CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

(1)

CONCURSO PÚBLICO 2013

FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE

MATO GROSSO DO SUL

− UFMS

CONHECIMENTOS

ESPECÍFICOS

ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO

TEORIA, LEGISLAÇÕES

E

600 QUESTÕES POR TÓPICOS

¾

Coordenação e Organização:

Î Mariane dos Reis

1ª Edição

JUN − 2013

pro-cesso. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de 19/02/98 – Lei dos Direitos Autorais).

www.apostilasvirtual.com.br

contato@apostilasvirtual.com.br

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(3)

RODRIGO XAVIER

CONHECIMENTOS

ESPECÍFICOS

TEORIA, LEGISLAÇÕES

600 QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS GABARITADAS

¾

Teoria, Legislações e Seleção das Questões:

Î Prof. Rodrigo Xavier

¾

Organização e Diagramação:

Î Mariane dos Reis

1ª Edição

JUN − 2013

pro-cesso. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de 19/02/98 – Lei dos Direitos Autorais).

www.apostilasvirtual.com.br

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SUMÁRIO

1. CORRESPONDÊNCIAS E ATOS OFICIAIS

... 07

Questões de Provas de Concursos ... 26

2. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

... 29

3. POSTURA PROFISSIONAL. RELAÇÕES INTERPESSOAIS

... 48

4. ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO

... 52

5. PROCESSO ADMINISTRATIVO:

normas básicas no âmbito da Administração Federal. (Lei nº 9.784/1999).

.... 53

6. NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO

... 62

7. NOÇÕES DE GESTÃO DE PESSOAS ... 89

8. NOÇÕES DE GESTÃO DE MATERIAL

... 118

9. LOGÍSTICA E GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

... 125

10. NOÇÕES DE ORÇAMENTO PÚBLICO

... 134

11. RECEITAS E DESPESAS PÚBLICAS

... 145

12. LICITAÇÕES E CONTRATOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

(Lei nº 8.666/1993)... 155

13. PRINCÍPIOS E SISTEMAS DA ADMINISTRAÇÃO FEDERAL:

SIAFI e SICAF... 181

14. REGIME JURÍDICO DOS SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS

(Lei nº 8.112/1990)... 186

15. CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL DO SERVIDOR PÚBLICO CIVIL DO PODER EXECUTIVO

FEDERAL

(Decreto nº 1.171/94)

... 220

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17. ESTATUTO DA UFMS

(Resolução Coun Nº 35, de 13 de maio de 2011)

... 235

18. REGIMENTO GERAL DA UFMS

(Resolução Coun Nº 78, de 22 de setembro de 2011)

... 241

19. CONHECIMENTOS BÁSICOS DE INFORMÁTICA

... 251

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

1 CORRESPONDÊNCIAS E ATOS OFICIAIS.

CONCEITOS

Maiores detalhes poderão ser encontrados no:

f Manual de Redação da Presidência da República www.planalto.gov.br

f Manual de Correspondências e de Atos Oficiais da UFMS

http://www.ufms.br/padroniza/documentos/Manu al%20de%20Correspondencias%20e%20Atos%20Ofi ciais%20-%20UFMS%20-%202007.pdf.

Segundo o Manual da Presidência da República, redação

oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos nor-mativos e comunicações.

ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

• CORREÇÃO: evite os erros gramaticais, as gírias e a lingua-gem complicada. Consulte um dicionário e/ou uma boa gramática sempre que tiver dúvidas.

• PRECISÃO: cuidado com o uso de sinônimos. Na reda-ção técnica, as palavras geralmente têm um signifi-cado diferenciador. Sua troca pode trazer outro en-tendimento.

• OBJETIVIDADE e IMPESSOALIDADE: use somente as palavras necessárias ao perfeito entendimento da mensagem. Cada frase deve ter sua presença justificada. Evite as palavras vazias e as bajulações. O objetivo é expressar e não impressionar.

• CLAREZA: faça períodos curtos e diretos. Procure se ex-pressar de uma forma que não deixe dúvidas na inter-pretação.

• HARMONIA: evite o emprego de cacofonias (Ex.: "la ti-nha" - "latiti-nha"), de palavras rimadas ou ecos (repeti-ção sucessiva de finais idênticos). São falhas desagra-dáveis que se percebe lendo o texto em voz alta. • POLIDEZ: faça uma redação simples e respeitosa, sem

intimidades ou ironias. Evite palavras agressivas e sem cordialidade. Até as censuras são feitas com elevação, sem insultos. É importante lembrar que qualquer cor-respondência é sigilosa e a discrição, ou seja, os co-mentários desnecessários, dentro ou fora do serviço, devem ser evitados.

AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

Esse ponto abordará os diversos tipos de correspondências ou expedientes utilizados pelo serviço público.

Antes de passarmos à sua análise, vejamos os aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.

PRONOMES DE TRATAMENTO

Concordância com os pronomes de tratamento

Concordância de gênero

Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem:

•

Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminário da FALE.

•

Vossa Excelência será informada (mulher) a res-peito das conclusões do III Seminário da FALE.

Concordância de pessoa

Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes refe-rentes a elas na terceira pessoa:

•

Vossa Excelência solicitou...

•

Vossa Senhoria informou...

•

Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...

A pessoa do emissor

O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primei-ra do pluprimei-ral (pluprimei-ral de modéstia). Não pode, no entanto, misturar as duas opções ao longo do texto:

•

Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência...

•

Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência...

•

Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelência...

•

Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência... Emprego de Vossa e Sua

•

Vossa − É tratamento direto. Usa-se para dirigir-se a pessoa com quem dirigir-se fala, ou a quem dirigir-se di-rige a correspondência

Exs.: Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Vossa Eminência.

•

Sua − Em relação à pessoa de quem se fala Exs.: Sua Excelência, Suaa Senhoria, Sua Eminência. Abreviatura das formas de tratamento

A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferência, sendo de rigor em correspondência diri-gida ao Presidente da República. Fique claro, no en-tanto, que qualquer forma de tratamento pode ser es-crita por extenso, independentemente do cargo ocu-pado pelo destinatário.

