DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E APLICADAS CAMPUS DE CAICÓ
ANDREANE MARIA VASCONCELO ALVES
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO NA GESTÃO
EMPRESARIAL: Um estudo de caso numa empresa do ramo de
supermercado
CAICÓ – RN 2015
ANDREANE MARIA VASCONCELO ALVES
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO NA GESTÃO
EMPRESARIAL: Um estudo de caso numa empresa do ramo de
supermercado
Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Orientador(a): Profª Esp. Clara Monise Silva
CAICÓ – RN 2015
Alves, Andreane Maria Vasconcelo.
A importância do controle interno na gestão empresarial : Um estudo de caso numa empresa do ramo de supermercado / Andreane Maria Vasconcelo Alves. - Caicó: UFRN, 2015.
47f: il.
Orientador : Esp. Clara Monise Silva.
Monografia (Bacharel em Ciências Contábeis) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ensino Superior do Seridó - Campus Caicó.
1. Gestão empresarial. 2. Controle interno. 3. Tomada de decisão. I. Silva, Clara Monise. II. Título.
ANDREANE MARIA VASCONCELO ALVES
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO NA GESTÃO
EMPRESARIAL: Um estudo de caso numa empresa do ramo de
supermercado
Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
BANCA EXAMINADORA
___________________________________________________________________________ Profª Esp. Clara Monise Silva - UFRN/CERES
Orientador
___________________________________________________________________________ Prof. Esp. Sócrates Dantas Lopes - UFRN/CERES
Examinador 1
___________________________________________________________________________ Prof. Esp. Ney Fernandes de Araújo - UFRN/CERES
Examinador 2
CAICÓ – RN 2015
"As grandes obras são executadas, não pela força, mas pela perseverança". Samuel Johnson
Dedico este trabalho aos meus pais que sempre foram perseverantes e me apoiaram em todos os momentos de minha vida.
Agradeço a Deus, Pai Eterno, por me conceber o dom da vida, zelando por minha saúde e me dando forças para seguir em frente nos momentos mais difíceis.
Agradeço aos meus pais, meus irmãos e irmãs e a todos meus familiares pelo apoio e motivação durante minha formação acadêmica.
Agradeço a Maria das Dores Silva, pessoa muito especial em minha vida a quem recorro nas horas mais difíceis, que me dá todo apoio e sempre ora por mim.
Agradeço à minha orientadora, Professora Clara Monise Silva, por toda ajuda que recebi na elaboração deste trabalho.
Agradeço aos colaboradores e ao gestor do Supermercado Lucena por toda contribuição na elaboração desse estudo.
Agradeço a todo o corpo docente por terem dedicado parte de suas vidas na minha educação, me auxiliando e orientando na busca pelo conhecimento, especialmente à minha primeira professora Maria de Fátima Araújo e toda sua família.
A todos os colegas de faculdade das diferentes cidades que sempre colaboraram comigo quando mais precisei de ajuda.
Agradeço a meu colega Fábio Cunha de Azevedo a quem eu posso chamar de irmão por tudo que ele representa para mim.
A todos que trabalharam comigo no colégio Calpúrnia Caldas de Amorim. A todas as minhas colegas de trabalho da biblioteca.
RESUMO
A busca pelo progresso e eficiência na aplicação dos recursos, leva os responsáveis pela gestão empresarial tomar decisões embasadas em informações consistentes, a necessidade de conseguir informações atualizadas, com projeções do futuro e ao mesmo tempo de fácil entendimento. Este trabalho justifica-se devido às contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial, pois através de sua utilização os gestores poderão obter informações fidedignas, inclusive dados contábeis mais precisos e confiáveis que os auxiliem em suas tomadas de decisões. Desta forma, o objetivo geral deste estudo foi demonstrar as contribuições que o controle interno oferece ao processo de gestão empresarial, através de um estudo de caso no Supermercado Lucena, localizado no município de São José do Seridó/RN. Foi realizada uma pesquisa bibliográfica, de forma a referenciar conceitos que foram utilizados para auxiliar a análise da pesquisa. Para alcançar o objetivo, foi realizada uma pesquisa descritiva, aplicando uma abordagem do problema de forma qualitativa. A coleta e análise dos dados tiveram como fundamento a aplicação de um questionário com os colaboradores da empresa estudada. Destacam-se através da pesquisa, que são várias as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial, desde que seja aplicado e monitorado de forma adequada, auxiliando os gestores a proteger seus ativos através de informações exatas, confiáveis e oportunas, que ajudam a prevenir erros, fraudes e atos ilícitos.
