La
gerencia de la informacion
desafios
y
responsa bilidades
Luiz W. Gutiérrez Morales
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Jefe del Centro de Docurnentación
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Archivo General del Banco LatinoResumen - Este trabajo intenta caracterizar el momento histórico que vi-vimos, y efectuar, un anaIisis de Ia situación desde el punto de vista de Ia infonnación, ubicando Ia dignidad profesional y científica del bibliotecõlo-go en un perfil que replantea Ia administración, dirección y gerenciación, como funciónes de su formaciõn permanente y como condiciõn previa para garantizar Ia eficaz planificaciõn, establecimiento, desarrollo, control y éxi-to de unidades y sistemas documentales que sirvan de puntales al desarrollo nacional e internacional. Expone en filminas, un modelo: Centro de Doeu-mentación, desde Ia óptica integracionista de Ias disiplinas documentales, y que han sido estructuradas atendiendo al comportamiento de Ia infonnación en el Banco Latino de Lima, Peru.
Sefíoras y sefiores:
Muy complacido, por Ia acogida que ha merecido este trabajo, no he querido perder esta felíz oportunidad de colaborar y compartir, con los dis-tinguidos bibliotecarios y documentalistas brasileiros, preocupaciónes que SOncomunes, y que; precisamente motivan eventos como este en todas par-tes del mundo, donde existen profesionales de Ia información.
. Antes de dar comienzo a mi intervenciõn específica, quiero expresar nu homenaje al 32 Encuentro Nacional de Biblioteconomía e informatica, Por su extraordinario acierto y continuidad que han suscitado, no solo a ni-~el nacional sino internacional, importantes exposiciónes, a cerca de Ia rea-ldad social y tecnológica, sobre nuevos productos, y Ia promoción e inter-~arnbio entre profesionaIes de Ias areas que conforman: Las ciencias de Ia lIlformación.
Creo que si puedo afirmar Ia informaciõn como alternativa de desar-rOlIo,y comprometer el esfuerzo de cada uno de ustedes en una misrna gran etnpresa, con seguridad mi "objetivo" estará cumplido.
R..Bibr
1 Cambio y Analisis para el Desarrollo
Nuestra epoca, es un periodo de profundas y rápidas mutaciónes, donde I velocidad e intensidad, han afectado el desarrollo, penetrando el entretejid a social, y los aspectos mas intimos de nuestra existencia. Estamos pués vi~ viendo, una realidad que no esperábamos, una nueva revoluci6n cultural económica y social, caracterizada por cambios violentos, adelantos cientffi~ cos-tecnológicos, y una competitiva economía mundial.
Es en este aquí y ahora, donde se hacen crecientes Ia sensación de caos, Ia crisis del orden y los sistemas que parecían ser los más apropria. dos, ya no sirven a esta nueva realidad. Nuestra productividad y los niveles científico-tecnológicos son cada vez más insuficientes. Los costos de facto-res de prod icción, Ia alta dependencia de importaciónes y el endeudamiento elevado, han aumentado Ia incertidumbre, enajenando al hombre de su ca-racter y sensibilidad cultural. Sin duda, nos dirigimos a nuevas formas so-cietarias estructurales, donde lasareas de Ia investigaci6n, han dejado su independencia proc1amandose pluridimensionales, y Ias disiplinas no admi-ten más sus compartimentos estancos. Así pués, surgen metodos y formas nuevas de ver Ia realidad. en una palabra: Transitamos Ia "Edad Axial".
En este contexto, todos nos lleva a Ia conclusión de que es necesario, frente a este desafío, efectuar un analisis de Ia situación desde diferentes campos, y por ende, desde el campo de Ia documentación como ciencia, sin diferenciase de otras ciencias y como relevante, en cuanto sirve para solu-cionar 10s problemas actuales, situando Ia información en Ia educaciõn, en Ia marginalidad, en Ia salud, en el desarrollo, en Ia inseguridad y en todos los fénomenos sociales.
