Descrição de Cargo, Funções e Processos
Empresa: Comercial xxxxxxx Departamento: Vendas
Cargo: Vendedor Funcionário: xxxxxx
Local: xxxxxxxxxxxxxxxx
Organograma de localização
Funções:
- Atender cliente no balcão
- Atender as necessidades de peças da oficina - Comprar peças para revender na loja de autopeças - Fechar o caixa
Análise do Cargo Requisitos:
1. Instrução: 2. Experiência:
3. Aptidões: - personalidade moldada por cordialidade; - caráter ético e responsável;
- capacidade de gerenciamento e de administração das situações adversas.
Diretor
Gerente
Mecânico Assistente Contábil
Meio Oficial Mecânico Assist. Admin.
Vendedor
Processo:
Atender cliente no balcão
1 – Vendedor chega à empresa,
2 – Abre a porta da loja para o acesso do público,
3 – Cliente chega e pede para que seja verificado a existência da peça no estoque da loja e o valor correspondente, 4 – Vendedor consulta o sistema e o estoque físico da loja,
5 - Se possuir a peça, entrega a peça na mão do cliente e informa o valor com e sem desconto, 6 – Se o cliente decide não comprar a peça – Acondiciona a peça novamente ao estoque,
7 – Se o cliente decide pela compra da peça - Vendedor questiona o cliente de como será a forma de pagamento e informa as opções, sendo: dinheiro, cartão de crédito, de débito e cheque.
Alguns clientes (mecânicas) possuem cadastro e podem “pendurar” o pagamento, realizando a quitação semanalmente ou quinzenalmente de acordo como foi combinado,
8 – Se o cliente possuir aprovação para pagamento posterior - Vendedor realiza a venda, alimentando automaticamente o contas a receber e o estoque. Poderá conceder até 25% de desconto,
9 - Cliente realiza o pagamento, 10 - Vendedor registra o recebimento,
11 - Departamento financeiro realiza a baixa do contas a receber, imprime relatório contendo todas as baixas realizadas e encaminha a diretoria juntamente com o relatório diário de vendas e o caixa,
12 - Diretoria realiza conferencia,
13 - Se o cliente não possuir aprovação para o pagamento posterior “pendura” – Cliente poderá utilizar uma das outras opções informadas (dinheiro, cartão ou cheque),
14 – Pagamento com dinheiro – Vendedor aloca o dinheiro no caixa. Obs. O vendedor poderá oferecer até 25% de desconto,
15 – Pagamento com cartão – Passa o cartão de débito ou crédito e aloca o canhoto no caixa para controle. Obs. O vendedor poderá oferecer até 22% de desconto e parcelar em até 2 vezes se o valor total for igual ou maior que RS 300,00,
16 – Pagamento com cheque – Vendedor realiza consulta do cheque do cliente, a fim de verificar algum tipo de restrição de crédito,
17 – Se o cliente não possuir restrição ao crédito - Cliente realiza o pagamento em uma única parcela. O vendedor poderá conceder até 25% de desconto e realizará o lançamento do cheque no sistema informando os seguintes dados: Data de emissão, data de depósito, banco, valor, nome do cliente e CPF,
18 - Acondiciona a peça em um saco plástico descartável e entrega ao cliente,
forma de pagamento, mas que, entretanto poderá utilizar o cartão de crédito ou de débito ou ainda dinheiro, 20 – Se o cliente aceitar utilizar outra forma de pagamento - Vendedor realiza o recebimento em dinheiro ou em cartão e entrega a peça ao cliente,
21 – Se o cliente não aceitar utilizar outra forma de pagamento - Informa ao cliente que infelizmente não poderá realizar a venda, agradece e despede-se,
22 - Se não possuir a peça requisitada - Informa o cliente que não possui a peça em estoque, mas que entretanto poderá encomendá-la,
23 - Vendedor entra em contato com o fornecedor no mesmo instante solicitando orçamento, 24 - Vendedor informa o valor da peça ao cliente e o prazo de entrega,
25 - Vendedor pergunta ao cliente se irá ficar com a peça,
26 – Se o cliente não decidir pela encomenda da peça - O vendedor lhe agradece e despede-se,
27 – Se o cliente decidir pela encomenda da peça – Cliente realiza pagamento antecipado e vendedor encomenda a peça,
Fluxograma: 1 - Vendedor chega à empresa 2 - Abre a porta da loja para o acesso do público 3 - Cliente chega e pede para que seja verificado a existência da peça no estoque da loja e o valor correspondente 4 - Vendedor consulta o sistema e o estoque físico da loja Possui a peça requisitada ? Sim Não
22 - Informa o cliente que não possui a peça em estoque, mas que entretanto poderá encomendá-la. 5 - Entrega a peça na mão do cliente e informa o valor com e sem desconto Cliente decidiu comprar a peça ? Sim Não
7 – Vendedor questiona o cliente de como será a forma de pagamento e informa as opções, sendo: dinheiro, cartão de crédito, de débito e cheque.