Gráfico 1 – Conhecimentos sobre o controle interno ... 31
Gráfico 2 – O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da empresa ... 32
Gráfico 3 – Sempre pesquisa antes de comprar qualquer produto ... 33
Gráfico 4 – Armazenamento das compras ... 34
Gráfico 5 – Há uma previsão de vendas na empresa ... 34
Gráfico 6 – A empresa tem organização de determinar o que, quando e quanto se deve comprar de um determinado produto ... 35
Gráfico 7 – A empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadorias no ato da entrega ... 36
Gráfico 8 – A empresa utiliza relatórios financeiros para tomada de decisões ... 36
Gráfico 9 – A empresa possui um plano de organização ... 37
Gráfico 10 – Existe segregação de funções dentro da empresa ... 38
Gráfico 11 – Com um bom sistema de controle interno, a empresa conseguiria um bom desempenho e diminuiria determinadas perdas ... 39
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Função da controladoria ... 15 Quadro 2 – Requisitos para bom desempenho do Controller ... 16
Sumário
INTRODUÇÃO ... 11
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA... 11
1.2 JUSTIFICATIVA ... 12 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA ... 12 1.3.1 Geral ... 12 1.3.2 Específicos ... 12 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 13 2.1 CONTROLADORIA ... 13
2.1.1 Missão da área de controladoria ... 14
2.1.2 Função da Controladoria... 14
2.1.3 Papel da controladoria no processo de gestão ... 15
2.1.4 Controller ... 16
2.2 CONTROLE INTERNO ... 17
2.2.1 Tipos de Controle Interno ... 18
2.2.2 Controles Contábeis ... 18
2.2.3 Controles Interno Administrativos ... 19
2.2.4 A Importância do Controle Interno... 20
2.3 OS OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO E SUAS FINALIDADES ... 21
2.3.1 A salvaguarda dos interesses da empresa ... 21
2.3.2 A precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis financeiros e operacionais 22 2.3.3 O estímulo à eficiência operacional ... 23
2.3.4 A aderência às políticas existentes ... 23
2.4 RESPONSABILIDADE PELA DETERMINAÇÃO DO CONTROLE INTERNO ... 24
2.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES ... 25
2.6 CONTROLE INTERNO X FRAUDE ... 26
2.7 CONTROLE INTERNO NOS DEPARTAMENTOS ... 27
2.7.1 Departamento de Compras ... 27
2.7.2 Departamento de Vendas ... 27
2.7.3 Departamento de Estoque ... 28
2.7.4 Departamento Financeiro ... 28
3 METODOLOGIA ... 30
3.1 A ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA ... 30
3.3 INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS ... 31
3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 31
4 RESULTADOS DA PESQUISA ... 32
4.1 ANÁLISE DA APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO COM OS COLABORADORES ... 32
CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 41
INTRODUÇÃO
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA
A globalização e as mudanças que ocorrem no mundo dos negócios têm levado os empresários a buscarem alternativas que verifiquem os resultados de suas ações. Torna-se necessário, cada vez mais, informações que auxiliem os gestores em suas tomadas de decisões. Para que possam ter informações fidedignas e controle do que ocorrem em todos os setores da empresa é preciso que as organizações disponham de um sistema de controle interno bastante eficaz a fim de salvaguardar os ativos e verificar a exatidão e fidelidades dos dados contábeis.
De acordo com Franco e Marra (1992, p. 207) diz que controle interno é “todos os instrumentos da organização destinados à vigilância administrativa que permitem prevê, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimônio”.
A administração de uma empresa contempla as etapas de planejamento, execução e controle, os gestores buscam alcançar os melhores resultados, a eficiência e eficácia dos negócios, garantindo o sucesso e a continuidade da organização. A utilização de um sistema de controle interno facilita a execução dessas etapas, sua implantação deve ser em conformidade com os resultados pretendidos a partir dos objetivos, metas, planos, políticas, organogramas e atividades planejadas.
A busca pelo progresso e eficiência na aplicação dos recursos, levam os responsáveis pela gestão empresarial tomarem decisões embasadas em informações consistentes, a necessidade de conseguirem informações atualizadas, com projeções do futuro e ao mesmo tempo de fácil entendimento. Assim, observa-se que o controle interno tem uma grande relevância para o sucesso de qualquer empreendimento, uma vez que ele contribui para a redução de fatos indesejáveis que podem vir ocorrer na organização, o controle proporciona segurança para a administração a fim de que seus objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos.
Neste contexto o presente trabalho se dispõe a responder ao seguinte questionamento:
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1.2 JUSTIFICATIVA
A escolha deste tema se deu devido às contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial, pois através de sua utilização os gestores poderão obter informações fidedignas, inclusive dados contábeis mais precisos e confiáveis que os auxiliem em suas tomadas de decisões, proporcionando mais segurança aos negócios da empresa e mais estímulo nos segmentos das políticas organizacionais.
O controle interno quando aplicado e monitorado de forma contínua proporciona um efeito preventivo sobre os procedimentos adotados pela empresa, evitando problemas internos que poderão ocasionar perdas para a entidade. Assim, os gestores conseguirão obter o controle total sobre todos os departamentos da empresa em seus diversos segmentos.
1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA
1.3.1 Geral
Demonstrar as contribuições que o controle interno oferece ao processo de gestão empresarial.
1.3.2 Específicos
Conceituar controle interno
Escrever sobre os objetivos do controle interno e suas finalidades Verificar a existência de controle interno na empresa;
Analisar como a prática do controle interno pode contribuir em um melhor desempenho da empresa.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 CONTROLADORIA
A controladoria busca auxiliar o gestor de maneira rápida e simples nas tomadas de decisões, buscando sempre efeitos positivos referentes às suas áreas, seus aspectos financeiros e econômicos, assim garantindo a eficácia empresarial.
No entendimento de Padoveze (2003, p. 3):
A controladoria é o órgão de apoio à administração, que dissemina a informação prestando auxílio ao processo decisório, com foco na eficácia organizacional. Para isso utiliza-se dos dados gerados pela contabilidade, que são processados e traduzidos aos usuários de forma objetiva por meio de um processo coordenado.
A controladoria tem como principal função estabelecer a direção e implementação dos sistemas de: informação, planejamento e acompanhamento.
Segundo Oliveira, Perez Jr e Silva (2009, p. 5):
A controladoria deve persuadir a coletar e organizar informações e dados importantes para a tomada de decisão, ter controle e monitoramento sobre as atividades executadas e desempenhadas por todos os departamentos da empresa e principalmente ter capacidade de influenciar nas decisões dos gestores da empresa.
Nota se que o papel da controladoria nas organizações é de aperfeiçoar os resultados, por meio de informações fidedignas baseadas no modelo de gestão. Almeida, Parisi e Pereira (2001, p. 344) destacam que a controladoria deve ser vista por duas perspectivas distintas:
O primeiro como ramo do conhecimento responsável pelo estabelecimento de toda a base conceitual, e o segundo como órgão administrativo respondendo pela disseminação de conhecimento, modelagem e implementação de um sistema de informações.
De acordo com os autores, a controladoria, enquanto ramo do conhecimento, estabelece a base teórica necessária para modelar um sistema de informações que condiz com
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as necessidades informacionais dos gestores. Já como unidade administrativa é responsável pela coordenação e disseminação do conhecimento, por meio da implantação do sistema de informações, que possibilite os administradores tomarem as decisões que traduzem na otimização dos resultados da organização.
2.1.1 Missão da área de controladoria
Na atuação como órgão administrativo empresarial, a controladoria tem como missão, conforme afirma Catelli (2001, p.346) “assegurar a otimização do resultado econômico da organização na busca pela eficácia institucional, de forma a possibilitar o crescimento dos ganhos corporativos, por meios de decisões assertivas”.
De acordo com Nascimento e Reginato (2009, p. 7) a área de controladoria possui como missão criar as ligações do processo de gestão, além das informações necessárias adquiridas pela utilização de um sistema de informações que possibilite praticar essa atividade: levando-se em consideração, que para ser útil, a informação deve ser confiável.
No ponto de vista dos autores, a missão da controladoria está diretamente relacionada com a perpetuação da empresa. Resumidamente, é a área que orienta a gestão, apresenta os cenários, acompanha o desempenho e direciona os administradores nos caminhos a percorrer para o sucesso empresarial.
2.1.2 Função da Controladoria
Conforme Perez Jr, Pestana e Franco (1997, p. 36) “a principal função da controladoria é estabelecer a direção e a implementação do sistema de:
Quadro 1 – Função de Controladoria
Informação: entender os sistemas contábeis e financeiros da organização;
Motivação: está relacionada aos efeitos do sistema de controle sobre o comportamento das pessoas diretamente envolvidas;
Coordenação: tem como objetivo concentrar informações vistas a aceitação de planos;
Avaliação: tendo em vista interpretar fatos, informações e relatório, avaliando os resultados por áreas de responsabilidade, por processos, por atividades e entre outros;
Planejamento: busca estabelecer se os planos são consistentes ou viáveis, se são aceitos e coordenados e se poderão dar informações para uma possível avaliação posterior;
Acompanhamento: refere-se a verificação da evolução dos planos traçados, buscando corrigir falhas ou revisar o planejamento.
Quadro 1: Adaptado de Perez Jr, Pestana e Franco, 1997 p. 36
É notável que o processo decisório seja influenciado pela atuação da controladoria, pelo intermédio das informações de planejamento e controle, assim, as funções fornecem informações para realização e planejamento, com o papel efetivo de atingir o plano traçado.
2.1.3 Papel da controladoria no processo de gestão
Entendendo o conceito de controladoria e conhecendo a missão que a mesma reflete nas organizações, é necessário também conhecer o papel da controladoria no processo de gestão.
Quanto ao papel da controladoria; Oliveira, Perez Jr e Silva (2010, p.10); “é assegurar as diversas gestões da empresa, fornecendo mensurações das alternativas econômicas e por meio de visão sistêmica, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório”.
Para Perez Jr, Pestana e Franco (1997, p.37) “a controladoria busca otimizar os resultados econômicos da organização através da definição de um modelo de informações baseado no modelo de gestão”. Pode-se afirmar que essa é a área que processa os dados, interpreta e passa para os responsáveis, prestando auxílio na busca por decisões assertivas que promovam a sustentabilidade do empreendimento.
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2.1.4 Controller
É a pessoa responsável pelo departamento de controladoria dentro de uma empresa, tem a responsabilidade de apurar e disseminar todos os aspectos econômicos, financeiros das organizações, tendo papel de fundamental importância quanto à busca pelos melhores resultados, e em muitos casos, exercendo influência na tomada de decisões pelos gestores.
Para Souza (2010, p.47) “o Controller é a pessoa responsável que tem a função de planejar, informar, controlar e decidir sobre o seu desempenho, voltado para a missão e objetivos da empresa”.
Ainda de acordo com Souza (2010, p.48) “através do Controller os gestores podem superar deficiências gerenciais, pois terão alguém tecnicamente preparado para orientá-los no processo de tomada de decisão”.
Segundo Figueiredo e Caggiano (1997, p.29) para que o Controller tenha um bom desempenho, este deve atender a alguns requisitos, tais como:
Quadro 2 – Requisitos para bom desempenho do Controller
Um bom conhecimento do ramo de atividade do qual a empresa faz parte, assim como dos problemas e das vantagens que afetam o setor;
Um conhecimento da história da empresa e uma identificação com seus objetivos, suas metas e suas políticas, assim como seus problemas e estratégias;
Habilidade para analisar dados contábeis e estatísticos que são a base direcionadora de sua ação e conhecimento de informática suficiente para propor modelos de aglutinação e simulação das diversas combinações;
Habilidade de se expressar bem, oralmente e por escrito e ter profundo conhecimento dos princípios contábeis e das implicações fiscais que afetam o resultado empresarial. Fonte: Adaptado de Figueiredo e Caggiano, 1997 p. 29
Dessa forma considera-se que o Controller deve estar atento às adversidades que surgem nas organizações e ser um profissional versátil, ou seja, deve estar preparado para enfrentar as dificuldades e se dispor a buscar constantemente as atualizações e o aperfeiçoamento profissional.
2.2 CONTROLE INTERNO
É formado pelo plano de organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção.
Para Almeida (2007, p. 63):
O controle Interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
No entendimento de Crepaldi (2013, p. 472) o controle interno pode ser definido como: ”o sistema de uma empresa, que compreende o plano de organização, os deveres e responsabilidades e todos os métodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas”.
Attie (2010, p.149-150) diz que: “pela análise da definição de controle interno podemos observar a existência de vários fatores que necessitam ser clara e objetivamente expostos” são eles:
a) Plano de organização é o modo pelo qual se organiza um sistema;
b) Métodos e medidas estabelecem os caminhos e os meios de comparação e julgamento para se chegar a determinado fim;
c) Proteção do patrimônio compreende a forma pela qual são salvaguardados e defendidos os bens e direitos da empresa;
d) Exatidão e fidedignidade dos dados contábeis correspondem à adequada precisão e observância aos elementos dispostos na contabilidade;
e) Eficiência operacional compreende a ação ou força a ser posta em prática nas transações realizadas pela empresa;
f) Políticas administrativas compreendem o sistema de regras relativas à direção dos negócios e à prática dos princípios, normas e funções para a obtenção de determinado resultado.
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Pela descrição dos fatores anteriormente dispostos, fácil é compreender que todos os itens se interinfluenciam de forma acentuada. Esses elementos, pela importância de cada um, são de tais formas essenciais para o controle interno adequado, que uma grave deficiência de qualquer um deles compromete o funcionamento eficiente de todo o sistema.
Segundo Chiavenato (2003, p.613):
O controle exerce uma função restritiva e coercitiva, no sentido de coibir ou restringir desvios indesejáveis, pode ser, também, “um sistema automático de regulação no funcionamento de um sistema e, por fim, com função administrativa, através do planejamento, organização e a direção”. A função administrativa é a mais importante, por ser através dela que há o monitoramento das tarefas executadas e a avaliação das atividades e resultados esperados, no intuito de fazer com que a empresa tenha êxito no que foi elaborado através do planejamento.
Dessa forma o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os objetivos.
Assim, pode notar o quanto o controle interno traz benefícios para a gestão e desenvolvimento da empresa, uma empresa ao ser constituída tem a necessidade de ter um instrumento de apoio para que seus objetivos sejam alcançados.
2.2.1 Tipos de Controle Interno
Os controles internos se dividem em dois: controles contábeis e controles administrativos.
De acordo com Attie (2010, p. 152,153) o controle interno inclui, portanto, controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade como à administração.
2.2.2 Controles Contábeis
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade dos itens que o compõem.
Para Crepaldi (2013, p.473) os controles contábeis são compreendidos por:
Segregação de funções: cria independência entre as funções de execução operacional, custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização;
Sistema de autorização: controla as operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos;
Sistema de registro: compreende a classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas, existência de um plano de contas que facilita o registro e preparação das demonstrações contábeis, e a utilização de um manual descritivo para o uso das contas.
Conforme o pensamento do autor para que uma operação ou transação se concretize eficazmente, é necessário que haja aprovação em cada uma das etapas necessárias ou nos pontos vitais de controle para o cumprimento do programa de administração, segundo as responsabilidades determinadas.
2.2.3 Controles Interno Administrativos
Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficiência às operações, dar ênfase à política de negócios da empresa, bem como a seus registros financeiros.
Para Crepaldi (2013, p. 473) os controles internos administrativos são compreendidos por:
Normas salutares que observam as práticas saudáveis aos interesses da empresa no cumprimento dos deveres e funções;
Pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas atividades bem instruído e supervisionado por seus responsáveis.
Um sistema de controle interno que funcione corretamente não depende apenas do planejamento efetivo da empresa e da eficiência dos procedimentos e práticas instituídas, mas também da competência de todo o pessoal envolvido, para levar adiante de forma eficiente e econômica os procedimentos prescritos. Assim todas as pessoas que compõem a empresa precisam receber informações adequadas para a realização de suas tarefas e treinamentos apropriados no âmbito técnico, gerencial e operacional.
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2.2.4 A Importância do Controle Interno
O controle interno tem uma contribuição a oferecer a cada segmento ou setor existente dentro de uma organização de forma a agregar agilidade, eficiência e veracidade para as informações contábeis e administrativas.
No entendimento de Attie (2010,p.151):
A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceder uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.
Como o autor diz, torna evidente a importância de um sistema de controle interno como meio de proteger a empresa, fazendo que todas as medidas tomadas tenham como objetivo a melhoria dos procedimentos gerados pela organização, a inibição de fraudes e a segurança das informações um maior grau de confiabilidade e exatidão dos registros contábeis.
Crepaldi (2008, p. 65) define a importância do controle interno da seguinte forma: “[...] é de fundamental importância a utilização de um controle adequado sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais favoráveis com menores desperdícios”.
A importância ou aprimoramento de um tipo de controle é tanto viável quanto positiva for a sua relação custo/benefício. Grau máximo de avaliação do benefício deve ser atribuído à sua importância e a qualidade da informação a ser gerada.
Torna-se evidente a importância de um sistema de controle interno como forma de proteção da empresa. Todas as medidas tomadas dos procedimentos gerados pela empresa, a inibição de fraudes e assegurar um maior grau de confiabilidade e exatidão dos registros contábeis.
2.3 OS OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO E SUAS FINALIDADES
Os objetivos do controle interno visam à configuração da segurança adequada às atividades praticadas ao longo de toda a empresa de forma vertical e horizontal, onde é de grande importância a adoção dos objetivos por todos da empresa, para que possa alcançar os objetivos propostos.
Oliveira e D’Ávila (2002, p. 84), afirma que o objetivo do controle é:
Verificar e assegurar os cumprimentos, às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais; obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões; prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos. Possibilitar a descoberta o mais rápido possível. Determinar sua extensão e atribuições de corretas responsabilidades; registrar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa; assegurar o processamento correto das transações da empresa. Bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período.
De acordo com Attie (2010, p.155) os objetivos do controle interno são:
A salvaguarda dos interesses da empresa;
A precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis financeiros e operacionais;
O estímulo à eficiência operacional;
A aderência às políticas existentes.
A seguir, serão apresentados detalhadamente os principais objetivos do controle interno e suas respectivas finalidades.
2.3.1 A salvaguarda dos interesses da empresa
Este objetivo está relacionado à proteção do patrimônio para que evite quaisquer perdas e risco devido a erros ou irregularidades. Conforme Attie (2010) a empresa dispõe de enorme gama de atividades que requer especialização, conhecimento e entendimento de forma que sejam conduzidos dentro de padrões adequados, minimizando a possibilidade de perdas e riscos.
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Citam-se exemplos de alguns meios que podem dar suporte necessário a este objetivo, como:
Segregação de funções;
Sistema de autorização e aprovação;
Determinação de funções e responsabilidades; Manutenção de contas de controle;
Diminuição de erros e desperdícios; Contagens físicas independentes.
Fica visível a preocupação que tem o controle interno com relação à proteção de seu patrimônio, munindo-se de várias práticas que contribuem ao sucesso deste objetivo.
2.3.2 A precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis financeiros e operacionais
Com este objetivo a organização tem as informações que auxiliam na gestão dos negócios e entendimento uniforme da informação. As projeções financeiras devem ser baseadas em fatos reais e estímulo como, por exemplo, o departamento de cobrança precisa saber os valores a receber dos clientes, já o de venda conhecer com muita rapidez os produtos disponíveis em estoque.
Attie (2010) destaca alguns meios que dá suporte necessário a este objetivo exemplificando: Documentação confiável; Conciliação; Análise; Plano de contas; Tempo hábil; Equipamento mecânico.
Percebe-se que este objetivo demonstra que as informações deverão ser exatas, confiáveis e oportunas, ou seja, os dados precisam ser verídicos e informados tempestivamente.
2.3.3 O estímulo à eficiência operacional
A finalidade deste objetivo mostra que a administração determina os meios necessários para conduzir as tarefas, de uma maneira que obtenha entendimento e garanta a aplicação e haja tempestividade e uniformidade.
De acordo com Attie (2010) “as inúmeras tarefas praticadas pelos diversos setores de uma empresa necessitam de uma linha de raciocínio e de conduta”. Pode-se deduzir pelas palavras do autor que em cada um dos setores existem determinadas particularidades e que cada um dos colaboradores precisa ter conhecimento de suas tarefas.
Exemplificando alguns dos meios para se alcançar o referido objetivo, destacou-se: Seleção;
Treinamento; Plano de carreira;
Relatórios de desempenho; Relatórios de horas trabalhadas; Tempos e métodos;
Custo padrão; Manuais internos; Instruções formais.
Através da aplicação destes meios há mais possibilidade e eficiência no modo como serão desenvolvidas as operações da empresa.
2.3.4 A aderência às políticas existentes
É através deste objetivo que se verifica a garantia que os desejos da administração sejam cumpridos por todos os colaboradores, isso fica definido através de suas políticas e demonstradas por meio de procedimentos que sejam seguidas adequadamente pelos colaboradores.
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Na percepção de Attie (2010, p. 159) “cada pessoa e cada segmento da organização precisam funcionar harmonicamente, fazendo com que toda estrutura da empresa caminhe para o mesmo objetivo”.
Alguns meios de embasar este objetivo são: Supervisão;
Sistema de revisão e aprovação e; Auditoria interna.
De acordo com os objetivos do controle interno e suas finalidades torna-se notável que o cumprimento de cada um deles auxilia na segurança adequada às atividades de toda a empresa.
2.4 RESPONSABILIDADE PELA DETERMINAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
A administração é responsável pelo planejamento, instalação e supervisão de um sistema de controle interno adequado. Attie (2010, p.161) ressalta que “qualquer sistema, independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se não for periodicamente revisto. Mas todos os funcionários devem ter conhecimento dos conceitos, objetivos propostos pela administração”.
Almeida (2007, p.64) diz:
Os funcionários da empresa devem estar totalmente cientes em relação às políticas existentes na empresa, mas para tal, é de total responsabilidade da administração estar passando claramente e por escrito aos mesmos a qual todos tenham plena consciência da forma que a instituição pretende trabalhar.
O sistema de controle interno deve estar sujeito à contínua supervisão para determinar se:
A política interna presente está sendo corretamente interpretada;
As mudanças em condições operativas tornam os procedimentos complicados, obsoletos ou inadequados e;
Quando surgem falhas no sistema, são tomadas prontamente medidas eficazes e corretivas.
Crepaldi (2013, p. 465), relata que “as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais de organização”.
Como o ambiente dos negócios é complexo e cheios de imprevistos, a função de controle interno deve ser preocupação contínua dos responsáveis pelo destino das empresas, visto que a administração sabe que nenhum planejamento ou coordenação, por melhores que sejam, podem assegurar os objetivos pretendidos sem a presença de um controle interno eficiente.
Oliveira, Perez Jr e Silva (2009, p .92) destaca que:
Como parte de sua natureza, as pessoas não gostam de controles e têm uma tendência natural a reagir negativamente a quaisquer tentativas nesse sentido. Portanto, mais do que nunca, o responsável pelo processo de implantação ou reformulação deve ser hábil negociador e vendedor de suas ideias.
Mas de nada adianta ter um controle interno, formado por um excelente plano de organização, normas e procedimentos, se as pessoas envolvidas na empresa não as executarem. É de responsabilidade da administração da empresa verificar se as normas e procedimentos do controle interno estão sendo seguidos pelos funcionários.
2.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
Uma das dimensões do controle interno é separar os deveres dos funcionários, de modo que a pessoa que mantenha controle sobre um determinado ativo não seja a mesma responsável pelo registro de transações.
Attie (2010, p.155) diz que:
Segregação de funções estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si.
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Para Almeida (2007, p. 67) “a segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não possa ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno”.
De acordo com Silva (2005, p. 21) “os auditores orientam para que haja uma separação de funções entre as pessoas que executam e as que controlam, mesmo que exista um ambiente totalmente informatizado”. Devem-se evitar responsabilidades conflitantes e em duplicidade, mas, onde o trabalho de duas ou mais divisões é complementar a responsabilidade pode ser dividida por fases.
Para reduzir as possibilidades de fraudes e de erros, os procedimentos devem ser distribuídos de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra inteiramente independente da primeira. Deste modo, as responsabilidades e funções devem ser segregadas (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar todas as fases de uma mesma transação ou processo crítico.
2.6 CONTROLE INTERNO X FRAUDE
A eficiência do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais, como também erros de atos não intencionais.
De acordo com Attie (2010, p. 164,165) esses erros podem ser:
a) De interpretação como, por exemplo, a aplicação errônea dos princípios contábeis geralmente aceitos na contabilização de transações;
b) De omissão por não aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigor; c) Decorrentes da má aplicação de uma norma ou procedimento.
Bons controles internos previnem contra a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades.
Em geral, o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Um bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identificação de fraudes em qualquer que seja a sua modalidade.
