ICANN Constituency Travel Travel Provider Program Announcement session 2 18 May 2016

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ICANN Constituency Travel ‐ Travel Provider Program Announcement session 2 – 18 May 2016

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Observação: O conteúdo deste documento é produto resultante da transcrição de um arquivo de áudio para um

DAVID OLIVE: Sejam bem‐vindos a atualização do programas de viagens da ICANN. Eu

sou David Olive, vice‐presidente sênior de apoio. E estamos trabalhando com a equipe de viagens para apresentar esse webinar a vocês hoje. Como sabemos, temos trabalhado muito para melhorar a experiência de viagens da comunidade fazendo enquetes e incluindo mudanças nos parceiros nos últimos 18 meses. Recebemos boas notícias que eu quero compartilhar sobre o novo programa de viagens com a transição para um novo fornecedor que tem excelentes recursos que vão ajudar a melhorar o processo de reservas e planejamentos para (inint) [00:01:03] viajantes que tem apoio.

Neste webinar vamos apresentar todas as informações sobre essas mudanças e vou dar detalhes de como melhorar essa experiência e de como se preparar especificamente para as viagens futuras. E as transações com a FCM. E eu espero que vocês encontrem uma informação útil ou divulguem essas novidades entre a comunidade sobre esse novo operador e essa nova experiência que espero que melhore o trabalho de todos vocês aqui na comunidade.

Eu vou passar agora o programa (inint) [00:01:48] vai passar para a agenda de hoje e outras partes do programa. Pristana, você pode começar.

TRISTANA WEBSTER: Obrigada, bem‐vindos às nossas novidades sobre o programa de viagens

e essa sessão está sendo gravada e interpretada em diferentes línguas. Temos uma agenda e por favor observem que devo silenciar todo o som e também se tiverem perguntas podem mandar que nós vamos postar

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as respostas para vocês. Portanto, para o webinar de hoje as perguntas vão ser respondidas depois da reunião.

A agenda de trata sobre os objetivos da reunião, os antecedentes do novo fornecedor, também um apanhado sobre ele, os detalhes do programa do fornecedor (inint) [00:03:08], detalhes da equipe regional e também falar sobre o programa de viagens, e falar sobre o portal. Depois teremos uma sessão de perguntas e respostas.

Quanto aos objetivos de hoje, nós procuramos fornecer um apanhado dessa transição, apresentar a FCM Travel Solution, que é o novo fornecedor. Também fornecer os detalhes do programa da FCM Travel, revisar uns detalhes sobre os escritórios regionais, revisar o seu programa de viagens, revisar o portal, e também os próximos passos e teremos as sessão das perguntas e respostas mais frequentes. Então, vou passar agora o microfone para o gerente de viagens da ICANN, Joseph de Jesus.

JOSEPH DE JESUS: Bom dia, boa tarde para todos vocês. Eu sou o gerente de viagens da

ICANN, muito obrigado pela participação. À medida em que o nosso programa de viagens foi melhorando, nós tivemos novas necessidades para melhorar os serviços. E decidimos que necessitávamos de um novo fornecedor com novas soluções e abordagens diferentes para melhorar o programa de viagens, que estivesse focado em encontrar maneiras de fazer (inint) [00:04:49] e nós passamos por um processo com propostas e convidamos as companhias de viagens em nível mundial. Temos três pontos que são os mais importantes quando procuramos um fornecedor. Queríamos alguém que estivesse orientado ao serviço,

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(inint) [00:05:12], e que tivesse plataformas. Então, ser orientado ao serviço significa alguém que entendesse os processos e como deveriam ser tratadas essas pessoas dos nossos grupos. E também alguém que tivesse consciente da questão dos custos e que pudesse fornecer opções diferentes de maneira transparente, e alguém que também pudesse trabalhar com diferentes plataformas de acordo com as regiões.

E por que selecionamos a FCM? Porque achamos que era o melhor candidato com um programa de viagens global enquanto fornecia um serviço personalizado de primeiro nível e que estivesse no local certo para as necessidades de viagens correspondentes.

SCOTT REDDIE: Eu represento a FCM Travel Solution e vou fazer um apanhado sobre o

nosso programa de viagens. Eu realmente estou muito contente por estar aqui e nós criamos um programa para satisfazer da melhor maneira possível as necessidades da ICANN. E eu quero fazer uma apresentação rápida sobre a companhia.

