Mobile ERP: Otimização do Processo de Inventário em Loja

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 02 e 03 de Outubro de 2015, Lisboa, Portugal

ISSN 2183-489X

DOI http://dx.doi.org/10.18803/capsi.v15.555-567

555 Alexandra Monteiro, ISCTE – Instituto Universitário de Lisboa, Portugal, aramo@iscte.pt

Carlos Costa, ISCTE – Instituto Universitário de Lisboa, Portugal, carlos.costa@iscte.pt

Resumo

A introdução dos ERPs na gestão da cadeia de abastecimento veio trazer grandes melhorias a este processo, no entanto existem ainda problemas que o afetam negativamente. O processo de inventário é apontado como sendo dos principais contribuintes para a problemática. Na revisão da literatura são frequentes os casos de estudo que verificaram diferenças consideráveis entre o stock físico e a informação presente no sistema de informação. Neste estudo tem por objetivo melhorar o processo de inventário pelo aumento de mobilidade do ERP da organização. Mais especificamente, da atividade de registo de quantidades. Foi concebida uma solução adaptada ao contexto de estudo ambicionando o menor custo de implementação, formação e posterior manutenção da mesma. A solução consiste no desenvolvimento de uma aplicação móvel integrada com o ERP da organização que permite a utilização da camara do smartphone para efetuara leitura de códigos de barras e assim melhorar o registo de quantidades. Desta forma foi possível eliminar alguns passos da atividade de registo de contagens, tornar o processo mais eficiente e impulsionar o aumento de mobilidade do ERP da organização.

Palavras chave: Inventário, Mobile ERP, SCM

Abstract

The introduction of ERP in supply chain management has brought major improvements to this process, however there are still problems that affect it negatively. The inventory process is touted as being a major contributor to the problem. In the literature review is often the case study that found considerable differences between the physical stock and the information in the information system. This study aims to improve the inventory process by the increase of the organization's ERP mobility, more specifically, the activity of quantity registration. A solution adapted to the study’s context was developed coveting the lowest cost of implementation, training and subsequent maintenance. The solution is to develop a mobile application integrated with the ERP organization therefore allowing the use of the smartphone’s camera for reading bar codes and thus improve the registration of quantities. In this way, it was possible to eliminate some steps of the registration activity, making the process more efficient and boost the organization's ERP mobility.

Keywords: Inventory, Mobile ERP, SCM

1. INTRODUÇÃO

Os sistemas integrados de gestão empresarial (ERPs) são um conceito que suporta as necessidades de uma empresa ao nível do planeamento e controlo de recursos. Este evoluiu de conceitos anteriores como

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 556 o material requirement planning (MRP) e veio provocar alterações no paradigma das organizações [Jacobs 2007]. Este evoluiu de sistemas que desempenhavam um conjunto de tarefas independentes associadas apenas a um determinado departamento para um sistema de gestão que reúne informações e dados de todos os departamentos de uma empresa de forma integrada [Chan 2002].

A introdução dos ERPs veio melhorar significativamente os processos das organizações, nomeadamente a performance dos processos de inventário que suportam a cadeia de abastecimento, também denominada supply chain [Rekik Y. 2012]. Estes sistemas facilitam as tarefas de logística como o planeamento e a previsão de necessidades de stock [ Nettstrater, 2015].

Apesar desta melhoria existem ainda problemas que afetam negativamente a precisão e rigor destes processos. Em 2008, Raman e DeHoratius verificaram com base em estudos empíricos realizados em trinta e sete lojas de um retalhista de dimensão considerável que, em apenas 35% de um total de 370000 dos SKU (Stock Keeping Unit) o stock no sistema de informação coincidia com o stock físico nas lojas. Os restantes 65% apresentavam falhas relacionadas com fatores diversos como, roubos por parte de clientes, erros de reposição, mercadoria danificada não registada e roubos por parte de empregados [DeHoratius 2008].

