I. Perfil de elaboração:

I.

Perfil de elaboração:

Resultante do briefing com todas as partes intervenientes no projecto, com ênfase nas necessidades do cliente “Zenlive” será desenvolvido

o supracitado projecto. Algumas normas base serão sempre tomadas como ponto de partida, tais como: Recomendações e boas práticas de

desenvolvimento web como constam em (

http://www.w3.com

)

do Word Wide Web Consortium

; recomendações de boas práticas de

acessibilidade como constam em (

http://www.w3.org/WAI/

); a utilização de linguagens de programação livres como o PHP e MySQL, que

representam uma redução significativa nos custos de licenciamento de software, reduzindo por consequência os custos finais do projecto a

desenvolver. Ver ponto VIII para mais detalhes.

II.

Apresentação empresa / briefing:

A Zenlive é uma empresa jovem de design de interiores que opera nos mercados nacional e Angola.

Pretendia uma plataforma que simplificasse e agilizasse o processo de orçamentação e gestão de encomendas com fornecedores. Para além

desta agilização, normalizava-se os documentos internos e externos da empresa, dando uma imagem profissional da mesma.

Assim, o cliente passou como briefing o sonho que queria ver tornado em realidade.

“Ideia: Pretende-se desenvolver um gestor de catálogos virtual que permita a orçamentação de produtos seleccionados de uma base de dados inserida previamente.

Objectivo: Tem como objectivo agilizar processos dando uma resposta mais rápida na elaboração de orçamentos. Gestão e escolha de produtos, melhor controlo de valor orçamentado, valor gasto e margem de aquisição”

Descrição: O gestor no formato de visualização, deverá funcionar como “carrinho de compras”. Poder seleccionar uma produto da zona de produtos e este passar para uma selecção de escolha onde se pode visualizar o preço de custo já com margem mínima (Valores em dólares, Kwanzas e Euros) da Zenlive e possibilidade de inserir quantidades.

Nessa zona de produtos, já dentro do carrinho de compras (digamos assim), deve poder ser inserido um novo produto que esteja fora dos existentes, isto é, poder inserir um produto na hora com uma medida específica e este surgir nessa zona com o valor que definimos na hora. Nesta zona também poderá ser permitido aumentar a margem de venda sobre os produtos.

Após a selecção dos produtos, poderá avançar-se para a parte de formalização do orçamento para o cliente com os produtos que foram seccionados. Será solicitado o preenchimento dos dados do cliente que ficarão guardados em base de dados e será atribuído uam referência ao cliente para futuras propostas. O gestor fará então três modelos de documentos que ficarão em arquivo. Orçamento final (para o cliente), Orçamento com valores de custo para arquivo, e pedidos de orçamento (para

III.

Objectivos do projecto – memória descritiva:

Pretende-se com este projecto criar uma plataforma de intranet de gestor de catálogo de

produtos, com aplicação de gestão e criação de orçamentos. Nesta plataforma, ter-se-á

acesso e controlo sobre os artigos/produtos, clientes, fornecedores e respectivos

orçamentos. O sistema contempla também sistema de hierarquia de acesso e respectiva

gestão das diferentes funcionalidades.

Com a ferramenta supracitada, pretende-se agilizar todos os processos envolvidos no

negócio, desde a compra ao fornecedor, até à venda ao cliente final.

A proposta apresentada prende-se nos seguintes pontos:

•

Três áreas de actuação: Catálogo de produtos; orçamentação e exportação.

•

Dois modos de acesso e gestão automáticos por tipo de utilizador:

•

Backoffice:

de acesso exclusivo a administração para gestão de catálogo e outras funcionalidades administrativas.

•

Frontoffice:

de acesso a colaboradores e convidados para visualização de catálogo, criação de orçamentos e algumas

exportações de documentos.

Este sistema será ainda projectado e programado de forma a serem implementadas novas funcionalidades no futuro, para que o mesmo

seja escalonável e flexível para acompanhar as necessidades da empresa.

IV. Componentes de aplicação:

A aplicação terá como principais os seguintes componentes, explicados em detalhe mais à frente no ponto VI:

1. Catálogo de produtos com gestão;

2. Gestão de utilizadores;

3. Registo de fornecedores com gestão;

4. Registo de clientes com gestão;

5. Gestão de propriedades de produto;

6. Gestão de imagens de produtos;

7. Apresentação de catálogo em modo de criação orçamento;

8. Sistema de criação de orçamento (estilo carrinho compras);

9. Exportação de orçamento.

V.