Nós temos essa marca com um volume de vendas de US$ 06 bilhões, com mais de 500 escritórios no mundo, 6.500 colaboradores no mundo inteiro, e estamos presentes em mais de 90 países. Nós fazemos parte de uma grande família de marcas, a FCTG – Flight Centre Travel Group. E essas que vemos aqui fazem parte dessa família. Nós trabalhamos em nível corporativo, individual, e representamos também planos corporativos. E nós somos uma marca que faz parte dessa família de marcas. E se vocês não ouviram falar sobre FCM Travel Solutions aqui temos alguns de nossos clientes, como a Kellogg’s, a IKEA, e outras que vemos aqui com programas extensivos no mundo inteiro.

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E essas companhias têm a certeza absoluta que nós os servimos da melhor maneira possível. Estamos muito orgulhosos desse slide. É um prêmio que da companhia de gestão de viagens líder do mundo durante vários anos consecutivos pelos serviços de excelência e esperamos fornecer o mesmo nível de serviço para a ICANN também.

Mais detalhes aqui sobre onde nos encontramos no mundo. Aqui temos um mapa com os escritórios no mundo e no seguinte slide temos as regiões para fazer as reservas e também poderemos colaborar com a ICANN nessas regiões com os horários locais, dependendo de cada um onde estiver e com o melhor nível de serviço.

E agora alguns detalhes sobre o nosso programa. Levando em conta os objetivos e os (inint) [00:09:23] da ICANN, nós realmente queremos fornecer serviços em três áreas importantes. Primeiro com uma (inint) [00:09:30] de serviço com uma abordagem bem prática e no mundo inteiro com um programa feito sob medida. E também garantimos ao viajante o bem estar, a segurança, a saúde, com um serviço dedicado em cada região e uma abordagem manual. Também tecnologia e relatoria que processamos. Temos avanços em processos e tecnologias. E levando em conta qualquer local do mundo onde você quiser fazer uma reserva com visibilidade e transparência no programa para o viajante. Terceiro ponto, que é muito importante, porque isso nos permite fornecer as melhores tarifas pelos bilhetes aéreos. Estamos focados em fornecer essas melhores tarifas no mundo inteiro para ajudar a determinar e cumprir com as políticas e as diretrizes sobre viagens da ICANN.

E agora vou passar o microfone para o José para que ele mostre o que há de novo nesse programa de viagens.

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JOSEPH DE JESUS: Então, aqui temos as regiões de viagens que mostram o que a FCM pode

oferecer. É muito fácil (inint) [00:11:19], e a FCM vai ajudar vocês com o processo de reserva e vocês podem ter o acesso aos portais regionais onde podem construir seu perfil e uma vez criado o perfil no portal devem contatar um agende dedicado por telefone ou e‐mail. E o que é mais importante é que a FCM sempre vai conseguir as melhores tarifas. Muito obrigado.

SCOTT REDDIE: Eu só queria falar um pouco sobre os detalhes da equipe regional do

mundo inteiro. Primeiro temos as operações na Irlanda de segunda à sexta das 09h às 17:30h, horário local, e trabalhamos com muitas línguas neste escritório, inglês, italiano, polonês, alemão, egípcio, e árabe. (inint) [00:12:27] solicitado e o segundo ponto de operações é Dubai, trabalhamos de domingo à quinta‐feira das 08:30h às 17:30h, horário local, e as línguas são inglês e árabe. Em seguida as operações do México, de segunda à sexta das 08h às 18:30h, horário local, e as línguas são o inglês e o espanhol. O seguinte é Cingapura, de segunda à sexta das 09h às 18h, horário local, e sua língua oficial é o inglês. Istambul, de segunda à sexta das 09h às 18h, horário local, e a comunicação será em inglês e em turco. E por último as operações nos Estados Unidos, de segunda à sexta das 07h às 18h, e a língua oficial é o inglês.

Vamos ver o seu programa de viagens agora. Aqui vemos algumas diretrizes desse programa que são bastante simples. Fazemos todas as reservas por via aérea na classe econômica e isso é feito através do grupo para viagens da ICANN exclusivamente. Para ver a lista de diretrizes, por favor, aqui temos um link. E quanto ao processo de reservas se você for um viajante confirmado você vai receber um e‐mail

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de boas vindas do Constituency Travel da ICANN que permite que a você começar sua reserva na ICANN Travel. Depois faz o login no portal FCM Travel e cria ou atualiza o seu perfil, isso é muito importante porque nós termos a informação certa para fazer a reserva. E depois você envia a sua solicitação de viagem para a FCM e copia para o Constituency Travel. Então, a FCM vai finalizar a seu itinerário.

Então, há uma verificação de controle de qualidade antes da emissão do bilhete para garantir que todos os elementos estejam de acordo e que a menor tarifa seja oferecida. Então, o itinerário final e o recibo enviado para o viajante e para o Constituency Travel. Então, nós também temos uma assistência 24 horas por dia, sete dias por semana, se você precisar cancelar ou modificar sua passagem.