Alguns clientes (mecânicas) possuem cadastro e podem “pendurar” o pagamento, realizando a quitação semanalmente ou quinzenalmente de acordo como foi combinado.
6 - Acondiciona a peça novamente ao estoque 23 - Vendedor entra em contato com o fornecedor no mesmo instante solicitando orçamento 24 - Vendedor informa o valor da peça ao cliente e o prazo de entrega
25 - Vendedor pergunta ao cliente se irá ficar com a peça Cliente decidiu pela encomenda da peça ? Não 26 - Agradece o cliente e despede-se. Sim 27 – Cliente realiza pagamento antecipado e vendedor encomenda a peça 28 - Cliente retorna na data especificada e vendedor lhe entrega a peça
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Dinheiro 14 - Aloca no caixa. Obs. O vendedor poderá oferecer até 25% de desconto Cartão 15 - Passa o cartão de débito ou crédito e aloca o canhoto no caixa para controle. Obs. O vendedor poderá oferecer até 22% de desconto e parcelar em até 2 vezes se o valor total for igual ou maior que RS300,00
Cheque
18 - Acondiciona a peça em um saco plástico descartável e entrega ao cliente
Cliente possui aprovação para pagamento posterior ? Não 13 - Cliente realiza o pagamento Sim
8 – Vendedor realiza a venda, alimentando automaticamente o contas a receber e o estoque. Poderá conceder até 25% de desconto.
9 - Cliente realiza o pagamento
10 - Vendedor registra o recebimento
Continuação
16 - Vendedor realiza consulta do cheque do cliente, a fim de verificar algum tipo de restrição de crédito. Cliente possui restrição ao crédito? Não Sim 17 - Cliente realiza o pagamento em
uma única parcela. O vendedor poderá conceder até 25% de desconto e realizará o lançamento do cheque no sistema informando os seguintes dados: Data de emissão, data de depósito,
banco, valor, nome do cliente e CPF. 19 - Vendedor informa ao
cliente que não poderá aceitar o cheque como forma de pagamento, mas que, entretanto poderá utilizar o cartão de crédito ou de débito ou ainda dinheiro. Cliente utilizará outra forma de pagamento? Sim Não 21 - Informa ao cliente
que infelizmente não poderá realizar a venda, agradece e despede-se.
20 – Vendedor realiza o recebimento em dinheiro ou em cartão e entrega a peça ao cliente.
11 - Departamento financeiro realiza a baixa do contas a receber, imprime relatório contendo todas as baixas realizadas e encaminha a diretoria juntamente com o relatório diário de vendas e o caixa.
12 - Diretoria realiza conferencia.