Descrição de componentes:

•

O catálogo de produtos será composto por duas partes. Neste ponto explicamos a parte de administração.

O catálogo, comporta uma listagem geral com filtros de visualização. Permitindo sempre alterar quaisquer produtos já inseridos. Existindo também naturalmente a possibilidade de adicionar novo produto.

Cada produto terá as seguintes informações. (De notar que a obrigatoriedade de cada campo será decidido em futuras reuniões e análises de projecto de execução)

◦

Código referência (igual ao fornecedor);

◦

Categoria;

◦

Nome produto (igual ao fornecedor – designação);

◦

Nome produto (visualização para cliente);

◦

Descrição do produto;

◦

Imagem principal de produto;

◦

Preço de custo (com selector de moeda);

◦

Preço final (com selector de moeda);

◦

Prazo de entrega pelo fornecedor.

Ainda no painel de gestão do catálogo, todas as categorias e respectivas e infinitas subcategorias são geridas pelos administradores. Podendo assim criar, adicionar e alterar as categorias a qualquer altura. Pode igualmente mover artigos entre categorias e também adicionar um determinado produto a múltiplas categorias.

•

Gestão de utilizadores, estará disponível apenas para os administradores. A hierarquia do sistema contemplará três níveis diferentes e editáveis, com um quarto

nível que contempla apenas um utilizador de segurança e acesso máximo. Assim definimos da seguinte forma os níveis de utilizador:

◦

Super administrador – Nível de acesso máximo e de sistema. Esta conta tem acesso global e não pode ser removida por nenhum outro nem pelo próprio.

◦

Administradores – Este nível de acesso tem acesso global ao sistema inclusive à gestão de todos os outros níveis de acesso excepto editar ou remover o super administrador.

◦

Colaborador – Neste nível terá acesso ao componente de catálogo em modo de carrinho de compras. Tem também acesso à criação de orçamentos no componente de criação. Permite também em caso de cliente que não esteja em sistema, adicionar novo, com conhecimento dos administradores. Permite ainda utilizar as ferramentas de exportação.

◦

Convidado – Neste nível estão barradas praticamente todas as funcionalidades de sistema. Ter- se-á acesso ao catálogo, sem preços e outras informações confidenciais. Das ferramentas de exportação, ficará contemplado apenas um pedido de orçamento, ao qual, um administrador terá de efectuar o mesmo manualmente a quem efectuou o pedido.

•

Registo de fornecedores com gestão, está contemplado no sistema de backoffice, apenas a administradores. Será um simples painel com listagem e filtros dos

fornecedores em sistema. Permite editar, remover e adicionar novas entradas de fornecedor.

Os campos que queremos para os fornecedores serão discutidos no início do projecto. A quantidade e variedade dos campos não é relevante para o orçamento, sendo que ficará o cliente em total liberdade de conclusão sobre esta matéria.

•

Registo de clientes com gestão será um componente muito idêntico ao anterior. Contudo, este sistema está directamente ligado com o componente de

orçamentos, onde aparecerá a listagem de todos os clientes para selecção.

Aqui neste ponto, será criada a premissa para que os colaboradores, ao serem confrontados com a necessidade de adicionar novo cliente ao sistema, o respectivo formulário de criação de cliente é apresentado no frontoffice, antes de se iniciar o processo de orçamento.

O sistema informa internamente os administradores da respectiva criação de novo cliente.

•

Gestão de propriedades de produto, é um pequeno módulo que aumenta exponencialmente a

capacidade de características a cada artigo/produto.

De uma maneira prática, poder-se-á criar características independentes, e de seguida atribuí-las a determinado artigo/atributo. Assim temos por exemplo, o produto “cadeira xpto” adicionada no sistema. De seguida vamos criar nova característica designada “cores”. Nesta nova característica “cores” podemos adicionar todas e quaisquer possibilidades. Após termos a nova característica adicionada, editamos o produto “cadeira xpto” e seleccionamos “adicionar característica”. O sistema perguntará que valores de determinada característica queremos atribuir ao actual produto. No entanto, devido à especificidade de cada produto, as características podem ser adicionadas logo em simultâneo com o produto. Isto porque poderá com certeza haver características específicas apenas para um produto.