Quanto aos vistos, se você precisar de um visto nós vamos dar um itinerário do que deve ser feito para os vistos para você e para o Constituency Travel da ICANN. Então, a FCM não vai emitir o bilhete até que você tenha o recibo do visto. Então, não esqueçam de incluir vistos válidos e informações de passaporte no portal da FCM Travel.

Então, como é que é o documento de viagem? Aqui vemos uma amostra de itinerário. Na linha de assunto você verá um recibo de viagem em formato PDF. Isso é um exemplo de itinerário, pode variar um pouco entre os escritórios, mas em geral é nesse formato e com o mesmo conteúdo.

Vamos explicar brevemente como é que nós conseguimos a melhor tarifa para os viajantes da ICANN. Temos uma tarifa padrão da (inint) [00:17:21] que qualquer agência pode obter que é aceita através de uma plataforma global de distribuição e depois há uma tarifa negociada pelo

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cliente. Por exemplo, a ICANN vai fazer isso e vai dizer qual é a tarifa disponível.

Depois nós temos as tarifas negociadas pela FCM. Quando houver uma tarifa mais barata nós podemos oferecer para vocês e a outra é a busca pela internet. Então, são as tarifas comerciais disponíveis na internet. A próxima forma de busca é as tarifas ou creative ticketing, que seriam as tarifas de cada empresa que às vezes fazem ofertas. Então, a gente vai mostrar algumas opções da melhor tarifa com base no melhor preço disponível. E depois nós temos as tarifas negociadas por centros de voo e da rede global. Então, como nós temos US$18 bilhões de gastos globais da nossa companhia‐mãe em negociação de taxas podemos ter acesso e negociar grandes descontos em diferentes pontos de venda ao redor do mundo. Agora no próximo slide vou mostrar alguns detalhes sobre o sistema de distribuição global. Explicamos isso porque a ICANN tem viajantes de todo o mundo e nós queremos garantir que você saiba que quando faz uma reserva em um sistema são feitas alterações globais e isso deve voltar à agência original. Então, se quando você faz uma reserva nos Estados Unidos você vê que a bandeira diz “salvador” em cima dos EUA, isso quer dizer que para alterar a reserva você deve fazer através da mesma agência original em que você começou o processo.

De maneira similar à bolsa de valores ao redor do mundo, nós temos diferentes plataformas ao redor do mundo. Há muitos sistemas de distribuição globais no mundo que nós usamos para acessar a melhor tarifa regional para vocês.

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Aqui é o duty of care, ou a responsabilidade de cuidado. Nós temos sistemas bastante sofisticados mostrando quais são as áreas de maior risco ao redor do mundo. Então, quando você fizer a reserva faça através da FCM, pois isso permite que você veja através do nosso sistema de monitoramento de voos que se você estiver viajando para um país de alto risco nós podemos retirá‐los do problema e leva‐los a um local seguro. Ou seja, nós trocamos a reserva ou cancelamos sua passagem. Na verdade nós queremos impedir você ou tirá‐lo de algum país de alto risco, mas isso só pode ser feito quando você fizer a reserva através da FCM, senão nós não sabemos onde você está e não vamos poder ajuda‐ lo. Agora temos uma demonstração do portal da FCM. Eu vou compartilhar a tela do portal aqui. Então, esse é o portal. Cada portal está ligado a um escritório de reservas. Então, nós queremos ter uma plataforma uniforme para gerenciamento de perfis. Nós temos aqui um perfil para que você o preencha e para que vocês tenham a melhor experiência possível.

Primeiro vocês (inint) [00:22:16] a informação da sua agência. Você tem o link para o e‐mail. Também enviamos o nome dos agentes com quem você vai falar. Como eu falei antes nós temos equipes pequenas, então vocês vão conhecer os nossos agentes e eles vão conhecer vocês. Se precisarem de assistência fora das horas úteis nós passamos o telefone aqui e também do suporte técnico, se for necessário.

Outras informações importantes são os alertas de viagens que dizem o que está acontecendo ao redor do mundo em termos de viagens. Se você está indo para uma área de médio a alto risco você pode clicar aqui para saber mais informações sobre o que está acontecendo.

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Agora, na aba de perfil. Aqui vemos essas outras abas aqui embaixo. O preenchimento delas é importante. Em primeiro lugar temos suas informações básicas, nós precisamos saber qual é o seu nome legal, o nome que consta no passaporte para que não haja complicações no aeroporto, sua data de nascimento, etc.

