Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 2 A utilização do presente manual deverá ser efectuada como suporte de apoio da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel – Nível 3.
Objectivos
No final da formação da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel ministrada com o apoio do presente manual, o formando será capaz de utilizar correctamente as Ferramentas Base e Intermédias da aplicação Excel 2007:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 3 Nome do Manual Manual de Excel
Autor Rui Manuel Louraço
Nível de Formação Nível 3
Ano de Elaboração 2011
Condições de Utilização Para uso exclusivo dos Formandos da NERSAT
Carga Horária 50 Horas
Objectivos Utilizar e programar aplicações informáticas de folha de cálculo
O presente Manual é para uso exclusivo dos Formandos da Acção de Formação
promovida pela NERSANT.
Este manual têm como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as
funcionalidades básicas da folha de cálculo – Microsoft Office – Excel 2007.
Pretende expor de forma sintética e ilustrativa as principais potencialidades do Excel.
Desde a abertura de ficheiros até às funções lógicas, Formatações, Fórmulas,
Funções, Gráficos e Macros. As figuras mostram aos formandos os passos necessários
para trabalharem com esta ferramenta.
Ficha Técnica
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 4 Índice 4 Objectivos 6 Introdução 6
Visão Geral do Excel 6
Folhas de Cálculo 6
O Ambiente de Trabalho do Office 2007 7
A Janela da Aplicação Excel 2007 7
Elementos da Janela 8
Descrição 8
Folhas de Cálculo e Livros 8
Explorar o Excel 9
Seleccionar dados 10
Inserir dados 12
Editar e Eliminar Dados em Células 13
Guardar Livros 14
Obter Ajuda 16
Capítulo A - Revisões 17
Objectivos 20
Introdução 20
Alterar tipo e Tamanho da Letra 21
Tipos de Letra 22
Definir Limites e Preenchimento 23
Unir Células 25
Alinhas os Conteúdos das Células 26
Opções de Alinhamento 26
Aplicar Formatos Numéricos 28
Formatos Numéricos 28
Formatar Colunas e Linhas 29
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas 30
Inserir e Eliminar Células, Colunas e Linhas 31
Aplicar Formatações Automáticas 33
Formatação Automática 33
Capítulo B - Revisões 34
Objectivos 36
Introdução 36
Utilizar Nomes 36
Efectuar Cálculos entre Folhas de Cálculo 38
Conceitos Base 38
Cálculos Manuais 39
Cálculos com Funções 39
Consolidação dados em Folhas com Estrutura Semelhantes 39
Efectuar Cálculos com Funções 40
Capítulo c - Revisões 41
Objectivos 43
Introdução 43
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 5 Criar um Gráfico 43 Tipos de Gráficos 44 Criação Gráficos 45 Formatar Gráficos 45 Capítulo D - Revisões 47 Objectivos 49 Introdução 49 Ordenar Dados 49 Ordenar 49 Filtrar Dados 51
Inserir SubTotais numa Folha de Cálculo 51
SubTotais 51
Trabalhar com Comentários 53
Comentário 53 Fixar Painéis 54 Dispor Janelas 56 Capítulo E - Revisões 57 Objectivos 58 Introdução 58 Habilitar Macro 59 Gravar Macro 62 Personalizar Macro 63 Eliminar Macro 65 Correcção de Exercícios 66
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 6 Neste capítulo irá criar uma folha de cálculo com os componentes fundamentais do Excel 2007.
Terá de:
• Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007; • Explorar o ambiente do Excel 2007;
• Seleccionar dados; • Introduzir dados; • Guardar Livros;
• Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel.
O Microsoft
®
Office Excel 2007 não só o auxilia no armazenamento e gestão de dados alfanuméricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de cálculo.Para utilizar plenamente as funções do Excel é necessário, no entanto, conhecer os seus componentes chave.
Para utilizar o Excel no armazenamento e manipulação de dados, é necessário familiarizar-se com os componentes chave do ambiente de trabalho para que possa reconhecer e utilizar quando necessário.
O objectivo deste tópico é transmitir uma visão geral do Excel e dos seus componentes mais importantes.
Definição: Uma Folha (Sheet) de cálculo é uma forma de armazenar e manipular números, texto e outros símbolos. Todas as folhas de cálculo são constituídas por uma grelha, formada por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando células. As Células (Cells) armazenam os dados introduzidos numa folha de cálculo. As colunas são apresentadas na vertical e são identificadas por letras. As linhas são apresentadas na horizontal e são identificadas por números.
Iniciar a sessão com o Microsoft Office – Excel 2007
Visão Geral do Excel
Folhas de Cálculo
Introdução
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Exemplo:
A Figura 1-1 é um exemplo de uma folha de cálculo electrónica.
Figura 1-1: Folha de cálculo
Quem já utilizou versões anteriores do Office, está habituado a tem um ambiente baseado em menus e barras de ferramentas. Nesta versão da Microsoft
®
Office Excel 2007 esses dois componentes fundiram-se, resultando num Friso de Ferramentas dividido em separadores, associado e agrupando as respectivas funções. Ao clicar no nome de um dos separadores surge a barra de comandos correspondente.Figura 1-2: Ambiente de Trabalho do Excel 2007
Quando acede ao Excel 2007, aparecem duas janelas, uma dentro da outra. A janela externa é uma janela da aplicação principal, a janela interna é uma janela do livro ou ficheiro. A janela da aplicação normalmente preenche todo o monitor e, dá-lhe espaço para interagir com o Excel. A janela do livro aparece dentro da janela da aplicação e mostra um livro no qual se
Ambiente de Trabalho do Office 2007
Botão do Office Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Separadores
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 8 introduzem e armazenam dados. A Figura 1-3 mostra os componentes do ambiente do Excel e a tabela 1-1 a sua descrição.
Figura 1-3: Janela da Aplicação do Excel e seus componentes chave.
Caixa de Nome – (Name Box) Surge por cima da coluna A e mostra o nome da célula actual ou activa. Permite também atribuir nomes e movimentar o cursor para uma célula específica
Barra de Fórmulas – (Formula bar) Surge do lado da caixa de nome e apresenta os conteúdos da célula activa
Célula activa – (Active Cell) Célula actualmente seleccionada
Separadores de Folhas – (Sheet tabs) Localizam-se no canto inferior esquerdo e permitem o acesso às diferentes folhas.
