Sistema de Avaliação e Gestão de Desempenho

Sistema de Avaliação e Gestão de

Desempenho

Índice

1 INTRODUÇÃO ... 4 1.1 Destinatários ... 4 1.2 Versão Aplicável ... 4 1.3 Âmbito ... 4 1.4 Interpretação do Documento ... 4 2 OPERAÇÕES BÁSICAS ... 5 2.1 Aceder à plataforma ... 5 2.2 Esqueci-me da password ... 6 2.3 Dificuldades de accesso ... 6 3 NAVEGAÇÃO ... 7 3.1 Menus ... 7

3.2 Informação dos utilizadores ... 8

4 AVALIAR E AUTOAVALIAR ... 8 4.1 Escolha do processo ... 9 4.2 Informação do colaborador ... 10 4.3 Consulta/validar objectivos ... 10 4.4 Bloco de notas ... 12 4.5 Histórico ... 13 4.6 Desenvolvimento ... 14 4.7 Autoavaliação ... 15 4.7.1 Competências ... 16 4.7.2 Ausência Injustificada ... 16 4.7.3 Ausência Justificada ... 17 4.7.4 Pontualidade ... 18 4.7.5 Objectivos ... 19 4.7.6 Gravar e Submeter ... 20 4.7.7 Nota final ... 21

4.7.8 Comentários ... 24

4.7.9 Relatório ... 24

4.8 Avaliação ... 25

4.8.1 Consultar autoavaliação do avaliado ... 26

4.8.2 Relatório ... 26

4.8.3 Definir/Consultar Objectivos ... 28

4.8.4 Efectuar Avaliação ... 32

8.7.2 Pedir Avaliação ... 44

8.7.3 Bloco de Notas (avaliação) ... 45

8.7.4 Relatório ... 46

4.9 Aceder á avaliação... 47

4.10 Validar avaliações ... 49

1 Introdução

1.1 D

ESTINATÁRIOS

Todos os colaboradores do Banco BAI que participam no processo de avaliação de desempenho.

1.2 Versão A

PLICÁVEL

Versão 1.3 (Julho de 2015) ou superior.

1.3 Â

MBITO

O software permite aos colaboradores do Banco BAI:  Efectuarem a sua autoavaliação;

 Orientar, gerir e avaliar o desempenho dos colaboradores da sua equipa;  Definirem objectivos da sua equipa para o ano civil;

 Conhecer as orientações definidas pela chefia e ter feedback do seu desempenho.

1.4 I

NTERPRETAÇÃO DO

D

OCUMENTO

Este documento pretende ser um complemento perfeito ao processo Avaliação de Desempenho do Banco BAI explicando em pequenos passos as principais fases como sejam:

 Definição de Objectivos;  Autoavaliação;

 Avaliação;

2 Operações básicas

2.1 A

CEDER À PLATAFORMA

A plataforma é de Avaliação e Gestão de Desempenho é acessível através de um navegador de internet (browser) acedendo ao endereço: http://sgrh.bancobai.ao.

Navegadores suportados: Internet Explorer versão 9 ou superior, Google Chrome versão 32.0.1700 ou superior, Mozilla Firefox versão 25 ou superior, Safari versão 6.1.6 ou superior.

Fig1. Aspecto da página de login da plataforma

Nota importante: Caso não possua um utilizador de rede entre em contacto com os Recursos Humanos (telefone: xxxxxxxxxxx, extensão: yyyy ou através do email

[email protected]) de forma a ser criado um utilizador na plataforma.

2.2 E

SQUECI

-

ME DA PASSWORD

Caso se tenha esquecido da password, e dado que os dados de acesso são os mesmos da rede do Banco BAI, deve contactar a Informática (telefone: xxxxxx, extensão: yyyy ou através do email [email protected])

Nota importante: A funcionalidade de “Esqueci-me da password” apenas funciona para utilizadores internos à plataforma e possuidores de endereço de email.

