SharpFlow. Documentação

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SharpFlow

Documentação

© Conplan, 2016

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Índice

Informação do Portal 3 Conceitos no SharpFlow 4 Perfil de utilizador 5 Gestão de utilizadores 5 Interface 7 Funcionalidades 8 Ver Projectos 8 Criar entidade 8 Criar Projeto 9 Projectos Arquivados 10 Ver como Outro Colaborador 11 Pesquisar 12 Mostrar Fechados 12 Gerir Workflows 12 Registos 12 Criar (registo) 13 Dar seguimento 14 Ficar Responsável 15 Atribuição de horas 16 Email e Registos 16 Relatórios 20 Actividades 21 Gestão de Workflows 21 Notificações 31

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Informação do Portal

A página inicial pode ser parametrizada de acordo com os dados do seu titular. Para isso existem certas áreas editáveis pelo utilizador com perfil de Gestor. Após o login inicial, pode‐se aceder à página principal clicando no ícone no canto superior esquerdo da janela: Essas áreas são: ● Logotipo Para alterar o logotipo clica‐se na área deste. Obtém‐se o seguinte diálogo:

Clique em Escolher Ficheiro para procurar uma imagem para enviar Concluir o processo clicando no botão Importar. ● Entidade e Descrição Nesta área, ao fazer duplo‐clique em cima dos textos, obtém‐se uma caixa de edição: Basta alterar o texto nessa caixa de edição e clicar em qualquer outro local da página. ● Contactos Esta área é gerida por uma ferramenta de edição de texto. Acede‐se a esse editor clicando no ícone apresentado ao centro:

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No editor, alterar os textos de acordo com o que se pretende e guarda‐se a edição clicando no botão Aceitar. ● Imagem de fundo A imagem de fundo pode ser escolhida a partir de uma lista de imagens existentes, clicando nas setas à direita na página:

Conceitos no SharpFlow

O SharpFlow utiliza os seguintes conceitos na sua interface e utilização: Entidade: Agregador de projectos pertencentes a uma mesma área de influência. Projecto: Nó onde os registos irão ser criados. Registo: Assunto de trabalho ou processo que segue o caminho especificado num fluxograma Fluxograma: Diagrama com o percurso possível de um registo, passando por vários estados. Estado: Propriedade de um registo à medida que este vai evoluindo pelo fluxograma. Cada estado tem permissões de acesso de forma a que esse estado seja visível ou editável por cada um dos perfis de utilizador.

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Perfil de utilizador

Existem os seguintes perfis de utilizador: ● Gestor ‐ perfil de sistema, permite gerir a aplicação e os utilizadores participantes ● Direcção ‐ Perfil com acesso à informação de todos os projectos e que também pode criar novos projectos. ● Colaborador ‐ todos os utilizadores regulares da plataforma, pertencentes à empresa, associados individualmente aos projectos em que participam. ● Chefe de Projecto ‐ Chefe de pelo menos um projecto; pode gerir informação relacionada com o projecto que gere, como previsão de horas e prazos. ● Qualidade ‐ Grupo da qualidade. ● Cliente ‐ Utilizador cliente; normalmente pode colocar registos iniciais, efectuar validações submetidas pela empresa e aceitar o encerramento de registos. ● Observador ‐ Utilizador com acesso total de leitura aos projectos a que está atribuído, com possibilidade apenas de colocar comentários mas sem interferir no fluxo de informação Os nomes de utilizador (usernames) são representados pelo email da pessoa. Como os emails são individuais isso permite que numa empresa grande ou num sistema com múltiplas empresas não haja duplicação ou choque de nomes de utilizador (como por exemplo mais que um Luís Silva).

Gestão de utilizadores

O Gestor tem a possibilidade de fazer gestão de utilizadores ao criá‐los e em seguida atribuí‐los aos grupos de segurança apropriados.

Ao clicar no menu na opção Gerir Utilizadores tem‐se o seguinte ecrã:

A área da esquerda mostra os grupos de utilizadores, onde estão incluídos os perfis de utilizador usados no SharpFlow. A área da direita lista os utilizadores existentes.

