DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ADMISSÃO DOS EMPREGADOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESCISÕES DOS EMPREGADOS

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Este roteiro tem por objetivo orientar os auxiliares na área do departamento pessoal,

quanto a obrigatoriedade das rotinas mensais de uma empresa, bem como, sugestões

práticas organizacionais nas demais rotinas diárias, traçando um paralelo para o bom

andamento de sua atividade na empresa.

Abordagem das

informações:-ROTINAS

ROTINAS

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ADMISSÃO DOS EMPREGADOS

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESCISÕES DOS EMPREGADOS

CONFERÊNCIA DAS APURAÇÕES MENSAIS

DATAS E VENCIMENTOS DE IMPOSTOS MENSAIS NO DEPARTAMENTO PESSOAL

TABELAS DE CALCULO IMPOSTOS SOBRE FOLHA

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

DEMAIS INFORMAÇÕES

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Um dos setores de maior responsabilidade no escritório contábil é o Departamento Pessoal. Ele controla todas as movimentações de folha de pagamento,

sendo:-Admissões, desligamentos, apurações de férias, proventos, descontos, benefícios lançados em folha de salários, entre outras movimentações.

ROTINAS: ROTINAS:ROTINAS: ROTINAS:---

-A rotina desse departamento tem em seu fluxo as seguintes

características:-OBRIGAÇÕES

MENSAIS:-Dia 20 ao dia 30 Dia 20 ao dia 30Dia 20 ao dia 30 Dia 20 ao dia 30

Apuração das folhas de pagamento das empresas/empregadores, impressão dos holerit’s e guias para pagamento do INSS e FGTS, emissão das guias sindicato empresas/empregados, guias IRFON sobre folhas pagamento do INSS e FGTS, emissão das guias sindicato empresas/empregados, guias IRFON sobre folhas de salários/pró labore; impressão GFIP/SEFIP/RE´s - Conectividade Social, confecção e envio CAGED; Dia 11 ao dia 19

Dia 11 ao dia 19Dia 11 ao dia 19 Dia 11 ao dia 19

Confecção de férias, rescisões, admissões, trabalhos externos, arquivamento documentos, entre outras rotinas;

OBRIGAÇÕES

ANUAIS:-Fevereiro de cada ano – Confecção e envio RAIS e DIRF;

Novembro de cada ano – Após o fechamento da folha mês 10, fechamento da 1ª parcela 13ª. Dezembro de cada ano – Após o fechamento da folha mês 11, fechamento da 2ª parcela 13ª.

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Abaixo a relação de documentos necessários para:-ADMISSÃO DOS EMPREGADOS:

ADMISSÃO DOS EMPREGADOS:ADMISSÃO DOS EMPREGADOS: ADMISSÃO DOS EMPREGADOS:---

-Para admissão dos empregados em folha de salários dos empregadores, é necessário a apresentação dos seguintes

documentos:-Foto 3x4

R.G. (Carteira de Identidade) Carteira de Trabalho – CTPS

C.P.F. (Cadastro Pessoa Física / Receita Federal) Título de Eleitor

Cadastro PIS (ou anotação na cart. Trabalho) Carteira de Reservista

Carteira de Habilitação (CNH) Certidão de Casamento

Certidão de Nascimento de filhos menores de 14 anos Certidão de Nascimento de filhos menores de 14 anos Boletim Escolar Filhos menores de 14 anos

Carteira de Vacina de filhos menores de 14 anos Comprovante de endereço completo

Atestado Admissional

No ato da entrega dos documentos à empresa é necessário o apontamento das seguintes

informações:-Função; Salário;

Data Admissão; Contrato Experiência; Opção Vale Transporte; Carga Horária de Trabalho

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DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESCISÕES DOS EMPREGADOS:

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESCISÕES DOS EMPREGADOS:-

-

-Os documentos necessários para rescisão do contrato de trabalho são os seguintes:-- Extrato do FGTS para fins rescisórios (quando dispensa)

