Viagens corporativas em grandes empresas: Caso Editora Abril
Corporate travel in large companies: Editora Abril caseMiguel Basílio [email protected] Orientador: Raul José de Souza
RESUMO: Este artigo analisou as viagens corporativas promovidas aos
funcionários da Editora Abril através do seu departamento de viagens. Para tanto, convencionou-se realizar pesquisas qualitativas, com entrevistas a funcionários e gestores, além de uma viagem de negócios realizada pelo autor, a fim de levantar informações necessárias ao desenvolvimento deste trabalho. Com os dados coletados foi possível afirmar que, pela operação simples e prática, as viagens promovidas pela empresa estudada são bem organizadas, permitindo bem estar, conforto e segurança aos funcionários. Observou-se que no seu tempo livre, os viajantes aproveitam para conhecer as opções de lazer no entorno do meio de hospedagem, com visitas rápidas a pontos turísticos.
Palavras-chave: turismo de negócios; viagens corporativas; Editora Abril.
ABSTRACT: This article has looked through corporate travel among the staff of Editora Abril (publishing company) promoted by its Travel Department. To do so, qualitative survey and interviews with members of staff were carried out and information gotten by the author during a business trip. All of this to gather important information for the development of this paper. With the obtained data was possible to see that very simply and practical, the trips are well planned and organized allowing the staff to enjoy comfort and well being as well as safety. It was observed that during free time on these business trips, the staff members have the chance to visit some of the touristic sites of the visited area and also enjoy with leisurely activities.
Keywords: Business Travel; Corporate Travel; Editora Abril ( publishing Company).
1. Introdução
O turismo de negócios é um setor que, diferentemente do turismo de lazer, sofre menos com a sazonalidade e períodos de crise econômica. Isto se deve ao fato de que, para as empresas, as viagens de negócios são uma necessidade e não um luxo (SALLES, 2003, p. 13). Esse seguimento do turismo é definido por Andrade (2002, p. 73) como:
“O conjunto de atividades praticado por quem viaja a negócios referentes aos diversos setores da atividade comercial ou industrial, para conhecer mercados, estabelecer contatos, firmar convênios, treinar novas tecnologias, vender ou comprar bens ou serviços.”
De acordo com Beni (2001, p. 433), os executivos e homens de negócios são turistas potenciais, pois podem empregar seu tempo livre no consumo de recreação e entretenimento, típicos dos grandes centros urbanos para os quais viajam. A Organização das Nações Unidas, ONU, classifica as viagens de negócios como turísticas, não pela natureza e motivações das viagens, mas por considerar de muita importância a demanda constante desses viajantes ao mercado de produtos e serviços turísticos (ANDRADE, 2002, p. 74). As viagens de negócios são consideradas turísticas por que se utilizam de agenciamento, transporte, hospedagem, alimentação, lazer e recreação, próprios do turismo.
Para estar em contato com fornecedores, clientes, fechar contratos, treinar funcionários ou até pela natureza de suas operações, as empresas necessitam promover viagens a seus colaboradores. Segundo o Fórum das Agências de Viagens Especializadas em Contas Comerciais, entidade que representa as maiores agências do setor, as viagens corporativas podem representar a terceira maior despesa de uma empresa, atrás da folha de pagamento e tecnologia (FAVECC1, 2010).
No ano de 2009 o mercado de viagens corporativas movimentou 32 bilhões de reais no Brasil (ABGEV2, 2010), um pouco acima do registrado em 2008, ano de crise financeira mundial, o que evidencia a pouca interferência no setor nos momentos de recessão econômica. Pelizzer (2005, p. 32), que define
1
- Fórum das Agências de Viagens Especializadas em Contas Comerciais.
as viagens corporativas como o deslocamento para o desenvolvimento de atividades profissionais, afirma que as necessidades dos viajantes são atendidas pelas secretárias, que se preocupam apenas em encontrar os vôos e hotéis que atendam aos níveis de qualidade exigidos e estejam próximos aos centros de negócios que irão freqüentar. Portanto, para algumas empresas, o preço parece não ser um fator determinante para a escolha do destino. Em alguns casos, as viagens tornam-se uma questão de sobrevivência para as empresas, uma vez que delas dependerá a conquista de novos clientes e a manutenção dos atuais.
Para Salles (2005, p. 15), o turismo de negócios ainda é pouco pesquisado se comparado à vasta literatura sobre o turismo de lazer. De acordo com a mesma autora, apesar de o gasto médio diário de um turista de negócio ser o dobro de um turista de lazer, este por sua vez, tem maior demanda, o que acaba por atrair mais atenção por parte dos estudiosos do assunto.
Após uma viagem de negócios e se valendo da condição de colaborador da empresa estudada, este autor despertou o interesse pelo tema proposto. A conclusão deste trabalho poderá contribuir para a melhoria da gestão das viagens corporativas na Editora Abril e para o planejamento de ações voltadas para o segmento de turismo de negócios, além de aumentar e disseminar os estudos sobre o assunto.
A intenção desse trabalho foi analisar as viagens corporativas promovidas pela Editora Abril a seus funcionários. Para tanto, foi necessário conhecer o fluxo do processo das viagens na empresa e os agentes envolvidos; verificar junto ao departamento de viagens corporativas as estatísticas sobre o número de viagens, gasto médio, principais destinos e duração das viagens; e identificar as opções de lazer dos colaboradores no seu tempo livre quando em viagens pela empresa.