Processo:
Atender as necessidades de peças da oficina
1 - Mecânico realiza diagnóstico do problema do veículo,
2 - Mecânico informa no formulário padrão de orçamento o serviço que deverá ser executado e o seu valor correspondente, assim como as peças que deverão ser trocadas e encaminha a auxiliar administrativa, 3 – Auxiliar administrativa desloca-se até a loja e solicita ao vendedor a verificação da existência da peça em estoque e o valor correspondente para que seja informado no orçamento,
4 – Possui a peça em estoque - Vendedor informa o valor e o código da peça no orçamento e entrega a auxiliar administrativa,
5 – Auxiliar administrativa informa o orçamento ao cliente pessoalmente ou por telefone se não estiver aguardando na oficina,
6 – Cliente aprovou o orçamento - Auxiliar administrativa solicita ao vendedor que entregue a peça ao mecânico, 7 - Auxiliar administrativa abre a ordem de serviço com base no orçamento,
8 - Cliente realiza o pagamento na mecânica, onde é contabilizado os valores dos serviços e das peças, 9 – Cliente não aprovou o orçamento - Auxiliar administrativa arquiva o orçamento na pasta “orçamentos reprovados” e informa o mecânico,
10 – Não possui a peça em estoque - Vendedor informa a auxiliar administrativa que o estoque não contempla a peça especificada, mas que poderá ser encomendada,
11 - Vendedor realiza cotação da peça em no mínimo 3 empresas e passa a informação a auxiliar administrativa, 12 – Auxiliar administrativa registra no orçamento e informa ao cliente,
13 – Cliente não aprovou o orçamento - Auxiliar administrativa arquiva o orçamento na pasta “orçamentos reprovados” e informa o mecânico,
14 – Cliente aprovou o orçamento - Auxiliar administrativa informa o vendedor para que seja encomendada a peça, 15 - A peça chega à loja,
16 – Se a peça possuir cadastro - Vendedor encaminha a nota fiscal ao departamento financeiro para o recebimento fiscal,
17 – Vendedor entrega a peça ao mecânico,
18 - Cliente realiza o pagamento na mecânica, onde é contabilizado os valores dos serviços e das peças,
19 – Se a peça não possuir cadastro - Vendedor realiza o cadastro da peça e departamento financeiro registra as informações financeiras,
20 – Vendedor informa a auxiliar administrativa o código da peça para que seja informado na ordem de serviço e no orçamento,
21 – Vendedor encaminha a nota fiscal ao departamento financeiro para o recebimento fiscal, 22 – Vendedor entrega a peça ao mecânico,
Fluxograma: 1 - Mecânico realiza diagnóstico do problema do veículo 2 - Mecânico informa no formulário padrão de orçamento o serviço que deverá ser executado e o seu valor correspondente, assim como as peças que
deverão sertrocadas e
encaminha a auxiliar administrativa
3 – Auxiliar administrativa desloca-se até a loja e solicita ao vendedor a verificação da existência da peça em estoque e o valor
correspondente para que seja informado no orçamento
6 – Auxiliar administrativa solicita ao vendedor que entregue a peça ao mecânico
10 - Vendedor informa a auxiliar administrativa que o estoque não contempla a peça especificada, mas que poderá ser encomendada 4 - Vendedor informa o valor e o código da peça no orçamento e entrega a auxiliar administrativa 5 – Auxiliar administrativa informa o orçamento ao cliente pessoalmente ou por telefone se não estiver aguardando na oficina 9 - Auxiliar administrativa arquiva o orçamento na pasta “orçamentos reprovados” e informa o mecânico Possui a peça em estoque ? Sim Não Cliente aprovou o orçamento? Sim Não 7 - Auxiliar administrativa abre a ordem de serviço com base no orçamento
8 - Cliente realiza o pagamento na mecânica, onde é contabilizado os valores dos serviços e das peças
Continuação na próxima página