2.3 D

IFICULDADES DE ACCESSO

Caso tenha dificuldade de acesso podem por favor entrar em contacto com os Recursos Humanos

(telefone: xxxxxxxxx, extensão: yyyy ou através do email

3 Navegação

Após efectuar login acede ao interior da plataforma que funciona como porta giratória para todos as outras funcionalidades.

Fig. 2 Aspecto da página inicial da plataforma

3.1 M

ENUS

Os menus de topo acompanham sempre a plataforma e contém as seguintes entradas:

GESTÃO DE DESEMPENHO

PROCESSO DE AVALIAÇÃO

AVALIAÇÃO → Fazer autoavaliação e avaliação da equipa

VALIDAÇÃO → Permite fazer a validação das avaliações

INFORMAÇÃO GLOBAL → Consultar documentos de apoio ao processo

REPORT CENTER

REPORTS → Consultar reports individuais e de equipa

ALTERAR PASSWORD → Alterar password de acesso à plataforma (apenas acessível para utilizadores internos à plataforma).

A navegação dentro da plataforma tanto se pode fazer através dos menus de topo como através

3.2 I

NFORMAÇÃO DOS UTILIZADORES

Em todos os nomes de utilizadores é possível recolher mais informação como: a fotografia, o número interno, o email, o departamento e a função.

→

Fig. 3 Detalhe de colaborador

4 Avaliar e Autoavaliar

Para avaliar ou autoavaliar deve entrar aceder ao menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Avaliação.

Fig. 4 Aceder à zona de avaliação e autoavaliação

Esta zona é dividida em várias áreas:  Escolha do processo;

 Informação pessoal do colaborador como seja: objectivos, bloco de notas, histórico;  Fases do processo de avaliação

 Documentos de suporte como manuais da plataforma e modelo de avaliação.  Equipa do colaborador que deverá ser avaliada.

Fig. 6 Zona de avaliação e autoavaliação

4.1 E

SCOLHA DO PROCESSO

Poderão existir vários processos abertos em simultâneo e como tal é necessário selecionar o processo para o qual queremos avaliar, autoavaliar, definir objectivos ou simplesmente consultar.

Fig. 7 Escolher processo

4.2 I

NFORMAÇÃO DO COLABORADOR

Nesta área poderá encontrar toda informação pessoal do colaborador loggado: Objectivos, Bloco de Notas, Histórico de avaliações, Plano de Desenvolvimento Individual e Autoavaliação.

Fig. 8 Informação do colaborador

4.3 C

ONSULTA

/

VALIDAR OBJECTIVOS

Para consultar/validar os objectivos basta clicar no botão Objectivos e surgirá no ecrã uma janela com os objectivos definidos pela chefia para o colaborador.

Fig. 9 Janela de Objectivos

Aí o colaborador pode clicar em para expandir o painel e ver a lista de objectivos.

Fig. 10 Lista de Objectivos

Na lista de apresentada o colaborador pode clicar em para consultar o detalhe do objectivo.

Fig. 11 Detalhe de objectivo Cada objectivo contém:

 Descrição (e.g.: Reduzir encargos com estafeta);  Meta (e.g.: Diminuir 100 viagens);

 Ponderação (e.g.: 50%)

Após verificar os objectivos o colaborador pode:

 Validar, caso esteja de acordo com os objectivos definidos ou  Recusar, caso não esteja de acordo com os objectivos.

Para Validar/Recusar os objectivos o colaborador pode usar os dois botões existente no topo da janela de objectivos.

Fig. 11 Acções sobre os objectivos

Caso os objectivos sejam recusados voltam para a chefia para que as possa alterar e colocar novamente à validação. Caso os objectivos sejam validados ficam no estado Validado e o colaborador será avaliado consoante os objectivos definidos.

Os objectivos podem ter os seguintes estados:  Aberto – Ainda não foram definidos;

 Pendentes – Estão a ser definidos ou redefinidos no caso de terem sido recusados;  Para validar – Foram submetidos à validação do colaborador;

 Validado – Foram aceites pelo colaborador.

