Manual
de
norMas
e
ProcediMentos
de
Protocolo
Para
a
adMinistração
Pública
do
estado
de
são Paulo
Manual de norMas e ProcediMentos
de Protocolo Para a adMinistração
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO
Governador
Geraldo Alckmin CASA CIVIL
Secretário-Chefe da Casa Civil
Edson Aparecido ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Coordenador
Izaias José de Santana
Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica do Departamento de Preservação e Difusão do Acervo
zĂƌĂWƌĂĚŽ&ĞƌŶĂŶĚĞƐWĂƐĐŽƩŽ
Pesquisa e produção de conteúdo: Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais
ůŝĂŶĂDĂƌƟŶĞůůŝǀĂŐůŝĂŶŽ;ŝƌĞƚŽƌĂͿ ŶĚƌĠDŽŶƚĂŐŶĞƌ
ůĞƐƐĂŶĚƌĂŽƌnjĞƩŽDŽƌĞŶŽ Erich Ewald Kliemke ůŝƐĂŶŐĞůĂDĞŶĚĞƐYƵĞŝƌŽnj
Keli Davi Moreira Lauriany Geize da Silva Leandro Teixeira Estrella ZŽŐĠƌŝŽDĂĚĞŝƌĂĚĞDŽƵƌĂĂŵƉŽƐ
Arquivo Público do Estado
São Paulo
2013
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO
&ŝĐŚĂĂƚĂůŽŐƌĄĨŝĐĂĞůĂďŽƌĂĚĂƉŽƌZĞŶĂƚĂ'ŽŶĕĂůǀĞƐ CRB – 8 nº 8248
M252 Manual de normas e procedimentos de protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo. - São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2013.
116 p.
ISBN 978-85-63443-08-3
ϭ͘ WƌŽƚŽĐŽůŽƐ ʹ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ĚŽ ƐƚĂĚŽ ;^ĆŽ WĂƵůŽͿ͘ 2. Serviços de Protocolo – normas e procedimentos. 3. Gestão Documental. I. Título.
CDU: 025 ŽƉLJƌŝŐŚƚΞϮϬϭϯďLJ
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Rua Voluntários da Pátria, 596, 02010-000, São Paulo – SP dĞů͗͘;ϭϭͿϮϬϴϵͲϴϭϱϮ
ĐĞƐƚĂĚƵĂŝƐΛƐƉ͘ŐŽǀ͘ďƌ
ŝƐƉŽŶşǀĞůŶŽƐşƚŝŽǁǁǁ͘ĂƌƋƵŝǀŽĞƐƚĂĚŽ͘ƐƉ͘ŐŽǀ͘ďƌ Permitida a reprodução parcial ou total desde que indicada a fonte
COLABORADORES
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SAESP
Caio Graco Cobério Valério Camila Brandi de Souza Camila Giovana Ribeiro Hilda Delatorre
Luiz Felipe Loureiro Foresti Maria Elisa Pereira Manuella Soares Ramalho Ricardo José de Melo Ricardo Silvestre
OUTROS ÓRGÃOS E ENTIDADES
ĞůŵŝƌŽŽƌƌĞĂĚĞĂŵĂƌŐŽ;WƌŽĐƵƌĂĚŽƌŝĂ'ĞƌĂůĚŽ ƐƚĂĚŽͿ ůĂƵĚĞƚĞ&ƌĂŶĐŝƐĐŽĚĞ^ŽƵnjĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂ^ĞŐƵƌĂŶĕĂWƷďůŝĐĂͿ ŝŽŶĞ>ƵŝnjĚŽƐ^ĂŶƚŽƐ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂ ĚƵĐĂĕĆŽͿ ĚŶƵƐĂZŝďĞŝƌŽĚĞ^ĂŶƚĂŶĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂ&ĂnjĞŶĚĂͿ :ŽĂŶĂ͛ƌĐ&ĞůŝƉĞDĂĐŚĂĚŽ;ŽŵƉĂŶŚŝĂŵďŝĞŶƚĂůĚŽ ƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽʹ d ^Ϳ :ŽĆŽsĞŶĐĞƐůĂƵZŽĐŚĂ;,ŽƐƉŝƚĂůĚĂƐůşŶŝĐĂƐĚĂ&ĂĐƵůĚĂĚĞĚĞDĞĚŝĐŝŶĂĚĂhŶŝǀĞƌƐŝĚĂĚĞ ĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͿ :ŽƌŐĞhĐŚŝLJĂŵĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂƵůƚƵƌĂͿ >ƵŝnjĂƌůŽƐĚĞĂƌǀĂůŚŽ^ŝůǀĂ;ĂƐĂŝǀŝůͿ DĂƌŝĂƉĂƌĞĐŝĚĂĚĞKůŝǀĞŝƌĂ;&ƵŶĚĂĕĆŽƉĂƌĂĂWƌŽĚƵĕĆŽĞĂŽŶƐĞƌǀĂĕĆŽ&ůŽƌĞƐƚĂůĚŽ ƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͿ DĂƌŝĂĚĞ&ĄƚŝŵĂWĞƌĞŝƌĂ^ĂƌĚŝŶŚĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂ^ĂƷĚĞͿ DĂƌŝĂ'ĞƌƵƐĞŶĞŝĚĞ^ŝůǀĂĚĞ:ĞƐƵƐ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚŽDĞŝŽŵďŝĞŶƚĞͿ sĂůƋƵşƌŝĂĞĂƚƌŝnjĚĂŽƐƚĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂƵůƚƵƌĂͿ
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO WƌŽũĞƚŽŐƌĄĮĐŽ
Marli Santos de Jesus
Diagramação
Ricardo Ferreira
Impressão e acabamento
Sumário
Apresentação ...9
Introdução ...11
ϭ͘WŽůşƟĐĂ ƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐĞ'ĞƐƚĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ...15
2. Documentos de Arquivo ...17
3. Recebimento ...19
ϰ͘ZĞŐŝƐƚƌŽ ...27
5. Abertura de Expediente ...35
6. Autuação de Processo ...39
7. Encerramento e Abertura de Volume ...
49
8. Tramitação ...
53
9. Expedição ...57
10. Juntada ...61
11. Desentranhamento ...65
12. Apensamento ...69
13. Desapensamento ...73
14. Incorporação ...75
15. Encerramento de Documento ...79
ϭϲ͘ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ...83
ϭϳ͘ZĞŐƵůĂƌŝnjĂĕĆŽĚĞĂĚĂƐƚƌŽ ...89
18. Consulta ...95
19. Pedido de Vista ...99
ϮϬ͘ZĞĂƟǀĂĕĆŽ...103
21. Recomendações de Conservação ...105
22. Índice Remissivo ...107
Ϯϯ͘ZĞĨĞƌġŶĐŝĂƐŝďůŝŽŐƌĄĮĐĂƐ ...111
As unidades de protocolo atuam especialmente na produção, recepção, dis-tribuição e controle de documentos correntes, que estão em curso, e que são ainda frequentemente consultados.
EŽĞdžĞƌĐşĐŝŽĚĞƐƵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐ͕ĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĂƐƐĞŐƵƌĂŵƋƵĞŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐĐƵŵƉƌĂŵĂƐĮŶĂůŝĚĂĚĞƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐĞůĞŐĂŝƐƉĂƌĂ as quais foram produzidos.
ƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƐĆŽĚĞĐŝƐŝǀĂƐƉĂƌĂĂĞĨĞƟǀĂŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĕĆŽĚĞ ƵŵĂƉŽůşƟĐĂĚĞŐĞƐƚĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŶĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ ƐƚĂĚƵĂů͕ƵŵĂǀĞnj ƋƵĞƐĞŝĚĞŶƟĮĐĂŵĐŽŵŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĞŽƉĞƌĂĕƁĞƐƚĠĐŶŝĐĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐă produção e tramitação dos documentos em fase corrente, nos termos do art. 3º da Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de pro-cedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
EŽƚĂͲƐĞƋƵĞĂŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂůĐŽŵĞĕĂŶŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐ͕ƉŽŝƐŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞĚŽ-cumentos, no momento de sua produção ou recepção, deve ser realizado de ĂĐŽƌĚŽĐŽŵĐƌŝƚĠƌŝŽƐƉƌĞǀŝĂŵĞŶƚĞĚĞĮŶŝĚŽƐŶŽƐƉůĂŶŽƐĚĞĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĞƚĂďĞůĂƐ ĚĞƚĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘EĞƐƐĞƐĞŶƟĚŽ͕ĠƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞŝŶĚŝƐƉĞŶƐĄǀĞů ăĞĮĐĄĐŝĂĚĂƉŽůşƟĐĂĚĞŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů͕ƉŽŝƐĂƐƐĞŐƵƌĂŽĞĨĞƟǀŽĐŽŶƚƌŽůĞĚŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞƐĚĞĂƐƵĂŽƌŝŐĞŵ͘ ŽƌĞŐŝƐƚƌĂƌĞĐŽŶƚƌŽůĂƌŽƚƌąŵŝƚĞĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐ͕ŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐ ĐƵŵƉƌĞŵƵŵĂĨƵŶĕĆŽĞƐƐĞŶĐŝĂůƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌĂĐĞůĞƌŝĚĂĚĞĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽĚĞĐŝ-sório, bem como para viabilizar a avaliação e controle interno e externo da Administração Pública. EĞƐƐĞĐŽŶƚĞdžƚŽ͕ĠƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞŝŵƉƌĞƐĐŝŶĚşǀĞůƚĂŶƚŽƉĂƌĂŽƌŝĞŶƚĂƌĂĂƚƵĂ-ĕĆŽĚŽŐĞƐƚŽƌƉƷďůŝĐŽƋƵĂŶƚŽƉĂƌĂƉƌŽŵŽǀĞƌĂƉĂƌƟĐŝƉĂĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĚŽƐ ĐŝĚĂĚĆŽƐĂƌĞŐŝƐƚƌŽƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽƐĞĂŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŽďƌĞĂƚŽƐĚĞŐŽǀĞƌŶŽ͘ ŽŵĂƉƌŽŵƵůŐĂĕĆŽĚŽĞĐƌĞƚŽŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ƋƵĞƌĞŐƵůĂŵĞŶƚĂĂ>ĞŝĚĞ ĐĞƐƐŽă/ŶĨŽƌŵĂĕĆŽŶǑϭϮ͘ϱϮϳͬϮϬϭϭ͕ĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉĂƐƐĂƌĂŵ
Apresentação
ĂĚĞƐĞŵƉĞŶŚĂƌƵŵĂĨƵŶĕĆŽĂŝŶĚĂŵĂŝƐĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐĂ͕ƉŽŝƐĚĞƐƵĂĞĮĐŝġŶĐŝĂ dependem também o bom desempenho e qualidade dos Serviços de Infor-mações ao Cidadão – SIC.