Ao clicar num grupo de utilizadores do lado esquerdo mostramos apenas os pertencentes a esse grupo, assim:

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Para criar um utilizador, clica‐se no botão . Obtém‐se o ecrã seguinte: Preenche‐se a informação pedida. ● Nome de utilizador ‐ O email do utilizador, para garantir que é único ● Nome ‐ primeiro nome do utilizador ● Apelido ‐ apelido do utilizador ● Senha Aleatória ‐ quando seleccionado, é gerada uma senha aleatória pelo sistema e enviada para o email do utilizador ● Senha ‐ palavra‐chave específica a criar para o utilizador ● Confirmar Senha ‐ confirmação da palavra‐chave anterior Após criar o utilizador, este pode ser associado ao grupo de segurança (perfil) pretendido.

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Neste exemplo arrastou‐se, do lado direito, o utilizador novouser01, da lista de Todos os utilizadores, para cima do grupo Clientes no lado esquerdo. Com essa operação o utilizador ficou a fazer parte do perfil Clientes. Se houver necessidade de remover o utilizador de um perfil, basta seleccionar o utilizador e escolher a opção Remover do Grupo, no menu Opções:

Interface

Logo após o login é apresentada a interface do produto SharpFlow. A interface tem as seguintes áreas: 1. Logotipo (parametrizável) que permite voltar à raiz do site 2. Menu do site. 3. Botões de funcionalidades, com várias opções sobre que registos mostrar na área de conteúdo (nº 6) 4. Abas com os vários menus de utilização, na zona dos registos 5. Marca que indica o tipo de filtro escolhido com algumas opções da área nº 2 6. Área de conteúdo, que mostra a informação relacionada com a aba escolhida da área nº 4: 7. Menu de sistema Estas áreas das interface serão descritas nas secções seguintes.

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Funcionalidades

Á área dos botões de funcionalidades contém cinco entradas: Ver Projectos Ver como outro Colaborador Pesquisar Mostrar Fechados Gerir Workflows

Ver Projectos

O botão Ver Projectos permite aceder à lista de entidades e projectos. Também permite aceder, para os perfis com privilégio para tal, à criação de entidades e projectos.

Criar entidade

O conceito entidade pode ser utilizado de diferentes formas, como por exemplo: ● Numa área de actuação da empresa, para fazer a divisão entre área de projectos para clientes e área de projectos internos. ● Em Clientes individuais, com os projectos associados a cada um destes. ● Departamentos da empresa, como Desenvolvimento, Consultoria, Gestão, Suporte. ● Ou qualquer outra divisão que faça sentido para a Empresa segundo o seu método organizacional

Para criar uma entidade clique, a partir do botão de funcionalidade Ver Projectos, na opção Criar Entidade.

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Tem agora uma caixa de diálogo com dois campos, o primeiro para o nome da entidade e o segundo para o endereço do logotipo (opcional). Clique em “Gravar” para criar a entidade.

Criar Projeto

Um projecto é um agrupador de registos relacionados com um certo trabalho (ou projecto…) Um registo está sempre associado a um projecto.

Para criar um projeto aceda ao botão de funcionalidade Ver Projectos e, na linha da entidade pretendida, clicar no botão Criar Projecto ‐ Entidade Tem agora uma caixa flutuante com três abas: ● Projecto ○ Campos necessários à identificação única de cada Projecto. Existem opções extra que definem certos comportamentos pro projecto na plataforma, como: ■ Arquivado: Permite colocar o projecto num estado encerrado, em que este não aparece na lista de projectos na árvore nem nos relatórios, excepto nos relatórios específicos.

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■ Desactivar Alocação de Horas: Projecto que não permite a atribuição de horas de trabalho associadas a registos; usado para projectos com recursos utilizados em full time. ■ Excluir dos relatórios: auto‐indicativo, projecto com esta selecção não aparece nos relatórios. ● Gestão ○ Campos relativos à gestão do projecto, úteis para cálculos obtidos através dos relatórios. ● Conta de Email ○ Cada projecto pode ter uma conta de email associada, através da qual, o SharpFlow passará a receber esses emails. Com a conta de email do projecto definida, toda a troca de informação por email pode estar documentada no mesmo local (SharpFlow) bastando reencaminhar qualquer email da caixa pessoal para o email do projecto e continuar a partir daí. Nota: O email pode ser uma nova conta gmail , yahoo ou da entidade utilizadora, ou email já existente, desde que se tenham os dados de utilizador e palavra passe. Clique em “Criar Projecto” para finalizar. A caixa flutuante continua aberta, mas desta vez com mais abas e opções disponíves,

nomeadamente Membros e Checklist onde poderá gerir os membros do projecto/clientes e criar a lista de items de uma checklist que pode servir de lista de evidências ou situações necessárias a apresentar com o projecto. Só os membros de um projecto têm acesso ao mesmo (com excepção do grupo da Direcção que tem acesso ao todos os projectos).