- Agendamento de horário no sindicato (quando tempo de serviço for maior que um ano) - Aviso prévio devidamente assinado pelas partes

- Atestado demissional (em alguns casos é exigido o PPP) - Termo de rescisão do contrato trabalho

- CTPS – (anotação baixa/atualização salarial/férias/afastamentos)

- Livro empregado (anotação baixa / atualização salarial / férias / afastamentos) - GRRF (quando dispensa)

- Seguro desemprego (quando dispensa)

- Chave conectividade (quando dispensa, funcionário fora do contrato de experiência) - Procuração da empresa representando o empregado (carta de preposição, se for o caso) - Procuração da empresa representando o empregado (carta de preposição, se for o caso) - Procuração do empregado para homologação (carta de preposição, se for o caso)

- Comprovante depósito do líquido da rescisão ou dinheiro para homologação - Comprovante de adiantamento salarial (limitado a 40% salário)

MUITA ATENÇÃO QUANTO AO PRAZO DE HOMOLOGAÇÃO, POIS EM CASO DE ATRASO NO PAGAMENTO DAS VERBAS MUITA ATENÇÃO QUANTO AO PRAZO DE HOMOLOGAÇÃO, POIS EM CASO DE ATRASO NO PAGAMENTO DAS VERBAS MUITA ATENÇÃO QUANTO AO PRAZO DE HOMOLOGAÇÃO, POIS EM CASO DE ATRASO NO PAGAMENTO DAS VERBAS MUITA ATENÇÃO QUANTO AO PRAZO DE HOMOLOGAÇÃO, POIS EM CASO DE ATRASO NO PAGAMENTO DAS VERBAS

DEVIDAS, O EMPREGADOR PODERÁ FICAR SUJEITO À MULTA PREVISTA PELO ART. 477/CLT DEVIDAS, O EMPREGADOR PODERÁ FICAR SUJEITO À MULTA PREVISTA PELO ART. 477/CLT DEVIDAS, O EMPREGADOR PODERÁ FICAR SUJEITO À MULTA PREVISTA PELO ART. 477/CLT DEVIDAS, O EMPREGADOR PODERÁ FICAR SUJEITO À MULTA PREVISTA PELO ART. 477/CLT

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Abaixo, segue algumas sugestões para o roteiro diário do colaborador do departamento pessoal, são

elas:-Checar agenda de compromissos; Distribuir os trabalhos para os setores; Checar caixa postal/e-mail;

Rescisões vincendas;

Preferência para os vencimentos mais próximos;

Quando houver eventualidades/extrato FGTS – Internet; chave conectividade, comunicar a CEF imediatamente; Agilizar serviços menores;

Para conferência do fechamento da folha de pagamento é importante seguir o seguinte

critério:-- Conferir os lançamentos dos proventos/informados pela empresa na folha de pagamento - Conferir os lançamentos dos descontos/informados pela empresa na folha de pagamento

- Conferir os P.A.´s férias (funcionários admitidos c/mais de 1 ano; o mês de conferência é dois meses após o mês de fechamento) - Conferir a data base do dissídio (convenções sindicato categoria)

- Conferir as entradas dos empregados registrados no mês - Conferir as entradas dos empregados registrados no mês - Conferir as apurações dos impostos sobre a folha

PARA TANTO É IMPORTANTE O USO DA FOLHA DE PAGAMENTO IMEDIATAMENTE ANTERIOR PARA CONFERÊNCIA DAS INFORMAÇÕES PARA TANTO É IMPORTANTE O USO DA FOLHA DE PAGAMENTO IMEDIATAMENTE ANTERIOR PARA CONFERÊNCIA DAS INFORMAÇÕESPARA TANTO É IMPORTANTE O USO DA FOLHA DE PAGAMENTO IMEDIATAMENTE ANTERIOR PARA CONFERÊNCIA DAS INFORMAÇÕES PARA TANTO É IMPORTANTE O USO DA FOLHA DE PAGAMENTO IMEDIATAMENTE ANTERIOR PARA CONFERÊNCIA DAS INFORMAÇÕES Esses toques são importantes para o bom andamento diário dos trabalhos no Departamento Pessoal