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Vossa Excelência Poder Executivo

Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Ar-madas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secre-tários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

Poder Legislativo

Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Con-selheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

Poder Judiciário

Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

Outros Pronomes de Tratamento

Vossa Magnificência Reitor

Vossa Santidade Papa

Vossa Eminência ou

Vossa Eminência Reverendíssima Cardeal

Vossa Excelência Reverendíssima Arcebispo e Bispo

Vossa Reverendíssima ou Vossa

Senhoria Reverendíssima Monsenhor, Cônego e superiores religiosos

Vossa Reverência sacerdotes, clérigos _{e demais religiosos.}

Vossa Senhoria

As demais autoridades e particulares que não foram ci-tados acima.

VOCATIVO

Tratamento e cargo ou função do destinatário. Aparece antes do corpo do expediente. Ex.: (...)

Senhor Secretário, (...)

Vocativos Especiais: 1. Chefes de Poder

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo

Se-nhor, seguido do cargo respectivo:

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,

Para esses três cargos, todas as expressões devem vir por extenso: Vossa Excelência e Excelentíssimo

Senhor 2. Reitor Magnífico Reitor, 3. Papa Santíssimo Padre, 4. Cardeal

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, Observação:

Para os particulares e demais autoridades não enquadradas nos casos acima, serão tratados com o vocativo Senhor ou Senhora, seguido do respectivo cargo ou do nome: Exemplos: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhora Diretora, Senhor Fulano de Tal,

ENDEREÇAMENTO NO ENVELOPE

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a se-guinte forma:

Ex. 1:

A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal

Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 – Brasília. DF

Ex. 2:

A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 – Brasília. DF

Ex. 3:

A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10a Vara Cível

Rua ABC, no 12301.010-000 – São Paulo. SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamen-to digníssimo (DD), às autratamen-toridades arroladas na lista ante-rior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qual-quer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evo-cação.

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Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal, (...)

No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor

Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 – Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem con-cluído curso universitário de doutorado. É costume de-signar por doutor os bacharéis, especialmente os bacha-réis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tra-tamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

FECHOS PARA COMUNICAÇÕES

O fecho das comunicações oficiais possui, além da fina-lidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o desti-natário

O Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais de-vem trazer o nome e o cargo da autoridade que as ex-pede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da i-dentificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura) Nome

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura)

Nome

Ministro de Estado da Justiça

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

PADRÃO OFÍCIO

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o

memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar

uma diagramação única, que siga o que chamamos de

padrão ofício.

Partes do documento no Padrão Ofício

O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 1991. Obs: Mês por extenso e ponto após a data obrigatório. c) assunto: resumo do teor do documento.

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. Obs: Vem alinhado à esquerda e em Negrito. O ponto no final do assunto não é obrigatório.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser in-cluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de a-bertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra

de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”,

empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que con-fere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente re-apresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títu-los e subtítutítu-los.

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Já quando se tratar de mero encaminhamento de do-cumentos a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que tra-ta), e a razão pela qual está sendo encaminhado, se-gundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agri-cultura, a respeito de projeto de modernização de téc-nicas agrícolas na região Nordeste.”

– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho g) assinatura

h) identificação do signatário

OFÍCIO

Definição e Finalidade

Modalidade de correspondência oficial utilizada para comunicação externa. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também com particulares.

Forma e Estrutura

Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do

vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

É o único, entre os três textos, que traz a identificação com-pleta do destinatário (nome, cargo e endereço)

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra,

Senhor Chefe de Gabinete,

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor; – endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

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AVISO

Definição

Expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ou seja, utilizado por ministros de Estado para comunicação com outros minis-tros.

Forma e Estrutura

Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do

vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra,

Senhor Chefe de Gabinete,

Traz o destinatário identificado apenas pelo nome e o

cargo.

Exemplo de Aviso

MEMORANDO

Definição

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação emi-nentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a se-rem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de co-municações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de es-paço, em folha de continuação. Esse procedimento permi-te formar uma espécie de processo simplificado, assegu-rando maior transparência à tomada de decisões, e permi-tindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do

padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário

deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

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MENSAGEM

Definição e Finalidade

É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens envia-das pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; ex-por o plano de governo ex-por ocasião da abertura de ses-são legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final.

As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Con-gresso Nacional têm as seguintes finalidades:

a) encaminhamento de projeto de lei ordinária, comple-mentar ou financeira.

b) encaminhamento de medida provisória. c) indicação de autoridades.

d) pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias.

e) encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV.

f) encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior.

g) mensagem de abertura da sessão legislativa.

h) comunicação de sanção (com restituição de autógrafos). i) comunicação de veto.

j) outras mensagens.

Também são remetidas ao Legislativo com regular fre-qüência mensagens com:

– encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I); – pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às operações e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, § 2º, IV);

– proposta de fixação de limites globais para o montan-te da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI); – pedido de autorização para operações financeiras ex-ternas (Constituição, art. 52, V); e outros.

Entre as mensagens menos comuns estão as de:

– convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição, art. 57, § 6º);

– pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da República (art. 52, XI, e 128, § 2º);

– pedido de autorização para declarar guerra e decre-tar mobilização nacional (Constituição, art. 84, XIX); – pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz (Constituição, art. 84, XX);

– justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação (Constituição, art. 136, § 4º);

– pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Constituição, art. 137);

– relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único); – proposta de modificação de projetos de leis financei-ras (Constituição, art. 166, § 5º);

– pedido de autorização para utilizar recursos que fica-rem sem despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentá-ria anual (Constituição, art. 166, § 8º);

– pedido de autorização para alienar ou conceder ter-ras públicas com área superior a 2.500 ha (Constituição, art. 188, § 1º); etc.

Forma e Estrutura

As mensagens contêm:

a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda:

Mensagem nº

b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;

d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do tex-to, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita.

A mensagem, como os demais atos assinados pelo Pre-sidente da República, não traz identificação de seu sig-natário.