Projectos Arquivados

Um projecto pode terminar a sua vida útil e em seguida ser arquivado. Quando isso acontece, esses projectos são retirados da lista.

Para arquivar um projecto, acede‐se às suas propriedades, ao clicar em Configurar Projecto na lista de projectos:

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Nas propriedades, clicar em e no ecrã seguinte, escolher a opção Arquivado e em seguida Guardar Alterações. Os projectos arquivados podem ser acedidos ao activar a caixa de selecção Ver Projectos Arquivados A lista passa a apresentar apenas os projectos arquivados. Para voltar a apresentar os projectos activos, basta desactivar a mesma caixa de selecção. Para desarquivar um projecto basta abrir as propriedades de um projecto arquivado e retirar a marca da opção Arquivado. Nota: Quando se arquiva um projecto, é quase certo que todos os seus registos estarão fechados. Por isso quando se selecciona um projecto arquivado, não apresentará nenhuns registos até que se escolha nas funcionalidades a opção Mostrar Fechados.

Ver como Outro Colaborador

Este botão de funcionalidade mostra um menu com opções de que registos mostrar.

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Pode ver‐se: ● Todos os registos (para os projectos em que se participa) ● Os registos marcados para seguimento (ver mais abaixo, em Registos) ● Os próprios registos, que é a opção por defeito (clicando no próprio nome) ● Os registos de outro colaborador, em que esta opção está disponível para os perfis de chefe de projecto, director, gestor. Quando se escolhe uma destas opções, o canto superior direito da área de conteúdo muda para reflectir de modo visível essa selecção.

Pesquisar

Abre uma caixa de pesquisa para se procurar por um texto, pesquisável nas áreas de texto, de título ou número dos registos existentes

Mostrar Fechados

Este filtro permite incluir na lista de registos visíveis também os registos já encerrados

Gerir Workflows

Esta entrada é explicada em secção própria mais abaixo.

Registos

A partir da lista de registos existentes, apresentados na aba Registos, pode escolher‐se um deles para abrir e observar os detalhes:

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No registo é mostrado todo o percurso até ao momento, nomeadamente por todos os estados, comentários e emails associados, cronologicamente ordenados de modo descendente. Quando estamos no detalhe do registo, ao clicar no título do registo ‐ composto pela Entidade, Projecto, Número e Título ‐ acede‐se às propriedades do registo: Nesta área de propriedades pode definir‐se as prioridades do registo (representadas pelo número de estrelas que podem ser associadas a este) e também existe a possibilidade de colocar o registo em pausa. A pausa serve para assinalar que um registo está suspenso de actividade quando, por exemplo, se espera por feedback por parte do cliente e esse feedback é essencial para continuar o trabalho. É também aqui que se pode alterar a data de conclusão da tarefa em Conclusão Estimada.

Nesse detalhe também se consegue obter a ligação directa para o registo, que permite ter uma hiperligação que está associada directamente ao registo; essa hiperligação pode depois ser usada num mail ou documento externos ao SharpFlow

Criar (registo)

Um registo é um assunto de trabalho ou processo que segue o caminho especificado num fluxograma (descrito mais à frente). Todos os registos começam com um estado inicial (como definido no fluxograma) até chegar a um estado final, também definido nesse fluxograma.

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Quando chega a um estado final esse registo fica encerrado.

Para submeter uma ocorrência (registo) clique na aba Criar.

Têm‐se agora um formulário onde deve preencher uma série de campos (Projecto, Responsável, Assunto, Anexos, Descrição, Estado, Para Concluir Em e Horas estimadas) referentes à ocorrência a criar. Preenche‐se os campos e clique em Criar Registo.

Se o perfil de utilizador for Chefe de Projecto ou superior, terá acesso a um campo adicional Para Começar a Partir De, que permite criar um registo que só entrará em vigor na data programada. O campo Estado, na criação de uma ocorrência, será um dos estados iniciais do workflow, definido na plataforma, explicado mais à frente.

