07-_GESTAO_DE_DOCUMENTOS_E_ARQUIVISTICA.pdf

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Curso Técnico em Serviços Públicos

Zélia Freiberger

Gestão de Documentos

e Arquivística

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(4)

Zélia Freiberger

2ª edição 2ª edição

2010

Cuiabá-MT

Gestão de Documentos

e Arquivística

(5)

Alice Maria Teixe

Alice Maria Teixeira de ira de SabóiaSabóia Presidência da República Federativa do Brasil

Presidência da República Federativa do Brasil

Ministério da Educação

Secretaria de Educação a Distância

Presidência da República Federativa do Brasil

Ministério da Educação

Secretaria de Educação a Distância

Comissão Editorial Comissão Editorial Designer Educacional Designer Educacional Diagramação Diagramação

Elizabeth Köck Carvalho Netto Elizabeth Köck Carvalho Netto

Ilustrador Ilustrador Téo Miranda Téo Miranda Revisão Revisão Projeto Gráfico Projeto Gráfico e-Tec/MEC e-Tec/MEC

Profª Drª Maria Lucia Cavalli Neder - UFMT Profª Drª Maria Lucia Cavalli Neder - UFMT Profª Drª Ana Arlinda de Oliveira -

Profª Drª Ana Arlinda de Oliveira - UFMTUFMT Profª Drª

Profª Drª Lucia Helena Vendrusculo Possari - UFMTLucia Helena Vendrusculo Possari - UFMT Prof. M. Sc. Oreste Preti

Prof. M. Sc. Oreste Preti - UAB/UFMT- UAB/UFMT

Profª Esp. Mércia Freire Rocha Cordeiro Machado - IFPR Profª Esp. Mércia Freire Rocha Cordeiro Machado - IFPR

Ana Arlinda de Oliveira Ana Arlinda de Oliveira

Alice Maria Teixeira de Sabóia

F86

F862g 2g , , ZéliaZélia

Gestão de Documentos e Arquivística /

Gestão de Documentos e Arquivística / Zélia Freiberger -2 ed.Zélia Freiberger -2 ed. Cuiabá: EdUFMT; Curitiba: IFPR, 2010.

Cuiabá: EdUFMT; Curitiba: IFPR, 2010. 86p.: il. ;

86p.: il. ; color. color. .. Inclui bibliografia Inclui bibliografia ISBN

ISBN 978-85-801978-85-8018-030-58-030-5

1. Documentos - Gestão 2. Documentos - Arquivo - Métodos 3. 1. Documentos - Gestão 2. Documentos - Arquivo - Métodos 3. Informaçã

Informação - To - Tecnologia - Tecnologia - Técnicas - 4. Arquivísticécnicas - 4. Arquivística - Ta - Textos didáticextos didáticos 1. os 1. I.I. Título.

Título. Freiberger Freiberger © Instituto Federal de

Este caderno foi elaborado em parceria entre o IFPR e a Universidade Federal

de Mato Grosso para

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Prezado estudante,

Bem-vindo ao e-Tec Brasil

Você faz parte de uma rede nacional pública de ensino, a Escola Tecnica Aberta

Brasil, instituída pelo Decreto nº 6.301, de 12 de dezembro 2007, com objetivo de

democratizar o acesso ao ensino técnico público, na modalidade a distância. O

programa é resultado de uma parceria entre o Ministério da Educação Profissional e

Tecnológica (SETEC), as universidades e escolas técnicas estaduais e federais.

A Educação a distância no nosso país, de dimensões continentais e grande

diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao garantir

acesso à educação de qualidade, e promover o fortalecimento da formação de jovens

moradores de regiões distantes, geograficamente ou economicamente, dos grandes

centros.

O e-Tec Brasil leva os cursos técnicos a locais distantes das instituições de ensino e

para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir o ensino

médio. Os cursos são ofertados ela instituições públicas de ensino e o atendimento

ao estudante é realizado em escolas-polo integrantes das redes públicas municipais

e estaduais.

O ministério da Educação, as instituições públicas de ensino técnico, seus servidores

técnicos e professores acreditam que uma educação profissional qualificada

--integradora do ensino médio e educação técnica, - é capaz de promover o cidadão

com capacidades para produzir, mas também com autonomia diante das diferentes

dimensões da realidade: cultural, social, familiar, esportiva, política e ética.

Nós acreditamos em você!

Desejamos sucesso na sua formação profissional!

Ministério da Educação

Janeiro 2010

Nosso contato etecbrasil@mec.gov.br

e-Tec Brasil

Apresentação e-Tec Brasil

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Indicações do Ícones

Ícones -

elementos gráficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e

facilitar a organização e a leitura hipertextual.

!

A-Z

ATENÇÃO:

indica pontos de maior relevância no texto.