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TELEGRAMA

Definição e Finalidade

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de

telegrama toda comunicação oficial expedida por meio

de telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).

Forma e Estrutura

Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

FAX

Definição e Finalidade

O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio an-tecipado de documentos, de cujo conhecimento há pre-mência, quando não há condições de envio do documen-to por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com có-pia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Forma e Estrutura

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.

É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser en-viada, conforme exemplo a seguir:

Exemplo de Fax

CORREIO ELETRÔNICO

Definição e finalidade

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e ce-leridade, transformou-se na principal forma de comuni-cação para transmissão de documentos.

Forma e Estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígi-da para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação ofi-cial.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico men-sagem deve ser preenchido de modo a facilitar a orga-nização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mí-nimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de

con-firmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar

da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é ne-cessário existir certificação digital que ateste a identida-de do remetente, na forma estabelecida em lei.

DOCUMENTOS OFICIAIS UTILIZADOS PELA UFMS

f Ata f Certidão f Comunicação Interna - CI f Contrato f Convênio f Declaração f Edital f E-mail f Estatuto f Fax f Instrução Normativa f Instrução de Serviço - IS f Ofício f Parecer f Portaria f Regimento Geral f Regimento Interno f Regulamento f Relatório f Resolução

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ATA

Definição:

Documento de valor jurídico, que consiste em registro narrativo fidedigno de decisões do que se passou em uma assembleia, sessão ou reunião. Elaborada em folhas soltas, digitadas, com páginas numeradas, rubricadas e assinadas pelo relator, arquivadas na seqüência das da-tas das reuniões. Não pode ter modificações posteriores à sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.

Competência:

Compete, em geral, aos órgãos de deliberação coletiva: Conselhos Superiores, Conselhos de Centros e de Depar-tamentos, Colegiados de Cursos, Conselhos Diretivos, Co-missões ou grupos de trabalho instituídos.

Estrutura:

título:

deverá ser centralizado no texto, digitado, em caixa alta sem negrito, seguido do número de ordem da reu-nião, do nome do órgão emitente e data da realização;

texto:

deve ser escrito seguidamente, sem parágrafos, alí-neas, rasuras ou emendas. As abreviaturas e siglas devem ser evitadas, os números devem ser escritos por extenso. Quando lavrada em livro, qualquer erro na redação de-verá ser retificado empregando-se a expressão “digo” (entre vírgulas). Os enganos constatados após a redação deverão ser retificados usando-se a expressão “Em tem-po” (seguida de dois-pontos), acompanhada da emenda.

assinaturas:

digitar o nome do presidente e dos membros presentes à reunião, e coletar as assinaturas após a apro-vação.

CERTIDÃO

Definição:

Documento fornecido pela administração ao interessa-do, afirmando a existência de atos ou assentamentos cons-tantes de processo, livro ou documentos que se encon-trem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição integral, também chamada traslado ou re-sumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do origi-nal. A certidão autenticada tem o mesmo valor probató-rio do original, como documento público, e seu forneci-mento gratuito por parte da administração pública que a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição da República Federativa do Brasil – 1998. e sua expedi-ção é no prazo improrrogável de 15 dias – Lei nº 9.051, de 18 de maio de 1995.

Competência:

Todas as unidades, dentro de sua esfera de competên-cia.

Estrutura:

título:

a palavra “CERTIDÃO”, em caixa alta e centraliza-da no texto;

texto:

transcrição do que foi requerido e encontrado re-ferente ao pedido. Não deve conter emendas nem rasu-ras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, em-pregando-se a palavra “digo” ou “em tempo: na linha ..., onde se lê ..., leia-se ....”.;

local e data:

preenchimento do campo local e data (por extenso);

assinatura:

nome ou carimbo do emitente e visto da au-toridade responsável pela emissão.

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COMUNICAÇÃO INTERNA - CI

Definição:

Correspondência interna, usada para solicitar ou prestar informações, transmitir ordens, instruções e recomenda-ções. Pode ser encaminhada, simultaneamente, a diver-sos destinatários, em se tratando de circular.

Competência:

Compete a qualquer responsável por unidade da UFMS.

Estrutura:

título:

a expressão “CI”, em caixa alta;

número:

numeração seqüencial do órgão emitente logo após a expressão “CI”;

local e data:

local e data de expedição (por extenso);

cabeçalho:

determinação do emitente e do destinatário;

assunto:

resumo do assunto tratado (pode ser dispensa-do);

vocativo:

forma de se dirigir ao destinatário;

texto:

desenvolvimento do assunto tratado. À exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, na margem esquerda do texto, como maneira de facilitar-se a remissão;

fecho:

formas usuais de cortesia. Devem ser empregados os fechos: Respeitosamente - para autoridades superio-res; e, Atenciosamente - para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior, porém, a fórmula de cortesia pode também ser omitida;

assinatura:

nome do emitente.

CONTRATO

Definição:

É todo acordo de vontades, firmado livremente entre as partes, para criar obrigações e direito recíprocos. É reali-zado entre pessoas que se obrigam a prestações mútuas e equivalentes em encargos e vantagens. O Termo de Contrato poderá ser alterado ou prorrogado, mediante Termo Aditivo, desde que durante a sua vigência. Quan-to à publicação dos contraQuan-tos, é necessário que sejam observadas as orientações contidas na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e no Decreto nº 93.872/86, que dis-põem sobre a matéria.

Competência:

Pode ser proposto por qualquer unidade da UFMS, po-rém deverá ser assinado pelo Reitor ou autoridade a quem ele delegar competência. O controle será efetu-ado pela Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças / PROPLAN.

Estrutura:

Ver Manual de Orientações para Celebração e Execu ção de Convênios, Acordos, Protocolos de Intenções e Contratos.

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CONVÊNIO

Definição:

É um acordo bilateral e multilateral celebrado entre en-tidades públicas e/ou públicas e privadas, mediante o qual assumem compromissos de cumprimento de cláu-sulas regulamentares. Tem estrutura semelhante à do Contrato e, como tal, poderá ser complementado, mo-dificado ou prorrogado, desde que dentro de sua vigên-cia, mediante a celebração de Termo Aditivo. A eficácia do convênio e de seus aditivos fica condicionada à pu-blicação do respectivo extrato no Diário Oficial da União – DOU.

