As Organizações como Sistemas
Para compreendermos melhor as questões relativas às organizações onde atuamos, sejam elas públicas ou privadas, é essencial conhecermos o contexto no qual essas organizações estão inseridas, isso porque, ao propormos abordagens ou intervenções específicas sem o entendimento do todo (sistema organização), podemos incorrer em percepções e/ou intervenções equivocadas (GurGel &
rodriGuez y rodriGuez, 2014).
essa visão do todo, caracterizada enquanto visão ou pensamento sistêmico, representa um novo paradigma no pensamento científico e organizacional, já que o antigo modelo cartesiano, analítico- mecanicista não atende mais aos novos desafios impostos à sociedade. A necessidade de se organizar a complexidade do mundo atual, manifestada pelos seus diferentes sistemas, foi determinante para o desenvolvimento do pensamento sistêmico (CAvAlCAnti & de PAulA, 2005).
Aplicada ao contexto organizacional, ter visão sistêmica é compreender o funcionamento da organização como um sistema, ou seja, consiste em vê-la como um todo constituído por partes que não operam indivi- dualmente, mas interagem de maneira dinâmica. É a capacidade, que precisamos desenvolver, de visualizar as operações e estratégias da or- ganização de maneira integrada e não de forma fragmentada.
Apresentaremos a você como diferentes autores buscaram definir o conceito de sistemas conforme seus interesses, formação e especialização.
...um sistema é uma rede lógica destinada a atingir objetivos (Massie, D. apuD GuiDa, 1980).
de acordo com Jordan (1974), um sistema pode ser definido como um conjunto de entidades ou elementos unidos por alguma forma de interação ou interdependência regular, de maneira a formar um todo integral.
Morin (2002) descreve um sistema como uma unidade global organizada de inter-relações entre elementos, ações e indivíduos.
ackoff (1974) descreve sistema como um conjunto de duas ou mais partes em que cada uma delas satisfaz determinadas condições:
» toda parte de um sistema deve ser capaz de afetar seu desempenho ou suas propriedades;
» nenhuma das partes de um sistema tem um efeito independente do todo;
» subsistemas ou subgrupos (unidades) têm as mesmas propriedades de suas partes.
os conceitos que acabamos de apresentar a você, quando aplicados ao mundo corporativo, explicam que todo setor ou departamento de uma organização tem o poder de afetar o desempenho global ou as propriedades do todo e que nenhuma das partes são independentes, mas, pelo contrário, todas são interdependentes e interagem entre si. Assim também ocorre nos subsistemas ou subgrupos, que têm as
em resumo, o contexto no qual estamos inseridos é repleto de sistemas, sejam eles naturais, como os organismos vivos, ou elaborados, como as organizações sociais. Podem ser sistemas públicos, como a organização que fazemos parte (tre-PA), ou privados, como a maioria das empresas e organizações do terceiro setor. A complexidade e a diversidade dos sistemas obrigam as instituições a se organizarem para garantir o seu pleno funcionamento.
no entanto, mesmo com essa organização nem sempre é possível assegurar o funcionamento contínuo do sistema, o que resulta, algumas vezes, em rupturas ou problemas que impedem a interação do todo (CAvAlCAnti & de PAulA, 2005).
esta complexidade, inerente a todo sistema, se dá em razão do número de elementos que o compõe, seus atributos e suas interações, que são todos organizados para atingir determinados objetivos. Justamente em função desta complexidade que a solução de problemas isolados, ou seja, a abordagem analítica, tornou-se insuficiente (CAvAlCAnti & de PAulA, 2005).
Apresentaremos a você um exemplo emblemático da aplicação da abordagem analítica na resolução de problemas organizacionais apresentado no filme Tempos Modernos de Charles Chaplin.