Para alcançar os objetivos propostos neste artigo, foi feita uma pesquisa bibliográfica na literatura sobre turismo, viagens corporativas, turismo de negócios e suas respectivas derivações, a fim de levantar conceitos teóricos que serviram para dar base ao desenvolvimento do tema estudado. Buscou-se obter, junto ao departamento de viagens corporativas da Editora Abril, quais as
etapas do processo desde a solicitação da viagem até a prestação de contas após o regresso do funcionário, bem como os agentes envolvidos nesse processo. Foram feitas entrevistas com gestor da empresa estudada e com colaboradores que fizeram algum tipo de viagem, além de uma viagem realizada pelo autor deste artigo organizada pela Editora Abril, onde pôde-se observar na prática as condições encontradas por um viajante de negócios. Os dados coletados foram analisados e serviram de base para a avaliação das viagens promovidas por uma empresa de grande porte.
2. Desenvolvimento
2.1. Segmentação do mercado turístico
Para melhor atender seus clientes, satisfazer suas necessidades e expectativas, as empresas precisam conhecer profundamente quem compra seus produtos ou utiliza seus serviços. É através da segmentação que as empresas buscam se diferenciar da concorrência e atingir de forma mais eficaz seus clientes, oferecendo produtos e serviços de acordo com a preferência do consumidor (BARRETO e REJOWSKI, 2009, p. 3).
Segundo Beni (2001, p. 153), a melhor maneira de estudar o mercado turístico é por meio da sua segmentação, que é a técnica que permite decompor a população em grupos homogêneos, e também a política de marketing que divide o mercado em partes heterogêneas. O mesmo autor afirma que a “segmentação possibilita o conhecimento dos principais destinos geográficos e tipos de transporte, da composição demográfica dos turistas, nível econômico ou de renda e da sua situação social”. No entanto a melhor maneira disponível para segmentação do mercado turístico é pela motivação da viagem (BENI, 2001, p. 153).
O Ministério do turismo, Mtur, conceitua a segmentação turística como uma forma de organizar o turismo para fins de planejamento, gestão e mercado, podendo ser estabelecida através dos elementos de identidade da oferta e características da demanda. Porém, “as características dos segmentos da oferta é que determinam a imagem do roteiro, ou seja, a sua identidade, e
embasam a estruturação de produtos, sempre em função da demanda” (MTUR, 2007, p. 3).
Panosso Neto e Ansarah (2009, p. 19) afirmam que os segmentos de mercado turístico surgem devido ao fato de as empresas e os governos desejarem atingir, de forma eficaz e confiável, o turista em potencial. Para Ansarah (2005, p. 285), existe um processo contínuo de segmentação da demanda turística, que determina a aparição de grupos de usuários de serviços turísticos, reunidos de acordo com suas características, preferências, nacionalidades, nível cultural, gosto e na experiência pelo viajar.
A motivação da viagem, definida como um impulso que faz com que as pessoas viajem, parece ser o meio mais utilizado em pesquisas acadêmicas e no planejamento dos destinos para definir os tipos de turismo (ANSARAH, 2009). É neste critério de segmentação que, de acordo com Moraes (1999, p. 31), está inserido o turismo de negócios, objeto de estudo nesse artigo.
2.2. Turismo de Negócios
O turismo é um fenômeno dinâmico que está em constante transformação, ocasionada pelas mudanças comportamentais dos indivíduos face às novas necessidades do mundo globalizado. Diante disso, o turismo já passou por muitos conceitos, até chegar, atualmente, no que a Organização Mundial do Turismo, OMT, considera a definição mais apropriada: “as atividades que as pessoas realizam durante viagens e estadas em lugares diferentes do seu entorno habitual, por um período inferior a um ano, com finalidade de lazer, negócios ou outras” (MTUR, 2007, p. 4).
Para Ansarah (1999, p. 36), as empresas e os profissionais necessitam, para o desenvolvimento de suas atividades, realizar freqüentes viagens para estar em contato com pessoas, organismos e empresas, dos quais poderão obter o início, a continuação ou a conclusão de uma atividade ou negócio. Portanto, para essa autora, o turismo de negócios corresponde a viagens motivadas por interesses voltados a uma atividade lucrativa ou de desenvolvimento profissional. “É a ação cujo propósito é a possibilidade de realização de contatos, negócios ou obtenção de conhecimentos a eles
relacionados” (ANSARAH, 1999, p. 36). Os equipamentos e serviços turísticos mais utilizados por quem viaja a negócios são, segundo esta autora, meios de transportes, hospedagem, locais para eventos, entretenimento e lazer.
De acordo com Wada (2009, p. 215), a definição de turismo de negócios provoca discussões no meio acadêmico, não havendo consenso em relação ao seu conceito, e até mesmo se poderia ser considerado um tipo de turismo, uma vez que a finalidade das viagens seria a realização da atividade profissional, não o lazer. Por estes motivos as estatísticas sobre seu desempenho são poucas e inconsistentes, carecendo de estudos mais aprofundados sobre o tema (WADA, 2009, p. 216). Como agravante, segundo a mesma autora, a maioria dos agentes do setor e estudiosos da área consideram esses viajantes de negócios como turistas, à revelia dos próprios, que depois de um dia inteiro de trabalho desgastante, podem não se interessar em conhecer ou aproveitar o destino, deixando para descansar no seu retorno, em companhia da família.