Caso posteriormente detetem algum lapso nos objectivos já definidos e validados podem sempre pedir aos Recursos Humanos para reabrirem os objectivos e fazerem a devida alteração.

4.4 B

LOCO DE NOTAS

O Bloco de Notas serve para o colaborador apontar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano.

Ao clicar no botão aparecerá uma janela com um campo de texto onde o colaborador pode escrever as suas anotações.

Fig. 12 Janela do Bloco de Notas

No final basta clicar no botão gravar.

Nota: Estes apontamentos estão visíveis apenas para o colaborador, nem a chefia nem os próprios Recursos Humanos tem acesso à informação do Bloco de Notas.

4.5 H

ISTÓRICO

Ao clicar no botão histórico permite consultar as avaliações anteriores efectuadas no sistema.

Fig. 13 Janela do histórico

A janela de histórico permite consultar uma lista de avaliações e autoavaliações anteriores. O colaborador pode então consultar o formulário de avaliação ou o relatório de avaliação clicando nos

botões de ou respectivamente.

4.6 D

ESENVOLVIMENTO

O botão de desenvolvimento permite aceder ao plano de desenvolvimento individual definido pela chefia para o colaborador.

O Plano de Desenvolvimento Individual é um planeamento realizado pela chefia coordenado com o colaborador para que este possa desenvolver sua carreira, e obter competências necessárias para assumir determinadas funções dentro da organização. O PDI deve atender tanto os interesses da empresa, estratégias mas também às ambições profissionais e pessoais do colaborador.

4.7 A

UTOAVALIAÇÃO

Ao clicar no botão de Auto-Avaliação surgirá uma janela que permite ao colaborador fazer a sua autoavaliação.

Fig. 14 Janela de Autoavaliação A janela de auto-avaliação contém vários tabuladores:

 Competências Comportamentais: onde o colaborador pode avaliar as suas competências;  Ausência Injustificada: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem

previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Ausência Justificada: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Pontualidade: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Objectivos: Aqui o colaborador pode avaliar os seus objectivos definidos anteriormente pelas chefias e validados pelo colaborador;

 Nota final: Nota final da avaliação de acordo com o perfil do colaborador e as respectivas ponderações entre competências/objectivos/assiduidade/pontualidade.

4.7.1 Competências

Para avaliar as competências ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Insuficiente, Quase Suficiente, Suficiente, Bom e Excelente. Pode ainda escrever comentários específicos acerca da competência e questão.

Fig. 15 Competência

O quadro abaixo contém a escala de competência com a sua relação numérica.

Descrição Insuficiente Quase

Suficiente Suficiente Bom Excelente Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Nota Importante: É obrigatório avaliar todas as competências. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de competências fica a encarnado enquanto a competência não for avaliada.

4.7.2 Ausência Injustificada

A informação acerca das ausências injustificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de ausências injustificadas com a sua relação numérica.

Descrição 6 ou mais

ausências 4 a 5 ausências 2 a 3 ausências Até 1 ausência 0 ausências Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Fig. 15 Ausência injustificada

4.7.3 Ausência Justificada

A informação acerca das ausências justificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de ausências justificadas e a sua relação numérica.

Descrição 17 ou mais ausências 14 a 16 ausências 11 a 13 ausências Até 10 ausências De 0 a 5 ausências Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Fig. 16 Ausência justificada

4.7.4 Pontualidade

A informação acerca da pontualidade no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de pontualidade e a sua relação numérica. Descrição De 46 min a 1 hora De 31 min a 45 min De 16 min a 30

min Até 15 min 0 min

Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

4.7.5 Objectivos

O quinto tabulador do formulário de auto-avaliação serve para avaliar os objectivos, ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Não alcançado, Parcialmente Alcançado, Alcançado, Alcançado com Segurança e Superado. Pode ainda escrever comentários específicos acerca do objectivo em questão.

Nota Importante: É obrigatório avaliar todas os objectivos. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de objectivos fica a encarnado enquanto não for avaliada.

