ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS E O DESIGN
ORGANIZACIONAL
AULA 6
Prof. Julio Cezar Bernardelli
CONVERSA INICIAL
Olá, pessoal. Sejam bem-vindos à última aula de OSM e o Design Organizacional. Neste encontro, vamos conversar sobre os seguintes temas:
aplicação e análise de técnicas: construção de organogramas
aplicação e análise de técnicas: formulários e manuais
aplicação e análise de técnicas: construção de fluxogramas.
aplicação e análise de técnicas: construção de cronogramas
aplicação e análise de técnicas: construção de Gráfico Gantt
Na rota anterior, estudamos OSM e a estratégia organizacional, vimos o que é eficiência e eficácia, conhecemos as vantagens e desvantagens de centralizar ou descentralizar o poder de decisão nas organizações, entendemos o que é uma organização virtual e descobrimos algumas novas formas organizacionais e organizações não convencionais.
Nesta aula, estudaremos aplicações e análise de técnicas na construção de organogramas, formulários e manuais, fluxogramas, cronogramas e gráfico de Gantt.
“A educação é o nosso passaporte para o futuro, pois o amanhã pertence às pessoas que se preparam hoje” (Malcolm X).
Já tirou seu passaporte? O futuro te espera!
CONTEXTUALIZANDO
Administrar uma empresa não é tarefa fácil.
Definir cargos e funções, desenhar fluxo de operações, capacitar pessoas para suas atividades diárias, determinar regras e padrões, estipular datas e prazos para realizações, acompanhar se tudo está transcorrendo como planejado e ser hábil para corrigir desvios quando necessário, garantindo que o resultado final, a data de entrega e a qualidade do produto ou serviço atenderão às expectativas do cliente são tarefas inerentes ao administrador de empresas.
Tomar decisões sem ter dados e informações confiáveis pode levar a situações desagradáveis, com resultados catastróficos para uma empresa.
A utilização de ferramentas de gestão e gráficos de representação pode ajudar nessa tarefa gratificante, mas não muito fácil.
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Para um colaborador que está começando na empresa, saber como funciona a hierarquia, os processos, as normas, seus direitos e deveres pode criar um clima de mais segurança e confiabilidade, permitindo melhor adaptação e desenvolvimento de suas tarefas.
Existem diversas formas de representar a estrutura formal da empresa, com seus cargos e funções, de representar as tarefas desenvolvidas no dia a dia, com seus fluxos, de demonstrar como, quando, quem faz e como se faz alguma tarefa por meio de representações gráficas que facilitam a visualização e o entendimento das pessoas envolvidas.
Mas para que essas representações gráficas, manuais e formulários possam surtir efeito positivo na organização, é preciso que as pessoas saibam interpretar corretamente as informações ali apresentadas.
TEMA 1 – APLICAÇÃO E ANÁLISE DE TÉCNICAS: CONSTRUÇÃO DE ORGANOGRAMAS
Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da administração sistemática em ferrovias. Conforme registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro organograma de que se tem notícia.
De acordo com Llatas (2010), organograma é uma fotografia da hierarquia empresarial, capaz de facilitar a visualização das relações de autoridade e subordinação.
Simcsik (2001) define organograma como sendo a representação gráfica, e portanto estática, dos recursos humanos da empresa, num determinado tempo e espaço passados, tentando representar as linhas de comunicação e a amplitude de controle e hierarquia do poder e da autoridade.
Llatas (2010), citando Ballestero-Alvarez (2006), diz que há quatro tipos principais de organograma:
1) organograma em linha;
2) organograma de assessoria;
3) organograma funcional;
4) organograma matricial.
Já Andreoli (2015), com base em Oliveira (2014), aponta três formas mais comumente usadas:
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1) linear;
2) funcional 3) linha-staff.
Vamos ver cada um deles com base nas definições de Andreoli (2015).
Organograma linear
Utilizado para representar estruturas organizacionais formais rígidas, demonstrando que a tomada de decisão vem de cima e que os canais de comunicação horizontal são quase inexistentes.
É um organograma simples, de fácil leitura, que foi inspirado nos modelos militares e deixa muito clara a distribuição de autoridade na organização.
Andreoli (2015), citando Chiavenato (2011), diz que a organização linear é a forma estrutural mais simples e antiga, tendo sua origem nos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais.
