TUTORIAL: como utilizar as ferramentas Google para criar e participar de videoconferências pelo Meet
Algumas observações importantes: utilizei durante esse tutorial o navegador Google Chrome, qualquer outro terá diferenças de recursos e comandos, até mesmo na disposição dos elementos, formatos de ícones e outras coisas;
No ambiente acadêmico da UFG, prefira o uso do e-mail
institucional. No site da FIC. No link abaixo você pode ver como fazer o seu:
https://ufgemcasa.ufg.br/p/33200-e-mail-institucional-estudante 1. Começando
Acesse gmail.com e faça login com sua conta google, que pode ser um gmail pessoal, ou de preferência, o institucional, da UFG.
Acesse o Google Apps e selecione o Meet. Você também pode acessar direto:
https://meet.google.com
Você pode ter mais de uma conta Google no seu Chrome. Tenha certeza, ao entrar no Meet, qual você quer usar.
Suas reuniões agendadas para o dia aparecem aqui. Veremos como criar esse agendamento.
Inicie criando ou participando de uma reunião já criada.
Permita que o Meet utilize o seu microfone e câmera. Faça isso mesmo que não queira aparecer ou falar, pois é possível desliga-los e habilitar apenas quando quiser.
Verifique se sua câmera e microfone estão funcionando. Ao falar, esse ícone no canto inferior esquerdo deve mexer, mostrando que está tudo certo.
Agora sim, desligue seu microfone e câmera para entrar na sala.
Assim você evita atrapalhar uma aula já em andamento.
Após isso, clique em “Participar agora”, ou, se for o seu caso,
“Pedir para participar”.
Pronto, você já está dentro da sala.
Vamos dar um passo atrás agora, e ver como criamos tudo isso de maneira mais organizada. Já voltamos para essa parte.
2. Agendamento
Você pode iniciar uma reunião qualquer de maneira simples e rápida, como acabamos de fazer. No entanto, essa não é a melhor maneira de executar esse processo.
Veremos como podemos criar os agendamentos através da Agenda Google.
Pra isso, de novo, clique no Google Apps e vá a Agenda, ou acesse:
https://calendar.google.com/
Clique em Criar, ou vá direto, na própria agenda, no dia e horário desejado e clique em sua respectiva célula.
Legenda para a imagem abaixo:
1 – Nome da reunião;
2 – Dia e horário em que ela acontecerá;
3 – Se deseja criar uma recorrência;
4 – Cadastra o e-mail dos convidados para a reunião;
5 – Faz com que esse evento de sua agenda seja uma videoconferência do Meet;
6 – Adiciona a descrição dessa reunião e/ ou um arquivo anexo para compartilhar com as pessoas presentes.
No ponto 3, para criar uma recorrência, se nenhum desses padrões te atender, clique no último, Personalizar...
Selecione a frequência: diário, semanal, mensal ou anual. Os dias em que ocorrerão e quando ela termina.
No exemplo abaixo eu agendei um evento para acontecer toda semana, toda segunda, quarta e sexta; e encerrar no dia 18 de Dezembro de 2020.
Importante: pessoas que não foram convidadas para a sua
videoconferência precisarão ser autorizadas pelo organizador. Se estiverem cadastradas, as pessoas entrarão diretamente.
Outra vantagem é o envio de convite, que vou mostrar logo a seguir.
Será enviado, também, um lembrete, um tempo antes do evento começar. Com esse lembrete enviado por e-mail, vem junto o link da reunião e os arquivos anexados.
Na imagem abaixo você também vê o link que todos utilizarão para entrar no evento.
Voltando ao anexo: sempre que criar uma recorrência, deixe para adicionar o arquivo após essa criação, que pode ser alguns instantes antes do horário agendado. Pois se fizer tudo de uma vez o arquivo anexado será inserido em todos os eventos da recorrência.
O arquivo escolhido precisa estar compartilhado no Google Drive.
Veremos como fazer mais abaixo.
Tudo pronto, ao clicar em Salvar, você pode enviar um e-mail convite para as pessoas cadastradas.
