APLICAÇÃO DE UM PROGRAMA DE 5S
EM UM SETOR ADMINISTRATIVO DE
UMA UNIVERSIDADE PÚBLICA
Amanda Caroline da Silva Ribeiro (UENF)
acsr.amanda@gmail.com
Deyverson Crizostomo da Costa (UENF)
deyversoncosta@hotmail.com
O presente trabalho apresenta a possibilidade de aplicação do programa 5S em um setor administrativo de uma universidade pública. Problemas como atrasos na entrega de relatórios e divulgação de resultados, publicação de informações incorrettas, o que ocasiona sérios problemas para os funcionários do setor e todas as pessoas envolvidas. Considerando esses fatores, observou-se a necessidade de implantação de um programa de 5S, sendo escolhido por ser um método simples e de fácil aplicação. Foram levantadas mudanças que ocorreriam com a implantação do modelo, impactos positivos como diminuição nos tempos de atraso, melhoria da qualidade de vida dos funcionários, aumento da produtividade, eliminação de perdas e desperdícios e consequentemente redução dos custos extras. Auxiliando na identificação de materiais, descarte de itens obsoletos e promovendo um ambiente saudável para os trabalhadores.
Palavras-chaves: atrasos, falhas, funcionários, impactos positivos, programa 5S.
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1. Introdução
O programa Housekeeping, atualmente é visto como uma ferramenta básica para o sucesso do Controle da Qualidade Total, TQC. O 5S, como ficou conhecido, devido as iniciais de
palavras japonesas, contribui na qualidade total, incorporando-se a rotina da empresa,
causando mudanças no comportamento de todas as pessoas necessárias para o funcionamento da organização onde está sendo aplicado o programa. Ao longo do tempo, essas mudanças são incorporadas ao planejamento estratégico, aumentando a possibilidade das empresas
satisfazerem a seus clientes.
Para a sobrevivência de uma instituição é primordial a Gestão da Qualidade, de maneira a visualizar e controlar atividades, informações e documentos.
A eficiência e eficácia das organizações dependem da participação e comprometimento de todos os indivíduos envolvidos. Segundo Dal Prá (2003), “um ambiente organizacional onde há uma gestão dinâmica e contingencial de fatores físicos, sociológicos, psicológicos e tecnológicos da organização do próprio trabalho torna-se saudável e mais propício ao aumento da produtividade. Este ambiente reflete no comportamento dos funcionário no atendimento aos clientes e no contato com fornecedores”.
De acordo com Mattos (1999), “o indivíduo normal e sadio almeja, acima de tudo, assumir maior responsabilidade pelo que faz, participar das decisões sobre o que fazer, conquistar mais autonomia e respeito por sua condição profissional”.Desta forma, existe a necessidade de maior participação dos funcionários nas tomadas de decisões, quando os indivíduos percebem que suas idéias são levadas em consideração, existe um aumento na
responsabilidade.
Verifica-se, a importância da aplicação de estratégias para o alcance da redução de custos e desperdícios, de maneira a aumentar a satisfação dos clientes.
2. Descrição do problema
No Brasil, os serviços públicos muitas vezes são criticados devido aos atrasos e falhas na execução dos processos. Uma das causas desses problemas pode está relacionada ao comodismo de alguns funcionários, devido a não existência do risco de perda de emprego, diminui-se a preocupação com a minimização de falhas e a busca das possíveis causas. Isto pode acarretar diversos problemas a todas pessoas envolvidas.
Os setores públicos, assim como os particulares, possuem não conformidades, mas nos particulares o constante número pode ocasionar em perda de emprego. As empresas privadas visam aparentemente em maior grau de importância a satisfação do cliente, quando os requisitos destes não são atendidos, devem ser pesquisados até que se atinjam sua satisfação. Nos setores públicos, observa-se que alguns funcionários, não possuem como objetivo principal a satisfação do público atendido. Assim as falhas existentes, muitas vezes, não são investigadas pelos funcionários diretamente envolvidos com os problemas, passando
responsabilidades a outros setores. Essessão empurrados até que se chegue ao ponto onde a pessoa prejudicada desista de reclamar, aguardar e consiga solucioná-los sozinho. Isso pode
3 levar a sérias conseqüências, especialmente quando ocorrem em setores relacionados à saúde e educação, fatores básicos para o desenvolvimento humano.