Por outro lado, Andrade (2002, p. 74) afirma que as pessoas que viajam por motivos profissionais e utilizam os equipamentos e recursos do turismo e do lazer só o fazem em seu tempo livre. Este fato pode dar margem a dois tipos de estatísticas, causando alterações nos dados, pois o visitante é considerado, ao mesmo tempo, como turista e não-turista (ANDRADE, 2002, p. 74).
Pelizzer (2005, p. 30), afirma que existem vários termos que derivam do conceito de turismo de negócios, o que pode determinar a diferença entre eles é o foco de atuação. Viagens de negócios, viagens corporativas ou turismo corporativo, por exemplo, têm um foco muito específico e definido – são as modalidades relacionadas às viagens dos executivos ou profissionais liberais ou às viagens custeadas pelas empresas. O turismo de negócios e o turismo de eventos são termos de maior abrangência e relacionam-se a congressos, feiras, exposições, convenções, simpósios, fóruns, entre outros (PELlZZER, 2005, p. 31).
Beni (2001, p. 433) utiliza o termo turismo empresarial ou de negócios e o define como o deslocamento de executivos e homens de negócios que afluem aos grandes centros empresariais e cosmopolitas a fim de efetuarem transações e atividades profissionais, comerciais e industriais. São turistas
potenciais porque “podem empregar seu tempo livre no consumo de recreação e entretenimento típicos desses grandes centros, inclusive freqüentando restaurantes com gastronomia típica e internacional” (BENI, 2001, p. 433).
Pensando na potencialidade desse viajante ser um turista como qualquer outro, usufruindo dos serviços turísticos do destino, a cidade de São Paulo, o maior centro de negócios do Brasil, idealizou a campanha “Fique mais um dia”. Essa campanha visa aumentar a taxa de ocupação dos hotéis da cidade nos fins de semana fazendo com que o turista de negócios estenda sua estada, de forma que possa aproveitar a diversidade gastronômica e cultural da cidade (SPTURIS, 2010).
Wada (2009, p. 215) define o turismo de negócios como o conjunto de atividades que resultam em viagens sob a responsabilidade de uma pessoa jurídica. Segundo essa mesma autora, nessa denominação entram as empresas privadas, os órgãos públicos, entidades de classe ou ONGs, que se encarregam de todas as despesas previstas numa política de viagens e se preocupam com aspectos como segurança, saúde e bem-estar do viajante, com intenção de garantir sua produtividade enquanto esteja fora do local habitual de trabalho.
O Ministério do Turismo classifica o turismo de negócios e eventos como “o conjunto de atividades turísticas decorrentes dos encontros de interesse profissional, associativo, institucional, de caráter comercial, promocional, técnico, científico e social” (MTUR, 2007, p. 46). Como já dito anteriormente, a classificação do Mtur é de acordo com as características da oferta, portanto trata-se das atividades resultantes das viagens dos turistas de negócios no destino.
Como não há consenso entre os autores sobre o que significa turismo de negócios e considerando que as definições se completam, foi adotado nesse artigo a definição de Beni (2001, p. 433) como a que melhor pode orientar a condução deste trabalho, pois essa definição diz que o viajante de negócio é um turista potencial que pode usufruir no seu tempo livre de momentos de lazer.
2.3. Viagens Corporativas
O turismo de negócios tem um conceito amplo, que dependendo do objetivo do deslocamento do viajante, pode subdividir-se em outras denominações. Entre uma dessas denominações estão as viagens corporativas. Segundo Wada (2009, p. 215),
“Essas viagens são normalmente realizadas individualmente, encaradas como rotineiras, que envolvem grande complexidade pela heterogeneidade dos viajantes, motivos, urgência e duração dos deslocamentos. Pode ser um alto executivo que visita vários países numa semana, com agenda previamente estabelecida, ou um técnico que faz consertos em equipamentos, sem data para retornar.”
São viagens que se tornam necessárias dentro das empresas mesmo com o advento dos computadores, pois estes, apesar de facilitar a vida nos negócios, não substituem, ainda, a assinatura de um contrato e um contato mais pessoal como um aperto de mão entre negociantes após a finalização de um negócio.
As viagens corporativas podem representar, no Brasil, a terceira maior despesa dentro de uma empresa e são responsáveis por cerca de 66% do faturamento das companhias aéreas, meios de hospedagem e locadoras de veículos (FAVECC, 2010). São números expressivos que não podem e não devem ser ignorados pelos profissionais e estudiosos do turismo.
Conforme dito anteriormente, esse segmento movimenta vários setores dentro da cadeia de turismo, destacando–se os hotéis, as companhias aéreas, centros de convenções, agências de aluguel de carros e agências especializadas em administrar as viagens corporativas dentro de grandes empresas - este último representa um dos segmentos mais interessantes para as agências de viagens e turismo. São as chamadas contas comerciais, ou contas corporativas, representadas pelos clientes pessoas jurídicas, ou seja, empresas que entregam a gestão das suas viagens a agências especializadas nesse segmento, a fim de reduzir despesas, melhorar os serviços e consolidar dados sobre a correta utilização dos recursos gastos (PELIZZER, 2005, p. 31). Algumas agências chegam a se instalar nas dependências do cliente, possibilitando um atendimento mais rápido e eficiente, considerando a política de viagens da empresa (PELIZZER, 2005, p. 33).