É através desse e-mail que elas poderão optar por adicionar esse evento à agenda delas.
Utilizando o e-mail institucional e cadastrando pessoas com e-mails que não sejam da UFG, você verá a pergunta abaixo.
Isto, a seguir, acontece quando você não compartilha o arquivo anexado. Mas basta ativar e clicar em convidar.
Veremos sobre isso ainda, tá quase.
Sempre que quiser editar, ou mesmo copiar o link do evento, dê um clique simples em cima dele e copie, como mostrado abaixo. Edite clicando no lápis, no topo.
3. Google Drive
Aqui, basicamente, você pode subir arquivos para a nuvem, criar direto lá, compartilhar. Com as vantagens de poder acessá-los de qualquer lugar e não perdê-los se seu computador der problema.
Para acessar: mesma coisa, Google Apps – Drive, ou acesse:
https://drive.google.com
Essa é a raíz do seu Drive. Como em um sistema operacional, temos pastas e arquivos para gerenciar.
Você pode criar pastas e arquivos (Documentos de texto [compatível com o Word], Planilhas [compatível com o Excel] e Apresentações [compatível com o Power Point] e outros); ou fazer o upload de pastas e arquivos já existentes no seu computador.
O que eu fiz aqui? Criei uma pasta;
Fiz o upload de um arquivo de apresentação em slides criado no Power Point;
Cliquei com o botão direito em cima do arquivo e em
compartilhar. Esse processo é para compartilhar um arquivo com alguém, ou anexá-lo na sua videoconferência do Google Meet.
Por padrão, esse compartilhamento é restrito a pessoas da mesma organização, no nosso caso, UFG.
Você pode mudar isso para que qualquer pessoa com o link consiga acesso ao arquivo.
Pronto, agora sim. Arquivo compartilhado, você pode retornar ao calendário, escolher o evento, e editá-lo para adicionar o anexo.
Você pode enviar um e-mail, aos convidados cadastrados, avisando da atualização feita.
4. Durante o Evento
Voltamos, agora veremos o que podemos fazer com a reunião em andamento.
Essa é a janela que aparecerá quando alguém não convidado tentar entrar no evento. Cabe ao organizador permitir ou não a sua
entrada.
Veja todas as pessoas presentes:
Participe através do Chat:
No canto inferior esquerdo você verá alguns detalhes, como o título e descrição da videoconferência, data e hora, e link para
participação.
Na aba ao lado aparecerão os anexos inseridos no momento em que agendamos o evento.
No centro, temos os controles individuais: do lado esquerdo, o microfone, no direito, a câmera. No centro você sai da chamada.
Lembrando que ela só se encerra quando todos saírem.
Mesmo que o organizador saia, a chamada permanece.
Na opção: “Apresentar agora”, canto direito inferior temos três opções.
Apresentar a tela inteira faz o compartilhamento da tela do seu computador com as pessoas. Tudo o que você vê eles veem. Essa opção pode ser útil para mostrar os recursos e funções de um programa, tutoriais, passo a passo e assim vai.
Veremos a aplicação das outras duas opções já já.
Os três pontinhos mostram algumas opções a mais. O que
precisamos saber aqui é que podemos iniciar a gravação e ou uma transmissão ao vivo (essa última precisa ser cadastrada previamente no momento do agendamento do evento no calendário).
Gravando: a reunião está sendo gravada;
Ao vivo: a reunião está sendo transmitida (stream).
Ao clicar em Alterar layout você pode escolher o de sua
preferência. Isso só afeta a sua visualização, não altera o de outras pessoas.
Estas opções aparecem no canto superior direito. O primeiro, da esquerda para a direita mostra as pessoas presentes; a seguinte, abre o chat.
Abaixo você tem alguns recursos de controle individual. O Primeiro ícone fixa a pessoa na tela, para que apareça, enquanto você deixar, apenas ela.
A segunda permite desligar microfones ligados. Apenas
organizadores tem esse poder. Uma observação é que você não pode ligar um microfone de outra pessoa.
O último serve para remover a pessoa. Também, possível apenas para o organizador.
