PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE
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Controle de Documentação, Dados e Registros da Qualidade.
Elaborado por:
Bruno Oliveira
Chefe do Núcleo de Serviços de Qualidade Judicial
Data: 04/09/2015
Aprovado por:
Maria Cristina Mattos
Diretora da Divisão de Gestão da Qualidade
ÍNDICE 1. OBJETIVO ... 3 2. CAMPO DE APLICAÇÃO ... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ... 3 4. DEFINIÇÕES ... 3 5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE ... 4 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS ... 4 7. ANEXOS ... 11
1. OBJETIVO
1.1 Estabelecer diretrizes para elaboração, adequação, controle de revisão, identificação, aprovação, distribuição, análise crítica, revisão, atualização e controle dos documentos, dados e registros integrantes do Sistema de Gestão da Qualidade do TJAM, de forma que estes estejam atualizados, disponíveis, e acessíveis.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
2.1 Este procedimento aplica-se a todos os departamentos e setores envolvidos no Sistema Gestão da Qualidade do TJAM.
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessária à consulta das documentações inerentes aos departamentos e setores do TJAM, tais como: resoluções, leis, normas, procedimentos, matrizes, listas, fluxogramas, indicadores de desempenho, e etc.
4. DEFINIÇÕES
SGQ: Sistema de Gestão da Qualidade, conjunto de toda a documentação inerente aos produtos, serviços, e processos do TJAM. Conjunto de documentação este, controlado pelo DVGQ;
DVGQ: Divisão de Gestão da Qualidade;
TJAM: Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas;
P.TJAM: Procedimento Organizacional de uma área administrativa;
POP: Procedimento Operacional Padrão, de uma área de 1º ou 2º grau;
Fluxogramas: Representação gráfica de um procedimento, problema ou sistema, cujas etapas ou módulos são ilustrados de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados;
Mapeamento: Documento no qual especifica a forma em que os insumos recebidos de um fornecedor, são tratados e transformados em produtos que serão entregues aos clientes (cadeia cliente/fornecedor). A essa transformação, chamada de
processo, são alocados recursos (materiais, financeiros, de pessoas, etc) destinados a promover essa transformação com efetividade (eficiência + eficácia);
Indicadores de Desempenho: Gráficos contendo o resultado obtido por uma área, frente a uma meta e objetivo estabelecido. É um instrumento de gestão essencial para o monitoramento da eficácia das atividades/produtos/serviços do TJAM.
5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES 5.1. DA PRESIDÊNCIA
5.1.1 Aprovar os procedimentos de gestão (origem administrativa), denominados como: P.TJAM;
5.1.2 Analisar Criticamente os Indicadores de Desempenho e deliberar ações de contenção e correção.
5.2. DIRETOR DE DIVISÃO/ RESPONSÁVEL PELO SETOR
5.2.1 Elaborar esboço de procedimentos, instruções de trabalho, registros, fluxogramas, mapeamentos, e procedimento operacional padrão;
5.2.2 Encaminhar documentação esboçada para anuência e analise critica da Divisão de Gestão da Qualidade;
5.2.3 Aprovar toda documentação inerente à área sobre sua responsabilidade, exceto os Procedimentos - P.TJAM, cuja responsabilidade de aprovação é da Presidência do TJAM;
5.2.4 Imputar os dados dos Indicadores de Desempenho, nas “mascaras de gráficos” elaborados pela Divisão de Qualidade;
5.2.5 Preencher os dados nas “mascaras de gráficos” contendo dados assertivos e fidedignos, e conforme a métrica definida na Matriz de Indicadores do TJAM;
5.2.6 Encaminhar os Indicadores de Desempenho para a Divisão de Qualidade, até o dia 5 do mês/período subsequente.
5.3. CHEFES DE SETORES/ASSESSORES/SERVIDORES
5.3.1 Digitar / emitir, controlar, proteger, manter e disponibilizar os documentos; 5.4.1 Manter os documentos em perfeito estado;
5.4.2 Controlar os documentos conforme requisitos deste.
5.4. DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE
5.3.2 Analisar Criticamente a pertinência da documentação elaborada/revisada pelas áreas/setores;
5.3.3 Se após a análise critica a documentação for considerada assertiva, a DVGQ formata a documentação no padrão, e encaminha para aprovação;
5.4.3 Após a aprovação a DVGQ disponibiliza a documentação para acesso e controla na Matriz de Controle de Documentação;
5.4.4 Em relação aos Indicadores de Desempenho a DVGQ após receber os dados dos departamentos/áreas/setores, tabula/formata, e encaminha para analise critica da Presidência do TJAM.