O quadro abaixo contém a escala de objectivos e a sua relação numérica. Descrição Não Alcançado Parcialmente Alcançado Alcançado Alcançado com Segurança Superado Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

4.7.6 Gravar e Submeter

No topo do formulário estão presentes os seguintes botões:

Fig. 17 Botões do Formulário

O botão de gravar permite ao utilizador guardar a avaliação podendo estar sempre a alterar e a gravar sem problema.

O botão de submeter permite ao submeter a autoavaliação para os recursos humanos. A partir do momento em que a autoavaliação é submetida não é possível efectuar mais alterações (a autoavaliação fica fechada). Caso tenha submetido a autoavaliação por engano por favor contacte os recursos humanos para que coloquem novamente a autoavaliação num estado que permita ao efectuar alterações.

O botão de relatório permite obter um relatório da autoavaliação. Esse relatório pode depois ser impresso, exportado para PDF, imagem, documento Word, etc.

4.7.7 Nota final

Sempre que o avaliador grava a autoavaliação a nota final é calculada de acordo com as ponderações especificadas no modelo de autoavaliação para a função do avaliado.

Fig. 18 Nota final

No exemplo apresentado acima (função de Supervisor) teremos as competências que valem 40% e os objectivos que valem 60% da nota final. As competências estão divididas em: 20% Competências comportamentais, 10% para Ausência Injustificada, 5% Ausência Justificada e finalmente 5% para a Pontualidade.

4.7.7.1 Exemplo de Cálculo

Para este exemplo foi escolhida a função de Supervisor com as seguintes ponderações:

Competências Objectivos Competências Comportamentais Ausência Injustificada Ausência Justificada Pontualidade Objectivos Individuais 20% 10% 5% 5% 60% 40% 60%

Assumindo que o colaborador tem a seguinte autoavaliação nas competências:

Competência Nota

descritiva Nota numérica

Aderir a Valores e Cumprir Procedimentos Bom 4

Ser Empreendedor e Ter Orientação Comercial Suficiente 3

Aprender e Analisar Suficiente 3

Apresentar Resultados e Corresponder às Expectativas do Cliente

(Interno e/ou Externo) Suficiente 3

Liderar e Supervisionar Bom 4

Comunicar Suficiente 3

Relacionar-se e Trabalhar em Equipa Excelente 5

Soma 25

Média 25 / 7 = 3.57

E que o colaborador tem a seguinte autoavaliação nas ausências injustificadas:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Ausência Injustificada 0 ausências 5

Soma 5

Média 5 / 1 = 5

E que o colaborador tem a seguinte autoavaliação nas ausências justificadas:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Ausência Justificada De 0 a 5 ausências 5

Soma 5

E que o colaborador tem a seguinte autoavaliação na pontualidade:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Pontualidade 0 min 5

Soma 5

Média 5 / 1 = 5

Em baixo é apresentado um quadro com os objectivos definidos pela chefia bem como a sua ponderação e resultado ponderado.

Objectivos Nota descritiva Nota

numérica Ponderação Resultado

Número de reclamações Alcançado 3 20% 0,60

Reduzir encargos com estafeta Alcançado com

Segurança 4 30% 1,20

Reduzir o índice de devolução dos produtos

Alcançado com

Segurança 4 50% 2.00

Soma 3,8

Aplicando as ponderações gerais:

Competências Objectivos Competências Comportamentais Ausência Injustificada Ausência

Justificada Pontualidade Objectivos Individuais

20% 10% 5% 5% 60%

3.57 5 5 5 3,8

0,71 0,5 0,25 0,25 2,28

1,71 2,28

3,99

4.7.8 Comentários

O campo de comentário gerais da autoavaliação é de preenchimento obrigatório para a poder submeter.

4.7.9 Relatório

O botão de relatório existente no formulário de autoavaliação permite visualizar e exportar o relatório de autoavaliação desse colaborador.