5. Apresentações
Lembra quando fiz o upload de alguns arquivos para o drive? Então, um deles é uma apresentação feita com Power Point. Temos a
possibilidade abrir direto no navegador, com o Apresentações do Google.
Para isso, clique com o botão direito sobre o arquivo – abrir com – Apresentações Google.
Uma nova aba será aberta, como na imagem abaixo. A aplicação é bem similar ao Power Point. Você pode fazer todo tipo de alteração.
Bom, mas nesse caso, o arquivo já está pronto, tudo o que queremos é apresentar. Então, lá vai.
A imagem abaixo mostra o modo de edição, queremos o modo de apresentação, em que é possível ver apenas o que importa, o
conteúdo.
Se você clicar direto nesse botão “Apresentar”, ela vai ocupar toda a tela do seu computador. Qual o problema? Se você tem apenas um monitor vai ficar sem ver o Chat e as pessoas no Meet, e assim impossibilitado de ver qualquer problema.
Por isso sugiro que você clique na seta para baixo, ao lado do nome
“Apresentar”.
Agora clique em “Visualização de apresentador”. Ela permite que o programa fique em modo de apresentador e seja possível
redimensionar e assim, ver outras janelas.
Ao fazer isso abrirá uma nova janela, como o lado direito da imagem abaixo. Você pode utilizá-la para apresentar, ver suas anotações, o tempo... e do lado esquerdo, você muda para a aba do Meet, para ver as pessoas e acompanhar o Chat.
Assim:
Feito isso, basta clicar em “Apresentar agora”, depois em “Uma guia do Chrome” e...
... escolher a aba do Chrome que contém a sua apresentação.
Você pode utilizar aquele apresentador, no meu exemplo, no lado direito, para ver os slides e apresentar; enquanto do lado esquerdo você acompanha o Meet:
Ou, use a própria apresentação, agora não mais em tela cheia, e acompanhe normalmente o Meet do outro lado.
A imagem anterior e a próxima mostram como está a apresentação vista pelo apresentador.
Essa imagem abaixo mostra a apresentação vista por um participante. Entendido?
Agora você pode ver como ficaria a mesma apresentação feita pelo Power Point:
Pra isso, em vez de escolher compartilhar uma guia do Chrome, escolha uma janela.
Selecione a janela que deseja.
Aqui estou fazendo com o Power Point, mas pode ser qualquer programa aberto, um Word, PDF, Excel, Editor de Texto, Fotos...
Pronto, agora está compartilhada.
Ah, e como fazer para o Power Point ficar em modo apresentação sem ocupar a tela inteira? Simples, Clique em um ícone chamado
“Modo de exibição de leitura”, ele fica ao lado do Apresentar, na parte de baixo do programa.
E como passar um vídeo na aula?
Vamos lá. Já vou te passar uns pré-requisitos para funcionar.
Primeiro: a reunião onde você quer passar o vídeo precisa ter sido criada por você (ou você ser o proprietário dela) na sua agenda;
Segundo: O evento precisa estar na sua agenda pessoal. Como podemos criar e fazer parte de diversas agendas, tenha certeza de que ele está na sua agenda pessoal, a que contém o seu nome;
Terceiro: A conta usada para criar o evento na agenda deve ser a mesma utilizada na reunião, onde você transmitirá o vídeo;
Quarto: Essa mesma conta Google deve estar sincronizada no Chrome. Isso aqui faz parte das configurações do navegador.
Feito isso, clique nas configurações do Chrome e em Transmitir, como na imagem abaixo.
Clique com o botão direito no ícone transmitir e habilite as duas opções exemplificadas nas imagens abaixo.
A primeira serve para que esse ícone fique sempre visível, para não precisar repetir o processo acima.
Veremos primeiro como transmitir um vídeo do YouTube.
Vá até a aba onde está o vídeo, no YouTube. Clique no botão transmitir e no nome da videoconferência onde será feita a transmissão.
O vídeo começará a ser transmitido. Você pode deixar seu microfone mudo.
A imagem abaixo mostra um exemplo de como fica para o
apresentador, com a tela meio a meio, Meet e vídeo do YouTube, com o vídeo já em tela cheia.