WŽƌ ƚŽĚŽ Ž ĞdžƉŽƐƚŽ͕ ĨĞnjͲƐĞ ƵƌŐĞŶƚĞ Ă ƵŶŝĨŽƌŵŝnjĂĕĆŽ ĚĞ ŶŽƌŵĂƐ Ğ ƉƌŽĐĞĚŝ-ŵĞŶƚŽƐƋƵĞƌĞŐƵůĞŵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕ƚŽƌŶĂŶĚŽͲŽƐŵĂŝƐĄŐĞŝƐĞ ƐĞŐƵƌŽƐ͘ ƐƐĞĨŽŝŽĚĞƐĂĮŽƋƵĞĂĞƋƵŝƉĞĚŽĞŶƚƌŽĚĞŽŽƌĚĞŶĂĕĆŽĚŽƐWƌŽ-tocolos Estaduais, deste Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, assumiu e levou a cabo, com o maior êxito.
dƌĂƚĂͲƐĞĚĞƵŵĂĞƚĂƉĂƉƌĞƉĂƌĂƚſƌŝĂăŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĕĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂ/ŶĨŽƌŵĂ-ƟnjĂĚŽ hŶŝĮĐĂĚŽ ĚĞ 'ĞƐƚĆŽ ƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ğ /ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ʹ ^WĚŽĐ͕ ŶŽƐ ƚĞƌŵŽƐ ĚŽ ĞĐƌĞƚŽ ŶǑ ϱϱ͘ϰϳϵͬϮϬϭϬ͕ ĂůƚĞƌĂĚŽ ƉĞůŽ ĞĐƌĞƚŽ ŶǑ ϱϲ͘ϮϲϬͬϮϬϭϬ͘ K ^WĚŽĐ Ġ Ƶŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ dos documentos públicos estaduais, que promove o controle de documen-ƚŽƐĚĞƐĚĞĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ĚƵƌĂŶƚĞƐƵĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͕ĂƚĠƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů ;ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞͿ͘
ƐƉĞƌĂŵŽƐƋƵĞĞƐƚĞDĂŶƵĂůƐĞũĂƵŵĂĨĞƌƌĂŵĞŶƚĂƷƟůƉĂƌĂŽƐƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐĞƐ-taduais que atuam nas unidades de protocolo e que contribua para a moder-nização da Administração Pública Estadual.
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
O Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais - CCPE
ƌŝĂĚŽƉĞůŽĞĐƌĞƚŽŶ͘Ǒϱϰ͘ϮϳϲͬϮϬϬϵ͕ƋƵĞƌĞŽƌŐĂŶŝnjŽƵĂhŶŝĚĂĚĞĚŽƌƋƵŝǀŽ Público do Estado, o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais - CCPE ŝŶƚĞŐƌĂŽĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂĚĞƌƋƵŝǀŽƐĚŽ ƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽ Paulo – DGSAESP.
O CCPE tem como atribuições elaborar normas e procedimentos padronizados ƉĂƌĂŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͕ƉƌŽŵŽǀĞƌĂŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽƐŝƐƚġŵŝĐĂĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞ ƉƌŽƚŽĐŽůŽĐŽŵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͕ŽƌŝĞŶƚĂƌĞƉƌŽŵŽǀĞƌĂĐĂƉĂĐŝƚĂĕĆŽĚĞ servidores que atuam nas Unidades de Protocolo, desenvolver estudos sobre ŽŇƵdžŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐǀŝƐĂŶĚŽăƉĂĚƌŽŶŝnjĂĕĆŽĚĞƐĞƵƚƌąŵŝƚĞĞĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽ ƌĄƉŝĚĂĚĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĐŽŽƌĚĞŶĂƌĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞĚĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽĞŝŵƉůĞ- ŵĞŶƚĂĕĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂ/ŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽhŶŝĮĐĂĚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞŽĐƵ-mentos e Informações - SPdoc, atender e promover treinamento para operação do sistema SPdoc e assessorar o Comitê Gestor do SPdoc no desenvolvimento de ƐƵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚŽEƷĐůĞŽĚĞƉŽŝŽĂŽŽŵŝƚġ'ĞƐƚŽƌ͘
ĨĞƟǀĂŵĞŶƚĞŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĚŽŶŽŝŶşĐŝŽĚĞϮϬϭϭ͕ĐŽŵĂŶŽŵĞĂĕĆŽĚĞƵŵĂĚŝ-ƌĞƚŽƌĂƚĠĐŶŝĐĂĞĂĐŚĞŐĂĚĂĚĞĞdžĞĐƵƟǀŽƐƉƷďůŝĐŽƐƉĂƌĂŝŶƚĞŐƌĂƌŽƐĞƵĐŽƌƉŽ técnico – aprovados no primeiro concurso público realizado na história do Arquivo Público do Estado –, a primeira ação do CCPE foi a elaboração de ƵŵŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽƚĠĐŶŝĐŽƉĂƌĂŽƌŝĞŶƚĂƌŽĂƚĞŶĚŝŵĞŶƚŽĂŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐ da Administração Pública Estadual quanto aos procedimentos de protocolo.
A elaboração do Manual
A elaboração do Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a
Administração Pública do Estado de São Paulo ƚĞǀĞĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽŐĂƌĂŶƟƌ
ĂƉĂĚƌŽŶŝnjĂĕĆŽĚŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞĂŽƟŵŝnjĂĕĆŽĚĂƐƉƌĄƟĐĂƐ ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐŶŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͘
ŵĞƚŽĚŽůŽŐŝĂĚĞƚƌĂďĂůŚŽĐŽŶƐŝƐƟƵŶĂĂŶĄůŝƐĞĚĞŵĂŶƵĂŝƐƚĠĐŶŝĐŽƐĞƌĞĨĞ- ƌġŶĐŝĂƐůĞŐŝƐůĂƟǀĂƐƐŽďƌĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉƌŽĚƵnjŝĚŽƐƉŽƌŝŶƐƟ-tuições públicas e privadas, do Brasil e do exterior, bem como na realização
de visitas técnicas aos setores de protocolo centrais das Secretarias de Esta-ĚŽĞĚĂƐĞŶƟĚĂĚĞƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐƉĂƌĂĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĂƐƉƌĄƟĐĂƐĂĚŽƚĂĚĂƐ͘ Considerando o elevado número de setores de protocolo existentes na Admi-nistração Pública Estadual, o CCPE selecionou os setores de protocolo dos se-ŐƵŝŶƚĞƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐƉĂƌĂƌĞĂůŝnjĂƌĂƐǀŝƐŝƚĂƐƚĠĐŶŝĐĂƐ͗^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽ da Administração Penitenciária, Hospital das Clínicas da Faculdade de Medici-na da Universidade de São Paulo, Comando Geral da Polícia Militar, Secretaria de Estado da Educação, Secretaria de Estado da Saúde, Secretaria de Estado do Meio Ambiente, Secretaria de Estado da Cultura, Secretaria de Estado da Fa- njĞŶĚĂ͕^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĂ:ƵƐƟĕĂĞĞĨĞƐĂĚĂŝĚĂĚĂŶŝĂ͕/ŶƐƟƚƵƚŽĚĞDĞ-ĚŝĐŝŶĂ^ŽĐŝĂůĞĚĞƌŝŵŝŶŽůŽŐŝĂĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͲ/D ^͕^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞ ƐƚĂĚŽĚĞ WůĂŶĞũĂŵĞŶƚŽĞĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽZĞŐŝŽŶĂů͕ĂƐĂŝǀŝů͕hŶŝǀĞƌƐŝĚĂĚĞ ƐƚĂĚƵĂů de Campinas - UNICAMP e Companhia do Metropolitano de São Paulo - Metrô. As visitas técnicas ocorreram entre os meses de fevereiro de 2011 e março de 2012, e possibilitaram o mapeamento das diversas formas de execução de ĐĂĚĂƵŵĂĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĚĂƐĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐĚĞŶŽŵŝŶĂ-ĕƁĞƐƋƵĞƵŵĂŵĞƐŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞƌĞĐĞďŝĂ͕ŶŽƐĚŝǀĞƌƐŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂ Administração Pública Estadual.
ƉƌŝŵĞŝƌĂǀĞƌƐĆŽĚŽDĂŶƵĂůĨŽŝƐƵďŵĞƟĚĂăĂŶĄůŝƐĞĚĞƌĞƉƌĞƐĞŶƚĂŶƚĞƐĚŽƐ demais Centros do Departamento de Gestão do SAESP, por meio da realiza-ção de reuniões de trabalho, realizadas no período de abril a setembro de 2011.
ƉſƐĂǀĂůŝĚĂĕĆŽƌĞĂůŝnjĂĚĂŶŽĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽĚŽ^ ^WĨŽŝĐŽŶƐƟ-tuído Grupo de Trabalho com representantes de diferentes setores de proto- ĐŽůŽĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂůƉĂƌĂĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂĂĚĞƋƵĂĕĆŽĚŽDĂ-ŶƵĂůăƌĞĂůŝĚĂĚĞ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĂĂŶĄůŝƐĞĚĞĂŐĞŶƚĞƐƉƷďůŝĐŽƐƌĞĐŽŶŚĞĐŝĚĂŵĞŶƚĞ especializados na sua área de atuação.
K'ƌƵƉŽĚĞdƌĂďĂůŚŽƚĞǀĞĂƉƌĞŽĐƵƉĂĕĆŽĚĞĚĞĮŶŝƌƌŽƟŶĂƐĐĂƉĂnjĞƐĚĞĞƐƚĂ- ďĞůĞĐĞƌƵŵƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƉĂĚƌĆŽƉĂƌĂĂĞdžĞĐƵĕĆŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽ-ĐŽůŽ͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞŵĞŶƚĞĚĂŝŶĨƌĂĞƐƚƌƵƚƵƌĂƚĞĐŶŽůſŐŝĐĂĚŝƐƉŽŶşǀĞů͘ WĂƌƟĐŝƉĂƌĂŵĚĂƐƌĞƵŶŝƁĞƐĚĞǀĂůŝĚĂĕĆŽ͕ĞŶƚƌĞŽƐŵĞƐĞƐĚĞĚĞnjĞŵďƌŽĚĞϮϬϭϮ ĞĨĞǀĞƌĞŝƌŽĚĞϮϬϭϯ͕ĚŝƌĞƚŽƌĞƐĞͬŽƵƌĞƉƌĞƐĞŶƚĂŶƚĞƐĚĞƐĞƚŽƌĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ ĚĞĂůŐƵŶƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͘ ƷůƟŵĂĞƚĂƉĂĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚĞƵăĚŝƐƉŽŶŝďŝůŝnjĂĕĆŽĚŽDĂŶƵĂůƉĂƌĂŽŶƐƵůƚĂWƷ-ďůŝĐĂŶŽƐşƟŽĚŽƌƋƵŝǀŽWƷďůŝĐŽĚŽ ƐƚĂĚŽ͕ŶŽƉĞƌşŽĚŽĚĞϮϲĚĞĂŐŽƐƚŽĂϮϰ ĚĞƐĞƚĞŵďƌŽĚĞϮϬϭϯ͕ǀŝƐĂŶĚŽĞƐƟŵƵůĂƌĂƌĞŇĞdžĆŽĚĞƚŽĚŽƐŽƐƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐ estaduais que atuam nos serviços de protocolo da Administração Estadual ƉĂƌĂŽĂƉƌŝŵŽƌĂŵĞŶƚŽĚĞƐƵĂƐƌŽƟŶĂƐĚĞƚƌĂďĂůŚŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƉĂƌƟĐŝƉĂĕĆŽ de outros interessados.
ƵƌĂŶƚĞŽƉĞƌşŽĚŽĞŵƋƵĞŽDĂŶƵĂůĞƐƚĞǀĞĚŝƐƉŽŶşǀĞůŶŽƐşƟŽĚŽƌƋƵŝǀŽ Público do Estado todas as manifestações foram processadas e analisadas. Todo o processo de trabalho foi devidamente documentado em relatórios e atas, que compõem o Dossiê de elaboração do manual.