Botões de Deslocamento dos Separadores
(Sheet Tabs Scroll Buttons) Situam-se à esquerda dos separadores das folhas de cálculo e permitem o deslocamento entre folhas e o acesso à primeira ou última folha do livro
Tabela 1-1: Elementos da Janela do Excel
Uma Folha de Cálculo (WorkSheet) de Excel 2007 é um conjunto de células, representadas pela intersecção de colunas e linhas. Por definição, o Excel designa as colunas ao longo do topo da folha com letras.
As Colunas (Columns) começam na letra A e continuam até á letra Z. Depois da 26ª coluna (Coluna Z), os títulos começam a duplicar as letras, desde AA até XFD (num total de 16.384).
Caixa de Nome Barra de Fórmulas Célula activa
Botões de Deslocamento Separadores de folhas
Elementos da Janela
Descrição
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 9 Os títulos de Linhas (Rows) são representados por números, começam no número e terminam no número 1.048.576, como mostra a Figura 1-4.
Um Livro (Book) de Excel é um conjunto de folhas de cálculo. O livro predefinido do Excel contém três folhas de cálculo designadas por Folha1 (Sheet1), Folha2 (Sheet2) e Folha3 (Sheet3). Um ficheiro de Excel tem capacidade para conter mais de 255 folhas de cálculo individuais. Como mostra a Figura 1-4, os nomes das folhas aparecem nos separadores no fundo do Livro.
Quando abre um novo livro, a célula que é seleccionada é uma Célula Activa (Active Cell). As células têm o nome, denominado também por referência ou endereço, da respectiva coluna e linha, como por exemplo célula A1. Esse endereço surge na caixa de nome.
Figura 1-4: Títulos de colunas e linhas.
Neste momento está familiarizado com as características das folhas de cálculo e com os componentes do ambiente do Excel. Neste tópico irá explorar esses componentes.
Existem várias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma célula ou conjunto de células, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilização do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentação em Excel.
Títulos de Colunas
Última célula da Folha Títulos de Linhas
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 10 Mover a folha de cálculo para baixo ou para
cima para visualizar uma linha de cada vez. Clique sobre a seta da barra de deslocamento vertical ou use o scroll do rato (roda entre o botão direito e esquerdo).
Mover a folha de cálculo para a esquerda ou
para a direita apenas uma coluna. Clique sobre a seta da respectiva barra de deslocamento. Mover continuamente a folha de cálculo na
horizontal ou na vertical. Clique continuamente com o botão esquerdo do rato na seta de deslocamento vertical ou horizontal.
Mover a folha de cálculo de ecrã em ecrã. Clique entre a barra de deslocamento e a seta de deslocamento vertical ou horizontal. Mover rapidamente, na vertical ou na
horizontal através da área da folha de
cálculo. Arraste as caixas de deslocamento.
Mover até á célula específica na referência da
célula, Clique na caixa Nome, escreva a referência da célula (E5, como exemplo) e prima a tecla (Enter).
Tabela 1-2: Movimentação em Excel através do rato.
Uma célula de cada vez para a esquerda,
para a direita, para cima ou para baixo. Prima as teclas direccionais – Setas. Para uma célula da coluna A, mantendo-se na
linha actual. Prima a tecla (Home).
Um ecrã para baixo ou para cima. Prima as teclas (Page Down) ou (Page Up). Para a direita, uma célula de cada vez. Prima a tecla (Tab).
Para a esquerda, uma célula de cada vez. Prima as teclas (Shift) + (Tab). Para aceder à célula A1 da folha actual. Prima as teclas (Ctrl) + (Home).
Um ecrã para a esquerda ou para a direita Prima as teclas (Alt) + (Page Up) para mover para a esquerda e as teclas (Alt) + (Page Down) para ir para a direita.
Tabela 1-3: Movimentação em Excel através do Teclado.
Neste momento já está familiarizado com o ambiente do Excel e já está preparado para trabalhar com dados. O primeiro procedimento base é a selecção de células. Neste tópico irá aprender como seleccionar dados numa folha de cálculo Excel.
Objectivo
Acção
Para mover uma Célula activa
Acção
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 11 A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o conteúdo da célula A2 para a célula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado já alterado.
Figura 1-5: Folha de cálculo antes dos dados serem movidos.
Figura 1-6: Folha de cálculo depois dos dados serem movidos.
Para mover os dados da célula A2 (Figura 1-5) para a célula B2 (Figura 1-6) é necessário, em primeiro lugar, seleccionar a célula A2. Antes de manipular quaisquer dados já existentes numa folha de cálculo, é fundamental saber como seleccionar.
Existem variadas maneiras de seleccionar dados numa folha de cálculo de Excel. A Tabela 1-4 ilustra os métodos mais comuns.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 12 Uma única célula. Clique sobre a célula
Conteúdos de uma célula. Utilize uma das seguintes opções:
• Faça duplo clique na célula para colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo;
• Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido. Conteúdos de uma célula. Use uma das seguintes opções:
• Faça duplo clique na célula para colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo;
• Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido. Um conjunto contínuo de células. Utilize uma das seguintes opções:
• Clique e arraste da primeira célula à última;
• Seleccione a primeira célula do conjunto de células, mantendo premida a tecla (Shift) e clique sobre a última célula para seleccionar todo o conjunto.
Uma coluna. Clique sobre o título da coluna que pretende seleccionar.
Uma linha. Clique sobre o título da linha que pretende seleccionar.
Várias linhas ou colunas. Clique sobre o título da primeira coluna ou linha de intervalo e arraste até à pretendida. Todas as células da folha de cálculo. Clique sobre o quadrado por cima dos títulos
de linhas e à esquerda dos títulos das colunas.
Tabela 1-4: Selecção de Dados.
Já trabalho com dados existentes numa folha de dados. Neste tópico irá inserir os seus próprios dados numa folha de cálculo.
Saber como inserir dados numa folha de cálculo é fundamental, na medida em que sem este procedimento a aplicação Excel torna-se inútil. É essencial inserir dados para posteriormente os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa análise para efectuar decisões profissionais importantes.
Para seleccionar
Procedimento
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 13 Figura 1-7: Exemplo de uma folha de cálculo com dados.
1. Crie um novo livro (Book) ou abra um já existente: 2. Seleccione a célula na qual pretende inserir dados; 3. Escreva os dados que pretende que a célula contenha; 4. Mova o cursor para a nova célula:
• Prima a tecla (Enter) para movimentar uma célula para baixo: • Prima a tecla (Tab) para movimentar uma célula para a direita.
Já inseriu dados numa folha de cálculo. Agora é necessário alterar os conteúdos existentes de células específicas. Neste tópico irá editar e eliminar dados de células.
