CARTILHA5S's

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

SECRETARIA DE ESTADO DE SANEAMENTO E ENERGIA

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

Senso de

Pág

1

Utilização

3

2

Ordenação

4

3

Limpeza

5

4

Saúde/Asseio

6

5

Autodisciplina

7

O instrumento de gestão documental que autoriza a eliminação de documentos públicos ou determina a sua preservação é a TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS, após sua oficialização. O agente que destruir, inutilizar ou danificar documentos públicos sem avaliação ficará sujeito às penalidades previstas em âmbito administrativo e criminal.

O que é a GESTÃO DE DOCUMENTOS e quais os seus BENEFÍCIOS?

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Com a gestão documental é possível:

• assegurar e agilizar o acesso às informações e aos documentos públicos; • preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Estado;

• eliminar com critério os documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda. O que são as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADA? São grupos permanentes e multidisciplinaresinstituídos nos órgãos, entidades e empresas da Administração Pública Estadual, responsáveis pela elaboração e aplicação

de plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos. Quais os instrumentos de gestão já disponíveis?

• PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO: Identifica os tipos documentais e

lhes atribui uma codificação numérica e uma nomenclatura padronizadas para toda a administração estadual.

• TABELA DE TEMPORALIDADE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA

ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO: Define

os prazos de guarda e a destinação para cada um dos tipos documentais identificados.

Oriente-se com um representante da CADA, quanto a destinação dos documentos de sua Unidade.

Para encontrar o representante CADA de sua unidade, acesse o site do DAEE/RHemação/representante CADA

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

•O DAEE existe para assegurar o

desenvolvimento integral e sustentável das bacias hidrográficas no Estado de São Paulo, atendendo às necessidades dos municípios e da sociedade como um todo, planejando, executando, operando e

controlando, de forma integrada, participativa e descentralizada:

–a utilização dos recursos hídricos, –a infra-estrutura hídrica,

–a infra-estrutura de saneamento, em caráter supletivo,

–e a gestão dos efeitos dos eventos críticos. •Em 2018...

•ser uma instituição do Governo do Estado de São Paulo reconhecida por sua excelência técnica e sua capacidade de articulação para o planejamento, a implantação e a operação de soluções integradas no uso e controle de recursos hídricos e de saneamento.

V

I

S

Ã

O

M

I

S

S

Ã

O

DAEE

1

8

Benefícios:

1. Trabalho diário agradável; 2. Melhoria nas relações humanas; 3. Valorização do ser humano;

4. Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;

5. Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

Como praticar o SENSO DE AUTODISCIPLINA • É saber das suas responsabilidades e estar comprometido com elas: não precisa o chefe mandar.

• É se sentir responsável pela qualidade de seu trabalho e de sua vida. • É cumprir padrões éticos, morais e técnicos.

• É fazer e praticar o que se aprende;

• É não permitir que o local de trabalho volte a ser como era antes; • É permitir que sua vida seja melhor do que antes.

A GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO no processo do 5S’s CADA - Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo

DEFINIÇÃO DE DOCUMENTOS E SUA GESTÃO

DOCUMENTOS PÚBLICOS: O que preservar e o que eliminar?

São documentos públicos todos os registros de informação, em qualquer suporte,

inclusive o magnético ou óptico, produzidos e acumulados por órgãos e entidades da administração estadual, no exercício de suas funções e atividades.

Deverão ser preservados permanentemente, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa, os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo.

Poderão ser eliminados os documentos que após cumprirem a finalidade para a qual foram produzidos não apresentarem valor que justifique sua guarda permanente.

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

Por que o nome 5S’s

O programa foi criado no Japão e lá, ele tem nomes que começam com a letra “S”.

JAPÃO

BRASIL

SEIRI

SENSO DE UTILIZAÇÃO

SEITON

SENSO DE ORDENAÇÃO

SEISOU

SENSO DE LIMPEZA

SEIKETSU

SENSO DE SAÚDE/ASSEIO

SHITSUKE

SENSO DE AUTODISCIPLINA

Por que Senso?

O termo “Senso” significa exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender. Significa ainda a aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular.

A escolha ocorreu exclusivamente porque “senso” indica disposição para mudar e melhorar comportamentos.

Vamos conhecer os sensos

1

SENSO DE UTILIZAÇÃO

É ter somente o necessário no local de trabalho. Destinar cada coisa para onde

possa ser útil.

1. Verificar o que é útil e necessário.

2. Separar aquilo que não tem utilidade para o setor.

3. Descartar o que não serve e/ ou disponibilizar para outro setor. Benefícios:

1. Melhoria do local de trabalho;

2. Satisfação dos empregados por trabalharem em ambiente limpo;

3. Maior segurança e controle sobre equipamentos, máquinas, instrumentos e ferramentas;

4. Eliminação de desperdício;

5. Valoriza a imagem do empreendimento. Como praticar o SENSO DE LIMPEZA 1. Fazer uma faxina geral.

2 Acionar regularmente o pessoal da limpeza 3. Acionar regularmente o pessoal da manutenção. 4. Desenvolver hábitos de limpeza.

5. Limpar os objetos antes de guardá-los.

6. Limpar, lavar, pintar... pisos, tetos, paredes, banheiros, máquinas, equipamentos, ferramentas, etc.

7. Não deixar nenhum cantinho passar despercebido.

8. Não usar máquinas/equipamento fora das especificações. Forçar contraria o senso de limpeza.

9. Encaminhar uma máquina/equipamento para manutenção, ao observarmos alguma anomalia (ruído, trinca, vibração, queda de desempenho, etc.).