Os desdobramentos
O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração
Pública do Estado de São Paulo contribuirá para a capacitação dos servidores
estaduais que atuam nos setores de protocolo melhorando o seu nível técni-co e imprimindo maior qualidade aos serviços.
ƉĂĚƌŽŶŝnjĂĕĆŽĚĞƌŽƟŶĂƐ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƵŶŝĨŽƌŵŝnjĂĕĆŽĚĞĐŽŶĐĞŝƚŽƐĐŽŶƚƌŝďƵŝ-ƌĆŽƉĂƌĂƵŵĂĂŵƉůĂĐŽŵƵŶŝĐĂĕĆŽĞŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽĚŽƐƐĞƌǀŝĕŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕Ă uniformização da produção documental no Estado e o controle de todos os do-ĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĚƵnjŝĚŽƐĞƌĞĐĞďŝĚŽƐƉĞůŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂůĂƚĠĂƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů;ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶ-ƚĞͿ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƐƐĞŐƵƌĂƌĆŽĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽƌĄƉŝĚĂĞĨĄĐŝůĚĂŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ͘ ĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĚŽDĂŶƵĂůĐŽŵŽĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ƋƵĞƌĞ-ŐƵůĂŵĞŶƚĂĂ>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϭϮ͘ϱϮϳͬϮϬϭϭƋƵĞƌĞŐƵůĂŽĂĐĞƐƐŽăƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ ĂƐƐĞŐƵƌĂƌĄĂŽĐŝĚĂĚĆŽŽĂĐĞƐƐŽăŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽƉƷďůŝĐĂĞ͕ĚĞƐƚĞŵŽĚŽ͕ĂĞĨĞ-ƟǀĂĕĆŽĚŽƐƉƌŝŶĐşƉŝŽƐĐŽŶƐƟƚƵĐŝŽŶĂŝƐĚĂƚƌĂŶƐƉĂƌġŶĐŝĂĞĚŽĐŽŶƚƌŽůĞƐŽĐŝĂů͘ ƉĂĚƌŽŶŝnjĂĕĆŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĞĚĂƐƌŽƟŶĂƐĚŽƐƐĞƌǀŝĕŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĠŽ ƉƌŝŵĞŝƌŽƉĂƐƐŽƉĂƌĂĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽĚŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͕ƉĞƌŵŝ- ƟŶĚŽĂŽ'ŽǀĞƌŶŽWĂƵůŝƐƚĂƌĞƵŶŝƌĞŵƵŵĂƷŶŝĐĂďĂƐĞĚĞĚĂĚŽƐͲ^ŝƐƚĞŵĂ/Ŷ-ĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽhŶŝĮĐĂĚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ/ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ʹĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƌĞůĂƟǀĂƐĂƚŽĚŽƐŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐʹĞŵƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ ŽƵĂƌƋƵŝǀĂĚŽƐͲĂƵdžŝůŝĂŶĚŽŽƉƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉůĂŶĞũĂŵĞŶƚŽĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐŽĞĂƚŽŵĂ-da de decisões.
ŽĐŽŶũƵŶƚŽĚĞĚŝƌĞƚƌŝnjĞƐ͕ŶŽƌŵĂƐ͕ŵĠƚŽĚŽƐĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞŽƌŐĂŶŝ- njĂĕĆŽĞĨƵŶĐŝŽŶĂŵĞŶƚŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞĂƌƋƵŝǀŽǀŝƐĂŶĚŽĂƐ-ƐĞŐƵƌĂƌĂŐĞƐƚĆŽ͕ĂƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ públicas estaduais. dŽĚĂƌŽƟŶĂĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂĠƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƐĞŶĚŽĚĞǀĞƌ dos ór-ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂůĂŐĞƐƚĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĐŽŵŽŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽĚĞĂƉŽŝŽăĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ͕ăĐƵůƚƵƌĂĞĂŽĚĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽ ĐŝĞŶơĮĐŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰͿ͘ ŽŶƐŝĚĞƌĂͲƐĞ ŐĞƐƚĆŽ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ž ĐŽŶũƵŶƚŽ ĚĞ ƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ Ğ ŽƉĞ- ƌĂĕƁĞƐƚĠĐŶŝĐĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐăƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͕ƵƐŽ͕ĂǀĂůŝĂĕĆŽĞĂƌ-quivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ƌĞĐŽůŚŝŵĞŶƚŽƉĂƌĂŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞ;>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϴ͘ϭϱϵͬϭϵϵϭĞĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰͿ͘
YƵĂŝƐƋƵĞƌĂĕƁĞƐƋƵĞŝŵƉůŝƋƵĞŵĞŵĚĞƐƚƌƵŝĕĆŽ͕ŝŶƵƟůŝnjĂĕĆŽŽƵĚĞƚĞ-rioração do patrimônio documental público são consideradas crime ĐŽŶƚƌĂŽƉĂƚƌŝŵƀŶŝŽĐƵůƚƵƌĂů͕ĐŽŵƉĞŶĂƐƉƌĞǀŝƐƚĂƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽ͘
ŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ&ĞĚĞƌĂůĚĞϭϵϴϴ͕ĂƌƟŐŽϮϭϲ͕ΑϭǑ >ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϵ͘ϲϬϱͬϭϵϵϴ͕ĂƌƟŐŽϲϮ͕ŝŶĐŝƐŽ// ĞĐƌĞƚŽĨĞĚĞƌĂůŶΣϯ͘ϭϳϵͬϭϵϵϵ͕ĂƌƟŐŽϰϵ͕ŝŶĐŝƐŽ// ſĚŝŐŽWĞŶĂů͕ĂƌƟŐŽϯϬϱ
1.1
Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:1.1.1 Serviços de protocolo: unidades técnicas responsáveis pelo
rece-ďŝŵĞŶƚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĚŝƐƚƌŝďƵŝĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞĐŽŶƚƌŽůĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘
1.1.2 Serviços de arquivo: unidades técnicas responsáveis por reunir,
ŽƌĚĞŶĂƌ͕ŐƵĂƌĚĂƌ͕ƉƌĞƐĞƌǀĂƌĞĚĂƌĂĐĞƐƐŽĂŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŽďƐƵĂĐƵƐ-ƚſĚŝĂ͕ƐĞŐƵŶĚŽŽƐƉƌŝŶĐşƉŝŽƐĞƚĠĐŶŝĐĂƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͘
1.1.3 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA: ŐƌƵƉŽƐ
ƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞƐĞŵƵůƟĚŝƐĐŝƉůŝŶĂƌĞƐŝŶƐƟƚƵşĚŽƐĞǀŝŶĐƵůĂĚŽƐĂŽ'ĂďŝŶĞƚĞĚĂ ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞŵĄdžŝŵĂĚŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ Ɛ-
ƚĂĚƵĂů͕ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐƉĞůĂĞůĂďŽƌĂĕĆŽĞĂƉůŝĐĂĕĆŽĚĞWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂ-1.
WŽůşƟĐĂ ƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐ
e Gestão de Documentos
ção e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como por orien-ƚĂƌĂŐĞƐƚĆŽƚƌĂŶƐƉĂƌĞŶƚĞĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĂĚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽſƌŐĆŽ ŽƵĞŶƟĚĂĚĞ͕ǀŝƐĂŶĚŽĂƐƐĞŐƵƌĂƌƐĞƵĂŵƉůŽĂĐĞƐƐŽĞĚŝǀƵůŐĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϮϵ͘ϴϯϴͬϭϵϴϵ͕ĂƌƟŐŽϭǑ͖ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕Ăƌ-ƟŐŽϯϰ͖ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽƐϭϭĞϭϮͿ͘
1.1.4 Serviço de Informações ao Cidadão – SIC: unidades de atendimento
ŝŶƐƟƚƵşĚĂƐŶŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͕Ěŝ-ƌĞƚĂŵĞŶƚĞƐƵďŽƌĚŝŶĂĚĂĂŽƐĞƵƟƚƵůĂƌ͕ĐŽŵĂĮŶĂůŝĚĂĚĞĚĞĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂŽƐ cidadãos o acesso pleno aos documentos, dados e informações públicas.
1.2
São instrumentos da gestão de documentos:ϭ͘Ϯ͘ϭ WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͗ ŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽ ƵƟůŝnjĂĚŽ
ƉĂƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĂƌƚŽĚŽĞƋƵĂůƋƵĞƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞĂƌƋƵŝǀŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂ-ĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϬͿ͘
1.2.1.1ĂƉůŝĐĂĕĆŽĚŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽŐĂƌĂŶƟƌĄĂƉĂĚƌŽŶŝ-zação da denominação dos documentos em toda a Administração WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͕ďĞŵĐŽŵŽĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽĚŽƐĞƵĐŽŶƚĞdžƚŽŽƌŝŐŝ-ŶĂůĚĞƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ŽƵƐĞũĂ͕ĂŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚĂĨƵŶĕĆŽ͕ƐƵďĨƵŶĕĆŽĞ ĂƟǀŝĚĂĚĞƋƵĞĚĞƚĞƌŵŝŶĂƌĂŵĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽŽƵĂĐƵŵƵůĂĕĆŽ͘
1.2.2 Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento
resultan-te da avaliação documental, aprovado por autoridade comperesultan-tenresultan-te, que ĚĞĮŶĞŽƐƉƌĂnjŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂůĚĞĐĂĚĂƐĠƌŝĞĚŽĐƵŵĞŶ-ƚĂů;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϵͿ͘
1.2.3 Tabela de Documentos, Dados e Informações Sigilosas e Pessoais:
ƌĞůĂĕĆŽĞdžĂƵƐƟǀĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĂĚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐŽŵƋƵĂŝƐƋƵĞƌ ƌĞƐƚƌŝĕƁĞƐĚĞĂĐĞƐƐŽ͕ĐŽŵĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚŽŐƌĂƵĚĞƐŝŐŝůŽ͕ĚĞĐŽƌƌĞŶƚĞƐĚĞ estudos promovidos pelas Comissões de Avaliação de Documentos e ĐĞƐƐŽ ʹ Ğ ƉƵďůŝĐĂĚĂ ƉĞůĂƐ ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞƐ ŵĄdžŝŵĂƐ ĚŽƐ ſƌŐĆŽƐ Ğ ĞŶƟĚĂĚĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯǑ͕ŝŶĐŝƐŽyy/sͿ͘
ϭ͘Ϯ͘ϰ ^ŝƐƚĞŵĂ /ŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽ ĚĞ 'ĞƐƚĆŽ ƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶ-tos e Informações: conjunto de procedimenŽĐƵŵĞŶ-tos e operações técnicas
ĚĂŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĐĞƐƐĂĚŽĞůĞƚƌŽŶŝĐĂŵĞŶƚĞĞ ĂƉůŝĐĄǀĞůĞŵĂŵďŝĞŶƚĞƐĚŝŐŝƚĂŝƐŽƵĞŵĂŵďŝĞŶƚĞƐŚşďƌŝĚŽƐ͕ŝƐƚŽĠ͕ĚŽ- ĐƵŵĞŶƚŽƐĚŝŐŝƚĂŝƐĞŶĆŽĚŝŐŝƚĂŝƐĂŽŵĞƐŵŽƚĞŵƉŽ;/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟ-ǀĂW ͬ^ ^WŶǑϭͬϮϬϬϵͿ͘
^ĆŽƚŽĚŽƐŽƐƌĞŐŝƐƚƌŽƐĚĞŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ͕ĞŵƋƵĂůƋƵĞƌƐƵƉŽƌƚĞ͕ŝŶĐůƵƐŝǀĞŽŵĂŐ- ŶĠƟĐŽŽƵſƉƟĐŽ͕ƉƌŽĚƵnjŝĚŽƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐŽƵĂĐƵŵƵůĂĚŽƐƉŽƌſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂ- ĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͕ŶŽĞdžĞƌĐşĐŝŽĚĞƐƵĂƐĨƵŶĕƁĞƐĞĂƟ-ǀŝĚĂĚĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϯǑĞĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑ ϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯǑͿ͘
Os documentos de arquivo produzidos, recebidos ou acumulados pelos ór-ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐƐĆŽǀĂƌŝĂĚŽƐ͕ĐŽŵŽ͕ƉŽƌĞdžĞŵƉůŽ͗ĨŽƌŵƵůĄƌŝŽƐ͕ůŝǀƌŽƐ͕ĮĐŚĂƐ͕ ĐĂƌƚĂnjĞƐ͕ŵĂƉĂƐ͕ĨŽƚŽŐƌĂĮĂƐ͕ƉůĂŶƚĂƐ͕ĂƚĂƐ͕ĐĞƌƟĚƁĞƐ͕ŽİĐŝŽƐ͕ƚĞůĞŐƌĂŵĂƐ͕ƉĂ-receres, processos, prontuários, relatórios etc.
