TPG
of GuardaRELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
Ana Catarina Rodrigues Pinto
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
ANA CATARINA RODRIGUES PINTO
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM GESTÃO
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Ficha de Identificação
Aluna: Ana Catarina Rodrigues PintoNúmero de Aluna: 1010807 Curso: Gestão
Orientadora de Estágio no IPG: Professora Maria Manuela Neves
Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto
Politécnico da Guarda
Empresa: Transportes Rodoceloricense, SA
Morada da Empresa: Rua Principal, 6360-020 Baraçal, Celorico da Beira Contacto da Empresa: 271 741 834
Fax da Empresa: 271 743 598 Supervisor de Estágio: Paula Gaspar Início do Estágio: 08 de Junho Conclusão do Estágio: 17 de Agosto Duração do Estágio: 400 Horas
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Dedicatória
Dedico este trabalho à minha mãe, ao meu irmão e ao Davide que foram as pessoas que mais me ajudaram e apoiaram ao longo do meu percurso.
Também às minhas companheiras e amigas, Catarina Santos, Catarina Carvalho e Helena Lopes.
A todos eles uma enorme palavra de apreço e gratidão para o resto da vida.
“Tudo o que um sonho precisa para ser realizado é alguém que acredite que ele possa ser realizado.”
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Agradecimentos
O objectivo proposto durante o percurso académico foi conseguido, com o apoio e ajuda daqueles que me acompanharam.
Agradeço de forma especial, à minha mãe e ao meu irmão pela força que me deram e por estarem sempre do meu lado não só nos melhores momentos, mas também naqueles menos positivos.
Ao Davide, pela presença, pelo apoio e por me acompanhar nesta caminhada.
À empresa Transportes Rodoceloricense, SA por me ter permitido a realização deste estágio e em especial à minha supervisora Dra. Paula Gaspar, e restantes colegas de trabalho por toda a atenção e disponibilidade, bem como pela ajuda e apoio para além das suas obrigações profissionais.
Quero também agradecer à minha orientadora de estágio, Professora Maria Manuela Neves, pela disponibilidade, colaboração e apoio que sempre demonstrou.
Agradeço à Professora Lúcia Marques pela disponibilidade e apoio que demonstrou. Ao Instituto Politécnico da Guarda, nomeadamente à Escola Superior de Tecnologia e Gestão, onde concluí a minha formação académica, quer por todos os meios colocados ao meu dispor, quer pela ajuda e partilha de conhecimento por parte de todos os seus docentes.
A todos os meus amigos e colegas do curso de Gestão com quem partilhei experiências ao longo destes três anos.
À Catarina Santos, Catarina Carvalho, Helena Lopes, por estarem presentes em todos os momentos, pela dedicação, amizade e pela partilha de experiências.
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Plano de Estágio
Conhecer e integrar o ambiente e a equipa de trabalho;
Aprofundar conhecimentos e adquirir experiência na área de controlo de gestão; Organizar documentação para Contabilidade e monitorização de alguns procedimentos de controlo interno;
Verificar dados para preparação da documentação de suporte ao processamento de salários;
Atendimento telefónico mantendo um bom relacionamento com o cliente;
Controlar os movimentos bancários nomeadamente o controlo de leasings e cheques;
Apoiar na Organização e Arquivo de Correspondência; Controlar e separar faturas de fornecedores;
Apoiar na área de recursos humanos, nomeadamente os procedimentos relativos à contratação de novos colaboradores.
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Resumo
No âmbito do curso de Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda, é necessária a realização do estágio curricular e, por conseguinte, a elaboração de um Relatório de Estágio.
O presente relatório pretende dar a conhecer a instituição de acolhimento, bem como o local e as actividades desenvolvidas ao longo do estágio. Durante este período, tive a oportunidade de realizar tarefas diversificadas, que irão ser descritas neste presente relatório.
O estágio curricular foi realizado na empresa Transportes Rodoceloricense, SA e decorreu no período compreendido entre 08 de Junho e 17 de Agosto de 2015.
Pode concluir-se que o estágio realizado na empresa Transportes Rodoceloricense, SA foi bastante enriquecedor, uma vez que me permitiu colocar em prática o que foi transmitido durante o curso e, simultaneamente, proporcionou-me um contacto real com o mundo do trabalho.
Palavras – chave: Transporte, Gestão, Organização, Cliente, Colaborador JEL classification: M1 (Business Administration), M10 (General)
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Glossário de Siglas
AA – Apoio Administrativo ADM - AdministraçãoCAM - Certificado de Aptidão para Motorista
CMR - Convenção Relativa ao Contrato de Transporte Internacional de Mercadorias por Estrada
CT – Código do Trabalho
CTT - Correios, Telégrafos e Telefones EDP – Eletricidade de Portugal
GT – Gestor de Tráfego
IEFP - Instituto de Emprego e Formação Profissional IRS - Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares IUC - Imposto Único de Circulação
IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado TOC – Técnico Oficial de Contas
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Índice Geral
Ficha de Identificação ... I Dedicatória... II Agradecimentos ... III Plano de Estágio ... IV Resumo ... V Glossário de Siglas ... VI Índice Geral ... VII Índice de Figuras ... IX Índice de Gráficos ... X Índice de Tabelas ... XIIntrodução ... 1
Capítulo I – Apresentação da Entidade ... 2
1.1. Enquadramento ... 3
1.2. Identificação da Empresa ... 3
1.3. História da Empresa ... 4
1.4. Visão, Missão e Valores da TRC ... 5
1.5. Estrutura Organizacional ... 6
1.5.1. Organograma da Empresa ... 6
1.5.2. Responsabilidades dos Departamentos ... 7
1.6. Organização Interna ... 10
1.6.1. Processo Gestão de Recursos Humanos ... 10
1.6.2. Etapas do Processo de Transporte ... 13
1.6.3. Etapas do Processo Administrativo ... 14
1.7. Serviços ... 15
1.8. Recursos ... 15
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1.9. Clientes / Fornecedores ... 19 1.10. Concorrência da TRC ... 20 1.11. Análise SWOT ... 211.12. Breve Análise Económico-Financeira da Empresa ... 23
Capítulo II – Atividades Desenvolvidas no Estágio ... 30
2.1. Enquadramento ... 31
2.2. Área de Recursos Humanos ... 31
2.3. Área de Apoio Administrativo ... 34
2.4. Área de Contabilidade ... 38 2.5. Outras Tarefas ... 39 Conclusão ... 41 Bibliografia ... 42 ANEXOS ... 44 Índice de Anexos ... 45
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Índice de Figuras
Figura 1 – Localização da Empresa ... 4
Figura 2 – Organograma da TRC ... 6
Figura 3 – Etapas do Processo Transporte ... 13
Figura 4 – Etapas do Processo Administrativo ... 14
Figura 5 – Frota da TRC ... 16
Figura 6 – Sistema Localização da TRC ... 16
Figura 7 – Clientes da TRC ... 20
Figura 8 – Fornecedores da TRC ... 20
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Índice de Gráficos
Gráfico 1 – Distribuição das Habilitações Literárias dos Colaboradores da TRC ... 17 Gráfico 2 – Distribuição da Idade dos Colaboradores da TRC ... 18 Gráfico 3 – Distribuição do Distrito de Residência dos Colaboradores da TRC ... 19
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Índice de Tabelas
Tabela 1 – Análise SWOT ... 22 Tabela 2 – Rácios da Empresa ... 28 Tabela 3 – Documentação por Diário ... 38
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Introdução
O presente relatório descreve as atividades realizadas durante o estágio, obrigatório para o cumprimento dos requisitos necessários na obtenção do grau de Licenciatura em Gestão na Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda. O estágio foi realizado na empresa Transportes Rodoceloricense, SA e teve a duração de quatrocentas horas, com início dia 08 de Junho de 2015 e término no dia 17 de Agosto de 2015. A escolha do local para a realização do estágio teve como principal objectivo conhecer, de uma forma mais profunda e detalhada, as actividades e procedimentos de gestão realizadas numa empresa do setor dos transportes rodoviários.