Dada a componente humana envolvida no processo de inventário surgem também aspetos comportamentais que podem influenciar a performance deste processo. Bruccoleri descreve num estudo de 2014 a influência dos aspetos comportamentais que poderão resultar em falhas de precisão dos inventários. São apontados como principais fatores o stress, a motivação e a complexidade do cenário envolvido [Bruccoleri M. 2014].

Muitas organizações têm os seus processos de gestão de inventário automatizados nos quais confiam para tomar decisões críticas. Contudo, se os dados de entrada não forem precisos a capacidade do sistema de fornecer informação confiável é afetada. Para negócios em que existe muita concorrência e margens muito reduzidas, oferecer a maior disponibilidade de produto ao mínimo custo é o objetivo principal e um dos principais fatores para o sucesso da organização [Kang 2005] [Mersereau 2012] [Lee H. O. 2005].

Nos sistemas de inventário automatizados é efetuada uma previsão das necessidades da loja que resulta na criação de requisições de compra para os produtos em falta. Segundo trabalhos realizados pelo Auto-ID Center no MIT verificou-se que em média para 25% das SKUs o stock físico difere em seis ou mais unidades do que stock registado no sistema informação [Kang, 2005].

As diferenças de stock entre os sistemas de inventário e o stock físico podem resultar numa situação de rutura de stock o que pode significar uma perda considerável não só para a organização como para os seus fornecedores. Segundo Corsten e Gruen perante a ausência de stock para um produto 11% dos

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 557 clientes desiste da compra, 16% atrasam a compra, 21% compram um produto semelhante da mesma marca, 22% compram um produto semelhante de outra marca e 31% compram o produto noutra loja [Corsten 2003]. Toma assim relevância o estudo deste processo. Identificar a origem dos problemas e criar soluções tendo em vista a melhor articulação entre os colaboradores que são peças fundamentais para a obtenção de bons resultados e os sistemas que potenciam a performance dos processos.

Falhas no processo de inventário resultam muitas vezes em problemas que podem ser altamente prejudiciais para a organização, como a rotura de stock.

Como resposta a este problema, será proposta a criação de uma solução móvel, integrada com o ERP da organização, para melhorar a performance e fluidez do processo de inventário. Especificando, este objetivo poderá ser decomposto nos seguintes objetivos específicos:

1.

Propor uma solução conceptual que responda aos seguintes requisitos:

a) Possibilitar a utilização de dipositivos móveis para a interação entre colaboradores e ERP da organização;

b) Otimizar o processo de inventário;

2.

Desenvolvimento de uma aplicação móvel com integração com o ERP da organização;

a) Estudo da envolvente tecnológica que consiste na avaliação das tecnologias existentes, a escolha da tecnologia a utilizar para o desenvolvimento do protótipo, assim como a arquitetura da solução a desenvolver.

Na próxima secção é apresentada uma breve revisão da literatura. Em seguida é apresentada a solução proposta e descrita a sua implementação. Por fim, são apresentados os resultados preliminares do estudo.

2. REVISÃO DA LITERATURA

A constituição de um ERP pode ser vista como um sistema aberto relativamente à sua estrutura uma vez que este permite a adaptação do sistema de informação aos processos específicos da organização. Assim, consoante o negócio que suporta, podem ser desenvolvidas melhorias que poderão potenciar a fluidez dos processos [Olson 2013].

Relativamente à componente de hardware do processo de inventário tem também havido esforços para a melhoria deste processo. A introdução da tecnologia RFID ( Radio Frequency Identification) tem tido a atenção da comunidade de investigação nos últimos anos. Esta é apontada como sendo uma tecnologia que pode ajudar as organizações na automatização do processo de identificação e assim eliminar possíveis fontes de erro [McFarlane 2003] [Bensoussan 2007] [Kang 2005] [Hardgrave 2013].

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 558 A necessidade de automatização e melhor identificação levou a que a tecnologia RFID fosse considerada para o contexto de SCM (Supply Chain Management). No entanto, os códigos de barras continuam a ser amplamente utilizados. O principal motivo está relacionado com o custo financeiro associado ao RFID que é muito superior relativamente aos códigos de barras [Preradovic 2008]. Também a ausência de Standards que regulem esta tecnologia são um fator a considerar. Foi criada a EPCglobal’s com o objetivo de estandardizar a tecnologia no entanto esta ainda não tem o apoio da International Organization for Standardization (ISO).

