Gestão Documental na Administração Pública

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Gestão Documental

na Administração Pública

6 de dezembro de 2012 Auditório da Torre do Tombo

Patrocínio Prata

Patrocinadores Globais APDSI Patrocínio Gold

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Exér ci to Portu gu ês

Estado-Maior do Exército

Exér ci to Portu gu ês

TCOR INF

Mário Jorge Batista Duarte Pereira (pereira.mjbd@mail.exercito.pt)

Divisão de Comunicações e Sistemas de Informação Estado-Maior do Exército

Exército

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Sistema de Gestão Documental - Exército

AGENDA

I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM) II. Superioridade de Informação

III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército IV. Sistema de Gestão Documental – Exército (SGD-E)

V. Lições Aprendidas

VI. Considerações Finais

Vetor de Mudança

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Vetor de Mudança

I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM)

• Rápido e profundo desenvolvimento tecnológico aplicado aos armamentos;

• Tem como objetivo apoiar a Projeção de Poder em vez da Defesa Direta da Pátria;

Origens:

• Conceito foi criado pelo MoD dos EUA;

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I. Revolução dos Assuntos Militares

• Eficiência dos Processos

• Capacidade de Resposta

• Logística “Just in Time”

• Menor dimensão

• Menor Assinatura

Network-Centric

Enterprise

(NCE)

Network-Centric

Warfare

(NCW)

• Maior Sincronização

• Maior Letalidade

• Maior Sobrevivência

• Vitória mais Rápida

Organização Centrada em Rede

Revolução dos Assuntos Militares Revolução dos

Assuntos Empresarias

Mais Dentes Menos

Cauda

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Vetor de Mudança

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DOMÍNIO DA INFORMAÇÃO (Gestão/Coordenação de Topo)

II. Superioridade de Informação

Vetor de Mudança

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Sistema de Gestão Documental - Exército

II. Superioridade de Informação

Vetor de Mudança

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• Aumento da eficácia operacional

III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército

Vetor de Mudança

Problema Identificados Resultado

•Múltiplos classificadores Documentação duplicada

•Múltiplos locais de arquivo Dificuldades de pesquisa

Dificuldades na organização e recuperação de documentos e processos

•Diferentes circuitos e formas de despacho (Encaminhamento) de documentos

Morosidade no processamento documental e duplicação

•Insuficiente formação nas áreas relacionadas com a gestão documental

Aplicação incorreta da Tabela de Seleção

•Escassez de recursos humanos na área CSI

Serviços de “Help Desk” dos SIC aquém

do necessário

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Aumento Fluxos de Informação Aumento Eficácia

• Aumento da eficácia operacional

“Existe um incrível volume de informação disponível, pode é não estar onde se pensa, ou então estar tão enterrada no meio das inúmeras aplicações de software existentes, que se torna extremamente difícil de encontrar.”

Fonte: Relatório da NRF 10

“…Recentemente, a OTAN revelou que no seu Quartel-General em Bruxelas existia um excesso de 4 Terabytes de informação armazenada. Desses, apenas 450 Gigabytes estão armazenados no Electronic Document Management System (EDMS), i.e 89% da informação não estará armazenada no EDMS e estima-se que 50% dessa informação não armazenada no EDMS seja duplicada.”

Fonte: Plano Estratégico para a Gestão da Informação da OTAN

Vetor de Mudança

Sistema de Gestão Documental - Exército

III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército

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IV. SGD - Exército



Moderna plataforma tecnológica.



Gestão eficaz dos fluxos de Informação do Exército.



Desmaterialização dos circuitos de Informação.



Redução dos custos operacionais.



Melhoria no desempenho organizacional.



Contribuir para a mudança de paradigma: “guarda da

Informação” dá lugar à “responsabilidade de partilhar”.

Vetor de Mudança Objetivos do SGD-E

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Requisitos do SGD-E

Registo e classificação de entradas e saídas de documentos por vários utilizadores

Gestão de encaminhamentos de documentos para outras unidades orgânicas

Assinatura electrónica de despachos e documentos com recurso a Certificados Digitais

Acompanhamento de um documento no seu circuito através de workflows e encaminhamentos ad hoc;

Organização da informação em processos, agrupando registos de entradas, saídas e documentos internos em conjuntos coerentes de informação;

Digitalização de documentos;

Geração de documentos no sistema, nomeadamente através da utilização de templates;

Pesquisa de documentos por critérios múltiplos, como: palavras-chave, remetente/destinatário, data, tipo de documento, origem, entre outros;

Produção de listagens de histórico ou estatísticas;

Gestão de ausências dos utilizadores;

Gestão da informação em rede, definindo quem pode aceder a determinado tipo de informação;

Acesso à informação em simultâneo por várias U/E/O, de acordo com níveis de acesso e sem necessidade de aquisição de licenças, caso se concretize a comunicação entre diferentes Bases de Dados localizadas em servidores de dados diferentes.

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AnoUnidade

V. Lições Aprendidas

Vetor de Mudança

2009 2010 2011 2012

EME RT

GabCEME UnAp

SubReg

CmdLog

Fita do Tempo da Implementação do SGD-E

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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e organizacional;

 Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);

 Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação de acordo com politica definida.

• Economia de Meios;

 Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);

 Pessoal;

 Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;

 Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).

• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.

• Aumento da capacidade de decisão das chefias.

• Catalisador da mudança .

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V. Lições Aprendidas

Vetor de Mudança

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• Economia de Meios;

 Pessoal;

• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.

• Aumento da capacidade de decisão das chefias.

• Catalisador da mudança .

V. Lições Aprendidas

Vetor de Mudança

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• Economia de Meios;

 Pessoal;

• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.

• Aumento da capacidade de decisão das chefias.

• Catalisador da mudança.

Sistema de Gestão Documental - Exército

V. Lições Aprendidas

Vetor de Mudança

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Entrada de correspondência

Arquivo

Saída de correspondência Despacho

Diretor

Rep/Sec

Rep/Sec Rep/Sec Rep/Sec

Adjuntos Cmdt/Ch Gab

Secretárias

Secretaria Geral

Workflows:

Vetor de Mudança

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Entrada de correspondência Rep/Sec

Rep/Sec Rep/Sec Rep/Sec

Diretor

Adjuntos Cmdt/Ch Gab

Secretárias

Arquivo

Secretaria Geral

Saída de correspondência Despacho

Sistema de Gestão Documental - Exército

Workflows :

Vetor da Mudança

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Workflows:

Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

Direção Direção

Direção

DELEG

Cmdt

Gabinete do Comandante

Estado Maior

Centro de Finanças

Inspeção Rep Ap Geral

Vetor de Mudança

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DELEG

Secrt

Cento de Gestão Documental

Direção

Cmdt

Gabinete do Comandante

Estado Maior

Centro de Finanças

Inspeção Rep Ap Geral

Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

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Workflows:

Vetor de Mudança

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VI. Considerações Finais

1.

O SGD – E constitui uma importante ferramenta de gestão e apoio á decisão e uma alavanca para a transformação em curso no Exército.

2. Resistência à mudança: torna-se necessário um

adequado apoio inicial aquando da implementação, pois o SGD-E rompe com hábitos e formas de trabalho há muito enraizados no Exército, o que causa apreensão e atrito numa fase inicial.

3.

A implementação de uma estrutura vocacionada para a Gestão da Informação é essencial para o bom funcionamento da ferramenta.

5.

Comprometimento das Chefias constitui um fator essencial para o sucesso!!!

4.

O conceito de

Gestão do Risco

associado à partilha alargada partilha de Informação deve fazer parte integrante do processo de implementação.

Vetor de Mudança

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