Durante o período de estágio houve oportunidade para colocar em prática uma parte dos conhecimentos adquiridos ao longo do curso, o que possibilitou uma boa integração no mundo do trabalho.
O presente relatório pretende descrever de forma pormenorizada as atividades desenvolvidas durante o período de estágio tendo em atenção o plano de estágio elaborado inicialmente. Deste modo, após a introdução seguem-se dois capítulos diferenciados mas interligados entre si, para a realização dos quais se recorreu a diferentes fontes de informação, nomeadamente a própria entidade de estágio, bibliografia académica e recurso à internet.
No capítulo I, é apresentada a empresa onde foi realizado o estágio, Transportes Rodoceloricense, SA e a informação relativa à mesma.
No capítulo II, são descritas as atividades desenvolvidas no decorrer do estágio e os serviços efectuados maioritariamente na parte administrativa. Por último, é apresentada uma breve conclusão sobre o trabalho desenvolvido, uma reflexão do relatório elaborado, bem como do estágio curricular como um todo.
Relativamente aos anexos os mesmos são colocados sem preenchimento, por forma a respeitar a confidencialidade da empresa.
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1.1. Enquadramento
Neste primeiro capítulo apresenta-se, a identificação da empresa, bem como a sua história, estrutura organizacional, missão, visão, valores, recursos, serviços, clientes, fornecedores, concorrentes e organização interna dos diversos processos da empresa. Evidencia-se igualmente a análise SWOT da empresa, a caracterização dos colaboradores e uma breve análise económico-financeira da empresa.
1.2. Identificação da Empresa
Denominação: TRANSPORTES RODOCELORICENSE, S.A.
Morada: Rua Principal Nº36, Cortegada, 6360-021 Baraçal - Celorico da
Beira
Telefone: 271 741 834
Fax: 271 743 598
Página Web www.transtrc.com
Ramo de
atividade Transportes Nacionais e Internacionais Número de
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Figura 1 – Localização da Empresa
Fonte: www.google.com
1.3. História da Empresa
Em Janeiro de 2001, foi criada a empresa “Transportes Rodoceloricense, Transporte Nacional de Mercadorias, Unipessoal, Lda” com sede na Rua Principal, sem número, lugar de Cortegada, freguesia de Baraçal, concelho de Celorico da Beira, conforme figura 1. A empresa foi inscrita na Conservatória do Registo Comercial de Celorico da Beira no 26 de Janeiro de 2001 com a matrícula n.º 245.
A empresa tem a natureza jurídica de sociedade por quotas, tendo como número de identificação fiscal o 504 895 206. O seu capital social realizado em dinheiro é de
50.000,00 € distribuído por dois sócios. A sociedade tem por objecto o transporte
nacional e internacional de mercadorias, por conta de outrem.
A Gerência da sociedade ficou a cargo dos sócios João Nunes e Ana Rodrigues e do não sócio António Baltazar, possuidor da capacidade profissional para o exercício da profissão de transportador rodoviário de mercadorias por conta de outrem de âmbito internacional.
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da empresa, tendo a gerente Ana Rodrigues adquirido a capacidade profissional em Janeiro de 2002. Em Maio de 2005, procedeu-se a um aumento de capital de 100.000,00 € capital social que a partir dessa data elevou a 150.000,00 €. Em Janeiro de 2007, o sócio João Nunes também adquiriu a capacidade profissional.
No ano de 2007, a Transportes Rodoceloricense (TRC) decidiu aumentar a sua frota mas desta vez dedicando-se ao transporte de mercadoria carga geral. Para tal, criou uma filial chamada TLC – Transportes e Logística Celoricense, Lda.
Em Maio de 2011, procedeu-se a um novo aumento de capital social, passando este a ser de 350.000,00 €, distribuído por quatro acionistas e a designação social da empresa passou para Sociedade Anónima.
1.4. Visão, Missão e Valores da TRC
A visão de uma empresa traduz, de forma abrangente, um conjunto de intenções e de aspirações para o futuro, servindo de inspiração a todos os membros da organização. A missão consiste numa declaração escrita que traduz os ideais e orientações globais da empresa. (Lisboa et al., 2011)
De acordo com as informações cedidas pela TRC, a missão, a visão e os valores que ela pretende alcançar são descritos de seguida.
Missão:
“Satisfazer os clientes através da qualidade e da melhoria contínua dos serviços prestados”.
Visão:
“Ser uma empresa de referência no ramo dos transportes nacionais e internacionais”
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Inovação e conquista; Sustentabilidade; Segurança.1.5. Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional da TRC, pode ser apresentada de forma objectiva e clara, conforme se ilustra na figura 2.
A TRC está divida em 3 departamentos principais: departamento administrativo, departamento tráfego e departamento manutenção.
1.5.1. Organograma da Empresa
Figura 2 – Organograma da TRC
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1.5.2. Responsabilidades dos Departamentos
Na empresa existem vários departamentos e cada um apresenta diversos cargos, cada cargo possui responsabilidades, as quais se referem de seguida.
De acordo com as informações cedidas pela empresa, descrevem-se as principais responsabilidades por departamentos.
Administração
Definição de prioridades e linhas de orientação; Gestão de recursos humanos e financeiros; Gestão e controlo directo das compras;
Gestão de meios e equipamentos produtivos da empresa; Prospecção e contacto de clientes;
Elaboração de propostas e contratos; Gestão e controlo administrativo;
Garantir o respeito pelas especificações, códigos e normas.
Apoio Administrativo
Atendimento telefónico mantendo um bom relacionamento com o cliente;
Organizar as Guias de Transporte / Convenção Relativa ao Contrato de
Transporte Internacional de Mercadorias por Estrada (CMR’s) para servirem de
base à faturação;
Fazer a faturação introduzindo os dados e serviços no sistema informático; Preparar as faturas feitas para serem enviadas para os clientes;
Emitir recibos das faturas e das notas de crédito/débito; Contactar clientes para cobrança;
Controlar os consumos do gasóleo, procedendo ao lançamento mensal dos quilómetros registados pelos motoristas;
Organizar documentos referentes a fornecedores para envio à contabilidade; Verificação de dados para preparação da documentação de suporte ao
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trabalho às Companhias Seguradoras;
Descarregar o cartão de motorista do tacógrafo digital antes dos 28 dias, não excedendo este limite;
Descarregar o tacógrafo digital do camião antes dos 90 dias, não excedendo este limite.
Gestor de Tráfego
Aceitar e planear os pedidos de transporte solicitados pelos clientes;
Preparar e preencher os registos comprovativos das atividades inerentes à gestão do tráfego da TRC;
Atribuir serviço ao motorista, verificar documentos resultantes e lançar os serviços na documentação destinada ao efeito;
Arquivar toda a documentação do departamento de tráfego; Rececionar e tratar reclamações de clientes.
