PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS FINANCEIRO

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ESCALA CONSTRUÇÕES E EMPREENDIMENTOS LTDA.

PROCEDIMENTOS

OPERACIONAIS

FINANCEIRO

FI 01 CONTAS A

PAGAR

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PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS: Nº: _{FI 01} REVISÃO: ₀₂ DATA: _05/02/15 PÁGINA: _1/5

CONTAS A PAGAR

ELABORADO E FORMATADO POR: Adimilson Ângelo de Moura

REVISADO E CONFERIDO POR: Camila Roberta Fernandes

ANALISADO CRITICAMENTE E APROVADO POR: Eliza Cristina Alves de Souza

ANÁLISECRÍTICA:

Documento analisado criticamente e aprovado quanto à sua adequação ASSINATURA APROVAÇÃO:

1. OBJETIVO:

Padronizar o processo de pagamentos à vista e a prazo.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA:

NBR ISO 9001:2008. PBQP-H

3. DEFINIÇÕES E SIGLAS:

3.1. OC: Ordem de Compra. 3.2. NF: Nota Fiscal.

3.3. CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

3.4. Razão Social: Nome registrado no cadastro de Pessoa Jurídica.

3.5. Compra emergencial: Compras em regime de urgência que não podem aguardar os prazos definidos no processo de compra.

3.6. SCP: Sociedade por Cota de Participação.

4. RESULTADOS ESPERADOS:

Garantir a eficácia no cumprimento do fluxo de caixa;

Garantir a satisfação direta e indireta dos fornecedores e prestadores de serviço.

5. RECURSOS / MATERIAIS:

• Acesso ao módulo Financeiro do Mastermaq;

• Acesso aos módulos do Sistema TOTVS – RM FLUXUS e RM NUCLEUS • Microcomputador;

• Talões de Cheques; • Internet banking;

6. PROCEDIMENTOS:

6.1. PAGAMENTOS FORNECEDORES / MATERIAL PADRONIZADO.

PASSO RESPONSAVEL AÇÃO

01 Suprimentos/ Contabilidade

O Setor de Suprimentos monta o processo de compra, conforme PO específico do setor. Para o pagamento ser aceito pelo Setor Financeiro deverá conter:

Sistema Mastermaq

Nota Fiscal e Ordem de Compra devidamente preenchida e autorizada pelo gerente do setor.

Sistema TOTVS – (SCP´S)

Além das especificações acima, a Nota Fiscal deverá estar lançada no RM NUCLEUS e carimbada com o número do Identificador. E deverá ser entregue ao financeiro por meio de protocolo.

02 Assitente Financeiro

Valida os dados e, quando efetivo:

Mastermaq

Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar.

a. Movimento> Lançamentos Financeiros> Compras>

“Incluir”>Preenche com os dados dos Documentos>Salvar> modifica as datas de vencimento> Salvar.

b. Carimbar o documento com “LANÇADO” e escrever o nº do movimento

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TOTVS

Confere no sistema RM FLUXUS em contas a pagar se a data de vencimento está correta, valor do documento com suas respectivas parcelas, impostos devidamente calculados.

Cadastro> Lançamentos> Contas a Pagar> Ref. Movimento

1. Arquivo de Documentações

a. A Nota Fiscal deverá ser arquivada na pasta de títulos a pagar conforme data de vencimento junto com o seu respectivo boleto bancário.

a. Após o pagamento do boleto bancário, o comprovante deve ser anexado no documento para baixa no sistema e arquivo.

Para os casos de estar contrário ao procedimento devolver ao setor contábil.

Os pagamentos devem ser cadastrados com, no mínimo, 10 (dez)dias de antecedência ao seu vencimento, caso contrário o setor solicitante deverá requisitar autorização do Gerente Financeiro. 03 Gerente Financeiro / Supervisor Financeiro

Para adiantamento de pagamento a fornecedor deverá:

1. Justificativa do Setor Solicitante

a. O setor solicitante deverá entregar a justificativa junto com a OC do

adiantamento ao seu gerente. Após a autorização, o documento deverá ser entregue ao supervisor financeiro com os dados bancários devidamente preenchidos no documento.

b. Após a validação do gerente financeiro, o documento é entregue ao

auxiliar financeiro que lançará no sistema Mastermaq ou TOTVS o adiantamento do fornecedor.

c. Depois de efetuado o pagamento, o setor solicitante tem no máximo sete

dias para entregar ao setor financeiro o documento formal.

04 Assistente Financeiro

Diariamente pela manhã são retirados os relatórios de contas a pagar.

1. Retirada do Relatório Mastermaq

a. Relatórios> Financeiro>Contas a Pagar> Analíticos > Contas a pagar. b. Campos:

Vencimento: “colocar a data do dia” Mostrar: Marcar a opção “Diário” Modelos: Marcar opção “1”

Filtrar Unidade: Marcar esta opção “filtrar unidade” > selecionar a unidade administrativa que deseja.

c. _{Clicar em Imprimir > visualizar em vídeo.} 2. Retirada do Relatório TOTVS

a. Cadastro> Lançamentos> A pagar com vencimento hoje> Ok. b. Clicar em Imprimir> Visualizar em vídeo> Imprimir.