El analisis debe enfatizar también, el lugar que a Ia información le corresponde en Ia problematica económica y social, sefialar sus tendeneiaS, sus factores universales, sus políticas y el grado de i rtegración estatal re-gional e internacional. Equilibrando, Ia compleja naturaleza de los vínculos entre culturas, información, tecnologfa y estructuras. Considerando, en este equilíbrio Ias contradicciones entre afirmacion de una propia identida~ ~ apertura a otras culturas, entre 10 permanente y el cambio, entre COh~SlÓ. social y el derecho a ser distinto, entre poderes publicos e iniciativas lndl-viduales o comunidades.
2 Informacion como Elemento Esencial de DesarroIlo
.' ubel"-Los avances conceptuales alcanzados a partir de confere?c~as lOter~ sar-narnentales sobre politicas culturales y reuniónes de especlahst~s en eciÓIl rollo social y económico, permiten concensos, en tomo a Ia lllfonna
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orno Elemento Esencial de Desarrollo, acentuadas por UNESCO y por sus ~ctividades regionales en América Latina, desde Ia decada de 1970.
Desde otros contextos, el exito dei Plan Marshall, que se debió a Ia disPosición de recursos económico - financieros, con un mismo trasfondo histórico - cultural. EI fracaso de Ia rnodernización y desarrollismo, en tan-to descuidaron Ias condiciones culturaIes profundizando desequilíbrios so-ciales. Y el optimismo de los anos 60 que equiparó el desarrollo con Ia me-ra tme-ransferencia de recursos financieros y tecnológicos. Se han constituido como fenómenos ejemplarizadores, y han movilizado también, consensos nacionales latinoamericanos importantes, que en caso de Peru, incorporaron. Ia Información en Ios Planes de Desarrollo de corto y mediano plazo, aca-tando recomendaciónes de asociaci6nes y en.tidades profesionales en 1980.
Resulta claro entonces: que el desarrollo en profundidad do podrá producir se ni tener un.significado autentico o más o menos elevado, ai rn~-nos que, se considere Ia dimensión cultural y Ia información como alterna-tiva.
Si en verdad todos asistimos aI proceso de' desarrollo de Ia economía, • cieneia y tecnologfa, carece de respuestas aI ser humano, en cuanto deja de satisfacer Ias necesidades culturales fundamentales, necesidades cognitivo-afectivas, y necesidades de reducción de' incertidumbre. •
Inevitablemente debemos buscar integrar, aun más a yste proceso, Ia cultura y Ia historia, comprometiendo nuestra participación conciente y ac-tiva, pués el desarrollo - como ya 10 indicamos está en Ia participación so-cial más que en el potenso-cial de Ios recursos materiales. .
Sin embargo, no basta enfatizar el caracter cultural dei desarrollo si ai mismo tiempo no establecemos claramente el papel de Ia información do-Cumentalen Ia complejidad de Ia sociedad moderna. Es necesario enfatizar Unaacciõn organizada y para ello es necesario enfrentar un enorme campo de investigación que debe ser cubierto, para facilitar el desafío que exige que nuestros profesionales se organicen, se estructuren y asocien, en cam-POsY politicas que requiéren una mejor institucionalización administrativa -legal para 10 cuál Ia experiencia regional es de gran importancia.
. La información afecta toda actividad, nada está fuera de ella. Esta ~Vldencia,a crecido en organizaciónes, que buscan en este cambio Ia in-c~';hación para poder sobrevivir. Información para Ia motivación, informa-lOnComo agente de cambio, información para obtener ventajas frente a Ia ~ilJ.petencia, información como clave de los procesos administrativos y so-~~e de decisiónes. Información para el tele-mercadeo, para atender Ias ne-sldades mediante terminales remotos y para apurar su procesamiento por
~.Ilibli
LA GERENCIA DE LA INFORMACION
computadoras. Información para Ia computación integrada y para cubrir
tividades documentales. ae,
3 Hacia el Perfil Gerencial dei Bibliotecologo
En Ia literatura, encontramos muy poco, ai busc~ analisis sérios y baIan~ ceados que puedan ayudarnos a elaborar una teona que esboze al bibliote. cológo de hoy en el sentido deI cambio, del analisis, y como sujeto moVi.li~ zador de Ia cultura y Ia información documental.