2.1
Quanto à sua constituição, os documentos de arquivo podem ser considerados:2.1.1 Simples ou avulsos: são os documentos formados por um único
ŝƚĞŵ͘ džĞŵƉůŽ͗ŽİĐŝŽ͕ƌĞůĂƚſƌŝŽ͕ŵĞŵŽƌĂŶĚŽ͕ƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĞƚĐ͘
2.1.2 Compostos: ƐĆŽŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞ͕ĂŽůŽŶŐŽĚĞƐƵĂƚƌĂũĞƚſƌŝĂ͕
acumulam vários documentos simples. Exemplos: processo, prontuá-rio, expediente e dossiê.
2.1.2.1 Dossiê é a unidade documental que não tramita, em que
ƐĞƌĞƷŶĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞŶĂƚƵƌĞnjĂĚŝǀĞƌƐĂ͕ƉĂƌĂƵŵĂĮŶĂůŝĚĂĚĞ ĞƐƉĞĐşĮĐĂ͘
2.1.2.2 Expediente é a unidade documental que tramita para informar
ĞͬŽƵĂĐŽůŚĞƌŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕƁĞƐ͕ƉŽĚĞŶĚŽĞƐƚĂƌŽƵŶĆŽĂĐŽŵƉĂŶŚĂĚŽĚĞ ŽƵƚƌŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƌĞƵŶŝĚŽƐĞŵƚŽƌŶŽĚĞƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞ͕ĚĞŵĂŶĚĂ ou interessado.
2.1.2.3 Processo é a unidade documental, de caráter decisório,
em que se reúnem, por solicitação de autoridade competente, do-cumentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ĂĕĆŽĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂ͘
2.1.2.4 Prontuário é a unidade documental que não tramita, em
que se reúnem documentos de natureza diversa relativos a uma pessoa física ou jurídica.
2.2
São propriedades dos documentos de arquivo:
Ϯ͘Ϯ͘ϭƵƚĞŶƟĐŝĚĂĚĞ͗͞ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐĆŽĂƵƚġŶƟĐŽƐƉŽƌƋƵĞƐĆŽĐƌŝĂ- ĚŽƐ͕ŵĂŶƟĚŽƐĞĐŽŶƐĞƌǀĂĚŽƐƐŽďĐƵƐƚſĚŝĂĚĞĂĐŽƌĚŽĐŽŵƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶ-ƚŽƐƌĞŐƵůĂƌĞƐƋƵĞƉŽĚĞŵƐĞƌĐŽŵƉƌŽǀĂĚŽƐ͘͟1
2.2.2 Imparcialidade: os documentos de arquivo são produzidos para
ĂƚĞŶĚĞƌĚĞƚĞƌŵŝŶĂĚĂƐĚĞŵĂŶĚĂƐĞ͞ƚƌĂnjĞŵƵŵĂƉƌŽŵĞƐƐĂĚĞĮĚĞůŝĚĂĚĞ ĂŽƐĨĂƚŽƐĞĂĕƁĞƐƋƵĞŵĂŶŝĨĞƐƚĂŵĞƉĂƌĂĐƵũĂƌĞĂůŝnjĂĕĆŽĐŽŶƚƌŝďƵĞŵ͘͟2
2.2.3 Integridade: “estado dos documentos que se encontram
comple-ƚŽƐ Ğ ƋƵĞ ŶĆŽ ƐŽĨƌĞƌĂŵ ŶĞŶŚƵŵ ƟƉŽ ĚĞ ĐŽƌƌƵƉĕĆŽ ŽƵ ĂůƚĞƌĂĕĆŽ ŶĆŽ ĂƵƚŽƌŝnjĂĚĂŶĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚĂĚĂ͘͟3
2.2.4 Inter-relacionamento: ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͞ĞƐƚĆŽůŝŐĂĚŽƐ
entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é ne-ĐĞƐƐĄƌŝŽăƐƵĂƉƌſƉƌŝĂĞdžŝƐƚġŶĐŝĂ͕ăĐĂƉĂĐŝĚĂĚĞĚĞĐƵŵƉƌŝƌƐĞƵŽďũĞƟǀŽ͕ ĂŽƐĞƵƐŝŐŶŝĮĐĂĚŽ͕ĐŽŶĮĂďŝůŝĚĂĚĞĞĂƵƚĞŶƟĐŝĚĂĚĞ͘͟4
2.2.5 Naturalidade: os documentos de arquivo são acumulados “de
ma- ŶĞŝƌĂĐŽŶơŶƵĂĞƉƌŽŐƌĞƐƐŝǀĂ͕ĐŽŵŽƐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞĞƐƚƌĂƟĮĐĂĕƁĞƐŐĞŽ-ůſŐŝĐĂƐ͕͟ŽƋƵĞ͞ŽƐĚŽƚĂĚĞƵŵĞůĞŵĞŶƚŽĚĞĐŽĞƐĆŽĞƐƉŽŶƚąŶĞĂ͕ĂŝŶĚĂ que estruturada”.5 2.2.6 Unicidade: ĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͞ĂƐƐƵŵĞƵŵůƵŐĂƌƷŶŝĐŽŶĂĞƐ-ƚƌƵƚƵƌĂĚŽĐƵŵĞŶƚĂůĚŽŐƌƵƉŽĂŽƋƵĂůƉĞƌƚĞŶĐĞĞŶŽƵŶŝǀĞƌƐŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů͘͟6 ϭ hZEd/͕ >ƵĐŝĂŶĂ͕ ͞ZĞŐŝƐƚƌŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐ ĐŽŶƚĞŵƉŽƌąŶĞŽƐ ĐŽŵŽ ƉƌŽǀĂƐ ĚĞ ĂĕĆŽ͟ ŝŶ
Estudos históricos, Rio de Janeiro, v.7, nº 13, 1994, pp 49-64.
Ϯ ^KWh>K; ƐƚĂĚŽͿ͘ƌƋƵŝǀŽWƷďůŝĐŽĚŽ ƐƚĂĚŽ͘/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟǀĂŶǑϬϭ͕ĚĞϭϬĚĞ ŵĂƌĕŽĚĞϮϬϬϵ͘ ƐƚĂďĞůĞĐĞĚŝƌĞƚƌŝnjĞƐĞĚĞĮŶĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐƉĂƌĂĂŐĞƐƚĆŽ͕ĂƉƌĞƐĞƌǀĂ-ĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĐŽŶơŶƵŽĂŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĂƌƋƵŝǀşƐƟĐŽƐĚŝŐŝƚĂŝƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ Estadual Direta e Indireta.
3 idem
4 DURANTI, Luciana, op.cit. 5 idem
É a entrada de documentos na Unidade com atribuições de Protocolo ou nas ĚĞŵĂŝƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
Os documentos recebidos nas Unidades com atribuições de Protocolo dos ſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂůƉŽĚĞŵƚĞƌŽƌŝŐĞŵ͗
ͻ Interna:ƋƵĂŶĚŽƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚŽƉƌſƉƌŝŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕Ž recebimento de documentos poderá ser efetuado pelas Unidades com ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ WƌŽƚŽĐŽůŽ ŽƵ ĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞ ƉĞůĂƐ ƵŶŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ĚĞƐƟŶŽ͕ ĚĞƐĚĞƋƵĞĞƐƐĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĞƐƚĞũĂŵŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂ-ĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘ ͻ Externa: ƋƵĂŶĚŽƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚĞŽƵƚƌŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐ-ƚƌĂĕĆŽ ƐƚĂĚƵĂů͕ĚĂƐŽĐŝĞĚĂĚĞĐŝǀŝů͕ĚĞſƌŐĆŽƐƉƷďůŝĐŽƐĚĞŽƵƚƌŽƐWŽĚĞƌĞƐ ;>ĞŐŝƐůĂƟǀŽĞ:ƵĚŝĐŝĄƌŝŽͿ͕ĚĞŽƵƚƌŽƐĞŶƚĞƐĚĂ&ĞĚĞƌĂĕĆŽŽƵƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐ do exterior. Neste caso, o recebimento de documentos de procedência externa deverá ser efetuado exclusivamente pelas Unidades com atri-buições de Protocolo. KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌĞŶƚƌĞŐƵĞƐŽƵĞŶǀŝĂĚŽƐĚĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐ maneiras: ͻ Mensageiro:ƉŽƌŵĞŝŽĚĞƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŽƵ ƉŽƌĞŵƉƌĞƐĂĐŽŶƚƌĂƚĂĚĂƉĂƌĂƉƌĞƐƚĂƌĞƐƚĞƐĞƌǀŝĕŽ͖ ͻ Correio:ƉŽƌŵĞŝŽĚĞ^ĞĚĞdžΠ͕ĐĂƌƚĂ͕ŵĂůŽƚĞ͕ƚĞůĞŐƌĂŵĂ͕ĞŶĐŽŵĞŶĚĂĞƚĐ͘
3.1
Rotina de recebimento3.1.1 Conferir os documentos e as relações de remessa: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬ
funcionário da Unidade com atribuições de Protocolo deverá conferir ƐĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĠĚĞƐƟŶĂĚŽĂŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŽƵĂĂůŐƵŵƐĞƌǀŝĚŽƌͬ funcionário e se contém os dados do remetente.
3.1.1.1 No caso do documento estar acompanhado de Relação de
ƌĞŵĞƐƐĂ;ǀĞƌƉ͘ϮϯͿ͕ĚĞǀĞͲƐĞĐŽŶĨĞƌŝƌƚĂŵďĠŵ͗
ĂͿƐĞŚĄĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂĞŶƚƌĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĞĂƐŝŶ-ĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐŽŶƟĚĂƐĞŵƐƵĂƐƌĞƐƉĞĐƟǀĂƐƌĞůĂĕƁĞƐĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͖
ďͿƐĞĂƋƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞŝƚĞŶƐŝŶĚŝĐĂĚŽƐŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂʹŝŶ-cluindo volumes – está de acordo com os itens recebidos.