Depois da retirada dos relatórios, os mesmos são conferidos de acordo com seus respectivos títulos/ documentos físicos e entregues a supervisorfinanceiro.

05 Supervisor Financeiro

Avalia as contas a pagar e juntamente com os dados das contas a receber, valida ou orienta ao assistente e auxiliar financeiro a tomar as providências necessárias.

06

Auxiliar Financeiro / Assistente

Financeiro

Fecha diariamente pela manhã, os processos de pagamentos.

Importante: verificar o banco e contapara pagamento de cada título.

Faz a programação do pagamento e cadastra no sistema bancário.

Encaminha juntamente com os outros compromissos diários ao Supervisor Financeiro.

1. Cadastro no sistema Bancário Santander, Itaú, BB ou CEF

a. Site: www.santanderempresarial.com.br, www.itau.com.br,

www.bb.com.brou www.cef.com.br

b. Colocar os dados da agência e conta. c. Entre com login e senha.

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Para os pagamentos na sede da empresa em cheque ou dinheiro, os mesmos serão liberados a partir das 15h00.

1. Pagamentos em Cheques:

Os cheques deverão ser nominais e com as devidas cópias.

No ato do pagamento o fornecedor deverá assinar comprovante de recebimento do cheque. Após a emissão do cheque o documento e a cópia do cheque ficarão em uma pasta aguardando sua compensação para ser baixado no sistema mastermaq ou TOTVS.

2. Pagamentos em Dinheiro:

No ato do pagamento o fornecedor deverá assinar comprovante de recebimento do dinheiro conforme modelo recibo no servidor, pasta financeiro, modelo recibo.

07 Supervisor Financeiro

Valida os pagamentos lançados no banco, por meio de senha ou assinatura eletrônica.

Recebe os títulos pagos no dia anterior e dá baixa, informando no sistema Mastermaq ou TOTVS o local (banco) do pagamento, conforme procedimento:

1. Baixa dos Pagamentos no sistema Mastermaq.

a. Com o documento e comprovante em mão ir em: Movimento>lançamento>Financeiro: Compras.

b. Digitar o nº do movimento que está anotado no carimbo de “lançado” no

documento>Consultar.

c. Lado Direito do computador > Baixar> Conta para baixar (selecione a

conta de origem do pagamento) > Data da Baixa (deve ser a data em que o documento foi pago)

d. Lado esquerdo do computador> Baixar a Duplicata. 2. Baixa dos Pagamentos no sistema TOTVS

a. Com o documento e comprovante em mãos ir em: Cadastro>

lançamento> contas a pagar> ok.

b. Selecionar a coluna Movimento ou Ref. Movimento> Digitar o nº do

identificador que estará anotado no carimbo.

c. Selecionar o lançamento> ícone baixar> opção sim> Conta para baixar,

data de vencimento, valor pago, se teve imposto verificar se o calculo está de acordo> Ok.

Importante: Caso o valor do pagamento do título seja diferente do valor do titulo original (ex.:

descontos, juros, multas), deve-se alterar o valor no campo “valor pago” no momento da baixa.

Após a baixa dos títulos, os mesmos são entregues ao auxiliarfinanceiro para conciliação bancária. 09 Supervisor Financeiro/ Assistente Financeiro

Diariamente pela manhã retiram-se os extratos bancários do que foi pago no dia anterior. É feita uma conferência de tudo que foi pago, por meio de análise dos títulos com os extratos bancários, conforme procedimento interno de Conciliação bancária.

Envia os documentos para arquivo pela Contabilidade.

10 Contabilidade

Realiza conciliação contábil conforme procedimento interno e arquiva os documentos. Localiza documento e comprovante de pagamento no arquivo físico para entrega quando requisitado por outro setor.

6.2. PAGAMENTOS DE METRISTAS E PRESTADORES DE SERVIÇOS:

01 Planejamento/ AssistenteFinanceiro

Oresponsável pela operação deveránegociar com os prestadores de serviços um prazo de no mínimo 10 dias para pagamento.

Todas as medições de metristas e empreiteiros passarão pelo setor de planejamento para sua devida validação e acompanhamento do contrato.

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As medições de empreiteiros com o valor superior a R$ 500,00 deverão ser retido 10% sobre o valor do pagamento. Estes valores deverão ser pagos na ultima medição conforme acordado no contrato.

Os valores retidos deverão ser totalizados e documentados pelo setor de planejamento.

Para efetivar os pagamentos dos metristas e empreiteiros é necessário que os documentos estejam devidamente preenchidos com todos os dados necessários e assinado/autorizada pelo setor de planejamento. A nota fiscal referente à medição deverá ser lançada no Nucleus pelo setor de Contabilidade conforme procedimento de Nota Fiscal.

