AUDITORIA INTERNA Nº 01/2014
Auditoria de: Qualidade Ambiente Urbanismo Outro:
Área Auditada: Todas as que constam do plano de auditoria
Local: Câmara Municipal de Mirandela: Edifício dos Paços do Concelho, Piscinas, Auditório Municipal, Serviços Técnicos, Edifício Magistrados e Aprovisionamento
Data da Auditoria: 27 de Maio
Data do Relatório: 27 de Maio
Auditores:
(nome e assinatura)
Jorge Eduardo Guedes Marques (Auditor Coordenador) Sandra Cristina Gonçalves Pinto
Sandra Silva
Shirley Marie Romão Susana Seramota Auditores Acompanhantes: Saudade Lopes
Esmeralda Pinto 1. Objectivo da auditoria ………... 2 2. Critérios da Auditoria ………... 2 3. Âmbito da Auditoria ………. 2 4. Metodologia da Auditoria ………. 2 5. Equipa Auditora ……… 2 6. Auditados ………... 3
7. Apreciação Global / Conclusões ………... 3
1. Objectivo da Auditoria
Verificar a efetiva implementação e aptidão/eficácia do SGQ para cumprir os critérios da auditoria, designadamente no que respeita ao grau de cumprimento das exigências da Norma IS0 9001: 2008, que serve de base ao SGQ.
Dar cumprimento à solicitação do Município de Mirandela no âmbito da implementação do projecto Qualidade. Identificar áreas de melhoria.
2. Critérios da Auditoria
Análise dos Processos, Procedimentos, Instruções de Trabalho e Impressos incluídos no Sistema da Qualidade; NP EN ISO 9001:2008 (Norma de Sistemas de Gestão da Qualidade);
NP EN IS0 19011: 2012 (Norma de Auditorias).
3. Âmbito da Auditoria
PROCESSOS OPERACIONAIS PO.01 – Desporto
PO.02 - Cultura PO.03 - Educação PO.04 - Ação Social
PO.05 - Proteção Civil e Florestas PROCESSOS DE SUPORTE
PS.01 - Sistemas de Informação Geográfica PS.02 - Gestão de Recursos Humanos e Formação PS.03 - Aprovisionamento PS.04 - Património Municipal PS.05 - Informática PS.06 - Assessoria jurídica PS.07 - Arquivo Municipal PS.08 - Contabilidade e Tesouraria
4. Equipa da Auditoria
Auditor Coordenador: Jorge Eduardo Guedes Marques
Auditores:
Sandra Cristina Gonçalves Pinto Sandra Silva
Shirley Marie Romão Susana Seramota Auditores Acompanhantes Saudade Lopes
Esmeralda Pinto
5. Auditados
Nome Cargo Serviço
Ricardo Gomes Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Ana Rita Videira Técnico Superior Divisão de Urbanismo e Ordenamento do Territórios (DUOT)
Madalena Ferreiro Chefe de Divisão Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Ana Almeida Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Carla Cunha Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Bernardete Baltazar Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Conceição Mesquita Assistente Técnico Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Fernanda Morais Assistente Técnico Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Sandra Pimparel Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais (DEASC)
Sónia Gonçalves Técnico Superior Unidade Orgânica de 3.º Grau de Estudo, Planeamento e Estratégia (UOEPE)
Armando Cepeda Assistente Operacional Unidade Orgânica de 3.º Grau de Estudo, Planeamento e Estratégia (UOEPE) Maria Gouveia Técnico Superior Divisão de Arquitetura e Planeamento (DAP)
Ricardo Pires Técnico Superior Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Jorge Sarmento Técnico Superior Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Eduarda Sequeira Assistente Técnico Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Rui Vilaverde Técnico Superior Área Funcional de Recursos Físicos (AFRF) Orlando Silva Assistente Operacional Área Funcional de Recursos Físicos (AFRF) Alberto Vaz Coordenador Técnico Subunidade Orgãnica de Património (SOP) Ermesinda Aniceto Assistente Técnico Subunidade Orgãnica de Património (SOP) Jorge Pinto Assistente Técnico Divisão de Edifícios e Equipamentos (DEE) Paulo Verdelho Técnico Superior Divisão de Edifícios e Equipamentos (DEE) Esmeralda Pinto Técnico Superior Gabinete Jurídico e de Auditoria Interna (GJAI) Saudade Lopes Técnico Superior Gabinete Jurídico e de Auditoria Interna (GJAI)
Elisa Moutinho Técnico Superior Divisão de Administração Geral, Finanças e Modernização (DAGFM)
João Fraga Técnico Superior Divisão de Administração Geral, Finanças e Modernização (DAGFM)
6. Apreciação Global / Conclusões
A auditoria efectuada aos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, acima identificados, constitui a primeira parte da auditoria interna, inserida no programa de auditorias desta autarquia aprovado para 2014 e sancionado na reunião de revisão pela gestão.