Atualmente, o interesse por esta área do turismo se dá mais pelos profissionais que dela dependem do que por governos ou estudiosos do turismo (Wada, 2009, p. 214). Existem algumas entidades representativas da categoria que unem as maiores agências do setor para elaborar ações que visem adequar suas práticas às demandas de seus clientes-empresa, promovendo seu desenvolvimento. Entre as principais entidades estão a Associação Brasileira de Gestores de Viagens Corporativas (ABGEV), com mais de duzentos associados, e a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP), com cerca de 30 agências associadas. O setor movimentou em 2009 R$ 32 bilhões e gerou, direta e indiretamente, em torno de 484 mil empregos (ABGEV, 2010).
2.4. A Editora Abril
Fundada em 1950 por um imigrante italiano, a Editora Abril começou suas operações em um pequeno escritório, onde trabalhavam seis funcionários, com a publicação da revista “O Pato Donald”. Seu nome faz referência, segundo seu fundador Victor Civita, ao mês de início da primavera na Europa e seu símbolo e cor, uma árvore verde, “representam a fertilidade e a esperança” (EDITORA ABRIL, 2010).
Ao longo dos anos, a empresa foi crescendo no mercado de publicações diversificando seu conteúdo com o aumento das publicações infantis, a impressão de fascículos, guias e revistas sobre viagem e turismo, saúde, mulher, futebol, carros, moda, juventude, sexo, novelas e variedades. Segundo a própria empresa, entre as dez revistas mais vendidas no Brasil, sete são publicadas pela Editora Abril, incluindo a revista Veja, surgida em 1968, considerada a terceira revista semanal mais vendida do mundo.
Atualmente a Editora Abril faz parte de um conglomerado de empresas reunidas sobre o nome de Grupo Abril. É um grupo que atua no setor de comunicações, reunindo conteúdo impresso com revistas e livros publicados; na televisão com a emissora aberta MTV e por assinatura TVA; na Internet com os portais Abril.com, Viajeaqui.com e portais das revistas publicadas pela empresa; além de possuir uma empresa de distribuição de publicações. A Editora Abril conta com a participação em seu processo produtivo de 7 mil
colaboradores, publicando mais de 300 títulos e atingindo cerca de 28 milhões de leitores. (EDITORA ABRIL, 2010)
3. Análise e discussão
Para alcançar os objetivos propostos neste trabalho foi convencionou-se fazer entrevistas com o gestor responsável pelo Departamento de Viagens da Editora Abril, Sr. Suitberto Nascimento, e com dez funcionários que fizeram viagens sob a responsabilidade da empresa, além de uma viagem a trabalho realizada por este autor organizada pela empresa estudada.
A entrevista foi a forma escolhida pelo autor para realizar a pesquisa, uma vez que essa técnica é o meio mais utilizado em pesquisas qualitativas, sendo pouco estruturadas, assemelhando-se a uma conversa (DENCKER, 2007, p. 128). As entrevistas foram realizadas através de correio eletrônico entre os dias 20 de maio e 04 de junho de 2010. A escolha dos funcionários participantes da entrevista se deu pelo fato de terem realizado viagens a trabalho enquanto funcionários da Editora Abril e de representarem categorias distintas na hierarquia da empresa, como funcionários operários, técnicos, supervisores, analistas, gerentes, diretores, redatores e repórteres.
A viagem realizada pelo autor teve como destino a cidade de Recife, em Pernambuco, e ocorreu entre os dias 24 e 29 de maio de 2010. Nessa viagem foi verificada a realidade encontrada pelos viajantes de negócios no destino e a técnica empregada foi a da observação não estruturada, que para Dencker (2007, P. 127) “é o tipo de observação característico dos estudos qualitativos, pois procura registrar os fenômenos como e à medida em que eles ocorrem, onde o pesquisador assume o papel do grupo estudado”.
A responsabilidade do Departamento de Viagens da Editora Abril, segundo seu gestor, é “atuar nas negociações com fornecedores, administrar contratos, otimizar custos, controlar vencimentos de passaportes, vistos, vacinas, tratar de processos de reclamações, realizar pesquisas de satisfação, entre outros”. O principal fornecedor do departamento de viagens da empresa é a agência de viagens corporativas Flytour, que conta com um escritório nas dependências do prédio administrativo da Editora Abril. Esse fato vai ao
encontro da afirmação de Pelizzer (2005, p. 33), que afirma que essa prática serve para aproximar a agência de viagens da empresa-cliente como forma de melhorar os serviços, garantindo um atendimento de qualidade, exigido pela empresa de acordo com suas características.
A Flytour disponibiliza uma ferramenta de auto-reserva que permite ao organizador das viagens de cada departamento da empresa - geralmente as secretárias - ou mesmo o próprio viajante, buscar todas as opções de horários de vôos, definir qual o melhor horário de acordo com o melhor custo, criar a requisição de viagem e enviá-la a um aprovador previamente cadastrado. O aprovador, que normalmente é o diretor responsável pela área em que o pretenso viajante está ligado, recebe um e-mail com a requisição de viagem demonstrando a escolha do viajante e as alternativas disponíveis. Neste momento o aprovador pode aprovar ou rejeitar o pedido do viajante. O prazo máximo que a companhia aérea disponibiliza para a agência reservar e emitir o bilhete garantindo a tarifa obtida no momento da reserva é de 2 horas. Se o aprovador não tomar nenhuma ação nesse período, perde-se a reserva e o solicitante terá que reiniciar processo.
As reservas de hotel e de aluguel de carros também são solicitadas pelo mesmo sistema, o e-corporate3, com a diferença de que não há um diretório na rede desses serviços. O usuário envia uma solicitação para a agência que faz a pesquisa das melhores opções e a devolve ao solicitante submetê-la à aprovação. Após a aprovação da requisição de viagem, esta volta à agência com status de aprovada e neste momento o agente de viagens faz a emissão do bilhete aéreo, do voucher do hotel e do seguro de viagem, que chegam ao viajante através do seu correio eletrônico cadastrado na agência.