EI perfil dei bibliotecológo tenemos que inventarlo, no como equiva_ lente a inventar Ia rueda, sino más bien, en el sentido de diseõar un tipo de rueda que pueda adecuarse a Ia dureza de Ia investigación y transitar esta "Edad Axial" donde a menudo encontramos vacíos en nuestra formaci6n impidiendonos una personalidad capaz de organizar sistemas realistas acor-des a Ias necesidaacor-des concretas y poder equilibrar su éxito en ambientes in-temacionales. .
Quienes han elegido Ia Infonnación Documental como campo de tra-bajo, a diferencia de ayer, deberán estructurar su personalidad, cientifica y
profesional, con una 'buena preparación para ejercer su misión en forma competente, con un sistema y una cultura adecuados, para conocer y orien-tar Ia información, que a más de recurso, es un poder. EI profesional de Ia información, no podra interrompir jamás su perfeccionamiento, el conoci-miento de los metodos y tecnicas, además dei campo de alternativas, que deberán ser su preocupación para no ser dominado ni controlado por los técnicos.
EI bibliotecológo, deberá manejar información actualizada, pués no es posible, una unidad o sistema en manos de quién no lee información espe-cial dado que su misión demanda información estratégica y clave de los f~-tores de éxito. Quién no tenga potencial para moldear Ia empresa de Ia
10-formación y alterar el clima dei ambiente, no sobrevi virá , pués por eIlo de-berá definir claramente su responsabilidad ante el gobierno, los partidos políticos, el sector laboral y Ia sociedad en general, para aunar su esfuerzo
y dirección en beneficio de todos, y para apoyar Ia productividad, coloc~-do su empresa en una atmosfera de escrupulosa honestidad y preocupac16n para el desarroIlo.
EI bibliotecológo en su perfil, deberá ser un generalista en el mejfr sentido de Ia pai abra - con un amplio conocimiento de Ia cultura, de ía
)oIítica, de Ia ciencia y Ia tecnología, deberá tener un sentido de filosof ~ oara remontar se hasta Ia fuente de los problemas y darles su exact~ ~~o .eíatívo, y un espíritu cientifico, para poder analisar y sintetizar. SuJUlCIO,
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LUIZ W. GUTIÉRREZ MORALES
be ser sano, a fin de escoger soluciónes por observación y razonamiento, :bajando principios y bases de su profesión.
En todos los países se necesitan profesionales de Ia documentación, y
'10 han comprendido Ias Naciónes Unidas, que financian, Centros de Ca-as~itación en toda América Latina. Se necesitan pués, hombres y mujeres ~ificados ai más alto nivel. Sin embargo, no hay un solo tipo de profesio-ales de Ia información, ni un solo perfil, universal para todas Ias realida-~es,para todas Ias empresas. Antes bien, el que resulte mejor se determi-narápor Ia concurrencia de cuatro elementos: Organización, objetivos, en-tornOY tiempo.
Será mejor quien asuma Ios cambios que impiden el liderazgo y su éxito. Será mejor quien aborde los obstáculos efectuando un analisis, se-guidospor posibles soluciónes, Por eso es importante revisar 10 establecido, corregirestructuras, organizaciónes, formar personal, captar mejor informa-ción, y sobre todo, ánimo de una voluntad profunda, paciente y generosa para ejercer su ministerio. su capacidad administrativa, directiva y geren-ciaI,será en ultima instancia Ia facultad de integrar y canalizar Ia energía humanahacia propósitos compartidos en Ia empresa de Ia información.
La capacidad de administrar
Fayol decía que ejercer Ia administración es conducir una empresa a suobjeto, tratando de sacar el mejor partido de todos los recursos que dis-pone- y agregaba - que Ia administración no es más que una de Ias seis funciones tipificadas siendo Ias operaciones restantes: Técnicas, comercia-les,financiéras, contables y de seguridad.
Los retos cardinales que los profesionales de Ia información deben Sortearen su función administrativa, no son sino problemas significativos de Ia misma administración y que están presentes: Asumir el Iiderazgo en momentosde turbulencia y soportar presiónes multiples en el desempeno de
SUs funciónes, asumir Ia tecnología, saber adaptarse ai cambio antes que tarde,y subir Ia baja actual de satisfacción; pués es verdad, todavía no ha-ce~os loque debemos hacer. Acaso no hay quiénes creen que Ia empresa de Ialnformación es todavía un "biblion theke "?
