arquivo Nacional, foi então implementado por meio de um convênio firmado entre o Ministério da Justiça e a Fundação Getúlio Vargas em 1981. A subsequente passagem do Arquivo para órgão autônomo da administração direta na estrutura do Ministério e a mudança para o edifício anexo à antiga Casa da Moeda em janeiro de 1985, despertaram o interesse de organismos internacionais naquela década. A instituição passa então a ser membro do Comitê Executivo do Conselho Internacional de Arquivos, órgão da Unesco, sendo escolhido por esse organismo para desenvolver, na América Latina, nos anos de 1984-1985, o projeto de modernização de arquivos históricos tipo tradicional. (HEYNEMANN, 2009)
Concomitante a essas transformações foi o lançado o primeiro exemplar da revista Acervo, em 1986, fundada a Associação Cultura do Arquivo Nacional (ACAN), em 1987, além da montagem, em 1989, da exposição comemorativa do ano de 1789 na França e no Brasil, intitulada “Natureza, razão e liberdade” (HEYNEMANN, 2009)
Foi na década de 1990 que o Arquivo Nacional atingiu parte substantiva de seus objetivos com a promulgação da Lei nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece como dever do Poder Público “ a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. (HEYNEMANN, 2009) A lei assegura ao Arquivo Nacional “ a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”. Órgão da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República a partir de 2000, diretamente subordinado à Secretaria Executiva, o Arquivo Nacional tem então a finalidade de:
[...] implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e incentivar a
produção de conhecimento científico e cultural (HEYNEMANN, 2009, p.213).
Ainda nesse período, foram instituídos o Núcleo Regional do Distrito Federal, atual Coordenação Regional do Arquivo Nacional, e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Presidido pelo diretor-geral do Arquivo Nacional, o Conselho, de acordo coma regulamentação de 2002, tem a finalidade de definir a política nacional de arquivos públicos e privados, exercendo orientação normativa visando à gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo (HEYNEMANN,2009)
O processo de modernização da instituição pôde ser traduzido em alguns números, como a passagem dos 18 quilômetros de documentos textuais, em 1988, para os atuais 70 quilômetros, além de 1.150.000 fotografias, 55 mil mapas e plantas, 13 mil discos e fitas audiomagnéticas e trinta mil filmes. Destacando-se ainda esse universo de documentos que contempla registros datados do século XVI aos dias de hoje, provenientes da administração colonial, do governo metropolitano, de ministérios e órgãos do Império e da República, de indivíduos e instituições privadas, coleções e itens documentais, documentos audiovisuais e cartográficos, uma biblioteca especializada nas áreas afins à missão do Arquivo Nacional e uma coleção de livros, folhetos e periódicos raros de cerca de sete mil títulos (ARQUIVO NACIONAL, 2004).
Documentos como a Lei Áurea, do Ventre Livre, a elevação do Brasil a Reino Unido, longa e contínua documentação sobre o tráfico, o comércio e o trabalho escravo no Brasil, as Constituições do Império e da República, patentes industriais, inventários post-mortem, processos do Tribunal de Segurança Nacional, acervo dos órgãos de repressão da ditadura militar e da censura, fotografias do jornal Correio da Manhã, filmes da Agência Nacional e registros da TV Tupi, entre tantos outros exemplos, dão a medida da relevância e do caráter único desse acervo (HEYNEMANN, 2009)
Esta modernização é fruto do desenvolvimento da própria Arquivologia no Brasil e no mundo, evidenciado pela participação ativa em organismos internacionais na área, explicitado no desenvolvimento de bases de dados, no aperfeiçoamento de seus laboratórios, na digitalização de seu acervo cartográfico, no atendimento a mais de vinte mil consultas anuais. (ARQUIVO NACIONAL, 2004)
Entre as iniciativas de difusão cultural e acadêmica, a instituição realiza bienalmente desde 1991, edições do Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa. Concurso que publica as três
melhores monografias realizadas a partir de fontes da instituição, além de realizar exposições em espaços culturais do Rio de Janeiro e outras cidades brasileiras (HEYNEMANN, 2009).