Motorista
Conduzir a viatura cumprindo o código da estrada;
Acompanhar a carga e descarga confirmando sempre as quantidades das mercadorias de acordo com as instruções e verificar o estado da mercadoria; Acondicionar correctamente as cargas;
Fazer as verificações à viatura de acordo com o plano de verificações à viatura/equipamento e comunicar imediatamente todas as anomalias, sob pena de ficarem responsáveis por outros problemas daí decorrentes;
Preencher, de acordo com as instruções, os discos de tacógrafo, os CMR’s ou guias de transporte, os registos de serviço diário e entregá-los devidamente organizados;
Controlar a validade dos documentos em sua posse (do motorista e da viatura) e zelar pelo seu estado de conservação;
Fazer comunicação de anomalias;
Contactar imediatamente o gestor de tráfego (GT) /administração (ADM) sempre que ocorram imprevistos que alterem o planeamento do serviço de transporte;
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Cumprir horários (quando estipulados);
Cumprir as regras de abastecimento e utilização de cartões definidas pelo apoio administrativo (AA);
Entregar as multas imediatamente à ADM (quando aplicável);
Acompanhar os serviços de desempanagem / reboque e solicitar os registos de intervenção;
Comportar-se adequadamente no relacionamento com os clientes;
Manter uma boa apresentação (limpo e adequadamente vestido) e a viatura limpa (por dentro e por fora);
Conduzir tendo em atenção os outros, o consumo e a manutenção da viatura; Informar a ADM sobre reclamações de clientes;
Manter em condições os equipamentos que forem atribuídos ao motorista e à viatura.
Recepcionista
Coordenar e validar a manutenção preventiva (revisões) das viaturas;
Avaliar a necessidade de intervencionar a viatura (com a ADM, se necessário) face a comunicações de avarias e assistências em viagem entregues pelo GT e motoristas;
Preparar e preencher registos comprovativos das actividades de manutenção (Folha de Obra, Planos de Manutenção Preventiva, etc.);
Apoiar a ADM na decisão pela desempanagem ou reboque da viatura, em caso de avaria ou acidente;
Garantir a gestão de stocks eficaz do armazém de peças e componentes existentes na TRC;
Verificar o estado dos pneus bem como a respetiva pressão
Mecânico
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Afinar, lubrificar, conservar e reparar vários tipos de máquinas, motores e outros conjuntos mecânicos;
Manter a oficina limpa e arrumada incluindo as suas ferramentas de trabalho.
1.6. Organização Interna
A empresa possui o processo gestão de recursos humanos, processo transporte e o processo administrativo, processos estes onde se descrevem os procedimentos a adoptar e respeitar em cada área.
De acordo com as informações cedidas pela empresa, descrevem-se os principais processos da empresa.
1.6.1. Processo Gestão de Recursos Humanos
Sempre que a ADM da TRC deteta a necessidade de contratar um novo colaborador inicia o processo de recrutamento.
O recrutamento inicia-se com a consulta dos “Curriculum Vitae” de candidatos que se tenham apresentado espontaneamente ou provenientes de outros processos de recrutamento, por exemplo, com recurso à colaboração do Instituto de Emprego e Formação Profissional (IEFP).
Com base nos dados disponíveis, a ADM, consoante a função a desempenhar, faz a selecção do pessoal, neste caso um motorista, em respeito pelos seguintes parâmetros:
Nível de aptidão para a função de acordo com o definido na Ficha de Funções de motorista elaborada pela empresa;
Carta de Condução de Pesados /Articulados; Certificado de Aptidão para Motorista (CAM); Carácter e formação pessoal (atributos pessoais); Experiência profissional;
Formação profissional; Nível de escolaridade.
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compromissos de formação adequada. A experiência comprovada poderá dispensar os correspondentes requisitos de formação escolar ou profissional formal. Assim, nenhum dos requisitos definidos constitui, por si só, factor determinante de preferência ou invalidação. A avaliação final de um candidato deverá ponderar todos os factores no seu conjunto, podendo, por isso, não se observar o cumprimento de um deles desde que não estejam comprometidos factores de exigência ao nível de atributos pessoais.
Os candidatos que reúnam as condições pretendidas são entrevistados pela ADM que, posteriormente, seleciona o candidato que cumprir os requisitos.
O processo de contratação inicia-se com a assinatura do contrato de trabalho entre o novo colaborador e a ADM.
Relativamente ao processo de contratação cabe ao AA elaborar o dossier individual do colaborador, que deve conter os seguintes impressos:
Ficha Individual de Colaborador;
Ficha de Acolhimento/Integração de Novos Colaboradores; Ficha Individual de Funções;
Fotocópias de documentos pessoais (Bilhete de Identidade / Cartão de Cidadão, Cartão de Contribuinte, Carta de Condução, CAM);
Contrato de Trabalho.
O acompanhamento e integração do novo colaborador passa pela preparação de um conjunto de ações que facilitam a sua integração e que são registadas na “Ficha de Acolhimento/Integração de Novos Colaboradores”, nomeadamente:
informação aos colaboradores da TRC sobre o novo elemento; preparação do espaço de trabalho para o novo elemento;
visita às instalações da TRC e apresentação dos seus colaboradores;
reunião com a equipa de trabalho com quem vai ser envolvido (quando aplicável);
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Durante o período de acolhimento e integração de novos colaboradores (motoristas), quando os mesmos são admitidos mas não possuem formação ao nível do manuseamento das estruturas dos veículos é facultado um período de formação com outro motorista. Esta formação é registada no impresso relativo ao acolhimento e integração em campo próprio e, posteriormente, é avaliada pelo formador juntamente com um elemento da ADM. Quando o motorista já possui experiência apenas se refere que já a possui.
Nesta fase processa-se ainda a entrega de equipamento pessoal, constante no Espólio do Motorista, e o equipamento relativo à viatura, constante do Espólio da Viatura.
Relativamente ao processo de formação de colaboradores, anualmente a empresa procede à identificação das necessidades de formação.
A necessidade poderá surgir, entre outras, numa das seguintes situações: fase de admissão ou transferência ou mudança de funções; introdução de novos equipamentos ou nova tecnologia na TRC;
diversas constatações, cujas causas estejam relacionadas com deficiente formação do(s) colaborador(es);
elevado nível de reclamações.
Depois de validadas as necessidades de formação procede-se ao planeamento da formação e à sua realização ao longo do ano consoante a disponibilidade da entidade formadora e dos colaboradores.
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1.6.2. Etapas do Processo de Transporte
O processo de transporte compreende diversas etapas, as quais estão descritas na figura 3.
Fonte: Elaboração Própria
1 - O cliente faz o pedido do serviço desejado, por escrito ou de forma não escrita, onde se incluem contactos via telefone, visitas directas do cliente e, ainda, contactos estabelecidos pela empresa.
2 - O GT/ADM faz o registo dos dados necessários para prestar o serviço ao cliente conforme acordado ou a acordar (caso o serviço ainda não tenha sido acordado): mercadoria; cliente; local de carga e de descarga, datas e horas de carga e de descarga; outros elementos considerados necessários conforme o acordo estabelecido.
3 - O GT na posse dos elementos necessários para programar o serviço, procura o tipo, estado e posição dos meios disponíveis, por forma a fazer a afectação dos meios mais adequados para a execução daquele transporte.
Pedido do serviço por parte do cliente
Aceitação do serviço por parte do cliente
Realização do serviço Envio cotação e previsibilidade para realização do serviço Figura 3 – Etapas do Processo Transporte
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4 - O GT comunica com o motorista seleccionado para lhe transmitir todos os dados necessários para ele realizar o transporte pretendido e, posteriormente, regista os dados relativos ao transporte num ficheiro em suporte informático “gestão de tráfego”.
Caso o motorista comunique e evidencie qualquer impossibilidade, o GT procura seleccionar novos meios para que o serviço se realize em conformidade com os requisitos aplicáveis e a satisfazer.