. EI desafio, es tener una creciente lealtad a su organización y profe-Mn, tener una educación actualizada y permanente para el éxito, aceptar el tetoY Ia oportunidad de servir, extender Ia visión y ampliar el horizonte pa-ra determinar el propósito de nuestra tarea y de nuestra sociedad, mantener ~alores ideales y logros, conocer Ias necesidades culturales dei hombre, y
OgrarUna acción mas justa.
Es administrador todo bibliotecológo capaz de componer una
organi-a.llibr
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ión a partir de personas, objetivos y liderazgo. Quién define yestru :s que sirven ai rededor dei trabajo y que los miembros de Ia e cture .en ejecutar. Quién distribuye el trabajo en divisónes y le da los ~Presa I1tOSapropiados: Equipo y medio fisico. Quién definiendo P01ític~ns:u-s de. autoridad y ~ineas d~ co~uni~ación guie eficazmente Ia acci~n or-eqUIpOS con claridad, y S10 místenos, que dan lugar a reticencias p~e
Ido los recursos humanos.
-En resumen, Ia función de administrar es Ia capacidad dei bibliotecó-:0 para componer armónicamente una organización a partir de objetivos IpO de miembros adecuados, activos fisicos, politicas, procedimientos' toridad Y lineas de comunicación: La combinación de estos elementos e~ a eficaz pauta de operación que debe desembocar en Ia realización dei jetivo de Ia organización.
Lo importante en el proceso administrativo no son sus componentes .lados, sino su conexión que le impregna dinamismo, su
interdependen-1,y sus vinculaciones. Y esto significa hacer de una unidad o sistema,un
ntro de opción social que se integra, que nos lleva a Ia vitalización yaI sarrollo, equivalente, a interconectar notas y tiempo para tocar bienuna
elodía.
Una administración eficaz, es una administración flexible, sensiblea
s corrientes evolutivas, a Ias posibilidades econômicas y coyunturaIes, a s servidumbres sociales, económicas y políticas que existen en el presen-. Una administración que sabe el porvenir, dei cuál el bibliotecólogo no ebe apartar nunca sus ojos, como jefe de su empresa.
, La capacidad de dirigir.
Dirigir, es una mescla de arte y ciencia en Ia cuál Ia naturaleza dei iismo dirigente conserva un factor de influencia. La dirección se basa e~ na filosofía de metodos y técnicas que se consideran cada vez más pteC1 -os pero que no reemplazatán jamas Ia inspiración personal dei dirigente )irigir es dirigir hombres y para e110s debe hacerse Ia organización. BstO
xige c1arividencia, generosidad y simpatía humana.
La capacidad administmtiva tiene exigencias radicales como:.La.
co:
eptualización, que hace del suefio una realidad. La confianza. en SI mt~ [ue nos hace decir: "Yo puedo hacerlo". El pensanúento lógiCO, que
~aa
ireguntarnos: "Si sigo así, a donde vamos?". La competencia que ense~ rabajar juntos. La visión positiva de gente, que nos lleva a pensar ~u~ ~ :quipo es bueno, y no sorprendernos, si nos equivocamos. La obJen\' dOS >erceptiva, que nos hace imparciales cuando tenemos que escuchar andO .ontrarios. Y por último, el autocontrol, que hace mantenemos frioS eu estamos bajo tensión.
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yesto no es todo, el bibliotecólogo, debe asumir Ia función directiva manera creativa e innovadora si quére enfrentarse a Ia escala creciente : desarrollo pe.nsando de una. forma no es~ucturada par~ contemplax:
nue-s leccionenue-s, S10 apartar Ia vista deI usuano, de su realidad y dela
infor-'Iación mundial. Asumir Ia función directiva con imaginación y voluntad :nstrUctiva, rechazando estructuras conformistas ya superadas por Ia inte-~gencia.