Inseriu a palavra ‘Geestão’ na sua folha de dados como mostra a Figura 1-8. Mas, apercebeu-se da incorrecção e, pretende alterar para ‘Gestão’, de acordo com a Figura 1-9.
Figura 1-8: Célula com dados incorrectos.
Para inserir dados numa folha de cálculo de Excel, siga os seguintes passos.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 14 Figura 1-9: Célula com dados correctos.
Ao editar dados quando necessário, garante a integridade dos mesmos. Para além disso, quando edita dados de células, é desnecessário recriar uma folha de cálculo inteiramente nova com dados correctos.
1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende alterar; 2. Active o curso de edição;
• Efectue duplo clique sobre a respectiva célula; • Clique na barra de fórmulas;
• Prima a tecla (F2); 3. Efectue a alteração pretendida; 4. Pressione a tecla (Enter).
1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende eliminar; 2. Prima a tecla (Delete);
Inseriu dados numa folha de cálculo e agora é necessário armazená-los para que possa aceder a eles mais tarde. Neste tópico irá guardar um Livro.
Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se não guardar o seu Livro, quando desligar o seu computador perderá toda a informação e trabalho realizado. Se guardar o seu trabalho regularmente, este fica acessível mesmo depois de terminar a sessão de trabalho.
Para Editar dados de uma célula, siga os seguintes passos.
Guardar Livros
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 15 Tanto o comando Guardar (Save) como o comando Guardar Como (Save As) podem ser utilizados para guardar um ficheiro. No entanto, estes comandos são utilizados em diferentes situações.
Utilize o comando Guardar (Save) quando pretende: • Guardar um ficheiro pela primeira vez;
• Guardar um Livro Excel que só irá ser utilizado na versão 2007;
• Guardar as alterações a um ficheiro já existente, sem alterar o nome, tipo ou localização.
Utilize o comando Guardar Como (Save As) quando pretende efectuar uma cópia de um documento já existente:
• Com um novo nome;
• Com um novo tipo de ficheiro;
• Em modo de compatibilidade para versões anteriores do Excel; • Numa nova localização;
Quando usa o comando Guardar (Save) para gravar um ficheiro pela primeira vez, surge a caixa de diálogo Guardar Como (Save As), como mostra a Figura 1-10.
Figura 1-10: Caixa de diálogo Guardar Como (Save as).
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 16 1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique
sobre Guardar (Save);
É possível que o botão Guardar (Save) - esteja disponível na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar). Se for o caso é desnecessário aceder ao Botão do Office, bastando clicar no respectivo botão.
2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro;
3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro; 4. Clique sobre o botão Guardar (Save).
• Com o livro aberto no Excel, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save).
• Clique sobre o botão Guardar (Save) - na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar).
• Prima a combinação de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S).
Já executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, irá ser necessário descobrir ou relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicação. Neste tópico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel.
Quando acede à ajuda ficam disponíveis vários tópicos que lhe permitem aceder e/ou aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponíveis.
Para guardar um livro, siga os seguintes passos:
Para guardar as alterações efectuadas num livro já existente, escolha umas das opções:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 17 Figura 1-11: Janela de Ajuda do Excel.
1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) - localizado perto do botão Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito do ecrã.
2. Aceda à ajuda pretendida:
• Clique no tópico que pretende visualizar;
• Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e prima (Enter).
3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tópico que pretende visualizar.
Neste capítulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua área de trabalho e interagindo com alguns dos seus componentes. No próximo capítulo iremos modificar os dados e a folha de cálculo de forma a melhor atingir os seus objectivos.
Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo:
1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder o número indicado na tabela à área correcta.
Para obter ajuda, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 18 2. Complete as frases seguintes utilizando as palavras da tabela da direita (podem existir
palavras desnecessárias e outras que se repitam.
3. Abra um novo Livro (Book) de Excel e insira os seguintes dados:
4. Elimine 5.
o dado da célula 6B. Altere
6.
a célula A1 para “Habitantes das Freguesias de Almeirim”. A palavra (Almeirim já se encontra escrita, é desnecessário voltar a escrevê-la.
Realize a.
os seguintes procedimentos (o objectivo é treinar os diferentes métodos de selecção):
Seleccione b.
as células que contêm o dado “Fazendas”; Seleccione
c.
todos os nomes das Freguesias de Almeirim; Seleccione a célula 4B; Célula Activa 1 Separadores de Folhas 2 Barra de Fórmulas 3 Caixa de Nome 4 Botões de Deslocamento 5 Títulos de Colunas 6 Títulos de Linhas 7
A) Um livro é um conjunto de __________________. Folha
B) Uma ________________é uma intersecção entre uma _________e uma_________ Célula
C) Uma ________________é um conjunto de páginas. Linha
D) Várias células constituem uma _________________ Coluna
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 19 d. Seleccione e. o intervalo de células 3B a 5B; Seleccione f.
as células com os dados “Almeirim” e “Raposa”; Seleccione g. as células A1 e C1; Seleccione h. a coluna B; Seleccione i. as colunas A e B;
Seleccione todas as células da folha.
7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exercício Um, dentro da Pasta “Os meus Documentos”.
8. Feche o Microsoft Office Excel 2007.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 20 Neste capítulo irá formatar uma folha de cálculo.
Terá de:
• Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra;
• Adicionar Limites e Preenchimento às células; • Unir células;
• Alinhas conteúdos de células;
• Aplicar Formatos de Números a células;
• Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas; • Ocultar Colunas e Linhas;
• Inserir Linhas e Colunas;
• Aplicar Formatações Automáticas
Criou uma folha de cálculo simples que inclui dados e cálculos. Agora pretende definir áreas específicas da folha de cálculo para facilitar a localização de dados. Pode fazê-lo com várias formatações na sua folha de cálculo.
Qual das duas folhas de cálculo seguintes torna mais fácil a análise dos dados contidos na folha de cálculo?
Figura 2-1: Folha de cálculo sem formatações.
Formatar Folhas de Cálculo – Excel 2007
Objectivos
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 21 Figura 2-2: Folha de cálculo com formatações.
Claramente a formatação facilita a transmissão de dados e informação de forma imediata e clara.
Neste momento já está familiarizado com a área de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de cálculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual dos dados numa folha de cálculo. Uma das maneiras de o conseguir é através da alteração do tipo de letra e tamanho de dados.
Qual das folhas de cálculo é mais clara na transmissão dos respectivos dados? Tabela da Figura 2-3 ou da Figura 2-4?
Figura 2-3: Folha de cálculo com tipo de letra pouco legível (Brush Script Std) .
Figura 2-4: Folha de cálculo com tipo de letra legível (Arial) .