Acesse: Charlie Chaplin - Tempos Modernos / APRESENTAÇAO
Figura 1.
exemplo da aplicação da abordagem analítica na resolução de problemas organizacionais.
neste filme, o personagem representado por Charles Chaplin não só tem sua atividade restrita (ou seja, só executa pequena parte do processo de trabalho), como também desconhece as etapas anteriores e posteriores do processo. este modelo de linha de montagem representa justamente o oposto da visão sistêmica.
enquanto o pensamento tradicional analítico tem como foco a análise das partes, o pensamento sistêmico dedica-se à obtenção de sínteses, a partir das interações entre as partes relevantes para a existência de um todo (ACkoff, 1981).
A seguir, descreveremos as principais características que diferem esses dois paradigmas.
O pArAdigmA cArtesiAnO (AnAlíticO):
» dualidade sujeito-objeto;
» o todo contém as partes;
» o universo é composto por partículas sólidas distintas da luz;
» matéria, vida e informação são distintas e objetos de estudo por diferentes ciências;
» causalidade linear, toda ação é igual a uma reação. No pensamento analítico linear: X causa Y, que causa Z.
X Y Z
» Conhecimento independente da mente do sujeito;
» Entendimento das partes para entender o todo.
O pArAdigmA sistêmicO:
» sujeito e objeto indissociáveis;
» universo formado por energia;
» sistemas físicos, biológicos e psíquicos submetidos às leis da energia;
» recursividade causa-efeito – acausalidade. No pensamento sistêmico, X, Y e Z influenciam uns aos outros:
X Y
Z
» o todo contém as partes e está contido nelas;
» conhecedor, conhecido e conhecimento são indissociáveis;
» entendimento do todo para entender as partes.
no contexto organizacional, pensar de forma sistêmica, permite rom- per as barreiras funcionais e visões compartimentadas. na prática, é pensar fora da sua unidade organizacional (kiM, 1997). É a habilidade de compreender o funcionamento da organização como um sistema.
Pensando de forma sistêmica, você consegue compreender melhor como cada decisão no negócio é uma decisão que afeta a organização como um todo (druCker, 1990).
o pensamento sistêmico é interdisciplinar e abrange várias escolas da teoria dos sistemas, incluindo a teoria geral de sistemas, a cibernética, a dinâmica de sistemas, a teoria da complexidade, os sistemas soft e hard, a teoria de redes e os sistemas de aprendizagem (Hargreaves &
Podems, 2012).
Como desenvolver uma visão sistêmica?
Já vimos que a visão sistêmica é uma forma de enxergar o funciona- mento de uma organização como um sistema complexo, composto pela interdependência das partes. essa é uma habilidade que você, en- quanto servidor e colaborador do tre-PA, necessita desenvolver para realizar um bom trabalho e fazer com que o órgão consiga prestar um serviço de qualidade e fazer as suas entregas à sociedade. vamos ver agora como podemos desenvolver essa competência?
PenSe em PrOCeSSOS e nãO em SetOreS
um dos primeiros passos para o desenvolvimento de uma visão sistê- mica é pensar a organização como um sistema composto de processos e não de departamentos ou setores. Ao focar em processos, elimina-se a visão diminuída da organização, dividida em setores com funções es- pecíficas. visualizar os processos e não apenas departamentos, permite que você entenda o funcionamento global da organização da qual você faz parte, onde tudo faz parte de um grande sistema integrado que se comunica.
A limitação da visão departamental é reforçada pela percepção de que existem divisões claras e fixas dentro da organização. ter visão focada em processos, por outro lado, é fluido, e favorece a integração de dife- rentes setores. É mais fácil, portanto, entender o funcionamento global de uma organização por essa perspectiva.