3.1.1.2KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽƐƉĞůŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂ
ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů ĚĞǀĞƌĆŽ͕ ŽďƌŝŐĂƚŽƌŝĂŵĞŶƚĞ͕ ĞƐƚĂƌ acompanhados de relação de remessa com numeração sequencial, reiniciada a cada ano. Para os documentos provenientes da socie- ĚĂĚĞĐŝǀŝů͕ĚĞſƌŐĆŽƐĚĞŽƵƚƌŽƐWŽĚĞƌĞƐ͕ĚĞŽƵƚƌŽƐĞŶƚĞƐĚĂ&ĞĚĞƌĂ-ĕĆŽŽƵĚŽĞdžƚĞƌŝŽƌ͕ŶĆŽĞdžŝƐƚĞĞƐƐĂŽďƌŝŐĂƚŽƌŝĞĚĂĚĞ͘ 3.1.1.3ŝŵƉƌĞƐƐĆŽĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĠĨĂĐƵůƚĂƟǀĂŶŽƚƌąŵŝƚĞ ĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘ ϯ͘ϭ͘Ϯ /ĚĞŶƟĮĐĂƌ ŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͗ Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĂ hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĚĞǀĞƌĄŝĚĞŶƟĮĐĂƌĚĞŶƚƌĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƌĞĐĞďŝĚŽƐ͗ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐƐĞŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;ŽƐƚĞŶƐŝǀŽƐͿ͕ ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐĐŽŵŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;ƐŝŐŝůŽƐŽƐ ĞͬŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐ7ͿĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌƟĐƵůĂƌĞƐ͘ 3.1.2.1ŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌƟĐƵůĂƌĞƐŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽƐĂŽƐ ſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐ ĚĂ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͘ ĂƐŽ ĂůŐƵŵ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉĂƌƟĐƵůĂƌƐĞũĂĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ de Protocolo, é de responsabilidade do interessado recebê-lo.
3.1.3 Abrir os documentos: todos os documentos recebidos deverão
ƐĞƌĂďĞƌƚŽƐ͕ĐŽŵĞdžĐĞĕĆŽĚĞĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂƉĂƌƟĐƵůĂƌ͕ĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-ƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐĐŽŵŽƐŝŐŝůŽƐŽƐŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƌĞĐĞďŝĚŽƐǀŝĂŵĂůŽƚĞƋƵĞĞƐƚĞũĂŵĚĞƐƟŶĂĚŽƐăƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƐĐĞŶƚƌĂůŝ-njĂĚĂƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
KĂŐĞŶƚĞƉƷďůŝĐŽƋƵĞƟǀĞƌĂĐĞƐƐŽĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ĚĂĚŽƐŽƵŝŶĨŽƌŵĂ-ções, nos termos deste decreto, é responsável pela preservação de seu ƐŝŐŝůŽ͕ĮĐĂŶĚŽƐƵũĞŝƚŽăƐƐĂŶĕƁĞƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐ͕ĐŝǀŝƐĞƉĞŶĂŝƐƉƌĞǀŝƐ-ƚĂƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽ͕ĞŵĐĂƐŽĚĞĞǀĞŶƚƵĂůĚŝǀƵůŐĂĕĆŽŶĆŽĂƵƚŽƌŝnjĂĚĂ͘ KƐĂŐĞŶƚĞƐƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐƉĞůĂĐƵƐƚſĚŝĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ƐŝŐŝůŽƐĂƐƐƵũĞŝƚĂŵͲƐĞăƐŶŽƌŵĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐĂŽƐŝŐŝůŽƉƌŽĮƐƐŝŽŶĂů͕Ğŵ ƌĂnjĆŽĚŽŽİĐŝŽ͕ĞĂŽƐĞƵĐſĚŝŐŽĚĞĠƟĐĂƉƌŽĮƐƐŝŽŶĂů͕ƐĞŵƉƌĞũƵşnjŽ ĚĂƐƐĂŶĕƁĞƐůĞŐĂŝƐ͘ ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽƐϳϮĞϳϯ
7 Documento sigiloso: documento de arquivo que, pela sua natureza de conteúdo, requer ŵĞĚŝĚĂƐĞƐƉĞĐŝĂŝƐĚĞĂĐĞƐƐŽ͕ƉŽĚĞŶĚŽƐĞƌĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽĐŽŵŽƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕ƐĞĐƌĞƚŽĞƌĞƐĞƌ-ǀĂĚŽ͕ ĚĞ ĂĐŽƌĚŽ ĐŽŵ Ž ŐƌĂƵ ĚĞ ƉƌŽƚĞĕĆŽ ƋƵĞ ĞdžŝŐŝƌ͖ Documento pessoal: documento de ĂƌƋƵŝǀŽĐŽŵŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƌĞůĂĐŝŽŶĂĚĂƐăƉĞƐƐŽĂŶĂƚƵƌĂůŝĚĞŶƟĮĐĂĚĂŽƵŝĚĞŶƟĮĐĄǀĞů͘
3.1.4 Receber, recusar ou devolver os documentos:
3.1.4.1 Receber os documentos: quando não houver nenhuma
ir- ƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞĐŽŵĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞĚĞƐƵĂƐƌĞƐ-ƉĞĐƟǀĂƐƌĞůĂĕƁĞƐĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĞǀĞƌĄĂƚĞƐƚĂƌŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞƌĞůſŐŝŽĚĂƚĂĚŽƌ͕ĐĂ- ƌŝŵďŽĚĂƚĂĚŽƌ͕ĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂŽƵƌĞŐŝƐƚƌŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂ-ƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘ 3.1.4.1.1 ŵƚŽĚŽƐŽƐĐĂƐŽƐ͕ĂĂŶŽƚĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶƚĞƌ͗ĂƐŝŐůĂ ĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ĂĚĂƚĂĞŚŽƌĂĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĞŽŶŽŵĞůĞ-ŐşǀĞůĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůƉĞůŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͘
3.1.4.1.2 O recebimento deverá ser atestado no documento e
ƚĂŵďĠŵŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂŽƵŶĂŐƵŝĂĚĂ ŵƉƌĞƐĂƌĂƐŝ-ůĞŝƌĂĚĞŽƌƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐͲ d;ŽƵĞƋƵŝǀĂůĞŶƚĞͿ͘ No caso de recebimento de documentos com indicação de restrição ĚĞĂĐĞƐƐŽ;ƐŝŐŝůŽƐŽƐĞͬŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐͿŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌ atestado apenas nos seus envelopes.
3.1.4.1.3 ĂďĞƌĄ ĂŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ ĂƚĞƐƚĂƌ ƉŽƌ ƋƵĂůƋƵĞƌ
meio, sempre que solicitado, o recebimento de documentos ĚĞŽƌŝŐĞŵĞdžƚĞƌŶĂƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌ͕ĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ĂĐŽŵƉƌŽǀĂ-ĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
3.1.4.1.4
YƵĂŶĚŽŚŽƵǀĞƌĂůŐƵŵĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞƋƵĞŶĆŽŝŶ- ǀŝĂďŝůŝnjĞŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĐŽŵŽ͕ƉŽƌĞdžĞŵƉůŽ͕ĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŶƵŵĞ-ração das folhas, a Unidade com atribuições de Protocolo de-ǀĞƌĄƌĞĐĞďĞƌŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞŝŶĚŝĐĂƌĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŶŽǀĞƌƐŽ da relação de remessa e no documento por meio do Termo de ŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ;ǀĞƌƉ͘ϮϱͿ͘ ƐƚĞƚĞƌŵŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌ ŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽĮŶĂůĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͘
3.1.4.2 Recusar os documentos: quando o documento não houver
ƐŝĚŽĞŶǀŝĂĚŽĮƐŝĐĂŵĞŶƚĞ͘ 3.1.4.3 Devolver os documentos: ƋƵĂŶĚŽŚŽƵǀĞƌĂůŐƵŵĂŝƌƌĞŐƵůĂ-ƌŝĚĂĚĞƋƵĞŶĆŽƐĞũĂƉĂƐƐşǀĞůĚĞƌĞŐƵůĂƌŝnjĂĕĆŽƉĞůĂƉƌſƉƌŝĂhŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͘ džĞŵƉůŽƐ͗ĚĂŶŽİƐŝĐŽŶŽĚŽĐƵŵĞŶ- ƚŽ͕ĂƵƐġŶĐŝĂĚĞŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚŽƌĞŵĞƚĞŶƚĞĞͬŽƵĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ĂƵ-ƐġŶĐŝĂĚŽŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽͬĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞĞƚĐ͘ 3.1.4.3.1ĚĞǀŽůƵĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƐĞŵƉƌĞũƵƐƟĮĐĂĚĂĞĂŶŽƚĂ-ĚĂŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂƋƵĞƐĞƌĄĚĞǀŽůǀŝĚĂĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽͬ ĞŶƚƌĞŐĂĚŽƌ͕ƉŽĚĞŶĚŽĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ ŐƵĂƌĚĂƌƵŵĂĐſƉŝĂƐĞĐŽŶƐŝĚĞƌĂƌŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͘
3.1.4.3.2 YƵĂŶĚŽĚĂĚĞǀŽůƵĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌ
ĂĚŽƚĂĚŽƐŽƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ͗
a) Balcão da Unidade com atribuições de Protocolo: devolver
ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽͬĞŶƚƌĞŐĂĚŽƌŶŽĂƚŽĚĞƐĞƵƌĞ-cebimento.