6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1. CONTROLE DE DOCUMENTOS
6.1.1 A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade do TJAM está definida da seguinte forma:
Nota: A Documentação também inclui as resoluções, portarias, e legislações do TJAM.
Objetivos da Qualidade.
Registros (Formulários, Processos, Relatórios). Procedimentos das
Áreas.
POP, Listas, Matrizes, Fluxos, Mapeamentos, Indicadores, Perfis de Cargo/Função/Papel.
6.1.1.1 Os responsáveis pelo cumprimento da sistemática definida na documentação são os departamentos/setores/áreas do TJAM;
6.1.2 Os documentos do SGQ, serão listados e controlados por meio da Matriz de Controle de Documentação (Anexo 1) incluindo: Procedimentos, POP´s, Instruções de Trabalho, Mapas, Listas, e Documentos externos;
6.1.2.1 O preenchimento e gerenciamento da Matriz de Controle de Documentação, é de responsabilidade da Divisão de Gestão da Qualidade;
6.1.3 A distribuição de cópias da documentação será disponibilizada, em website da qualidade, após aprovação dos mesmos, com permissão de uso e consulta livre. O endereço para acesso é http://sistemas.tjam.jus.br/qualidade;
6.1.3.1 Após a aprovação dos documentos, novos ou revisados, quando necessário, seus respectivos usuários devem ser neles treinados. O registro de treinamento, se necessário, dar-se-á conforme as diretrizes estabelecidas nos procedimentos da ESTJAM e ESMAM;
6.1.4 A revisão dos documentos será em ordem sequencial e numérica, levando em consideração a data de revisão;
6.1.4.1 O controle das revisões efetuadas será através do correto preenchimento do cabeçalho das páginas dos documentos, versão, data, e controle das revisões com histórico descrito no fim do procedimento. O Procedimento revisado deverá ser encaminhado eletronicamente para o e-mail [email protected] e, se necessário, deverá ser salvo na pasta de Procedimentos Originais (em diretório/rede), indicando-se a nova versão;
6.1.4.2 Após a emissão de uma nova versão de documentos, é de responsabilidade da Divisão de Gestão da Qualidade, remover imediatamente a revisão anterior do documento em rede e disponibilizar a versão atual no diretório Z:\Qualidade e do Website: http://sistemas.tjam.jus.br/qualidade;
Nota: A última versão obsoleta ficará arquivada em uma pasta eletrônica
DOCUMENTO OBSOLETO, acesso restrito a Divisão de Gestão da Qualidade, se houver o meio físico, o mesmo deverá será destruído;
6.1.5. Os documentos deverão ser revisados, a contar da sua última versão, e ao se efetuar a revisão, o gestor responsável deverá enviar para o e-mail
[email protected] informando sobre o motivo da mesma;
6.1.5.1 Os documentos serão identificados conforme nomenclatura/codificação abaixo:
Procedimentos do Tribunal de Justiça - Áreas Administrativas:
P.TJAM.#.##
Procedimentos Operacional Padrão - Áreas de 1º e 2º Grau:
POP.#.##
Fluxogramas - Áreas de 1º e 2º Grau, além de Áreas Administrativas: FLUXO.##. ## Procedimento
Tribunal de Justiça do Estado Amazonas Ordem Sequencial de Procedimentos
Procedimento Operacional Padrão Fórum (onde o setor/área está inserido) Ordem Sequencial
Fluxograma Ordem Sequencial
Instrução de Trabalho - Áreas de 1º e 2º Grau, além de Áreas Administrativas: IT.##
6.1.6. Os Procedimentos devem ser elaborados seguindo a estrutura deste procedimento, podendo também ser em modelo de POP - Procedimento Operacional Padrão, e Fluxo descritivo conciso mostrando as etapas das atividades a serem executadas, além de Instruções de Trabalho quando forem ilustrativas e didáticas. Estes últimos podem ser redigidas em qualquer formato.