Competência:

Pode ser proposto por qualquer unidade da UFMS, po-rém deverá ser assinado pelo Reitor ou autoridade a quem ele delegar competência. O controle será efetu-ado pela PROPLAN.

Estrutura:

Ver Manual de Orientações para Celebração e Execu-ção de Convênios, Acordos, Protocolos de Intenções e Contratos.

DECLARAÇÃO

Definição:

Ato escrito, afirmativo da existência ou não de um direi-to ou de um fadirei-to.

Competência:

Qualquer responsável por unidade da UFMS, dentro de sua área de competência.

Estrutura:

título:

a palavra “DECLARAÇÃO”, digitada em caixa al-ta, centralizada no texto;

texto:

inicia-se com a palavra “Declaro” ou “Declaramos” e, em seguida, a exposição do assunto; local e data;

(17)

EDITAL

Definição:

Trata-se de um instrumento de comunicação utilizado pela Administração, para dar conhecimento a interessados so-bre diversos assuntos, tais como provimento de cargos pú-blicos, abertura de licitação, convocação para reuniões, etc... Deve ser publicado, no todo ou em parte (extrato), no Boletim de Serviço da UFMS e, quando necessário, em órgão de comunicação de alcance regional, nacional ou internacional.

Competência:

Responsáveis por Órgãos Deliberativos, Coordenações e Colegiados de Cursos, Gerências, Reitoria, Pró-Reitorias, Comissões e Departamentos.

Estrutura:

título:

A palavra “EDITAL”, digitada em caixa alta, segui-da do tipo e número (quando for o caso), centralizasegui-da no texto;

texto:

desenvolvimento do assunto tratado;

local e data

: por extenso;

assinatura:

nome do emitente e respectivo cargo.

Tipos:

Existem vários tipos de editais emitidos pela Universidade. Os exemplos a seguir são: 1) Edital de Convocação para reuniões; 2) de Licitação. Os demais, de acordo com suas

peculiaridades, devem seguir os exemplos apresentados.

E-MAIL

Definição:

Comunicação transmitida pela Internet. Normalmente, utilizado para transmissões de mensagens urgentes.

Competência:

Compete a qualquer responsável por unidade da UFMS.

Estrutura:

emissor:

endereço eletrônico do emitente;

destino:

endereço eletrônico do destinatário;

C/C:

cópia carbono-endereço eletrônico de outros desti-natários que receberão a mesma mensagem.

assunto:

resumo do teor da comunicação;

local e data:

local e data de expedição (por extenso);

texto:

o texto deve limitar-se ao estritamente necessário, evitando-se palavras, expressões e partículas desneces-sárias.

fecho:

formas usuais de cortesia. Devem ser empregados os fechos: Respeitosamente - para autoridades superio-res; e, Atenciosamente - para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior, porém, a fórmula de cortesia pode também ser omitida;

(18)

Validade:

Nos termos da legislação em vigor, para que o e-mail tenha valor documental é necessária a certificação digi-tal, que ateste a identidade do remetente, na forma es-tabelecida em lei (Medida Provisória nº 2200-2 de 24 de agosto de 2001).

Notas:

1. Documentos de valor legal, probatório e histórico, sem certifi-cação digital, não deverão ser produzidos e armazenados ele-tronicamente. Devem ser gerados em suporte papel.

2. Quando a informação enviada for de importância para a Instituição, mas sem certificação digital, deve-se imprimi-la em papel e enviar posteriormente o original.

ESTATUTO

Definição:

Diploma legal da UFMS, formado pelo conjunto integra-do de normas regulaintegra-doras de sua estrutura, que oferece diretrizes de grande amplitude, orientando e definindo a sua direção, os principais cargos e respectivas atribuições, assim como os tipos de autoridades, os objetivos, os direi-tos e obrigações, a forma de organização e administra-ção.

Competência:

Proposto pela Comunidade Universitária (Estatuinte) e aprovado pelo Conselho Universitário/COUN, deve ser aprovado pelo Conselho Federal de Educação e homo-logado pelo Ministro da Educação.

Estrutura:

título:

a expressão “ESTATUTO DA FUNDAÇÃO UNIVERSI-DADE FEDERAL DE MATO GROSSO DO SUL”, digitada em caixa alta, centralizada no texto;

texto:

poderá desdobrar-se em artigos, seções, capítulos e títulos, em que se farão constar à denominação, os fins e a sede da UFMS; modo porque se administra e representa, ativa, passiva, judicial e extrajudicialmente, se são refor-máveis e de que modo, no tocante à administração etc. A primeira folha deverá ser precedida de índice, visando a identificação imediata de suas partes.

FAX

Definição:

É uma modalidade de comunicação que, por sua velo-cidade e por ser, em princípio, menos oneroso do que o telegrama, passou a ser adotado pelo serviço público e vem substituindo, em muitos casos, outras formas de cor-respondência. O fax deve ser utilizado, exclusivamente, na transmissão e recebimento de assuntos oficiais de ex-trema urgência e para o envio antecipado de documen-tos, de cujo conhecimento há premência, sendo obriga-tório o encaminhamento posterior dos originais.

Competência:

Compete a todos os responsáveis pelas unidades da UFMS.

Estrutura:

título:

a expressão “FOLHA DE ROSTO - FAX”, digitada na fonte Arial, tamanho 14, em caixa alta, centralizada no texto;

cabeçalho:

preenchimento dos campos de identificação apresentados no formulário;

texto:

redação da mensagem a ser transmitida;

(19)

INSTRUÇÃO NORMATIVA - IN

Definição:

É um instrumento que visa estabelecer princípios orien-tadores e critérios para execução de atividades gerais e específicas, objetivando sistematizar e padronizar proce-dimentos inerentes à Instituição.