Apesar das vantagens de se trabalhar sob uma perspectiva sistêmica, tradicionalmente as organizações atuam focalizando as partes do sistema, ou seja, as funções, áreas ou unidades, tais como: marketing, finanças, produção, gestão de pessoas, etc. dessa forma, as organizações acreditam que ao gerenciar bem cada uma das partes integrantes da organização, irá melhorar o todo, o que é falso. o desempenho de um sistema (organização) depende de como suas partes interagem e não como elas se comportam individualmente (GurGel & rodriGuez y rodriGuez, 2014).
eStude O fluxO dOS PrOCeSSOS
Para você entender a dinâmica de relações entre as diversas áreas de uma organização, é essencial conhecer seus fluxos de processos. um processo de uma organização corresponde a um conjunto de atividades ordenadas, cujo objetivo é gerar um produto ou serviço que agregue valor para o cliente e, consequentemente, para a organização.
os processos do tribunal, por exemplo, refletem como ele funciona e facilita a comunicação entre os seus diferentes setores, em função da relação estabelecida entre eles. em geral, os processos não são line- ares. na prática, envolvem várias unidades, ou até mesmo diferentes áreas da organização. um exemplo dessa interdependência de setores pode ser visualizado na figura 2.
A figura 2 ilustra a descrição de parte do processo de “Planejar e rea- lizar as eleições”, na qual podemos visualizar a interação de diferentes unidades (dG, Sti, SJ, SA e SofC) no planejamento e execução das diversas atividades que integram esse macroprocesso.
PLANEJAR E REALIZAR ELEIÇÃO
Objetivo: realizar a eleição de forma íntegra, confiável, segura e célere.
MaCrOprOCessO
Pie - Apoiar o Planejamento
das eleições dG
Planos de eleição consolidados
e aprovados
Prever as ações necessárias à consecução da estratégia do órgão
e do seu objeto finalístico.
dG/SJ/SA/
SofC/Sti Pie - executar
Atos Preparatórios
Atos preparatórios
executados
Garantir infraestrutura física, material e humana adequada
para a realização da votação
Cor/Seo Gerir Benefício Alimentação
ASCoM elaborar e gerir Plano de
Comunicação
ColoG/Sve Gerenciar geração de mídias
Cor/Seo Gerir Suprimento de
fundos para eleições
CoMAP/SeAl Gerir material de consumo
para eleição
Planejar, executar e monitorar a GSi segurança das eleições
GPeG/nPGe Avaliar eleição anterior
GPeG/nPGe elaborar e consolidar o Pie
GPeG/nPGe Monitorar e comunicar o grau
de execução do Pie
Pie - Preparar Cadastro
eleitoral Sti
Cadastro eleitoral apto para
votação
Proporcionar os meios para que o cadastro eleitoral esteja habilitado para realização do
Pleito dentro dos prazos previstos
ColoG/Sve Gerir o recrutamento de mesários
ColoG/Sve Gerir voto de trânsito
ColoG/Sve Gerir seções especiais
ColoG/Sve Gerenciar o suporte de arquivos
e materiais impressos
ColoG/Sve Gerir cadastro de
presos provisórios e adolescentes internados
Pie - registrar SJ Candidatos
Candidaturas registradas e
julgadas
Habilitar os candidatos que reúnem os requisitos legais
para concorrer às eleições
Propor normalização SJ e padronização
SJ registrar candidaturas
Planejar e gerir o núcleo de Apoio SJ ao registro de Candidaturas -
eleições Minucipais
MaCrOuniDaDe prODuTO ObJeTivO prOCessO uniDaDe
Sti Pie - Gerir
logística de eleição
logística de eleição preparada
Planejar e realizar a logística de tiC para a realização
das eleições
ColoG/Sve Gerir contratação do
transporte de urnas
ColoG/Sve Gerir o Georreferenciamento
de locais de votação
ColoG/Sve Gerir contratação de
técnicos de eleição
ColoG/Sve Gerir logística de transporte de
urnas e materiais agregados
CADEIA DE VALOR DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARÁ
prOCessOs FinaLÍsTiCOs