O extenso patrimônio arquivístico do Arquivo Nacional que compreende sobre tudo a informação é tratado tecnicamente, organizado e descrito de acordo com as mais recentes normas, sendo objeto de uma estratégia de preservação que abrange o controle ambiental, a reprodução digital e a restauração. Dentre as transformações ocorridas ao longo do tempo em relação às tecnologias da informação, vale ressaltar que a instituição acompanhou a evolução e se abriu a comunidade nacional e internacional através do seu portal na web (www.arquivonacional.gov.br) e de sítios integrados, como o site das Exposições Virtuais e o
Arquivo Nacional e a História Luso-Brasileira.
Além dos sites, outro importante instrumento fornecido aos usuários para consulta ao acervo da instituição é o Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN), formado pela base de dados MAPA- Memória da Administração Pública Brasileira e pela descrição multinível, procedimento padronizado e adotado internacionalmente que integra em distintos níveis de descrição os documentos que compõem os fundos e coleções. (HEYNEMANN, 2009)
Em 12 de dezembro de 2003, pelo decreto n. 4.915, foi criado o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da administração pública federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. O SIGA tem por objetivo, garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, entre outras finalidades voltadas à integração das atividades de gestão de documentos de arquivo dos órgãos integrantes, à disseminação de normas relativas à gestão documental e à preservação do patrimônio documental arquivístico da administração pública federal (HEYNEMANN, 2009, p.215).
No ano de 2004 o Arquivo Nacional passou a ocupar a sua sede definitiva, tombado pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (IPHAN) e inteiramente restaurado e equipado para esse fim. Localizado em frente à Praça da República n.173 no centro do Rio de Janeiro, o imóvel, construído para ser a Casa da Moeda desde 1868, figura como um dos mais característicos monumentos neoclássicos da cidade tendo sido construído de 1858 a 1866 (ARQUIVO NACIONAL, 2004)
Destacando ainda uma das ações mais importantes implementadas pelo Arquivo Nacional, que é o Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985),
institucionalizado pela Casa Civil da Presidência da República. Intitulado Memórias
Reveladas, o centro tem por objetivo geral difundir informações contidas nos registros
documentais sobre as lutas políticas no Brasil, nas décadas de 1960 a 1980. Memórias Reveladas funcionará como catalisador de projetos e iniciativas de inúmeras entidades públicas e privadas existentes no país, realizando um trabalho apartidário de interlocução com as organizações que têm objetivos similares, respeitando princípios de jurisdição documental e partilhando procedimentos e resultados (HEYNEMANN, 2009).
Ainda em referência a memória das lutas políticas e da história do período definido como ditadura militar, deve-se ressaltar que em dezembro de 2005 a Coordenação Regional, em Brasília, recebeu para guarda permanente os acervos dos extintos Serviço Nacional de Informações (SNI), Conselho de Segurança Nacional (CSN) e Comissão Geral de Investigações (CGI) (HEYNEMANN, 2009).
E é no ano de 2011 que por força do decreto n. 7.430, o Arquivo Nacional volta a integrar a estrutura básica do Ministério da Justiça. Sendo este, o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, órgão específico singular da estrutura organizacional do Ministério da Justiça, diretamente subordinado ao Ministro de Estado. Sua finalidade é implementar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do governo federal, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.
3.2 OS PRIMEIROS CONSULENTES
Na dissertação defendida na UFRJ em 2001 sobre os primeiros consulentes do Arquivo Nacional, Woff, a autora percebe que somente vinte e dois anos após o Arquivo Público do Império ter sido estabelecido na Corte é que se observou uma preocupação da Secretaria de Negócios do Império, a qual o Arquivo estava subordinado, no sentido de estabelecer normas dispondo sobre o acesso à documentação depositada na entidade. Nas alterações regimentais introduzidas pelo “Regulamento” de 1860, mais especificamente, no artigo 18, apareceria, pela primeira vez, uma menção aos prováveis consulentes e ao tipo de consultas que poderiam ser realizadas:
É permitido a qualquer pessoa conhecida e de confiança, consultar dentro da repartição, em sala apropriada, em dias que serão marcados os documentos depositados no Arquivo Público, Observando-se quando for possível a regra de não consultar mais de um documento de cada vez, e verificando-se o seu estado perante o consultante tanto na ocasião da entrega, como no recebimento do documento. (...) Exceptuar-se-ão os papéis que por sua natureza ou circunstância transitoriais forem reservados, os quais só poderão ser comunicados por autorização expressa e especial do Império. (ARQUIVO NACIONAL apud WOFF, 2001. p. 70.)