Dar seguimento

A operação Dar Seguimento permite evoluir o registo no percurso definido pelo fluxograma. Ao

Dar seguimento também podemos atribuir outro colaborador responsável pelo processamento do registo.

Para dar seguimento a um registo clique em Dar Seguimento.

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Tem agora uma caixa flutuante com um pequeno formulário onde poderá:

● selecionar qual o próximo estado no workflow para qual o registo deverá ir ● selecionar a pessoa que irá ficar responsável

● escolher quem será notificado

● editar a sua resposta

● escrever um comentário de forma a guiar o próximo responsável ● registar o tempo no tratamento do registo no estado actual

Clique em Dar Seguimento para finalizar.

Enquanto a operação de Dar Seguimento não for realizada, é possível alterar o texto associado ao registo. Uma vez tendo dado seguimento a um registo (e evoluído para o estado seguinte) não é possível alterar os textos associados ao estado anterior.

Ficar Responsável

Quando se está a visualizar um registo que está em poder de outro utilizador, não é possível dar seguimento do mesmo para outro estado; só o utilizador que tem o registo o pode fazer. Esta opção permite tomar posse de um registo que actualmente está a ser tratado por outro colaborador, com as mesmas condições, permitindo evoluir o registo quando o utilizador original não o possa fazer.

Atribuição de horas

A atribuição de horas é feita directamente em cada registo, clicando em Registar Tempo.

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Tem agora uma caixa de diálogo com duas abas onde poderá: ● Alocar horas (1ª aba)

○ selecionar o Tipo de Hora que pretende adicionar, neste caso será “Horas de Trabalho” ○ inserir o número de horas e minutos ○ inserir observações às horas a que está a alocar (ex: “Criação de um tutorial”) ● Consultar registos de horas (2ª aba) ○ Poderá consultar as horas de trabalho registadas de todos os membros Clique em Registar Tempo para finalizar.

Email e Registos

Se optar por ter uma Conta de Email configurada para cada projecto poderá obter a lista de emails de cada um indo à aba Email.

Para abrir um email clique em cima do mesmo.

Tem agora o email visível na área abaixo da listagem.

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Ao abrir um email tem várias opções: ● Criar um novo registo Para criar um novo registo clique no botão “Novo Registo”. Tem agora uma caixa de diálogo com um formulário que consiste em três áreas: Projecto (e + Projectos), Atribuir a, Classificação. Por omissão, o projecto a que o email está associado é o projecto que administra esse email. É possível associar o email a outro projecto, escolhendo‐o da lista visível ao clicar em +Projectos, que transforma a selecção única de projecto numa lista de menu.

⇒

Quando tiver escolhido o projecto correcto, clique em “Entrada” ou “Não Conformidade/Oportunidade de Melhoria”.

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É‐lhe pedido agora para que defina uma data de conclusão. Escolha uma data e clique em “Definir Data de Conclusão”. ● Copiar para o clipboard Esta opção serve para quando quer adicionar um email a um registo já existente. Para tal, clique no botão “Copiar para o clipboard” e acesse ao registo pretendido onde surge um botão Anexar 1 email do clipboard Tem agora anexado o email que havia sido copiado para o clipboard. ● Limpar o clipboard Limpa o conteúdo do clipboard para libertar os emails em memória

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● Marcar como não lido ○ Opção que permite marcar o email novamente como não lido ● Apagar ○ Esta opção permite remover permanentemente o email

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Relatórios

Os relatórios permitem aceder a informação formatada sobre os projectos e trabalhos, para visualizar no écran ou para impressão. Para aceder aos relatórios clica‐se na aba “Relatórios”. Actualmente existem os seguintes relatórios: ● Lista de projectos ● Informação de Projectos ● registos em Aberto ● Registos encerrados ● Registos de clientes por tratar ● Registos em Estado Inicial ● Registos em atraso ● Registos sem data estimada de conclusão ● Horas consumidas em Entidades por Recurso, por Semana e Projecto ● Horas consumidas em Entidades por Projectos por Semana e Recurso ● Horas consumidas por Mês e Projecto Os relatórios apresentam a informação relevante relacionada com o respectivo título. Por exemplo, o relatório “registos por tratar” apresenta uma lista de todos os registos, por projecto, que ainda estão no estado inicial, com informação de qual o colaborador responsável por estes e há quanto tempo cada um dos registos está por tratar. O ícone acede a um diálogo que nos permite escolher um intervalo de datas para os dados apresentados nos relatórios:

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Actividades

Na aba Actividades tem‐se uma lista com todos os acontecimentos registados no próprio dia, ou em dias anteriores clicando nas setas pretas, na plataforma SharpFlow, listados por ordem cronológica descendente. O ícone permite aceder ao diálogo de filtros de actividades: Pode mostrar‐se apenas certos tipos de actividades (como alocação de horas) ou escolher um projecto da lista. É possível também filtrar por palavras chave, preenchendo a caixa “Pesquisa” com o termo a procurar.. Quando um filtro está activo, é representado por um segundo ícone ao lado: Para limpar os filtros activos basta clicar nesse segundo ícone.

Gestão de Workflows

Os workflows representam o fluxo de processamento de um registo, de acordo com organização da empresa e dos seus processos de trabalho. Desde um simples Entrada ‐> Em curso ‐> Encerrar até outros workflows de maior complexidade, pode implementar‐se qualquer ciclo processual que se pretenda e definir, para cada estado, qual o nível de acesso e funções de cada perfil de utilizador,

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Para editar um determinado workflow clique no botão de funcionalidade Gerir Workflows e escolha o workflow desejado. Tem agora aberta uma nova janela no browser onde pode fazer a edição e usufruir de outras funcionalidades disponíveis (“Duplicar Workflow”, “Exportar Diagrama como Imagem”, “Exportar Diagrama em PDF” e “Gerir estados incluindo permissões e notificações”). A edição pode ser feita via diagrama ou numa outra interface disponível ao clicar em “Ver/Ocultar diagrama”.

Para editar um determinado estado do workflow via diagrama clique na caixa com o nome correspondente.

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Tem agora um painel flutuante que permite editar várias características do estado selecionado (“dizer se é um estado inicial”, “forma de caixa”, “cor da caixa”, “nome do estado”, ”habilitar/desabilitar notificação”, “editar notificação”, “apagar estado” e “ver/editar permissões”).

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Um sucessor é o estado que vem após o estado anterior. Pode haver vários sucessores de um estado; estes representam as hipóteses de evolução do registo, de acordo com a

representação no workflow. A definição de que um estado é um sucessor é efetuada depois de estar criado, através da ligação com o estado anterior ou estado mãe.

Para adicionar um sucessor posicione o rato em cima do estado mãe, clique com o botão do lado esquerdo num dos pontos e arraste até a um ponto do estado (que será o) sucessor.

Para remover um sucessor clique na ligação que liga os dois estados e clique no ícone “Remover” como mostra a imagem seguinte.

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Se preferir editar o workflow num formato que não seja por diagrama, clique em “Ver/Esconder diagrama” para alternar os editores. Tem agora o outro editor visível com a lista de estados existentes.

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Para adicionar um novo estado clique no botão “Adicionar estado” no canto superior direito do ecrã.

Foi adicionado um novo estado ao workflow, veja mais abaixo como editar e gerir os seus sucessores.

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Posicione o rato em cima do estado que pretende editar. Repare que apareceram dois botões no canto superior direito da caixa (“Editar permissões” e “Remover estado”). Um estado tem duas designações; uma com o nome do estado e outra com o texto da acção que leva a esse estado. Exemplo: “Para Validar” é a acção que leva ao estado “Em Validação”.

Para editar estes nomes faça duplo clique em cima de cada um deles.

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Clique no lado de fora da caixa de texto para gravar.

Para gerir os sucessores clique no estado pretendido.

Caso já existam sucessores, estes aparecem abaixo do estado.

Para remover um sucessor posicione o rato em cima do mesmo e clique no botão “Remover”.

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Para criar um sucessor clique em “Criar sucessor”. Tem agora uma caixa com uma lista de todos os estados existentes no workflow em questão. Escolha o estado que pretende adicionar como sucessor.

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Pode ainda adicionar um sucessor que ainda não exista como estado, para tal clique em “Criar sucessor” e de seguida em “Novo estado”. Introduza um nome para o novo estado e clique em “Gravar”.