Apostila de Treinamento UNIDADE VIII RELATÓRIO A3

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UNIDADE VIII

RELATÓRIO A3

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Academia SWE | Grupo Wolpac

RELATÓRIO A3

• DEFINIÇÃO DE CONCEITO

• ETAPAS DE CONSTRUÇÃO DO RELATÓRIO A3

• ANEXO A – MODELOS DE FERRAMENTAS DE

ANÁLISE, MAPEAMENTO E TOMADA DE DECISÃO

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

DEFINIÇÃO DE CONCEITO

Relatório A3:

é uma ferramenta de gerenciamento onde problema, análise e ações são descritas em apenas uma das faces de uma única folha de papel de tamanho internacional A3 (297 x 420 mm). Normalmente utilizando-se de gráficos, figuras e imagens, apresentando assim, de forma sintetizada e organizada, a solução encontrada para um determinado problema. Sua estrutura segue a metodologia PDCA abrangendo assim, o planejamento, execução, acompanhamento e análise de resultados.

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Academia SWE | Grupo Wolpac TÍTULO DO A3: INÍCIO FIM

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

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1 – CONTEXTO

INSTRUÇÃO: Direcione o esforço às necessidades do negócio (tudo que nos impedem de alcançar o nosso Norte Verdadeiro) e responda as seguintes perguntas:

 Sobre o que estamos falando e o por quê?

 Qual é o propósito, a necessidade do negócio para a escolha dessa questão?  Qual é o problema?

 Qual é a importância do problema?

Especifique claramente qual é o problema juntamente com o seu contexto.

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

ETAPAS DE CONSTRUÇÃO DO RELATÓRIO A3

1 – CONTEXTO

1. CONTEXTO

ATUALMENTE MEU FILHO DE 23 ANOS, FELIPE, ENGRAVIDOU SUA NAMORADA, ANA, DE 20 ANOS. OS PAIS DA NAMORADA DO MEU FILHO SÃO EXTREMAMENTE CONSERVADORES E OBRIGARAM OS DOIS A SE CASAREM EM NO MÁXIMO 3 MESES, PORÉM ELES NÃO TEM CASA PRÓPRIA E NEM DINHEIRO SUFICIENTE PARA AQUISIÇÃO DE UMA. VALE A PENA RESSALTAR QUE AMBOS SÃO ESTUDANTES E MORAM EM UM ALBERGUE PRÓXIMO A FACULDADE. TAL SITUAÇÃO TEM GERADO UMA GRANDE PREOCUPAÇÃO POIS NÃO SABEMOS ONDE O CASAL IRÁ MORAR.

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2 – ESTADO ATUAL

INSTRUÇÃO: Organize o problema e mostre de forma clara através de dados e fatos, que comprovem a existência do problema, como por exemplo: gráficos, figuras, mapas, fotos, etc. Em resumo, apresente uma “fotografia” do estado atual e responda as seguintes perguntas:

 Quais fatos ou dados indicam que há um problema ou uma necessidade?  Quais condições específicas indicam que você tem um problema ou uma

necessidade?

 Onde está o problema?

 Quais são os impactos que o problema tem gerado?

Vá ao GENBA e entenda a situação atual.

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

2 – ESTADO ATUAL

2. ESTADO ATUAL

FELIPE CASA PRÓPRIA

- DOIS MORADORES (O

PAI, CHAMADO JOÃO E A MÃE, CHAMADA MARIA)

- ÁREA QUADRADA: 72m²

CASA DOS PAIS DO FELIPE

950 750 620 130 -100 400 900 1400 SALÁRIO MÍNIMO SALÁRIO DO FELIPE CUSTO DE VIDA POUPANÇA R$ SITUAÇÃO FINANCEIRA DO FELIPE

FELIPE MORA EM UM ALBERGUE PARA ESTUDANTES PRÓXIMO A FACULDADE: CUSTO MENSAL DE R$ 200,00

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2 – ESTADO ATUAL

ANA

ANA MORA EM UM ALBERGUE PARA ESTUDANTES PRÓXIMO A FACULDADE: CUSTO MENSAL DE R$ 200,00

SALÁRIO MENSAL DE R$ 1250,00

CASA DOS PAIS DA ANA

CASA DE ALUGUEL

- TRÊS MORADORES (O

PAI, CHAMADO JOSÉ, A MÃE, CHAMADA

MARINALVA E O FILHO

MAIS NOVO CHAMADO

DENIS) - ÁREA QUADRADA: 81m² 950 1250 620 630 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 SALÁRIO MÍNIMO SALÁRIO DA ANA CUSTO DE VIDA POUPANÇA

R$ SITUAÇÃO FINANCEIRA DA ANA

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

3 – OBJETIVOS/METAS

INSTRUÇÃO: Mostre onde queremos chegar respondendo as seguintes perguntas:

 Quais resultados específicos são exigidos?  Quando alcançaremos os resultados?  Qual é o valor disponível pra o projeto?

 Qual será o valor em R$ que conseguiremos reduzir?  Quanto ganharemos?

Os objetivos ou as metas devem ser mensuráveis e tangíveis e, é claro, alinhada com as necessidades do negócio.