2.7 CONTROLE INTERNO NOS DEPARTAMENTOS
O controle interno desempenha relevância ao se analisar os departamentos de uma organização, sendo os mais comuns, o de compras, o de vendas, o de estoque e o financeiro.
2.7.1 Departamento de Compras
Esse departamento é responsável pela aquisição de produtos e o controle pode ser efetivado por meio de pedidos de compra ou ainda através de notas fiscais que deverão constar características como fornecedor, quantidade, valor unitário e total, condições de pagamento etc.
De acordo com Dias (2008, p. 236):
A necessidade de comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que deve usar para reduzir custos.
A ideia do autor significa que efetuar uma boa compra e saber armazenar adequadamente as mercadorias implica em mais rentabilidade, menos custos, menos perdas de produtos entre outros benefícios para a organização.
2.7.2 Departamento de Vendas
Este departamento é responsável pela estratégia comercial de uma empresa e tem a incumbência de checar ou ultrapassar as receitas projetadas, tendo também como um dos objetivos colocar o produto no mercado em relação à concorrência.
Para Francischini, Gurgel (2004, p.195):
[...] as técnicas de previsão de vendas deverão ser aprimoradas e a determinação do programa de produção deverá ter a participação da produção, da engenharia e principalmente das finanças, tendo em vista os aspectos de investimentos dessas decisões.
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Um dos aspectos mais importantes no departamento de vendas é sua integração com os demais departamentos, uma vez que as vendas geram receitas que são essenciais para manter a operacionalização da atividade comercial.
2.7.3 Departamento de Estoque
A relevância deste departamento consiste no controle das compras e das vendas e, para isso, é necessário que seja verificado a validade dos produtos, se os mesmos apresentam alguma avaria ou ainda se são obsoletos.
Dia (2008, p. 25) enfatiza:
Para organizar um setor de controle de estoque, inicialmente deveremos descrever seus objetivos principais que são:
Determinar “o que” - Deve permanecer em estoque: número de itens; Determinar “quando” - Se deve reabastecer os estoques: periodicidade;
Determinar “quanto” - De estoque será necessário para um período predeterminado: quantidade de compra;
Receber, armazenar e guardar - Os materiais estocados de acordo com as necessidades; Identificar e retirar - Do estoque os itens obsoletos e danificados.
O controle nos estoques permite identificar a necessidade de mercadorias, reposição de estoque, os produtos que possuem mais rotatividade, etc.
2.7.4 Departamento Financeiro
Este departamento envolve o controle de recursos da organização, os registros financeiros e todas as operações efetuadas.
Conforme Segundo Filho (2005, p. 176) para um bom sistema de controle financeiro:
O ideal é que esse sistema de informações seja totalmente integrado, controlado, do lado dos ingressos, a emissão do pedido do cliente, a venda, o faturamento da venda, a saída da mercadoria do estoque, o recebimento da venda e a entrada de recursos em caixa, e, do lado dos desembolsos, a requisição de compra, o pedido de compra, a entrada de mercadoria no estoque, o pagamento ao fornecedor e saída dos recursos de caixa.
Os principais controles internos financeiros de acordo com Segundo Filho (2005, p. 176) são: Controle de caixa e banco, controles de contas a receber e controle de contas a pagar.
a) Controle caixa e banco é o controle das entradas e saídas do caixa e controlar o saldo do banco através de extratos, é o setor mais provável de sofrer desvios e desfalques, como fazer o registro da venda a menor, deixar de registrar vendas, etc; b) Controle interno de contas a receber usado para que se possa acompanhar o
resultado das vendas a crédito evitar a inadimplência e;
c) Controle interno de contas a pagar controla os pagamentos que tenham a ver com as atividades da empresa.
A importância do controle interno nesse departamento é observada ao se verificar as entradas e saídas de recursos financeiros, devendo constar todos os registros que serão informados à contabilidade.
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3 METODOLOGIA
3.1 A ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA
A pesquisa em questão pode ser definida como bibliográfica, pois inclui pesquisa em livros, artigos e outros trabalhos científicos, como também na internet para o desenvolvimento da parte teórica do trabalho. Köche (2009, p.122) diz que: “o objetivo da pesquisa bibliográfica, portanto é de conhecer e analisar as principais contribuições teóricas existentes sobre um tema determinado ou problema, tornando-se um instrumento indispensável para qualquer tipo de pesquisa”.
Quanto ao estudo de caso dá-se por tratar de uma pesquisa para verificação dos fatos causadores dos problemas. Gil (2008, p. 37) evidencia que é: “o estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo”.
Do ponto de vista do objeto do estudo a pesquisa é exploratória, pois visa proporcionar familiaridade com o problema.
São finalidades da pesquisa exploratória proporcionar maiores informações sobre o assunto que se vai investigar, facilitar a delimitação do tema da pesquisa; orientar a fixação dos objetivos e a formulação das hipóteses ou descobrir um novo tipo de enforque para o assunto. (ANDRADE, 2002, p. 119)
A pesquisa foi desenvolvida com base no caráter qualitativo que conforme afirma Pereira (1999, p. 21) “Ocupa-se da investigação de eventos qualitativos, aqueles representados por dados qualitativos com referenciais teóricos menos restritivos e com maior oportunidade de manifestação para a subjetividade do pesquisador”. Ou seja, a pesquisa qualitativa concede ao pesquisador uma maior liberdade de expressar sua opinião decorrente de suas análises.
Outro método utilizado foi o da pesquisa descritiva. De acordo com Gil (2008), as pesquisas descritivas possuem como objetivo a descrição das características de uma população, fenômeno ou de uma experiência. Envolve o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados: questionário e observação sistemática.
A pesquisa básica objetiva gerar conhecimentos novos, úteis para o avanço da ciência, sem aplicação prática prevista. Envolve verdades e interesses universais (GIL, 2008). Assim, o pesquisador busca satisfazer uma necessidade intelectual pelo conhecimento, e sua meta é o saber. (CERVO; BERVIAN, 2002)
De acordo com a citação supracitada, o presente estudo utilizou a pesquisa de natureza básica, pois a mesma pretende desenvolver novos conhecimentos práticos dirigidos à solução dos questionamentos apresentados.
3.2 O CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO
A pesquisa foi feita na cidade de São José do Seridó, mais especificamente no Supermercado Lucena, a escolha se deu pela disponibilidade das informações. A loja tem uma média de 200 m² e 10 colaboradores que representa a totalidade. No mercado a mais de 10 anos, o Supermercado Lucena é filiado à Rede Unicompre de Supermercados.
3.3 INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS
A coleta dos dados foi feita por meio de um questionário aplicado a todos os colaboradores do supermercado Lucena.
3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS
Os dados foram analisados de forma clara e objetiva, por meio de técnicas qualitativas e descritivas das informações colhidas do questionário aplicado aos colaboradores. Seguindo o embasamento teórico do trabalho e descrição de algumas respostas dos entrevistados. Neste momento será usado o contato com a realidade, objeto dessa pesquisa, associada à teoria que sustenta esse trabalho.
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4 RESULTADOS DA PESQUISA
4.1 ANÁLISE DA APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO COM OS COLABORADORES
A análise iniciou-se através da aplicação de um questionário composto por 12 (doze) perguntas com opções de respostas “Sim” ou “Não”, com possibilidade de justificativa para cada opção. O mesmo questionário foi aplicado aos 10 (dez) colaboradores que representam a totalidade dos funcionários da referida empresa.
De acordo com a aplicação do questionário aos funcionários, buscou-se desenvolver a análise com o intuito de identificar quais as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial conforme as respostas obtidas pelos colaboradores.
Para questionar se a empresa tem algum tipo de controle interno foi apresentado o seguinte conceito: Controles internos podem ser entendidos como toda ação tomada pela administração para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização. Com base nesse conceito foi questionado se os colaboradores consideram que o supermercado possui algum tipo de controle interno.
Gráfico 1: Conhecimento sobre o Controle Interno
A grande maioria (90%) dos respondentes disseram que a empresa tinha algum tipo de controle interno. Pode-se observar que os colaboradores desta empresa compreendem o que é um controle interno.
Depois se questionou quantos departamentos existiam na empresa e foram destacados: compras, vendas, financeiro e estoque. Com base nessa informação procurou-se saber como era o controle sobre esses departamentos, se o gestor consegue fazê-lo.
Gráfico 2 – O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da empresa
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
As respostas foram unânimes, todos responderam “Não”, ou seja, o gestor sozinho não consegue controlar de forma satisfatória todos os departamentos. Com isso, fica demonstrado o que foi apresentado no decorrer desta pesquisa sobre controle interno, pois os autores dizem que é impossível, que quando uma empresa cresce, o gestor sozinho consiga controlar todos os departamentos.
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Por isso é importante a delegação de funções, pois caso uma empresa tenha um bom sistema de controle interno ela terá mais segurança quando precisar tomar algumas decisões e poderá ter mais confiança nas informações. Para isso, o controle interno precisa ser eficaz e deverá haver um acompanhamento contínuo, assim tudo o que foi determinado poderá ser alcançado.
Gráfico 3 – Sempre pesquisa antes de comprar qualquer produto
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
De acordo com o gráfico 03 percebe-se que a empresa pesquisa antes de comprar qualquer produto. Para existir o controle interno nas negociações, é indicado que a empresa envie formulários de cotação de preços aos fornecedores, permitindo que a pessoa responsável pelas compras possa compará-los com os de outros fornecedores, evitando assim, a ocorrência de prejuízos para o supermercado.
No entanto, vale lembrar que, além do preço acessível, deve-se verificar se vale a pena comprar determinado produto e se ele tem uma grande procura pelos clientes.
Gráfico 4 – Armazenamento das compras
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
Em relação ao armazenamento 70% disse que as compras da empresa são bem armazenadas, no entanto, 30% dos respondentes disseram o contrário, mostrando que há falhas no controle do armazenamento das compras e isso pode acarretar problemas para a empresa, pois além de se fazer uma boa compra é preciso estocar adequadamente, evitando desperdícios tanto da mercadoria como de tempo dos colaboradores.
Gráfico 5 – Há uma previsão de vendas na empresa
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Ao serem questionados se a empresa faz previsões de vendas, todos os funcionários disseram que “Sim”, isso equivale a 100% dos respondentes. Este foi um ponto positivo sobre o controle interno sobre as vendas, já que é de suma importância fazer a projeção de vendas, pois assim a empresa terá um controle sobre o que se deve comprar, levando-se em conta os períodos nos quais ocorrem maior procura de determinados produtos, como nos períodos sazonais.
É importante que o departamento de vendas tenha integração com os demais departamentos, uma vez que as vendas geram receitas essenciais para manter a operacionalização da atividade comercial da empresa.
Gráfico 6– A empresa tem organização de determinar o que, quando e quanto se deve comprar de um determinado produto
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
De acordo com o gráfico 6, a maioria dos que responderam disseram que a empresa controla o que, quando e quanto se deve comprar determinado produto. É importante que os responsáveis pelo departamento de estoque verifiquem as quantidades e os produtos de maior rotatividade. Desse modo, terá sempre como saber o que se deve comprar, evitando desperdícios, prejuízos e custos desnecessários para a empresa.
Gráfico 7 – A empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadorias no ato da entrega.
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
Quando questionados se a empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadoria no ato da entrega, observou que 80% disse “Sim”, porém foram constatadas falhas, como: observar a validade de todos os produtos; o estado de conservação das embalagens; a separação de unidades dos produtos para o cadastramento que muitas vezes não é feita na hora do recebimento, prejudicando essa etapa do processo.
Gráfico 8 – A empresa utiliza relatórios financeiros para tomada de decisões
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Quando questionados se a empresa utiliza relatórios financeiros para a tomada de decisões 70% disse que “Sim”. As empresas necessitam de informações tanto no que se refere a situações gerenciais, fiscais e financeiras para poderem tomar decisões bem fundamentadas nos relatórios financeiros, desse modo, a entidade terá um mapa da sua situação e verá se pode tomar determinada decisão.