As principais datas de vencimento dos impostos mensais são:-05

0505

05 de cada mês Salários Empregados; 07

0707

07 de cada mês FGTS e entrega CAGED; 07, 10 e 15 07, 10 e 15 07, 10 e 15 07, 10 e 15 de cada mês Confederativa/Assistencial; 20 2020 20 de cada mês DARF/IRFON; 20 20 20

20 de cada mês INSS s/folha de pagamento; 30

3030

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TABELAS DE CALCULO IMPOSTOS SOBRE FOLHA: TABELAS DE CALCULO IMPOSTOS SOBRE FOLHA:TABELAS DE CALCULO IMPOSTOS SOBRE FOLHA: TABELAS DE CALCULO IMPOSTOS SOBRE FOLHA:---

-Para calculo dos impostos incidentes em folha de pagamento seguimos as seguintes tabelas como

regra:-PREVIDENCIA SOCIAL PREVIDENCIA SOCIAL PREVIDENCIA SOCIAL PREVIDENCIA SOCIAL –––– INSS INSS INSS INSS

Tabela de contribuição dos segurados empregado, empregado doméstico e trabalhador avulso, para pagamento de remuneração a partir de janeiro de 2012

Salário Salário Salário

Salário---de-dedede---contribuição-contribuição (R$)contribuiçãocontribuição(R$)(R$)(R$) Alíquota para fins de recolhimento ao INSS (%)Alíquota para fins de recolhimento ao INSS (%)Alíquota para fins de recolhimento ao INSS (%)Alíquota para fins de recolhimento ao INSS (%)

até R$ 1.174,86 8,00 de R$ 1.174,87 a R$ 1.958,10 9,00 de R$ 1.958,11 até R$ 3.916,20 11,00 Salário Salário Salário

Salário----famíliafamíliafamíliafamília --- Valor do Benefício -Valor do Benefício Valor do Benefício Valor do Benefício Limite do

Limite do Limite do

Limite do saláriosalário-saláriosalário--de-dedede--contribuição--contribuiçãocontribuiçãocontribuição Valor da Cota (por filho)Valor da Cota (por filho)Valor da Cota (por filho)Valor da Cota (por filho) Salário de até R$ 608,80 R$ 31,22

Salário de R$ 608,81 a R$ 915,05 R$ 22,00

IMPOSTO DE RENDA IMPOSTO DE RENDA IMPOSTO DE RENDA IMPOSTO DE RENDA ---- IRRFIRRFIRRFIRRF

Tabela Mensal do Imposto de RendaImposto de RendaImposto de RendaImposto de Renda de Pessoa Física a partir do exercício de 2012 Base de cálculo mensal em R$

Base de cálculo mensal em R$ Base de cálculo mensal em R$

Base de cálculo mensal em R$ Alíquota %Alíquota %Alíquota %Alíquota % Parcela a deduzir em R$Parcela a deduzir em R$Parcela a deduzir em R$Parcela a deduzir em R$

Até 1.637,11 -

-De 1.637,12 até 2.453,50 7,5 122,78

De 2.453,50 até 3.271,38 15 306,80

De 3.271,39 até 4.087,65 22,5 552,15

Acima de 4.087,66 27,5 756,53

Tabela mensal de dedução por dependentedependentedependentedependente na determinação da Base de Cálculo do IRPF Ano

Ano Ano

Ano---calendário-calendáriocalendáriocalendário Quantia a deduzir, por dependente, em Quantia a deduzir, por dependente, em Quantia a deduzir, por dependente, em Quantia a deduzir, por dependente, em

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EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO:

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO:-

-

--Empresa optante pelo SIMPLES - B. Cálculo INSS s/folha de pagamento (salário/h.extra/adicional noturno/etc.) = R$

3.000,00; Valor descontado empregado R$ 330,00 – B. Calculo INSS s/folha de pró labore R$ 1.000,00; Valor descontado empregador R$ 110,00; Salário Família R$