Nota: Para a elaboração de um novo documento inerente a Gestão da Qualidade, a
Divisão de Gestão da Qualidade, deverá ser consultada para dirimir dúvidas quanto às etapas dos documentos, inclusão da nomenclatura/codificação, aprovação e divulgação dos mesmos em rede eletrônica.
6.1.6.1 Os Procedimentos do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas devem ser estruturados com os seguintes itens:
Objetivo (s); Campo de Aplicação; Documentos de Referência; Definições; Responsabilidades/Autoridade; Procedimento/Processos; Anexos. Instrução de Trabalho Ordem Sequencial
6.1.7 Os documentos do TJAM, quando necessário podem ser emitidos em meio físico (papel), contudo deverão ser identificados com a sistemática representada abaixo:
a) “CÓPIA CONTROLADA”: serve para identificar que o documento é uma cópia autêntica, e controlada pela Divisão de Gestão da Qualidade;
b) “DOCUMENTO OBSOLETO”: serve para identificar um documento como uma versão anterior a atual. Este documento sairá do seu ponto de uso e será arquivado pelo período de 01 (um) ano em meio eletrônico, ou ainda, por período indeterminado para fins de consulta pela Divisão de Gestão da Qualidade;
c) “CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA OU SALVA NO
COMPUTADOR”: serve para identificar um documento que será utilizado para
propostas de mudanças/alterações ou outros fins onde sua remoção não será necessária nos casos de revisão;
d) “DOCUMENTO CANCELADO”: serve para identificar um documento que não faz mais parte do Sistema de Gestão da Qualidade do TJAM. Este documento sairá do seu ponto de uso e será arquivado pelo período de 01 (um) ano em meio eletrônico.
6.1.8 Documentação de Origem Externa:
a) Os documentos de origem externa são registrados na Matriz de Controle de Documentação Externa, pela Divisão de Gestão da Qualidade. Cada departamento ficará responsável pelo correto preenchimento da Matriz de Documentação Externa Aplicável (anexo 3), controlando suas respectivas normas externas. Após o preenchimento/atualização do formulário, uma cópia deverá ser enviada a Divisão de Gestão da Qualidade, para o controle na rede local e website;
b) Os Gestor do setor/área ficará responsável pela implementação, atualização e aplicação das normas de origem externa à realidade do TJAM;
6.1.9 Quando houver necessidade de distribuição de cópias de documentos (em meio físico) de uma área que a emite ou controla (caso de documentos externos, legislações e outros) para outra que os usa, deve-se registrar a distribuição de acordo com os campos do formulário Matriz de Controle de Documentação do SGQ (anexo 1) via Divisão de Gestão da Qualidade.
