Da administração à gestão dos recursos, o papel dos sistemas e tecnologias da

(1)

Ministério das Finanças e da Administração Pública

Instituto de Informática

Da administração à gestão dos

recursos,

o papel dos sistemas e tecnologias da

informação

João Catarino Tavares

(2)

Agenda

• Situação actual e principais desafios que se

colocam

• O SIGRAP

• O papel dos responsáveis dos sistemas e

tecnologias da informação

(3)

Objectivos de Gestão na AP

Ópticas

• A Reforma da Administração Pública (RAP) lança novos desafios na

gestão dos recursos públicos:

Eficiência

Economia

Eficácia

Verifica-se, no entanto, que os dirigentes da Administração Pública (AP) não dispõem das ferramentas necessárias para atingir os seus objectivos.

Gestão dos RAP

3 E’s

(4)

Situação Actual da Informação de Gestão na AP

• A Informação de Gestão existente não está adequada às novas exigências da gestão na AP:

Não existente Não fiável Não integrada Atrasada

Situação Actual da Informação de Gestão da AP

Informação fundamental para

a gestão e controlo da AP não existe (Ex.:

Balanço do Estado) Informação obtida através de processos não automáticos com correcções manuais Informação organizada em “silos” funcionais (Ex.: receita, despesa, etc.) não existindo visão integrada dos diversos recursos da AP Informação disponibilizada com um grande atraso, de limitada utilidade para a gestão (Ex.: Conta Geral

(5)

Da cadeia de valor para …

•Integração no organismo;

•Optimização no organismo.

(6)

Características

• Noção de organismo como uma entidade isolada e “auto-sustentada”

• Redundância, em:

» Infra-estruturas; » Aplicações; » Recursos; » Investimentos …

• Desadequação entre:

» Crescente aumento da necessidade de transversalidade dos processos

(interoperabilidade) e fecho da organização dentro das suas fronteiras;

» Organização e tecnologias da informação; » Back Office e Front Office;

(7)

Principais desafios

Hierarquia dos desafios

Organizacionais

Processos

Tecnológicos

Nível de dificuldade Difícil Fácil

(8)

Ritmo das mudanças

1950 ₁₉₈₀ ₂₀₀₀ Anos Meses Semanas Dias Organização Processos Tecnologia

(9)

Principais desafios

• Organizacionais:

» Acabar com a redundância de funções na Administração Pública

» Identificar os processos comuns e as áreas fins na Administração Pública

centralizando os primeiros e descentralizando os segundos

» Definir claramente que serviços devem e não devem ser prestados; » Criar uma cultura de colaboração

• Processos

» Desenvolver os processos transversais;

» Identificar os principais repositórios de informação e as entidades

responsáveis;

» Definir os ciclos de vida das entidades informacionais e os processos de

actualização

• Tecnológicos

» Criar infra-estruturas partilháveis;

» Assegurar a integração e interoperabilidade dos sistemas; » Optimizar e profissionalizar a gestão dos recursos;

(10)

A rede de valor

•Colaboração;

•Partilha e integração;

•Optimização na rede.

Rede de valor

Organismo Organismo Organismo Organismo Organismo Organismo Organismo Organismo A B C D E F G H

(11)

Como abordar os desafios

Colaboração

Empreendorismo

Coordenação

Eficácia

Eficiência

Economia

(12)

Agenda

• Situação actual e principais desafios que se

colocam

• O SIGRAP

• O papel dos responsáveis dos sistemas e

tecnologias da informação

(13)

SIGRAP

– Sistema de Informação de Gestão dos Recursos da

Administração Pública

!

O SIGRAP surge após o

projecto SIAFE.

!

Na continuidade, com o

projecto SIGRAP,

estendeu-se o âmbito também aos

Recursos Humanos e

Patrimoniais.

!

Um projecto que está para

além das mudanças de

governo.

• 2002-03-08 Despacho MF • 2002-05-23 Despacho SEO

SIAFE

(14)

A arquitectura do sistema de Informação

Planeamento Inicial Arquitectura de Informação Arquitectura Aplicacional Arquitectura de Integração Arquitectura de Infra-Estrutura

Plano de Transição da Situação Actual para a Futura Modelo de Actividades da AFE Sistemas e Tecnologias Actuais na AFE

Levantamento / Diagnóstico

Fonte: Modelo Spewak (adaptado)

Arquitectura

Plano

(15)

O

SIG

RAP

tem como principal objectivo permitir a criação de condições

para a integração e interoperabilidade dos vários sistemas de

informação dos Recursos da Administração Pública, tendo em vista

acelerar a obtenção de informação global, fiável e oportuna.