A leitura deste trecho suscita imediatamente algumas questões, a começar pela referência às pessoas conhecidas e de confiança. Quem seriam esses personagens? A idéia, de que somente um limitado círculo de indivíduos poderia ter acesso aos documentos que se encontravam sobre guarda do Arquivo Público do Império, demonstra claramente “uma certa intenção” de cercear os papéis ao público em geral e privilegiar um tipo de consulente previamente estabelecido pela burocracia estatal. Por sua vez, a menção de papéis que recebiam o rótulo de reservados, por certo devia reporta-se aos chamados segredos de Estado (WOFF, 2001, p. 70).
Sendo importante ressaltar que a “política de sigilo” sempre esteve presente nas instituições monárquicas do reino de Portugal, tratando-se portanto de uma herança das tradições bragantinas. Neste sentido, o Arquivo se revestia das funções de guardião dos “segredos do Estado”, tal como enuncia Célia Costa (1988) em seu trabalho “Intimidade versus interesse público: a problemática dos arquivos” (WOFF, 2001)
Com isso, é possível compreender porque razão tal acervo não estaria disponível ao público em geral, mas somente a um seleto grupo de personalidades, que tivessem vínculos estreitos com os poderes constituídos.
De acordo com informações contidas no “Livro de Registro da Seção Histórica”, única fonte que oferece maiores esclarecimentos acerca das consultas realizadas no Arquivo Público no período de 1844 à 1901, torna-se fundamentais para reforçar a idéia de que ao longo do Segundo Reinado, o Arquivo Público constituiu-se, sobretudo, como um órgão direcionado às questões contemporâneas, cujas atividades prioritariamente procuravam atender às demandas da administração imperial. Por conseguinte, as pessoas que procuravam acessar o seu acervo não estavam voltadas para o resgate do passado nacional, como seria de se esperar dos historiadores, por assim dizer. Os consultantes do Arquivo preocupavam-se em elucidar problemas do presente (WOFF, 2001),.
Nesse período, as dependências do Arquivo eram assiduamente frequentadas por um reduzido grupo de pessoas, como indicado no Livro de Registro. Tais consulentes circulavam num cenário pouco acolhedor, respirando quem sabe o odor de mofo provocado pelas infiltrações que transudavam as paredes e muitas vezes familiarizados em crepitar velas, pois por mais de uma vez o Arquivo Público abrigou-se em conventos e sacristias (WOFF, 2001)
Esses indivíduos, provavelmente, não deveriam encarar a visita a “sala de consultas” como uma volta no tempo. Muito pelo contrario, pois suas investigações, cabe aqui repetir, eram motivadas por questões e problemas do presente, relacionadas com o cotidiano do governo (WOOF,2001)
A partir da dissertação de Woff, é possível concluir que o Arquivo Nacional já apresentava a preocupação com os seus consulentes, hoje pode-se notar o mesmo, porém cabe ressaltar que a relação da instituição com os seus usuários tem maiores proporções em função de novas demandas sociais. O Arquivo Nacional nos últimos tempos vem buscando cada vez mais realizar melhorias para aperfeiçoar o atendimento a seus usuários, a exemplo disso houve a criação do SIAN, do SIGA, ambos já citados anteriormente, e está ocorrendo atualmente à mudança dos formulários utilizados na sala de consulta, estes são utilizados desde 2010 e estão em fase de reestruturação. Está acontecendo ainda, a digitalização de documentos, onde assim o usuário poderá acessá-los diretamente na base de dados e além disso, vem sendo feito um controle do histórico de pesquisas, a fim de saber os documentos mais procurados e torna-los assim mais acessíveis aos pesquisadores.