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 22 Definição:
• Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra é o design de um determinado conjunto de caracteres;
Um tipo de letra (Font) é um conjunto de caracteres que partilham:
• Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra é medido em pontos, medindo cada ponto cerca de 0,035 cm.
A Figura 2-5 mostra exemplo de tipos de letra.
Figura 2-5: Exemplos de Tipos e tamanhos de letra.
1. Seleccione a(s) célula(s) que contêm o tipo de letra que pretende alterar;
2. Aceda, no Separador Base (Home), à lista de Tipo de Letra (Fonte), “consultar a Figura 2.6”, e clique sobre o Tipo de Letra desejado (pode pré-visualizar automaticamente cada um dos tipos de letra e o seu efeito na(s) célula(s) seleccionadas).
Também pode formatar o tipo de letra utilizando a Mini-Barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada
3. Para alterar o tamanho da letra clique, no mesmo separador, no botão Tamanho do Tipo de Letra (Fonte Size) e depois sobre a medida pretendida.
Tipos de Letra
Exemplo -Tipos de Letra
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 23 Figura 2-6: Lista de tipos de letra e sua pré-visualização automática.
Já alterou o tamanho de letra e o tipo de letra dos dados. Outra maneira de facilitar a visualização de dados é através do realce das células. Neste tópico irá adicionar limites e cor às células.
Qual das duas folhas de cálculo torna mais fácil a localização das células que indicam os totais, a Figura 2-7 ou a seguinte?
Figura 2-7: Folha de cálculo com limites e sem preenchimento.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 24 Figura 2-8: Folha de cálculo com limites e preenchimento.
É visível que a tabela com limites (contornos) torna a leitura dos dados mais imediata.
O limite pode ser formatado com uma cor e estilo de linha e pode ser definido a todos ou apenas a alguns dos dados de uma célula ou conjunto de células.
1. Seleccionar a(s) célula(s) que pretende formatar;
2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Limite (Border) e escolha uma das opções.
• Se o limite que pretende aplicar estiver disponível na lista basta clicar sobre o mesmo para ser aplicado à selecção.
• Caso pretenda personalizar o seu limite, clique no botão Mais Limites (More Border). A sequência é a seguinte: escolher o Estilo (Style) da linha que pretende, em seguida a Cor (Colour) e, por fim, aplicar os respectivos limites utilizando os botões Contornos (Outline) e Interior (Inside) ou individualmente, utilizando os botões respectivos (pode também clicar directamente na caixa) Para terminar basta clicar em OK.
Figura 2-9: Caixa de Diálogo Formatar células, separador limite. Para aplicar limite a células, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 25 1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar;
2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Cor de Preenchimento (Fill Colour) - e escolha uma das seguintes opções:
• Clique sobre uma das cores apresentadas;
• Clique em mais Cores (More Colours) para aceder a mais cores ou personalizar o tom.
Pode formatar os limites e preenchimento das células utilizando a Mini-barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada
Já formatou células e redimensionou-as. Surgirão situações em que será necessário manter dados que se alongam a várias células numa só célula. Neste tópico irá unir células.
O título da tabela da Figura 2-10 aparece numa só célula, mas o texto é tão extenso que para ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha terão de ser muito aumentadas.
É, no entanto, possível unir as células para melhorar a aparência da folha de cálculo e visualizar o título da tabela ao longo de várias células, como se verifica na Figura 2-11.
Figura 2-10: Título visualizado numa só célula.
Figura 2-11:O mesmo Título visualizado num bloco de células unidas numa única. Para aplicar preenchimento a células, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 26 1. Seleccione o conjunto de células adjacentes que pretende unir;
2. Se pretende o conteúdo das células unidas, clique no Botão Unir e Centrar (Merge & Center) - situado no separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment).
3. Se pretende unir apenas as células seleccionadas, clique na seta ao lado do botão anteriormente referido e escolha a opção Unir Células (Merge Cells).
Um dos formatos que aplicou aos conteúdos de células foi o tamanho e o tipo de letra. Também pode utilizar as opções de formatação para definir o local onde o conteúdo de uma célula aparece dentro da mesma. Neste tópico irá alinhar conteúdos de células.
A Figura 2-12 mostra dados desalinhados. Alinhar os dados das células facilita a sua leitura e melhora a sua apresentação, como se pode verificar na Figura 2-13.
Figura 2-12: Conteúdo de células desalinhadas.
Figura 2-13: Conteúdo de células alinhadas.
Pode alinhar os conteúdos de uma célula horizontal ou verticalmente.
Existem três tipos de alinhamento horizontal: Esquerda (Left), ao Centro (Center) e à Direita (Right), como é visível na Figura 2-14.
Para unir células, siga os seguintes passos:
Alinhar Conteúdos das Células
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 27 Figura 2-14: Tipos de alinhamento horizontal.
Verticalmente o conteúdo de uma célula também pode ser apresentado de três maneiras diferentes Superior (Top), Meio (Middle) e Inferior (Bottom), consultar figura 2-15.
Figura 2-15: Tipos de alinhamento vertical.
Existe ainda uma terceira opção muito utilizada em alinhamentos de células para além do alinhamento vertical e horizontal, a opção Moldar Texto (Wrap Text).
Esta opção permite dispor texto em várias linhas de forma a melhorar significativamente a apresentação dos dados.
Figura 2-16: Opção Moldar texto.
1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende alinhar.
2. No separador Base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão correspondente ao do alinhamento pretendido. Para a esquerda (Left), Centro (Center) ou para a direita (Right).
1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende moldar;
2. No separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão Moldar Texto (Wrap Text).
.
Para alterar o alinhamento horizontal das células, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 28 Já aprendeu formatação elementar de dados numa folha de cálculo. Existem várias opções para formatação de dados numéricos. Neste tópico irá aplicar formatos numéricos.
Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 são os valores melhor compreendidos? No primeiro ou no segundo Trimestre?
Figura 2-17: Folha de cálculo com e sem formatação numérica.
A aplicação de formatação numérica contextualizada os dados numéricos, facilitando a identificação do tipo de informação contida nas células.
Definição: Um formato numérico é uma formatação que faz com que os dados numéricos sejam apresentados numa célula com um determinado esquema. Pode aplicar uma formatação numérica a uma célula ou a um conjunto de células antes ou depois de introduzir os dados. As formatações numéricas pré configuradas do Excel são constituídas por uma variedade de categorias, conforme pode observar na Figura 2-18.