Segundo Dal Prá (2003) “É de fundamental importância que se repense o papel dos servidores públicos junto à Administração Pública, eles terão que estar aliados, engajados, para se obter os resultados almejados. Pois por mais que se invista em tecnologia, em maquinários, o ser humano é essencial para o trabalho, sem ele em sua base, organização alguma conseguirá fazer o que se propõe”.
De acordo com Dal Prá (2003), pode-se afirmar que não é fácil motivar e manter motivadas as pessoas em uma organização, porque cada uma possui interesses e habilidades diferentes. Isso pode ser ainda mais difícil quando se fala das organizações públicas, onde, ao contrário da empresa privada, infelizmente, existe muito burocracia.
3. Auto – avaliação ou avaliação interna
O setor possui cinco funcionários e quatro bolsistas. Executando diversas atividades e está localizado em um espaço físico reduzido, sem repartições o que é inconveniente, porque os funcionários executam atividades diversificadas. Atualmente, recebem reclamações de alunos, e estas estão relacionadas a erros nas datas de envio de confirmações de renovação das bolsas de categoria de monitoria. Os bolsistas de monitoria após um ano de bolsa, caso permaneçam, devem entregar um relatório a esse setor com assinatura do coordenador e respectiva
descrição das atividades executadas e resultados obtidos, além da avaliação do professor orientador. Esses relatórios após serem entregues ao setor administrativo devem ser
encaminhados, pelo próprio setor, documentos informando a renovação da bolsa à gerência de recursos humanos. Ocorrendo algum atraso no envio deste documento o aluno não entrará na folha de pagamento. Esse fato será descoberto apenas um mês após o erro, quando chegarem às reclamações dos alunos, desta forma, o estudante também não receberá o pagamento do mês seguinte, visto que as folhas de pagamento “fecham” no início do mês. Assim, o aluno prejudicado receberá o retroativo cerca de dois ou três meses após o atraso. Além disso, caso necessite trocar de categoria de bolsa, não receberá o retroativo.
Observa-se que um pequeno atraso no envio de documentos, neste caso, falha dos
funcionários, pode acarretar diversas inconveniências aos alunos e também aos funcionários. Analisando-se números de reclamações relacionadas ao mesmo erro,observou-se a
necessidade de implantação do programa 5S.
4. Procedimento proposto
Devido aos problemas citados anteriormente, observa-se a necessidade de implantação do programa 5S.
Essa técnica possui o nome 5 S devido as cinco técnicas que a compõe, que são: - Seiri: liberação da área, utilização, organização;
- Seiton+ arrumação e ordem;
- Shitsuke: saúde, padronização, asseio; - Shikari-yaro: disciplina no posto.
4 - a melhoria física do ambiente de trabalho;
- a prevenção e redução de acidentes durante a execução do trabalho; - o incentivo à criatividade das pessoas envolvidas na área de trabalho; - a redução dos custos de instalações;
- a eliminação do desperdício de materiais e esforços humanos; - o desenvolvimento do trabalho em equipe;
- a melhoria nas relações humanas;
- a melhoria da qualidade de produtos e serviços.
Partindo desses pressupostos, é interessante que observemos o que, especialmente, cada técnica significa dentro do ambiente de trabalho.
4.1. Seiri: liberação da área, utilização, organização
Segundo Alvarez (2001) em um local de trabalho, muitas vezes há objetos, materiais ou informações que não se utilizam para identificar essas utilidades.
O conceito chave para o seiri é utilidade; no entanto, ao identificar as inutilidades, devemos estar atentos às informações e/ou documentos importantes para não serem descartados. Pode-se apontar como principais vantagens:
- liberar espaço;
- eliminar ferramentas, armários, prateleiras, materiais; - eliminar dados ultrapassados;
- diminuir o risco de acidentes;
Para a execução do seiri, deve-se definir e instalar áreas de descarte em pontos estratégicos com as sinalizações convenientes e adequadas para evitar transferir a desorganização de um lugar para o outro. Ou seja deve-se tomar cuidados, etiquetando e controlando os materiais descartados. O responsável pelo material que está sendo descartado terá de acompanhar o processo final.