Dirigir significa fijar objetivos, es decid preveer, gui.ar a Ias
indivi-duos hacia objetivos, es decir organizar; en resumen, velar para que Ias ca-JIIÍI10strazados sean convenientemente seguidos, por tanto, preveer,
organi-zar, y controlar se aprende. Todo bibliotecólogo cuyas funciónes
compren-danestas actividades es un dirigente, los dirigentes tienen a su alcance ele-mentospara estructurar unidades y sistemas como medios, y Ias tecnicas queles garantiza actuar, en talo cual organización, de manera cientifíca pa-rapoder asegurar Ias resultados.
La función de dirigir tiene jerarquías superiores e inferiores. Los diri-gentessuperiores preveen a largo plazo, guian a otros dirigentes permitien-dolesextensas iniciativas y controlan sus pensanúentos más que Ias hechos. I.osdirigentes inferiores preveen el corto plazo, pués Ia organización se controlageneralmente por Ia parte material.
Una empresa de información es un complejo de hombres, material y efectivo monetario. Los hombres son el facto r dominante. Los hombres están por encima de todo .
Lacapacidad de gerenciar
Conceptuar Ia capacidad gerencial no es tarea facil, pués deberemos aludir
Ias funciones dei bibliotecõlogo como propietario, como responsabledel ~bajo ajeno, como lider de grupo o jefe, y combinar; asesorarniento alta ~:ión y conciencia de Ia empresa de Ia información acentuando respon-sabllidad,administración y supervisión. Es decir, no es posible, en un con-tepto,una solución clara y mucho menos perfecta.
: embargo intentaremos Ia función gerencial, tanto en 5U forma
tradicio-Pac.como bajo su nuevo aspecto. Hablamos entonces de desarrolar una ca-Ció Idad que no solo tiene que ver con Ia planificaci ci, organización direc-8ponY Contrai dei cambio para crear estructuras institucionales, metodos de de~o, capacitaión e información pertinente, sino además, con un abanico ••...estrezas y aptitudes que promulga Ia empresa de Ia información doeu-...::ntal.
I..aesencI'a de gerenciariar Inf1 ormacion,. , se u ica en nuestrabi capaciid d da e Ir.
iblio!
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creando, ambientes institucionales donde Ia gente quiera Y pUeda . emancipando de su incertidumbre ypor tanto de su apego a Ia depen Gerenciar es además de esfuerzo, eficiencia, excelencia y Ia concie~ futuro al éxito empresarial, que proviene de un juicioso equilibrio hombres, material y utilidades. ~
Los gerentes exitosos no nacen, se capacitan. La capacitación del g~ de Ia información por 10 general, es un asunto mal comprendido en InUCboa
países. Algunos defienden el metodo deI "O nadas o te ahogas", Yentonce.
nombran hombres que se toman de otros departamentos y se los des8Q
t"
aprendan a fuerza de errores. Este acercamiento menosprecia en mucho requerimientos de bibliotecólogos. Otros, ponen enfasis en tecnicas sofisti-cadas de capacitación y desempeno, a veces abriendo distancias entre el profesional y los usuarios.Los gerentes de Ia información por 10 general poseen un alto sentido. orientación hacia Ia eficacia, pro-actividad hacia e l sentir importantelU
persona y Ias cosas que hace, diligencia que los lIeva a revisar Ia calidad, antes que cantidad.
Los gerentes de Ia información por 10 general aumentan Ia productividad desarroIlando recursos humanos. Implantando un equilíbrio efectivo deiu~
tonomía, dirección, y tolerancia. Ponen a sus subordinados frente a pe-quenas e independientes unidades empresariales y no se deja consumir por Ia paralisis dei perfeccionismo. Investiga, prueba, modifica y corrige. La perfección es una quimera.