A janela de relatório tem uma barra de ferramentas que permite

4.8 A

VALIAÇÃO

Se o colaborador for uma chefia deverá aparecer no painel a lista de colaborador que deverão ser avaliados.

4.8.1 Consultar autoavaliação do avaliado

Se o colaborador a ser avaliado já tiver submetido a sua autoavaliação a mesma fica automaticamente disponível para a chefia consultar. Para isso basta clicar no botão

Fig. 20 Consultar autoavaliação de avaliado

4.8.2 Relatório

O botão de relatório existente no formulário de autoavaliação permite visualizar e exportar o relatório de autoavaliação desse colaborador.

4.8.3 Definir/Consultar Objectivos

Para definir/consultar objectivos a chefia tem de clicar no botão de do colaborador correspondente. Após clicar surge uma janela com os objectivos definidos e estados dos objectivos.

Fig. 21 Janela de objectivos

Aí o colaborador pode clicar em para expandir o painel e ver a lista de objectivos definidos.

4.8.3.1 Criar novo objectivo

Para criar novo objectivo clique no botão que torna visível o formulário de criação de novo objectivo.

Fig. 23 Formulário de criação de objectivos A chefia deve então preencher os campos:

 Lista de opções (Novo Objectivo, Importar Objectivo, Importar os meus Objectivos);  Objectivo – Descrição do objectivo (e.g.: Optimização e Reforço do Modelo Organizativo);  Meta – Indicação da qual é a meta do objectivo (e.g.: Até ao final do 3 trimestre); Este campo

é de preenchimento obrigatório (caso não faça sentido por favor preencha com “-“)  Ponderação – Qual o peso do objectivo no grupo de objectivos (e.g.: 40%);

No final de preencher os campos pode clicar no botão de gravar

A lista de opções existente no formulário pretende auxiliar a chefia no carregamento dos objectivos. Assim, selecionando:

 Novo Objectivo – A chefia tem de precher todos os campos do formulário;

 Importar Objectivo – A chefia pode escolher um objectivo carregado na plataforma pelos Recursos Humanos;

 Importar os meus Objectivos – Permite selecionar um objectivo, criado pela chefia, para outro colaborador.

Este processo deve ser repetido até que o colaborador fique com 100% dos objectivos definidos. Não existe um número óptimo de objectivos, eles podem variar consoante a função, projecto o departamento, etc. Um número de objectivos entre 2 e 5 parece-nos aceitável. Sendo que esta indicação não pretende limitar a chefia na sua gestão de equipa.

4.8.3.2 Editar objectivos

Para editar um objectivo basta clicar no botão de editar existente na lista de objectivos.

Fig. 25 Lista de objectivos

Após clicar será possível alterar os dados do objectivo.

Fig. 26 Editar objectivo

No final de alterar os campos tem de clicar no botão de gravar para que as alterações seja guardadas.

4.8.3.3 Remover objectivo

Para remover um objectivo basta clicar no botão remover existente na lista de objectivos.

Fig. 27 Lista de objectivos 4.8.3.4 Submeter objectivos

Quando a chefia terminar de definir os objectivos será necessário submeter esses objectivos de forma a ficarem visíveis para o colaborador. Para submeter os objectivos basta clicar no botão submeter existente no topo da janela dos objectivos.

Fig. 28 Submeter objectivos

Após submeter os objectivos ficaram apenas para consulta não podendo se alterados. Nesta altura o colaborador deve validar os objectivos seguindo os passos descritos no ponto 4.3.

Se o colaborador recusar os seus objectivos os mesmos voltam a ficar no estado Pendente e passiveis de alterar pela chefia. A chefia neste caso deve fazer a alteração que julgo conveniente e colocar novamente os objectivos à consideração do avaliado até que haja acordo e os objectivos fiquem no estado validado.

Fig. 29 Estados dos objectivos

Nota: Posteriormente se detetarem algum lapso nos objectivos já definidos e validados podem sempre pedir aos Recursos Humanos para reabrirem os objectivos e fazerem a devida alteração.