Depois temos as suas preferências de viagem. Isso é bastante útil, por exemplo, se você gosta de ficar no corredor você pode selecionar um assento no corredor e isso vai ser carregado na sua solicitação de reserva. Isso vai fazer com que você tenha uma maior probabilidade de conseguir um assento no corredor, neste caso. Para frente ou para trás, ou qual tipo de refeição, perto das saídas de emergência, também pode colocar qual o aeroporto de partida preferido e isso vai ser colocado como default para ajudar os agentes a encontrarem a melhor passagem para você.

Agora as informações de contato. Então, se você quer que terceiros recebam informações de seu itinerário ou recibos você pode cadastrá‐ los aqui com o endereço de e‐mail para garantir que sua esposa, ou seu amigo ou seu colega recebam seus detalhes de viagem. É muito importante colocar os números para contato de emergência.

Números de filiação. Isso é muito importante para o para os programas de milhas. Eu sei que vocês da ICANN viajam muito, então vocês podem colocar quais são os programas de milhas dos quais vocês participam. Você coloca qual é o tipo que você quer usar, qual o número, qual a companhia aérea e isso vai ser colocado na reserva.

O próximo slide são as informações legais. Isso é importantíssimo para os agentes da ICANN porque nós temos muitos passageiros que podem precisar viajar para países que precisam de visto. Então, eles têm que

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receber essas informações. É bastante simples, você coloca o tipo de documento, visto, onde foi emitido, adiciona o número aqui, isso deve estar já no seu passaporte. Então, você tem que colocar o número do seu passaporte e os dados do visto. Essas são as abas mais importantes. Isso deve ser preenchido de forma muito precisa para fazer com que o processo de reserva ocorra de forma fácil e sem complicações. Aí nós sabemos qual é o seu nome, quais são os vistos e suas preferências. Uma última característica que eu vou mencionar é que na página inicial você pode contatar o seu agente de viagem da FCM por telefone ou e‐ mail. Uma outra forma bastante fácil de fazer uma reserva é utilizar o formulário de solicitação de reserva. Clicando neste link você pode colocar os detalhes da viagem, hora de partida, data, digitar comentários e isso vai ser enviado para a agência local da FCM e eles irão enviar para você as cotações.

Então, isso conclui a apresentação sobre o portal da FCM. É bem fácil de entender. Então, todos os que fazem reservas terão os seus dados atualizados. Eu vou parar de compartilhar a tela e vou passar para a Tristana.

TRISTANA WEBSTER: Muito obrigada pela demonstração do portal. Eu vou passar

rapidamente pelos próximos slides. Quando vocês receberem os e‐mails de boas‐vindas vocês receberão um link para entrar no portal que irá leva‐los ao portal da sua área. Vocês completam as informações necessárias, sigam as instruções de como fazer os registros. Nós vamos ter uma apresentação sobre isso no wiki. Então, eu vou mostrar aqui o

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que precisa ser feito para vocês se registrarem no portal. E é claro que se vocês tiverem alguma pergunta vocês podem fazê‐las para nós através do Constitiency Travel.

As próximas etapas é que vocês receberão um e‐mail com o link de registro para o portal do FCM Travel. Então, ele vai ser geograficamente ligado aonde você vive. Então, façam o registro agora, atualizem o seu perfil para garantir que todas as informações estejam carregadas no portal e todas as preferências também. Os dados mais importantes são os vistos e os dados do seu passaporte.

Isso vai ser postado na wiki da comunidade na seção de suporte à viagens. Então, o que nós fizemos? Nós revisamos o novo fornecedor de viagens, a FCM Travel Solutions, revisamos os detalhes do programa de viagem deles para a ICANN, revimos os detalhes dos escritórios regionais, revimos o seu programa de viagens e providenciamos uma apresentação online do portal de viagens. E discutimos os próximos passos.

Quanto às perguntas, por favor, as enviem para este e‐mail que está na tela. Eu acho que vocês já nos conhecem. E nos enviem qualquer pergunta que vocês tenham sobre a FCM Travel Solutions ou então vocês podem digitar no chat. Nós vamos reunir todas as perguntas que vão chegar por e‐mail e no chat e vamos enviar para vocês e também postar as respostas na seção de viagens da wiki.

Vejam tudo o que pode ajudar e nós vamos tentar fazer um padrão disso tudo. Então, nós vamos compilar essa lista de perguntas frequentes e isso será postado na sessão de viagens da wiki.

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Então, agradecemos vocês pela participação. Espero que essas informações sejam úteis e esperamos continuar trabalhando com vocês. Então, concluímos aqui a nossa reunião, muito obrigada. SCOTT REDDIE: Em nome da FCM nós esperamos ansiosamente cuidar dos seus arranjos de viagens. Obrigado. TRISTANA WEBSTER: Muito obrigada. Por favor, nos enviem suas perguntas.