As ações e decisões são centralizadas, a comunicação horizontal é limitada e a autoridade definida de forma que “subordinados se reportam apenas a quem devem e superiores mandam apenas em quem podem”.
Apresenta um formato piramidal, ou seja, quem está mais próximo do topo tem maior poder de decisão, e quem está mais próximo da base tem menor poder de decisão e maior responsabilidade na execução.
Figura 1 –Exemplo de organograma linear
Organograma funcional
O organograma funcional é utilizado para apresentar as funções que os chefes e seus subordinados desempenham na empresa (Llatas, 2010).
A organização funcional é a forma estrutural baseada na funcionalidade ou na especialização das funções (Andreoli, 2015).
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Ao contrário da organização linear, a organização funcional apresenta uma descentralização do poder de decisão, pois é fundamentada de acordo com a especialização, e não com o nível hierárquico.
Nesse modelo, a comunicação é mais direta o que agiliza as tomadas de decisão e o fluxo dos processos. A hierarquia torna-se mais flexível. “A autoridade também segue esse critério, ou seja, reporta-se a quem detém o conhecimento ou a competência técnica para lidar com essa informação e tomar as decisões pertinentes ao caso” (Andreoli, 2015)
Nessa estrutura, algumas vezes os funcionários ficam subordinados a mais de uma chefia.
Figura 2 – Exemplo de organograma funcional
Linha-staff
Essa forma é uma combinação da organização linear com a organização funcional.
Andreoli (2015) diz que “apesar da junção, a organização linha-staff mantém de forma predominante as características da organização linear”. Isso quer dizer que continua havendo hierarquia rígida, centralização de autoridade e poder, assim como comunicação formal e respeito à hierarquização.
Apenas nos órgãos de apoio há uma relação diferenciada com comunicação mais direta e a relação autoridade poder é baseada na especialização.
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Essa estrutura agrega competência técnica em orientações e aconselhamentos, sem que – necessariamente – haja intervenção no funcionamento operacional da organização (Andreoli, 2015).
Conforme a autora citada, essa é a forma mais utilizada e adotada pelas organizações, independente do seu tamanho.
Figura 3 – Exemplo de organograma linha-staff
Os staffs prestam assessoria aos dirigentes a quem estão vinculados, mas, apesar dessa ligação direta com pessoas com grande autoridade e poder dentro da organização, os staffs não têm poder nem autoridade sobre qualquer funcionário.
Figura 4 – Comparação entre os três tipos de organograma
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Fonte: Reis, 2018.
Llatas (2010) cita quatro organogramas, os três já vistos e o organograma matricial, que, de acordo com a autora, “é certamente o mais complexo”.
O organograma matricial é uma combinação de duas representações estruturais da organização. Geralmente, existe uma departamentalização específica combinada com uma divisão por projetos. O exemplo a seguir ajuda a entender como é essa estrutura.
Figura 5 – Exemplo de organograma matricial
Fonte: Ávila, 2015.
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Perceba que nessa estrutura o “pessoal de marketing” e os “engenheiros”
estão subordinados a duas linhas de comando, ao setor de engenharia e ao projeto em que está envolvido.
Quando o projeto “obra” termina, os envolvidos retornam integralmente ao seu setor de origem, à subordinação de uma única liderança, até que surjam novos projetos que necessitem do envolvimento de especialistas, então, uma nova equipe se forma para dar andamento ao projeto e a estrutura matricial volta a existir.
Agora que você já sabe quais são os principais organogramas vamos ver como construí-los com base nas orientações e sugestões dadas pelo autor Simcsik (2001): “Conforme a situação, o profissional de OSM deve utilizar uma ou mais regras mencionadas a seguir, estabelecendo outras ou mesmo seguindo sua própria criatividade, tão necessária e empreendedora nesta função de analista de OSM”.
O autor diz que o organograma deve ser:
Claro ou transparente, ao informar títulos, nomes, códigos e demais convenções. Ao emitir um organograma, informações sobre estes assuntos deverão ser anexadas, se necessárias;
Estético e equilibrado, na distribuição física dos departamentos e semelhantes;
Simples e preciso, apresentando o essencial e o atual, necessário para compreender a estrutura organizacional.
Figura 6 – Exemplo de organograma
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Fonte: Mello, 2018.
Para entender as convenções mais comuns utilizadas em um organograma, vamos ver este exemplo.
