CONDOMÍNIO PLAZA BELLA Rua Visconde de Mauá, 95 1
ATA DE REUNIÃO CÓD: 20150304 e 20150307
Assunto: Discursão de assuntos relacionamentos aos problemas iniciais do condomínio Data e Hora da Reunião:
04/03/2015 as 19:00 horas 1º chamada 19:30 horas 2º chamada
07/03/2015 as 08:00 horas 1º chamada 08:30 horas 2º chamada (Continuação) Convocados:
A Síndica, Conselheiros Fiscais e todos os Subsíndicos nomeados na primeira assembleia geral Fabio Marcelino/Raimunda, Priscila, Giulianno, Ana Alice, Francislaine, Eunice, Yvo, Carlos Toledo, Gabriel, Cleidiane, Leandro José, Swamine, Breno Mechetti, André Luiz, Fernanda Francisco, Walmisson, Itamar
Convocados Ausentes (04/03/2015): Giulianno, Priscila, Fabio Marcelino/Raimunda, Leandro José
Convocados Ausentes (07/03/2015): Carlos Toledo, Priscila, Giulianno, Leandro José, Breno Mechetti, Walmisson, Itamar, Fabio Marcelino/Raimunda
Responsáveis pela ata: André Rodrigues
DELIBERAÇÕES
Cód. Item Responsável
1 Foi iniciada reunião e repassadas informações que seriam discutidos assuntos (retorno) da última reunião
A lista de contatos foi atualizada
André
FOCO DA REUNIÃO
Cód. Problema + Tempo * Ação proposta Data
Prev.
Resp. 1 Definição dos meios de
comunicação entre a administração e condôminos
Com foco principal na convocação de
Os módulos seguintes serão
apresentados durante os próximos 6 meses.
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assembleias e votações
2 Definição de modelo de documento para votação
Criar uma planilha modelo
(conforme sugerida pela Ana Alice) para votação dos itens abaixo:
Grades Cobertura de Garagem Comunicação aos condôminos Isenção de condomínio de subsíndicos e conselheiros fiscais; Crachá de Estacionamento Gabriel fará slides com as fotos dos modelos de grades e garagem
3 Avisos aos condôminos sobre assembleia geral
Enviar e-mails; Enviar SMS;
Aviso na porta de entrada do Hall; AR para condôminos que não assinarem o aviso do subsíndico (Excel modelo).
4 Criação/adequação da nossa convenção de condomínio e lei de regimento interno
A reunião marcada para 07/03 não ocorreu devido a reunião de 04/03 ter se estendido para data de 07/03. Não foi realizada, será necessário marcar nova data para definição do regimento interno Ramiele e Francislai ne 5 Apresentação documentos financeiros
Foi apresentado a movimentação financeira do condomínio dos meses de 12/2014, 01/2015 e 02/2015. Disponibilizar para subsíndicos planilha financeira com fechamento dos meses passados para envio aos condôminos. Swamine, César e Breno Swamine e César 6 Providenciar divisórias para as correspondências
Cleidiane vai receber um orçamento e repassar. Francislaine vai tentar um novo orçamento.
O orçamento que o Gabriel encontrou ficou muito caro.
01/04/ 2015 Cleidiane e Francislai ne
7 Controle de portaria Foi disponibilizado o livro e a portaria será orientada a registrar visitantes
10/03/ 2015
Swamine e César
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8 Alçapão do telhado Não foi comprado. Será comprado e disponibilizado até dia 10/03/2015.
10/03/ 2015
Swamine e César
9 Área privativa Não foi disponibilizado o documento com orientações.
Francislaine vai conversar com Carlos Toledo para elaborar um manual de orientações com entrega para 18/03/2015. 18/03/ 2015 Carlos Toledo e Francislai ne 10 Deixar na portaria um informativo com dados da hierarquia deste condomínio, pois este não vem sendo
respeitado, deixando os porteiros e prestadores de serviços confusos sem saber a quem se deve reportar (Sugerido por Francislaine)
André criará uma planilha com todos os contatos de subsíndicos.