Competência:

Qualquer responsável por unidade da UFMS poderá pro-por, dentro de sua área de competência, a emissão de instruções normativas, porém, independente da origem do assunto e sua área de abrangência, sua formaliza-ção ficará a cargo da PROPLAN, por intermédio da uni-dade competente que, após ouvir as partes diretamen-te envolvidas e dar forma final à Instrução Normativa, encaminhará ao Pró-Reitor para aprovação.

Instituição

Em princípio, a instituição de uma Instrução Normativa deverá ser decorrente da necessidade de padronizar procedimentos e racionalizar rotinas, porém sua institui-ção poderá ter várias origens, quais sejam:

interesse/conveniência administrativa:

neste caso, utiliza-se o fluxo descendente da comunicação organizacional, de cima para baixo, sempre na defesa de interesses do ór-gão. À unidade administrativa competente, cabe a res-ponsabilidade de elaborar a Instrução Normativa em for-ma de minuta;

exigência legal:

quando o assunto for regido institucional-mente por lei federal, estadual ou municipal. Nesse caso, caberá à PROPLAN, através da unidade competente, elaborar a Instrução Normativa, ouvida a Assessoria Jurí-dica da UFMS, fazendo menção à lei ou decreto especí-fico ou até reproduzindo-o via IN;

por necessidade operacional:

ocorre tanto por iniciativa dos responsáveis pelas unidades, como por parte dos próprios usuários ou elementos que atuam no desenvolvimento do processo operacional. O usuário, após estudos conclusi-vos, deverá elaborar proposta de normatização, altera-ção ou cancelamento, devidamente fundamentada e enviar à PROPLAN, a quem compete analisar e, se ne-cessário, abrir discussão em torno do assunto, inclusive verificar o aspecto convencional e a aplicabilidade que possam advir de sua publicação. Nas propostas e suges-tões encaminhadas, deve constar o “de acordo” das respectivas chefias.

Estrutura:

objetivo:

deve explicitar clara e concisamente o(s) objeti-vo(s) que justifica(m) a elaboração da Instrução Normativa;

campo de aplicação:

define as unidades às quais a Instru-ção Normativa se aplica, considerando que ela poderá ter uma abrangência tanto genérica quanto específica, por rotina, assunto ou por um sistema completo;

definições:

para melhor interpretação dos objetivos da Ins-trução Normativa, faz-se necessária a definição de termos significativos pertinentes ao assunto, que não são de co-nhecimento geral, ou de termos técnicos porventura em-pregados;

conteúdo:

compreende o texto propriamente dito da Ins-trução Normativa. Deverá apresentar todas as informa-ções necessárias ao assunto normatizado, de maneira clara e unificada, de forma a possibilitar que os usuários não tenham dúvidas sobre o assunto ou dúbia interpre-tação;

anexos:

são os instrumentos que possibilitam esclarecer dú-vidas: fluxogramas, gráficos, tabelas, mapas e os próprios formulários que fazem parte do assunto normatizado.

Composição

As Instruções Normativas são constituídas de capítulos, nos quais estão agrupados os assuntos tratados de mesma natureza. Cada capítulo é identificado por um algarismo arábico cardinal, em ordem seqüencial. O capítulo é sub-dividido seqüencialmente em seções, subseções e alíneas e itens onde é exposto o texto que o constitui. As propos-tas de instruções normativas deverão ser encaminhadas à PROPLAN para formalização.

(20)

INSTRUÇÃO DE SERVIÇO - IS

Definição:

É o ato pelo qual a autoridade setorial emite decisões ad-ministrativas, recomendações, esclarecimentos, orientações, designações ou informações de interesse geral e consti-tui comissões, na respectiva área de competência.

Competência:

São emitentes de Instrução de Serviço na UFMS: Vice-Reitor, Pró-Reitores, Diretores de Centro, Procurador-Geral, Chefe de Gabinete do Reitor, Chefes de Coordenadoria, Chefes de Departamento, Diretores de Núcleo, Gerentes, Chefes de Assessoria e Coordenadores de Curso.

Estrutura:

título:

A expressão “INSTRUÇÃO DE SERVIÇO” digitada em caixa alta, seguida do número seqüencial do documen-to e data de expedição, centralizada no texdocumen-to;

fundamento legal:

é a citação das considerações legais ou administrativas que orientaram ou fundamentaram a tomada de decisão. Inicia-se com a expressão:

“O (A) . . . (cargo do emitente/órgão, em caixa alta). . . ., da Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul, no uso de suas atribuições legais . . . .” . Após a fundamentação legal, é inserida a expressão “re-solve:”;

texto:

desenvolvimento do assunto. Tratando-se de textos comuns, ou seja, quando o objeto do ato trouxer um ca-ráter particular, restrito, por exemplo: parecer favorável ou não; formação de comissão; deferir ou indeferir re-querimento; designação; autorização, etc, usam-se i-tens, subitens e alíneas. Em textos que levam o caráter de norma, ou seja, de poder de coerção sobre todos os demais subordinados, se justifica o fecho de praxe: “Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua pu-blicação” e “Revoga-se (citar o número da Instrução de Serviço, se houver)”. Neste caso, usam-se artigos, pará-grafos, incisos, alíneas e itens. Na citação de nomes de pessoas, as letras deverão ser datilografadas/digitadas em caixa alta, seguidas do número de matrícula;

assinatura:

nome do emitente em caracteres maiúsculas;

anexo:

É a forma de apresentar informações complementa-res ao texto, desde que nele devidamente citado. A nume-ração será feita em algarismos romanos quando tiver mais de um anexo, entretanto, se houver apenas um, cita-se a expressão “ANEXO À INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº . . ./ . . . “.

OFÍCIO - OF

Definição:

É uma comunicação escrita que as autoridades fazem entre si e entre a Administração e particulares, em cará-ter oficial, a fim de tratar assuntos de serviço ou de inte-resse da administração. Pode ser encaminhado, simulta-neamente, a diversos destinatários, em se tratando de cir-cular.