• Número (Number) • Moeda (Currency)
• Contabilidade (Accounting) • Data Abreviada (Short Date) • Data por Extenso (Long Date) • Hora (Time)
• Percentagem (Percentage) • Fracção (Fraction)
• Cientifico (Scientific) • Texto (Text)
Aplicar Formatos Numéricos
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 29 Figura 2-18: Exemplos de formatos numéricos.
1. Seleccione a(s) célula8s) que pretende formatar; 2. Escolha umas seguintes opções:
• Se o formato desejado for Contabilidade ou percentagem, pode clicar directamente no botão correspondente, situado no separador Base (Home), grupo Número (Number);
• Para aceder aos outros formatos basta aceder à seta do botão Formato do Número (Format Number) e clicar sobre o desejado;
• Se pretender aumentar o grau de personalização é necessário clicar na opção Mais Formatos Numéricos (More Formats), escolher a categoria (Category) desejada no Tipo (Type) pretendido e, por fim, em OK.
1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar; 2. Escolha uma das seguintes opções:
• Clique no botão Aumentar Casa Decimais (Increase Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Numérico (Number) para aumentar as casa decimais ou;
• Clique no botão Diminuir casas decimais (Decrease Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Número (Number) para diminuir.
Já modificou a formatação de tipos de letra e de células. Agora precisa de alterar a largura das colunas e a altura das linhas de modo a que os dados se ajustem às respectivas células. Neste tópico irá alterar a largura das colunas e a altura das linhas.
Como mostra a Figura 2-19, existem colunas em que os dados não estão visíveis na tabela de Excel (E10; F10; G10). Se a largura destas colunas for alterada os dados serão mostrados correctamente (como é visível nas restantes colunas).
Para aplicar um formato numérico, siga os seguintes passos:
Para alterar as casas decimais de dados, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 30 Figura 2-19: Folha de Cálculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura inadequada.
1. Coloque o ponteiro do rato sobre os títulos de colunas, no limite à direita do nome da coluna que pretende redimensionar até surgir um ponteiro em forma de cruz;
2. Escolha uma das seguintes opções:
• Clique duas vezes para ajustar a largura da coluna aos dados nela contidos; • Clique e, sem largar o rato, arraste o limite da coluna para a esquerda para
aumentar a sua largura, ou para a direita para diminuir.
1. Seleccione a(s) coluna(s) que pretende alterar;
2. No separador base (Home), Grupo Células (Cells), clique em formatar (Format) e depois em Largura da Coluna (Column Width);
Pode também clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna que pretende alterar.
3. Digite a medida pretendida;
4. Clique sobre OK para terminar ou prima (Enter).
O comando Ocultar (Hide) permite-lhe esconder colunas ou linhas numa folha de cálculo. Estas continuam a existir na folha mas são invisíveis ao utilizador, até serem mostradas novamente. O comando Mostrar (Unhide) é utilizado para tornar visíveis quaisquer colunas ou linhas ocultadas anteriormente.
1. Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar;
2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
Para alterar a largura da coluna através de arrastamento, siga os seguintes passos:
Para alterar a largura da coluna utilizando uma medida específica, siga os seguintes passos:
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 31 3. Clique sobre a opção pretendida.
Pode também clicar directamente com o botão direito do rato sobre a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar e escolher a opção Ocultar (Hide).
1. Seleccione uma linha directamente acima e a linha abaixo da linha oculta, ou a coluna directamente à esquerda e a à direita da coluna oculta;
2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
3. Clique na opção pretendida.
Pode também clicar seleccionar as linhas ou colunas, clicar com o botão direito do rato e escolher a opção Mostrar (Unhide).
Com a inserção e formatação de dados rapidamente chegará à conclusão que é necessário realizar alterações na estrutura da folha de forma a melhor conseguir transmitir a informação que pretende.
A próxima ilustração (Figura 2-20) mostra a estrutura de um livro de despesas, referente a um colaborador.
Figura 2-20: Estrutura inicial de um livro de despesas.
A próxima figura (Figura 2-21) mostra as alterações realizadas à estrutura inicial. Para mostrar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 32 Figura 2-21: Estrutura Final do livro de despesas.
Ao inserir e eliminar células, colunas e linhas poderá modificar o esquema de um único livro em vez de criar um novo livro sempre que há alterações de dados.
1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Linha (Row) “As linhas são inseridas por cima da selecção”;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Linhas nas Folhas (Insert Sheet Rows);
Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da linha e escolher a opção Inserir (Insert).
1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Coluna (Column) “As colunas são inseridas à esquerda da selecção”;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Colunas na Folha (Insert Sheet Columns);
Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna e escolher a opção Inserir (Insert).
1. Seleccione a célula onde pretende inserir uma nova;
2. Clique, no separador Base (Home); na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Células (Insert Cells);
3. Das opções que se seguem, disponíveis na caixa de diálogo Inserir (Insert), seleccione a opção apropriada e clique sobre OK para inserir a nova célula:
Para inserir linhas, siga os seguintes passos:
Para inserir colunas, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 33 • Mover células para a direita (Shift cells right) – move células existentes para a
direita.
• Mover células para baixo (Shift cells down) – move as células existentes para baixo.
• Linha inteira (Entire Row) – insere uma nova linha. • Coluna Inteira (Entire column) – insere uma nova coluna.
1. Seleccione a célula, linha ou coluna que pretende eliminar (Ver tabela 1-4, sobre técnicas de selecção).
2. Clique, no separador Base (Home), no botão Eliminar (Delete).
Pode optar, também por clicar com o botão direito do rato sobre a selecção e escolher a opção Eliminar (Delete).
As colunas e as linhas são eliminadas automaticamente e todo o seu conteúdo desaparece. Ao eliminar uma célula, é activada a caixa de diálogo Eliminar (Delete), onde é necessário escolher a opção pretendida.
Já efectuou várias alterações de formatação a uma folha de cálculo. Agora pretende tornar mais rápido o processo de formatar tabelas. Neste tópico irá aplicar Formatações Automáticas.
Definição
EXEMPLO: Formatações Automáticas.
: As formatações automáticas constituem um grupo predefinido de formatos que pode aplicar a um conjunto de células, nomeadamente: Tipo de letra, padrões, limite, alinhamentos e medidas de coluna/linha.