4.2. Seiton: ordem, arrumação
Para Alvarez (2001) após liberar a área de trabalho, o que foi executado no seiri, as coisas que sobraram e que efetivamente têm de permanecer na área de trabalho devem ser organizadas de forma lógica e coerente; essa organização é o seiton. A simplificação é seu conceito-chave. Os materiais devem estar em locais de fácil acesso para que, quando estiverem fora do lugar, a verificação seja simples, rápida e imediata. Ao mesmo tempo, deve-se identificar o que está guardando em cada lugar, para depois poder encontrá-lo com facilidade. Em outras palavras, deve haver um lugar para cada coisa deve estar em seu respectivo lugar.
Pode-se apontar como as principais vantagens do seiton:
- economia de tempo na busca de materiais necessários ao trabalho; - eliminar ferramentas, armários, prateleiras, materiais;
- diminuição de acidentes pela colocação adequada dos móveis e utensílios, máquinas e equipamentos.
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4.3. Seiso: limpeza
De acordo com Alvarez (2001) após liberar a área de trabalho e organizá-la, devemos limpá-la e descobrir quais rotinas ou trabalhos, daquela área específica, geram sujeira, modificando-as quando necessário e executando a limpeza da área de trabalho. Como agentes que agridem ao meio ambiente, tais como iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira e outros semelhantes.
A limpeza de ter manutenção diária executada por cada um dos usuários do ambiente e das máquinas.
Assim a prática do seiso inclui:
- não desperdiçar nenhum tipo de material; - - não forçar nenhum dos equipamentos;
- deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso. Pode-se apontar como principais vantagens do seiso:
- melhoria imediata do local de trabalho;
- satisfação das pessoas por trabalharem em um ambiente limpo;
- maior segurança e controle sobre os equipamentos, máquinas e ferramentas empregadas no trabalho;eliminação do desperdício.
4.4. Seiketsu: padronização, asseio, saúde
A padronização e melhoria contínua das atividades será o próximo passo, após o cumprimento das três primeiras etapas do programa 5 S. As pessoas devem mudar seus comportamentos e aquelas rotinas que geram sujeira, pois se não houver perseverança, rapidamente voltará à situação inicial, antes mesmo da conclusão da implantação do 5S.
Além do ambiente de trabalho, o asseio pessoal acaba também melhorando, pois os
funcionários tendem, naturalmente, a incorporar hábitos mais sadios quanto à higiene pessoal e aparência, por não quererem destoar do ambiente limpo e agradável no qual trabalham. Nesta etapa, as atividades do 5S que serão executadas e as responsabilidades de cada um no dia-a-dia deverão ser elaboradas por normas detalhadas.
Pode-se apontar como principais vantagens do seiketsu: Enaltecimento do equilíbrio físico e mental; melhoria do ambiente de trabalho; melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios etc) e melhoria nas condições de segurança.
6 O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo 5S, define a última etapa desse programa.
De acordo com Alvarez (2001) “A disciplina vem quando as pessoas passam a fazer as coisas que têm de esr feitas e de maneira como devem ser feitas. Naturalmente, as pessoas
envolvidas devem, obrigatoriamente, participar da elaboração das normas e discutir os procedimentos que participarem das decisões que são tomadas no 5S para que esse estágio seja atingido.Se elas não participarem das decisões que são tomadas no 5S não se sentirão responsáveis pelo resultado que será obtido e nem saberão avaliar a importância de suas ações para o grupo como um todo”.
Pode-se apontar como as principais vantagens do shitsuke: - trabalho diário agradável;
- melhoria nas relações humanas; - valorização do ser humano;
- cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; - melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.
Para aplicação do 5S é necessária uma modificação do comportamento dos colaboradores, do contrário, não poderá ser concluído. Como afirma Falconi (2004), “O programa 5S não é somente um evento episódico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade.”
5. Considerações sobre o emprego do procedimento
Para a análise de uma implantação do programa 5S, foi feito um estudo, observando os
processos existentes, as pessoas que trabalhavam no local e a função por elas desempenhadas.
5.1. Etapa 1
Seria necessário separar o que é utilizado do não utilizado, neste caso, foi observado a existências de documentos obsoletos, computadores para serem descartados. Além disso, observou-se que sobre a mesa dos funcionários A e B existiam arquivos, papéis, calculadoras, carimbos, agenda, e esses não estavam sendo utilizados durante o período de observação.