Figura 7 – Exemplo de organograma
Segundo Simcsik (2001) as simbologias e informações mais utilizadas são:
Linhas: representam as vias de comunicação formal, sendo:
linhas cheias para ligação hierárquicas;
linhas tracejadas para assessorias (staff);
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linhas pontilhadas para fiscalização e consultorias.
Órgãos: representados por retângulos (clássicos) que podem conter os cargos, setores, funções e demais informações pertinentes.
Órgãos especiais: representados por figuras diferenciadas.
Órgãos a serem criados são representados por linhas tracejadas.
Informações dos retângulos ou outras figuras: podem ser as mais diversas:
nome do ocupante do cargo e possível sigla;
cargo do ocupante e possível sigla;
nome do departamento ou divisão com possível sigla;
número de funcionários do departamento;
centro de custo;
projeto que atua (matricial);
outras informações que sejam relevantes.
Densidade das linhas: mais grossas ou finas para ressaltar e melhorar a visão geral.
Nomes dos setores/grupos e semelhantes: podemos substituir os retângulos ou outras figuras pelos próprios nomes nos locais.
Figura geral do organograma: deve ser equilibrada e agradável à vista, podendo ser apresentada em diferentes cores e formas gerais como em bandeira, em lambda, em pirâmide, em retângulo, em nível hierárquico e muitas outras maneiras.
Como disse o próprio autor, e já citamos anteriormente, “o profissional de OSM deve utilizar uma ou mais regras [...] ou seguindo sua própria criatividade”.
Organograma é importante para a organização uma vez que apresenta a cadeia de comando e a organização formal de cargos e setores. Como tudo em uma organização, o organograma tem suas vantagens e desvantagens.
Quadro 1 – Vantagens e desvantagens do organograma
Vantagens Desvantagens
Visualiza de imediato os órgãos de linha e assessoramento.
É estático, não acompanha as mudanças nos órgãos.
Relaciona quem é quem na estrutura existente.
Não indica todas as relações e situações estruturais existentes.
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Indica a relação entre os órgãos.
É altamente formal.
Informa as relações diretas e indiretas (subordinação & chefia)
Não representa o poder, indicando apenas a posição.
Possibilita um conhecimento formal das comunicações.
Permite interpretações errôneas e incompletas.
Demonstra a importância dos órgãos em termos de hierarquia.
Não acompanha as mudanças nas atividades importantes dos órgãos.
Deve ser claro, simples, preciso e ter estética e equilíbrio.
Não pode ser complexo, impreciso, com informações desnecessárias.
Fonte: Simcsik, 2001, p. 140.
Saiba mais
Existem diversos softwares que auxiliam na construção de organogramas.
Veja como elaborar organogramas utilizando recursos disponíveis em seu computador, por exemplo, os seguintes:
Excel: acesse o link e aprenda como elaborar seu organograma.
COMO fazer um organograma no Excel. Disponível em:
<http://ptcomputador.com/Software/microsoft-access/139992.html>. Acesso em: 14 fev.
2018.
Word: acesse o link e veja como é fácil.
COMO criar um organograma no Word 2013. Disponível em:
<https://blog.npibrasil.com/como-criar-um-organograma-no-word-2013/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
TEMA 2 – APLICAÇÃO E ANÁLISE DE TÉCNICAS: FORMULÁRIOS E MANUAIS
Preencha esse formulário e vá ao guichê três.
Agora, é só preencher o formulário e o prêmio será seu.
Assim que preencher esse formulário, você estará matriculado no curso.
Você já deve ter ouvido alguma dessas frases ou algo semelhante, mas já parou para pensar o que é esse tal de formulário e qual sua importância para as organizações?
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“Formulários são documentos padronizados que contém campos pré- impressos para o preenchimento de informações. [...] facilitam o intercâmbio de dados entre departamentos e a comunicação com agentes externos, como clientes e fornecedores” (Llatas, 2010).
Llatas (2010), citando Cury (2007, p. 371), diz que formulários “servem para registrar dados indispensáveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas”.
Formulário é, também, uma ferramenta de apoio ao analista de OSM.
Llatas (2010) diz que, de acordo com D’Ascenção (2007), o uso de formulários permite atingir cinco objetivos principais:
1) Registrar as informações que circulam durante um processo.