4 O ESTUDO DE USUÁRIOS NO ARQUIVO NACIONAL
O estudo de usuário visa definir necessidades, usos e processos de transferência da informação. Um estudo desse tipo deve ser visto como uma oportunidade de se conhecer melhor o usuário e, através dele, avaliar melhor o desempenho dos serviços.
Um dos primeiros passos neste tipo de estudo é definir o perfil do usuário. Segundo Kurtz (1990, p.165), a caracterização do usuário só pode ser estabelecida a partir da identificação dos objetivos do pesquisador, da finalidade da pesquisa. Ela cita como exemplo o sistema de classificação de usuário do próprio Arquivo Nacional, classificados em: interno, acadêmico e probatório. Mas a autora credita que essa forma prejudica a caracterização do usuário, uma vez que o usuário interno também realiza pesquisa com os mesmo objetivos do acadêmico e do probatório e, portanto, deve ser classificado num desses dois tipos. Por isso, segundo a mesma, é necessário que se estabeleça registros confiáveis sobre o usuário, como a utilização de um formulário único contendo o máximo de dados possíveis, que além de fornecer o número de usuários inscritos, determine também o tipo de usuário em função do objetivo de sua consulta. O uso que ele vai fazer da informação obtida no Arquivo é que determina sua classificação em acadêmico, probatório ou comum. O Arquivo Nacional está atualmente reestruturando seus formulários, a fim de melhor atender seus consulentes.
Em relação ao fato, a coordenadora de consulta do acervo, Valéria Morse (entrevista concedida em 4 de abril de 2013), destacou que recentemente surgiu um “novo tipo de consulente”, que são os produtores culturais, que realizam pesquisas no Arquivo Nacional com o intuito de conhecer a história, para que assim possam produzir peças teatrais e telenovelas mais fidedignas.
A presente pesquisa de caráter exploratório, foi realizada através de entrevista direta com os consulentes do Arquivo Nacional, com aplicação de questionário, conversa com os pesquisadores e com funcionários da sala de consultas para coleta de dados.
O propósito do trabalho foi diagnosticar a satisfação, as necessidades dos usuários, e a partir da análise e interpretação dos dados coletados, caso seja necessário, oferecer recomendações para melhoria e contribuir para o desenvolvimento do atendimento ao usuário.
A coleta de dados foi realizada através de um questionário, composto de 11 (onze) questões fechadas e abertas. Segundo Cunha (1982, p.8) o questionário “consiste numa lista de questões a serem propostas pelo pesquisador junto ao informante para obtenção de dados, escolhidos pelos mais diversos métodos de amostragem.”
As entrevistas foram realizadas entre 9h às 13h, num período consecutivo, no qual 80 (oitenta) consulentes foram consultados, dos quais cinco se recusaram a responder o questionário, ficando assim num universo de 75 entrevistados. Assim, foram extraídos dados que contribuíram para a construção do perfil dos usuários, no período estudado.
4.1 O PERFIL DOS USUÁRIOS
A primeira etapa do questionário consiste na identificação dos usuários, sendo 39 consulentes do sexo masculino e 36 do sexo feminino, demonstrando um equilíbrio entre ambos.
Deste total de entrevistados, 74 são brasileiros e apenas um americano. O consulente estrangeiro era uma mulher nascida nos Estados Unidos que tem entre dezesseis e trinta anos na qual estava realizando uma pesquisa para sua tese de doutorado. A mesma esteve no AN entre quinze e vinte vezes nos últimos dois meses, e caracterizou a instituição como uma das melhores que já havia consultado, com regras “justas” que facilitam aos pesquisadores o acesso ao que necessitam: como fotografias e documentos.