4.8.4 Efectuar Avaliação

Após submeter os objectivos já será possível efectuar a avaliação do colaborador, para isso basta clicar no botão Efetuar Avaliações existente na lista de colaboradores a avaliar.

Fig. 30 Lista de colaboradores a avaliar

Fig. 31 Janela de avaliação A janela de avaliação contém vários tabuladores:

 Competências Comportamentais: onde a chefia pode avaliar as suas competências do colaborador;

 Ausência Injustificada: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Ausência Justificada: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Pontualidade: a informação deste tabulador é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI.

 Objectivos: Aqui a chefia pode avaliar os objectivos já definidos e validados pelo colaborador;

 Nota final: Nota final da avaliação de acordo com o perfil do colaborador e as respectivas ponderações entre competências/objectivos/assiduidade/pontualidade.

 Comentários: Possibilidade do chefia comentar a avaliação e no final do processo será a vez do colaborador fazer esse comentário.

 Bloco de Notas: O Bloco de Notas serve para a chefia apontar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano. Estes apontamentos serão visíveis apenas para a chefia.

8.7.1.1 Competências

Para avaliar as competências ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Insuficiente, Quase Suficiente, Suficiente, Bom e Excelente. Pode ainda escrever comentários específicos acerca da competência e questão.

Fig. 31 Competência

O quadro abaixo contém a escala de competência com a sua relação numérica.

Descrição Insuficiente Quase

Suficiente Suficiente Bom Excelente Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Nota Importante: É obrigatório avaliar todas as competências. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de competências fica a encarnado enquanto a competência não for avaliada.

8.7.1.2 Ausência Injustificada

A informação acerca das ausências injustificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de ausências injustificadas com a sua relação numérica.

Descrição 6 ou mais

ausências 4 a 5 ausências 2 a 3 ausências Até 1 ausência 0 ausências Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Fig. 32 Ausência injustificada 8.7.1.3 Ausência Justificada

A informação acerca das ausências justificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de ausências justificadas e a sua relação numérica.

Descrição 17 ou mais ausências 14 a 16 ausências 11 a 13 ausências Até 10 ausências De 0 a 5 ausências Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

Fig. 33 Ausência justificada 8.7.1.4 Pontualidade

A informação acerca da pontualidade no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma.

O quadro abaixo contém a escala de pontualidade e a sua relação numérica. Descrição De 46 min a 1 hora De 31 min a 45 min De 16 min a 30

min Até 15 min 0 min

Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

8.7.1.5 Objectivos

O quinto tabulador do formulário de avaliação é para avaliar os objectivos, a chefia de ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Não alcançado, Parcialmente Alcançado, Alcançado, Alcançado com Segurança e Superado. Pode ainda escrever comentários específicos acerca do objectivo em questão.

Nota Importante: É obrigatório avaliar todas os objectivos. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de objectivos fica a encarnado enquanto não for avaliada.

O quadro abaixo contém a escala de objectivos e a sua relação numérica. Descrição Não Alcançado Parcialmente Alcançado Alcançado Alcançado com Segurança Superado Valor numérico 1 Ponto 2 Pontos 3 Pontos 4 Pontos 5 Pontos

8.7.1.6 Gravar e Submeter

No topo do formulário estão presentes os seguintes botões:

Fig. 36 Botões do Formulário

O botão de gravar permite ao utilizador guardar a avaliação podendo estar sempre a alterar e a gravar sem problema.

O botão de submeter permite ao submeter a avaliação para os recursos humanos e para a sua chefia que irá proceder à sua validação. A partir do momento em que a avaliação é submetida não é possível efectuar mais alterações (a avaliação fica fechada). Caso tenha submetido a avaliação por engano por favor contacte os recursos humanos para que coloquem a avaliação num estado (Pendente) que permita ao efectuar alterações.

O botão de relatório permite obter um relatório da autoavaliação. Essa relatório pode depois ser impresso, exportado para PDF, imagem, documento Word, etc.

8.7.1.7 Nota final

Sempre que o avaliador grava a avaliação a nota final é calculada de acordo com as ponderações especificadas no modelo de avaliação para a função do avaliado.

Fig. 37 Nota final

No exemplo apresentado acima (função de Subcoordenador) teremos as competências que valem 40% e os objectivos que valem 60% da nota final. As competências estão divididas em: 20% Competências comportamentais, 10% para Ausência Injustificada, 5% Ausência Justificada e finalmente 5% para a Pontualidade.

8.7.1.8 Exemplo de Cálculo

Para este exemplo foi escolhida a função de Subcoordenador com as seguintes ponderações:

Competências Objectivos Competências Comportamentais Ausência Injustificada Ausência Justificada Pontualidade Objectivos Individuais 20% 10% 5% 5% 60% 40% 60%

Assumindo que o colaborador tem a seguinte avaliação nas competências:

Competência Nota

descritiva Nota numérica

Aderir a Valores e Cumprir Procedimentos Bom 4

Ser Empreendedor e Ter Orientação Comercial Bom 4

Aprender e Analisar Suficiente 3

Apresentar Resultados e Corresponder às Expectativas do Cliente

(Interno e/ou Externo) Excelente 5

Liderar e Supervisionar Bom 4

Comunicar Suficiente 3

Relacionar-se e Trabalhar em Equipa Bom 4

Soma 28

Média 27 / 7 = 3.85

E que o colaborador tem a seguinte avaliação nas ausências injustificadas:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Ausência Injustificada 0 ausências 5

Soma 5

Média 5 / 1 = 5

E que o colaborador tem a seguinte avaliação nas ausências justificadas:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Ausência Justificada De 0 a 5 ausências 5

Soma 5

E que o colaborador tem a seguinte avaliação na pontualidade:

Competência Nota descritiva Nota numérica

Pontualidade 0 min 5

Soma 5

Média 5 / 1 = 5

Em baixo é apresentado um quadro com os objectivos definidos pela chefia bem como a sua ponderação e resultado ponderado.

Objectivos Nota descritiva Nota

numérica Ponderação Resultado Análise e Optimização de Processos Alcançado com

Segurança 4 40% 1,60

Formalização de Produtos e Serviços Alcançado 3 60% 1,80

Soma 3,40

Aplicando as ponderações gerais:

Competências Objectivos Competências Comportamentais Ausência Injustificada Ausência

Justificada Pontualidade Objectivos Individuais

20% 10% 5% 5% 60%

3.85 5 5 5 3,40

0,77 0,5 0,25 0,25 2,04

1,77 2,04

3,81

O nosso colaborador teve uma nota de 3.81, numa escala de 1 a 5 que equivale a 76% da nota máxima.

8.7.1.9 Comentários

Para submeter a avaliação será necessário preencher o campo de comentário gerais da avaliação, que é de preenchimento obrigatório, tanto para a chefia como posteriormente para o colaborador.

Fig. 38 Comentário da avaliação 8.7.1.10 Estados da avaliação

Após a chefia submeter a avaliação do colaborador, esta terá de ser validado pela chefia da chefia antes de a apresentar ao colaborador.

Neste exemplo de organização hierárquica, o José Maria Nunes iria avaliar o Helder Oliveira. A Leonor Silva Machado iria avaliar a Margarida Neto, Susana Pires e o José Maria Nunes além de validar as avaliações efectuados pelos seus colaboradores, que neste caso seria a avaliação do José Maria Nunes ao Helder Oliveira.

Fig. 40 Exemplo de estrutura hierárquica 8.7.1.11 Disponibilizar avaliação

Assim que a chefia fizer a validação será possível dar a conhecer ao colaborador a sua avaliação. Para isso basta, nos colaboradores com estado em Aprovado, clicar em

Fig. 41 Colaboradores a avaliar

Na janela de avaliação pode então selecionar a caixa de verificação e clicar em gravar. Desta forma o colaborador terá acesso à sua avaliação.