Dizer não a todo tipo de poluição:

4

SENSO DE SAÚDE/ASSEIO

É manter as condições de trabalho favoráveis à saúde física e mental. • Garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes; • Manter boas condições sanitárias nas áreas comuns; • Zelar pela higiene pessoal;

• Cuidar para que as informações e comunicados sejam claras, de fácil leitura e compreensão;

• Ter comportamento ético;

• Promover um ambiente saudável nas relações interpessoais; • Cultivar um clima de respeito mútuo nas diversas relações.

SONORA VISUAL AMBIENTAL

3

6

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

Benefícios:

1. Liberação de espaço;

2. Eliminar materiais, equipamentos, instrumentos, ferramentas, armários, prateleiras etc... em excesso;

3. Eliminar dados de controle ultrapassados; 4. Eliminar itens fora de uso e sucata; 5. Diminuir risco de acidentes.

Como praticar SENSO DE UTILIZAÇÃO

Você e seus colegas devem analisar tudo que está no local de trabalho e separar o que é necessário e o que é dispensável.

2

SENSO DE ORDENAÇÃO

Colocar as coisas no lugar certo; realizar as atividades na ordem certa. 1. Analisar onde e como guardar as coisas.

2. Definir critérios para organizá-las.

3. Definir lugar e modo adequados de guardá-las. 4. Padronizar os nomes dos objetos.

5. Criar um sistema de identificação visual. 6. Manter tudo em seus lugares após o uso.

Descartar

Coisas úteis não necessárias ao setor

Colocar a disposição dos outros setores

Encaminhar ao setor que vai usar Coisas não

necessárias a nenhum setor

Material em bom estado Material em péssimo estado Lixo

Recuperar

Coisas necessárias ao setor

Material recuperável Programar a recuperação Venda

Venda para sucata Jogar fora

⇒





⇒

⇒

⇒

⇒



O nome ordenação já indica tudo ou seja temos que ter tudo, seja, um local para guardar as coisas de modo que todos saibam onde encontrá-las.

O segredo está em localizar rapidamente aquilo de que necessitamos. Benefícios:

1. Rapidez e facilidade para encontrar medicamentos, documentos, materiais, equipamentos, ferramentas e outros objetos;

2. Diminuição do cansaço físico por movimentação desnecessária; 3. Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;

4. Economia de tempo; 5. Diminuição de acidentes.

Como praticar SENSO DE ORDENAÇÃO

É ter um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

Ordenar é IDENTIFICAR - Sempre que possível devemos usar placas indicativas, cores, símbolos,

de forma bem visível para a localização de cada material. Ordenar é: Saber usar e guardar.

3

SENSO DE LIMPEZA

Deixar o local limpo e equipamentos em perfeito funcionamento. Senso de limpeza significa também zelar

pelos objetos e materiais de trabalho. É o senso de preservação/conservação. O importante é usar e deixar sempre limpo e nas condições adequadas para ser utilizado novamente.

FREQUÊNCIA DE USO

Se é usado toda hora Se é usado todo dia Se é usado toda semana Se não é necessário

PROVIDÊNCIAS

Colocar no próprio local de trabalho Colocar próximo ao local de trabalho Colocar no almoxarifado, etc. Descartar, disponibilizar

“É MAIS DO QUE LIMPAR, É NÃO SUJAR.”

5

4

Gestão da Qualidade e 5S´s

_{Gestão da Qualidade e 5S´s}

· Também é trabalhar em grupo. · Criar um bom ambiente de

trabalho.

· Dizer não às fofocas, às brincadeiras de mau gosto e às discussões sem sentido. Benefícios:

1. Equilíbrio físico e mental; 2. Melhoria do ambiente de trabalho;

3. Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc) 4. Melhoria nas condições de segurança.

Como praticar o SENSO DE SAÚDE/ASSEIO

Desenvolvendo a preocupação constante com padronização e bem-estar, tornando o local de trabalho saudável e adequado às tarefas desenvolvidas.

1. Praticar sempre os 3S’s anteriores.

2. Melhorar as condições ambientais de trabalho. 3 Identificar e padronizar tudo que possível.

4. Seguir os procedimentos de segurança do trabalho. 5. Criar um ambiente de trabalho harmonioso.

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SENSO DE AUTODISCIPLINA Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais.

É o querer de fato; o ter vontade de; o se predispor a...

É fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina.

Origem do 5S’s

O 5S’s é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão, concebido por Kaoru Ishikawa, logo após a 2ª Guerra Mundial, para combater a desordem e sujeira das fábricas. No Brasil, este conceito foi adotado pelas empresas com maior ênfase no início da década de 90.

A essência do 5S’s está presente em qualquer instituição, população, sociedade, família ou pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, bem-estar e respeito ao próximo.

Objetivo do 5S’s

Utilizar o 5S’s como um instrumento para criar uma equipe de trabalho, que combata o desperdício, crie um novo ambiente na empresa, com muita organização, limpeza, ordem e responsabilidade. Colocando em prática lições muito simples, mas que exigem: • Novos hábitos,

• Novos comportamentos e, • Novas atitudes por parte de todos. O que é 5S’s

É um programa que vai nos ajudar a trabalhar melhor. Vai melhorar nossa qualidade de vida no trabalho.

Benefícios ao implantar o programa 5S’s • Melhoria da qualidade de vida;

• Melhoria do ambiente de trabalho e das relações humanas; • Desenvolvimento do trabalho em equipe;

• Redução do stress das pessoas; • Informação facilitada;

• Incentivo à criatividade; • Otimização do espaço; • Facilidade de encontrar tudo; • Redução de custos;

• Redução de atos e condições inseguras; • Eliminação do excesso de objetos, formulários...

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Gestão da Qualidade e 5S’s