30,00:-a-) INSS à pagar R$ 350,00 b-) INSS à pagar R$ 367,00 c-) INSS à pagar R$ 410,00

-Lucro Real Federal/Não Optante pelo SIMPLES - B. Cálculo INSS s/folha de pagamento (salário/h.extra/adicional

noturno/etc.) = R$ 3.000,00; Valor descontado empregado R$ 330,00 – B. Calculo INSS s/folha de pró labore R$ 1.000,00; Valor descontado empregador R$ 110,00; Salário Família R$ 35,00 (Lembrando-se que nesta apuração deste INSS incide s/B. Calculo Folha Pagamento aplicando-se 20% pte. Empresa + 1% Grau de Risco + 5,8% terceiros e s/B. Calculo pro labore aplicando-se + 20% pte.

Empresa):-a-) INSS à pagar R$ 2.205,20 a-) INSS à pagar R$ 2.205,20 b-) INSS à pagar R$ 1.409,00 c-) INSS à pagar R$ 307,80

- Vamos calcular a rescisão e provisione os cálculos da Multa FGTS 50% de um trabalhador com as seguintes

características:-Admissão:- 01/01/2007 Demissão:- 30/09/2008

Salário:- R$ 800,00 – Data base sindicato março/2008 Demissão sem justa causa – Dispensa imediata

Não utilizar regra do aviso proporcional tempo serviço Não utilizar regra do aviso proporcional tempo serviço Não utilizar regra do aviso proporcional tempo serviço Não utilizar regra do aviso proporcional tempo serviço

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CALCULO HORAS EXTRAS E ADICIONAIS

A previsão de calculo de horas extras segue a seguinte escala de

horas:-(exceto previsão diversa prevista convenção coletiva)

60% - das 18:00 às 20:00hrs 80% - das 21:00 às 22:00hrs

100% - das 22:00 às 06:00hrs (neste caso há adicional noturno, pois ultrapassada as 22:00hrs a jornada extraordinária do trabalhador é acrescida de 20% “exceto previsão diversa prevista convenção coletiva”)

100% - nos domingos e feriados

Planilha para calculo e acompanhamento disponível: Planilha para calculo e acompanhamento disponível:Planilha para calculo e acompanhamento disponível:

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FPAS / TERCEIROS / CNAE

OBSERVAÇÃO OBSERVAÇÃO OBSERVAÇÃO OBSERVAÇÃO::::---

-Empresa Optante Simples Nacional Empresa Optante Simples Nacional Empresa Optante Simples Nacional

Empresa Optante Simples Nacional –––– Enquadra a atividade, porém,Enquadra a atividade, porém,Enquadra a atividade, porém,Enquadra a atividade, porém, não há repasse dos adicionais sobre folha de salários

não há repasse dos adicionais sobre folha de salários não há repasse dos adicionais sobre folha de salários não há repasse dos adicionais sobre folha de salários

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CONFERÊNCIA FOLHA (

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CONFERÊNCIA FOLHA (

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FAP

O Fator Acidentário de Prevenção - FAP fundamenta-se no disposto na Lei Nº 10.666/2003.

O FAP é um importante instrumento das políticas públicas relativas à saúde e segurança no

trabalho e permite a flexibilização da tributação coletiva dos Riscos Ambientais do Trabalho

(RAT) - redução ou majoração das alíquotas RAT de 1, 2 ou 3% segundo o desempenho de

cada empresa no interior da respectiva SubClasse da CNAE.

O FAP anual reflete a aferição da acidentalidade nas empresas relativa aos dois anos

imediatamente anteriores ao processamento (exemplo: o FAP 2010 tem como período-base de

cálculo janeiro/2008 a dezembro/2009). O FAP anual tem como período de vigência o ano

imediatamente posterior ao ano de processamento (exemplo: o FAP 2010 terá vigência de

janeiro a dezembro de 2011).

O processamento do FAP anual, a partir do processamento no ano 2010 segue o padrão

metodológico definido na resolução CNPS Nº 1.316/2010.