b) Correio: devolver o documento por meio da Empresa
Bra- ƐŝůĞŝƌĂĚĞŽƌƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐʹ dŽƵĐŽŵƵŶŝĐĂƌĂŽƌĞ-ŵĞƚĞŶƚĞƉĂƌĂƋƵĞƌĞƟƌĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŶŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘ 3.1.5 Encaminhar os documentos: 3.1.5.1 para o registro͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐ͕ ŝŶĐůƵƐŝǀĞŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐ͘ ϯ͘ϭ͘ϱ͘ϮƉĂƌĂŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ƐĞŵƐĞƌĞŵƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐ͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌ ĚĞƉĂŶŇĞƚŽƐ͕ĨŽůĚĞƌƐ͕ƌĞǀŝƐƚĂƐ͕ůŝǀƌŽƐĞũŽƌŶĂŝƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐĞŵĚĞĐŽƌ-ƌġŶĐŝĂĚŽĞdžĞƌĐşĐŝŽĚĂƐĨƵŶĕƁĞƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƋƵĞŶĆŽƐĞũĂŵ ĂŶĞdžŽƐĚĞĂůŐƵŵƟƉŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽĮĐŝĂů;ŵĞŵŽƌĂŶĚŽ͕ŽİĐŝŽĞƚĐ͘Ϳ͘ &ŝĐĂǀĞĚĂĚĂ͕ŶĂƌĞĐĞƉĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉŽƌſƌŐĆŽƐĞĞŶƟ-dades da Administração direta, autárquica e fundacional, a ĞdžŝŐġŶĐŝĂĚĞƌĞĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĞĮƌŵĂƐŽƵĚĞĂƵƚĞŶƟĐĂĕĆŽ de cópias. ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϮ͘ϲϱϴͬϮϬϬϴ͕ĂƌƟŐŽϭǑ KĚŝƐƉŽƐƚŽŶŽĂƌƟŐŽϭǑĚĞƐƚĞĚĞĐƌĞƚŽŶĆŽƐĞĂƉůŝĐĂƋƵĂŶĚŽ ŚĂũĂĚĞƚĞƌŵŝŶĂĕĆŽůĞŐĂůĞdžƉƌĞƐƐĂĞŵƐĞŶƟĚŽĐŽŶƚƌĄƌŝŽ͘ ΑϭǑͲEĂŚŝƉſƚĞƐĞĚĞƋƵĞƚƌĂƚĂŽ͞ĐĂƉƵƚ͟ĚĞƐƚĞĂƌƟŐŽ͕ŽƐĞƌ- ǀŝĚŽƌĚĞǀĞƌĄƉƌŽĐĞĚĞƌĂŽĐŽƚĞũŽ͕ƌĞƐƉĞĐƟǀĂŵĞŶƚĞ͕ĐŽŵĂĐĠ- ĚƵůĂĚĞŝĚĞŶƟĚĂĚĞĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽŽƵĐŽŵŽƌĞƐƉĞĐƟǀŽĚŽĐƵ-ŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂůĞ͕ƐŽŵĞŶƚĞƐĞŚŽƵǀĞƌĚƷǀŝĚĂĨƵŶĚĂĚĂ͕ĞdžŝŐŝƌĄ ŽƌĞĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĂĮƌŵĂŽƵĂĂƵƚĞŶƟĐĂĕĆŽĚĂĐſƉŝĂ͘ ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϮ͘ϲϱϴͬϮϬϬϴ͕ĂƌƟŐŽϮǑ ĂďĞ ĂŽƐ ĂŐĞŶƚĞƐ ƉƷďůŝĐŽƐ ĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽƐ ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐ ƉĞůŽ ƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐǀĞƌŝĮĐĂƌĞŵĂŝŶƚĞŐƌŝ- ĚĂĚĞŶĂĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂƌĞĐĞďŝĚĂĞƌĞŐŝƐƚƌĂƌŝŶĚşĐŝŽƐĚĞǀŝŽ-ůĂĕĆŽŽƵĚĞƋƵĂůƋƵĞƌŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ͕ĚĂŶĚŽĐŝġŶĐŝĂĚŽĨĂƚŽ ĂŽƐĞƵƐƵƉĞƌŝŽƌŚŝĞƌĄƌƋƵŝĐŽĞĂŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ŽƋƵĂůŝŶĨŽƌŵĂ-rá imediatamente ao remetente. ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϯ͕ŝŶĐŝƐŽ/
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
;EŽŵĞĚŽſƌŐĆŽŽƵĞŶƟĚĂĚĞͿ
RELAÇÃO DE REMESSA ;frenteͿ
Relação de remessa: ŶǑͬĂŶŽ Data da emissão: ĚŝĂͬŵġƐͬĂŶŽ Remetente: ŶŽŵĞĞĐĂƌŐŽŽƵƵŶŝĚĂĚĞ ĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗ŶŽŵĞĞĐĂƌŐŽŽƵƵŶŝĚĂĚĞ ŶĚĞƌĞĕŽĚŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗ N°
item Documento YƵĂŶƟĚĂĚĞ(volumes)
Situação (marque um X) Recebido Recebido com
ressalva Recusado Devolvido
džƉĞĚŝĚŽƉŽƌ͗ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂ
ZĞĐĞďŝĚŽƉŽƌ͗ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽ͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĞƵŶŝĚĂĚĞ
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
;EŽŵĞĚŽſƌŐĆŽŽƵĞŶƟĚĂĚĞͿ
RELAÇÃO DE REMESSA ;versoͿ
DŽƟǀŽĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĐŽŵƌĞƐƐĂůǀĂ
N° item DŽƟǀŽ
DŽƟǀŽĚĂĚĞǀŽůƵĕĆŽ
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
;EŽŵĞĚŽſƌŐĆŽŽƵĞŶƟĚĂĚĞͿ
TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE
Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento
(indicar a sigla/nº/ano do documento), apresentando Ă;ƐͿƐĞŐƵŝŶƚĞ;ƐͿŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ;ƐͿ͗
(indicar a irregularidade).
Local e Data
ĂŝŶƐĞƌĕĆŽƐŝƐƚĞŵĄƟĐĂĞƉĂĚƌŽŶŝnjĂĚĂĚŽƐĚĂĚŽƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĚƵnjŝ- ĚŽƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐŽƵĂĐƵŵƵůĂĚŽƐƉĞůŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟ-njĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽ ĚĞŝŶĚŝĐĂƌƐƵĂĞdžŝƐƚġŶĐŝĂŽĮĐŝĂů͕ĐŽŶƚƌŽůĂƌŽƐĞƵƚƌąŵŝƚĞĞĂƐƵĂůŽĐĂůŝnjĂĕĆŽ͕ ĚĞƐĚĞĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽŽƵƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĂƚĠĂƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů͗ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽ ŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞ͘ dŽĚŽƐŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐ͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞĚŽƐƵƉŽƌƚĞĞĚŽƐĞƵŐƌĂƵĚĞƐŝ-ŐŝůŽ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌĂĞĮĐŝġŶĐŝĂĚĂŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů ĞŽƐďĞŶĞİĐŝŽƐĚĞůĂĚĞĐŽƌƌĞŶƚĞƐ͘ KƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝnjĂĚŽƉŽƌƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵ-ƚŽƌĂ͕ƋƵĞƚĞŶŚĂƉƌĞǀŝĂŵĞŶƚĞƌĞĐĞďŝĚŽĂƚƌŝďƵŝĕĆŽĚĞƌĞŐŝƐƚƌĂƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŶĂ ƐƵĂĞƐĨĞƌĂĚĞĂƚƵĂĕĆŽ͕ŽƵƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ de Protocolo.
Os documentos produzidos para serem juntados a documentos compostos ;ƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ĚŽƐƐŝġƐĞƉƌŽŶƚƵĄƌŝŽƐͿŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƌĞĐĞďĞƌŶƷŵĞ-ro de p;ƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ĚŽƐƐŝġƐĞƉƌŽŶƚƵĄƌŝŽƐͿŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƌĞĐĞďĞƌŶƷŵĞ-rotocolo.
4.1
Rotina de registro4.1.1 Pesquisar antecedentes: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĞǀĞƌĄ ƌĞĂůŝnjĂƌ
ƉĞƐƋƵŝƐĂŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-tos e informações visando encontrar informações que possam ter cone-xão com o documento. Possíveis informações deverão ser encaminha-ĚĂƐ͕ũƵŶƚĂŵĞŶƚĞĐŽŵŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͘^ŽŵĞŶƚĞ ĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄĂǀĂůŝĂƌĂƌĞůĞǀąŶĐŝĂĚĂǀŝŶĐƵůĂĕĆŽĚŽ novo documento ao documento antecedente e solicitar o seu apensa-ŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϵͿŽƵŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϱͿ͘
4.1.2 Atribuir número de protocolo: o
ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĂƚƌŝ- ďƵŝƌŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉĂƌĂĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞĐĞďŝĚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌĂŶĚŽ- ͲŽŶŽƉƌſƉƌŝŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĞĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ͕ƉĞůĂƵƟůŝnjĂ-ĕĆŽĚĞĞƟƋƵĞƚĂŝŵƉƌĞƐƐĂŽƵĂŶĞdžĂŶĚŽĂŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽĐŽŵƉƌŽǀĂŶƚĞ ĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞŵŝƟĚŽƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ de documentos e informações.
4.
ZĞŐŝƐƚƌŽ
4.1.2.1 O número de protocolo deverá ser: ĂͿĐŽŵƉŽƐƚŽƉĞůĂƐŝŐůĂĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƉĞůŽŶƷŵĞƌŽĞƉĞůŽĂŶŽ͘ džĞŵƉůŽ͗ͬϭϭϰͬϮϬϭϭ͖ ďͿƐĞƋƵĞŶĐŝĂůĞƌĞŝŶŝĐŝĂƌĂĐĂĚĂĂŶŽ͖ ĐͿĞdžĐůƵƐŝǀŽ͕ŶĆŽƉŽĚĞŶĚŽƐĞƌĂƚƌŝďƵşĚŽĂŵĂŝƐĚĞƵŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘ 4.1.2.2 YƵĂŶĚŽĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐĞĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƐƉƌŽ-ǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚĞŽƵƚƌŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞ Protocolo deverá: ĂͿĂƚƌŝďƵŝƌŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉƌſƉƌŝŽĞƌĞĨĞƌĞŶĐŝĂƌ͕ŶŽƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂ-ĕƁĞƐ͕ŽŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚŽĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞŽƵƉƌŽĐĞƐƐŽƌĞĐĞďŝĚŽ͖ ďͿƵƟůŝnjĂƌŽŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞĂĐƌĞƐ-ĐĞŶƚĂŶĚŽĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĞũƵůŐĂƌŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐƉĂƌĂŽĐŽŶƚƌŽůĞ e recuperação do documento.
4.1.2.3 O número de protocolo acompanhará o documento até a
ƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞŵĞŶƚĞĚĞŚĂǀĞƌƋƵĂůƋƵĞƌŽƵƚƌŽ ŶƷŵĞƌŽĚĞĐŽŶƚƌŽůĞ͕ĐŽŵŽƉŽƌĞdžĞŵƉůŽ͕ŶƷŵĞƌŽĚĞŽİĐŝŽ͕ŶƷŵĞƌŽ de processo, número de memorando etc.
4.1.2.4 O número de protocolo do documento deverá ser
forneci-do ao interessaforneci-do sempre que solicitaforneci-do.