Gráfico 9–A empresa possui um plano de organização
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Foi perguntado se a empresa possuía um plano de organização. Todos responderam que “Sim”. É necessário que toda empresa tenha um plano de organização, pois através dele ficam determinadas as funções de cada um dos colaboradores, também estabelecidas as relações de autoridade, quem vai ficar responsável pela custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização.
Gráfico 10– Existe segregação de funções dentro da empresa
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Ao questionar se existia segregação de funções dentro da empresa, a maioria respondeu que “Sim” o que representa 80% dos respondentes. A segregação de funções é um dos princípios mais importantes do controle interno uma vez que fica determinado a separação de funções, pois uma pessoa não pode custodiar um ativo e ao mesmo tempo fazer os registros contábeis deste. Com a segregação de funções a empresa poderá evitar fraudes e desfalques.
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Gráfico 11 – Com um bom sistema de controle interno, a empresa conseguiria um melhor desempenho e diminuiria determinadas perdas?
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Todos os colaboradores são cientes da importância de um bom sistema de controle interno para o bom funcionamento da empresa e acreditam que isso possibilitaria a redução de algumas perdas, pois a falta desse gerenciamento executado de maneira adequada prejudicaria a todos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O controle interno para toda empresa é de grande relevância pelo fato desta ferramenta prevenir irregularidades no desempenho das atividades de qualquer organização. É importante que esses sistemas possam agregar confiabilidade aos resultados das operações para que os planos traçados pelo administrador sejam alcançados.
Este trabalho foi desenvolvido com o intuito de saber quais as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial, pois quando uma empresa aplica os procedimentos de controle interno e faz um monitoramento contínuo, ela tem mais capacidade de proteger seus ativos, obtendo um maior desempenho no alcance das atividades planejadas e evitando a ocorrência de problemas como: fraudes, desfalques, erros, etc.
Para atingir esse objetivo principal foi realizado um estudo de caso aplicando-se um questionário aos colaboradores do supermercado Lucena a fim de obter informações para serem analisadas.
Apesar de serem identificadas algumas falhas no sistema de controle interno do supermercado, foram constatados pontos positivos que merecem destaque como a existência de previsão de vendas, de um plano de organização e da conscientização da importância de um bom sistema de controle interno dentro da empresa.
No decorrer das análises percebeu-se várias contribuições do controle interno dentro da organização em todos os departamentos verificados.
No que se refere à pesquisa de compras, constatou-se que o supermercado realiza uma pesquisa antes de efetuar suas compras, contribuindo para a redução de custos de seus produtos e melhores ofertas para os consumidores. Desse modo, a empresa tem a possibilidade de atrair mais clientes, e com isso, aumentar seus lucros.
O supermercado mantém um controle parcial sobre o armazenamento de suas mercadorias considerado de grande relevância, pois através da estocagem adequada a empresa evitará perdas e poderá oferecer produtos com mais qualidade aos seus clientes. Também foi observado que a empresa controla o que, quando e quanto deverá comprar de acordo com a demanda, contribuindo para satisfazer seus clientes e, ao mesmo tempo, manter a rotatividade de seus produtos.
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A empresa confere as condições, quantidades e qualidade de suas mercadorias no ato do recebimento, no entanto, foram identificadas falhas que apontam um controle interno insuficiente quando colocados em pauta, a validade, a conservação das embalagens e a separação de produtos para cadastramento.
Observou-se que o supermercado utiliza eventualmente relatórios financeiros para tomada de decisões, no entanto, o ideal seria que utilizasse com mais freqüência, pois com isso, a empresa poderia ter um mapa da sua situação, evitando tomar decisões precipitadas que comprometessem o andamento de seus negócios.
Outro aspecto analisado e verificado foi a segregação de funções onde uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e seus registros. O supermercado analisado possui segregação de funções de modo limitado devido o número de funcionários ser insuficiente para essa finalidade.
Todos os colaboradores são cientes da importância de um bom sistema de controle interno para um bom funcionamento da empresa e acreditam que isso possibilitaria a redução de algumas perdas, pois a falta desse gerenciamento executado de maneira adequada prejudicaria a todos.
Assim, conclui-se a pesquisa, mostrando que são várias as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial desde que seja aplicado e monitorado de forma adequada, auxiliando os gestores a proteger seus ativos através de informações exatas, confiáveis e oportunas, que ajudam a prevenir erros, fraudes e atos ilícitos.
Por fim, recomenda-se a realização de novos trabalhos acadêmicos que estendam esta pesquisa a outros supermercados com o intuito de fortalecer a gestão empresarial, destacando os pontos de maior relevância para um bom sistema de controle interno.
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APÊNDICE A – Questionário aplicado no Supermercado Lucena
Questionário
1 - Controles internos podem ser entendidos como toda ação tomada pela administração para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidas sejam atingidos. A administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização.
Com base nesse conceito você considera que o supermercado possui algum tipo de controle interno?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
2 - Quais os departamentos existentes na empresa?
( ) Departamento de compras ( ) Departamento financeiro
( ) Departamento de vendas ( ) Departamento de estoque
3 - O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da empresa?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
4 - A empresa pesquisa sempre antes de comprar qualquer produto?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
5 - As compras da empresa são bem armazenadas, evitando custos e economizando tempo dos colaboradores?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
6 - Há uma previsão de vendas na empresa?
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Justifique a resposta:
7 - A empresa tem organização de determinar o que, quando e quanto se deve comprar de determinado produto para não gerar custos não necessários?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
8 - A empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadorias no ato da entrega?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
9 - A empresa utiliza relatórios financeiros para a tomada de decisões?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
10 - A empresa possui um plano de organização que estabelece a estrutura dos níveis hierárquicos e suas responsabilidades?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
11 - Existe segregação de funções dentro da empresa?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
12 - Você acredita que com um bom sistema de controle interno, a empresa conseguiria um melhor desempenho e diminuiria determinadas perdas?
( ) SIM ( ) NÃO