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DESONERAÇÃO FOLHA SALARIOS

A Medida Provisória nº 563/2012 , alterou a Lei nº 12.546/2011, para determinar que a partir de

1º.08.2012 e até 31.12.2014

1º.08.2012 e até 31.12.2014, a contribuição previdenciária de 20% calculada sobre o total da

folha de pagamento de empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, das

empresas que fabricam os produtos classificados na Tabela de Incidência do Imposto sobre

Produtos Industrializados (Lista TIPI), aprovada pelo Decreto nº 7.660/2011, nos códigos

constantes do Anexo à Lei nº 12.546/2011.

Receita Bruta - Apuração

Para fins de apuração da contribuição previdenciária mencionada acima, deve-se observar que:

a) a receita bruta deve ser considerada sem o ajuste de que trata o inciso VIII do art. 183 da Lei nº

6.404/1976 (Leis de Sociedade por Ações);

b) exclui-se da base de cálculo das contribuições a receita bruta de exportações.

Recolhimento - Prazo

A data de recolhimento das contribuições, obedecerá ao disposto na alínea "b" do inciso I do art.

30 da Lei nº 8.212/1991, ou seja, até o dia 20 do mês subsequente ao da competência.

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Contribuição previdenciária sobre o 13º salário - Alteração

Relativamente aos períodos em que a empresa não contribuir nas formas anteriormente mencionadas, as contribuições previstas no art. 22 da Lei nº 8.212/1991, incidirão sobre o décimo terceiro salário.

Por meio do Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 42/2011, a Receita Federal do Brasil (RFB) determinou que a contribuição previdenciária patronal de 20% incidente sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que esteja substituída por contribuição sobre o valor da receita bruta (empresas que prestam exclusivamente os serviços de TI e TIC e aquelas que fabricam alguns dos produtos classificados na lista TIPI),

não

incidirá sobre o valor de 1/12 do 13º salário dos empregados e trabalhadores avulsos referente à

competência dezembro/2011.

Quando a empresa se dedicar a outras atividades, além da fabricação dos produtos classificados na Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI), sob os códigos previstos nos incisos I a III do caput do art. 8º da Medida Provisória nº 540/2011 convertida na Lei nº 12.546/2011, do caput do art. 8º da Medida Provisória nº 540/2011 convertida na Lei nº 12.546/2011,

será aplicada a

contribuição previdenciária patronal de 20% sobre o valor de 1/12 do 13º salário de segurados

empregados e trabalhadores avulsos, referente à competência dezembro/2011,

reduzindo-se o valor da contribuição a recolher ao percentual resultante da razão entre receita bruta de atividades não

relacionadas à fabricação dos mencionados produtos e a receita bruta total relativa ao mês de dezembro/2011.

Sobre o saldo do valor do 13º salário relativo às competências anteriores a dezembro/2011 incidirão as contribuições previdenciárias normais.

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Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) Preenchimento - Regras

Por meio do Ato Declaratório Executivo Codac nº 93/2011, foram divulgados os procedimentos a serem observados no preenchimento da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) pelas empresas que fabricam alguns dos produtos classificados na lista TIPI, as quais tiveram a base de cálculo de contribuições previdenciárias substituída pela receita bruta, até que ocorra a adequação do sistema.

Os valores de Contribuição Previdenciária Patronal calculada pelo Sistema Empresa de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (Sefip) e demonstrada no "Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social" nas linhas "Empregados/Avulsos" e "Contribuintes Individuais" abaixo do título Empresa deverão ser somados e lançados no Campo "Compensação".

Para as empresas que diferença relativa à Contribuição Previdenciária Patronal entre o valor calculado pelo Sefip (demonstrados no "Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social" nas linhas "Empregados/Avulsos" e "Contribuintes Individuais" abaixo do título Empresa) e o valor apurado deverá ser informada no campo "Compensação".

A GPS gerada pelo Sefip deverá ser desprezada, devendo ser preenchida GPS com os valores efetivamente devidos sobre os fatos geradores declarados em GFIP.