A faixa etária, conforme mostra a Figura 1, é predominante dos pesquisadores de dezesseis a trinta anos, nos remetendo a idade comum de jovens na faculdade, que podem estar ali para realizarem as próprias pesquisas ou para seus orientadores, em projetos de iniciação científica. Neste ponto da pesquisa alguns fatos chamaram atenção, como a não aparição de usuários entre 41 e 50 anos utilizando a sala de consultas nesse período, assim como a ausência de consulentes com até quinze anos, que neste caso, acredita-se que seja pela própria característica da instituição, não sendo assim um espaço atraente aos olhos dos mais jovens. Outro dado interessante foi a aparição de apenas um consulente com mais de 71 anos, sendo um senhor engenheiro aposentado que pesquisava para fins pessoais, este buscava dados históricos de sua família. Em suas observações o engenheiro aposentado, destacou a importância de se melhorar a iluminação na sala de consultas.
Figura 1: Faixa Etária dos Consulentes do Arquivo Nacional, 2013 0 44 21 0 7 2 1 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 até 15 16 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 60 61 a 70 mais de 71
Fonte: a autora. Dados coletados entre os dias 09 a 26 de abril de 2013 na sala de consulta do Arquivo Nacional do Rio de Janeiro.
Em relação à escolaridade, havia um consulente com nível médio, 42 com ensino superior, três com pós-graduação, 24 possuíam mestrado e cinco doutorado, predominando assim, um público com nível superior completo. Destaca-se aqui o fato de apenas um pesquisador de nível médio estar pesquisando no AN, o mesmo informou que é músico e estava realizando uma pesquisa para elaboração de um livro. O consulente ressaltou a necessidade de haver um agendamento pela internet, para haja uma maior rapidez na disponibilização dos documentos aos pesquisadores, fato que em sua concepção facilitaria muito os usuários.
Dentre as profissões levantadas, o que se concluiu foi uma diversificação. Ressaltando que todas as perguntas eram de auto declaração, e com isso, muitos estudantes e professores apenas se declaravam como tais, não sendo possível assim discriminar as áreas de atuação dos mesmos.
Apesar disso, foi possível perceber que o fato ocorrido foi diferente do imaginário coletivo, uma vez que era esperada a predominância de consulentes historiadores no Arquivo Nacional. Diante disso, houve um resultado “inusitado”, uma quebra de um paradigma, pois através da tabela abaixo pôde-se concluir que as profissões são bem variadas, e que os historiadores não estão em número absoluto.
Tabela 1: Profissão dos entrevistados Profissão # % Jornalista 7 9,3% Estudante 23 30,7% Historiador 6 8,0% Professor 16 21,3% Advogado 2 2,7% Engenheiro 4 5,3% Médico 2 2,7% Arquiteto 2 2,7% Servidor Público 2 2,7% Bibliotecário 2 2,7% Pesquisador 1 1,3% Músico 1 1,3% Cinema 1 1,3% Assistente Jurídico 2 2,7% Geógrafo 1 1,3% Arquivista 1 1,3% Não Informaram 2 2,7% Total 75 100%
Fonte: a autora. Dados coletados entre os dias 09 a 26 de abril de 2013 na sala de consulta do Arquivo Nacional do Rio de Janeiro.
Um fato que chamou muito a atenção durante a análise desses dados foi que apenas um arquivista estava pesquisando no Arquivo Nacional nesse período. Isto suscitou muitas questões, das quais este Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) não conseguirá dar conta. Será que os arquivistas não anseiam pesquisar e escrever sobre sua própria história e inclusive suas próprias práticas? Seria o Arquivo Nacional um espaço de desinteresse dos arquivistas? Se os arquivistas não se interessam pelo AN, quais são as instituições de interesse dos atuais arquivistas? Será que a Arquivologia tem uma tradição de auto pesquisa?
Em um recente Trabalho de Conclusão de Curso, apresentado no curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense (UFF) por Aguiar (2013), o mesmo destacou que os arquivistas do corpo docente da UFF, UNIRIO e UFSM tendem a certos desníveis produtivos, principalmente em um universo grande de professores com regime de dedicação exclusiva. Os números de projetos de pesquisas, publicações e apresentações de trabalhos em eventos nos últimos cinco anos se mostram não muito altos, além de ter observado uma tendência de queda na produção bibliográfica. A pesquisa também indicou, assim como outros trabalhos já citados, uma concentração da produção de conhecimento nas mãos de um pequeno grupo. (AGUIAR, 2013)