SAIBA MAIS:

oferece novas informações que enriquecem o assunto ou

“curiosidades” e notícias recentes relacionadas ao tema

GLOSSÁRIO

:

indica a definição de um termo, palavra ou expressão

utilizada no texto.

MÍDIAS INTEGRADAS:

remete o tema para outras fontes: livros, filmes,

músicas,

sites

_{, programas de TV.}

ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM

:

apresenta atividades em diferentes

níveis de aprendizagem para que o estudante possa realizá-las e conferir

o seu domínio do tema estudado.

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Sumário

Palavra da professora-autra. . . 11

Aula 1 - Gestão de Documentos . . . 13

Objetivos da Gestão de Documentos . . . 16

Classificação de Documentos . . . 19

Métodos de Classificação de Documentos . . . 22

2 - Avaliação Documental . . . 29

Correspondência, sua Classificação e Caracterização . . . 32

3 - Introdução ao Estudo do Arquivo. . . 35

Roteiro para Organizar Arquivos . . . 39

Modelo de Plano Arquivístico . . . 43

Escolha das Instalações e Equipamentos . . . 45

Aula 4 - Sistemas E Métodos De Arquivamento . . . 51

Método Alfabético . . . 55

Método Geográfico . . . 58

Métodos Numéricos . . . 60

Método Numérico Cronológico e Dígito Terminal . . . 62

Métodos por Assunto . . . 63

Aula 5 - O Conceito de Tecnologia da Informação. . . 67

A Tecnologia da Informação Aplicada à Arquivística. . . 70

Arquivos Especiais . . . 74

Dicas de Conservação e Organização de Documentos . . . 75

Retomando a conversa inicial . . . 81

Referências bibliográficas . . . 83

Currículo da professora-autora . . . 85 Aula

Aula

(11)

(12)

Prezado (a) aluno (a):

A disciplina de

“Gestão de Documentos e Arquivística”

é de extrema

importância para o Curso Técnico em Gestão Pública.

Vivemos na era da informação, e documentos são produzidos em grande escala

tanto por organizações públicas quanto privadas. Saber gerir, controlar e arquivar

esses documentos de forma eficiente tornou-se um diferencial competitivo,

especialmente no setor público.

Diante disso, este livro foi elaborado com o objetivo de despertar em você o

interesse em conhecer mais sobre um assunto que está se tornando, cada vez mais,

necessário na atualidade: a gestão de documentos e arquivística. Para tanto,

buscamos, por meio do diálogo com autores renomados, os fundamentos e

conceitos que, aliados a nossa experiência profissional, com certeza irão contribuir

para seu aprendizado.

Para facilitar a aquisição de conhecimento, dividimos o conteúdo em aulas e, ao

final, você encontrara atividades de aprendizagem, visando consolidar o conteúdo

estudado. Desse modo, espero que você, meu querido aluno, aproveite sua grande

capacidade de autodeterminação para continuar buscando mais conhecimentos a

respeito dos assuntos contidos neste livro, o que, com certeza, fará um enorme

diferencial em sua carreira. Nesse aspecto, ter disciplina de estudo é essencial para

levar a bom termo a tarefa a que você se propôs.

Aproveite bem as aulas, o conteúdo deste livro e faça um intercâmbio de

informações com seus colegas. Esta é e será sempre a melhor forma de concretizar o

aprendizado. Desejo-lhe muito sucesso nesta caminhada.

Um grande abraço e bons estudos!

Professora Zélia Freiberger

Palavra da professora-autora

e-Tec Brasil

11

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AULA 1

Gestão de Documentos

e-Tec Brasil

13 e-Tec Brasil

Objetivos: 1.Conhecer a Gestão de documentos com relação à sua função e legislação 2.Identificar os principais objetivos da gestão de documentos. 3.Conhecer os principais métodos de classificação de documentos

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Nesta aula conheceremos a Gestão de Documentos. Saberemos quando ela surgiu, qual é sua função, qual a legislação que lhe é pertinente e qual o órgão oficial trata da gestão documental. É a partir da gestão de documentos que se faz um correto arquivamento. Assim, o domínio deste assunto é vital para as demais aulas que veremos na sequência.

O que é escrita?

A escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressão permanente, recorreu a uma engenhosa disposição de objetos simbólicos ou a sinais materiais (nós, entalhes, desenhos), que constituíram a base dos primeiros sistemas de escrita (Paes, 2005, p. 15).

Na medida em que os povos evoluíram e atingiram graus elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizações mais adiantadas, esses sistemas de escrita evoluíram, até a invenção da escrita fonética, ou seja, a invenção do alfabeto.

Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares.

Surgiram assim os arquivos, destinados não só a guarda dos tesouros culturais da época, como também à proteção dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. Segundo Paes (2005), há dúvidas quanto à origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.