6.1.10 Controle de Registro
6.1.10.1 Quando for identificada a necessidade de evidenciar uma atividade conforme procedimento, um registro deve ser elaborado e incluído na Matriz de Registros da Qualidade (Anexo 2) do respectivo setor/área, para o devido controle. Sendo:
a) Os Registros são documentos que comprovam a efetividade das ações descritas nos Procedimentos do TJAM, sendo as principais evidências de eficiência e cumprimento das diretrizes. Podendo ser: formulários, relatórios, planilhas, gráficos, tabelas, quadros, cópias de documentos, processos, fotografias, folder, banner, e etc.; b) Identificação do Registro: Título ou nome e/ou código sequencial do registro;
c) Os registros devem ser legíveis quanto à informação apresentada, evitando-se rasuras e/ou outras ocorrências que venham a causar dúvidas nas informações registradas;
d) Os registros devem ser armazenados em instalações que forneçam condições ambientais adequadas para prevenir danos, deterioração, perdas e, acima de tudo que sejam prontamente recuperáveis quando necessários;
e) Proteção: Forma pelo qual o registro é protegido e/ou funções que podem ter acesso. Ex1: Senha de acesso - Pode acessar: Analista, Ex2: Pode acessar Diretor, Ex3: Pasta Eletrônica na rede - Pode acessar: Chefe de Setor;
f) O tempo de retenção deve ser estabelecido por cada tipo de registro dependendo do seu grau de importância em relação à realização da atividade / rotina;
g) O descarte dos registros deve ser estabelecido de forma que não sejam utilizados registros com o tempo de retenção obsoleto;
h) Os registros são controlados pela Divisão de Qualidade e pelos servidores dos procedimentos, cada registro deve ter uma identificação que proporcione sua recuperação utilizando a Matriz de Registros da Qualidade (Anexo 2).
6.1.11 Revisão de Formulários
6.1.11.1 Havendo necessidade da revisão de algum formulário, o Gestor da área/setor deve informar a Divisão de Gestão da Qualidade, a devida correção no formulário. As alterações serão descritas no controle de revisão do procedimento ou dos formulários, caso seja necessário.
6.1.12 Controle das Informações e Dados
6.1.12.1 Para garantir a salvaguarda dos dados existentes no TJAM, adota-se a utilização de cópias de segurança (backups) para a sua manutenção e resgate em caso de perdas, conforme os procedimentos e atividades do DVTIC - Divisão de Tecnologia Informação e Tecnologia.
6.1.13.1 Ao surgir à demanda de elaboração ou revisão de fluxogramas, a DVGQ deverá ser consultada, e informada, por e-mail e/ou contato telefônico;
6.1.13.2 Cabe a DVGQ elaborar/atualizar os fluxos com os setores intervenientes; 6.1.13.3 Os fluxogramas elaborados/atualizados na plataforma “Visio” deverão ser arquivados na pasta Z:\Qualidade (\\fileserver01\documentos\Fluxogramas);
6.1.13.4 A Divisão de Gestão da Qualidade deverá numerar os fluxogramas, conforme a ordem sequencial existente. Sendo atualização de fluxos já existentes deve-se criar nova aba no arquivo do Visio renomeando com o número da revisão e data (ex. 1ª Revisão - 31.07.2015), os arquivos obsoletos deveram ser arquivados na pasta “DOCUMENTOS OBSOLETOS”;
6.1.13.5 Salvar o arquivo no formato digital (PDF) na pasta
Z:\Qualidade(\\fileserver01\documentos\Fluxogramas\Fluxos PDF);
6.1.13.6 Sendo arquivo atualizado, este substituirá o arquivo (PDF) antigo com a mesma numeração arquivo novo deverá receber a numeração subsequente ao último fluxo arquivado;
6.1.13.7 Os Fluxogramas novos serão encaminhados via CPA para o Gabinete da Presidência do TJAM para aprovação e publicação no diário de justiça eletrônico (DJE);
6.1.13.8 Os Fluxogramas atualizados só serão encaminhados via CPA para o Gabinete de presidência para aprovação caso haja mudança no fluxo de tramitação ou mudança de atividades/tarefas entre os setores. Sendo para correção de erros de grafia os fluxos serão apenas corrigidos pela DVGQ, não sendo necessária a aprovação da Presidência;
6.1.13.9 Os fluxos publicados no DJE serão inseridos na lista de fluxos disponibilizados no site da qualidade no item Fluxogramas
http://sistemas.tjam.jus.br/qualidade/?page_id=41;
6.1.13.10 Os fluxos disponíveis para publicação no site ficam arquivados na pasta
6.1.13.11 Será feita publicação dos novos fluxos na intranet, via malote digital e e-mail a todos os setores interessados.
7. ANEXOS
Anexo 1 - Matriz de Controle de Documentação do SGQ Anexo 2 - Matriz de Registros da Qualidade
CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 04/09/2015 00 Emissão inicial.