5.2. Etapa 2
Alocar os armários, onde ficam armazenados os arquivos, próximos aos funcionários que prestam atendimento. Atualmente, esses armários estão dispostos ao final da sala, causando atrasos no atendimento e desperdícios de movimentos. O objetivo é identificar e arrumar tudo,
para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e melhore a visualização. Por política da universidade, existem poucos funcionários que trabalham nesta repartição, desta forma, na falta de um deles será possível a sua substituição dado que os materiais e itens estarão organizados de maneira a aumentar a produtividade na execução das atividades, a facilitar o encontro de itens desejados. Os itens mais importantes estarão próximos aos funcionários, os menos utilizados estarão armazenados em locais fixos.
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A funcionária A, utiliza muitas vezes o carimbo, canetas, telefone e impressora. Então, pensou-se em localizar esses itens próximos dela.
Também nesta etapa deve-se padronizar as nomenclaturas, essas devem ser expostas em um local do setor para que todos possam visualizá-las. Os objetos devem ser organizados, para isso, devem existir locais de armazenagem de grampeadores, carimbos, calculadoras, adaptadores, folhas brancas, agendas, cartuchos, grampos.
Os telefones úteis e as senhas dos computadores devem ser devem ser guardados em locais seguros e de fácil acesso, de modo que na falta de algum funcionário, o trabalho prossiga. Os arquivos eletrônicos devem ser nomeados de forma padrão, para facilitar a compreensão de todos os funcionários.
As rotinas de trabalho devem ser documentadas. A documentação facilita o treinamento de novos bolsistas, a descoberta de erros e falhas nos sistemas. As metas a serem atingidas e cumpridas pelos funcionários devem ser expostas em locais visíveis. Para que todos
conheçam os prazos a serem seguidos. Desta forma, em épocas de pico os bolsistas poderão auxiliar diretamente os funcionários.
Maior preocupação com a localização dos cabos dos computadores que incomodam o deslocamento dos funcionários.
Observando a funcionária B percebeu-se que esta utiliza mais o telefone, e o computador, e não necessita de carimbos sobre sua mesa. O funcionário C, também utiliza um computador, trabalha pouco com a impressora, o grampeador, o carimbo, por isso estes devem está localizados em gavetas e a impressora próxima a funcionária A, que utiliza para realizar seus trabalhos.
5.3. Etapa 3
Considera-se fonte de sujeira tudo que interfere no andamento das atividades, desta forma os ruídos estão incluídos. A sala do chefe do setor está localizada ao lado de uma sala de reunião, e durante as reuniões os sons são transmitidos, desta forma, os funcionários do setor
observado, sentem-se incomodados, ocorrendo uma defasagem na execução das atividades. Além disso, ao lado da sala deste departamento, os funcionários da limpeza efetuam a lavagem das louças, um ruído que pode ser ouvido pelos funcionários da área observada. Outro problema observado, foi a disposição dos ar condicionados, existem dois e estão localizados nos extremos da sala, isso causa um grande desconforto, visto que as pessoas no centro ficam mais expostas ao ar condicionado.
Com o término das atividades os funcionários e bolsistas devem organizar os objetos, dados e informações em locais determinados, fixos. Aprendendo a não sujar e eliminar as causas da sujeira. Devem-se definir responsáveis por cada área e suas respectivas funções, para manter os equipamentos, sempre na melhor condição de uso. As mesas precisam ser limpas, e após a utilização dos objetos, guardá-los nos lugares estipulados, organizados para o próximo utilitário.
Inclui-se ainda nesta etapa, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizadas, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas.
8 Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da organização. De forma que haja compreensão e auxílio entre eles, com objetivo principal de minimizar as falhas do processo. Esse deve ser um objetivo de todas as pessoas que trabalham no setor.
5.4. Etapa 4
Nesta etapa, deve-se manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e higiene. Incentivando os funcionários a adquirirem hábitos saudáveis, como ingerir alimentos
saudáveis, praticar exercícios físicos. Pode-se incluir o hábito de fazer uma ginástica antes de iniciar o expediente de trabalho, com objetivo de melhorar a qualidade de vida dos
trabalhadores.