2) Conferir maior agilidade às trocas de informações, desenhando seu percurso da maneira mais lógica e eficiente possível.
3) Padronizar os procedimentos de coleta de dados.
4) Facilitar a visualização e o tratamento dos dados gerados.
5) Atender a exigências legais.
Já se vai algum tempo em que os formulários eram preenchidos em três vias porque precisavam ser distribuídos em diversos setores e departamentos.
Hoje a tecnologia permite trabalhar com formulários eletrônicos e encaminhá-los instantaneamente aos departamentos, clientes, fornecedores e qualquer pessoa envolvida no processo.
O uso de papel físico está se tornando cada dia mais obsoleto.
Figura 8 – Exemplo de formulário de CAT
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A popularização da internet difundiu o uso do formulário eletrônico e muitas organizações adotaram essa prática para agilizar e melhorar seus processos de venda, atendimento ao público, levantamento da necessidade de seus clientes, renovação de cadastros entre tantas outras utilidades que o formulário pode ter.
Vamos destacar alguns pontos relevantes, segundo Llatas (2010), quando falamos de formulários. Nas palavras da autora:
A criação de formulários desdobra-se em três etapas: estudo das necessidades, desenho do formulário (incluindo escolha do conteúdo e escolha da forma) e avaliação dos custos com impressão.
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Existem seis itens indispensáveis em um formulário: o título, as instruções de preenchimento, o logotipo e o endereço da empresa, a numeração individual e a codificação do documento.
Existem dois tipos principais de codificação de formulários: por departamento emissor e por processo.
A escolha da forma deve abranger quatro características físicas dos formulários: formato, gramatura, cor e tipo do papel.
O controle dos formulários deve perseguir quatro objetivos: padronização, combinação, eliminação e simplificação.
A numeração individual é uma sequência numérica única, que diferencia um determinado formulário dos demais documentos da empresa. O código permite classificar os formulários, agrupando-os de acordo com o departamento que os emite ou o tipo de processo que integram.
Quando as organizações buscam a formalização de seus processos, um grande aliado para essa tarefa é o manual organizacional.
Llatas (2010) cita a definição de manual dada por Cury (2007, p. 425):
Os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades, sendo, portanto um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
Andreoli (2015) lembra que Maximiano (2000) definiu manual como sendo
“um conjunto de procedimentos, normas, atividades, funções, instruções, entre outras coisas, que tem um tempo de duração relativamente longo e serve como obra de referência para todos os colaboradores em sua área de competência”.
Saiba mais
Que tal uma breve leitura para começar a entender a importância do manual na organização?
RIKARD, F. V. Manuais organizacionais: instrumentos de gestão e competitividade. Adminsitradores.com, 1 nov. 2008. Disponível em:
<http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/manuais-organizacionais- instrumentos-de-gestao-e-competitividade/26070/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
Existem diversos tipos de manuais que podem ser criados para fins específicos, com objetivos diferentes e para as mais diversas situações.
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Alguns exemplos desses manuais, segundo Andreoli (2015), são:
Manual de organização: apresenta a forma como a empresa está organizada. Seus níveis hierárquicos, organograma, grau de autoridade, unidades organizacionais e como interagem e os objetivos gerais da empresa.
Manual de normas e procedimentos: são os mais comuns nas organizações. Apresentam as atividades desenvolvidas e como devem ser realizadas. Trazem procedimentos e como realizá-los, formulários e fluxogramas.
Manual de políticas ou diretrizes: define a política da empresa para cada departamento (logística, RH, produção, finanças). É voltado principalmente para executivos e tomadores de decisão.
Manual de instruções especializadas: é muito parecido com o manual de normas e procedimentos, mas voltado para um público específico, como
“Manual do vendedor”, “Manual do encarregado de produção”, “Manual da secretária executiva”, entre outros.
Manual do empregado: conhecido também como manual de integração.
Cada funcionário recebe esse manual no primeiro dia de trabalho para que conheça a empresa e saiba de seus direitos e deveres, benefícios, incentivos, sanções, enfim, normas gerais da organização.
Manual de finalidade múltipla: pouco usado, é um manual único que engloba todas as informações dos diversos manuais da organização. É volumoso, genérico e pouco prático.
O manual pode ser de grande utilidade para orientar os funcionários quanto ao comportamento esperado, para divulgar os objetivos da empresa e como proceder nas mais diversas situações.