A cada característica, podemos adicionar parâmetros adicionais, tais como preço (mais ou menos, do preço base, etc...). Se por um lado possa parecer um processo mais complexo, por outro permite o sistema ser completamente flexível sobre a gestão de produtos no catálogo e suas características.

•

Gestão de imagens de produtos, é um componente extra que permite adicionar imagens extras ao produtos. No formulário de inserção de produto, é obrigatório

inserir pelo menos uma imagem de duas possíveis. (Produto e aplicação). Contudo neste componente podemos seleccionar o produto que queremos adicionar novas e mais imagens, e efectuar o upload de novas imagens, que serão apresentadas na descrição do produto no modo catálogo.

•

Apresentação de catálogo em modo de criação orçamento, é muito idêntico à apresentação de catálogo em modo de administração. Contudo um pouco mais

cuidado na apresentação. Contempla menu de selecção de categorias. Vários sistemas de apresentação e/ou filtros como por exemplo: Mais usados; mais recentes; mais caros; mais baratos; ordem alfabética etc...

Cada produto poderá ser aberto em página individual, onde poder-se-á visualizar toda a informação sobre o mesmo, bem como imagens extra que possam existir para o mesmo. A exibição de preços, está dependente do tipo de utilizador, sendo que os preços estarão sempre escondidos caso este seja “Convidado”. O sistema de escolha de produtos é conduzida por tecnologia AJAX, para uma melhor navegabilidade e interacção com o sistema de “carrinho de compras”. Serão usados sistemas de apresentação de imagens em slideshow e popup javascript (lightbox) para um resultado final mais apelativo e funcional.

•

Sistema de criação de orçamento, será muito parecido com um comum carrinho de compras de um portal de loja online. Adicionar-se-á produtos ao documento

(carrinho), e continua a selecção de produtos. A qualquer momento poder-se-á visualizar o documento, com todos os produtos já adicionados e respectivos valores bem como totais.

O documento pode sempre ser editado, desde quantidades a remover determinado produto. Após conclusão de documento é iniciado o processo de fecho de documento, onde dar-se-á dois passos complementares.

◦

Primeiro é a selecção do cliente da lista de clientes, e caso não exista em sistema, a premissa de adicionar novo.

◦

Segundo é a possibilidade de adicionar margem no topo do orçamento. Margem a ser diluída pelo total.

O sistema converte sempre os valores monetários em tempo real comunicado com servidores de câmbio, tais como XE e Google. Ainda sobre valores de câmbio, sendo que o sistema actualiza automaticamente, a última taxa de câmbio é guardada em sistema, para que em caso de falha de comunicação, seja utilizada a última taxa em vigor, com nota de possível discrepância.

•

Exportação do orçamento, é a fase final do processo. Podendo ser feito de imediato, ou mais tarde.

Todos os orçamentos concluídos ficam gravados no sistema e ordenados por data, cliente e criador do mesmo. Os administradores podem sempre a qualquer altura utilizar as ferramentas de exportação para qualquer orçamento, ou o criador dos seus próprios orçamentos.

No sistema de exportação, contemplará três ferramentas distintas.

◦

Orçamento final para cliente – Onde será gerado um PDF com várias páginas, das quais constam: carta de apresentação Zenlive; Carta de orçamento personalizada com dados de cliente; Orçamento de produtos descriminados (sem a referência original do fornecedor); Anexo com fotografias dos produtos e página com condições de pagamento mais campos para assinatura (adjudicação). De notar que layout e conteúdos de texto a serem fornecidos por vós.

◦

Orçamento de arquivo – Que serve apenas de documento interno e de sistema igualmente com possibilidade de exportação PDF. Contempla toda a

informação essencial, desde a data colaborador, valor final e produtos com preço de custo à data mais preço de custo actual. Câmbios sempre automáticos e instantâneos, com selectores de moeda.

◦

Notas de encomenda – Conjunto de documentos PDF separados por fornecedor se aplicável vários fornecedores, com notas de encomenda dos produtos em questão. Este fica apenas em sistema e a ser utilizado por administradores.