Galvão (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem latina que, no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. “Pode ser considerada como um conjunto de soluções utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira conveniente” (Santos, 2002).

No Brasil a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (Artigo 3º Lei nº 8.159/91)

.

e-Tec Brasil

15

Gestão de Documentos e Arquivística

(17)

Para que você fique bem informado, citaremos alguns artigos da lei de gestão de documentos.

Lei nº 8.159/91

“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

Art. 4º. “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.”

Art. 6º. “Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.“

Conforme estabelecido em lei, a gestão de documentos está diretamente ligada ao uso de técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acúmulo de documentos desnecessários (Santos, 2002).

Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente no local do seu trabalho. Como é realizada a gestão de documentos do seu setor? Quem são os responsáveis pela guarda desses documentos? Há um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira? Você considera que a atual gestão de documentos do seu setor é eficiente? Como você poderia sugerir melhorias nesse aspecto?

Nesta aula tratamos da gestão de documentos. Vimos que a Lei nº 8.159/91 dispõe sobre a gestão de documentos no Brasil. Esta lei pode ser consultada na íntegra no site do CONARQ que é um órgão colegiado vinculado à Casa Civil da Presidência da República. Deixo como dica uma visita ao site oficial para conhecer outras resoluções pertinentes ao assunto.

Você vai conhecer quais são os objetivos da gestão de documentos, bem como as características físicas que um documento pode assumir. Este conhecimento é importante para a correta classificação dos documentos e sua inserção no arquivo. A gestão de documentos tem por objetivos fundamentais:

Organizar de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;

Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico;

Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos;

Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.

OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

  

!

Para conhecer na íntegra a Lei nº 8.159/91 consulte o sítio: http://www.conarq. arquivonacional.gov .br

(18)

e-Tec Brasil

17

Os documentos podem assumir características distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação. Assim sendo, é correto afirmar que os documentos possuem elementos característicos, sendo:

Suporte -Diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Ex: fita magnética, filme de nitrato, papel.

Formato - Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.

Gênero -Configuração que assume um documento, de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Ex: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens).

Espécie. Configuração que um documento, de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex: boletim, certidão, declaração, relatório, ata.

Tipo -Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, relatório de atividades, relatório técnico, etc.

No caso dos , acrescentem-se outros elementos:

Forma - Links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros.

Anotações -Data, hora e local da transmissão, indicação de anexos e outros.

Contexto -Contexto tecnológico (hardware e software).

Procedimentos gerais para gestão de documentos

A gestão de documentos impõe regras para análise e correto destino da documentação, sendo:

1º) designar comissão para avaliação de documentos (avaliação é um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos);

2º) diagnóstico do acervo; 3º) seleção por assunto;

4º) uso das informações; (de que maneira as informações serão utilizadas e a freqüência);

5º) definir prazos de guarda: plano de classificação (assunto); tabela de temporalidade; lista de eliminação.

A gestão de documentos auxilia como arquivar corretamente. Aproveite todas as

dicas que apresentamos como forma melhorar o arquivamento no setor onde

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1) Sobre a gestão de documentos é CORRETO afirmar que:

a)

Está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas, para facilitar a localização e conservação dos documentos.

b) No Brasil a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.

c) A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.

d) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos.

e) Todas as alternativas anteriores.

2) Sobre os objetivos da gestão de documentos é CORRETO afirmar que visa:

a) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos.

b) Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico.

c) Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.

d) Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.

e) Todas as alternativas estão corretas.

3) Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE “gestão de documentos”.

a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.

c) Conjunto de regras para alfabetação.

d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporário.

e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.

4) Assinale a alternativa que corresponde à lei que define a política de gestão de documentos no Brasil.

a) Lei nº 1.859/91.

b) Lei nº 8.159/91.

c) Lei nº 8.591/91.

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado.

Havendo dúvidas, retorne ao conteúdo.

(20)

d) Lei nº 5.891/91.

e) Lei nº 9.851/91.

5) Sobre os aspectos físicos dos documentos é correto afirmar que:

a) Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel.

b) Formato – configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.

c) Gênero – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens).

d) Espécie – configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata.

e)Todas as alternativas anteriores.

Abordaremos agora a classificação de documentos. Vamos conhecer a classificação universal do conhecimento, cujo método é adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.

“

A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação” (Rosseau e Couture, 1998, 28).

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

Um importante método de classificação de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey (apud Paes, 2005). Este método é utilizado nas Bibliotecas e, em grande parte também, por Instituições públicas e privadas. O método apresenta configuração decimal, sendo:

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

e-Tec Brasil

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000 – Obras Gerais 100 – Filosofia 200 – Religião 300 – Ciências Sociais 400 – Lingüística 500 – Ciências Puras 600 – Ciências Aplicadas 700 – Artes divertimentos 800 – Literatura 900 – História Geografia.

Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administração pública e teremos a seguinte configuração.

O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de e a classe 900 que corresponde a (Disponível em www.conarq.arquivonacional.gov.br Acesso em 26/12/2007)

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.

Vamos a um exemplo aplicado ao setor público com o código 000 – Administração Geral:

atividades meio

Administração Geral Assuntos Diversos.

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010 – Organização e Funcionamento. Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.

020 – Pessoal - Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

030 – Material - São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

040 – Patrimônio - Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

050 – Orçamento e Finanças - Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.

060 – Documentação e Informação - Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção, editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática.

070 – Comunicações -Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação.

080 – Vaga -Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à Administração Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.

090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral - Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à Administração Geral. Utiliza-se também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de Classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões.

Passemos a estudar agora a Classe 900 – Assuntos Gerais aplicada à Administração Pública. Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo Órgão.

Vamos a um exemplo aplicado ao setor público com o código 900 – Assuntos Gerais:

e-Tec Brasil

21

(23)

O conteúdo que você acabou de estudar foi extraído do sítio abaixo relacionado: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classific ao.pdf

É importante que você conheça mais sobre este tema!

Procure a biblioteca ou arquivo público de sua cidade, converse com a pessoa responsável para “in loco” verificar como funciona o método de classificação de

documentos.

A classificação universal de Dewey é adotada nas bibliotecas, mas também tem aplicação com êxito nos órgãos públicos. Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prática o método de Dewey aplicado ao setor público.

MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Vamos estudar a importância da classificação para o correto arquivamento dos documentos, conhecendo alguns métodos de sua classificação.

O que é classificar?

Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

(24)

Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) Estudo- Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.

b) Codificação- Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o CONARQ: 1. Receber o documento para classificação.

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo.

3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário.

4. Anotar o código na primeira folha do documento.

5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. (Ao final desta aula você terá acesso ao modelo de folha de referência).

IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira:

Por seus mantenedores.

a) Públicos - federal, estadual e municipal.

b) Institucionais - instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e associações.

c) Comerciais - empresas, corporações e companhias. d) Famílias ou pessoais.

Atente para os estágios de evolução dos arquivos, o que chamamos de Teoria das Três Idades, a seguir.

a) Arquivos de primeira idade ou corrente. b) Arquivos de segunda idade ou intermediário. c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. O que são documentos correntes?

- são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas freqüentes. Podem ser conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do órgão, que o criaram.

Documentos correntes

e-Tec Brasil

23

Extraído do sítio: http://www.conarq.arq uivonacional.gov.br. Acesso em 27/12/2007.

(25)

O que são documentos intermediários?

-são aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição arquivística.

O que são documentos permanentes?

são aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe como inovação a noção do documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente ao departamento de pessoal, orçamento, material, entre outras.

Pela extensão de sua atuação

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização.

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.

Pela natureza de seus documentos

a) Arquivo especial - Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experiência humana em algum campo específico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes, CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação, não somente no aspecto de armazenagem, mas também em seu registro, acondicionamento e controle.

b) Arquivo especializado - Detém sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que seus documentos apresentem.

Documentos intermediários

Documentos permanentes

(26)

Pelo Gênero

a)

a) EscEscritritos ou tos ou textextuaiuais.s.

b)

b) CartogCartográfico ráfico (perfi(perfis/mapass/mapas).).

c)

c) IconoIconográficgráficos (imagos (imagem estáem estática/ctica/cartazeartazes).s).

d)

d) FilmFilmogrográfiáficos (filcos (filmesmes).).

e)

e) SonSonorooros; (CDss; (CDs, Fita Cass, Fita Casseteete).).

f)

f) MicMicrogrográfráficoicos s (mi(microcrofilmfilme).e).

g)

g) InInfoformrmátáticicosos..

Pela Natureza do assunto

a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não

a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração.prejudica a administração.

b)Sigilosos – documentos de conhecimento, custódia e divulgação

b)Sigilosos – documentos de conhecimento, custódia e divulgação restrita.restrita.