Competência:

São emitentes de ofícios: Reitor, Chefe de Gabinete, Assessores, Pró-Reitores, Diretores de Centro, Chefes de Departamento, Gerentes e Chefes de Coordenadoria.

Estrutura:

título:

a palavra “OFÍCIO” seguida do número seqüencial e sigla do órgão emitente;

local e data:

em que foi assinado, datilografado por ex-tenso, com alinhamento à direita;

vocativo:

forma de se dirigir ao destinatário, seguido de dois-pontos;

texto:

desenvolvimento do assunto. À exceção do primei-ro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados na margem esquerda do corpo do texto, como maneira de facilitar a remissão;

Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar em sua es-trutura:

introdução:

corresponde ao parágrafo de abertura, no qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Deve ser evitado o uso de frases feitas para iniciar o tex-to. No lugar de “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta: “Informo Vossa Excelência que”, “Submeto à apreciação de Vossa Excelência”, “Encaminho a Vossa Senhoria”;

(21)

desenvolvimento:

detalha o assunto. Se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, conferindo maior clareza à ex-posição; e,

conclusão:

reafirma ou, simplesmente, reapresenta a po-sição recomendada sobre o assunto.

Nos casos de encaminhamento de documentos, o ex-pediente deve ter a seguinte estrutura:

introdução:

deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do do-cumento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a in-formação do motivo da comunicação que é encami-nhar, indicando a seguir os dados completos do docu-mento encaminhado (tipo, número, data, origem ou signatário e assunto de que trata) e razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, en-caminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que tra-ta da requisição do servidor. . . . .” ;

desenvolvimento:

se o autor da comunicação desejar fa-zer algum comentário à respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desen-volvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em ofício de mero encaminhamento.

fecho

: formas usuais de cortesia. Devem ser empregados apenas dois tipos de fechos, sendo: RESPEITOSAMENTE - para autoridades superiores; e, ATENCIOSAMENTE - para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia infe-rior;

assinatura:

nome/cargo do emitente digitado;

destinatário:

nome/cargo da pessoa a quem se destina o ofício.

PARECER

Definição:

É uma manifestação oriunda de órgãos técnicos sobre assuntos submetidos à sua consideração. Fornece subsí-dios para tomada de decisão, através de um exame acurado do assunto a que se refere, com apresentação fundamentada de solução e, dependendo das circuns-tâncias, pode ser favorável ou não. Geralmente, faz par-te do processo e constitui a base dos despachos e deci-sões.

Competência:

Compete aos órgãos técnicos, referente a assuntos de sua área de competência, quando submetidos à sua con-sideração.

Estrutura:

título:

a palavra “PARECER”, em caixa alta, seguida do número seqüencial e sigla do órgão emitente, digitados em caixa alta, centralizada no texto;

referência:

número do processo ou expediente que deu origem ao parecer;

assunto:

resumo do objeto tratado;

vocativo:

forma de se dirigir ao solicitante (pode ser dis-pensado);

texto:

histórico, justificativa e conclusão;

local/data:

por extenso;

assinatura:

nome ou carimbo do emitente e visto de a-provação do superior.

(22)

PORTARIA

Definição:

É o ato expedido pelo Reitor com o objetivo de dar ins-truções concernentes à administração com referência a pessoal (designação, delegação de competência, ad-missão, dispensa, elogio, suspensão, lotação, etc) ou à organização e funcionamento de serviços e, ainda, ori-entar a aplicação de textos legais e disciplinar matéria não regulada em outros dispositivos legais, além de ou-tros atos de sua competência.

Competência:

A emissão compete exclusivamente ao Reitor.

Estrutura:

título:

a palavra “PORTARIA”, digitada, em caixa alta, se-guida do número seqüencial do documento e data da expedição, centralizada no texto;

fundamento legal:

é a citação das considerações legais ou administrativas que orientaram ou fundamentaram a to-mada de decisão. Inicia-se com a expressão: “ O REITOR (em caixa alta e negrito) da Fundação Universidade Fe-deral de Mato Grosso do Sul....”. Após a fundamentação legal, é inserida a expressão “resolve:”;

texto:

desenvolvimento do assunto. Tratando-se de textos comuns, ou seja, quando o objeto do ato trouxer um ca-ráter particular, restrito, por exemplo: parecer favorável ou não; formação de comissão; deferir ou indeferir re-querimento; designação; autorização; etc., usam-se su-bitens e alíneas. Em textos que levam o caráter de nor-ma, ou seja, de poder de coerção sobre todos os de-mais subordinados, justifica-se o fecho de praxe: “Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação” e “Revogam-se (citar o número da Portaria, se houver) as (e demais) disposições em contrário”. Nesse caso, usam-se artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens. Na citação de nomes de pessoas, as letras deverão ser digitadas, em caixa alta, seguidas do número de matrícula;

assinatura:

nome do emitente, em caracteres maiúsculos;

anexo:

é a forma de apresentar informações comple-mentares ao texto, desde que nele devidamente citado. A numeração será feita em algarismos romanos quando tiver mais de um anexo, entretanto, se houver apenas um, cita-se a expressão

“ANEXO À PORTARIA Nº ..../...” .

REGIMENTO GERAL

Definição:

É o ato normativo que descreve, caracteriza e fixa a estru-tura, a organização, o relacionamento e as atribuições dos órgãos da Universidade. É o detalhamento do Estatuto.

Competência:

Será proposto pela Administração da Universidade, deven-do ser submetideven-do à aprovação deven-do Conselho Universitário.

Estrutura:

título:

a expressão “REGIMENTO GERAL DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO DO SUL”, em caixa alta, centralizada no texto;

texto:

desenvolvimento do assunto. Poderá desdobrar-se em títulos, capítulos e seções, numerados com algaris-mos romanos, em caixa alta, e as seções em caracteres minúsculos em negrito, tratando de: denominação, fina-lidade, sede, organização, estrutura, competências dos órgãos e disposições gerais. A unidade básica de articu-lação será o artigo, desdobrado em parágrafos, incisos e alíneas.

A primeira folha deverá ser precedida de índice, visando a identificação imediata de suas partes.