Na exportação, o sistema contempla a possibilidade de enviar por email. De notar que esta funcionalidade pode ser explorada para o próprio colaborador receber no seu email os respectivos anexos, para poder reencaminhar. Ou pode mesmo enviar por email para o cliente. Esta opção será discutida com a Zenlive.

No painel de visualização de orçamentos por determinado colaborador, este pode verificar se o seu orçamento já foi pedido aos fornecedores, estando o mesmo marcado como processado por parte da administração. Neste caso, em backoffice, os administradores têm acesso a tudo o que se passe no sistema, sendo alertados para novos orçamentos, para que possam ser analisados, e posteriormente efectuado os pedidos de encomenda aos fornecedores. Marcando os orçamentos como processados.

Tabela USERS

Campo

Função

Obrigatório

id_users

Campo automático de ID da entrada de utilizador.

_N/A

email

Campo para o email do utilizador. Destinado ao email para qualquer tipo de utilizador. Serve igualmente como Login. _{Este campo não aceita duplicados.}

SIM

password

Campo para armazenar as passwords de acesso para cada utilizador

_SIM

nome

Nome próprio do utilizador.

_SIM

cargo

Cargo que ocupa na empresa.

_SIM

telefone

Telefone do utilizador.

_SIM

Tabela CLIENTES

Campo

Função

Obrigatório

id_clientes

Campo automático de ID da entrada de cliente.

_N/A

nome_emp

Campo para o nome da empresa, se cliente for empresa.

_NÃO

nome_contacto

Nome da pessoa/contacto do cliente.

_SIM

morada

Morada do cliente

_SIM

zip_cidade

Código Postal e Cidade do Cliente.

_SIM

pais

País do Cliente.

_SIM

tel1

Telefone do cliente.

_SIM

tel2

Telefone do cliente opcional (segundo numero).

_NÃO

fax

Numero de FAX do cliente.

_NÃO

Tabela ORCAMENTOS

Esta tabela armazena os dados principais dos orçamentos efectuados.

Campo

Função

Obrigatório

id_orcamentos

Campo automático de ID da entrada de orçamento.

_N/A

id_user

Campo para armazenar o ID do utilizador que gerou o orçamento.

_SIM

id_cliente

Campo para armazenar o ID do cliente do orçamento.

_SIM

total_custo

Valor total do custo do orçamento. Separado para fácil referência e estatística.

_SIM

total_venda

Valor total do preço de venda do orçamento. Separado para fácil referência e estatística.

_SIM

moeda

Moeda utilizada neste orçamento.

_SIM

estado

Estado da encomenda. (Pendente, processada). O estado reflecte se algum administrador deu seguimento à mesma, _{alternando o estado da mesma.}

SIM

data

Data armazenada automaticamente na criação do orçamento. Este campo alterasse sempre que documento for _modificado.

SIM

Tabela ORCAMENTOS_PRODUTOS

Esta tabela armazena todos os produtos descriminados para cada orçamento.

Campo

Função

Obrigatório

id_orcamentos_produtos

Campo automático de ID da entrada de orçamentos_produtos.

_N/A

id_orcamento

Campo para armazenar o ID do orçamento em causa.

_SIM

id_produto

Campo para armazenar o ID do produto em causa.

_SIM

id_propriedade_prod

Campo para armazenar propriedades específicas de determinado produto se aplicável.

_NÃO

preco_custo

Valor do preço de custo na altura do orçamento. (Moeda utilizada no orçamento)

_SIM

preco_venda

Valor do preço de venda na altura do orçamento. (Moeda utilizada no orçamento)

_SIM

Tabela_PRODUTOS

Esta tabela armazena todos os produtos inseridos no sistema.

Campo

Função

Obrigatório

id_produtos

Campo automático de ID da entrada de orçamentos_produtos.

_N/A

id_categoria

Campo para armazenar o ID do orçamento em causa.

_SIM

id_fornecedor

Campo para armazenar o ID do produto em causa.

_SIM

cod_ref_fornecedor

Campo com o código de referência igual ao do fornecedor.

_SIM

nome_prod_fornecedor

Nome do produto, exactamente igual ao fornecedor.

_SIM

nome_prod_zenlive

Nome do produto dado pela Zenlive. Este é visível nos documentos dos cleintes.

_SIM

descricao

Descrição geral sobre o produto.