Os relatórios gerados pelo Sefip "Relatório de Valor de Retenção", "Relatório de Compensações" e "Relatório de Reembolso" devem ser desprezados e mantidos demonstrativos de origem do crédito para fins de fiscalização e/ou pedido de reembolso/restituição/compensação.

As contribuições substitutivas das Contribuições Previdenciárias Patronais incidentes sobre a receita bruta deverão ser recolhidas em Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf) conforme disposto no Ato Declaratório Executivo Codac nº 86/2011, alterado pelo Ato Declaratório Executivo Codac nº 47/2012 .

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Quando da prestação de informações relativas às contribuições incidentes sobre o 13º salário declarado na

competência 13 deverá ser lançado no campo "Compensação" a diferença entre o valor calculado pelo Sefip e o valor apurado pela empresa.

EFD-Contribuições - Obrigatoriedade

As empresas que fabricam alguns dos produtos da Lista TIPI, que tiveram a contribuição previdenciária de 20% calculada sobre o total da folha de pagamento de empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais substituída pela aplicação da alíquota de 1,5% (*) sobre o valor da receita bruta, estão obrigadas, em relação a esta contribuição, a adotar e escriturar a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita (EFD-Contribuições), referentes a fatos geradores ocorridos a partir de 1º.03.2012. 1º.03.2012. 1º.03.2012. 1º.03.2012.

Assim, estas empresas passarão a recolher 1,0% da receita decorrente dos produtos industriais, identificados pelos códigos da TIPI constantes no anexo à Lei 12.546/2011 e 2,0% sobre as receitas de

serviços,:-Setores Alíquota Fixada

Textil 1,00% Confecções* 1,00% Couro e Calçados* 1,00% Plásticos 1,00% Material elétrico 1,00% Bens de Capital Mecânico 1,00% Ônibus 1,00% Autopeças 1,00% Naval 1,00%

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Aéreo 1,00%

Móveis 1,00%

TI & TIC 2,00%

Hotéis 2,00%

Call Center* 2,00% Design Houses (chips) 2,00% DARF´S

2985 – Contribuição Previdenciária Sobre Receita Bruta – Empresas Prestadoras de Serviços de Tecnologia da Informação (TI) e Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC);

2991 – Contribuição Previdenciária Sobre Receita Bruta – Demais;

Para exemplificar, vamos supor que uma empresa possui receita bruta total de R$ 100.000,00, (60% da receita

correspondente à venda de produtos listados na MP 546/2012 e 40% decorrentes de produtos não listados) e folha de salários de R$ 20.000,00.

de salários de R$ 20.000,00.

Nesta hipótese deverá recolher por DARF o montante de R$ 600,00, que corresponde à aplicação da alíquota de 1% sobre a parcela de 60% da receita (60% de R$ 100.000,00 = R$ 60.000,00).

Deverá também recolher, por GPS, a quantia de R$ 1.600,00, correspondente a 20% da parcela correspondente a 40% de sua folha de salários (40% de R$20.000,00 = R$8.000,00).

Saliente-se que todas as demais contribuições incidentes sobre folhas de salário permanecem inalteradas, devendo ser recolhidas normalmente por todos os contribuintes. Desta forma, mesmo as empresas sujeitas ao recolhimento da contribuição previdenciária sobre receita bruta devem continuar recolhendo a parcela correspondente a

contribuição dos empregados, FGTS, sistema S, Salário-Educação, SAT, etc.

Por fim, é importante ressaltar que as importações de produtos que caso fossem fabricados no país estariam sujeitos à desoneração da folha de pagamentos, deverão recolher adicional de 1% na alíquota da Cofins-importação.

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COLOCAÇÕES FINAIS

Elaborado Elaborado

por:-DINÂMICA CONTÁBIL LTDA. DINÂMICA CONTÁBIL LTDA. DINÂMICA CONTÁBIL LTDA. DINÂMICA CONTÁBIL LTDA.

Rua Virgílio Malta nº 8-32 – Centro CEP 17015-220 – Bauru/SP

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