Para eliminar células, linhas ou colunas, siga os seguintes passos:
Aplicar formatações Automáticas
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 34 1. Seleccione o conjunto de células que pretende formatar;
2. Clique, no separador Base (Home), Grupo Estilos (Styles), na opção Formatar como Tabela (Format as Table);
3. Clique sobre a formatação que pretende utilizar para aplicar sobre a selecção;
4. Na caixa de diálogo que surgiu active, se pretende, a opção A minha tabela tem cabeçalhos (My table hás headers);
5. Prima OK para terminar.
Irá surgir a indicação de Filtro Automático (AutoFilter), junto das células do cabeçalho. Iremos abordar a sua utilização no Excel Nível 3.
Neste capítulo formatou folhas de cálculo e respectivos dados e realizou alterações às linhas e colunas existentes. Antes de iniciarmos a próximo capítulo é vantajoso treinarmos as técnicas abordadas no capítulo actual:
1. Abra 2.
o Ficheiro “Exercícios Excel”, que se encontra nos meus Documentos. Altere
3.
o Tipo de Letra (Font) da célula A1 para Berlin sans FB Demi, tamanho 12. Seleccione
4.
o intervalo de células A2 a B5 a aplique um limite Vermelho, Cor 2, mais Escuro 50% (Red, accent 2, Darker 50%), mais espesso no exterior que no interior. Aplique
5.
um preenchimento Vermelho, Cor 2 Mais claro 60% (Red, Accent 2, Lighter 60%) às células que contêm os nomes.
Alinhe 6.
o intervalo de células A1 a A5 ao centro horizontal e verticalmente. Una
7.
as células A1 e B1. Altere
8.
o conteúdo da célula A1 para Prémios de Equipa. Formate
9.
o conteúdo das Células B2 a B5 Contabilidade (Accounting), com uma só casa decimal.
Altere 10.
a largura das Colunas A e B para 9 Altere
11.
a altura de linha 1 para 36 Molde
12.
o texto da célula A1
Altere a altura das linhas 2 a 5 para 21.
Para aplicar uma formatação automática, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 35 13. Insira 14.
uma nova linha por baixo da linha 4 e escreva Cartaxo na célula A5. A tabela
15.
resultante será semelhante à que se apresenta na ilustração “Prémios de equipa” seguinte:
Grave as alterações e feche o Microsoft Excel 2007
Ilustração: Prémios de Equipa.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 36 Neste capítulo irá efectuar cálculos avançados.
Irá:
• Utilizar nomes;
• Efectuar cálculos entre folhas
• Efectuar cálculos com funções avançadas.
No Excel 2007 Nível 2 criou cálculos sobre dados existentes em células através de fórmulas manuais. Agora precisa de efectuar cálculos mais sofisticados numa folha de cálculo ou em várias folhas de cálculo. Pode fazê-lo utilizando funcionalidades avançadas do Excel 2007.
A utilização de Nomes simplifica a interpretação de fórmulas e é utilizada para referenciar intervalos de células a serem calculados.
Definição:
VANTAGENS:
Um nome de uma célula é um nome que identifica a célula pelo termo que é especificado pelo utilizador ao invés da identificação da coluna e linha da célula (A15, B17 …). Pode criar nomes numa célula ou num conjunto de células,
• Interpretação Fórmulas; • Acesso a Célula Chave; • Selecção Intervalos Extensos; • Realização de Cálculos entre Folhas.
1. Seleccione a célula pretendida;
2. Clique na Caixa de nome (Name Box) à esquerda da barra de fórmulas; 3. Digite o nome para o intervalo (sem espaços)
4. Prima a tecla {Enter}.
Se por engano, digitar um nome incorrecto é perfeitamente possível eliminá-lo.
Efectuar Cálculos Avançados – Excel 2007
Objectivos
Introdução
Para atribuir um nome a uma célula, siga os seguintes passos:
Utilizar Nomes
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 37 1. Seleccione o intervalo de células,
2. Clique na Caixa de nome (Name Box) à esquerda da barra de ferramentas; 3. Insira o nome para o intervalo;
4. Prima a tecla {Enter}
1. No separador Fórmulas (Formulas), clique sobre Gestor de Nomes (Name Manager); 2. Seleccione o Nome (ou nomes) a eliminar;
Para seleccionar vários nomes seguidos, clique no primeiro, prima a tecla {Shift} e clique no último. Para seleccionar nomes intercalados clique sobre os mesmos enquanto mantém premida a tecla {Ctrl}.
3. Prima o botão Eliminar (Delete).
Como anteriormente foi referido, definindo um nome a uma célula ou a um conjunto de células é possível seleccionar a respectiva célula ou intervalo a partir de qualquer folha do mesmo livro.
1. Clique na seta de opção localizada do lado direito da caixa de Nome;
2. Clique sobre o nome (Name) que pretende seleccionar (célula ou intervalo).
A atribuição de nomes a células transforma a célula imediatamente numa referência absoluta, sendo desnecessário fixá-lo com outros procedimentos. Por esta razão é também muito utilizada em fórmulas e funções.
1. Inicie a Fórmula onde pretende inserir o Nome (Name);
2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a janela Colar nome (Paste Name); Para criar um nome num intervalo de células, siga os seguintes passos:
Para eliminar Nomes, siga os seguintes passos:
Para seleccionar a célula ou intervalos de células, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 38 3. Clique duas vezes no Nome (Name) que pretende utilizar;
4. Termine a fórmula ou função.
Quando se atribuem vários nomes num livro é frequente ser necessário consultá-los rápida e eficazmente. É possível, em Excel, colar uma lista de nomes que inclua não só os nomes definidos como as células ou intervalos a que cada nome se refere.
1. Coloque como célula activa onde pretende colar a lista; 2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a Lista de nomes; 3. Clique em Colar Lista (Paste List).
Já criou fórmulas utilizando dados situados numa só folha de cálculo e agora pretende criar fórmulas que incluem dados situados em várias folhas de cálculo.
Poderá precisar de efectuar cálculos com dados que estão localizados em várias folhas de cálculo. Pode cortar e colar todos os dados e colá-los numa só folha de cálculo mas, se os dados originais forem alterados, a cópia ficará desactualizado e os cálculos incorrectos. Em vez de cortar e colar os dados, pode efectuar cálculos utilizando os dados das respectivas folhas de cálculo numa fórmula. Deste modo os seus cálculos serão sempre actualizados, independentemente da localização dos dados utilizados.
Para realizar um cálculo entre folhas bem sucedido é necessário respeitar duas regras fundamentais:
• Se for necessário mudar de folha durante o cálculo: Antes de mudar de folha é fundamental colocar antes o símbolo da operação que vai utilizar. Se esta regra for desrespeitada perderá, quando mudar de folha, a informação da célula anterior; • Se a última célula do cálculo for numa folha diferente da inicial: Termine a conta,
premindo a tecla {Enter} antes de retornar à folha inicial. Quando realiza este procedimento volta automaticamente à folha inicial.