Podemos classificar os documentos em quatro graus:

a)

a) Ultra-secreto - Ultra-secreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiramEsta classificação é dada aos assuntos que requeiram

excepcional grau de segurança e cujo teor

excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser ou características só devam ser dodo

conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da

política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como:

negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas

e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política

estrangeira de alto nível. São documentos oriundos da Presidência e Ministérios

(PAES, 2005, p. 30).

b)

b) Secreto -Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de

segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de

pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,

sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São

documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e

medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria

medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que,ultra-secreta que,

sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original,

sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitamnecessitam

de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, pl

de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planosanos

ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em

técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos

físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e

meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos

importantes que não tenham recebido classificação inferior (PAES, 2005, p.

importantes que não tenham recebido classificação inferior (PAES, 2005, p. 30).30).

c)

c) Confidencial -Confidencial - A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, A classificação de confidencial é dada aos assuntos que,

embora não requeiram alto

embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoagrau de segurança, seu conhecimento por pessoa

não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços

administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os

referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido

por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre e atividade de

pessoas e entidad

pessoas e entidades, bem como es, bem como suas respectivas fontsuas respectivas fontes: radiofreqüência es: radiofreqüência dede

importância especial ou aquelas que

importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas,devam ser usualmente trocadas, cartas,

fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas

importantes para a segurança nacional (PAES, 2005, p. 30).

e-Tec Brasil

25

(27)

d)

d) Reservado -Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não Esta classificação diz respeito aos assuntos que não

devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa

classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e

suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e

negativos que indiquem instalações importantes (PAES, 2005, p. 30).

negativos que indiquem instalações importantes (PAES, 2005, p. 30). MODELO DE UMA FOLHA DE REFERÊNCIA

MODELO DE UMA FOLHA DE REFERÊNCIA

FOLHA DE REFERÊNCIA FOLHA DE REFERÊNCIA RESUMO DO ASSUNTO: RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: DADOS DO DOCUMENTO: N.: N.: Data: Data: Espécie: Espécie: Remetente: Remetente: Destinatário: Destinatário: CÓDIGO DO ASSUNTO CÓDIGO DO ASSUNTO VER: VER: Fonte:

Fonte: http://www.conarq.arquivonaciohttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/nal.gov.br/Media/

publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf

(28)

e-Tec Brasil e-Tec Brasil

27

O tema que estudamos, tratou da classificação de documentos. Conhecemos os

métodos de classificação de Mevil Dewey, a Teoria das Três Idades, citados por

Paes (2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicações. Leia

Paes (2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicações. Leia e pesquisee pesquise

mais. A classificação de documentos é de suma importância para seu

arquivamento.

6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente à definição de classificação

de documentos segundo Rosseau e Coutere:

a)

a) A classificação de documentos consiste em organizar os documentosA classificação de documentos consiste em organizar os documentos

produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades,

de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação.

b)

b) A classificação de documentos consiste em arquivar os documentos A classificação de documentos consiste em arquivar os documentos

produzidos e recebidos pela organização no

produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades.exercício de suas atividades.

c)

c) A classificação de documentos corresponde às técnicas arquivísticas A classificação de documentos corresponde às técnicas arquivísticas e visae visa

melhorar os aspectos de pronta

melhorar os aspectos de pronta localização de documentos.localização de documentos.

d)

d) A classificação de documentos é um método de organização de A classificação de documentos é um método de organização de

documentos.

e)

e) A classificação é um sistema de arquivamento. A classificação é um sistema de arquivamento.

7) Sobre o Código de Classificação de documentos é

7) Sobre o Código de Classificação de documentos é INCORRETO afirmar que:INCORRETO afirmar que:

a)

a) Consiste na atribuição de um código para classificar os documentos Consiste na atribuição de um código para classificar os documentos

seguindo uma ordem pré-estabelecida de classes e subclasses.

b)

b) É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer

documento produzido por uma determinada instituição.

c)

c) Representa uma forma efetiva de controle da documentação. Representa uma forma efetiva de controle da documentação.

d)

d) É um instrumento antigo desnecessário na era da informação, já que oÉ um instrumento antigo desnecessário na era da informação, já que o

computador controla tudo na atualidade.

e)

e) O Código de classificação tem por objetivo controlar e facilitar a pronta O Código de classificação tem por objetivo controlar e facilitar a pronta

localização de documentos.

8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critérios:

a)

a) Pelos estágios de sua atuação (Teoria das Três Idades). Pelos estágios de sua atuação (Teoria das Três Idades).

b)

b) Pela extensão de sua atuação (setoriais ou gerais). Pela extensão de sua atuação (setoriais ou gerais).

c)

c) Pelo gênero (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, etc.). Pelo gênero (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, etc.).

d)

d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos). Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos).

e)

e)Todas as alternativas anteriores.Todas as alternativas anteriores.

9) Assinale a alternativa INCORRETA, a respeito do código de classificação aplicado

ao setor público:

a)

a) O Setor Público adota como método principal de classificação de O Setor Público adota como método principal de classificação de

documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil

documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-Dewey.

Trata-se de agrupamento em clasTrata-ses distintas.

se de agrupamento em classes distintas.

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado.

Havendo dúvidas, retorne ao conteúdo.

!