Eliminar fontes inseguras que causam riscos, como cabos localizados em locais onde pode provocar queda de funcionários.
Esse programa, somente assegura o Sistema da Qualidade eficiente se as melhorias forem contínuas, havendo treinamentos e conscientização do pessoal, quanto a importância da qualidade nos serviços prestados. Além do entendimento de quanto são importantes para melhorar o ambiente de trabalho e saúde mental e física dos trabalhadores. A essência do programa são as mudanças de atitudes, pensamentos e comportamentos.
5.5. Etapa 5
Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho, treiná-los com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's. Motivar a participação de todos os funcionários, mostrando que a implementação do programa trará benefícios à todo o setor. De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços. Determinar um dia de limpeza, onde as pessoas possam se organizar para separar os itens não utilizados.
6. Conclusão
Conclui-se com esse trabalho que é viável a implantação do programa 5S no setor estudado, porque esse necessita de melhorias e o método pode ser aplicado facilmente. Caso o setor incorpore essas práticas ensinadas pelo 5S, será possível a minimização das falhas, facilitando o controle dos processos.
Como as metas e objetivos estarão dispostos em locais visíveis, assim como as obrigações da semana, qualquer pessoa poderá visualizar se o processo está sobre controle. Devem-se incorporar verificações com bases estatísticas para analisar os casos de falhas.
Os funcionários precisam perder o medo de declarar os erros, porque após a implementação do 5S, espera-se que exista uma compreensão geral e objetivos de busca contínua por melhoria da qualidade, sendo a meta o alcance da melhoria dos processos e execução das atividades. As atividades poderão ser intercaladas, desta forma poderão ser executadas caso algum funcionário falte, como tudo estará arquivado, auxilia na execução de determinadas atividades por outros funcionários e também por bolsistas. Desta forma, em épocas de “pico”, diminui-se o risco de falhas, que geralmente ocorrem devido ao número exaustivo de trabalho. Com essas incorporações será alcançada a melhoria da qualidade de vida dos trabalhadores do setor.
A cooperação entre as pessoas que trabalham possivelmente trará resultados positivos, visto que enquanto um funcionário se encontra atarefado, outro pode ser que possua poucas
9 atividades a realizar naquele momento, havendo possibilidade de auxiliar o colega de
trabalho, com objetivo de prestar atendimentos de qualidade, gerar informações seguras, atender os prazos de entrega, garantindo confiabilidade ao setor.
Outro ponto a ser destacado é que o administrador, para criar um ambiente de trabalho satisfatório deverá ter consciência de que as pessoas não são iguais, e por isso terão que ser tratadas de maneiras diferenciadas, além disso, deverá ter consciência de que a motivação é interna, e o desejo de fazer algo brota de dentro das pessoas e que deverá contribuir para que esse desejo interno possa ser nutrido, identificando quais são as necessidades importantes para cada tipo de pessoa.
Não apenas as empresas privadas, mas também os órgãos públicos necessitam se adequar as mudanças, as novas necessidades que surgem no dia-a-dia, e foi isso que motivou a
elaboração desse trabalho, que está voltado à motivação pessoal dos servidores públicos com objetivo de melhora no ambiente de trabalho (DAL PRÁ, 2003).
7. Referências
ALVAREZ, Maria Esmeralda B. Administração da Qualidade e da Produtividade. Abordagem do processo
administrativo. Atlas. 1ª. Ed., 2001.
GAVIOLI, Giovana, SIQUEIRA, Maria Cristina M., DA SILVA, Paulo Henrique R. Aplicação do programa 5S
em um sistema de gestão de estoques de uma indústria de eletrodomésticos e seus impactos na racionalização de recursos. Anais do SIMPOI, 2009
FALCONI, Vicente, TQC – Controle Total da Qualidade, 2.ed. Minas Gerais: INDG, 2004. 256 p. SILVA, Giselle C. O Método 5S, ANVISA, 2005.
DA SILVA, Nivaldo P., DE FRANCISCO, Antonio Carlos, THOMAZ, Marcos S. A implantação do 5S na
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DAL PRÁ, Kátia Leandra F., DE CARVALHO, Desiree S.F. Motivação Humana, Um dos Fatores do