5 - O motorista ao rececionar os dados fornecidos pelo GT para a realização do transporte, informa simultaneamente que o mesmo é possível e passa à execução do mesmo.
6 - O motorista durante a execução do transporte preenche adequadamente o Registo Diário do Motorista, Guia de Transporte ou CMR, conforme o exigível e conforme as respetivas instruções e o “Registo Mensal de Abastecimentos”.
1.6.3. Etapas do Processo Administrativo
O processo administrativo contém diversas etapas, as quais estão enumeradas na figura 4.
O motorista entrega a documentação referente aos serviços
prestados. Elaboração da faturação Envio da faturação Verificação das condições acordadas com o cliente
Figura 4 – Etapas do Processo Administrativo
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mesmo, nomeadamente: CMR ou Guia de Transporte, Registo Diário do Motorista (mensalmente), “Guias de Remessa”, quando aplicável, comprovativos de despesas (abastecimentos, portagens, eventuais componentes, etc) e outros documentos.
2- O AA controla os documentos recebidos de cada serviço e procede ao controlo dos serviços efectuados no registo “mapa de faturação”.
3- Quando estiverem introduzidos todos os dados referentes aos serviços prestados, o AA procede à faturação informaticamente por cliente.
4- O AA confere, envia e arquiva as faturas.
1.7. Serviços
A TRC efetua transportes de veículos para um vasto conjunto de países europeus, como Espanha, França, Alemanha, Áustria, Bélgica, Luxemburgo, Holanda, Suíça, Itália, quer abrangendo eixos entre estes e Portugal, quer entre eles mesmos.
1.8. Recursos
Procurando responder às necessidades de todos os seus clientes, a TRC tem à disposição um vasto conjunto de viaturas que lhe permitem oferecer um serviço de qualidade na área do transporte de veículos. Com efeito, dispõe de 47 viaturas que se repartem pelos transportes de veículos a nível nacional e internacional.
A TRC possui 41 porta-carros e 6 porta-camiões. Os porta-carros destinam-se ao transporte de viaturas ligeiras de passageiros e comerciais, possuiu igualmente um conjunto de porta-camiões que se destinam ao transporte específico de veículos pesados, nomeadamente, camiões, autocarros, chassis e tractores, como se ilustra na figura seguinte.
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Figura 5 – Frota da TRC
Fonte: Transportes Rodoceloricense, SA
A TRC utiliza um sistema de localização das viaturas, conforme figura 6, para fazer o seguimento de todo o serviço e acompanhamento das cargas.
Figura 6 – Sistema Localização da TRC
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um desempenho exemplar. Atualmente a empresa TRC tem cerca de 47 colaboradores ao seu serviço.
1.8.1. Caraterização dos Colaboradores da TRC
Seguidamente será apresentada uma breve caraterização dos colaboradores da TRC de acordo com as seguintes características: idade, habilitações literárias e distrito de residência.
Na procura de potenciar a eficácia das empresas e dos seus recursos humanos, a formação para o desempenho do cargo é essencial para o sucesso. Uma organização ruma ao sucesso se se mostrar flexível face ao mercado em constante mudança, ou seja, uma organização tem que ser capaz de se adaptar e preparar o pessoal para a mudança e de certificar a eficiência e eficácia das tarefas realizadas.
A maioria do pessoal não tem qualquer tipo de qualificação superior, como é possível observar no Gráfico 1.
Gráfico 1 – Distribuição das Habilitações Literárias dos Colaboradores da TRC
Fonte: Elaboração Própria, a partir de dados cedidos pela empresa
4,26% 17,02% 27,66% 51,06%
Habilitações Literárias
Licenciatura 12ºAno 9ºAno Menos 9ºAnoPág
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A partir dos dados do Anexo 1, é-nos possível observar que a TRC é constituída por quarenta e sete pessoas, exceptuando o pessoal da ADM.
Continuando a analisar o Gráfico 1, podemos inferir que a maior parte dos colaboradores da TRC, cerca de cinquenta e um por cento, têm qualificação inferior ao nono ano de escolaridade, correspondendo estas habilitações maioritariamente a motoristas, pois a sua função não exige elevada formação académica, embora requeira formação profissional, ao nível de manuseamento do tacógrafo e dos equipamentos. Cerca de vinte e oito por cento dos colaboradores têm qualificação equivalente ao nono ano de escolaridade e cerca de dezassete por cento apresentam como qualificação o décimo segundo ano de escolaridade, incluindo nestes valores funcionários com a função de motorista e, também, funcionários administrativos.
Sensivelmente quatro por cento do pessoal é licenciado e pertence ao departamento administrativo. É de notar que não existe nenhum colaborador com grau superior a licenciado.
A TRC é composta essencialmente por pessoas cuja faixa etária varia entre os trinta e cinco e os cinquenta e quatro anos, como se pode observar no Gráfico 2.
Gráfico 2 – Distribuição da Idade dos Colaboradores da TRC
Fonte: Elaboração Própria a partir de dados cedidos pela empresa
23% 43% 30% 4%
Idade
25 a 34 anos 35 a 44 anos 45 a 54 anos 55 a 65 anosa
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Guarda, seguindo- se o distrito de Coimbra, como se pode observar no Gráfico 3.
Gráfico 3 – Distribuição do Distrito de Residência dos Colaboradores da TRC
Fonte: Elaboração Própria a partir de dados cedidos pela empresa
1.9. Clientes / Fornecedores
A construção de um bom relacionamento entre o cliente e a empresa é fundamental. Para isso acontecer é preciso saber manter uma boa comunicação, escutar as suas necessidades e reconhecer a sua fidelidade, com vista à sua satisfação.
A TRC apresenta diversos tipos de clientes, ou seja, clientes particulares e clientes empresariais. Apresenta como principais clientes, a CAT Portugal/França, Gefco Portugal/França, AutoTrans Express, Transordizia, Pañalon, como se ilustra na figura seguinte. 47% 11% 4% 17% 2% 4% 9% 4% 2% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
Guarda Viseu Aveiro Coimbra Braga Santarém Porto Lisboa Bragança
Distrito de Residência
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Figura 7 – Clientes da TRC Fonte: www.google.ptA TRC possui instalações oficinais, nas quais se efetuam pequenas reparações das suas viaturas e, para isso, possui um vasto conjunto de fornecedores. Estes fornecem-lhe os componentes necessários para a realização das reparações.
Os principais fornecedores são: Europart Portugal, SA, Motorbus, Vicauto, Pecol, Berner, Ecopartes, Visoparts, entre outros, como se mostra na figura 8.
Fonte: www.google.pt
1.10. Concorrência da TRC
O mercado do transporte automóvel em território nacional está concentrado num pequeno número de empresas, pois os equipamentos para este tipo de mercado exigem
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comparativamente a outras áreas de transporte.
A TRC no território nacional tem como principais concorrentes, a Rodocargo, SA e Auto Transcais, Lda, ambas situadas na zona de lisboa, conforme figura 9.
Figura 9 – Concorrentes da TRC
Fonte: www.google.pt
1.11. Análise SWOT
A Análise SWOT é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelos gestores no planeamento estratégico dos seus negócios. O termo SWOT advém do inglês e representa as iniciais das palavras Streghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Esta análise serve como base à análise das principais competências e capacidades da organização.
Ao construir a matriz as variáveis são sobrepostas, facilitando a sua análise e a apresentação de sugestões para a tomada de decisões, sendo uma ferramenta imprescindível na criação de Planos de Negócio e na definição de Estratégias.