(29)

b)

b) O Setor Público não tem um sistema de classificação pré-estabelecido, O Setor Público não tem um sistema de classificação pré-estabelecido,

ficando a critério de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas

necessidades.

c)

c) O código de classificação de documentos de arquivo para O código de classificação de documentos de arquivo para a administraçãoa administração

pública, atividade-meio, possui duas classes comuns a todos os

pública, atividade-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos:seus órgãos:

a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe

900 que corresponde a Assuntos Diversos.

d)

d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às

atividades-fins do órgão.

e)

e) As classes definidas como documentos de atividades-fins não são As classes definidas como documentos de atividades-fins não são comuns,comuns,

cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração,

cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações daseguindo orientações da

instituição arquivística na sua esfera específica de competência.

10) A Teoria das Três I

10) A Teoria das Três Idades trouxe como inovação:dades trouxe como inovação:

a)

a)O processo de eliminação de documentos permanentes.O processo de eliminação de documentos permanentes.

b)

b) A noção de documento intermediário. A noção de documento intermediário.

c)

c) O processo de eliminação O processo de eliminação de documentos correntes.de documentos correntes.

d)

d) O conhecimento a respeito da invenção da escrita alfabética. O conhecimento a respeito da invenção da escrita alfabética.

e)

(30)

e-Tec Brasil

29

Gestão de Documentos e Arquivística e-Tec Brasil

AULA 2

DOCUMENTAL

AVALIAÇÃO

Objetivos: 1. Compreender como se processa a avaliação documental. 2. Aplicar a tabela de Temporalidade Documental Simplificada. 3. Conceituar o que é correspondência 4. Classificar is tipos de correspondência

(31)

(32)

O tema que estudaremos, nesta aula, é a avaliação documental. Trata-se de um processo de classificação de documentos, a exemplo de outros métodos que vimos anteriormente. Agora você vai conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de documentos. Trata-se de um procedimento importante para, no tempo devido, eliminar documentos desnecessários no arquivo.

A avaliação é uma função de extrema importância no processo de classificação de documentos. Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação.

Essa análise é feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou históricos e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Sem elas é impossível pensar na implantação efetiva de uma gestão documental integrada, com base na Teoria das Três Idades.

Outro instrumento de extrema importância na avaliação de documentos consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Tabela 1

Tabela de Temporalidade Documental Simplificada

*O prazo inicia no exercício seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no mês de março/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.

Atenção

Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referência os prazos de guarda estabelecidos pelas legislações, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.

Fontes: http://www.control.com.br/promo/promo.htm

<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/download/res14/resol14.doc>

e-Tec Brasil

31

(33)

As atividades de gestão, portanto, não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos. A gestão abrange todas as operações referentes à produção (quais são os suportes com validade em juízo e fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento).

Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numeração seqüencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localização. Também significa o livro onde se registram em ordem, os documentos apresentados numa repartição, ou então, os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado.

A tabela de temporalidade de documentos é um procedimento arquivístico de extrema importância.

Estudaremos o modo pelo qual devemos classificar a correspondência. A maioria das decisões administrativas ocorre por intermédio de documentos, e saber classificar a correspondência é um diferencial competitivo, quando tratamos de organizar um departamento ou setor.

Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio (Paes, 2005, p. 31). A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

CORRESPONDÊNCIA: CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

O que é correspondência?

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição (Paes, 2005, p. 31).

Para saber mais você precisa consultar o sítio do arquivo nacional: http://www.arquivona cional.gov.br

Quanto ao destino e procedência, pode-se classificar a correspondência em externa e interna.

a) Externa. Entende-se por aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas.

b) Interna. Entende-se a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

(34)

e-Tec Brasil

33

Gestão de Documentos e Arquivística e-Tec Brasil

A correspondência pode ser ainda oficial ou particular:

Oficial - É aquela correspondência que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição.

Particular - É aquela correspondência de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma

instituição, há que se identificá-la por suas características externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto. Apresentamos, a seguir, alguns exemplos, na visão de Paes (2005, p. 32), que servirão de subsídios na identificação da correspondência oficial. Os nomes e endereços são fictícios.

a) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas unidades. À Companhia de Flores Tropicais

Rua Violeta, 213

23500-000 – Rio de Janeiro - RJ

b) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer menção ao cargo que exerce:

Ao Departamento de Exportação Companhia de Flores Tropicais Dr. João Galvão

Rua Violeta, 213

23500-000 – Rio de Janeiro – RJ

É importante observar que a correspondência oficial, mesmo quando enquadrada em qualquer dos itens descritos, não deverá ser aberta quando o envelope contiver as indicações de “confidencial”, “reservado”, “particular” ou equivalente.