Para lançamentos das medições:

Condomínios:

a.

Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar, conforme dados enviados e validados pelo planejamento.

SCP´S:

b.

As medições são validadas pelo setor de planejamento e lançadas pelo setor de Contabilidade.

Os pagamentos devem ser cadastrados conforme as datas descritas no item 1 deste procedimento.

Os pagamentos serão feitos em cheques nominais, dinheiro ou transferência bancária conforme descritos em contrato conforme item 06 do procedimento acima.

6.3. PAGAMENTO FÉRIAS/ RESCISÕES/ VALE TRANSPORTE/ FOLHA DE PAGAMENTO/ CONSIGNADO/ PENSÃO ALIMENTICIA/ CONTRIBUICAO SINDICAL/ MENSALIDADE SINDICAL:

01 Departamento De Pessoal /RH

Os documentos/recibos deverão vir com as seguintes informações:

Nome do Fornecedor/ Funcionário, CNPJ/CPF, Centro de Custo, Tarefa e Código do Produto para lançamento do Sistema TOTVS.

Se documento for lançado via integração Labore X Fluxus entregar com o numero do lançamento e previsão para pagamento.

02 Departamento De Pessoal /RH

Prazos para entrega dos documentos:

1. FOLHA DE PAGAMENTO/PENSÃO

1.1. Adiantamento: 3 dias úteis antes do pagamento 1.2. Pagamento: 3 dias úteis antes do pagamento

2. FGTS

2.1. Entrega: 2 dias úteis antes do vencimento 2.2. Previsão: Fazer 3 dias úteis do vencimento

3. INSS/IRRF

3.1. Entrega: 5 dias úteis

4. CONTRIBUIÇÃO SINDICAL

4.1. Entrega: 5 dias úteis

5. BOLETOS DIVERSOS

5.1. Entrega: 7 dias antes

6. FÉRIAS

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7. RESCISÃO/GRRF

7.1. Aviso Trabalhado

7.1.1. Previsão de pagamento: todo dia 25 do mês anterior 7.1.2. Entrega da guia de rescisão: 2 dia antes

7.2. Pedido de Demissão/Aviso Indenizado 7.2.1. Entrega da guia: 7 dias antes

7.3. Termino de Contrato/Antecipação do termino de contrato 7.3.1. Entrega da guia: 1 dia antes

8. VALE TRANSPORTE

8.1. VT e VA

8.1.1. Entrega: 4 dias úteis antes do 16º dia do mês 8.2. VT Carga avulsa

8.2.1. Previsão: 6 dias antes 8.2.2. Entrega: 4 dias antes

9. RECIBOS

9.1. Funcionários: 3 dias úteis (Prioridade) 9.2. Fornecedores: 7 dias antes do pagamento

- DADOS BANCÁRIOS DE FUNCIONÁRIOS

O RH será responsável por atualizar sempre que preciso.

- PREVISÃO DE PAGAMENTO

O RH deverá encaminhar a previsão de pagamento

03 Assistente Financeiro Recebe os documentos e registra no sistema quando Mastermaq. Se TOTVS,confere o lançamento para controle do fluxo de caixa.

04 Supervisor Financeiro Valida e envia documentos para a efetivação do pagamento. 05 Assistente Financeiro Conforme passo 04 do item 6.1.

06 Assistente Financeiro Importante: Realizar cópia dos documentos (FGTS, GRRF, Rescisões) e comprovantes de pagamentos dos mesmos e enviar para o departamento de pessoal.

6.4. CAIXA INTERNO

01 Auxiliar Financeiro/ Supervisor Financeiro

Previsão

A previsão deverá acontecer pelo responsável do setor no mínimo três dias antes da retirada do dinheiro, e o mesmo será liberado das 14hs às 16hs.

OBS.: Situações de exceção deverão ser autorizadas pelo Supervisor Financeiro

02 Auxiliar Financeiro

Caixa Interno Engenheiros

É liberado um valor X de acordo com o pré-estabelecido pelo engenheiro responsável (Amiro). O acerto deverá ocorrer até o 1º dia do mês seguinte para que as notas fiscais sejam aceitas pela contabilidade.

Acerto de Contas

O acerto deverá acontecer no máximo sete dias após o adiantamento. O mesmo deverá ter os documentos deverão ser devidamente preenchidos com o carimbo para lançamento contábil..

Não será feito outro adiantamento antes de acertar algum pendente.

Reembolso

Será realizado três dias após a entrega do documento (recibo, NF), devidamente preenchido com o carimbo de autorização das 14hs às 16hs.

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7. CONSIDERAÇÕES:

Todos os cheques serão emitidos nominais.

Qualquer pagamento deverá seguir este fluxo, caso contrário será aberto uma FO para tratamento do não cumprimento do procedimento.

CONTROLE DE REVISÃO

DATA REVISÃO HISTÓRICO

22/01/2014 01 Revisão geral do documento.