Para a construção da matriz são necessários dois tipos de análises: a Análise Interna e a Análise Externa. Na Análise Interna são identificados os aspetos positivos (Pontos Fortes) e os aspetos mais fracos (Pontos Fracos) que a organização apresenta relativamente aos seus concorrentes. A Análise Externa consiste numa avaliação da envolvente de forma a identificar Oportunidades e Ameaças com que esta se depara ou possa vir a deparar. Qualquer uma destas análises deverá ser efetuada não apenas numa perspetiva estática, mas também numa perspetiva dinâmica e permanente. (Lisboa et al.,
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De seguida, apresenta-se a análise SWOT da empresa, conforme tabela 1, deixando algumas sugestões de possível implementação.
Tabela 1 – Análise SWOT
Pontos Fortes
Pontos Fracos
- Boa localização; - Pessoal qualificado; - Elevada experiência no ramo;
- Bom relacionamento com os clientes; - Sistema de localização de viaturas. - Horários de trabalho pouco flexíveis; - Descontentamento por parte de alguns trabalhadores; - Ausência de tecnologia sofisticada, como por exemplo programa de gestão de frota.
Oportunidades
Sugestões
Sugestões
-
Novas tecnologias,programas de controlo de gestão de frota.
- Avaliar a possibilidade de adquirir um programa de controlo de frota, por forma a melhorar o controlo de custos.
Ameaças
Sugestões
Sugestões
- Atual crise e recessão; - Custo de investimento elevado; - Aumento dos combustíveis; - Introdução de novas portagens;
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Melhorar a flexibilidadede horários, por forma a manter os colaboradores satisfeitos e por sua vez, aumentar a produtividade.
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1.12. Breve Análise Económico-Financeira da Empresa
Neste ponto será feita uma breve análise económico-financeira da empresa analisando os valores do volume de negócios, ativo total, passivo total e resultado líquido. Serão estudados, igualmente, os principais rácios, tais como a liquidez geral, o endividamento, a autonomia financeira e a solvabilidade.
A liquidez geral é uma representação do fundo de maneio e tem grande importância para os credores. O fundo de maneio é muitas vezes apresentado como a “almofada de segurança” da empresa quando os credores reclamam os reembolsos das dívidas a curto prazo.
Liquidez geral =𝑷𝒂𝒔𝒔𝒊𝒗𝒐 𝑪𝒐𝒓𝒓𝒆𝒏𝒕𝒆𝑨𝒕𝒊𝒗𝒐 𝑪𝒐𝒓𝒓𝒆𝒏𝒕𝒆
O fundo de maneio é o excedente do ativo corrente em relação às dívidas a curto prazo. É constituído pela parte do ativo corrente que não é financiada pelos débitos a curto prazo, mas pelos capitais permanentes (débitos a médio e longo prazo e capitais próprios).
Uma empresa tem liquidez quando o seu fundo de maneio é suficiente para permitir fazer face aos riscos resultantes da lentidão com que valores ativos se transformam em dinheiro. Se isso não acontecer pode provocar desequilíbrios na tesouraria.
Se a liquidez geral for inferior à unidade, conclui-se que o ativo corrente é inferior às dívidas a curto prazo, conduzindo desta forma a um fundo de maneio negativo. Significa que a empresa tem dificuldades de tesouraria.
Se a liquidez geral for igual à unidade, conclui-se que o ativo corrente é igual às dívidas a curto prazo conduzindo, desta forma, a um fundo de maneio nulo. A empresa cumpre a regra do equilíbrio financeiro mínimo.
Se a liquidez geral for superior à unidade, conclui-se que o ativo corrente é superior às dívidas a curto prazo conduzindo desta forma a um fundo de maneio positivo. Esta situação reflete baixo risco para os credores da empresa, dado que a realização dos
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ainda detém alguma margem de segurança. A empresa apresenta-se equilibrada. (Fernandes et al., 2014)
O endividamento determina a proporção de capitais alheios em relação às aplicações totais, dando apoio na análise do risco sobre a estrutura financeira de uma empresa.
Endividamento=𝑷𝒂𝒔𝒔𝒊𝒗𝒐 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝑨𝒕𝒊𝒗𝒐 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 × 𝟏𝟎𝟎%
Quanto mais elevado for o nível do passivo, maior o nível de endividamento da empresa face a terceiros. Deste modo, quanto maior o nível de endividamento maior o risco associado.
A maioria dos analistas considera aceitável situações em que o endividamento <35%. (Fernandes et al., 2014)
A autonomia financeira determina a (in)dependência da empresa face a capitais alheios, dando apoio na análise do risco sobre a estrutura financeira de uma empresa.
Autonomia Financeira =𝐂𝐚𝐩𝐢𝐭𝐚𝐥 𝐏𝐫ó𝐩𝐫𝐢𝐨𝐀𝐭𝐢𝐯𝐨 𝐓𝐨𝐭𝐚𝐥 × 𝟏𝟎𝟎%
A autonomia financeira varia entre zero e um, dado que os capitais próprios não podem ser superiores ao valor do próprio ativo líquido. Quanto mais elevado for o nível dos capitais próprios, maior o nível de autonomia da empresa face a terceiros. Deste modo, quando a autonomia financeira apresenta um valor baixo, indica grande dependência em relação aos credores, situação que para além dos riscos inerentes, é desvantajosa na negociação de novos financiamentos. Quando a autonomia financeira apresenta valores tanto mais próximos da unidade, a empresa é menos dependente de capitais alheios, apresentando valores mais baixos de encargos financeiros e beneficiando a sua rendibilidade. O valor máximo de 100% representa a situação em que o ativo líquido é financiado a 100% por capitais próprios, ou seja, a empresa tem 0% de dívidas a terceiros.
Embora não haja um valor de referência universal, em termos gerais, (Nabais, 2005) refere que a maioria dos analistas considera aceitável situações em que a autonomia financeira ≥ 35%, ou seja, que o ativo Líquido seja financiado, pelo menos, por 35% de
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unidade) podem representar excesso de capitais próprios, situação que prejudica o rácio da rendibilidade financeira. (AF, 2015)
A solvabilidade determina a capacidade que empresa tem para fazer face aos seus compromissos a médio longo prazo, reflectindo o risco que os seus credores correm, através da comparação dos níveis de capitais próprios investidos pelos sócios ou accionistas, com os níveis de capitais alheios aplicados pelos credores.
Solvabilidade = 𝑪𝒂𝒑𝒊𝒕𝒂𝒍 𝑷𝒓ó𝒑𝒓𝒊𝒐𝑷𝒂𝒔𝒔𝒊𝒗𝒐 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 × 𝟏𝟎𝟎%
Se a solvabilidade é inferior a 100%, significa que o valor dos capitais próprios é inferior ao passivo. Esta situação reflecte elevado risco para os credores da empresa, dado que os capitais próprios não são suficientes para fazer face às dívidas a terceiros. Se a solvabilidade for igual a 100%, significa que o valor dos capitais próprios é igual ao valor do passivo, ou seja, a empresa detém capital próprio suficiente para cobrir todos os créditos obtidos.
Se a solvabilidade for superior a 100%, significa que o valor dos capitais próprios é superior ao passivo. Esta situação reflecte baixo risco para os credores da empresa, dado que os capitais próprios são suficientes para fazer face às dívidas a terceiros e a empresa ainda detém alguma margem de segurança.
Por uma questão de prudência, os analistas argumentam que os capitais próprios devem ser, no mínimo, iguais aos capitais alheios, ou seja, uma solvabilidade superior ou igual à unidade. (Fernandes et al., 2014)
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Fonte: Elaboração própria, a partir de elementos simulados (TRC, 2013,2014,2015)
TRANSPORTES BOA VIAGEM, S.A.