8.7.2 Pedir Avaliação

Esta funcionalidade permite a uma chefia pedir opinião a um outro colaborador acerca do avaliado. Poderá ser útil para colaboradores que tenham trabalhado com duas chefias diferentes durante o ano.

Para fazer o pedido de avaliação basta clicar no botão que surgirá uma janela para concluir o pedido.

Tem de indicar:

 A ponderação: ou seja que % da nota vale o pedido a avaliação;  Notas: indicação da razão do pedido;

 Selecionar na árvore qual o colaborador a que pretende fazer o pedido.

No final deve clicar no botão e o pedido é efectuado. Ficando também disponível na lista de pedidos.

8.7.3 Bloco de Notas (avaliação)

O bloco de notas existente nas listas de colabores permitem apontar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano. Neste caso referente ao colaborador em questão.

Ao clicar no botão aparecerá uma janela com um campo de texto onde o colaborador pode escrever as suas anotações.

Nota: Estes apontamentos estão visíveis apenas para a chefia, nem o colaborador nem os próprios Recursos Humanos tem acesso à informação do Bloco de Notas.

8.7.4 Relatório

O botão de relatório existente nas listas de colabores permitem visualizar e exportar o relatório da avaliação desse colaborador.

Ao clicar no botão surgirá uma janela com o relatório.

4.9 A

CEDER Á AVALIAÇÃO

Após a chefia disponibilizar a avaliação, o colaborador deve aceder á sua área de avaliações e autoavaliações (acedendo ao menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Avaliação) e fazer o comentário à sua avaliação.

O colaborador deverá ter acesso a um painel chamado Avaliações (Comentários) que é a sua avaliação efectuada pela sua chefia.

Fig. 6 Zona de avaliação e autoavaliação

Clicando em permite consultar e comentar a avaliação.

O colaborador pode consultar as notas que teve em cada uma das componentes da avaliação como sejam:  Competências Comportamentais  Ausência Injustificada  Ausência Justificada  Pontualidade  Objectivos  Nota final  Comentários da chefia

Após verificar cuidadosamente a avaliação o colaborador deve efectuar comentários à avaliação. Para isso deve selecionar o tabulador Comentários.

E escrever os seus comentários no espaço destinado ao avaliado no final deve selecionar a caixa de verificação e clicar no botão de gravar. O processo de avaliação chegou ao fim.

É importante o colaborador dar feedback à sua chefia acerca da avaliação por favor seja sincero, pertinente e conciso na sua análise à avaliação.

4.10 V

ALIDAR AVALIAÇÕES

Após a chefia submeter a avaliação do colaborador, esta terá de ser validado pela chefia da chefia antes de a apresentar ao colaborador.

Fig. 39 Estados da avaliação

Neste exemplo de organização hierárquica, o José Maria Nunes iria avaliar o Helder Oliveira. A Leonor Silva Machado iria avaliar a Margarida Neto, Susana Pires e o José Maria Nunes além de validar as avaliações efectuados pelos seus colaboradores, que neste caso seria a avaliação do José Maria Nunes ao Helder Oliveira.

Para fazer a validação o colaborador deve aceder à zona de validação acessível através do menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Validação.

Na zona de validação terá uma lista de avaliações para validar.

O colaborador pode consultar:

 Os objectivos definidos (clicando em objectivos);  As avaliações anteriores (clicando em histórico);  A avaliação a validar (clicando em avaliação);

Ao clicar em Avaliação aparece uma janela com a avaliação a validar e com possibilidade de Validar a avaliação (clicando em ) ou recusar (clicando em ).

Caso decida recusar pode depois indicar a razão dessa recusa, preenchendo o campo notas numa pequena janela e clicando no botão submeter.

4.11 A

CEITAR

P

EDIDO DE

A

VALIAÇÃO

No painel de pedidos de avaliação aparece a lista de pedidos efectuados. O colaborador deve então clicar em “Aceitar” para fazer ser possível realizar a avaliação ou então em recusar caso não a queria realizar.