De acordo com Suitberto Nascimento, coordenador de serviços de viagens da Editora Abril, a política de viagens da empresa recomenda que a solicitação de viagem seja feita com uma antecedência mínima de 7 dias, mas na prática as viagens são elaboradas com no máximo 24 horas de antecedência.
3
- Portal na Internet de gerenciamento de viagens corporativas que permite estar conectado às companhias aéreas, hotéis e GDS.
Para cobrir as despesas do funcionário viajante com alimentação e locomoção, a empresa disponibiliza uma verba em conta bancária, antes do início da viagem. Esse valor varia de acordo com a duração da viagem e com o cargo ocupado pelo funcionário na empresa. Para os cargos do nível operacional ao gerencial, o valor por dia de viagem é de R$ 100,00, acima disso, R$ 150,00. Os valores que ultrapassarem esses limites devem ser arcados pelo funcionário e, se lhe convier, pedir o reembolso à empresa.
Ao retornar da viagem, o funcionário deve comprovar todas as despesas anexando as notas fiscais a um relatório e enviá-lo a secretária do seu setor, esta por sua vez, utiliza um sistema integrado para informar as despesas ao departamento de cobrança. Se houver despesas maiores do que a verba disponibilizada ao funcionário, a empresa faz um ressarcimento, mas se houve sobras, estas devem ser devolvidas pelo funcionário à conta da empresa.
Toda ação realizada no front-office4 da agência gera uma nota de débito no back-office5. Com esse movimento são feitos relatórios gerenciais periodicamente e enviados ao Departamento de Viagens, que consolida as informações de todos os processos feitos durante o mês. Através de um sistema próprio, o coordenador de viagens da Editora Abril indica ao setor financeiro da empresa quanto deve ser debitado do departamento responsável pela aprovação da viagem.
De acordo com o departamento de viagens, o orçamento anual da Editora Abril para as viagens é de 7 milhões de reais. Com esse valor são realizadas em média 700 viagens por mês para os mais variados destinos, o que, numa conta simples, chega-se ao número de 8.400 viagens anuais. O dado sobre o número de viagens é mais importante para este estudo do que a quantidade de viajantes, uma vez que, um mesmo funcionário pode fazer várias viagens durante o ano.
As viagens nacionais representam em torno de 80% do número total de embarques, enquanto que as internacionais ficam com 20%. Entre os principais destinos internacionais estão os Estados Unidos, países da Europa ocidental e
4 - Atividades de uma empresa ligadas diretamente ao atendimento ao cliente. 5
- Departamentos administrativos de uma empresa com pouco contato com clientes que fornecem apoio ao bom funcionamento do Front-office.
países latino-americanos, porém a empresa já enviou funcionários a países dos cinco continentes. Nos embarques domésticos, os destinos são as capitais de todos os estados, mas principalmente para os grandes centros urbanos e de negócios de todas as regiões do país, como as cidades do Rio de Janeiro, Brasília, Belo Horizonte, Porto Alegre, Salvador, Recife, Fortaleza e Manaus. A duração média dessas viagens em destinos nacionais é de 1 dia e nos internacionais a viagem chega a 5 dias. O gasto médio do funcionário quando em viagem é de 700 reais, nesse valor não estão inclusos os gastos com as passagens da origem ao destino e do destino à origem e diárias de hotel, somente com locomoção e alimentação na cidade visitada.
Para uma melhor visualização dos números apresentados, segue abaixo um quadro com o resumo das informações.
Quadro 1: Demonstrativo de viagens anuais dos funcionários da Editora Abril
Orçamento anual R$ 7 milhões
Verba p/ despesas diárias - até gerente R$ 100,00 Verba p/ despesas diárias - acima de gerente R$ 150,00
Números de viagens mensais 700
Porcentagem de viagens nacionais 80%
Porcentagem de viagens internacionais 20%
Duração média das viagens - nacionais 1 dia
Duração média das viagens - internacionais 5 dias
Gasto médio por funcionário R$ 700,00
Principais destinos nacionais
Rio de Janeiro, Brasília, Belo Horizonte, Porto Alegre,
Recife, Fortaleza e Manaus
Principais destinos internacionais Estados Unidos, Europa ocidental e América Latina Fonte: o Autor
Entre os funcionários pesquisados, a média é de 4,4 viagens anuais, com o maior número ficando em 12 viagens e o menor em 2 viagens por ano. Dos 10 funcionários entrevistados, metade viajou para destinos nacionais e internacionais, a outra metade fez apenas viagens domésticas. Nos destinos
nacionais os estados mais visitados foram, pela ordem de citações, Minas Gerais, Pernambuco, Paraná, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Distrito Federal e Ceará. Entre as cidades mais citadas, destacam-se as cidades de Recife, em Pernambuco, Juiz de Fora, em Minas Gerais e Jaguariaíva, no Paraná, que têm empresas parceiras da Editora Abril.