11 - Vendedor realiza cotação da peça em no mínimo 3 empresas e passa a informação a auxiliar administrativa 12 – Auxiliar administrativa registra no orçamento e informa ao cliente Cliente aprovou o orçamento? Não Sim 14 – Auxiliar administrativa informa o vendedor para que seja encomendada a peça 13 - Auxiliar administrativa arquiva o orçamento na pasta “orçamentos reprovados” e informa o mecânico 15 - A peça chega à loja 17/22 – Vendedor entrega a peça ao mecânico A peça possui cadastro? Sim
Não 20 – Vendedor informa a
auxiliar administrativa o código da peça para que seja informado na ordem de serviço e no orçamento 19 - Vendedor realiza o cadastro da peça e departamento financeiro registra as informações financeiras. 16/21 – Vendedor encaminha a nota fiscal ao departamento financeiro para o recebimento fiscal 18/23 - Cliente realiza o pagamento na mecânica, onde é contabilizado os valores dos serviços e das peças
Processo:
Comprar peças para revender na loja de autopeças
1 – Diariamente o vendedor extrai o relatório do sistema composto pelos itens que atingiram o estoque mínimo, 2 – Vendedor realiza no mínimo 3 cotações e solicita que o fornecedor o encaminhe por fax ou e-mail, afim de gerar as evidências,
3 – Vendedor verifica que negociação deu a empresa melhores condições de compra e gera o pedido de compra. O pedido de compra deverá conter a descrição das peças, quantidade, código e valor,
4 – Vendedor encaminha o pedido de compra juntamente com as evidências de cotações a diretoria para aprovação,
5 – Diretoria realiza a aprovação e encaminha ao departamento de vendas, 6 -Vendedor efetiva a compra das peças,
7 - Mercadoria chega à loja,
8 - Vendedor encaminha a nota fiscal ao departamento financeiro,
9 - Vendedor confere a mercadoria com o pedido de compra e informa as quantidades no documento “conferencia de peças”,
10 - Encaminha o documento “conferencia de peças” juntamente com o pedido de compra ao departamento financeiro,
11 - Departamento financeiro realiza o confronto entre a nota fiscal, pedido de compra e documento “conferencia de peças” a fim de garantir que as quantidades recebidas estão de acordo com a nota fiscal e com a quantidade solicitada,
Fluxograma:
1 – Diariamente o vendedor extrai o relatório do sistema composto pelos itens que atingiram o estoque mínimo
3 – Vendedor verifica que negociação deu a empresa melhores condições de compra e gera o pedido de compra. O pedido de compra deverá conter a descrição das peças, quantidade, código e valor. 2 – Vendedor realiza no
mínimo 3 cotações e solicita que o fornecedor o encaminhe por fax ou e-mail, afim de gerar as evidências
4 – Vendedor encaminha o pedido de compra juntamente com as evidências de cotações a diretoria para aprovação.
6 -Vendedor efetiva a compra das peças 7 - Mercadoria
chega à loja 8 - Vendedor encaminha a
nota fiscal ao departamento financeiro
9 - Vendedor confere a mercadoria com o pedido de compra e informa as quantidades no documento “conferencia de peças”
10 - Encaminha o documento “conferencia de peças” juntamente com o pedido de compra ao departamento financeiro
11 - Departamento financeiro realiza o confronto entre a nota fiscal, pedido de compra e documento “conferencia de peças” a fim de garantir que as quantidades recebidas estão de acordo com a nota fiscal e com a quantidade solicitada.
12 - Vendedor
acondiciona as peças nos locais correspondentes 5 – Diretoria realiza a aprovação e encaminha ao departamento de vendas.
Processo: Fechar o caixa
1 – No final do expediente o vendedor fecha a loja,
2 – Vendedor imprime o relatório de vendas extraindo as informações do sistema, 3 – Confere o saldo do relatório com os valores de caixa,
4 – Encaminha o relatório juntamente com o caixa ao departamento financeiro.
Fluxograma
1 - No final do expediente o vendedor fecha a loja
2 - Vendedor imprime o relatório de vendas extraindo as informações do sistema 3 - Confere o saldo do relatório com os valores de caixa 4 - Encaminha o relatório juntamente com o caixa ao departamento financeiro