Para colar a Lista de Nomes na sua Folha de cálculo, siga os seguintes passos:
Efectuar Cálculos entre Folhas de Cálculo
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 39 1. Active a célula onde pretende que surja o resultado;
2. Coloque o símbolo de igual (=);
3. Clique nas células e nos operadores desejados. Se a célula pretendida estiver noutra folha, basta abrir a Folha pretendida e clicar sobre a célula desejada (respeitando sempre a regra de colocar o operador antes de mudar de folha).
4. Quando clicar na última célula do cálculo, independentemente da Folha onde se encontra, prima {Enter} para terminar o cálculo.
1. Seleccione a célula onde pretende que seja visualizado o resultado da fórmula; 2. Insira a Função que pretende utilizar;
3. No ponto de inserção do intervalo de dados aceda à folha de cálculo onde se encontra e, em seguida, seleccione o intervalo de células pretendido;
4. Termine a fórmula premindo a tecla {Enter}.
Definição:
EXEMPLO:
Designa-se por consolidação de dados a utilização da mesma referência de células de várias folhas de cálculo. Cada referência contém um ponto inicial (a primeira folha de cálculo), ponto final (última folha de cálculo) e uma referência de células. Este comando pode ser utilizado em funções e fórmulas específicas.
1. Seleccione a célula onde pretende que seja visualizado o resultado da fórmula; 2. Insira a função que pretende utilizar;
Cálculos Manuais
Para efectuar cálculos manuais entre folhas, siga os seguintes passos:
Cálculo com funções
Para efectuar cálculos com funções entre folhas, siga os seguintes passos:
Para efectuar cálculos entre folhas com estrutura semelhante, siga os seguintes passos:
Consolidação Dados em Folhas com Estrutura semelhantes
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 40 3. Clique na primeira folha do intervalo que pretende;
4. Na primeira folha, clique na célula ou seleccione o intervalo de células que pretende consolidar;
5. Mantendo premida a tecla {Shift}, clique sobre a última folha do intervalo a calcular; 6. Termine a fórmula premindo a tecla {Enter}.
As funções são fórmulas predefinidas que executam cálculos utilizando calores específicos denominados por argumentos, numa ordem ou estrutura específica. As funções podem ser utilizadas para executar cálculos simples ou complexos.
ESTRUTURA - A estrutura de uma função começa com o sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntesis inicial; os argumentos da função separados por ponto e virgula e um parêntesis final.
ARGUMENTOS – Os argumentos podem ser células, conjuntos de células, nomes, texto, ou valores lógicos do tipo “Verdadeiro” ou “Falso
Para utilizar funções, o Excel possui a caixa de diálogo Inserir Função (Insert Function) que o ajuda a inserir as funções na folha de cálculo. Ao seleccionar uma função na caixa de diálogo, é mostrado uma breve descrição sobre a respectiva função, como definir os seus argumentos, o resultado actual da função e o resultado actual da fórmula inteira.
”.
EXEMPLO:
Financeiras (Financial) Incluem cálculos financeiros comuns incluindo cálculos de contabilidade e finanças
Data e Hora (Data & Time) Efectuam cálculos que envolvem dados relacionados com datas e horas.
Matemática e Trigonometria Efectuam cálculos matemáticos simples e complexos Estatística (Statistical) Efectuam cálculos estatísticos em intervalos de dados Consulta e Referência
(Lookup & Reference)
Localizam valores numa tabela correspondente ou lista que contenha os dados para o cálculo
Base de Dados (Database) Efectuam cálculos relacionados com Base de dados Texto (Text) Permitem a manipulação de texto
Lógica (Logical) Contêm funções com lógica
Efectuar Cálculos com funções
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 41 Informações (Informations) Apresentam informações relacionadas com o tipo de Dados
existentes nas células
Engenharia (Engineering) Apresentam informações relacionadas com o tipo de dados existentes nas células.
Cubo (Cube) Contêm funções relacionadas com a utilização de cubos OLAP Tabela 1-1: categorias de Funções existentes no Microsoft Office Excel 2007.
.
1. Seleccione a célula onde pretende inserir o resiltado da fórmula;
2. Aceda ao separador Fórmulas (Formulas) e clique sobre o botão desejando:
• Se pretende utilizar Funções Financeiras (Financial) Lógica (Logical) Texto (Text) Data e Hora (Date & Time)
Procura e referência (Lookup & Reference) ou Matemática e trignometria (Math & Trig) basta clicar sobre a categoria desejada.
• Se a função desejada se encontra na categoria Estatistica (Statical), Engenharia (Engineering), Cubo (Cube) ou informação (Information) é necessário clicar no botão Mais Funções (More Functions)
• Se pretende utilizar funções de Base de Dados (Database) é necessário clicar no botão Inserir Função (Insert Function) e escolher a categoria pretendida, 3. Clique sobre a função pretendida;
4. Clique sobre OK para aceder à caixa de diálogo argumentos de Função (Function Arguments);
5. Insira os argumentos da função;
Encontra uma lista de todas as funções existentes no Excel, bem como a sua descrição no final deste manual.
Neste capítulo resolveu questões matemáticas complexas efectuada cálculos avançados que utilizando nomes quer realizando cálculos entre folhas. Utilizou, também, as Funções Avançadas do Excel.
No próximo capítulo abordaremos o papel dos gráficos na interpretação clara, imediata e eficaz de dados.
Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo: Para efectuar cálculos com uma função, siga os seguintes passos:
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 42 1. Indique, para cada uma das afirmações, se as opções apresentadas são correctas
(coloque um C no respectivo quadro) ou incorrectas (coloque um I no respectivo quadrado). Poderá existir mais que uma resposta correcta para cada afirmação.
A actualização de Nomes apresenta várias vantagens, entre elas:
• Evita inserir funções em células……… • Melhora a interpretação de Fórmulas………. • Permite seleccionar rapidamente intervalos extensos de células……… O Último passa para dar um Nome a uma célula ou a conjuntos de células é:
• Aceder à caixa de nome………. • Premir a tecla {F3} ………. • Premir a tecla {Enter} ……… É possível realizar Cálculos entre Folhas desde que:
• No fim da fórmula se prima logo a tecla {Enter} ………. • Antes de mudar de Folha se prima a tecla {Enter} ……… • Antes de Mudar de Folha se coloque o símbolo *,/,+ ou - ……….. 2. Faça corresponder as Funções (lado esquerdo) à Categoria respectiva (Lado Direito);
CONTAR.SE (COUNTIF) Lógica (Logical)
PROCV (VLOOKUP) Consulta e referência (Lookup & Reference)
PGTO (PMT) Estatística (Statistical)
DIAS360 (DAYS360) Matemática e trigonometria (Math & Trig)
SOMA.SE (SUMIF) Financeiras (Financial)
SE (IF) Data e hora (Date & Time)
MODA (MODE) HOJE (TODAY) AMORT (SLN) AGORA (NOW)
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 43 Neste capítulo irá criar e personalizar gráficos.