Nos destinos internacionais, destaque para países como Alemanha, França, Suíça, Chile, Estados Unidos e Itália, que receberam o maior número de viagens organizadas pela Editora Abril, mas também foram citados China, Argentina, Japão e Espanha. As viagens, nacionais e internacionais, feitas pelos funcionários entrevistados tiveram duração média de 3,5 dias, com a maior duração ficando em 6 dias e a menor com 2 dias
Como podemos perceber, as viagens organizadas pela empresa a seus funcionários têm como destinos os principais centros de negócios do país e do mundo, assim como descreveu Beni (2001, p. 433), pois na sua visão, os turistas de negócios se deslocam, em sua maioria, para grandes centros empresarias e cosmopolitas afim de realizarem atividades profissionais.
Questionados sobre verba entregue ao funcionário para cobrir despesas com alimentação e locomoção nas viagens, os funcionários, em sua totalidade, disseram-se satisfeitos com o valor por dia de viagem oferecido pela empresa. Alguns fizeram questão de comentar que esse valor deve ser usado com bom senso, sem mordomias e sem má fé.
Quase que a totalidade dos funcionários entrevistados estão satisfeitos com os serviços de transportes, hospedagem e alimentação prestados nas viagens organizadas pela Editora Abril e consideram que essas viagens foram bem organizadas, não necessitando fazer qualquer tipo de reclamação ao Departamento de Viagens da empresa ao retornarem. Apenas 10% dos funcionários se disseram insatisfeitos com a organização das viagens, já tiveram problemas mas não fizeram reclamações à empresa. Segundo alguns funcionários, a empresa sempre procura oferecer ao funcionário conforto, segurança e bom atendimento de modo que o funcionário não se preocupe com outras questões que possam comprometer o desempenho das atividades para as quais as viagens foram necessárias. Esse fato, adicionado à questão da responsabilidade sobre o funcionário em viagem - portanto fora do ambiente
habitual de trabalho - faz com que a empresa se preocupe com a segurança e no bem estar destes, uma vez que, do contrário, pode significar prejuízos materiais e sociais para ambos.
Dos entrevistados, 60% não se consideram turistas quando viajam a trabalho. Para estes funcionários, a agenda apertada e a dedicação exclusiva ao trabalho a ser realizado no destino os impedem de praticar atividades de lazer e recreação nas poucas horas vagas que têm disponível. Os outros 40% se consideram turistas nessas viagens porque aproveitam o tempo livre para conhecer os pontos turísticos, a cultura e a gastronomia da cidade visitada.
O fato de terem parentes na cidade visitada foi a justificativa dos 20% dos funcionários que disseram ter adiado o retorno de uma viagem, aproveitando um final de semana, para descansarem ou se divertirem na cidade visitada. A hospedagem familiar, portanto, foi um fator que facilitou a permanência desses funcionários após as obrigações do trabalho, uma vez que os custos com hotel não são cobertos pela empresa quando o funcionário adia, por conta própria, o retorno à origem. Os 80% que disseram não ter interesse em adiar o retorno da viagem têm como principal justificativa a ausência da família no destino, não vendo sentido algum se divertirem longe da cidade natal sem a companhia dos familiares.
Os pontos turísticos, restaurantes, bares e praias foram as opções de lazer e entretenimento no seu tempo livre mais citados pelos funcionários entrevistados. Os restaurantes são uma opção quase que unânime nas viagens a negócios, pois apesar do hotel ter serviços de alimentação 24 horas, o hóspede acaba por preferir sair do seu quarto e procurar nas imediações um bom restaurante, o que proporciona ao viajante um maior contato com a comunidade local. Os bares são uma alternativa ao restaurante e normalmente freqüentado no inicio da noite, com o consumo de porções de comida local e variada e bebidas finas ou nativas da região. Os museus, construções históricas e os teatros foram lembrados pelos entrevistados como sendo opções de lazer.
A viagem de negócios organizada pela Editora Abril a este autor teve como objetivo o acompanhamento de um inventário físico de material estocado numa empresa parceira que presta serviços de impressão e distribuição de
revistas para as regiões norte e nordeste. Para assegurar a correta utilização do material utilizado nesses serviços, são feitos, duas vezes ao ano, inventários nos quais participam funcionários das respectivas empresas. Os resultados encontrados são enviados à sede da Editora Abril e confrontados com os dados apresentados pela empresa terceirizada ao longo do ano.
Nesta viagem foi necessário o envio de três funcionários, um do departamento de contabilidade, que apura e valida os números, e dois do departamento de movimentação de materiais, que atestam os dados encontrados.
Nos dias em que se deu a permanência no destino, a rotina era a de trabalhos na empresa com a realização do inventário, a saída para o almoço e o fim do expediente, após o qual retornava-se ao hotel e em seguida procurava-se um restaurante nas imediações para a realização do jantar. Um breve passeio na orla de Recife e a compra de artesanato numa feira cultural faziam parte da rotina pós-expediente dos funcionários, uma vez que o hotel situava-se na praia de Boa Viagem, um reconhecido ponto turístico da cidade.
O contato com a comunidade local ficou restrito aos funcionários da empresa na qual o trabalho estava sendo feito e aos atendentes dos empreendimentos turísticos utilizados durante a permanência dos viajantes, tais como garçons de restaurantes e bares, recepcionistas do hotel, barraqueiros de praia e artesãos. Não foi feito uso de táxis ou aluguel de veículos, uma vez que havia um funcionário da empresa visitada com veiculo próprio à disposição.
A atenção dada pelos prestadores de serviços no destino aos viajantes era como se estes fossem turistas, embora fosse evidente pela postura que se tratava de funcionários em viagem de negócios. Conforme anotou Wada (2009, p. 216), os prestadores de serviços turísticos consideram esses viajantes como turistas, diferentemente da maioria destes que se consideram apenas funcionários em viagens a trabalho. Fato este constatado nas entrevistas com funcionários da Editora Abril, cujos 60% deles não se consideravam turistas nas viagens pela empresa.