Em contextos de pequenas lojas os requisitos para a implementação do RFID podem inviabilizar a utilização desta tecnologia. Este tipo de contexto com necessidades muito específicas requer soluções adaptadas aos mesmos.

Neste estudo pretende-se investigar aplicar o conceito de Mobile ERP ao processo de inventário efetuado em loja. Deste modo pretende-se tirar proveito da utilização de dispositivos móveis como os smartphones para simplificação do processo.

Como resultado do aumento da utilização de smartphones o desenvolvimento de produtos e serviços adaptados a estas plataformas veio ganhar expressão [Hsu et al. 2014]. Um exemplo deste facto é a introdução dos dispositivos móveis no contexto dos ERPs.

2.1. ERPs na otimização de processos

O termo Entreprise Resource Planning surgiu na década de 1990 pela consultora Gartner Group [Wylie 1990]. Segundo a qual os ERPs são sistemas que possibilitam a integração das várias áreas de negócio de uma organização (vendas, produção, compras, finanças, recursos humanos) pela implementação de módulos que representam cada área. Deste modo, é aumentada a partilha de informação por toda a estrutura da organização centralizando toda a informação numa base de dados comum [Samaranayake 2009] [Kelle 2005].

Segundo Fawcettet os ERPs são considerados impulsionadores de integração e partilha de informação em tempo real [Fawcett 2011]. Estes foram desenvolvidos a partir de sistemas planeamento de necessidades de material, ou MRP (Material Requirements Planning) e de sistemas de planeamento de recursos de manufatura (MRP II) para responder à necessidade de integração financeira para estes processos [Jacobs R. W. 2007].

Relativamente à componente operacional os ERPs são apontados como um meio para reduzir o tempo de ciclo e consequentemente num melhor apoio ao cliente e gestão da relação com fornecedores [Hassabelnaby 2012]. Segundo Bendoly a cultura que contextualiza a organização é também um fator determinante para o sucesso da implementação do sistema. Num estudo que compara a implementação

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 559 de um ERP entre os Estados Unidos e na China verificou-se que a interdependência de tarefas representa um fator determinante no posterior desempenho do sistema [Bendoly 2006]. Verificou-se que quando devidamente alinhado com os processos de negócios, a implementação do ERP levava à redução dos custos operacionais e melhorava a produtividade [Su 2010].

2.2. Aquisição de dados

O processo de inventário inicia-se com o Registo de Quantidades. O Registo de Quantidades consiste na identificação da matéria-prima e é efetuada com recurso a tecnologia de identificação e recolha de dados. Exemplos deste tipo de tecnologia são o caso do código de barras e mais recentemente utilizado em SCM o RFID [Qian 2012].

Os códigos de barras são um método de identificação amplamente utilizado na indústria para controlo do inventário [Froschle 2009]. Relativamente à tecnologia RFID estes convergem dado que se tratam ambos de tecnologias permitem a identificação de materiais para posterior integração num sistema de informação. No entanto, tecnologicamente apresentam características muito diferentes. O RFID pode ser lido a uma distância de 100 m, têm uma elevada capacidade de leitura (100 tags/s) e permite o armazenamento de dados até 4 kB em tags passivas e 1MB em tags ativas (que possuem bateria) [Qian 2012]. Quanto aos códigos de barras é obrigatório o contanto visual e implica uma distância de centímetros entre o identificador e o código de barras. Apesar disso, o RFID não pode ser considerado um substituto dado que os códigos de barras se adequam melhor a determinados contextos, sendo o seu principal benefício o custo que é consideravelmente baixo relativamente ao RFID [Preradovic 2008].

2.3. Integração de aplicações empresariais

A disponibilização de aplicações integradas com os sistemas empresariais trata-se uma oportunidade, para as empresas, de melhorar e tornar mais eficientes os seus processos. Pela integração, é fortalecida a base de comunicação entre fornecedores e organização tornando-a mais eficiente.

A integração entre as novas soluções estratégicas e os sistemas já existentes é efetuado por meio de um middleware [Hasselbring 2000]. Assim podemos identificar três principais níveis a assegurar para uma integração consistente (Figura 1).

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Figura 1 – Níveis de Integração para uma solução móvel integrada com ERP [Sutherland et al. 2002].

A um nível mais elevado, temos a interface com o utilizador. Atualmente, uma grande percentagem dos clientes possui dispositivos móveis, como smartphones que suportam aplicações web. Um dispositivo móvel, permite que o colaborador circule pela loja e utilize a aplicação aumentando a mobilidade da solução.

O segundo nível de integração prende-se com a comunicação com o servidor. Esta comunicação pode ser efetuada segundo um conjunto de modelos de comunicação como OData, XML ou JSON.

Por fim, temos os sistemas fonte que alimentam as aplicações como os ERP ou outras aplicações empresariais [Sutherland et al. 2002].

3. PROPOSTA DE SOLUÇÃO

A solução para a otimização do processo de inventário em loja consiste no aumento de mobilidade do ERP através de tecnologia móvel.

Para uma melhor compreensão do contexto a que a solução se destina começamos por efetuar uma descrição dos requisitos da mesma:

 Lojas que pequena dimensão;

 Que permitam o acesso à internet por Wi-Fi;

 Matéria-prima identificada com tecnologia descodificada por leitura ótica (códigos de barras, QR Code).

Neste caso de estudo a organização a que se destina a solução atua na área das telecomunicações tratando-se os telemóveis de uma das principais matérias-primas deste negócio. O processo de inventário é composto por várias atividades que são especificadas no diagrama de casos de uso (Figura 2).

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Figura 2 – Diagrama de casos de uso para o processo de inventário.

Este estudo foca-se na implementação atividade de registo de quantidades como primeiro passo para implementação do processo completo de inventário.

Através da aplicação móvel, o colaborador acede ao detalhe do inventário e efetua a contagem da matéria-prima que é automaticamente integrada com o ERP da organização (Figura 3).

Figura 3 – Esquematização da proposta de solução.

Iterativamente, é lido o identificador do material, a informação é validada no ERP e de seguida atualizada na aplicação. No final na leitura dos materiais em loja, a atividade é concluída e é submetido o registo de quantidades no ERP.

Tecnologicamente, a solução implementada consiste numa aplicação móvel híbrida, integrada com o ERP da organização que utiliza a câmara do dispositivo para efetuar a leitura do identificador do material. Optou-se pela escolha de uma aplicação híbrida pela característica multiplataforma deste tipo

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15ª Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI 2015) 562 de aplicações. É reduzido o custo e tempo de implementação e ao mesmo tempo desenvolvida uma solução que facilmente se adapta a outros sistemas operativos.

Em suma, a solução consiste numa interface simplificada para o utilizador que o encaminha de forma eficiente pelo processo de Registo de Quantidades.

4. IMPLEMENTAÇÃO

Para a implementação da solução foi efetuado o estudo da envolvente tecnológica com o objetivo de determinar qual a melhor se adaptava as necessidades do contexto de estudo. Foram abordados os tipos de aplicações móveis e as frameworks de desenvolvimento.

Dado o reduzido custo de implementação e necessidade de comunicação com os recursos do smartphone, optou-se pela implementação de uma aplicação híbrida. Assim, foi desenvolvida uma componente de interface com o utilizador que é executada num browser e utilizadas APIs para a comunicação com a camara do smartphone através da qual são lidos os códigos de barras.

Para a escolha da framework de desenvolvimento optou-se pelo SAPUI5 por se tratar da framework disponibilizada pela SAP, otimizada para a comunicação com o mesmo. A comunicação entre os dois sistemas é efetuada através de serviços OData.

A implementação iniciou-se pela criação de um serviço OData em SAP que recebe o número de inventário e através de um módulo de função retorna a informação sobre o inventário inserido.

Quanto à interface com o utilizador foram desenvolvidos dois ecrãs. O primeiro permite a introdução da chave do documento inventário que é composta por número de inventário e exercício (Figura 4).

Figura 4 – Tela 1.

O segundo ecrã apresenta o detalhe do inventário. Nomeadamente, os itens do mesmo que consistem num material, descrição e quantidade registada (Figura 5).

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Figura 5 – Tela 2.

Para efetuar a leitura dos códigos de barras é selecionada uma linha que ativa automaticamente o modo de leitura de código de barras. O material é lido, verificado em SAP e incrementado o valor do registo no ecrã. Depois de lidos todos os materiais, o registo de quantidades é integrado em SAP e é finalizada a atividade.

5. AVALIAÇÃO PRELIMINAR

Neste ponto será efetuada uma análise comparativa entre o fluxo do processo antes e depois da sua otimização com o objetivo de identificar os benefícios da implementação da solução concetual proposta. A atividade de registo de contagem antes da otimização implicava os seguintes passos:

1. Deslocação dos materiais para junto do dispositivo de leitura ótica que está ligado por cabo ao computador;

2. Leitura dos códigos de barras para um ficheiro; 3. Importação do ficheiro e integração de dados no ERP.

Após a otimização do processo foi eliminado o ponto 1 e reformulados os pontos 2 e 3. Ou seja, deixou de ser necessário a deslocação dos materiais para junto do computador dado que o dispositivo móvel permite a deslocação até junto dos mesmos. Através da aplicação o colaborador seleciona o material que pretende contar e inicia a leitura dos códigos de barras com o dispositivo móvel. Em caso de erro a verificação é efetuada automaticamente o que possibilita o tratamento do mesmo sem que seja necessário a repetição dos pontos 1 e 2 ( Figura 6).

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Figura 6 – Comparação do processo de registo de contagem. À direita fluxo para o processo antes da otimização, à esquerda o fluxo para o processo já otimizado.

Outra vantagem a apresentar é a adoção de um ambiente simplificado, com baixo custo de adaptação. Não só pelo software mas também pelo hardware utilizado com que os colaboradores já estão familiarizados o que reduz a necessidade de formação para a utilização de ERPs. Ao contrário dos smartphones os leitores de códigos de barras são específicos para uma funcionalidade o que limita a utilização dos mesmos para outros fins. Nesse sentido, a utilização dos smartphones também se apresenta como uma vantagem. Posteriormente o conceito poderá ser aplicado a outros processos da organização que impliquem mobilidade sem a necessidade de aquisição de novo hardware.

Quanto à manutenção da aplicação foi projetada para ter o menor custo, tendo-se optado por uma aplicação híbrida em que grande parte do código pode ser reutilizada por qualquer sistema operativo móvel.

Na opinião dos utilizadores a aplicação veio simplificar a atividade de registo de quantidades. É fácil de utilizar, intuitiva e permite a execução da atividade de forma rápida. A melhorar pode ser considerada a utilização de um dispositivo auxiliar, acoplado no smartphone com o objetivo de melhorar a leitura dos códigos de barras.

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6. CONCLUSÃO

A mobilidade dos ERPs veio dotar as organizações de vantagens significativas ao nível da otimização de processos. A possibilidade de aceder em tempo real ao ERP da organização permite a reação imediata às adversidades encontradas. O desenvolvimento dos dispositivos móveis como os smartphones combinado com a disponibilidade de acesso à internet de qualidade veio possibilitar o aumento de produtividade, redução de custos e aumento de satisfação dos clientes.

Neste estudo procurou-se responder à necessidade de otimização do processo de inventário no contexto específico de lojas de dimensão reduzida. Pela análise do contexto, foi possível identificar pontos a melhorar no processo e conceber uma solução para a problemática.

Em síntese, foi possível compreender que os dispositivos móveis como os smartphones podem ser utilizados como ferramentas para a otimização de processos. Com um custo de implementação reduzido foi possível desenhar e desenvolver uma solução enquadrada no contexto atual que possibilitou a otimização do processo de inventário.

Futuramente este conceito poderá estender-se a outros processos da organização tirando partido da multifuncionalidade dos smartphones.

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