Relativamente aos Pontos fortes salienta-se:
• A generalidade dos serviços constata oportunidades de melhoria o que traduz uma dinâmica de todo o processo no sentido positivo.
• Na generalidade dos contatos efetuados ficou expresso um conhecimento geral sobre o SGQ e o que sistema representa
• Empenhamento, disponibilidade e cooperação por parte de todos os auditados Relativamente aos Pontos fracos salienta-se:
• Nem todos os indicadores interpretam de forma correta o desempenho de alguns serviços
7. Descrição das Constatações
Nº Classificação(NC/OM)1 Processo Requisito Descrição
1 NC PO.02_Cultura Requisito 6.3 Verificou-se que o sistema informático (Porbase) de gestão documental da biblioteca não está a funcionar, o que implica não existir controlo em relação aos livros.
2 NC PS.02 – Recursos
Humanos e Formação
Requisito 4.2.3
Os procedimebtos/instruções de trabalho não estão ajustadas à prática do município
3 NC PS.02 – Recursos
Humanos e Formação
Requisito 6.3
Falta de controlo de assiduidade na piscina municipal, Armazéns/oficinas, serviços de águas, biblioteca e auditório devido à inoperacionalidade dos equipamentos de controlo.
4 NC PS.03 Aprovisionamento Requisito
7.4
Não foi evidenciada a realização da avaliação de fornecedores até maio de 2014, de acordo com a instrução de trabalho PS.03_PROC.01_IT.05 – critérios de avaliação e qualificação de fornecedores.
5 NC Transversal Requisito
6.4
Garantir a manutenção dos equipamentos de extinção de incêncio (prazo de manutenção dos extintores fora de validade). Ex: Arquivo Municipal e palácio dos Távoras
1 OM Transversal Requisito
4.2.3
Todos os responsáveis dos processos devem avaliar a componente documental referente a regulamentos, manuais e procedimentos assegurando a sua atualiudade e pertinência
2 OM Transversal Requisito
8.2.3.
Rever os indicadores de forma a ser demonstrada a melhoria contínua do processo, acrescentando aqueles que traduzam atividade e que não está representada nos atuais indicadores.
3 OM PO.01 - Desporto Requisito
7.2.1
Deve ser estabelecido um procedimento que regule as atividades de desinfeção principalmente em toda a área que envolve os tanques da piscina.
4 OM PO.01 - Desporto Requisito
7.2.1
Atendendo a que o processo PO.01 - desporto está para além do equipamento “piscina” devem ser estabelecidos procedimentos para as outras áreas desportivas.
5 OM PO.02_Cultura Requisito
8.2.1
Deve considerar-se a revisão do procedimento PO.02_PROC.01 – Gestão de eventos de forma a agilizar a sua implementação.
6 OM PO.04 – Ação Social Requisito
4.2.4
Ser estabelecido um registo para a prática de voluntariado regulado pelo PO.04_REG.02 - Regulamento do Banco Local do Voluntariado de Mirandela
7 OM PS.01 – Sistemas de
Informação Geográfica
Requisito 4.2
Prever no processo a articulação do SIG municipal com o SIG intermunicipal
8 OM PS.03 Aprovisoinamento Requisito
7.5.2
No armazém verificaram-se práticas que devem ser devidamente justificadas nomeadamente a ausência sistema.
• Redefinição dos prazos de implementação de ações corretivas/correção
A Equipa auditora agradece a todos a forma cordial, profissional e empenhada com que se realizou a auditoria interna e espera, com este registo, ter efectuado um trabalho sério, objectivo e útil para que a Organização CMMDL possa vir a utilizar na sua estratégia de melhoria da Qualidade. Estamos inteiramente disponíveis para os esclarecimentos que considerarem necessários.
momentânea de requisição interna em situações de “urgência”.
9 OM PS.04 – Património
Municipal
Requisito
6.3 Elaborar uma tabela com os bens imóveis do Município de Mirandela
10 OM PS.05 – Informática Requisito
6.3
Necessidade de inrtercomunicação com os utilizadores no sentido de os informar sobre as avarias, tempo previsto de resolução e o momento em que estão superadas.
11 OM PS.07 – Arquivo
Municipal
Requisito 6.1
Deve ser garantido o material necessário para arquivo da documentação de forma a manter o arquivo organizado.
TOTAL NC: OM:
(1) (NC) Não Conformidade (OM) Oportunidade de Melhoria