Este sistema constitui-se como uma ferramenta fundamental para a

operacionalização da gestão dos recursos públicos numa óptica de

(16)

Caracterização

Visão SIGRAP

!

O

SIG

RAP

deve ser considerado um Programa Estruturante, a

partir do qual se desenvolve um plano de acção com iniciativas em

várias vertentes. A sua visão suporta-se em três grandes eixos:

Eixos SIGRAP

Arquitectura SIGRAP

Concepção e desenvolvimento de uma Arquitectura de Sistemas que permita a visão integrada da informação de Recursos Financeiros, Humanos e Patrimoniais

CIO

Racionalização dos sistemas informáticos de suporte aos Sistemas de Informação das entidades envolvidas no SIGRAP

Estrutura SIGRAP

Constituição de uma estrutura organizacional responsável pelo SIGRAP (ESIGRAP)

(17)

!

O âmbito do SIGRAP é abrangente mas com competências

funcionais diferenciadas:

Caracterização SIGRAP

Âmbito Funcional SIGRAP

• Regras de funcionamento

• Normalização e certificação

• Apoio à construção de sistemas de uso comum

• Garantir a construção, gestão e exploração de sistemas Nor m as de In terop e rabilida d e Mecanismos de In tegração Âmbito funcional RECU_RSOS

HUMA_NOS RECURS

OS

RIMONIAIS

RECURSOS

SISTEMAS OPERACIONAIS

Sistem_{as Centrais de Consolidação eInform}ação Repositórios Comuns

(18)

!

Considerando diferentes metas decorrentes da implementação das

iniciativas do Programa SIGRAP, são expectáveis benefícios

concretos, de que são exemplos:

Recursos Financeiros

Recursos Patrimoniais Recursos Humanos

Capacidade de geração do Balanço do Estado Capacidades de Construção e Gestão do Cadastro Geral de Bens do Estado Optimização na geração do Balanço Social do Estado

Perspectiva Gestão

Principais Benefícios SIGRAP

(19)

! Balanço do Estado (em tempo útil) constitui uma ferramenta fundamental para a gestão da AP, permitindo construir diversas análises e dar

respostas a questões, de que são exemplos:

Perspectiva Gestão

Exemplos de Benefícios SIGRAP

!Quais as dívidas assumidas pelo Estado)?

!Qual a receita emitida não cobrada?

!Gestão integrada de fornecedores

!Análise de rentabilidade e performance

!Qual e quanto vale o património imobiliário do Estado?

!Onde estão localizados os imóveis do Estado?

!Que organismos gerem que imóveis?

!Plano de manutenção e seus custos previsionais

!Qual o nº de efectivos por categoria?

!Qual o aumento do orçamento decorrente da evolução normal nas carreiras?

!Qual o nível de absentismo?

!Qual o esforço financeiro associado ao absentismo?

!Quais e quanto custam as necessidades de RH?

!Qual o impacto no orçamento da planificação de carreiras?

!Qual a rentabilidade (comparativa) de utilização de activos por organismo?

!Qual a taxa de utilização financeira dos espaços?

!Qual o impacto do plano de manutenção no orçamento?

!Qual o custo real das actividades da AP, baseado em modelos de Activity Based Cost?

(20)

Arquitectura SIGRAP

Integração

Aplicações

Informação

ARQUITECTURA SIGRAP

Infra-estrutura

(21)

Arquitectura Aplicacional

Modelo Global Repo sitório s Comuns Centralização/ Consolidação da Informação Informação de Gestão (Business Intelligence) Sistemas Operacionais Uso Comum Uso Específico SRH INFOGEP INSPIMO IPVE SGI Impost. P21 BEP SPS SIADAP … STADA … SLE SCA TARGET SFA … SGT SCE SCR SFA SGR BDAP

Data Mart (DM) SIGRAP

DM1 DM2 DM3 DM4 DM5 DMN

Data Warehouse (DW) SIGRAP Consolidação T a belas Gera is (T G ) [O rg an ism o s , ca rr e iras, ca te g o rias , … ] TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5 TG N EIS, DSS,… SIGRAP CIBE local SCC/POCPi SIC/POCP DW POCP Consolidação POCP CIBE In te g raç ão Aplicações Informação ARQUITECTURA SIGRAP Infra-estrutura

(22)

Arquitectura de Informação

DADO S INFORMAÇÃ O DADO S TRA N SACCI ON A IS Centrali- zação/Con-solidação da Informação Informação de Gestão (Business Intelligence) Bases de Dados Transac-cionais Componente de Data Warehouse SIADAP SIADAP …… SGR SGR SFA SFA CIBE CIBE SIC/POCP SIC/POCP … … Data Mart Data Mart