Quando a correspondência é recebida, a maioria das pessoas junta o envelope à carta e assim coloca-a no arquivo. Saiba que esta é uma forma errada, pois o grampo irá enferrujar e agredir o papel da carta que ficará amarelado. O correto é transcrever “a lápis” no verso da correspondência todas as informações julgadas importantes, e eliminar o envelope.

!

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu aprendizado.

Havendo dúvidas, retorne ao conteúdo.

11) O termo “avaliação” em Arquivística significa:

(35)

c) Arquivamento e destinação dos documentos.

d)Sistemas e métodos de arquivamento.

e) Depositação final dos documentos.

12) A Avaliação documental deve ser realizada baseada nos aspectos: a) Somente sob os aspectos legais.

b) Fiscais e históricos da Instituição.

c) Administrativos, legais, fiscais ou históricos da Instituição.

d) Administrativos, já que os documentos representam a base para tomada de decisões administrativas.

e) Econômicos, pois sem uma estrutura econômica nenhuma Instituição poderá sobreviver.

13) Entende-se por protocolo, em arquivística:

a) O cumprimento de normas a respeito da numeração seqüencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localização.

b) A ordem de precedência para autoridades.

c)A ordem hierárquica de uma organização.

d) A localização do arquivo dentro da organização.

e) A organização de um arquivo.

14) Sobre a tabela de temporalidade, é correto afirmar que: a) É uma tabela eletrônica.

b) É uma tabela matemática.

c)É uma tabela que trata de coordenadas geográficas.

d) É uma tabela que dispõe sobre o prazo de guarda dos documentos.

e)É uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.

15) Considera-se correspondência:

a) Uma comunicação escrita produzida e destinada a pessoas jurídicas.

b) Uma comunicação escrita produzida e destinada a pessoas físicas.

c) Uma comunicação escrita que se processa entre Órgãos.

d)Uma comunicação escrita que se processa entre servidores de uma Instituição.

(36)

AULA 3

ESTUDO DO ARQUIVO

INTRODUÇÃO AO

e-Tec Brasil

35 e-Tec Brasile-Tec Brasil

Objetivos:

1. .

2. Identificar tipos de arquivos. 3. Conhecer como proceder para implantar um arquivo na empresa Conceituar o que é Arquivo

(37)

(38)

Agora faremos o estudo do arquivo. Aproveite sua curiosidade e veja quantos tipos de arquivos há à venda no mercado. Com certeza você irá encontrar o melhor que se adapte a sua realidade.

O que é arquivo?

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (Martins, 2005, p.27).

Conceito Geral de arquivo

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, produzidos por instituições públicas e privadas ou por uma família ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funções, guardando esses documentos relações orgânicas entre si” (Sólon Buck apud Paes, 2005, p. 27).

Os são conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Lei nº 8.159/91).

Consideram-se os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional (Lei nº 8.159/91)

Tipos de arquivos

Existem vários tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os arquivos podem ser classificados em:

arquivos públicos

arquivos privados

e-Tec Brasil

37

Introdução ao Estudo de Arquivo

(39)

Públicos(federal, estadual, municipal).

Institucionais(escolas, igrejas sociedades, clubes, associações).

Comerciais(empresas, corporações, companhias).

Pessoais(fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social. (Lei nº 8.159/91).

Idade dos arquivos -Os arquivos também têm ciclo de vida que é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção, além da sua freqüência de uso. Essa fase se diz na arquivística que tem relação com a vigência do documento, a razão de ser da existência de um documento.

Correntes -Conjunto de documentos atuais, em curso, objeto de consultas e pesquisas freqüentes.

Temporários - Conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.

Permanentes - Conjunto de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

Você sabe o que é um arquivo morto?

Muitas Instituições utilizam o termo , o que caracteriza um erro no estudo da arquivística. Documentos que não são consultados com freqüência, mas possuem valor, devem ser classificados como

Há instituições detentoras de acervos documentais (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como:

Bibliotecas - Detentoras de coleção, pública ou privada, de livros e documentos congêneres, organizada para estudo, leitura e consulta.

arquivo morto

documentos permanentes.

!

Central de documentação

-Com funções abrangentes, possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propósitos de sua criação. Funciona como uma central de informação para um público determinado.

(40)

Museu do Índio(Museu Rondon na UFMT)

Museu - Estabelecimento permanente com vistas a c o l e t a r , c o n s e r v a r , estudar, explorar de v á r i a s m a n e i r a s e , basicamente, exibir, para e d u c a ç ã o e l a z e r , p r o d u t o s d a a ç ã o cultural humana.

e-Tec Brasil

43

Introdução ao Estudo de Arquivo e-Tec Brasil

O que é o CONARQ?

O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ - é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce também a orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS

Vamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo e aprová-lo junto à Diretoria da empresa. Tudo começa com os três passos principais: recursos humanos, instalações e recursos materiais. Aproveite bem este conteúdo, pois será muito importante em sua prática profissional.