E como as pessoas da reunião estarão vendo:
Para parar a transmissão, faça como na imagem abaixo:
Agora, apresentar um vídeo salvo no seu computador:
Escolha o vídeo:
Confira se o nome, que abaixo está sublinhado, é o nome do seu vídeo. Se sim, o arquivo já está pronto; basta clicar no nome da reunião/ evento.
Uma nova aba do Chrome abrirá, agora com o vídeo escolhido. Dê o play.
Terminou? Basta parar a transmissão e fechar essa aba.
6. Extensões
Tudo o que vimos até agora foi usando recursos nativos do Meet.
Podemos ter necessidades e problemas que podem ser resolvidos usando extensões do Chrome (ou outro navegador) para o Meet.
Você encontrará e instalará as extensões através da Chrome Web Store:
https://chrome.google.com/webstore
Ou, acho mais fácil, direto no Google. Aqui você pode pesquisar por um problema.
Ex.: Vou gerenciar um evento que contará com a participação de mais de 150 pessoas. Como não consigo cadastrar todas antes, preciso de uma forma de aceitar todas automaticamente, para não precisar fazer isso no manual.
Então pesquiso: extensão google meet aceitar pessoas automaticamente.
Aí, é ver as opções que vão aparecer, assistir a vídeo no YouTube sobre seu funcionamento, ler os tutoriais da página da própria extensão, instalar e testar; até que encontre algo que resolva meu problema.
Ou, partir da solução, quando alguém te sugere, indica ou o obriga a instalar uma determinada extensão, (isso pode acontecer com
professores – alunos). Então, pesquise pelo nome [ex.: Google meet plus extensão]
Para instalar, clique em “Usar no Chrome”
Importante: pode ser que para funcionar, caso esteja em uma
chamada do Meet no momento da instalação, seja necessário sair da reunião e entrar novamente.
Vou deixar aqui o link de algumas extensões que podem ser interessantes.
Google Meet – Auto aceitar convidados
Lembra do problema que citei acima? Ele foi real, e essa foi a minha escolha.
Com essa extensão, além de ser possível configurar para aceitar os novos integrantes automaticamente, você também pode silenciar todos e remover todas as pessoas (legal para quando acaba o evento).
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-auto- aceitar/ihlabelanalahcdadbbfggjpdhmkpmpo?hl=pt-BR
Nod – Reactions for Google Meet
Sabe aquelas reações que vemos nas redes sociais, no Instagram, principalmente? Dá pra fazer aqui também. Mandar um joinha, gostei, levantar a mão para falar.
Mas tem que ser comum acordo, pois só vai funcionar mesmo, se todos os participantes tiverem instalado. Se eu levantar a mão, por exemplo, só quem tem a extensão verá.
https://chrome.google.com/webstore/detail/nod-reactions-for- google/oikgofeboedgfkaacpfepbfmgdalabej
Google Meet Grid View
Visualize mais pessoas na tela ao mesmo tempo.
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-grid- view/kklailfgofogmmdlhgmjgenehkjoioip
Google Meet Call Timer
Adicione um cronômetro para acompanhar o tempo da aula ou de uma apresentação.
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-call- timer/pappcjmimkmjekiaiedkhfogpclanicb
Meet Attendance
Crie listas das pessoas presentes no evento junto com o horário em que entraram.
https://chrome.google.com/webstore/detail/meet- attendance/nenibigflkdikhamlnekfppbganmojlg
Google Meet Plus
Essa lembra o Paint. Você pode desenhar, digitar e muito mais.
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet- plus/lbfjgknkjfjmnjdgdhbbmmbkoddgpdoc?hl=pt-BR
Web Paint
Faça arte nos sites da web. Você pode ir rabiscando enquanto explica algo em uma página da internet.
https://chrome.google.com/webstore/detail/web- paint/emeokgokialpjadjaoeiplmnkjoaegng?hl=pt-BR
É isso! Esses foram apenas alguns exemplos do que pode ser feito.
Você pode buscar mais conforme tenha problemas ou necessidades específicas.