Irá:
• Criar gráficos; • Formatar gráficos; • Alterar i topo de gráfico.
Inseriu dados numéricos numa folha de cálculo e agora pretende analisar esses dados de uma forma mais eficaz visualmente. Para visualizar os dados num formato compacto, pode criar um gráfico. Neste capítulo irá criar e personalizar gráficos de dados inseridos numa folha de cálculo.
Figura 2-22: Exemplo de gráfico.
Quando cria um gráfico, a leitura e análise dos seus dados torna-se mais fácil e imediata do que em tabelas.
Definição:
• Intervalo de dados – Intervalo de células que contém os dados reais que estão representados em gráfico (no exemplo Receitas, Despesas e Totais);
Um gráfico é uma representação visual de informação baseada em dados de ma folha de cálculos. Um gráfico contém:
Objectivos
Introdução
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 44 • Ponto de Dados – Um item de dados (uma célula) num intervalo de dados (no
exemplo de receita de Janeiro);
• Linha de dados – Linha de células onde cada célula contém uma única informação, tal como um item, um valor ou uma quantidade. Uma linha de dados contém vários pontos de dados (dados de Fevereiro).
• Série de dados – Uma coluna que contém os mesmos pontos de dados (no exemplo, receitas).
EXEMPLO:
Existem vários tipos de categorias de gráficos mas iremos debruçarmo-nos sobre os mais utilizados no dia-a-dia. Os restantes são também utilizados, embora em áreas profissionais
muito específicas.
TIPO ÍCONE UTILIZAÇÃO
Coluna (Column) Permite visualizar e comparar eficazmente dados de tabelas onde existem várias categorias ou itens.
Barras (Bar) Muito semelhante ao anterior, embora disponha as barras horizontalmente. Utilizando maioritariamente quando são comparados itens individuais.
Circular (Pie) Utilizado quando existe uma população analisada, da qual são extraídos porções (por exemplo, intenções de voto, distribuição de género, grupos etários). As diferentes secções representam os grupos e percentagem correspondente e o total do gráfico representa a população.
Anel (Doughnut) Muito semelhante ao anterior, mas permite diferentes séries e categorias no mesmo gráfico, embora por vezes dificulte a leitura dos valores.
Linha (Line) Utilizado frequentemente na área financeira. Permite representar graficamente, por exemplo, o crescimento de várias empresas ao longo de iguais períodos de tempo.
As linhas são representadas com formatações diferentes, o que facilita bastante a interpretação dos dados.
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 45 Dispersão (Scatter) Utilizado principalmente na área científica e estatística, este
gráfico permite representar diferentes naturezas de valores para que os mesmos possam ser analisados e comparados.
Tabela 2-1: Exemplo de gráficos comummente utilizados.
1. Seleccione os Dados que pretende visualizar no gráfico bem como as suas descrições; Os seus dados apresentados em gráficos não precisam de estar em linhas ou colunas adjacentes. Basta premir a tecla {Enter} e seleccionar as células pretendidas ou intervalos de células que pretende definir para o gráfico.
2. Aceda ao Separador Inserir (Insert);
3. No grupo Gráficos (Charts), clique sobre a categoria que pretende utilizar; 4. Clique sobre o gráfico que pretende inserir;
5. O gráfico será automaticamente inserido na folha de dados
Uma vez criado o gráfico, pode formatar cada objecto constituinte do gráfico para que este seja apresentado de forma a ir ao encontro das suas necessidades.
Existe uma grande variedade de objectos num gráfico. A Tabela 2-1 apresenta os objectos do gráfico disponíveis.
OBJECTO FUNÇÃO
Título do Gráfico Identificar o gráfico.
Eixo Horizontal Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo Eixo Vertical Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo
Eixos Nos gráficos que apresentam várias séries de dados, o eixo X mostra a série de dados em cada categoria e o eixo do Y apresenta o modo com os dados são medidos (dinheiro, horas…)
Linhas de Grelha Clarificar a leitura dos dados, colocando linhas quer na vertical quer horizontalmente.
Rótulos de Dados Apresentar valores numéricos, percentagens ou nomes dos dados representados de maneira a identificar os valores apresentados de forma exacta.
Tabela de Dados Apresentar os dados da folha de cálculo na qual o gráfico se baseia, numa tabela por debaixo do gráfico.
Legenda Indicar a atribuição de cores das séries de dados. Tabela 2-2: Descrição de objectos de um gráfico.
Criação de gráficos
Para criar um gráfico, siga os seguintes passos:
Formatar gráficos
Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 3 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço 46 Figura 2-23: Objectos de um gráfico.
Como ficou claro anteriormente é possível realizar várias alterações num gráfico. Quando o mesmo é inserido as opções são pré-definidas pelo Excel mas, pode realizar quaisquer alterações que considere pertinentes. A tabela seguinte ilustra quais os procedimentos a adoptar para essa formatação e configurações.
Alterar o tipo (Type) de gráfico Separador Estrutura (Design), Grupo Tipo (Type) Inverter os Eixos Horizontal e
Vertical
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data) Alterar a Selecção inicial dos
Dados
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data) Modificar o esquema geral do
Gráfico
Separador Estrutura (Design), Grupo Esquemas de Gráficos (Chart Layouts)
Modificar o aspecto global do gráfico.
Separador Estrutura (Design), Grupo Estilos de Gráficos
(Chart Styles)
Colocar o Gráfico noutra folha
Separador Estrutura (Design), Grupo Localização
(Location) Configurar o Título do Gráfico
(Chart Title)
Separador Esquema (layout), Grupo Rótulos (Labels) Apresentar ou ocultar os
Títulos dos Eixos (Axis Titles)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rótulos (Labels) Apresentar, modificar
localização ou ocultar Legenda (Legend)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rótulos (Labels)
Apresentar Rótulos de Dados (Data Labels)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rótulos (Labels) Incluir Tabela de dados (Data
Table)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rótulos (Labels) Alterar configuração ou
retirar os eixos (axes)
Separador Esquema (layout), Grupo Eixos (Axes)