Não coloque uma contramedida como um objetivo! Exemplo de contramedidas:

“Comprar máquina nova.” “Realizar o enclausuramento da Pintura.”

O QUÊ? QUANDO? QUANTO?

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3 – OBJETIVOS/METAS

 PROPORCIONAR UMA MORADIA AO FELIPE E A ANA, EM UM AMBIENTE COM NO MÍNIMO 70m².

 EM NO MÁXIMO 2 MESES.

 OS PAIS DO FELIPE E DA ANA, AMBOS, DISPONIBILIZARÃO 15MIL REAIS, TOTALIZANDO 30 MIL REAIS PARA A SOLUÇÃO DO PROBLEMA.

3. OBJETIVOS/METAS

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

4 – ANÁLISE

INSTRUÇÃO: Mostre as causas que te impede de alcançar os objetivos.

 Quais condições ou ocorrências lhe impedem de atingir os objetivos?  Por que eles existem?

 Quais são as causas?  Qual é a causa raiz?

Use ferramentas de análise como por exemplo: 5PQ’s, 6M’s, Ishikawa, Árvore de Análise, etc.. Identifique a causa raiz dos problemas identificados.

* Não vá adiante antes de ter definido as 4 primeiras etapas do lado esquerdo do relatório A3!

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4 – ANÁLISE

4. ANÁLISE

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

4 – ANÁLISE

COMPRAR UMA CASA/APARTAMENTO ALUGAR UMA

CASA/APARTAMENTO

MORAR NA CASA DOS PAIS DA ANA

MORAR NA CASA DOS PAIS DA FELIPE INDECISÃO NA ESCOLHA DO TIPO DE MORADIA POUCAS OPÇÕES DE MORADIA PRÓXIMO A FACULDADE ORÇAMERTO BAIXO CASAS ACIMA DE 350 MIL

REAIS APARTAMENTOS ACIMA DE 250 MIL REAIS ALUGUEL DAS CASAS/APARTAMENTOS PRÓXIMOS A REGIÃO DA FACULDADE E DO TRABALHO DA

ANA E DO FELIPE SÃO CARAS CASAS ACIMA DE 1500 REAIS

POR MÊS

APARTAMENTOS ACIMA DE 1300 REAIS POR MÊS

CASAS/APARTAMENTO COM PREÇOS ACESSÍVEIS (R$ 350,00) NÃO TRANSMITEM SEGURANÇA AS REGIÕES SÃO CONSIDERADAS PELA PM

COMO DE ALTO RISCO

CONDOMÍNIOS ABERTOS E SEM SEGURANÇA, PODEM ENTRAR QUEM QUISER

CASA PEQUENA COM POUCA PRIVACIDADE DISTÂNCIA DA CASA PARA A FACULDADE DISTÂNCIA ACIMA DE 50KM AMBIENTE PEQUENO CABENDO APENAS UM CASAL CONSTRUÇÃO DE UM ANDAR SUPERIOR CUSTO COM O MATERIAL DE CONTRUÇÃO PODE SER MAIOR QUE

O VALOR DISPONÍVEL PARA O SOLUCIONAMENTO DO PROJETO TEMPO PARA CONSTRUIR

PODE EXCEDER O PRAZO DISTÂNCIA DA CASA

PARA O TRABALHO DISTÂNCIA ACIMA DE

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4 – ANÁLISE

A

TEMPO PARA CONSTRUIR PODE EXCEDER O PRAZO

TEMPO PARA AVALIAÇÃO DO ENGENHEIRO CIVIL PODE EXCEDER 15 DIAS SE A COBERTURA DA

CASA FOR LAJE O TEMPO DE CURA É DE 2 MESES HÁ VÁRIAS CONSTRUÇÕES EM ANDAMENTO PELA REGIÃO, OCASIONADO ALTA DEMANDA

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

4 – ANÁLISE

R$5.000,00 R$10.000,00 R$15.000,00 R$20.000,00 R$25.000,00 R$30.000,00 R$35.000,00 R$40.000,00 R$45.000,00 R$50.000,00 0 / 3 0 / 6 0 / 9 1 / 0 1 / 3 1 / 6 1 / 9 2 / 0 2 / 3 2 / 6 R EA L ANO / MÊS

DEPRECIAÇÃO NO ALUGUEL - CASA

VALOR PAGO VALOR DISPONÍVEL

R$5.000,00 R$10.000,00 R$15.000,00 R$20.000,00 R$25.000,00 R$30.000,00 R$35.000,00 R$40.000,00 R$45.000,00 0 / 3 0 / 6 0 / 9 1 / 0 1 / 3 1 / 6 1 / 9 2 / 0 2 / 3 2 / 6 R EA L ANO / MÊS DEPRECIAÇÃO NO ALUGUEL -APARTAMENTO

VALOR PAGO VALOR DISPONÍVEL

B

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5 – ESTADO FUTURO

INSTRUÇÃO: Mostre como alcançaremos os objetivos e as metas, respondendo as perguntas abaixo:

 Quais contramedidas serão necessárias para solução dos problemas?  Quais os benefícios da aplicação?

