Lucas Freitas Rocha
Centro Universitário São Camilo – ES lucasrocha88@hotmail.com
Leonardo Dalvi Pio
Centro Universitário São Camilo – ES leonardodalvi@saocamilo-es.br
Resumo
Este artigo destaca a importância da necessidade de utilização do sistema de informação para o alcance da estratégia competitiva. O sistema de informação é um conjunto de componentes que trabalham inter-relacionados com o intuito de coletar, armazenar e distribuir as informações com finalidade de facilitar o planejamento dos tomadores de decisão. Eles são caracterizados por possuírem características que auxiliam as atividades dos executivos, podendo obter informações rápidas de modo, que os gerentes possam remanejar suas estratégias tornando parte vital de um negocio. Em meio a um ambiente em que a concorrência aumenta cada vez mais, torna-se imprescindível a necessidade de desenvolver empreendimentos com estratégias competitivas adaptadas às necessidades do mercado. O presente artigo apresenta um estudo de caso, relacionando a vantagem competitiva de uma empresa do comércio varejista ao aderir à utilização do sistema de informação como tomada de decisão empresarial.
Palavras - Chave: Sistemas de informação; Estratégia; Competitividade; Tomada de decisão.
1. Introdução
Atualmente é exigida das organizações uma gestão estratégica eficiente que pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes. Tais recursos são ofertados pelos sistemas de informação (SI), utilizando ferramentas de apoio às estratégias que possibilitam atingir a busca incessante de vantagens competitivas pelas organizações. Stair e Reynolds (2002,p.7) afirma que “o valor da informação está diretamente ligado a como ela auxilia os tomadores de decisões a atingir seus objetivos organizacionais”. Percebe-se que o ambiente empresarial está mudando e fica cada vez mais dependente da informação e de toda infra-estrutura dos sistemas de informação que nos permite o gerenciamento de enorme quantidade de dados.
Segundo Laudon e Laudon (1999,p.288) “os sistemas empresariais básicos capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente [...]”. Os sistemas têm papeis fundamentais nas organizações, é através dele que um administrador consegue ter um acesso com facilidade às informações de todos os aspectos de sua organização. O’brien (2003,p.285-287)
afirma que através do sistema de informação é possível melhorar o atendimento, desenvolver produtos e estratégias inovadoras, eficientes, a fim de se manter cada vez mais forte no mercado.
De acordo com Wrigth et. al. (2000,p.25) “[...] administração estratégica consiste em decisões ou ações administrativas que auxiliam a assegurar o que a organização formula e mantém adaptações benéficas com o ambiente”. Sendo assim, a gestão estratégica pode ser vista como uma série de passos onde a alta administração deve; analisar as oportunidades e ameaças, pontos fortes e fracos no ambiente interno, pois através do aumento do porte das organizações e o incremento da sua complexidade estrutural, associado à aceleração do ritmo das mudanças ambientais, tem-se exigido uma maior capacidade de formular e programar estratégias que possibilitem superar os crescentes desafios de mercado e atingir os seus objetivos tanto de curto, médio e longo prazo.
Segundo as idéias de Neto (2004,p.24) “o processo de planejamento pode abranger toda uma organização, uma empresa, uma divisão ou ate mesmo uma seção – deverá refletir as funções e dados necessários para suportar i negócio, os objetivos, os fatores críticos de sucesso e as necessidades de informação da alta administração da organização”. Sendo assim, a finalidade é mostrar a importância de um sistema de informação eficiente na definição de estratégias competitivas em uma empresa, onde os sistemas permitam o armazenamento e cruzamento de informações externas e internas que confiram vantagens estratégicas sobre as forças competitivas do mercado, e que são ferramentas fundamentais para a melhoria de qualidade e produtividade, através de um correto tratamento das informações e, conseqüentemente, aumentando a lucratividade.
Este cenário motivou a presente pesquisa, que busca o entendimento de como uma empresa baseada em recursos pode, a partir da tecnologia da informação, superar problemas operacionais e conjunturais, e através de capacidades e competências, adquirir vantagens competitivas. Optou-se por realizar um estudo de caso, com ênfase para a demonstração da capacidade e competência de uma empresa que utiliza um sistema de informação que é considerado peça fundamental para que seja traçada sua estratégia e a empresa aumente sua vantagem competitiva no mercado.
Dado a relevância do tema abordado neste trabalho, o presente artigo tem como propósito responder o seguinte problema de pesquisa: O sistema de informação pode contribuir como ferramenta para o desenvolvimento competitividade da empresa?
Contudo para que o problema de pesquisa seja respondido, faz-se necessário definir os caminhos ao qual essa pesquisa deverá trilhar no alcance de seus propósitos, desta forma, este artigo ter como objetivo geral verificar de que forma o sistema de informação contribui como instrumento para captação da estratégia para alcance da competitividade. Definindo os nortes a serem percorridos, o capitulo a seguir fará uma abordagem conceitual do tema proposto para o alcance do objetivo descrito.
2. Revisão Literária
A partir deste tópico, o presente artigo fará uma abordagem a temas relacionados como Importância dos sistemas de informação e Estratégia Competitiva, como forma de dar sustentação teórica ao tema proposto.
2.1. Importância dos Sistemas de Informação
Laudon e Laudon(1999,p.4) afirma que “um sistema de informação (SI) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento [...].” portanto, os sistemas de informação focam na resolução de problemas organizacionais, e a conseqüente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado, fornecendo dados fundamentais para os demais setores, com isso, favorecendo a integração dos processos organizacionais, que são utilizados como ferramenta para organizar e gerenciar as informações. Eles podem ser diários, semanais, mensais e apresentar informações de cunho financeiro, administrativo, e contábil.
Segundo Pereira e Fonseca (1997,p.239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”. O ambiente empresarial está em constante mudança, e se torna cada vez mais complexo e menos previsível, dependente cada vez mais das informações. É fundamental sua disseminação com qualidade e apresentadas em tempo hábil, pois, a informação é de suma importância para as organizações, e a gestão estratégica e parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso. De acordo com Rezende e Abreu (2000,p.32), os sistemas procuram atuar como ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade. As diversas formas de sistemas permitem que as empresas conheçam a si mesmas e estejam preparadas para atuar no meio externo.
Batista (2004,p.39), “[...] o objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam fluir na estrutura organizacional”. Com um mercado a cada dia mais competitivo, dinâmico e principalmente globalizado, as empresas são motivadas a trabalhar com um sistema eficiente, proporcionando níveis mais elevados de produtividade. A necessidade de utilização de um sistema surgiu devido ao grande volume das informações que as empresas possuíam, e sua utilização proporcionou a apresentação das informações necessárias, fazendo que a empresa garanta um grande diferencial em relação aos concorrentes.
De acordo com O’brien (2003,p.6) “sistema de informação é um conjunto organizados de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização.” Desta forma, sem dúvida é necessário a qualquer profissional, seja ele, administrador ou não, conciliar e fazer uso da tecnologia da informação e de sistemas de informação como vantagem competitiva para sua área de trabalho, e, para o mundo dos negócios. O sistema visa captar tudo o que acontece na organização, com o objetivo de subsidiar o processo decisório. Com isso, os decisores terão uma base de dados concretos, que poderão utilizar como ferramentas, fazendo suas análises e
comparativos, de modo que facilite o alcance das estratégias, fazendo com que possibilidades de erros se reduzam ao máximo e o melhor caminho seja escolhido.
Neto (2004,p.26) afirma que o sistema de informação é a combinação estruturada da tecnologia da informação, metodologia, recursos humanos e a informação propriamente dita, organizada de forma que sejam alcançados os objetivos organizacionais. De acordo com Stair e Reynolds (2002,p,13) consiste na combinação do hardware, considerando a ferramenta, ou seja, o computador utilizado na execução das atividades de entrada, processamento, armazenamento e saída. Juntamente com o software, programa a ser utilizado no computador, que possibilita as operações no equipamento. A informação consiste de dados formatados, textos, planilhas, onde os setores coletam, processam, e utilizam esses dados de acordo com suas necessidades.
O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, cada vez mais dependente de informações e de toda a infra- estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. Para Pereira e Fonseca (1997,p.239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”. O sistema é um meio, onde o tomador de decisão pode obter a melhor informação, e direcionar a organização para o melhor caminho a ser seguido, ou seja, visando a melhor estratégia. Os sistemas auxiliam no processamento de informações que ajudam no gerenciamento viabilizando o lucro, diminuindo os custos, fornecendo serviços aos consumidores cada vez melhor.
Neto (2004,p25) afirma que, “o planejamento de sistemas de informação trata das necessidades de informação da organização, da integração dos diversos subsistemas de informação e das prioridades entre os mesmos”. Através da utilização do SI o tomador de decisão terá em mãos relatórios que darão possibilidade de tomar decisões mais sólidas com dados substanciais, assim terá capacidade de visualiza o melhor caminho seguir. Eles trazem benefícios na redução de custos das operações, melhoria na produtividade, melhoria nos serviços realizados e oferecidos, estímulo a maior interação dos tomadores de decisão, onde, as empresas se fortalecem, garantindo o diferencial e fortalecendo sua vantagem competitiva.
2.2. Estratégia Competitiva
Segundo Oliveira (2006,p.214) “a essência da formulação de estratégias consiste em lidar com a concorrência, pois a estratégia tem uma forte abordagem para consolidar uma vantagem competitiva para a empresa. Portanto, o executivo deve conhecer as forças que controlam a concorrência num setor empresarial.” Desse modo, a estratégia é o conjunto de planos, políticas, ou ações, desenvolvidas por uma empresa para lidar com a concorrência, com o objetivo de aumentar de modo sustentável suas atividades. Uma empresa competitiva é capaz de oferecer produtos e serviços de melhor qualidade, com os menores custos, e se destacar no mercado para tornar os consumidores cada vez mais satisfeitos com seus produtos.
Em meio a um ambiente em que a concorrência aumenta e se qualifica a cada dia, torna-se imprescindível a necessidade de desenvolver empreendimentos com
estratégias competitivas adaptadas às necessidades do mercado. Barbosa (1999, p.23) conclui que "uma empresa é competitiva quando ela é capaz de oferecer produtos e serviços de qualidade maior, custos menores, e tornar os consumidores mais satisfeitos do que quando servidos por rivais”. O grande número de concorrentes inseridos no mercado e as transformações que ocorrem rapidamente em todo mundo são alguns dos fatores que afloram a necessidade das empresas buscarem estratégias competitivas para se manterem no mercado. Ao traçar a estratégia, a empresa objetiva a busca de diferencial, que se alcança, oferecendo um produto de melhor qualidade, um menor preço, com um intuito de buscar a satisfação dos clientes e sua fidelização.
É necessário observar, e identificar as ameaças e oportunidades presentes no ambiente da empresa, evitar ou usufruir dessas situações. Oliveira (1995,p.47) diz que “para o sucesso da estratégia, a área de atuação da empresa deve ser bem escolhida, considerando aquilo que ela pode melhor fazer, ou seja, a empresa deve ser “puxada” por suas principais capacidades”. É necessário ter um planejamento, onde a organização deva ser considerada como um todo, estabelecendo a direção a ser seguida, visando um maior grau de interação com o ambiente. Através da formação de uma cultura competitiva, possibilita aos empresários estarem atentos às transformações que ocorrem no ambiente de negócios e criarem vantagens competitivas a partir do uso de informações estratégicas.
Como o ambiente está sofrendo mudanças, existe a probabilidade, de algo que tenha sido um bom ajuste em dado momento, se ter, agora, deteriorado, isso quer dizer que é possível que haja a necessidade de uma mudança estratégica e organizacional, uma vez considerada a importância do papel dos administradores no tratamento das informações captadas no ambiente. Roberts (2005,p.17) “em qualquer momento de uma empresa estabelecida, surgirá uma duvida se a estratégia e a organização existentes geram o máximo desempenho disponível no ambiente em que a empresa se encontra”. É importante se antecipa e ter a capacidade de mudar antes que a necessidade de mudança se torne necessária.
Para prosperar em tempos turbulentos, a empresa deve ser, na renovação, tão eficaz quanto na produção de bens e na oferta de serviços.
Segundo Certo e Piter (1993,P.17) “sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma analise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional.” O desenvolvimento estratégico, deve ser considerado a sustentação para a administração estratégica, é considerada um processo de mudança continua na empresa. Para Prahalad e Hamel (2005,p.155) “os desafios empresariais são os meios operacionais para organizar a aquisição de novas vantagens competitivas”. O planejamento das ações empresariais parte primeiramente de uma análise dos pontos fortes e pontos fracos da empresa e das oportunidades e ameaças para a organização. Diante do exposto, pode se observar que as organizações estão em constantes alterações e a tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, este deve ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxilio ao gestor. Metodologia do Trabalho.
2.3. Tomada de Decisão
A vida é uma seqüência de decisões, muitas delas nem notadas, exemplo é a escolha da melhor avenida ou rua para se chegar a um determinado local, a escolha de uma roupa, de um automóvel ou do almoço, a decisão ocorre quando temos mais de uma alternativa e selecionamos uma opção. O homem no seu dia a dia se encontra em situações que o colocam em posição de fazer escolhas que cercam a vida de todas as pessoas e principalmente àquelas que têm a responsabilidade de tomar decisões profissionais. Gomes e Gomes (2002) posiciona que “tomar decisões complexas é, de modo geral, uma das mais difíceis tarefas enfrentadas individualmente ou por grupos de indivíduos, pois quase sempre tais decisões devem ser corretamente identificadas.”
Segundo Chiavenato (1999), além dos desafios naturalmente impostos pela competição, o administrador terá invariavelmente que se adaptar a mudanças cada vez mais rápidas, as quais não mais ocorrerão de maneira incremental, obedecendo a padrões lógicos, mas sim de maneira descontínua, apresentando rupturas de padrões, gerando enormes desafios àqueles que decidem. Neste sentido, cresce a importância do desenvolvimento de sujeitos diretivos com elevada capacidade e competência, com o conhecimento e as habilidades necessárias para tomar decisões que compreendam a complexidade e a dinâmica dos fatores internos e externos à organização.
Costa (2005) aponta que existem dois tipos de decisão, o monocritério que maximiza o decisor considerando um único critério de decisão e o multicritério, considerando um conjunto de critérios de decisão simultaneamente. O referido autor indica que para se chegar a uma decisão é fundamental seguir o seguinte processo: primeiro a sistematização de informação, ou seja, dos dados, que correspondem a fatos isolados que formam a base de informação. Em seguida o processamento dessa informação gerando assim um melhor direcionamento na escolha certa. E por fim, depois da tomada de decisão é necessário se fazer um feedback dos resultados para aferir a decisão tomada. Logo a utilização de ferramentas no processo decisório efetivamente melhora a qualidade dos resultados.
3. Metodologia
Num primeiro momento, o presente artigo concentrou-se na pesquisa bibliográfica como pré-requisito para sustentação teórica do tema proposto. Por possibilitar uma melhor obtenção de informações que pudessem elucidar o objeto de estudo e serem transformadas em variáveis de pesquisa ou gerassem hipóteses para serem testadas em trabalhos posteriores. Segundo Marconi e Lakatos (1999,p.73) “a pesquisa bibliográfica não é mera repetição do que já foi dito ou escrito sobre certo assunto, mas propicia o exame de um tema sob novo enfoque ou abordagem, chegando a conclusões inovadoras”.
A pesquisa bibliográfica habilita-nos a construção de um estudo de caso. Como objetivos principais buscaram-se entender a percepção da empresa a respeito do atual estágio de utilização do sistema de informação e ao mesmo tempo traçar os principais problemas e as soluções encontradas para se ter sucesso na implantação e utilização do sistema.
O estudo de caso é adequado quando questões relacionadas à “como” ou “por que”
são aplicadas a um conjunto de eventos contemporâneos sobre os quais o
investigador possui pouco ou nenhum. Estudos de caso podem ainda ser usados para proporcionar uma descrição de eventos, testar ou gerar teoria. De acordo com Gil (1987), a profundidade e o detalhamento de informações obtidas pelo estudo de caso são praticamente impossíveis de serem alcançados através de outro método de pesquisa.
Para se atingir os objetivos propostos foi aplicado um questionário com perguntas abertas e entrevistas a gerentes responsáveis pela administração da empresa que possuem grande familiaridade com o sistema utilizado.
4. Estudo de caso
Foi realizado um estudo de caso em uma empresa que utiliza um Sistema de Informação completo capaz de gerir todas as informações necessárias para sua administração, além de um departamento exclusivo para gerenciar a área tecnológica. Nesta seção apresentam-se um breve perfil da empresa analisada, as principais características do sistema de informação, além das vantagens da utilização desse tipo de sistema para a empresa.
4.1. Empresa ALPHA AUTOPEÇAS
A empresa está presente no mercado há 40 anos, tornou-se referência no segmento varejista de autopeças, conquistando espaço e oferecendo produtos de alta qualidade e tecnologia. Está presente, desde Campos, no Rio de Janeiro ate Teixeira de Freitas na Bahia, passando por grande parte do Espirito Santo, com mais de 100 mil produtos, entre, rádios comunicadores, lanternas originais e especiais para tunning, frisos, calotas e diversos outros produtos para equipar seu automóvel ou caminhão.
Os documentos e processos operacionais da empresa eram todos feitos por meio físico, por preenchimento de formulários, documentos em papel, assim, a direção da empresa diagnosticou a necessidade de readequação, determinada pela introdução de novos sistemas de informação para controle da empresa e de suas mercadorias.
A empresa participa de um ambiente de negócios altamente competitivo, que para alcançar a competitividade dificilmente seria atingido sem que fossem tomadas decisões no que tange a adoção de soluções de tecnologia de informação. A empresa utiliza um sistema de informação que permite o controle e administração de suas lojas, com melhor controle de estoque, custo, cadastro de peças e relatórios, dentre outros.
Características do sistema de informação da empresa
O sistema exige que o administrador siga certas etapas, dessa forma o trabalho torna-se padronizado, reduzindo a margem de erros e favorecendo a agilidade na gestão das informações. Como salienta o administrador entrevistado, cada profissional da empresa precisa começar suas atividades e terminá-las, se assim não o faz, o próximo não consegue avançar na realização de suas atribuições. Isso exigiu que os colaboradores atentassem para os prazos de maneira a não interromper as atividades da empresa, evitando que todas as rotinas organizacionais se tornassem lentas ou interrompidas.
O sistema permite um maior controle de vendedores, a cerca de comissionamentos, controle de vendas, com isso é possível proporcionar uma maior atenção para cada vendedor, onde o supervisor conta com informações mais rápidas, acompanhando mais ativamente seus vendedores, assim como suas metas e clientes. À medida que o vendedor abre o cupom para lançar os produtos que o cliente deseja o sistema sugere vendas casadas, ou seja, produtos que o cliente não solicitou, porém pelo histórico da compra pode ser necessário, por exemplo: quando o cliente compra o óleo para motor o sistema sugere filtro de óleo, filtro de ar, dentre outro que pode ser interessante para o cliente adquirir.
A questão da confiabilidade da informação é um aspecto positivo, isso ocorre porque os dados são alimentados corretamente, gerando informações confiáveis, disponibilizando informações precisas para tomada de decisão e as informações que o sistema disponibiliza são consideradas objetivas, onde todas as áreas funcionais da empresa estão interligadas e as maiorias das informações que o departamento financeiro utiliza estão no sistema.
Os relatórios são disponibilizados em tempo hábil para a tomada de decisão e são considerados de fácil entendimento pelos administradores, pois as informações disponibilizadas pelo sistema e é considerada clara e objetiva. O sistema permite visualizar seus relatórios na tela, onde possibilitou uma economia expressiva de papel, pois a partir das visualizações podem-se tomar decisões sem que seja necessário imprimir relatório.
Um aspecto importante é a integração, pois todos os departamentos estão integrados, facilitando o trabalho e evitando o retrabalho da entrada de dados, pois o sistema é alimentado uma só vez e composto de um único banco de dados que transmite as informações automaticamente para os demais departamentos.
O sistema possibilita um maior e mais apurado controle de estoque, pois a organização deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que, o custo financeiro também se eleva. O controle de estoque favorece o planejamento, controle além de propiciar o replanejamento do material armazenado na empresa.
O sistema permite avaliar os custos da organização, pois, o custeamento baseado em atividades busca facilitar a implementação de um processo de mudança de atitudes na empresa, pois é uma ferramenta que auxilia os gerentes a descobrirem as rotas do consumo dos recursos da empresa, buscando colocar à sua frente uma informação muito importante para suas decisões.
O sistema de informação utilizado apresentou alguns pontos fracos, como lentidão, falhas de processamento (travamento) e custos considerados altos para criação de novos relatórios, gerando retrabalho com uso de planilhas eletrônica como alternativa. Estes problemas foram apresentados com frequência. O administrador entrevistado relatou que tais dificuldades estão sendo sanadas com a aquisição de equipamentos novos, com a realização de melhorias na rede para que o fluxo da informação seja mais rápido.
5. Considerações finais
As velozes mudanças que ocorrem continuamente no cenário mundial fazem com que aumente seguidamente o volume de informações circulantes nas organizações.
Entende-se que, para vencer os desafios que lhes são impostos continuamente, os administradores necessitam de sistemas que lhes permitam obter uma visão sistêmica das organizações e subsidiem as tomadas de decisão. Evidencia-se que, para obterem sucesso, as organizações deverão definir e utilizar, da melhor forma, os sistemas de informações gerenciais, para que esses possam auxiliá-las a atingirem os resultados esperados.
Concluído a análise do sistema de informação utilizado pela empresa ALPHA AUTOPEÇAS, verificou-se a facilidade na busca de informações que o sistema permite aos gestores. Através da utilização correta do sistema ficou mais acessível administrar a empresa, pois as informações estão mais claras e através delas é possível se ter um norte para seguir. Este método de apoio à tomada de decisão possibilita a criação de estratégias para satisfazer e atender as necessidades da empresa, reduzir o tempo dos processos, atendendo o mesmo em tempo hábil e suprindo suas necessidades, deste modo atingindo seu objetivo desejado. As informações que o sistema disponibiliza são consideradas objetivas, e a maioria das informações utilizadas pelo departamento financeiro está no sistema, seus relatórios são considerados de fácil entendimento com informações claras e detalhadas, ou seja, possui informações confiáveis para os administradores.
Podem-se ver também as diversas iniciativas que foram sendo implantadas gradualmente na empresa, para se atingir um nível melhor de coordenação de seus centros de planejamento e desenvolvimento, conforme a sua dispersão geográfica foi aumentando. A empresa deu ênfase ao uso de técnicas e ferramentas de colaboração e de gestão de conhecimento, que permitiram um trabalho mais eficiente das equipes. Além disso, o sistema da empresa pesquisada apresenta, como foi possível observar, problemas essencialmente relacionados a flexibilidade do sistema.
O trabalho mostra o exemplo de empresa que, pela inovação e desenvolvimento de capacidades e competências estratégicas, tornou-se mais competitiva e menos afetada por problemas conjunturais e operacionais, respondendo às necessidades de informação de forma integrada e aproveitando as soluções encontradas para desenvolver novos produtos, serviços, métodos e processos operacionais, reduzindo custos, racionalizando a operação e tornando-se destaque em sua área de atuação.
Desse modo, conclui-se que é de suma importância a utilização de um sistema de informação para o alcance das estratégias organizacionais, visto que sem a adoção do mesmo, não seria possível dispor de ferramentas administrativas e gerenciais em seus negócios.
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