Gerir CaDasTrO De eLeiTOres
pLaneJar e reaLiZar eLeiÇÃO
reaLiZar presTaÇÃO JurisDiCiOnaL eM MaTÉria eLeiTOraL
inFOrMar e OrienTar a sOCieDaDe realizar alistamento,
revisão e
Transferências de eleitores
preparar Cadastro eleitoral registrar Candidatos executar atos preparatórios Gerir votação eletrônica Gerir Logística de eleição Fiscalizar propaganda eleitoral
Gerir Dados e sistemas
partidários receber, autuar e
Distribuir processos Julgar processos Gerir prestação de Contas
eleitorais e partidárias
prestar orientações para o exercício dos direitos políticos
instruir processos arquivar processos Captar
votos
Totalizar resultados eproclamar eleitos
Julgar prestação deContas
Diplomar eleitos Orientação e
supervisão do Cadastro eleitoral
Gerir sistemas do Cadastro eleitoral
atualizar situação eleitoral
GOvernanÇa e GesTÃO DO Tre-pa GOvernanÇa, GesTÃO De risCOs e COnTrOLes
GesTÃO
esTraTÉGiCa auDiTOria inTerna
entreGAS ClienteS
eleições organizadas,
íntegras e seguras Cadastro de
eleitores íntegro, confiável e
seguro
ações em matéria eleitoral julgadas de
forma isonômica, transparente
e efetiva
informações e orientações
eleitorais íntegras, claras,
acessíveis e úteis para o
exercício dos direitos
políticos
sOCieDaDe parTiDO pOLÍTiCO CanDiDaTO
eLeiTOr
prOCessOs De supOrTe GesTÃO De
pessOas
TeCnOLOGia Da inFOrMaÇÃO e COMuniCaÇÃO
aquisiÇões e inFraesTruTura
OrÇaMenTO, COnTabiLiDaDe e FinanÇas
assessOria e apOiO
aDMinisTraTivO
Figura 3. Cadeia de valor do tre-PA.
uma das formas de se evidenciar a missão, a visão e os valores de uma organização é por meio de seus processos, sejam eles finalísticos ou de suporte, conforme visualizamos na figura 3.
É essencial identificar os principais processos, mapear onde cada um inicia, se ramifica ou até mesmo para onde ele retorna. documentar
BuSque A melhOriA COntínuA dOS PrOCeSSOS
A visão sistêmica exige que qualquer tipo de decisão seja planejada do início ao fim. isto é, deve-se buscar melhorias constantes nos pro- cessos como um todo, englobando todas as suas etapas e não apenas pontos específicos.
vimos na seção anterior que é falso pensar que ao gerenciar bem cada uma das partes integrantes de uma organização iremos melho- rar o todo. uma organização funciona como diversas engrenagens, de modo que não adianta aprimorar apenas uma delas se os resultados dependem de todo o conjunto.
Portanto, uma visão sistêmica exige que qualquer ação de melhoria seja pensada de “ponta a ponta”. isso quer dizer que qualquer melhoria precisa acontecer no processo todo e não apenas em uma de suas etapas. utilizando um exemplo prático: de nada adianta otimizar o processo de produção de refeições, se eu atraso na entrega.
É primordial também sabermos que os processos precisam ser revi- sados continuamente, não só para fins de aprimoramento, mas tam- bém, para adequá-los aos novos fluxos de trabalho, decorrentes da implantação de uma nova ferramenta ou inovação tecnológica. na Justiça eleitoral, por exemplo, vivenciamos a evolução do processo de votação com a substituição da urna de lona pela urna eletrônica, e mais recentemente, a adoção da identificação biométrica do eleitor e a transmissão dos dados de votação via satélite e em tempo real, o que reforçou a segurança e agilizou, e muito, a apuração dos resultados das eleições.
no âmbito administrativo, o desenvolvimento de sistemas informatizados e a adoção do processo eletrônico administrativo e judicial (Sei e PJe), mudaram radicalmente o fluxo dos processos e a tramitação das informações dentro e fora da instituição, demandando o redesenho dos processos e a adaptação às inovações e ao novo modelo de gerenciar informações, pessoas e recursos.