(23)

REGIMENTO INTERNO

Definição:

É o ato normativo da situação interna de um órgão, de-signando a categoria e a finalidade de órgão integrante da estrutura básica, detalhando sua estrutura em unida-des organizacionais, especificando as respectivas com-petências, definindo as atribuições de seus dirigentes e outros itens julgados necessários.

Competência:

Os Regimentos Internos serão propostos pelos responsá-veis em cada unidade, dentro de sua área de atuação, devendo ser submetidos à apreciação técnica e jurídica da PROPLAN e da Procuradoria Jurídica, respectivamen-te, e posterior aprovação pelo Conselho Diretor.

Estrutura:

título:

a expressão “REGIMENTO INTERNO DA(O) ...”, digitada em caixa alta, centralizada no texto;

texto:

desenvolvimento do assunto, subdividido em títu-los, capítulos e seções, numerados com algarismos ro-manos, tratando da finalidade, da organização, da es-trutura e da competência do órgão, das atribuições do pessoal e disposições gerais; artigos; parágrafos; incisos e alíneas.

REGULAMENTO

Definição:

Conjunto de regras de caráter geral, com a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim, a exata execução de determinada legislação.

Competência:

Qualquer unidade poderá propor, dentro de sua área de competência, a emissão de Regulamento, devendo ser submetido à apreciação técnica e jurídica da PROPLAN e da Procuradoria Jurídica, respectivamente, e posterior aprovação do Conselho Diretor.

Estrutura:

a)

título:

a expressão “REGULAMENTO”, digitada em cai-xa alta, centralizada no texto.

b)

texto:

desenvolvimento do assunto. Poderá desdobrar-se em capítulos; seções; artigos; parágrafos; incisos e alíneas.

(24)

RELATÓRIO

Definição:

É o documento em que se expõe à autoridade superior a execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução de serviços inerentes ao exercício do cargo em determinado período.

Competência:

Compete aos responsáveis pelas unidades da UFMS, comissões ou grupos de trabalho instituídos.

Estrutura:

título:

a expressão “RELATÓRIO”, digitada em caixa alta e centralizada no texto;

introdução:

ligeiro histórico do motivo do relatório;

texto:

desenvolvimento do assunto. Pode ser dividido em partes, capítulos, itens, subitens, onde se faz a exposição dos fatos, atos e ocorrências que são causa do relatório, escrito em uma linguagem ordenada, simples e objetiva;

fecho:

apreciações subjetivas, sugestões e planos (se cou-berem) e conclusões;

local e data:

por extenso;

assinatura(s):

nome e assinatura.

RESOLUÇÃO

Definição:

É o ato emanado de autoridade competente de órgãos de deliberação coletiva ou colegiados, para estabelecer normas concernentes à administração, podendo conter determinações para execução de serviços.

Competência:

Qualquer órgão de deliberação coletiva ou colegiado da UFMS.

Estrutura:

título:

a palavra “RESOLUÇÃO”, digitada em caixa alta, seguida do número seqüencial do documento e data de expedição, centralizada no texto;

fundamento legal:

é a citação das considerações legais ou administrativas que orientaram ou fundamentaram a tomada de decisão. Se a decisão for emanada de ór-gão colegiado, o fundamento legal será iniciado pelo nome do órgão colegiado, em letras maiúsculas e, em sendo a Resolução “ad referendum”, será iniciado com a expressão “O(A) PRESIDENTE DO ...” (nome do órgão colegiado), em caixa alta e negrito. Após a fundamen-tação legal, é inserida a expressão “resolve:”. Tratando-se de documento que contenha decisão do Presidente, que se sujeitará a homologação do órgão de delibera-ção coletiva, será inserida a expressão “ad referendum” logo após a expressão “resolve:”;

texto:

desenvolvimento do assunto. Tratando-se de textos comuns, ou seja, quando o objeto do ato trouxer um ca-ráter particular, restrito, por exemplo: parecer favorável ou não; formação de comissão; deferir ou indeferir re-querimento; designação; autorização etc, usam-se item, subitem e alíneas. Em textos que levam o caráter de norma, ou seja, de poder de coerção sobre todos os demais subordinados, justifica-se o fecho de praxe: “Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação” e “Revogam-se (citar o número da Resolução, se houver) as (e demais) disposições em contrário”. Nesse caso, u-sam-se artigos, parágrafos, incisos alíneas e itens. Na ci-tação de nome de pessoas, as letras deverão ser digita-das em caixa alta e seguidigita-das do número de matrícula;

assinatura:

nome e função do emitente, se Presidente ou Presidente em exercício. Tratando-se de Resolução “ad referendum”, é desnecessária a identificação da função do emitente;

anexo:

é a forma de apresentar informações comple-mentares ao texto, desde que nele devidamente citado. A numeração será feita em algarismos romanos quanto tiver mais de um anexo, entretanto, se houver apenas um, cita-se a expressão “ANEXO À RESOLUÇÃO Nº .../...” .

(25)

OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS

CARTA

Definição:

Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimen-tos, ou transmitir informações.

Estrutura:

Local e data, por extenso, à esquerda da página.

Endereçamento (alinhado à esquerda):

nome do destinatário, precedido da forma de tratamento, e o endereço.

Vocativo:

a palavra Senhor (a), seguida do cargo do des-tinatário, e de vírgula.

Texto paragrafado,

com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da carta.

Fecho de cortesia,

seguido de advérbio adequado: Cor-dialmente, Atenciosamente, ou Respeitosamente.

6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.

Exemplo de Carta

Rio de Janeiro, 28 de abril de 1999 Ilm.º Sr.

Professor Evanildo Bechara Rua da Ajuda n.º 0 / apto 208 Centro - Rio de Janeiro - RJ 20000-000

Senhor Professor,

A Secretaria de Estado de Administração e Reestrutura-ção vem desenvolvendo ações no sentido de uniformi-zar e racionaliuniformi-zar os procedimentos administrativos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, visando à trans-parência dos atos governamentais, à melhoria dos servi-ços prestados e ao controle, por parte do cidadão, das políticas públicas implementadas.