Query, Reporting, OLAP e Data Mining

DW POCP DW SIGRAP

…

Bus de Informação

Selecção, Transformação e Agregação

Limpeza e Transformação SRH SRH BDAP SCE SFA SFA SGT SGT SCR SCR SCC/

SCC/POCPiPOCPi CIBECIBE Central

Central Limpeza, Extracção, Transformação e Carregamento

Repositórios Comuns Componente de Metadados Repositóri o de Meta dados TABELAS GERAIS (TG) [Organismos, carreiras, categorias, …] Organismos Trabalhadores Emprego DGAP Class. Económica Class. Orgânica DGO Fontes FInanceiras DGT … Rep. Finanças DGCI … Bancos … …

(23)

RIGORE – Um projecto SIGRAP

• O projecto RIGORE – Rede Integrada de Gestão Orçamental e dos

Recursos do Estado é um dos projectos que faz parte do SIGRAP.

• O Instituto de Informática (II), em conjunto com a Direcção Geral do

Orçamento (DGO), foi encarregue de desenvolver uma solução

informática, de suporte ao POCP, que possa ser generalizada

rapidamente a todo o Sector Público Administrativo e que:

» garanta a normalização dos dados e processos; » implemente as melhores práticas;

» garanta uma maior integração (Tesouro e Património);

» assegure uma consolidação mais rápida da informação a 3 níveis:

organismo, sectorial e nacional;

» reduza os encargos públicos;

» seja disponibilizado em regime de prestação de serviços (ASP);

(24)

A solução dá suporte às fases de:

e abrange as áreas de:

Áreas a cobrir pela solução POCP

!Gestão patrimonial

!Contabilidade orçamental !Contabilidade geral

!Contabilidade analítica

!Gestão financeira (Tesouraria)

!Vendas de bens e prestação de serviços

e facturação

!Aquisições de bens e serviços

!Gestão de existências em armazém

!Consolidação

!Ligação à Tesouraria do Estado !Indicadores de desempenho da

actividade

(25)

Modelo actual

Investimento Recursos humanos

Gestão

Elevado

(Posse de todos os meios) (Partilha dos meios)Baixo

Foco no trabalho administrativo e operacional Foco no serviço ao cidadão Táctica Estratégica Novo Modelo

Pressupostos dos Serviços Partilhados

• Os organismos

» Mantêm as suas competências de gestão

» Não necessitam de recrutar administrativos com novas competências » Não necessitam de contratar serviços de consultoria técnico contabilística » Ficam mais focados nas suas actividades fim

(26)

Serviço partilhado de Suporte Informático Serviço partilhado de Suporte Operacional Contabilidade Serviços Executores Contabilidade Bases de Dados Operacionais

ASP do Instituto de Informática

Sistemas Centrais POCP RIGORE DataMarts Sistemas de Apoio à Decisão DataWareHouse Contabilidade

(27)

Agenda

• Situação actual e principais desafios que se

colocam

• O SIGRAP

• O papel dos responsáveis dos sistemas e

tecnologias da informação

(28)

Externa (para a missão) Interna (para SI) Seguidor Visionário “Impulsionar a missão através da tecnologia” Líder da Missão

“Soluções tecnológicas pelo desejo de tecnologia Empreendedor de SI/TI Liderança de SI/TI ORIENTAÇÃO Visão Desejada Estado Actual

G

A

P

“gerir eficientemente a tecnologia” Fornecedor de Serviços Parceiro Estratégico “Obtenção de objectivos de missão através da tecnologia”

O papel do SI/TI

(29)

Modelo de organização dos SI

Market-Focused

IT-Focused Internal

Customer-Focused Profit Generator

Internal

Service

Company

(ISCo)

Process-Based

Silos

Valor

Silos

Serviço

Proactivo

Reactivo

Centro de

investimento

Centro de

proveitos

Centro de

custo

Serviço

Partilhado

Diferenciação

Fonte: Gartner - The Evolving Role of

(30)

Perfil de um Responsável pelos Sistemas de Informação

Architectural Purveyor Technology Interpreter Process Consultant Financial Analyst Change Agent Educator Lobbyist Recruiter Knowledge Purveyor Business Analyst Venture Capitalist Conceptualist Innovator Economist Risk Manager Politician Application Purveyor Vendor Manager Project Manager Asset Manager Problem Manager Skills Manager

A service and

governance role

An operational,

stewardship role

A strategic,

visionary role

IT Drives the Business IT Enables the Business IT Supports the Business