Manual é uma ferramenta de gestão que facilita a divulgação das normas da organização e a integração de novos colaboradores, mas pode se tornar obsoleto rapidamente se não for bem elaborado.
Veja, no quadro a seguir, alguns pontos favoráveis e outros nem tanto, em relação aos manuais.
Quadro 2 – Vantagens e desvantagens dos manuais
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Figura 9 – Manuais eletrônicos
Fonte: Silva, 2018.
Para Llatas (2010), os manuais organizacionais têm como objetivo:
Fixar critérios e procedimentos padronizados.
Facilitar a avaliação e a revisão das práticas.
Facilitar treinamento de funcionários.
Eliminar improvisos inadequados.
Andreoli (2015) diz que a elaboração de um manual não é processo simples, pois é necessário conhecer bem a empresa e como ela funciona. O
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manual deve antecipar os possíveis problemas que possam surgir e tentar mitigá-los ou até eliminá-los, quando possível.
Nas palavras de Llatas (2010), para a elaboração de um manual:
A elaboração do manual deve ser antecedida por seis preparativos:
estabelecer a finalidade e o tipo do manual, definir o público-alvo, levantar informações sobre o público-alvo, definir o conteúdo e o estilo do manual, escolher a equipe responsável e planejar a elaboração.
O analista de OSM deve segmentar a elaboração de um manual organizacional em sete etapas principais: redação, diagramação, formatação, codificação, impressão, encadernação e teste-piloto.
Todo manual organizacional deve conter, pelo menos, sete componentes fundamentais: sumário, apresentação, instruções, conteúdo propriamente dito, apêndice, glossário e bibliografia.
É importante planejar com cuidado a distribuição dos manuais organizacionais e estabelecer, sem exageros, a quantidade necessária de exemplares. Uma vez distribuídos os manuais, o analista de OSM precisa criar mecanismos para sua avaliação periódica, a fim de detectar uma necessidade de revisão ou mesmo substituição total.
TEMA 3 – APLICAÇÃO E ANÁLISE DE TÉCNICAS: CONSTRUÇÃO DE FLUXOGRAMAS
Tudo o que fazemos tem uma sequência lógica. Por mais que não notemos, nossas atividades rotineiras são realizadas da maneira mais simples e objetiva possível.
Escovar os dentes, tomar banho, preparar uma comida, vestir uma roupa, tudo tem uma sequência que criamos e repetimos, às vezes, de forma automática e sem perceber, ou seja, criamos um fluxo de pequenas atividades que ao final de sua realização atingimos o objetivo proposto.
Se parássemos para escrever cada uma dessas tarefas em pequenos retângulos e os colocássemos em ordem de acontecimento, teríamos construído um fluxograma.
Vejamos como ficaria a sequência de tarefas, de forma bem simplificada, de uma venda de automóvel só para você começar a entender um fluxograma.
Figura 10 – Exemplo de fluxograma de venda de automóvel
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É claro que, para representarmos o fluxo de processos em uma organização, precisamos de mais símbolos e de uma forma mais detalhada de apresentação. Já vimos isso na aula 4, volte lá e dê uma olhada para relembrar.
Segundo Simcsik (2001), fluxograma “é um método gráfico que procura facilitar a análise de dados, informações e sistemas completos e que possui alto grau de detalhamento visual, pondo em evidência os inúmeros fatores que intervêm num processo produtivo ou administrativo qualquer. É conhecido também como flow-chart”.
Llatas (2010) apresenta a definição de Rebouças (2009, p. 260) para fluxograma: “é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo”.
Figura 11 – Símbolos utilizados na elaboração de fluxogramas
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Dica
Veja algumas dicas de como elaborar um fluxograma neste artigo:
COMO desenhar um fluxograma. Disponível em:
<http://www.venki.com.br/blog/como-desenhar-um-fluxograma/>. Acesso em: 14 fev.
2018.
O uso de software confere mais rapidez à elaboração de fluxogramas e não deixa dúvidas acerca dos símbolos e seus significados (Llatas, 2010).
Veja mais esse exemplo de fluxograma. O primeiro é linear, com as tarefas distribuídas de forma contínua sem especificação clara do responsável, já o segundo que é funcional, apresenta a divisão por setores indicando onde ocorre cada tarefa e quem é o responsável por executá-las.