Para atender aos objetivos propostos, estão sendo de-senvolvidos diversos projetos que alcançam diferentes setores da administração, dentre eles, o Manual de Re-dação Oficial do Estado do Rio de Janeiro.

Os trabalhos de seleção dos atos, conceituação e ela-boração de modelos foram realizados por grupo de es-pecialistas das áreas de direito, letras, administração, documentação e comunicação e já se encontram em fase final. No entanto, ainda se faz necessária uma revi-são por profissional de reconhecida experiência, para garantir a excelência da publicação.

Para este fim, conforme entendimentos anteriores havi-dos com a Professora Helenice Valias de Moraes, venho solicitar sua colaboração.

Na expectativa de pronunciamento favorável, agrade-cemos antecipadamente a gentileza.

Atenciosamente

HUGO LEAL MELO DA SILVA

Secretário de Estado de Administração e Reestruturação

REQUERIMENTO

Definição:

Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Público algo a que se julga com direito, ou para se de-fender de ato que o prejudique.

Estrutura:

Vocativo:

a palavra Senhor, precedida da forma de tra-tamento, o título completo da autoridade a quem se destina, seguida de vírgula.

Preâmbulo:

nome do requerente (em maiúsculas), segui-do segui-dos dasegui-dos de identificação: nacionalidade, estasegui-do civil, filiação, idade, naturalidade, domicílio, residência etc. Sendo funcionário do órgão, apresentar apenas os dados de identificação funcional.

(26)

Texto:

exposição do pedido, de forma clara e objetiva, citando o fundamento legal que permite a solicitação.

Fecho:

parte que encerra o documento, usando-se, ali-nhada à esquerda a fórmula:

Nestes Termos, Pede Deferimento.

Local e data, por extenso.

Assinatura do requerente.

Observação: Entre o vocativo e o preâmbulo é praxe deixarem-se oito espaços.

Exemplo de Requerimento

Excelentíssimo Senhor Governador do Estado do Rio de Janeiro,

JOSÉ JOAQUIM, agente administrativo, nível I, matrícula n.º 0000-0, lotado nesta Secretaria, com exercício no Departamento Geral de Administração, requer revisão de seus proventos, por discordar do disposto em seu contracheque.

Nestes Termos, Pede Deferimento.

Rio de Janeiro, 26 de abril de 1999

Assinatura

QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS

Como não foram encontradas questões de provas de concursos organizadas por instituições de Mato Grosso do Sul, selecionamos questões da FCC e da UFMT para que fosse possível exercitar sobre o tema e se ter uma noção de como ele pode ser cobrado na prova.

1. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.10) Constante de correspondência oficial enviada a um Ministro de Estado, a frase redigida de modo correto e ade-quado é:

a) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avali-eis a proposta de pauta para a próxima reunião ordiná-ria, que enviamos anexo à esse documento.

b) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avali-es a proposta de pauta para a próxima reunião ordiná-ria, que enviamos anexada a este documento.

c) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que ava-lie a proposta de pauta para a próxima reunião ordiná-ria, que enviamos anexa a este documento.

d) Solicitamos a Vossa Senhoria, Senhor Ministro, que ava-lie a proposta de pauta para a próxima reunião ordiná-ria, que enviamos anexado à este documento.

e) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avali-eis a proposta de pauta para a próxima reunião ordiná-ria, que enviamos em anexo a esse documento.

2. [Téc. Jud.-(Ár. Ap. Esp.)-(Espec. Oper. Comp.)-(CI09)-(T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.30) O trecho redigido de acor-do com as qualidades exigidas em um acor-documento ofi-cial, principalmente clareza e correção, é:

a) Em obediência às normas deste Departamento, enca-minhamos este relatório, que tem por objetivo informar a V. Sa. o andamento de nossos serviços durante o bimes-tre, em que as metas foram integralmente cumpridas. b) Enquanto Chefe deste Departamento, devo dirigir-me à V. Sa. para que sabeis dos nossos procedimentos du-rante o bimestre, com a meta a ser atingida por nossos serviços, já determinada antes.

c) Devemos encaminhar a V. Sa. este relatório de que, na qualidade de Chefe do Departamento, damos conta dos nossos serviços no bimestre, feitos com toda a boa vontade de atender bem nosso público.

d) Me dirijo a V. Sa., como o Chefe deste Departamento, para informar-vos que estamos atingindo a meta previs-ta de realização no bimestre, em que atuamos de acor-do com as regras estabelecidas.

e) Cumprimos nosso dever, como o Chefe do Departa-mento, para informar V. Sa. que o andamento dos nos-sos serviços se saiu de acordo com o que já estava sen-do previsto desde o início, meta que conseguimos, feliz-mente, atingir.

3. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-CE/2012-FCC].(Q.10) As normas de redação dos documentos oficiais estão inteiramente respeitadas em:

a) Devemos informar a V. Exa., com a máxima exatidão o que vem acontecendo nas nossas unidades de pres-tação de serviços a esta comunidade, criando então problemas de reclamações que não podemos atender. b) Nos dirigimos, com todo respeito, à V. Exa., para in-formar que estamos providenciando mudanças em nos-sa sede, no sentido de atender esnos-sas pessoas em condi-ção melhor e assim evitar as freqüentes queixas que chegam a V. Exa.

c) Para que V. Exa. fiqueis sabendo, é nosso dever infor-mar-vos, nossa equipe de atendimento ao público vem desenvolvendo esforços no sentido de bem encaminhar as solicitações que nos enviam.

d) Dirigimo-nos a V. Exa. para esclarecer os fatos que de-ram origem às queixas enviadas a esse órgão e informar as providências que estão sendo tomadas quanto à quali-dade e à agiliquali-dade na prestação de nossos serviços. e) É com a devida atenção que enviamos à esse órgão superior, as informações que necessitam para V. Exa. man-dar realizar algumas alterações em nosso serviço, o qual precisa ser remodelado para atender com maior preste-za o público.