 A contramedida escolhida é a mais eficaz, econômica e efetiva?  Os envolvidos estão cientes das propostas?

 Como será o novo cenário ou o novo padrão?

Mostre como suas ações propostas vão enfrentar as causas específicas identificadas em sua análise e apresente o estado atual MELHORADO.

* As informações contidas no ESTADO FUTURO, é, normalmente, o reflexo do ESTADO ATUAL porém melhorado!

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

5 – ESTADO FUTURO

AÇÃO CONTRAM ED IDA2 BE NEFÍCIO

A

BUSCAR ITENS EM PROMOÇÕES E NEGOCIAR BEM NA HORA DE

PAGAR

NÃO ULTRAPASSAR O VALOR DISPONIBILIZADO PARA O PROJETO

B FAZER A COBERTURA DA CASA

COM TELHA

FINALIZAR O PROJETO DENTRO DO PRAZO E COM O MENOR CUSTO POSSÍVEL, POIS A ESTRUTURA DE TELHA CUSTA 15% A PENOS QUE A DE LAJE

C

BUSCAR ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA CIVÍL EM REGIÕES

COM BAIXA DEMANDA

FINALIZAR O PROJETO DENTRO DO PRAZO 5. ESTADO FUTURO

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6 – PLANO DE AÇÃO

INSTRUÇÃO: Mostre em um cronograma, com prazo e responsáveis, as ações que serão executadas. O cronograma deverá responder as seguintes perguntas:

 O que será feito?  Quem é o responsável?  Qual é o prazo?

 Está conforme o planejado?

As ações descritas no Plano de Ação, são as etapas para alcançar o Estado Futuro/Proposto. Busque executar as ações conforme o planejado!

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

6 – PLANO DE AÇÃO

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7 – RESULTADOS/ACOMPANHAMENTO

INSTRUÇÃO: Monitore os processos e resultados. O monitoramento deverá responder as seguintes perguntas:

 Estamos alcançando os objetivos?  Os processos estão estáveis?

 Quais dificuldades estão sendo encontradas?  Quais são as lições aprendidas?

Conforme as ações vão sendo implantadas, verifique e acompanhe a evolução do projeto e, principalmente, apresente dados que comprovem o

monitoramento dos objetivos/metas.

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

7 – RESULTADOS/ACOMPANHAMENTO

7. RESULTADOS/ACOMPANHAMENTO R$15.569,00 R$13.585,00 R$500,00 R$29.654,00 R$ 0,00 R$ 5.000,00 R$ 10.000,00 R$ 15.000,00 R$ 20.000,00 R$ 25.000,00 R$ 30.000,00 R$ 35.000,00

MÃO-DE-OBRA MATERIAIS OUTROS TOTAL

ACOMPANHAMENTO DE CUSTO

REAL META CASA DOS PAIS DO FELIPE, ÁREA TOTAL DO ANDAR

SUPERIOR 72m²

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8 – AGIR/REFLEXÃO

INSTRUÇÃO: Todo relatório A3 tem como finalidade a solução de problemas. Se os objetivos e as metas foram alcançadas, defina então no novo processo como o padrão a ser seguido respondendo as seguintes perguntas:

 Quais são as considerações finais?

 Qual é a frequência de monitoramento dos indicadores?  Há alguma pendência que surgiu durante o projeto?

 Com base nos Resultados/Acompanhamento, o que devemos fazer agora?

Parabenize a equipe pelos resultados obtidos e defina o processo de sucesso como a nova referência, o novo padrão estabelecido.

*Caso os objetivos/metas não foram alcançado, gire o PDCA!!!

VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

8 – AGIR/REFLEXÃO

8. AGIR/REFLEXÃO

FELIPE E ANA VIVERÃO NA CASA ATÉ ELES TEREM CONDIÇÕES DE ADQUIRIR A CASA PRÓPRIA E, NO MOMENTO QUE ELES ADQUIRIREM A CASA PRÓPRIA, A CASA QUE FICARÁ VAZIA SERVIRÁ COMO FONTE DE RENDA PARA O JOÃO E MARIA.

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VIII. RELATÓRIO A3

RELATÓRIO A3

ANEXO A – MOD. DE FERRAM. DE ANÁLISE, MAPEAMENTO E TOMADA DE DECISÕES

INÍCIO RECEBER PEDIDO CADASTRAR CLIENTE PEDIDO PROCESSADO ENVIAR P/ O CLIENTE: PEDIDO NÃO APROVADO

PELA INSTITUIÇÃO FIM ENVIAR PARA TRANSPORTADORA EMBALAR PRODUTO ENTREGAR AO CLIENTE RETIRAR PRODUTO DO ESTOQUE CLIENTE CADASTRADO? CREDITO APROVADO? SIM NÃO SIM NÃO

FLUXOGRAMA

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MAPA DE FLUXO DE VALOR - VSM

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RELATÓRIO A3

GRÁFICO DE PARETO

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ÁRVORE DE ANÁLISE

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RELATÓRIO A3

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

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5 PORQUÊS

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RELATÓRIO A3

“Um problema não é apenas uma anormalidade é, também, uma oportunidade” D.Dantas.

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