Após o término dos trabalhos, um dos funcionários retornou a São Paulo e os outros dois estenderam a viagem por mais três dias afim de visitar parentes, descansar e aproveitar a estrutura turística da cidade. Este autor seguiu para a casa de parentes e fez uso de serviços turísticos como táxis, aluguel de veículos, passeios, compras, visitação de atrativos e praias em cidades turísticas no entorno de Recife, com despesas próprias.
No retorno da viagem foram feitos todos os procedimentos para justificar as despesas, com a comprovação através de notas fiscais anexadas a um relatório. A verba disponibilizada foi mais que suficiente para cobrir as despesas, havendo devolução de sobras por parte deste autor à conta da empresa.
4. Considerações finais
O fluxo do processo de organização das viagens na Editora Abril é bem simples, pois permite a qualquer funcionário organizar suas próprias viagens. Essa atividade, porém, na maioria, fica sob a responsabilidade das secretárias, que já possuem experiência na organização das viagens feitas por funcionários dos seus respectivos setores. Os funcionários viajantes estão envolvidos nas suas atividades rotineiras de trabalho, não sobrando tempo para tal providência.
A agência responsável pelas viagens na empresa tem experiência no mercado do turismo de negócios e mantém acordos com fornecedores da cadeia turística. Os relatórios enviados mensalmente pela agência permitem à Editora Abril uma análise das viagens e a correção de eventuais pontos falhos, o que faz com que a empresa obtenha redução de custos com a correta utilização dos recursos empregados.
Podemos perceber que, no momento da reserva de vôos e hotéis, há uma preocupação na escolha do menor preço, um ponto que é levado em consideração quando da aprovação pelo diretor da área, ao contrário do que afirmou Pelizzer (2005, p. 32) quando disse que as secretárias se preocupam apenas em encontrar os vôos e hotéis que atendam às solicitações dos viajantes. Porém, como mencionou o gestor do departamento de viagens da
Editora Abril, apesar de a política de viagens da empresa orientar que as viagens sejam solicitadas com sete dias antecedência, na prática elas são elaboradas com 24 horas de antecedência. Isso pode aumentar os custos com a viagem, uma vez que quanto mais próximo do dia da viagem for a reserva, maior poderá ser o valor pago por ela. Recomenda-se um melhor planejamento na elaboração das viagens pelos departamentos solicitantes a fim de garantir que elas sejam organizadas com bastante antecedência, respeitando o prazo mínimo adotado na política de viagens. Com isso, espera-se que haja redução dos custos da viagem e diminuição do risco de não haver vôos disponíveis e vagas em hotéis para os locais e datas solicitados, evitando transtornos como a perda de uma reunião importante, atrasos na visitas a clientes e fornecedores, por exemplo.
Quando se falou das viagens corporativas representarem um segmento muito interessante para as agências de viagem e turismo, referia-se ao orçamento que normalmente é destinado para as viagens a trabalho nas grandes empresas, no caso da Editora Abril esse valor é de 7 milhões anuais. Os números das viagens e gasto médio, apresentados pela empresa são muito significativos e bastante atraentes para o turismo de negócios, movimentando a cadeia produtiva do turismo na origem e no destino. E se tornam ainda mais grandiosos quando somados aos orçamentos das várias empresas que precisam organizar viagens freqüentes a seus funcionários.
Quanto às opções de lazer dos funcionários pesquisados quando em viagens a trabalho pela empresa, estas se resumem à visitação rápida de pontos turísticos e de bares no entorno do hotel, e praias quando se tratam de cidades litorâneas. Os restaurantes, citados pela maioria, são uma opção onde pode-se apreciar a gastronomia típica local e está presente em todas cidades. Notou-se que funcionários de cargos mais elevados disseram não ter tempo livre para momentos de lazer nas viagens por conta da agenda apertada e da dedicação exclusiva ao trabalho, diferentemente dos outros de níveis mais baixos, que conseguiam tempo para entreter-se.
Um fato a ressaltar é que quando o destino se trata de uma cidade com características meramente industriais e cujas opções de lazer sejam desconhecidas do viajante ou muito distantes, as alternativas ficam restritas
aos restaurantes nas proximidades. É o caso da cidade de Juiz de Fora, em Minas Gerias, que concentra um grande número de indústrias, mas é desconhecida turisticamente, e o hotel onde se hospedaram alguns funcionários da Editora Abril não tinha opções de lazer e entretenimento no seu entorno.
No caso da Editora Abril, o funcionário tem a opção de estender sua estada no destino ao término das obrigações do trabalho a fim de aproveitar sua estrutura de lazer e entretenimento, desde que assuma as próprias despesas. Porém, notou-se que essa prática foi adotada por poucos funcionários, e estes só o fizeram por ter parentes residentes no destino da viagem, o que diminui os custos com a hospedagem. A maioria não se utiliza dessa alternativa por não ter a presença da família na viagem, deixando pra descansar ou se divertir na cidade de origem. Campanhas como a “Fique Mais um Dia” na cidade de São Paulo tentam incentivar o turista de negócios a ficar no final de semana na cidade, mas como podemos notar, ao menos nas respostas dos 10 funcionários entrevistados, essas campanhas precisam convencer o viajante a levar consigo a família, algo muito difícil de se fazer, uma vez que as viagens de lazer são feitas nas férias de trabalho e programadas com bastante antecedência, juntamente com o parceiro ou parceira, que na maioria dos casos também trabalha.