Vivimos una epoca donde el común denominador deI progreso será Ia sabia aplicación de Ia información, Ia ciencia yIa tecnologfa, en Ia producción de bienes y servicios para Ia satisfacción de Ias necesidades sociales, así como el inteligente uso de los recursos para incrementar el bienestar de Ia sacie-dad y deI hombre. En otras palabras, estamos hablando, sin mencionar
d
nombre, de: La gerencia,La gerencia es el nuevo nombre dei desarroIlo, Ia gran pregunta es si101
profesionales de Ia información, estamos preparados para aceptar el.desaffo• si tenemos los líderes adecuados para gerenciar Ia empresa de Ia mfoi:
ción. EI problema no está en que Ias cosas van a cambiar, sino que ya
cambiado, y por tanto, debemos pensar en una nueva categoría de hontbJl'l; en el bibliotecólogo que no conoce obstaculos, que camina sobre e: Todo nos dice que es necesario, a partir de nuestros criterios, reestrUbiaJl
1
concepto dei gerente para adecuarla a Ias nuevas, complejas y carn necesidades de Ia empresa de Ia información.
EI gerente del futuro es el que se prepara para gerenciar el cambio,
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LUIZ W. GUTIÉRREZ MORALES
,vechar los cambios inevitables, para eliminar obstáculos y amenazas, evaluar Ias consecuencias deI cambio en Ia empresa y Ia comunidad. garantizar Ia libertad, que debemos hoy defender, contra los atentados :eridosa Ia información y Ia cultura.
,5profesionales de Ia información, estamos en situación adecuada, tene-• 5recursos, capacidad y Ias condiciones para mantener el liderazgo ético
JIIOJIIOralde Ia empresa de Ia información, pero tenemos que determinar 10
~e creemos Y luchar por eIlo; tenemos que determinar en 10 que no cree
JI05 y luc~~ en contra de ello. Tenemos que llenarmos de co~aje,. pero .de
1IIlcoraje ético, lIeno de fuerza moral y de voluntad de lucha, sin violencias !licrueldades.
EI establecimiento de unidades y sistemas documentales
[.asunidades y sistemas documentales surgen como herramienta de desar-ionoy alternativa de solución ante el crecimiento de Ias dependencias gu-bemamentales, de Ia empresa privada, deI ejercito y de muchas otras orga-nizaciónesque de manera amplia y compleja generan un volumen cada vez
más creciente de información, al extremo, de no estar ya sus profesionales ensituación de leer todas Ias publicaciónes de su interés. .
Las unidades y sistemas de información, han adquirido hoy un carac-termuy diferente de 10 que podrían haber sido ai comienzo de Ia era indus-trial.Estas se han convertido ahora en equipos organizados de los cuales Ia sociedadespera sepan cumplir su misión, por cuanto son entes de desarrollo
ycélulas protectoras de información. Su función social consiste en procurar aios individuos produtos y servicios para Ias necesidades culturales que deseansatisfazer extensamente y acceder a mejores condiciónes materiales y morales que sean posibles.
Fabricar Ia empresa de Ia información no solo significa acopiar doeu-Illentaciónsobre 10 ocurrido o 10 que está ocurriendo, interesa sobre todo 10 que va a ocurrir, para asegurar Ia posición de liderazgo y excelencia tec-Dol6gica.Lamentablemente, los esfuerzos nacionales para su implantación : ?an sido operativos por cuanto sus profesionales, no siguieron
metodo-ygias ni completaron Ias etapas de 10que llamamos: Proceso de desarrollo. pucOmoresultado de esto, muchas bibliotecas, trabajan sin planes ni presu-~tos, fruto seguro de Ia falta de objetivos y, en muchos casos, de
proce-til entos que se han ido creando por propia iniciativa. Es decir, solo están di I~ mente de sus creadores. Y Ia pregunta es entonces: Basados en que se
8enanIa estructura organica de Ia información?
~to Sin metodología se tiende ai apresuramiento, con riesgo de pasar por muchos aspectos importantes, que en Ia generalidad de casos debiéron
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observarse atendiendo estudios de factibilidad., analisis y diseno I gramación, Ia conversión e implante, hasta su ultima fase de avalua~i6aPl\).
n.
Aquí como en todo, debemos luchar para no seguir el pasado. Po el bibliotecólogo debe conocer el balance de Ia información y por tant:esc,
sus utilidades para superar Ias condicionantes empresariales que difiCUI~ su fabricación con criterios de flexibilidad. MUCHAS GRACIAS.
5 Referências Bibliográficas
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