Figura 12 – Exemplos de fluxograma linear e funcional
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TEMA 4 – APLICAÇÃO E ANÁLISE DE TÉCNICAS: CONSTRUÇÃO DE CRONOGRAMAS
Cronograma é um tipo de “mapa do tempo” em que está representado o tempo necessário estimado para a realização das tarefas do projeto e o prazo definido para o seu encerramento.
Figura 13 – Exemplo de Cronograma
O cronograma deve ser simples, claro e de fácil leitura para que todos os envolvidos possam acompanhar o andamento do projeto.
Para começar a construir um cronograma sugerimos que siga alguns passos que podem facilitar seu trabalho:
1) Relacione todas as tarefas que deverão ser realizadas.
2) Crie uma lista de prioridades para cada tarefa.
3) Monte sua tabela com a lista de tarefas na primeira coluna disponível na tabela e distribua as datas na primeira linha disponível na tabela.
4) Assinale em cada linha o tempo previsto para execução da tarefa ali descrita.
5) Acompanhe e atualize sempre que necessário seu cronograma.
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Figura 14 – Exemplo de Cronograma
Observe que alguma atividades iniciam antes da anterior ter terminado, por exemplo, “Arrumar material a ser utilizado” inicia no mês 7, mas “formação de equipe a serem treinados” ainda está no prazo para execução no mesmo mês 7.
Contudo, algumas atividades só podem iniciar se a atividade anterior for concluída, como é o caso de “Limpar o local”, que só terá início após finalizar
“Arrumar material a ser utilizado”.
Para deixar seu cronograma mais fácil de ser lido, você pode utilizar de diversos recursos, como linhas mais grossas, cores variadas nas atividades e datas, pode colocar nomes dos responsáveis por cada tarefa, ou seja, pode usar da imaginação e criatividade de administrador.
Saiba mais
Existem diversos tipos de cronogramas. Dê uma olhada neste artigo e descubra alguns:
ITM Platform. O que é um cronograma? 31 mar. 2016. Disponível em:
<http://www.itmplatform.com/br/blog/o-que-e-um-cronograma/>. Acesso em: 14 fev.
2018.
Entre os diversos modelos de cronograma, talvez a representação gráfica mais frequentemente utilizada seja o diagrama ou Gráfico de Gantt, que é o nosso próximo tema.
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TEMA 5 – APLICAÇÃO E ANÁLISE DE TÉCNICAS: CONSTRUÇÃO DE GRÁFICO GANTT
Por volta do ano de 1800, Karol Adamiecki, um engenheiro polonês, desenvolveu um documento para visualizar de maneira fácil o fluxo de trabalho.
Deu a esse documento o nome de harmonogram. Em 1910, Henry Gantt desenvolveu uma ferramenta para monitorar o trabalho desenvolvido por supervisores e evitar atrasos; essa ferramenta ficou conhecida como Gráfico de Gantt, que mostra de maneira visual e de fácil compreensão o cronograma de trabalho.
São utilizadas barras para mostrar a linha do tempo e organizar as atividades propostas e necessárias buscando uma gestão eficiente de tempo e recursos.
A ideia é dividir as tarefas a serem realizadas em subtarefas e determinar prioridades, quem faz e quando faz.
O Gráfico de Gantt apresenta as tarefas, suas ligações e interdependências, ou seja, quais tarefas precisam ser concluídas para que a próxima possa ser iniciada.
Figura 15 – Exemplo de Gráfico de Gantt
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De acordo com Rocha (1995), o Gráfico de Gantt tem como características
“demonstrar o trabalho planejado e o executado, em suas relações mútuas e sua relação com o tempo. Desse modo, enfatizam que o tempo é o elemento mais importante no processo de produção”.
Saiba mais
Leia este artigo para saber um pouco mais sobre Gráfico de Gantt:
DIAGRAMA de Gantt. fev. 2018. Disponível em:
<http://br.ccm.net/contents/581-diagrama-de-gantt>. Acesso em: 14 fev. 2018.
Atualmente existem diversos softwares para elaboração do Gráfico de Gantt. Mas é necessário saber como e o que colocar no gráfico para poder ser monitorado e acompanhado, obsevando se as etapas estão sendo cumpridas conforme planejado.