_NÃO

imagem1

Imagem do produto.

_SIM

imagem2

Imagem do produto adicional.

_NÃO

preco_custo

Preço de custo do produto.

_SIM

preco_venda

Preço de venda ao público pela Zenlive.

_SIM

moeda

Moeda utilizada na compra deste produto.

_SIM

prazo_entrega

Prazo de entrega por parte do fornecedor.

_NÃO

Tabela IMAGENS_EXTRA

Esta tabela armazena todas as imagens extra para determinado produto.

Campo

Função

Obrigatório

id_imagens_extra

Campo automático de ID da entrada de imagens_extra.

_N/A

id_produto

Campo para armazenar o ID do produto a que se destina a imagem.

_SIM

imagem

Nome da imagem.

_SIM

Tabela FORNECEDORES

Esta tabela armazena informações sobre os fornecedores dos produtos.

Campo

Função

Obrigatório

id_fornecedores

Campo automático de ID da entrada de fornecedores.

_N/A

nome_emp

Campo com o nome da empresa do Fornecedor.

_SIM

nome_contacto

Campo com o nome de contacto na empresa.

_NÃO

morada

Morada do fornecedor.

_SIM

zip_cidade

Código Postal e Cidade do Fornecedor.

_SIM

pais

País do Fornecedor.

_SIM

Tabela CATEGORIAS_PROD

Esta tabela armazena todas as categorias e sub-categorias disponíveis para os produtos.

Campo

Função

Obrigatório

id_categorias_prod

Campo automático de ID da entrada de categoria de produtos

_N/A

pai

ID da categoria principal no caso de ser subcategoria. Utilização de sistema.

_N/A

nome

Nome da categoria/subcategoria.

_SIM

Tabela PROPRIEDADES_PROD

Esta tabela armazena todas as propriedades extra para os produtos, caso aplicável.

Campo

Função

Obrigatório

id_propriedades_prod

Campo automático de ID da entrada de categoria de produtos

_N/A

id_produto

ID do produto em questão.

_N/A

nome

Nome da propriedade em questão (p.ex. Cores da cadeira XPTO).

_SIM

caracteristica

Característica para determinada propriedade. (p.ex. Vermelho)

_SIM

operator

Operator significa se a propriedade influência o preço do produto. Portanto operator será (- ou +).

_SIM

valor

O valor que será influenciado. (p.ex 20, então se o operador for + o valor total do produto passa a ser o _{valor original na respectiva moeda por exemplo euros + 20€)}

SIM

VI.

Processos (Workflow):

VII.

Maquetas de projecto:

Página Inicial

Backoffice Menu

•

Home

•

Produtos

Listagem total

(Aqui mostra-se listagem total de produtos, com pequena imagem, titulo e informação essencial. Listagem com paginção e link para página do produto. Links de acesso rápido para editar, remover do sistema.)

Adicionar novo

(Botão de acesso ao formulário de adicionar novo produto)

•

Clientes

Listagem total

(Aqui mostra-se listagem total de clientes, com paginação e informação simples. Links rápidos de visualizar cliente, editar e remover.)

Adicionar novo

(Botão de acesso ao formulário de adicionar novo Cliente)

•

Fornecedores

Listagem total

(Aqui mostra-se listagem total de Fornecedores, com paginação e informaçãosimples. Links rápidos de visualizar fornecedor, editar e remover.)

Adicionar novo

(Botão de acesso ao formulário de adicionar novo fornecedor)

•

Orçamentos

Listagem

(Aqui mostra-se listagem total de Fornecedores, com paginação e informação simples. Links rápidos de efectuar encomenda, alterar estado etc.)

Criar novo

(Sistema de criação de novo orçamento a cliente, igual aos colaboradores)

•

Sistema

Backoffice Menu

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Home

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Loja

Listagem total

(Aqui mostra-se listagem total de produtos, com pequena imagem, titulo e informação essencial. Listagem com paginação

e link para página do produto. Links de acesso rápido para adicionar ao carrinho de orçamento.)

•

Minha área

Meus dados

(Área de visualização e edição de dados pessoais do colaborador)

Meus orçamentos

(Área de visualização de orçamentos já efectuados pelo colaborador. Com visualização de estado de encomenda ao fornecedor, e botão de

terminado.)