01/04/ 2015 André 11 Protocolos de retirada de contas da CEMIG, SEDEX e cartas
registradas nas quais os porteiros recebem e repassam aos
condôminos sem nenhum controle de entrega (Sugerido por Francislaine)
Síndicos irão resolver. 10/03/ 2015
Swamine e Cesar
12 Discutirmos sobre a questão dos adesivos para carro, pois estes estão sendo entregues sem nenhum controle, (reclamação de um morador que questionou comigo) (Sugerido por Francislaine)
Gabriel propôs uma solução e irá verificar os custos. Será apresentado na assembleia geral do dia
18/03/2015 e proposto a compra com votação. O condomínio irá assumir 6% do custo do boleto.
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13 Informativos referentes ao que se passa no condomínio aos seus representantes, como funciona os maquinários como gás, bomba de água, motor do portão, assim como em caso de ausência de síndica, sabermos como proceder. Um morador me
procurou para saber se poderia retirar o registro de gás para colocar uma cerâmica e eu não autorizei, pois não sei qual o funcionamento para esta situação assim como informar itens disponíveis aos condôminos, como o próprio adesivo para carro na qual eu que tenho posse de uma vaga de garagem e não tinha conhecimento destes até que o morador veio me relatar tal problema (Sugerido por Francislaine)
Dentro do apartamento o
condômino deve procurar a MRV. Os síndicos irão providenciar procedimentos operacionais sobre e repassar tarefas comuns do
condomínio para cada para cada subsíndico.
Swamine e César
14 Planejamento financeiro dos próximos gastos do condomínio: cerca elétrica, contratação de pessoal para limpeza dos blocos, aquisição de lixeiras, definição de orçamento para gastos com material de limpeza, aquisição de
equipamentos para jardinagem etc.
(Sugerido por Ana Alice)
Foram discutidos vários assuntos a respeito de limpeza geral do
condomínio.
César ficou de repassar planilha com previsão dos próximos gastos/aquisições do condomínio
01/04/ 2015
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15 Planejamento de rotinas dos funcionários já contratados: frequência de limpeza dos blocos, jardinagem, limpeza das canaletas de passagem de água e limpeza geral do condomínio. (Sugerido por Ana Alice)
Os subsíndicos foram orientados a verificarem itens como caixas de gordura, limpeza das calhas etc. Ana Alice vai ajudar os Síndicos a criar um controle para organizar as tarefas dos blocos e repassar aos demais Subsíndicos.
01/04/ 2015
16 Conta de água-definição de consumo máximo de água para cada
apartamento para fins de cálculos de excedente de gastos de água;
informação de data da próxima leitura para os subsíndicos com
antecedência; (Sugerido por Ana Alice)
Foi pedido aos Síndicos para enviar e-mail com a data de leitura da água mensalmente assim que for recebido a conta da Copasa.
Na Assembleia Geral em 18/03/2015 será esclarecido pelos síndicos como está funcionando a cobrança de água atualmente e como será feita a devolução dos valores cobrados incorretamente.
A água de uso do condomínio será paga pelo condomínio
17 Formalização de quem quer deixar os cargos e quem irá assumir os cargos deixados. (Sugerido pelo André)
De acordo com convenção de Condomínio do Residencial Plaza Bella, no Art. 14º, esta, deverá ocorrer em Assembléia Geral Extraordinária e não Ordinária para tal formalizações.
18 Definição de horário de atendimentos dos condôminos e
comunicação. Orientação dos condôminos para procurar os subsíndicos, e os subsíndicos
procurarem os síndicos. (Sugerido por André e Eunice)
Terça de 08 as 11 horas e 18 as 21 horas e Sexta de 08 as 11 horas.
19 Criação da pauta para assembleia geral
Segunda, 09/03/2015, as 19:30 Bloco 5, Apto 201 na casa da Síndica
09/03/ 2015 Swamine e André 20 Autorização para instalação de concertina para melhorar a Cerca elétrica R$ 6.880,00
Orçamento com referência para 590 metros
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segurança do
condomínio.(Sugerido pelos Síndicos)
Concertina sem choque R$ 10.915,00 (Verificar concertina com choque desligada)
Orçamento na empresa Perimetral Forma de pagamento: Entrada de 25%, mais 30/60 e 90
Todos os presentes concordaram e autorizaram a instalação nesses valores considerando que não
haverá aumento imediato da taxa de condomínio
Orientação: Ao final de cada reunião é interessante que a ata seja feita, lida e assinada por todos os presentes.
* Defina um tempo máximo para discursão do problema, caso o tempo seja excedido será marcado um novo momento para discutir o assunto em questão.