A viagem realizada pelo autor organizada pela Editora Abril serviu como avaliação pontual do comportamento de um turista de negócios e de como ele é visto pelos prestadores de serviços turísticos no destino. A consideração que se faz a esse respeito é que a sensação de interação com o trabalho é constante, mesmo no tempo livre, e talvez por isso muitos dos entrevistados não se consideram turistas. Do lado dos prestadores de serviços turísticos o atendimento é, como observado, semelhante ao de um turista comum. A diferença entre um turista comum e um de negócios, para os prestadores de serviços, se dá pela infraestrutura de apoio aos homens de negócios, de modo a facilitar o desempenho de suas atividades.
A análise que se faz das viagens na Editora Abril é que, pela operação simples - que basicamente envolve o funcionário, a secretária, a agência de viagens e o Departamento de Viagens -, são bem organizadas segundo os
entrevistados. Uma agência de viagens com escritório exclusivo para atender aos interesses da empresa, a preocupação com o conforto, segurança e bem estar dos funcionários e os poucos problemas apresentados durante as viagens são as causas apontadas pelos viajantes para a satisfação com a organização das viagens na empresa.
Este trabalho não é conclusivo, pois trata-se da análise da opinião de apenas 10 funcionários da Editora Abril, embora estes sejam representativos das mais diversas categorias na hierarquia da empresa. Outros trabalhos devem ser feitos e somados a este para um melhor entendimento das viagens corporativas, abarcando um maior número de pessoas e abordando temas como objetivos da viagem, separação por nível hierárquico, despesas extras bancadas pelo funcionário, expectativa de viagem do funcionário e benefício social e profissional das viagens para o funcionário.
Referências
ABGEV, Associação Brasileira de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas.
Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas. São Paulo: 2010. Disponível
em: <http://www.abgev.org.br/portal>. Acesso em: 18 mar. 2010.
ABRIL, Editora. Apresentação Institucional. São Paulo: 2007. Disponível em: <http://www.abrilnet.com.br>. Acesso em: 02 mai. 2010.
______. Conhecendo a Abril: histórico. São Paulo: 2010. Disponível em: <http://www.abrilnet.com.br>. Acesso em: 23 jun. 2010.
ANDRADE, José Vicente de. Turismo: fundamentos e dimensões. 8. ed. São Paulo: Ática, 2002.
ANSARAH, Marília Gomes dos Reis. Turismo e Segmentação de Mercado: novos segmentos. In: TRIGO, Luiz Gonzaga Godoi (Org.). Análises Regionais e Globais do
Turismo Brasileiro. São Paulo: Roca, 2005. P. 285-299.
______. Turismo de Negócios para Altos Executivos. In: ______. Turismo: segmentação de mercado. São Paulo: Futura, 1999. P. 35-55.
BENI, Mário Carlos. Análise Estrutural do Turismo. 8. ed. São Paulo: SENAC, 2003. BARRETTO, Margarita; REJOWSKI, Miriam. Considerações Epistemológicas Sobre Segmentação: das tipologias turísticas à segmentação de mercado. In: PANOSSO NETTO, Alexandre; ANSARAH, Marília G. R. (Org.). Segmentação do Mercado
Turístico: estudos, produtos e perspectivas. Barueri: Manole, 2009. P. 4-18.
DENCKER, Ada de Freitas Maneti. Pesquisa em turismo: planejamento, métodos e técnicas. 9. ed. São Paulo: Futura, 2007.
FAVECC, Fórum das Agências de Viagens Especializadas em Contas Comerciais.
Estatísticas FAVECC. São Paulo: 2010. Disponível em: <http://www.favecc.com.br>.
Acesso em: 15 de mar. 2010.
MORAES, Cláudia Corrêa de Almeida. Turismo – segmentação de mercado: um estudo introdutório. In: ANSARAH, Marília Gomes dos Reis (Org.). Turismo: segmentação de mercado. São Paulo: Futura, 1999. P. 13-33.
PANOSSO NETTO, Alexandre; ANSARAH, Marília Gomes dos Reis. Segmentação em Turismo: panorama atual. In ______ (Org.). Segmentação do Mercado Turístico: estudos, produtos e perspectivas. Barueri: Manole, 2009. P. 19-43
PELIZZER, Hilário Ângelo. Turismo de Negócios: Qualidade na gestão de viagens empresariais. São Paulo: Pioneira Thomson, 2005.
SÃO PAULO, Turismo. Fique Mais um Dia: programa pode render até R$ 1,5 bilhão para a cidade. São Paulo: 2008. Disponível em: <http://imprensa.spturis.com>. Acesso em: 27 abr. 2010.
SALLES, Márcia Isdebski. Turismo de Negócio e Lazer: estudo comparativo sobre seu desenvolvimento. Brasília: UNB, 2003. 33 f. Monografia (Especialização em Gestão da Hospitalidade). Centro de Excelência em Turismo, Universidade de Brasília, Brasília, 2003. Disponível em: <http://bdn.bce.unb.br>. Acesso em: 13 mar. 2010. WADA, Elizabeth Kyoko. Turismo de Negócios: viagens corporativas, eventos e incentivos. In: PANOSSO NETTO, Alexandre; ANSARAH, Marília G. R. (Org.).
Segmentação do Mercado Turístico: estudos, produtos e perspectivas. Barueri:
