Programação e Gestão
de
Eventos
Sandra Mateus 1.Dezembro.2014
Conceitos
Eventos – acontecimento planeado em determinado tempo e espaço, envolvendo um grupo ou
comunidade, procurando a integração e sensibilização entre quem participa e quem realiza.
Serviço Turístico
Perecibilidade Gestão e Procura da Oferta
Só consigo vender o evento quando o cliente/convidados estão presentes a consumir.
Um lugar perdido nunca é recuperável.
Intangibilidade Os eventos não se limitam a momentos únicos de consumo. Devemos procurar técnicas de comunicação que façam o
evento perdurar (antes e depois): canetas, t-shirts, porta-chaves, …
Heterogeneidade Variabilidade de um serviço.
Em termos de Globalização existe multicultralidade dentro de uma empresa.
São qualquer acontecimento, resultado ou
incidente
que
ocorre
periódica
ou
esporadicamente
e
que
se
torna
memorável. Cada um tem um carácter
singular, resultante de uma amálgama de
gestão, programação, logística, arte cénica
e pessoas.
Clientes (consumidor) Organismos Institucionais deTurismo Entidade Organizadora Empresas Prestadoras de Serviços Turísticos e Outros Patrocinadores CRIAR VALOR
Tipologia de Eventos
• Finalidade • Institucionais • Promocionais • Periodicidade • Esporádicos • Periódicos • Oportunidade • Área de Abrangência • Locais • Regionais • Nacionais • Mundiais • Zona de Acção• Internos – instalações da empresa
• Cliente
• Empresarial (corporate) • Consumidor
• Nível de Participação da Empresa • Organizadores
• Patrocinadores
• Oficial • Apoio
• Características e Objectivos
• Formação – congresso, convenção, workshop, conferência, palestra, simpósio, jornada, seminário, colóquio, forum, reunião, feira/exposição, educacional; • Eventos Sociais – incentivo, entrega de prémios, comemorações diversas; • Eventos Culturais – espectáculos, festivais;
• Eventos Desportivos; • Outro Tipo de Eventos.
MISSÃO DE UM EVENTO
• Justificação – condicionada pelo cliente e participantes; • Quais as tarefas destinadas à organização do evento; • Deve traduzir:
• Propósito do evento; • Beneficiário do evento; • A natureza do evento;
• Filosofia de organização do evento.
OBJECTIVOS DO EVENTO
• SMART
Specific específicos
Measurable mensuráveis
Agreable de acordo entre o cliente e o gestor do evento
Realistic realísticos
Time Specific delimitados no tempo
• Estratégicos • Operacionais
Em termos gerais organizacionais
Apresentação / Acções de Marketing
Pedido / Briefing
Proposta
Visita de Inspecção (site inspection)
Contratação
Definições Específicas e Plano Operativo
Operacionalidade
Debriefing do Cliente
Planeamento e Gestão Operacional
Programação Recursos Humanos Marketing Gestão do Risco Orçamentação Logística Venue Transporte Alojamento F&B Ticketing Secretariado SegurançaMeios Técnicos (audiovisuais, grafismos, ...) Decoração e cenários, ....
BRIEFING
• Cliente da agência de comunicação
• Mostra de uma vasta gama de equipamento da marca (open day) • Espaço diferente – área de lisboa
• Espaço que fosse o reflexo da marca (inovação e psicionamento) e dos equipamentos inovadores
• “UAU” factor
• Almoço para convidados especiais • Target: imprensa
• Convidado especial – CEO damarca cliente (Hong Kong) • Sem restrições orçamentais
A proposta foi dividida nas seguintes partes:
• Objectivos –qual a finalidade do evento, tendo em atenção as
características da marca, os seus valores, pontos fortes e promoção
habitual;
• Target do evento: dividir o dia (em vários horários) com diferentes
grupos de imprensa:
• Grupo I: IT, gamming e marketing • Grupo II: generalistas e IT
• Grupo III: revistas femininas e masculinas, e lifestyle
• Grupo IV: produtores, bloggers de lifestyle e revistas de tendências e sociedade
• Conceito do evento – depois de encontrado um conceito para o evento é necessário explicá-lo, tendo em conta a identidade da marca, valores e posicionamento da marca cliente e dos produtos a serem mostrados no “open day” e nos locais propostos;
• Logotipo – criar um novo logotipo para o evento e explicar o seu conceito; • Local – descrever os diferentes locais do evento, como fazem a
comunicação (logística) e justificar a escolha;
• Decoração – descrever e colocar fotografias sobre as escolhas para cada espaço;
• Horário – colocar o horário específico para cada parte do evento (visitas de grupos manhã, almoço, visitas de grupos tarde);
• Catering – qual a ementa proposta para a máquina de comida e bebida no espaço de gamming, coffee station no espaço de design e almoço para os convidados especiais;