Para iniciar um Gráfico de Gantt, faça a lista das atividades a serem desenvolvidas durante o projeto. Anote também o tempo previsto para cada uma delas. Cada atividade pode ser dividida em subatividade e, novamente, identifique o tempo de execução de cada uma delas.
Na hora de alinhar os prazos para entrega de cada atividade, é preciso verificar a interdependência de cada atividade está distribuída corretamente.
Existem três situações principais que podem ocorrer:
1) Tarefas que precisam ser concluídas para que outras se iniciem.
2) Tarefas que não podem ser iniciadas antes de outras.
3) Tarefas que não podem ser concluídas antes das outras.
Mas se existem tarefas que não são interdependentes, elas podem ser executadas paralelamente as demais.
O grande segredo é monitorar, acompanhar e ajustar quando necessário o andamento das atividades, para que o projeto seja concluído no prazo proposto.
Saiba mais
E aí? Quer tentar construir seu Gráfico de Gantt? Acesse este link e divirta-se:
INSTRUÇÕES passo a passo para criar um Gráfico de Gantt em Excel.
Smartsheet. Disponível em: <https://pt.smartsheet.com/blog/como-criar-um- gr%C3%A1fico-de-gantt-no-excel>. Acesso em: 14 fev. 2018.
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TROCANDO IDEIAS
Agora, acesse o fórum da disciplina que está disponível no AVA e debata com seus colegas de UTA sobre a importância da utilização de diagramas na gestão de uma organização.
Participe e veja o que seus colegas pensam sobre esse tema.
NA PRÁTICA
Vamos resolver uma questão para fixarmos bem o que foi visto nesta aula.
1) Para Llatas (2010) os manuais organizacionais têm como objetivo:
i. Fixar critérios e procedimentos padronizados.
ii. Facilitar a compra e a revisão dos produtos utilizados.
iii. Facilitar treinamento de funcionários.
iv. Eliminar fornecedores inadequados.
Com base nas afirmativas acima, assinale a alternativa abaixo que apresenta as assertivas corretas:
a) ( ) Somente I b) ( ) Somente I e II c) ( ) Somente II e III d) ( ) Somente I e III e) ( ) Somente III e IV
2) Leia as sentenças e marque “O” se estiver se referindo a Organograma e
“F” se estiver se referindo a Fluxograma:
( ) Representa a estrutura formal da empresa.
( ) Mostra as etapas de um processo.
( ) Pode ser linear, funcional ou matricial.
( ) Ajuda a identificar pontos críticos e gargalos no processo.
( ) Mostra a relação de subordinação e o nível de poder na empresa.
FINALIZANDO
Finalizamos nossa última aula. Nesta aula, estudamos aplicações e análise de técnicas na construção de organogramas, formulários e manuais, fluxogramas, cronogramas e gráfico de Gantt.
REFERÊNCIAS
ANDREOLI, T. P. OSM: organização sistemas e métodos. Curitiba: Intersaberes, 2015.
ÁVILA, R. Tipos de departamentalização. Luz – Planilhas Empresariais, 27 jul.
2015. Disponível em: <https://blog.luz.vc/o-que-e/tipos-de- departamentalizacao/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração: 8. ed. São Paulo: Elsevier; Campus, 2011.
LLATAS, M. V. OSM: uma visão contemporânea. São Paulo: Pearson, 2010.
MELLO, G. S. de. Consultor executivo, empreendedor, empresário: trajetórias
alternativas e complementares. Disponível em:
<http://slideplayer.com.br/slide/3787205/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
REIS, C. Organização linear. Disponível em:
<http://slideplayer.com.br/slide/7294765/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
ROCHA, L. O. L. da. Organização e métodos: uma abordagem prática. 6. ed.
São Paulo: Atlas, 1995.
SILVA, D. Manualização: elaboração e uso de manuais. Disponível em:
<http://slideplayer.com.br/slide/297598/>. Acesso em: 14 fev. 2018.
SIMCSIK, T. OSM: organização, sistemas e métodos. 2. ed. São Paulo: Futura, 2001.
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RESPOSTAS
Gabarito:
Resposta correta: Alternativa D – Somente alternativas I e III são corretas.
Resposta correta: a sequência correta é: O, F, O, F, O
O professor poderá gravar a seu critério, um vídeo de 7 a 10 minutos apresentando o problema ou então apresentando a solução.