Balanço individual Unidade M onetária: euros
31-12-2012 31-12-2013 31-12-2014 ACTIVO
Activo não corrente
Activos fixos tangíveis 5.489.180,56 4.534.309,10 3.451.613,02
Activos intangíveis 266,58 72,88 0,00
Participações financeiras - método da equivalência patrimonial 293.208,30 329.697,50 396.851,44 Participações financeiras - outros métodos 5.000,00 5.049,42 5.000,00
Outros activos financeiros 0,00 0,00 2.390,84
Activos por impostos diferidos 31.039,04 5.337,50 0,00
5.818.694,48 4.874.466,40 3.855.855,30 Activo Corrente
Clientes 2.573.555,02 1.673.379,28 1.836.278,40
Estado e outros entes públicos 58.553,62 53.728,66 5.878,42
Accionistas/sócios 128.000,00 128.000,00 128.000,00
Outras contas a receber 732.027,54 820.770,92 785.393,06
Diferimentos 90.000,94 62.292,92 6.017,22
Activos não correntes detidos para venda 266.503,68 185.551,48 185.551,48 Caixa e depósitos bancários 210.916,12 149.671,00 343.675,42
4.059.556,92 3.073.394,26 3.290.794,00 Total do activo 9.878.251,40 7.947.860,66 7.146.649,30
CAPITAL PRÓPRIO E PAS S IVO Capital próprio
Capital realizado 700.000,00 700.000,00 700.000,00
Outros Instrumentos Capital Proprio 400.000,00 400.000,00 400.000,00
Reservas legais 120.000,00 120.000,00 120.000,00
Resultados transitados (9.122,74) (27.212,68) (57.442,38) Ajustamentos em activos financeiros 23.031,08 43.208,30 79.697,50
1.233.908,34 1.235.995,62 1.242.255,12
Resultado líquido do período 2.087,28 6.259,50 149.197,84
Total do capital próprio 1.235.995,62 1.242.255,12 1.391.452,96 Passivo
Passivo não corrente
Financiamentos obtidos 4.019.719,72 2.697.576,58 1.428.951,54
4.019.719,72 2.697.576,58 1.428.951,54 Passivo corrente
Fornecedores 2.017.941,56 1.710.556,86 1.619.924,22
Adiantamentos de clientes 0,00 0,00 38.000,00
Estado e outros entes públicos 118.834,60 60.895,36 68.666,02 Financiamentos obtidos 2.209.969,20 2.016.818,02 2.305.659,68 Outras contas a pagar 275.790,70 219.758,72 293.994,88
4.622.536,06 4.008.028,96 4.326.244,80 Total do passivo 8.642.255,78 6.705.605,54 5.755.196,34 Total do capital próprio e do passivo 9.878.251,40 7.947.860,66 7.146.649,30
DATAS RUBRICAS NOTAS
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Fonte: Elaboração própria, a partir de elementos simulados, (TRC, 2013,2014,2015) No que diz respeito ao volume de negócios, atendendo à atividade da empresa e à crise que se vivia em Portugal, o volume de negócios diminuiu 16% de 2012 para 2013, tendo-se verificado uma ligeira melhoria de 2013 para 2014.
Relativamente ao ativo total, verificou-se uma diminuição ao longo dos anos, sendo que a rúbrica que sofreu uma maior alteração foi a de ativos fixos tangíveis, por via das depreciações acumuladas.
Relativamente ao passivo total, o passivo também sofreu uma enorme diminuição, devido ao pagamento dos financiamentos obtidos. Passaram de 4.019.719,72€ para 1.428.951,54€.
No que se refere ao resultado líquido, o que é positivo ao longo dos anos, apresentou um grande aumento no ano 2014, passou de 6.259,50€ para 149.197,84€. Para este resultado contribui a diminuição dos encargos financeiros. No entanto, salienta-se que o valor do resultado líquido apenas corresponde a 1% do volume de negócios.
Demonstração individual dos resultados por naturezas
Unidade M onetária: euros
2012 2013 2014
Vendas e serviços prestados 12.258.502,90 10.269.717,70 10.650.303,10 Subsídios à exploração 0,00 0,00 1.233,42 Ganhos/perdas imputados de subsidiárias, associadas e empreendimentos conjuntos 20.177,22 36.489,20 67.153,94 Trabalhos para a própria entidade 145.121,02 101.780,48 42.413,04 Fornecimentos e serviços externos (8.355.838,40) (6.997.272,16) (7.005.972,30) Gastos com o pessoal (2.534.319,50) (2.015.043,50) (2.206.368,78) Outros rendimentos e ganhos 841.567,66 710.776,26 539.824,08 Outros gastos e perdas (982.240,82) (812.484,94) (617.870,36)
Resultado antes de depreciações, gastos de financiamentos e impostos 1.392.970,08 1.293.963,04 1.470.716,14
Gastos/reversões de depreciação e de amortização (1.196.906,60) (1.140.960,50) (1.180.932,98)
Resultado operacional (antes de gastos de financiamento e impostos) 196.063,48 153.002,54 289.783,16
Juros e gastos similares suportados (159.184,32) (107.319,36) (89.771,08)
Resultado antes de impostos 36.879,16 45.683,18 200.012,08
Imposto sobre o rendimento do período (34.791,88) (39.423,68) (50.814,24)
Resultado líquido do período 2.087,28 6.259,50 149.197,84
PERÍODOS
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No que diz respeito aos principais rácios da empresa foi elaborada uma análise no período de 2012 a 2014, conforme tabela 2.
Tabela 2 – Rácios da Empresa
Rácios 2012 Variação percentual 2013 Variação percentual 2014 Liquidez Geral 0,88 -13% 0,77 -1% 0,76 Endividamento 87,49% -4% 84,37% -5% 80,53% Autonomia Financeira 12,51% 25% 15,63% 25% 19,47% Solvabilidade 14,30% 30% 18,53% 31% 24,18% Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados da DR e Balanço.
Liquidez Geral
A liquidez geral é inferior à unidade, tendo diminuído o respectivo valor ao longo dos anos; conclui-se então que o ativo corrente é inferior às dívidas a pagar no curto prazo, conduzindo desta forma a um fundo de maneio negativo e que a empresa apresenta dificuldades de tesouraria.
Esta situação revela um elevado risco para os credores da empresa, dado que a realização dos ativos correntes em liquidez não é suficiente para fazer face às dívidas correntes.
Endividamento
A empresa apresenta um nível de endividamento elevado, sempre superior a 80%, o que revela um elevado risco associado.
Autonomia Financeira
A autonomia financeira apresenta um valor reduzido o que revela que a empresa tem uma grande dependência em relação aos credores, situação esta que irá aumentar o risco financeiro da empresa, o que irá ter implicações nas negociações de novos
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este indicador o qual tem sofrido melhorias ao longo dos anos em estudo.
Solvabilidade
O valor dos capitais próprios é inferior ao passivo. Esta situação reflecte um elevado risco para os credores da empresa, dado que os capitais próprios não são suficientes para fazer face às dívidas a terceiros. Em 2014, os capitais próprios apenas seriam suficientes para cobrir 24,2% das dívidas a terceiros.
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Capítulo II – Atividades Desenvolvidas
no Estágio
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2.1. Enquadramento
Neste segundo capítulo serão apresentadas as actividades desenvolvidas ao longo do estágio. Estas passaram pelas áreas de recursos humanos, administrativa e contabilidade.
Para a elaboração deste capítulo, determinadas informações foram cedidas pela empresa.
Uma das primeiras actividades foi a organização e realização das tarefas a desempenhar pela estagiária, devidamente acompanhada pelo supervisor, por forma a tomar conhecimento das principais actividades desenvolvidas e ambientar-se no espaço da empresa.
2.2. Área de Recursos Humanos
Toda a informação relativa aos recursos humanos é arquivada no dossier de recursos humanos. Com a devida regularidade é verificada a veracidade dos documentos e/ou a falta de algum.
Tarefa:
Verificar quaisquer falhas no dossier dos recursos humanos. A estagiária procedeu a essa verificação e deparou-se com a falta de alguns documentos de diversos colaboradores como, por exemplo, fotocópia do cartão de cidadão e carta de condução caducados, falta do cartão CAM, falta de assinatura em diversos impressos, tais como ficha de acolhimento e funções e falta da ficha de aptidão.
Sendo estes documentos importantes para o decorrer da atividade que prestam, é necessário encontrarem-se sempre válidos.
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necessárias para a obtenção do CAM são as seguintes: se o motorista tiver obtido a sua carta de condução após 9 de Setembro de 2009 o CAM é obtido na hora e no local de um exame, após a sua conclusão com sucesso. Para este exame é obrigatória a frequência de curso de formação inicial com a duração de 140 horas, com aproveitamento, se o motorista tiver obtido a sua carta de condução antes de 9 de Setembro de 2009 o CAM é obtido mediante formação contínua com duração de 35 horas, com aproveitamento.” (IMT, 2015)
A ficha de aptidão é igualmente importante pois é ela que permite aferir, através de consultas médicas periódicas, se o trabalhador se encontra em condições de saúde para desempenhar a sua profissão. Estas consultas são feitas periodicamente consoante a idade do trabalhador. A periodicidade destes exames para trabalhadores com mais de 50 anos é anual e para trabalhadores com menos de 50 anos é bianual.
Por forma a colmatar estas lacunas e a facilitar o trabalho de consulta da respectiva validade ou falta de documentos, a estagiária procede à elaboração de um mapa de pessoal onde são introduzidos todos os dados do trabalhador e respectivas validades dos documentos. Esse documento possui alertas através de fórmulas do Excel por forma a avisar sobre a caducidade dos documentos. Este documento vem facilitar o processo de consulta e verificação, pois desta forma evita verificar-se no dossier manualmente um por um. (Anexo 1)
É elaborado pela empresa um mapa de férias onde se coloca as férias gozadas de cada trabalhador.
Segundo o nº1 do artigo 238º do CT, os trabalhadores têm um período anual de férias com duração mínima de 22 dias úteis. Salvo no ano de admissão, no qual o trabalhador tem direito a dois dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato, até 20 dias, cujo gozo pode ter lugar após seis meses completos de execução do contrato, segundo o nº1 do artigo 239º do CT. (CT,2015)
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A estagiária procede ao preenchimento do mapa de férias anual, (Anexo 2), onde constam todos os colaboradores. Este mapa tem como objetivo verificar os dias de férias gozados e por gozar.
Sempre que necessário a empresa procede à contratação de novos colaboradores, principalmente motoristas.
Quando a empresa tem necessidade de contratação recorre ao Centro de Emprego onde solicita o envio de trabalhadores para entrevista e analisa também as inscrições existentes, provenientes de candidaturas espontâneas na sede da empresa e convoca os interessados para uma entrevista. Depois da realização das entrevistas, a empresa procede ao processo de selecção do candidato ou candidatos, consoante a necessidade. Posto isto, contacta-se o trabalhador para o informar que foi selecionado e se este estiver disponível procede-se à contratação. Este processo consiste, de uma maneira geral, no preenchimento dos impressos relativos à contratação e respetiva assinatura do contrato de trabalho e Segurança Social, os quais são arquivados no dossier de recursos humanos.
Caso o trabalhador não tenha experiência no ramo é facultado um período de formação com outro colega, ficando registado na ficha de acolhimento. Neste caso é feito um contrato de formação durante esse período de aprendizagem e, posteriormente, é elaborado o contrato de trabalho.
Tarefa:
A estagiária efetua o processo de contratação de diversos trabalhadores. A primeira parte do processo consiste aquando da chegada do trabalhador fotocopiaram-se todos os documentos de identificação, tais como, cartão de cidadão, carta de condução, CAM e Cartão de Condutor, por forma a ficarem arquivados no respectivo processo do colaborador.
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Procede-se ao preenchimento dos seguintes impressos: ficha individual do colaborador (Anexo 3), ficha de acolhimento (Anexo 4) e ficha de funções (Anexo 5).
A estagiária procede à elaboração do contrato de trabalho e respetivas adendas segundo modelo pré-definido (Anexo 6) e procede ao preenchimento da comunicação à Segurança Social (Anexo 7), os quais posteriormente são dados a assinar à ADM e ao trabalhador.
Caso o trabalhador não tenha experiência a estagiária elabora o contrato de formação (Anexo 8)
A estagiária procede à entrega do equipamento pessoal, constante no espólio do motorista (Anexo 9), nomeadamente, um telemóvel, um carregador de isqueiro, botas de segurança, luvas e roupa de trabalho, os quais devem ser utilizados para uso exclusivo dos serviços da empresa.
Aquando o momento da contratação, a estagiária segundo orientações da empresa, tem como função proceder ao esclarecimento sobre o funcionamento da empresa ao trabalhador, nomeadamente, a explicação de cartões de gasóleo, onde devem ser usados e a entrega de mapas e livros das petrolíferas, preenchimento dos mapas mensais, nomeadamente, o registo diário do motorista (Anexo 10), o registo de abastecimentos mensal (Anexo 11), o preenchimento da guia de transporte (Anexo 12) e CMR (Anexo 13).
Em seguida, a pessoa responsável pelo parque procede à entrega da viatura ao motorista. O mesmo deve proceder ao preenchimento do espólio da viatura (Anexo 14), onde consta todo o material relativo à mesma.
2.3. Área de Apoio Administrativo
Relativamente ao processamento de salários é necessário o apuramento dos quilómetros percorridos no mês em questão pelos diversos motoristas, para posterior apuramento das ajudas de custo.
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registado diariamente o local de saída e de chegada e os quilómetros de início e de fim do mês.
Relativamente ao ordenado dos motoristas este consiste num vencimento base no valor de 523.74€, no prémio TIR no valor de 125€, na cláusula 74 no valor de 294.60€, e nas ajudas de custo onde são contemplados os quilómetros referidos anteriormente e os fins-de-semana passados no estrangeiro, sendo que cada um terá o valor de 50€. No que diz respeito aos restantes trabalhadores (escriturárias e mecânicos) têm o vencimento base e respetivo subsídio de alimentação.
A cláusula 74 consiste “numa prestação que constitui uma retribuição especial destinada
a compensar os trabalhadores pela maior penosidade, esforço e risco acarretados pela possibilidade de desempenho de funções no estrangeiro. A referida cláusula consagra um direito dos motoristas em serviço no transporte internacional a receber uma retribuição especial e específica que integra a retribuição global do trabalhador, não estando em causa qualquer compensação de trabalho suplementar efectivamente prestado pelo trabalhador.” (C74, 2014)
O Prémio TIR consiste “Numa ajuda de custo de 125€ que os motoristas deslocados em
serviço internacional auferirão”.(P TIR, 2011)
Tarefa:
A estagiária, com base nesse mapa, procede ao apuramento dos quilómetros percorridos num dado mês, dos fins-de-semana passados no estrangeiro e igualmente dos dias de trabalho.