Segundo Martins (1998, p. 05), se o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o arquivo necessita de uma estrutura básica, conforme segue:

1. Recursos humanos. 2. Instalações.

3. Recursos materiais.

Para saber mais sobre o CONARQ, consulte o sítio: http://www.conarq.arq uivonacional.gov.br

Você já reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa, ou pode ser o local específico para guardar os documentos, arquivo de aço, prateleiras com caixas arquipel. Só não pode ser confundido com

(41)

1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade de um servidor na execução das operações de arquivos, tais como

a) Selecionar documentos. b) Registrar documentos.

c) Estabelecer o método de classificação. d) Codificar documentos.

e) Ordenar documentos.

f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.

Para o bom desempenho das funções do funcionário que trata do arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

2. Instalações - As instalações dos arquivos requerem análise dos seguintes aspectos: a) Localização: acessível, com capacidade de expansão e, se volumoso,

deve ficar no andar térreo.

b) Iluminação: ampla, mas difusa, não deve haver incidência direta do sol. c) Arejamento: ventilação natural, constante e regulável.

d) Higienização: limpo, bem cuidado, com dedetização periódica.

e) Disposição: espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do acervo.

f) Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, etc.

3. Recursos Materiais

a) Mobiliário - Ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, além de ser seguro e resistente. b) Acessório - Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,

pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar, também, as etiquetas e projeções para que sejam ideais.

:

I

MPORTANTE!

Para os arquivos intermediários que são instalados em depósitos

centralizados, o ideal é o uso de

para o armazenamento de

documentos.

MARTINS, Neire do Rocio. Apostila disponível no site:

http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_

organizacao_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007

(42)

e-Tec Brasil

41

Introdução ao Estudo de Arquivoa

Como organizar um arquivo

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organização de um arquivo é manter um plano de classificação.

Vamos analisar agora como fazer um plano de classificação.

a) Identifique as atribuições e atividades da instituição e da área em que você trabalha. Você poderá encontrar essas informações, pesquisando nos atos legais tais como portarias, deliberações, estatutos, atas e relatórios. Em último caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que você levantou. Após as verificações citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos à implantação de sua área/órgão e ao que você conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que “nascem”, a partir do cumprimento das atividades identificadas.

(MARTINS, Neire do Rocio. Montagem de um plano de classificação de documentos. Apostila disponível no sítio:

http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de _arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007).

1. Relacione as atividades da sua área (exemplo): 1.1. controlar o inventário patrimonial do órgão; 1.2. assessorar reuniões da Diretoria;

1.3. preparar minutas de correspondências para Diretoria; 1.4. registrar freqüência de funcionários;

1.5. proceder ao cadastro de funcionários; 1.6. controlar férias;

1.7. solicitar materiais de consumo/almoxarifado; 1.8. administrar convênios e contratos.

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores classes, ordenando-as em subclasses (exemplo):

2.1. Assessorar Diretoria

2.1.1. assessorar Reuniões da Diretoria (pautas, atas); 2.1.2. elaborar minutas de correspondências

2.2. Notação/Pastas – 1. Assessoria Diretoria: 2.2.1. reuniões/Diretoria;

(43)

3. Codifique (estabeleça códigos para localização dos documentos)

As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que você adotar, poderão ser identificadas por códigos correspondentes da classificação:

3.1. número (ou código de classificação); ou 3.2. número e o nome da atividade; ou

3.3. nome da atividade (que pode ser abreviada).

Ex. Materiais/suplementos (inserir código de classificação) compra e consumo.

Além do código de classificação que você adotou, podem ainda ser utilizadas as cores para facilitar a localização. Ex. para atividades administrativas, para atividades-fins (como agendamento de reuniões).

azul verde

Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um arquivo, ou melhorar aquele que já existe, mas, ainda assim, isso não é eficiente. Ao implantar um arquivo, devemos ter em mente que a principal função é guardar os documentos de forma simples.

!

As atividades propostas têm o objetivo de avaliar seu

aprendizado. Havendo dúvidas, retorne ao conteúdo.

16) Quanto aos tipos, os arquivos podem ser: a) Públicos (federal, estadual, municipal).

b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações).

c) Comerciais (empresas, corporações, companhias).

d) Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).

17) Arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos: a) Por organizações públicas.

b) Por Órgãos públicos de âmbito Federal.

c) Por Órgãos públicos de âmbito Estadual.

d) Por Órgãos públicos de âmbito Municipal.

1

8) São detentoras dos arquivos privados:

a) Somente a empresa que gerou os documentos.

b) Somente as pessoas interessadas nos documentos.

c) Somente uma empresa pública.

d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse público e social, desde que considerados fontes relevantes para a história e