Melhoria de Processos
Planejamento, Estrutura e Operação de Vendas
Lean – O que é
otimização
maximizar valor
perspectiva do cliente
orientados para resultados
promov
e
mudanças
aprimoramento contínuo
atitude e disciplina
planejamento
fluxo contínuo
É um conjunto de conceitos, princípios e ferramentas
usados para maximizar valor sob a perspectiva do cliente,
consumindo o mínimo de recursos e utilizando ao máximo
o conhecimento e a habilidade das pessoas envolvidas
com o trabalho.
Filosofia
Especificar
valor sob a ótica do cliente
Alinhar
na melhor sequência
as atividades que criam valor Realizar essas atividadessem interrupção
Sempre que
alguém as solicita
De maneira
cada vez mais eficaz
VALOR
FLUXO DE VALOR
FLUXO CONTÍNUO
SISTEMA PUXADO
Princípios Lean
Resolver Problemas
(Sistêmicos ou Pontuais)
Cliente sempre define
o que é Valor
Reduzir Desperdícios
Distinguir Ações e
Etapas que criam Valor
Gerar Evolução e
Aprendizado
Decisão
Pílula Vermelha
Selecione Problemas da
área Comercial
Atividade – Iniciativas
1.
Reúnam-se em Grupos.
2.
Liste os problemas existentes na área Comercial
3.
Discuta e Selecione 3 principais problemas
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Definir Escopo
Qual é o problema que se pretende resolver? Quais são as áreas e pessoas envolvidas? Qual a relação com o Negócio?
Definir Escopo
Escopo
JustificativaObjetivo
Benefícios
Descrever a situação indesejada de um determinado processo. Toda Justificativa deve descrever um cenário ruim e todo Projeto deve ser de melhoria.
É a ponte entre a situação indesejada para desejada. Deve sintetizar a ideia, específica, mensurável, alcançável, realista e delimitado no tempo.
Definir Escopo - Exemplo
Escopo
Justificativa Objetivo Benefícios Melhorar processo de geração de propostas Perda do prazo de envio Ausência de Follow up Falta de SLA entre as áreas Ausência de template padrão Problemas de precificação Controle de Pendências Aumento da taxa de conversão Criar Acordos internos Construção de Template padrão Aumento de ReceitaAtividade – Escopo
1.
Reúnam-se em Grupos.
2.
Selecione um dos Principais Problemas
3.
Monte o Escopo conforme template
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Mapa do Estado Atual
Uma análise profunda e abrangente, levando em conta fatos e dados, de forma bem organizada e articulada, assistida por técnicas e ferramentas.
Entender como as coisas realmente funcionam. Isso será a base para o Estado Futuro.
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos
Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA
Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes
Mapa do Estado Atual – Dividir-se em grupos
Selecionar Pessoas que contribuam no Mapeamento para:
- Desenvolvimento da Consciência Crítica - Construção Coletiva do Saber
- Percepção do Todo e das Partes Envolvidas - Engajamento do Grupo na Melhoria
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos
Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA
Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes
Mapa do Estado Atual – Ir ao Gemba
Escute as Pessoas de Forma Apropriada Faça as Perguntas Certas
Para Obter Informação Para Entender Ponto de Vista Para Fazer Conexões sobre Questões
Para Promover Ideias
Para Influenciar Decisões ou Ações Esquecer sua Posição/Cargo
Controle seu Ego Entender Outras Visões Identificar Oportunidades
Mapa do Estado Atual – Ir ao Gemba
Mapa do Estado Atual – Ir ao Gemba
Vá ao GEMBA
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos
Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA
Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes
Mapa do Estado Atual – Compartilhar Experiências
- Discutir Visões do Processo vivenciado
- Entender as Interações do Processo
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos
Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA
Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
• Identifique os outputs do processo, quem é o cliente final e quais suas necessidades (volume e variedade);
• Identifique os inputs do processo (fornecedores fundamentais)
• Identifique as principais etapas do processo e as desenhe na ordem em que são executadas;
• Represente com cuidado o fluxo de programação;
• Adicione as métricas para cada etapa;
• Identifique regras de priorização;
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Caixa de Processo
Tempo de Espera
Tempo de Processamento
Tempo de Interrupção
Programação
% Completo e Correto
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Caixa de Processo
Cada etapa do fluxo de valor é representada por uma caixa, que representa
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Caixa de Processo - Exemplo
Receber e Organizar Documentos
Analista Manual
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Tempo de Espera
Tempo consumido ENTRE etapas do processo.
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
% Completo e Correto
Porcentagem de vezes que o conteúdo de trabalho
CHEGA
à etapa clientecompleto e
correto
.Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Tempo de Processamento
Tempo
REALMENTE
utilizado para executar a etapa do processo.Ex.: Tempo
“mão-na-massa”,
duração “líquida
” da execução. Tempo executando uma cotação.Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Tempo de Interrupção
Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento.
Ex.: Aguardando informação ou decisão, ter o trabalho interrompido por um telefonema, mudança de foco, etc.
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Programação
Como a etapa é programada?
Como as informações a respeito do que fazer e quando chegam até a etapa? Ex: Envio por e-mail de informações, por atividade, etc.
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Pessoas Equivalentes
Capacidade de trabalho DEDICADA à realização da etapa do processo. Exemplos:
PE = % tempo (qtde pessoas)
PE = 1 (1) - 1 pessoa trabalha tempo integral naquela etapa PE = 1 (2) - 2 pessoas dedicam 50% de seu tempo
PE = 1 (20) - 20 pessoas dedicam 5% de seu tempo PE = ¼ (1) - 1 pessoa dedica 25% do seu tempo PE = 5 (5) - 5 pessoas trabalham tempo integral
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Lead Time
Tempo total, do INÍCIO AO FIM, de determinada etapa.
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Magic Pills
Atividade – Mapa do Estado Atual
1.
Reúnam-se em Grupos
2.
Desenvolva o Mapa do Estado Atual do Problema escolhido
3.
Apresente Mapa do Estado Atual
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Análise de Desperdícios
O alvo máximo do Lean é a total eliminação dos desperdícios.
É qualquer coisa que adicione custo ou tempo sem acrescentar valor.
O primeiro passo é reconhecê-los no Mapa do Estado Atual.
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Estado Futuro
KAIKAKU
Redesenho Radical
Muitas Etapas Críticas
Mudança Disruptiva
KAIZEN
Aprimoramento Constante
Poucas Etapas Críticas
Estado Futuro – Tipos de Melhoria
Melhoria Sistêmica
Processo como um todo, do início ao fim, como unidade de análise Foco nas conexões entre etapas.
Melhoria Pontual
Cada etapa, individualmente, como unidade de análise; Foco nas atividades desempenhadas dentro de cada etapa.
Estado Futuro
Estado Futuro
Compreendendo
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Plano de Ação
Resultado documentado do processo de planejamento.
Deve conter:
Plano de Ação
Que resultados podem ser estimados?
Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?