No que diz respeito aos funcionários afetos à oficina e escritórios, procede-se ao apuramento do subsídio de alimentação.
Com base em todas estas informações, procede-se então ao preenchimento do mapa de salários (Anexo 15).
Esse mapa servirá para o apuramento das ajudas de custo dos motoristas e para apuramento dos dias de trabalho de todos os colaboradores, depois de elaborado é
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Após estes procedimentos, cabe à estagiária conferir os recibos de vencimento segundo o mapa de salários, especificamente, os dias trabalhados, o valor de ajudas de custo, os respetivos subsídios de férias e Natal, cláusula 74 e prémio TIR. No que se refere aos motoristas, eles possuem um cartão designado de “Liserteco”, o qual tem como finalidade o pagamento de despesas. Sempre que surja um pagamento de despesas (multas, despesas de reparação, entre outras), o motorista comunica à empresa, e esta procede à ativação do referido cartão, com o montante necessário para aquela operação.
A ativação consiste em ligar para a empresa responsável pelo cartão e solicitar a activação do mesmo, com o montante necessário, referindo o local e o tipo de despesa.
Tarefa:
A estagiária sempre que necessário procede à activação do referido cartão seguindo os passos anteriormente referidos.
Na empresa também se procede ao controlo dos movimentos bancários. Para isso é elaborada uma folha de bancos. (Anexo 16)
Tarefa:
A estagiária procede ao lançamento dos movimentos bancários, que é feito por banco e dá seguimento à classificação destes movimentos, consoante a sua natureza e de acordo com a contabilidade e posteriormente, procede ao envio do referido ficheiro ao Técnico de Contas.
Existe um controlo ao nível dos leasings que a empresa possui. Para esse efeito é elaborado um mapa onde constam as informações dos diversos leasings, tais como: número do contrato, equipamento, valor do contrato, data de início, data de termo, valor residual, capital, juro, despesas, valor do IVA, valor da renda e o dia de vencimento. (Anexo 17)
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A estagiária procede ao lançamento das rendas aquando da receção da carta de aviso do débito do leasing, colocando para esse efeito o número da renda e o valor. Mais tarde é conferido quando a entidade bancária executa o seu débito. No que diz respeito ao controlo de cheques aquando do seu débito, procede-se à sua conferência no banco, por comparação entre o extracto bancário e o canhoto dos cheques. Salvo se se tratar de cheques pré-datados, é elaborado um mapa de cheques pré-datados onde são lançados para se poder ter uma previsibilidade diária do débito dos cheques. (Anexo 18)
Tarefa:
A estagiária realiza o processo de conferência de cheques referido anteriormente.
Relativamente às faturas de fornecedores a empresa possui um processo de tratamento para as mesmas.
Tarefa:
Relativamente às faturas de fornecedores a estagiária procede à separação do original e duplicado. O original é arquivado nas pastas da contabilidade e o duplicado, consoante o tipo de fornecedor, é encaminhado para o departamento responsável para posterior conferência. Após conferência por parte dos departamentos responsáveis, os duplicados são encaminhados para o departamento da faturação onde se faz o seu lançamento no programa de faturação Gestware. (Anexo 19) A estagiária procede ao lançamento dos duplicados no programa Gestware, (Anexo 20) por fornecedor e, posteriormente, arquiva-os, por fornecedor e ordem alfabética, para que mais tarde possam ser consultados pela pessoa responsável pelos pagamentos.
Por altura do lançamento no programa Gestware, caso a ficha do fornecedor já seja existente, lança-se a fatura, quando não existir, a estagiária tem de proceder
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2.4. Área de Contabilidade
A organização da documentação para a contabilidade é caraterizada pela separação dos diversos documentos, segundo diversos diários definidos pela contabilidade da empresa, conforme tabela 3.
A separação é feita por diversos diários tais como: Diário de Compras a Fornecedores; Diário de Despesas Diversas;
Diário de Vendas e Prestação de Serviços; Diário de Bancos;
Diário de Caixa; Diário de Salários;
Diário de Pagamento a Fornecedores; Diário de Apuramento de IVA; Diário de Imobilizado.
Tabela 3 – Documentação por Diário
Diários
Documentação
Compras a Fornecedores
- Faturas de fornecedores;
- Notas de crédito de fornecedores,
Despesas Diversas - Seguros;
- Extratos de cartão de crédito com as despesas;
- Despesas de restauração, alojamento e outras pagas com cartão de débito;
- Despesas com pagamento multas; - Imposto Único de Circulação (IUC);
- Faturas EDP, Água, Telecomunicações, CTT; - Todas as despesas diversas…
Vendas e Prestação de Serviços
- Notas de Crédito emitidas a Clientes. - Faturas
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- Despesas bancárias.
Caixa - Folhas de caixa e despesas;
Salários - Folha de vencimentos;
- Recibos de vencimento assinados; - Folha de Segurança Social e IRS
Pagamento a Fornecedores
- Recibos de fornecedores;
- Avisos de pagamento emitidos a fornecedores.
Apuramento de IVA
- Documentação relativa ao apuramento do IVA; - Declaração periódica de IVA.
Imobilizado - Faturas de leasing;
- Aviso de débito de leasings.
Fonte: Elaboração própria, a partir de informação cedida pela empresa
A tarefa desempenhada nesta área foca a separação da documentação consoante os diários expostos anteriormente e o arquivo da mesma facilitando assim o lançamento a realizar pelo TOC. A documentação é organizada por meses e anos, para isso, a estagiária elabora mensalmente uma pasta com os devidos separadores (diários).
Relativamente aos cartões de crédito que a empresa possui, a estagiária aquando da receção do extrato por parte do banco, junta as devidas despesas e só depois procede ao seu arquivo.
2.5. Outras Tarefas
No atendimento telefónico deve ser mantido um bom relacionamento com o cliente. A estagiária sempre teve a preocupação de atender o cliente com simpatia, uma vez
que um bom atendimento reflete a boa imagem da empresa. Saber falar bem, com uma boa entoação e ter uma pronúncia correta é fundamental para saber comunicar. Este tipo de atendimento é muitas vezes o primeiro contacto que se tem com a empresa e é a partir daí que fica registada a primeira imagem da mesma. A
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primeira impressão que os clientes têm da empresa é fulcral para a continuidade das relações.
Apoio na Organização e Arquivo de Correspondência.
Diariamente a estagiária procede à abertura da correspondência recebida e trata da que se refere a assuntos que lhe estão conferidos e a restante encaminha para os diferentes departamentos.
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Conclusão
O estágio curricular é um passo importante para a inserção na vida ativa, pois é o primeiro contato com o mercado de trabalho e o cruzamento de conhecimentos adquiridos ao longo do curso de Licenciatura com a realidade empresarial.
No estágio foi possível conhecer e integrar no ambiente e na equipa de trabalho, aprofundar conhecimentos e adquirir experiência na área de controlo de gestão.
A integração na empresa foi muita boa, pois sempre existiu um óptimo ambiente de trabalho. As pessoas, no geral, também foram muito simpáticas e acolhedoras.
Durante o estágio houve sempre recetividade a novos conhecimentos e desafios, sendo que todos os obstáculos foram ultrapassados. Foi adotada sempre uma postura ativa, interessada e empenhada, para que o máximo de partido deste período de aprendizagem fosse retirado.
Em suma, foi uma experiência bastante enriquecedora e gratificante, tanto a nível pessoal como profissional, tendo para isso sido essencial a colaboração, dedicação e empenho de todos os colaboradores da Transportes Rodoceloricense, SA, os quais diariamente tiveram a preocupação de acompanhar e ensinar a estagiária presente.