4.1.3 Cadastrar os documentos: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĐĂĚĂƐ-ƚƌĂƌŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ŽƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐĚĂĚŽƐĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͗ 4.1.3.1 Número do protocolo:ŝŶĚŝĐĂĂƐŝŐůĂĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕Ž ŶƷŵĞƌŽͬĂŶŽ ĂƚƌŝďƵşĚŽ ĂŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ŶŽ ŵŽŵĞŶƚŽ ĚŽ ƐĞƵ ƌĞĐĞ-ďŝŵĞŶƚŽŽƵŽŶƷŵĞƌŽͬĂŶŽŐĞƌĂĚŽƉĞůŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞ ŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĂŶĚŽĚĂƐƵĂ ƉƌŽĚƵĕĆŽ͖
4.1.3.2 Número de origem de expedientes e processos: indica o
ŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚĞĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƐŽƵƉƌŽĐĞƐƐŽƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĚĞſƌ-ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĞdžƚĞƌŶŽƐ͘
4.1.3.3 Documento inicial: indica documento de arquivo que deu
ŽƌŝŐĞŵĂĨŽƌŵĂĕĆŽĚĞƵŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽ;WƌŽĐĞƐƐŽ͕ džƉĞ-ĚŝĞŶƚĞ͕WƌŽŶƚƵĄƌŝŽĞŽƐƐŝġͿ͘
Exemplos:
–ĂƌƚĂ͗ĚĂƚĂ;ĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂͿ
–ZĞƋƵĞƌŝŵĞŶƚŽ͗ĚĂƚĂ;ĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂͿ –DĞŵŽƌĂŶĚŽ͗ƐŝŐůĂͲŶƷŵĞƌŽͲĂŶŽ –KİĐŝŽ͗ƐŝŐůĂͲŶƷŵĞƌŽͲĂŶŽ
4.1.3.4 Data do documento: indica a data da produção do
docu-ŵĞŶƚŽĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞdžƉƌĞƐƐĂŶŽĨŽƌŵĂƚŽĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂ͘
4.1.3.5 Solicitante:ŝŶĚŝĐĂĂ;ƐͿƉĞƐƐŽĂ;ƐͿİƐŝĐĂŽƵũƵƌşĚŝĐĂ͕ƉƷďůŝĐĂ
ou privada, que está enviando o documento. O solicitante não é necessariamente o interessado. 4.1.3.6 Interessado:ŝŶĚŝĐĂĂƉĞƐƐŽĂİƐŝĐĂŽƵũƵƌşĚŝĐĂ͕ƉƷďůŝĐĂŽƵ ƉƌŝǀĂĚĂďĞŶĞĮĐŝĂĚĂŽƵĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞůŝŐĂĚĂăĂƟǀŝĚĂĚĞŽƵĚĞŵĂŶ-ĚĂǀĞŝĐƵůĂĚĂŶŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘ ŵĂůŐƵŵĂƐƐŝƚƵĂĕƁĞƐ͕ŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽĞ ƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞƉŽĚĞŵƐĞƌŽƐŵĞƐŵŽƐ͘^ĆŽŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐă ŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͗
PESSOA FÍSICA PESSOA JURÍDICA
Nome Razão social
Número do RG ou CPF Número do CNPJ
4.1.3.6.1 Havendo vários interessados, poderá se optar pelo
ĐĂĚĂƐƚƌĂŵĞŶƚŽ͕ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ ĂƌƋƵŝ-ǀşƐƟĐĂ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ğ ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ ĚĞ ĂƉĞŶĂƐ Ƶŵ ĚĞůĞƐ͕ ĂĐƌĞƐĐĞŶƚĂŶĚŽͲƐĞĂĞdžƉƌĞƐƐĆŽ͞ĞŽƵƚƌŽƐ͘͟ ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϳĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗ŝŶĚŝĐĂĂƵŶŝĚĂĚĞŽƵƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƉĂƌĂ ŽƋƵĂůŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƚĄĚĞƐƟŶĂĚŽ͘ 4.1.3.8
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͗ŝŶĚŝĐĂŽĐſĚŝŐŽƌĞĨĞƌĞŶĐŝĂůŶƵŵĠƌŝĐŽƋƵĞĂƐ-socia a série documental ao seu contexto de produção e é com-ƉŽƐƚŽĚĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑ ϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϯͿ͗
028.03.03.01.08 órgão produtor função subfunção ĂƟǀŝĚĂĚĞ documento Exemplo: 028.03.03.01.08 Casa Civil
Gestão de Recursos Humanos Controle de frequência
ZĞŐŝƐƚƌŽĚĞĨƌĞƋƵġŶĐŝĂ ZĞŐŝƐƚƌŽĚĞƉŽŶƚŽ
4.1.3.8.1 Órgão produtor: instituição ou entidade
juridica-ŵĞŶƚĞĐŽŶƐƚŝƚƵşĚĂĞŽƌŐĂŶŝnjĂĚĂ͕ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůƉĞůĂĞdžĞĐƵĕĆŽ ĚĞĨƵŶĕƁĞƐĚŽ ƐƚĂĚŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ ĂƌƚŝŐŽϭϰͿ͗ 4.1.3.8.2 Função: ĐŽŶũƵŶƚŽĚĞĂƟǀŝĚĂĚĞƐƋƵĞŽ ƐƚĂĚŽĞdžĞƌĐĞ ƉĂƌĂĂĐŽŶƐĞĐƵĕĆŽĚĞƐĞƵƐŽďũĞƟǀŽƐ͕ƋƵĞƉŽĚĞƐĞƌŝĚĞŶƟĮ-ĐĂĚĂĐŽŵŽĚŝƌĞƚĂŽƵĞƐƐĞŶĐŝĂůĞŝŶĚŝƌĞƚĂŽƵĂƵdžŝůŝĂƌ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϱͿ͘ 4.1.3.8.3 Subfunção: ĂŐƌƵƉĂŵĞŶƚŽ ĚĞ ĂƟǀŝĚĂĚĞƐ ĂĮŶƐ͕ ĐŽƌ- ƌĞƐƉŽŶĚĞŶĚŽĐĂĚĂƐƵďĨƵŶĕĆŽĂƵŵĂŵŽĚĂůŝĚĂĚĞĚĂƌĞƐƉĞĐƟ-ǀĂĨƵŶĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϲͿ͘ ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϴ͘ϰ ƟǀŝĚĂĚĞ͗ ĂĕĆŽ͕ ĞŶĐĂƌŐŽ ŽƵ ƐĞƌǀŝĕŽ ĚĞĐŽƌƌĞŶ-ƚĞ ĚŽ ĞdžĞƌĐşĐŝŽ ĚĞ ƵŵĂ ĨƵŶĕĆŽ͕ ƋƵĞ ƉŽĚĞ ƐĞƌ ŝĚĞŶƟĮĐĂĚĂ ĐŽŵŽ ĂƟǀŝĚĂĚĞͲŵĞŝŽ ŽƵ ĂƟǀŝĚĂĚĞͲĮŵ ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϳͿ͗ ͻƟǀŝĚĂĚĞͲŵĞŝŽ͗ĂĕĆŽ͕ĞŶĐĂƌŐŽŽƵƐĞƌǀŝĕŽƋƵĞƵŵſƌŐĆŽůĞǀĂ
a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atri-ďƵŝĕƁĞƐĞƐƉĞĐşĮĐĂƐĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŶĂƉƌŽĚƵĕĆŽĞĂĐƵŵƵůĂĕĆŽ de documentos de caráter instrumental e acessório.
ͻƟǀŝĚĂĚĞͲĮŵ͗ĂĕĆŽ͕ĞŶĐĂƌŐŽŽƵƐĞƌǀŝĕŽƋƵĞƵŵſƌŐĆŽůĞǀĂĂ
ĞĨĞŝƚŽƉĂƌĂŽĞĨĞƟǀŽĚĞƐĞŵƉĞŶŚŽĚĞƐƵĂƐĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĞƐƉĞĐş-ĮĐĂƐĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŶĂƉƌŽĚƵĕĆŽĞĂĐƵŵƵůĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĞĐĂƌĄƚĞƌƐƵďƐƚĂŶƟǀŽĞĞƐƐĞŶĐŝĂůƉĂƌĂŽƐĞƵĨƵŶĐŝŽŶĂŵĞŶƚŽ͘
4.1.3.8.5 Série documental: conjunto de documentos do
ŵĞƐŵŽƟƉŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂůƉƌŽĚƵnjŝĚŽƉŽƌƵŵŵĞƐŵŽſƌŐĆŽ͕Ğŵ ĚĞĐŽƌƌġŶĐŝĂĚŽĞdžĞƌĐşĐŝŽĚĂŵĞƐŵĂĨƵŶĕĆŽ͕ƐƵďĨƵŶĕĆŽĞĂƟ- ǀŝĚĂĚĞĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŵĚĞŝĚġŶƟĐĂĨŽƌŵĂĚĞƉƌŽĚƵĕĆŽĞƚƌĂ-ŵŝƚĂĕĆŽ Ğ ŽďĞĚĞĐĞŵ ă ŵĞƐŵĂ ƚĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ Ğ ĚĞƐƟŶĂĕĆŽ ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϮͿ͗ ĂͿKƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐ͕ŶŽĂƚŽĚĂƐƵĂƉƌŽ-dução ou recebimento, em conformidade com o Plano de ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ĚŽ ƐƚĂĚŽ ĚĞ ^ĆŽ WĂƵůŽ͗ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿŽƵĐŽŵŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ͕ƋƵĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞůĂďŽƌĂĚŽƉĞůĂŽŵŝƐƐĆŽ ĚĞǀĂůŝĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞĐĞƐƐŽʹĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟ-dade e aprovado pelo Arquivo Público do Estado, antes de sua ŽĮĐŝĂůŝnjĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϴͿ͘ ďͿĞǀĞƌĆŽƐĞŵƉƌĞƐĞƌŝĚĞŶƟĮĐĂĚŽƐŽƐƟƉŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐĞ
nunca os assuntos dos documentos, pois para um mesmo ĂƐƐƵŶƚŽƉŽĚĞƌĆŽĞdžŝƐƟƌƟƉŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐ͕ĐŽŵ ƉƌĂnjŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂůĚŝĨĞƌĞŶĐŝĂĚŽƐ͘ Exemplo: 1 assunto documentaisϯƟƉŽƐ Prazos de guarda ĞƐƟŶĂĕĆŽ Unidade Produtora Unidade com atribuições de Arquivo Eliminação Guarda permanente Férias 03.03.04.02 Escala de férias 1 - 9 03.03.04.30 Solicitação de abono de férias 1 5 9 03.05.01.19 Processo de ƉĂŐĂŵĞŶƚŽ de férias e licença-prêmio em pecúnia sŝŐġŶĐŝĂ 10 9 WůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĞdĂďĞůĂĚĞdĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂĚŽ ƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽ͗ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿ
ĐͿĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉŽĚĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝnjĂĚĂĐŽŵŽĂƵ-džşůŝŽĚŽ1ŶĚŝĐĞůĨĂďĠƟĐŽ͕ZĞŵŝƐƐŝǀŽĞWĞƌŵƵƚĂĚŽ͕ƋƵĞƐĞƌǀĞĐŽŵŽ ŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽĂƵdžŝůŝĂƌĚŽƐWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ na recuperação das informações. Pelo Índice é possível localizar ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŶŽWůĂŶŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĞƐƚĂďĞůĞĐĞƌĂůŝŐĂĕĆŽĞŶƚƌĞŽƐ diversos nomes possíveis para um mesmo documento e a forma ƉĂĚƌŽŶŝnjĂĚĂŝŶĚŝĐĂĚĂŶŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ que deve ser adotada pela Administração Pública Estadual.
Exemplo:
ÍNDICE DOCUMENTOCÓDIGO DO
Doação de bens imóveis USE Processo de alienação de bens
patrimoniais 04.02.04.02
Doação de bens patrimoniais USE Processo de alienação de bens
patrimoniais 04.02.04.02
Doação de bens permanentes USE Processo de alienação de bens
patrimoniais 04.02.04.02
WƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉĂŐĂŵĞŶƚŽĚĞĐŽŶƚĂƐĚĞƵƟůŝĚĂĚĞƉƷďůŝĐĂ 05.02.08.07 WƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉĂŐĂŵĞŶƚŽĚĞĚŝĄƌŝĂƐĞĂũƵĚĂĚĞĐƵƐƚŽ 05.02.08.08 WƌŽŶƚƵĄƌŝŽĚŽĞŵƉƌĞŐĂĚŽUSE Prontuário funcional 03.03.01.08
Prontuário do servidor USE Prontuário funcional 03.03.01.08
1ŶĚŝĐĞ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿ
ĚͿ Ž ƌĞĐĞďĞƌ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐĞŵ ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ŽƵ ĐŽŵ ĐůĂƐƐŝ-ĮĐĂĕĆŽĞŵĚĞƐĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĐŽŵŽƐWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂůŝnjĂĚŽƐ͕ĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞ Protocolo deverá:
ͻNo caso de documentos de origem interna, devolvê-lo para
ĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽŽƵƌĞĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽ͘
ͻNo caso de documentos de origem externa que
permane-
ĐĞƌĆŽŶŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĂƐƵĂĐŽƌƌĞƚĂĐůĂƐƐŝĮ- ĐĂĕĆŽŽƵĞŶĐĂŵŝŶŚĄͲůŽƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞ͕ĚĞŶƚƌŽĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟ-ĚĂĚĞ͕ƋƵĞƚĞŶŚĂĐŽŵƉĞƚġŶĐŝĂƚĠĐŶŝĐĂƉĂƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽ͘ ͻNo caso de documentos de origem externa que retornarão
ĂŽƐĞƵ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ ƌĞŐŝƐƚƌĄͲůŽ ĐŽŵ Ă ƐƵĂ ĚĞŶŽŵŝŶĂĕĆŽ
ĚĞŽƌŝŐĞŵ͘
4.1.3.9 Restrição de acesso: indica se é atribuída restrição de
Ğ /ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ^ŝŐŝůŽƐĂƐ Ğ WĞƐƐŽĂŝƐ͕ ŽĮĐŝĂůŝnjĂĚĂ ŽƵ ĐŽŵ Ă ĂŶĄůŝƐĞ ĚŽƐĐĂƐŽƐĐŽŶĐƌĞƚŽƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯϮͿ͘
4.1.3.9.1 KƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐŝŐŝůŽƐŽƐ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐ
no momento de sua produção, prioritariamente em sistema ŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌ-ŵĂĕƁĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϬ͕ŝŶĐŝƐŽ/Ϳ͘ 4.1.3.9.2 KƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ ĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝnjĂĚŽƉŽƌĂŐĞŶƚĞĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽ͘ 4.1.3.9.3 EŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶĚŝĐĂĚŽƐĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉŽƐ-ƐƵŝŶşǀĞůĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽƉĂƌĐŝĂůŽƵŝŶƚĞŐƌĂů͘
4.1.3.10 Descrição do assunto: indica as informações necessárias e
ƐƵĮĐŝĞŶƚĞƐƉĂƌĂĚĞƐĐƌĞǀĞƌŽĐŽŶƚĞƷĚŽĞƐƉĞĐşĮĐŽĚĞĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϭϭYƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞǀŽůƵŵĞƐ͗ŝŶĚŝĐĂĂƋƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞǀŽůƵŵĞƐ
de um documento.
4.1.3.12 Suporte: indica o material sobre o qual as informações são
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐ͘ džĞŵƉůŽƐ͗ƉĂƉĞů͕ĮƚĂŵĂŐŶĠƟĐĂ͕ĚŝƐĐŽſƟĐŽĞƚĐ͘ 4.1.3.13KƵƚƌŽƐŝƚĞŶƐƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌŝŶĐůƵşĚŽƐŶŽƌĞŐŝƐƚƌŽƉĂƌĂĂƚĞŶ-ĚĞƌĂƐĞƐƉĞĐŝĮĐŝĚĂĚĞƐĚĞĐĂĚĂſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘ 4.1.4 Distribuir os documentos: ƋƵĂŶĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽƟǀĞƌƐŝĚŽƌĞĂůŝnjĂĚŽ ƉĞůĂ hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ WƌŽƚŽĐŽůŽ͕ ŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƌĞŐŝƐƚƌĂ-ĚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƉƌŽŶƚĂŵĞŶƚĞĚŝƐƚƌŝďƵşĚŽƐĂŽƐƐĞƵƐĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽƐ͕ƐĂůǀŽ ĂƋƵĞůĞƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĂŽĮŶĂůĚŽĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞ͘ 4.1.4.1 ŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƵƌŐġŶĐŝĂĞĐŽŵƉƌĂnjŽĚĞƌĞƐ- ƉŽƐƚĂĚĞƚĞƌŵŝŶĂĚŽƚġŵƉƌĞĨĞƌġŶĐŝĂŶŽƌĞŐŝƐƚƌŽĞŶŽĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶ-to, como por exemplo, os Expedientes de atendimento de solicitação
de informação, que devem ser atendidos em prazo não superior a 20
ĚŝĂƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϭϱ͕ΑϭǑͿ͘
4.1.4.2ĐŽŵƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚĞǀĞƌĄƐĞƌĂƚĞƐƚĂĚĂ͕ŶŽĂƚŽĚŽ
ƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĞƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂŽƵƉŽƌƌĞŐŝƐƚƌŽĞŵ ƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶ-ĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĞŝŶƚĞƌůŝŐƵĞĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐ͘
WƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞĂďĞƌƚƵƌĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƋƵĞƚƌĂŵŝƚĂƌĄƉĂƌĂŝŶĨŽƌŵĂƌĞͬŽƵ acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros docu-ŵĞŶƚŽƐĚĞŶĂƚƵƌĞnjĂĚŝǀĞƌƐĂ͕ƌĞƵŶŝĚŽƐĞŵƚŽƌŶŽĚĞƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞ͕ĚĞŵĂŶĚĂ ou interessado.
ĂďĞƌƚƵƌĂĚĞĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝnjĂĚĂƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌ esta necessidade, mediante solicitação de autoridade competente.
Apenas deverão ser abertos os expedientes previstos no
WůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮ-cação de Documentos da Administração Pública Estadual do Estado de São WĂƵůŽ͗ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿŽƵŶŽƐWůĂŶŽƐĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂƐƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵĚŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐ͕ĚĞǀŝ-ĚĂŵĞŶƚĞĂƉƌŽǀĂĚŽƐƉĞůŽƌƋƵŝǀŽWƷďůŝĐŽĚŽ ƐƚĂĚŽĞŽĮĐŝĂůŝnjĂĚŽƐ͘ KĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϱͿĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞƵŵĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄ ƐĞƌĞdžĞĐƵƚĂĚŽƉŽƌƋƵĂůƋƵĞƌƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌĞƐƚĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞ͕ďĞŵ ĐŽŵŽŽĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϵͿĞĂŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϱͿĞŶƚƌĞĞdžƉĞĚŝĞŶ-ƚĞƐ͘ ŵƚŽĚŽƐŽƐĐĂƐŽƐ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƐĞŐƵŝĚĂƐĂƐŶŽƌŵĂƐĞƐƚĂďĞůĞĐŝĚĂƐŶŽƐ ƌĞƐƉĞĐƟǀŽƐƚſƉŝĐŽƐĚĞƐƚĞDĂŶƵĂů͘
5.1
Rotina de abertura de expediente5.1.1 Registrar o expediente: o expediente deverá ter as suas principais
ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟnjĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐ-ƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĂĮŵĚĞƉĞƌŵŝƟƌĂƐƵĂůŽĐĂůŝnjĂĕĆŽĞ ĂĐĞƐƐŽ͘ĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽĞdžƉĞĚŝĞŶ-ƚĞ;ǀĞƌZĞŐŝƐƚƌŽƉ͘ϮϳͿ͗ ͻEƷŵĞƌŽĚŽĞdžƉĞĚŝĞŶƚĞ;ƐŝŐůĂͬŶǑͬĂŶŽͿ͖ ͻ/ŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ;ƐͿ͖ ͻůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͖ ͻĞƐĐƌŝĕĆŽĚŽĂƐƐƵŶƚŽ͖ ͻŽĐƵŵĞŶƚŽŝŶŝĐŝĂů͖ ͻ>ŽĐĂůŝĚĂĚĞ͖
5.
Abertura de Expediente
ͻĂƚĂ͖ ͻsŽůƵŵĞ͖ ͻZĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ͗ ʹEşǀĞů;ŝŶƚĞŐƌĂůŽƵƉĂƌĐŝĂůͿ ʹ/ŶƚĞƌǀĂůŽĚĞĨŽůŚĂƐ;ŶŽĐĂƐŽĚĞŶşǀĞůƉĂƌĐŝĂůͿ ʹĂƚĞŐŽƌŝĂ;ƐŝŐŝůŽƐŽŽƵƉĞƐƐŽĂůͿ ʹ'ƌĂƵ;ŶŽĐĂƐŽĚŽƐŝŐŝůŽƐŽͿ – Prazo ϱ͘ϭ͘Ϯ ŵŝƟƌĨŽůŚĂůşĚĞƌ͗ĐŽŶĐůƵşĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŵŝƟĚĂĂ&ŽůŚĂ ůşĚĞƌ;ǀĞƌƉ͘ϯϳͿĐŽŶƚĞŶĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽŝŵƉƌĞƐƐŽĚĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŽďƌĞŽ expediente.
5.1.3 Ordenar os documentos: os documentos deverão ser reunidos
ƐĞƋƵĞŶĐŝĂůŵĞŶƚĞĞŵƵŵƷŶŝĐŽĐŽŶũƵŶƚŽĐŽŵĂĐĂƉĂƉƌĞƐĂăĚŽĐƵŵĞŶ-ƚĂĕĆŽĐŽŵƚƌŝůŚŽƉůĄƐƟĐŽ;ƟƉŽ͞ZŽŵĞƵĞ:ƵůŝĞƚĂ͟ŽƵ͞ŵĂĐŚŽĞĨġŵĞĂ͟Ϳ͘ ŽŵǀŝƐƚĂƐăƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƚƌŝůŚŽƐŵĞƚĄůŝĐŽƐŶĆŽĚĞǀĞ-ƌĆŽ ƐĞƌ ƵƟůŝnjĂĚŽƐ͕ ĐŽŶĨŽƌŵĞ ŽƌŝĞŶƚĂĕĆŽ ĚĂ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ EŽƌŵĂƟǀĂ W ͬ ^ ^WŶǑϮͬϮϬϭϬ͘
5.1.4 Numerar os documentos: as folhas do expediente deverão ser
nu-meradas em ordem crescente, no canto superior direito, sem rasuras, ƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ;ĂnjƵůŽƵƉƌĞƚĂͿŽƵĚĞĐĂƌŝŵďŽĞƐƉĞ- ĐşĮĐŽƉĂƌĂƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞŶƵŵĞƌĂĕĆŽĞƌƵďƌŝĐĂĚĂƐƉĞůŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄ-rio que as inserir.
5.1.4.1 A folha líder será considerada a folha nº 1 e o documento
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO ;EŽŵĞĚŽſƌŐĆŽŽƵĞŶƟĚĂĚĞͿ FOLHA LÍDER Nº DO EXPEDIENTE (SIGLA/Nº/ANO): INTERESSADO: CLASSIFICAÇÃO: DESCRIÇÃO DO ASSUNTO: LOCALIDADE: DATA: VOLUME: RESTRIÇÃO DE ACESSO: ʹEşǀĞů;ŝŶƚĞŐƌĂůŽƵƉĂƌĐŝĂůͿ ʹ/ŶƚĞƌǀĂůŽĚĞĨŽůŚĂƐ;ŶŽĐĂƐŽĚĞŶşǀĞůƉĂƌĐŝĂůͿ ʹĂƚĞŐŽƌŝĂ;ƐŝŐŝůŽƐŽŽƵƉĞƐƐŽĂůͿ ʹ'ƌĂƵ;ŶŽĐĂƐŽĚŽƐŝŐŝůŽƐŽͿ – Prazo Local e Data EŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƋƵĞƌĞĂůŝnjŽƵŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽ
