Manual do Fornecedor Guia prático para transações da Vale Fertilizantes e Fornecedores no portal do Mercado Eletrônico (e-suprir) revisão 01

(1)

Manual do Fornecedor

Guia prático para transações da Vale Fertilizantes e Fornecedores

no portal do Mercado Eletrônico (e-Suprir)

(2)

2 Central de atendimento ME (11) 2175 3600 fornecedores.valefertilizantes@me.com.br

Índice

1 Objetivo ... 3 2 O e-Suprir ... 3 3 Introdução ... 3 4 Informações básicas ... 3

4.1 Painel de Controle – vendas ... 3

5 RFQ ... 4

5.1 Notificação de cotações (RFQ) ... 4

5.2 Acessando a cotação ... 4

5.3 Lista de cotações ... 4

5.4 Preenchendo informações de cabeçalho ... 5

5.5 Respondendo itens de material ... 6

5.5.1 Preenchendo a R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal). ... 7

5.6 Respondendo itens de serviço ... 9

5.7 Respondendo um short list ... 10

5.8 Enviar a resposta ao Comprador ... 11

5.9 Declinar itens e/ou cotações ... 11

6 Aceite e visualização de pedidos ... 12

6.1 Acessando os pedidos ... 12

6.2 Lista de pedidos ... 12

6.3 Visualizando o pedido ... 13

6.4 Aceite ou recusa de pedidos ... 14

7 Aceite e visualização de contratos ... 15

7.1 Acessando os contratos ... 15

7.2 Lista de contratos ... 16

7.3 Visualizando o contrato ... 17

8 Considerações sobre anexo ... 17

8.1 Carregando um anexo ... 18

8.2 Visualizando um anexo do Comprador ... 18

9 Considerações sobre troca de mensagens ... 18

9.1 Acessando a funcionalidade de mensagens ... 19

(3)

3 Central de atendimento ME (11) 2175 3600 fornecedores.valefertilizantes@me.com.br 1 Objetivo

Este manual tem como objetivo detalhar todos os procedimentos para respostas de cotação, anexar documentos , troca de mensagens, aceite de pedidos de compras e contratos que serão transacionados via portal do Mercado Eletrônico entre a Vale Fertilizantes e seus Fornecedores .

2 O e-Suprir

Com o objetivo de aumentar a eficiência, confiabilidade e segurança de seu processo de compras, a Vale Fertilizantes implantou o portal de compras, via Internet chamado e-Suprir.

Pelo e-Suprir, a Vale Fertilizantes operacionaliza sua intenção de adquirir materiais e serviços por meio do portal Mercado Eletrônico. Nesse portal o fornecedor poderá cadastrar e atualizar seus dados, receber e responder cotações, visualizar e confirmar contratos e/ou pedidos de compra, solicitar e receber folha de registro de serviços e pré-digitar notas fiscais.

3 Introdução

Neste manual iremos detalhar os procedimentos referentes ao Módulo de Aquisição.

Este módulo contempla cotações eletrônicas RFQ, short lists, pedidos de compras e contratos, além de troca de mensagens entre compradores e como anexar documentos.

4 Informações Básicas

Neste tópico iremos mostrar informações básicas de operação do sistema Mercado Eletrônico para os fornecedores.

4.1 Painel de Controle – Vendas

O Painel de Controle – Vendas é a página inicial do portal Mercado Eletrônico, nela o Fornecedor terá acesso a todas as funcionalidades e poderá exibir a quantidade de processos enviados a sua empresa clicando no botão “Mostrar Contadores” conforme seta indicativa abaixo.

O Fornecedor também terá acesso aos seus dados cadastrais através do Link: Poderá também alterar sua senha de acesso clicando no Link:

(4)

4 Central de atendimento ME

(11) 2175 3600

fornecedores.valefertilizantes@me.com.br

E finalmente, após realizar todas as atividades no Portal clicar em para finalizar sua sessão.

5 RFQ

Neste tópico serão tratados os pontos referentes à RFQ (Request for Quotation), desde seu recebimento até o envio da resposta para a Vale Fertilizantes. O documento de RFQ é tratado no Mercado Eletrônico como cotação eletrônica.

5.1 Notificação de Cotações (RFQ)

Após o Comprador da Vale Fertilizantes encaminhar o processo de cotação, automaticamente o Fornecedor receberá por e-mail uma notificação. Para acessar a cotação, basta clicar no link “clique aqui”.

Ao receber o e-mail a cotação já estará disponível para resposta. 5.2 Acessando a Cotação

Para acessar as Cotações enviadas para sua empresa, no painel de controle de vendas, clique no link “Cotações Recebidas” conforme imagem abaixo:

5.3 Lista de Cotações

(5)

(11) 2175 3600

É possível ordenar as colunas em ordem de preferência. Para ordenar clicar com o mouse na coluna que deseja ordenar.

• Cotação – Por número de Cotação; • Solicitante – Empresa Compradora;

• Identificação – Identificação do Número Cotação do Cliente; • Solicitação – Data em que a cotação ficou disponível no site; • Leitura – Data de leitura da cotação;

• Resposta – Data da Primeira Resposta; • Vencimento – Data limite da cotação;

Clique sobre o número da cotação para responder ou recusar:

(6)

(11) 2175 3600

5.4 Preenchendo informações de Cabeçalho

Em "Condições Gerais de Fornecimento", os campos com (*) são de preenchimento obrigatório. Verificar em “Anexo Comprador” se existem anexos inseridos pelo Comprador referentes a proposta.

• Tipo de frete: Informe o Incoterms. Em caso de serviço informe NRL; • Prazo de entrega: Informe aqui o prazo de entrega dos seus itens; • Condição de pagamento: Informe a forma de pagamento de sua proposta; • Nome do contato: Informe o nome do contato;

• Telefone do contato: Informe o telefone do contato; • Validade da proposta: Informa a data final de sua proposta;

• Opção fiscal: A opção fiscal da sua empresa (Simples Nacional ou Normal) essa informação é pertinente à validação fiscal;

• Taxa financeira (%): Caso exista taxa para pagamento a prazo, informe neste campo o percentual incluído em sua proposta.

• Anexo Comprador: Campo onde são anexados documentos da Vale Fertilizantes nas quais os fornecedores devem considerar na apresentação de suas propostas.

• Anexo Proposta Comercial: Campo onde os fornecedores devem anexar ( quando aplicável) documentos referentes as suas propostas. No caso de serviços, o preenchimento deste campo é obrigatório.

• 5.5 Respondendo itens de Materiais

As respostas das cotações de materiais devem ser realizadas através de formulário disponibilizado no portal.

(7)

(11) 2175 3600

Segue a descrição dos campos do formulário: • Código e descrição do material a ser cotado; • Quantidade solicitada do material;

• Unidade de medida do material; • Preço unitário do material; • Unidade de medida do material; • Alíquota de IPI;

• Alíquota de ICMS; • Prazo de entrega em dias; • NBM do material;

• Origem do material;

• Caso exista substituição tributária indique a opção “SIM”, caso contrário indique “NÃO”; • Caso exista substituição tributária informe a alíquota;

• Base de cálculo do ICMS;

• Data de validade do material, caso seja material perecível ;

• Fator de conversão de unidade de medida. Caso a unidade solicitada (campo 3) seja diferente da unidade a ser fornecida (campo 5). Informe o fator de conversão. Caso seja igual, informe o valor = 1,00.

Obs: Nos “Campos adicionais” contém informações sobre local de entrega (região) do material e data de entrega desejada. Estas informações devem ser consideradas na elaboração da proposta. Para materiais existe a funcionalidade de R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal). Esse relatório deverá ser preenchido caso ocorra alguma inconsistência (Indicador em Vermelho) que iremos detalhar no Tópico a seguir.

Obs.: Caso exista alguma inconsistência e o Relatório não for gerado, não será possível enviar a Cotação para a Vale Fertilizantes.

(8)

(11) 2175 3600

5.5.1 Preenchendo o R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal).

O R.I.F. é um relatório de inconsistência fiscal. Este relatório será gerado quando houver informações fiscais preenchidas pelo Fornecedor divergentes das cadastradas na base de dados da Vale Fertilizantes. Neste relatório é necessário que o Fornecedor justifique o motivo da divergência fiscal (enquanto o indicador estiver vermelho, não será possível o envio da proposta).Assim que concluída a justificativa o indicador ficará verde.

Exemplo: Um material possui uma determinada alíquota de IPI vigente, porém o Fornecedor possui alguma isenção ou existe algum decreto que faça com que o Fornecedor preencha uma alíquota diferente da cadastrada no sistema da Vale Fertilizantes. Neste caso será identificado uma inconsistência na página de cotação (alerta em vermelho) e o fornecedor preencherá o R.I.F (Relatório de Inconsistência Fiscal). Este relatório será enviado para a Vale Fertilizantes e terá uma tratativa. Esta funcionalidade visa diminuir as divergências fiscais no momento de entrada da Nota Fiscal.

IMPORTANTE: As informações de OPÇÃO FISCAL respondidas no cabeçalho estão ligadas a esta validação. Exemplo: Caso sua empresa esteja classificada na opção Simples Nacional, ela deve preencher alíquota 0 de ICMS. Caso contrário deve colocar a taxa normal.

Para cada imposto (IPI e ICMS), na cotação de materiais, existe um indicador colorido (vermelho, quando estiver inconsistente ou verde, quando estiver consistente) e um botão que aciona a funcionalidade de geração de R.I.F., conforme imagem abaixo:

- Tratamento de ICMS: A validação de ICMS ocorre entre a UF de origem (cadastro da sua empresa) e local de entrega do material. Através dessa amarração é verificado se existe alguma exceção de ICMS para este material, caso não exista é verificada as taxas entre estados de ICMS.

- Tratamento de IPI: A validação do IPI é feita através de exceções de IPI deste material e do código de NBM do material.

Gerando um R.I.F.

Caso o indicador do imposto esteja vermelho, será necessário gerar o R.I.F. Para isso clique no botão gerar R.I.F. (conforme figura acima) e a tela abaixo será exibida:

(9)

(11) 2175 3600

Para gravar as informações, clique no botão . Caso queira corrigir as informações clique no

botão .

Após preencher as informações R.I.F. os pareceres serão enviados para à Vale Fertilizantes junto com a resposta de cotação.

É necessário que o fornecedor envie o dispositivo legal, para que seja validada a alteração dos impostos dentro da Vale Fertilizantes. Apenas com esta ação o preço informado no portal irá migrar para o sistema da Vale Fertilizantes.

PONTOS IMPORTANTES:

- O sistema não irá permitir enviar respostas de cotação caso exista um imposto inválido e não tenha sido preenchido um R.I.F.

- Após clicar no botão gravar, o R.I.F. não será enviada, ela só é enviada juntamente com a resposta de cotação.

- Caso o Fornecedor tenha gravado o R.I.F. e tenha salvado os dados da cotação não é necessário preencher novamente.

- Caso o Fornecedor tenha gravado o R.I.F. e tenha alterado as alíquotas é necessário preencher o relatório novamente.

(10)

(11) 2175 3600

5.6 Respondendo itens de Serviços

As respostas das cotações de serviços devem ser realizadas de acordo com as instruções contidas na Carta Convite.

Segue a descrição dos campos para resposta de itens de Serviço: • Descrição do serviço a ser cotado;

• Quantidade solicitada do serviço; • Unidade de medida do serviço; • Preço unitário do serviço; • Origem do material;

• Campos adicionais (data de execução do serviço, local de execução do serviço); • Botão de subitens (clique no para expandir e no para retrair os subitens); • Descrição dos subitens de serviço;

• Quantidade dos subitens de serviço; • Unidade de medida dos subitens de serviço; • Preço unitário dos subitens;

• Impostos dos subitens de serviços. 5.7 Respondendo um short list

O short list é a etapa de negociação do processo. Depois que o Fornecedor responde a cotação no portal do Mercado Eletrônico, o Comprador realiza a análise dos preços e identifica a necessidade de negociação dos valores, abrindo um short list dentro do portal do Mercado Eletrônico. Quando o Fornecedor acessar o portal e efetuar o filtro para identificar as cotações, as que aparecerem com uma bolinha roxa (conforme legenda), trata-se de short lists.

(11)

(11) 2175 3600

O processo de resposta de um short list é idêntico ao processo de resposta de um item normal, com a única diferença que o seu preço inicial apresentado já aparece na cotação. É possível também que apareça um valor sugerido pelo Comprador da Vale Fertilizantes, onde o Fornecedor pode aceitar ou não, sendo possível , inclusive, que o Fornecedor conceda um desconto linear na proposta.

5.8 Enviar a resposta ao comprador

Após preencher todos os campos da cotação, o Fornecedor deverá salvar estas informações antes de enviar para o Comprador Vale Fertilizantes.

Nota Importante: Após 15 minutos, caso o fornecedor não salvar as informações digitadas, o portal expirará e todas as informações serão perdidas.

Para salvar as informações, caso deseje mudar de página, sem perder os dados inseridos clique no botão:

(12)

(11) 2175 3600

5.9 Declinar Itens e/ou Cotações

Caso o Fornecedor queira declinar a cotação inteira (TODOS OS ITENS) deverá escolher um motivo de recusa no campo:

Os possíveis motivos de recusa são: - Falta de estoque;

- Não trabalha com o item; - Item fora de linha;

- Não atende no prazo de entrega especificado;

- Não consegue responder no prazo de resposta definido; - Não atende na condição de pagamento especificada; - Não atende no prazo de pagamento especificado;

- Outro (será aberto um campo texto para o motivo do declínio);

Para declinar algum item, deixar o campo em branco, e responder os demais normalmente. 6 Aceite e Visualização de Pedidos

6.1 Acessando os Pedidos

No Painel de Controle, clique em “Pedidos".

6.2 Lista de Pedidos

Nessa página, o Fornecedor poderá visualizar o status de todas os seus pedidos de compras. Clique sobre o número do pedido de compra para confirmar o recebimento e o aceite as condições de compras negociadas.

(13)

(11) 2175 3600

No filtro temos as seguintes opções:

- Listagem dos pedidos (várias opções, que indicam o status dos pedidos); - Ver detalhes (caso seja ativada, esta opção irá exibir os detalhes do pedido); - Procurar por nome (nome do comprador/empresa compradora que emitiu o pedido);

- Identificação (o Fornecedor pode informar o número do pedido de compra SAP da Vale Fertilizantes); - Serial ME ( o Fornecedor pode informar o número do pedido ME);

- Período (o Fornecedor pode listar por período os pedidos de compras enviados à sua empresa); - Entrega de itens (o Fornecedor pode listar os pedidos de compras com entregas em uma determinado período);

- Itens entregues (O Fornecedor pode listar através da opção de SIM ou NÃO se há itens entregues ou pendentes de entregas);

- Exportar como (o Fornecedor pode exportar a lista dos pedidos de compras no formato Excel ou CSV)

Dica: Ao acessar a página o filtro é exibido, mas nenhum pedido de compra é listado, então sempre para listar os pedidos deve-se clicar no botão no fim da página .

Na lista são exibidas as seguintes colunas: • Status do pedido;

• Comprador (número do pedido ME seguido do nome do comprador); • Identificação (número do pedido no SAP R/3 da Vale Fertilizantes); • Envio (data de envio do pedido);

• Leitura (data de leitura do pedido);

• Última reprogramação (data de última reprogramação de entrega, se houver); • Resposta (data da resposta do Fornecedor para o pedido, aceite ou recusa); • Emergencial (se este for um pedido emergência, ficará visível neste campo); • Recepção (identifica o aceite do Fornecedor).

Para visualizar o pedido de compra. clique no campo Comprador (Número ME seguido do nome do Comprador).

(14)

14 Central de atendimento ME (11) 2175 3600 fornecedores.valefertilizantes@me.com.br 6.3 Visualizando o Pedido

(15)

(11) 2175 3600

6.4 Aceite e recusa de pedidos

Após checar as informações do pedido de compra, o Fornecedor poderá efetuar a confirmação ou a recusa.

Ao declinar o item é obrigatório selecionar o motivo da recusa:

Os motivos para recusa são: • Falta de estoque; • Não trabalha com o item; • Item fora de linha;

• Não atende no prazo de entrega especificado;

• Não consegue responder no prazo de resposta definido; • Não atende na condição de pagamento especificada; • Não atende no prazo de pagamento especificado;

• Outro (será aberto um campo texto para o motivo do declínio).

ATENÇÃO: Ao receber o pedido de compra, é necessário que seja efetuada a conferência dos dados. Caso seja encontrada alguma divergência, o Fornecedor deverá contatar o Comprador.

Os principais dados a serem checados no ato do aceite do pedido são: condições comerciais e fiscais, especificações do produto, dados de faturamento do emitente e destinatário...

LEMBRE-SE: A Nota Fiscal deverá ser um espelho rigoroso do pedido de compras. Quaisquer divergências entre Pedido e Compra e Nota Fiscal poderão resultar em devoluções de materiais com fretes de ida e retorno por conta do fornecedor, além do cancelamento do pedido de compras.

7 Aceite e Visualização de Contratos 7.1 Acessando os Contratos

Para acessar os contratos clique no botão “Gerenciamento de Contratos” no Painel de Controle - Vendas conforme figura abaixo:

(16)

16 Central de atendimento ME (11) 2175 3600 fornecedores.valefertilizantes@me.com.br 7.2 Lista de Contratos

Na listagem de Contratos temos dois quadrantes: 1- O Filtro de Seleção de Contratos

2- A lista dos Contratos enviados á sua empresa. No filtro temos as seguintes opções:

- Título (Número interno do contrato no ME seguido do identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Comprador (Nome do comprador/empresa compradora que emitiu o contrato)

- Produto (Descrição de algum produto que faça parte do contrato) - Cód. Do Produto Cliente (Número do código interno do item do cliente) - No. Contrato (Número interno do contrato no ME)

- Cód. Contrato (Identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Inicio Vigência (Período de inicio da vigência do Contrato) - Final Vigência (Período de fim da vigência do Contrato) - Data de Criação (Data de criação do contrato)

(17)

(11) 2175 3600

- Título (Número interno do contrato no ME seguido do identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Data de Criação (Data em que foi enviado o contrato à sua empresa)

- Inicio Vigência (Período de inicio da vigência do Contrato) - Final Vigência (Período de fim da vigência do Contrato) - Status do contrato

- Comprador (Nome do comprador/empresa compradora que emitiu o contrato) 7.3 Visualizando o Contrato

Para visualizar as informações do contrato, clique no campo Título da listagem dos contratos.

Neste quadro estão às informações do cabeçalho do contrato, numero do contrato, vigência, valor total e etc.

Neste quadro estão as informações dos itens, descrição, unidade de medida, impostos etc.

Neste quadro existe a opção para declinar o contrato ou os itens do contrato:

8 Considerações sobre Anexo

Em todos os processos (RFQ, Pedidos e Contratos) estará disponível o ícone que irá indicar a presença de anexos no processo.

(18)

(11) 2175 3600

Nestes anexos temos duas categorias:

• Comprador: Anexos que o Comprador envia para o Fornecedor com dados do material. • Comercial/técnico: Anexos que o Fornecedor envia para o Comprador.

8.1 Carregando um anexo

Para carregar um arquivo anexo clique no ícone e a seguinte tela será exibida:

Clique no botão , para localizar o arquivo que desejar anexar ao processo, escolha a opção (Esclarecimento ou Comercial).

8.2 Visualizando um anexo do Comprador

Em anexo do Comprador, clique no ícone e a listagem de documentos será exibida:

Para baixar o arquivo, clique no ícone e o arquivo poderá ser visualizado ou “baixado” no seu computador.

9 Considerações sobre Troca de Mensagens

Nos processos de Cotações está disponível a funcionalidade de Troca de Mensagens, esta funcionalidade irá servir para esclarecimentos de dúvidas nos processos de compra.

(19)

(11) 2175 3600

9.1 Acessando a funcionalidade de Mensagens

Nas Cotações, clique no link: para ser direcionado a troca de mensagens.

Após acessar a funcionalidade de mensagens , o Fornecedor será direcionado para a seguinte página:

Nesta etapa, o Fornecedor pode digitar e enviar a mensagem, ou clicando no ícone , direcionar para tela geral de mensagens, conforme print abaixo:

O Filtro possui as seguintes opções de seleção: • Processo (processo de compra); • Assunto (assunto da mensagem); • Data (data de envio);

• Mensagens (enviadas, não lidas, todas); • Número do processo;

• Código cliente; • Caixa de entrada;

• Filtros gravados (neste ícone você pode salvar um filtro padrão)

(20)

20 Central de atendimento ME (11) 2175 3600 fornecedores.valefertilizantes@me.com.br 9.2 Enviando mensagens

Para enviar uma mensagem, clique no botão logo abaixo da listagem e a seguinte tela será exibida: