GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S
Avalie o Nível da Gestão 5S em sua Área de TrabalhoItens Avaliados Sim Não
01. Existem objetos e recursos sem serventia na sua área
de trabalho? 1 0
02. Existe desperdício observável, de qualquer espécie, em
sua área de trabalho? 1 0
03. Existem objetos de uso pessoal na sua área de trabalho? 1 0 04. O local está arrumado, mantendo um lugar para cada
item. Cada coisa em seu lugar? 1 0
05. A identificação e disposição dos equipamentos, objetos,
quadros de avisos e gestão a vista, utensílios, armários, ar-quivos e prateleiras de seu posto de trabalho está adequada às necessidades funcionais?
1 0
06. O estado das paredes, tetos, pisos e tubulações de sua
área está conservado. Não apresentam manchas nem falhas? Visualmente sua área de trabalho está limpa, não havendo poeira ou sujeira de qualquer espécie?
1 0
07. Os recursos (equipamentos, utensílios, máquinas,
ferra-mentas, aparelhos, adornos e mobiliários) existentes estão
conservados, limpos, sem qualquer tipo de sujeira? 1 0
08. Existe uma sistemática de limpeza estabelecida para sua
área de trabalho? 1 0
09. Sua condição de asseio e higiene pessoal está adequada:
uniforme limpo, crachá de identificação, cabelo, barba, etc? 1 0
10. Os requisitos de segurança estão adequados? As
insta-lações prediais (elétricas, hidráulicas, telefônicas, gás, etc.) do local estão em perfeito estado de funcionamento, aten-dendo aos requisitos de segurança?
1 0
Seu nível de Gestão 5S De 0 a 3: Você não cuida do 5S.
De 4 a 6: Você ainda tem muito que fazer. De 7 a 9: Você já está chegando lá.
+
O PROGRAMA “5S”
O 5S é uma ferramenta de trabalho de origem japonesa que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, para o aumento da produtividade, da segurança, melhoria do clima organizacional, da motivação dos funcionários e, consequente-mente, da competitividade da empresa. O programa propõe uma mu-dança de hábitos e de cultura organizacional baseado em cinco sensos: SEIRI: SENSO UTILIZAÇÃO - Selecionar os documentos, materiais, equipamentos necessários dos desnecessários, visando a utilização racional.
SEITON: SENSO DE ORGANIZAÇÃO - Efetuar a arrumação dos obje-tos, materiais e informações úteis, de maneira funcional, possibilitando acesso rápido e fácil.
SEISO: SENSO DE LIMPEZA - Limpar é eliminar a sujeira inspecionan-do para descobrir e atacar as fontes de problemas.
SEIKETSU: SENSO DE HIGIENE - Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivíduos no ambiente de trabalho.
SHITSUKE: SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhori-as alcançadmelhori-as com a prática dos 4S anteriores.
“OS DEZ MANDAMENTOS DOS
5S”
I. Ficarei com o estritamente necessário. II. Definirei um lugar para cada coisa. III. Manterei cada coisa no seu lugar.
IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso. V. Combaterei as causas de sujeira.
VI. Identificarei toda situação de risco. VII. Trabalharei com segurança.
VIII. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo. IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
X. Honrarei todos os compromissos. GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S
Este Guia Prático do Programa 5S é uma construção coletiva elabo-rada pela Comissão de Produtividade do Conselho, com o objetivo de facilitar o acesso à informação sobre o assunto.
A implantação do Programa 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total e pre-tende melhorar as condições de trabalho.
Antes de começar, é preciso uma ampla faxina no sentido físico e mental, para então, ser incorporado no comportamento diário.
ONDE ENCONTRAR?
Em nossa Rede, na pasta Corporativo/Sistema de Gestão de Pesso-as.
MESNSAGEM
No início pode parecer difícil, mas à medida em que percebe-mos os ganhos e melhorias obtidas pela implantação do pro-grama, a mudança acontece naturalmente.
O programa 5S deve ser compromisso e ter a participação de todos, sem exceção.
Ele será auditado com o propósito de buscar constantemente a melhoria, a educação, a disciplina e o alcance dos benefícios. Podemos entender a prática do 5S como incorporar “bons há-bitos”. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, sua implantação efetiva é profunda e exi-ge esforço e persistência.
Essa prática pode ser aplicada no trabalho, em casa ou na vi-da pessoal, dependendo exclusivamente vi-da decisão de cavi-da um e da vontade de mudar! É fazer do 5S uma filosofia de vida, buscando a qualidade de vida no trabalho e demais ambientes. Esse programa nunca para de se desenvolver, dessa forma contamos com o seu entusiasmo, motivação e compromisso. Sempre!
BENEFÍCIOS
Libera e promove a utilização mais racional de espaço; Elimina desperdícios e diminuir custos;
Elimina o excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;
Elimina dados de controle ultrapassados; Elimina itens fora de uso e sucata;
Facilita a comunicação e a circulação das pessoas; Diminui risco de acidentes;
Diminui o tempo de procura de documentos e materiais; Evita “área de bagunça”;
Facilita o controle da carga. IMPORTANTE:
Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máqui-nas, móveis, papeis desatualizados e sem utilização.
Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Setor.
DICAS:
Inicie pela sua mesa e armário.
Mexa em cada arquivo, pasta, jornal físico e no computador. Pro-cure, a princípio, reduzir, descartando o máximo possível.
Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catá-logos.
Livre-se de todas as versões desatualizadas e cópias de itens. Use o computador, imprima o mínimo necessário.
MODELO:
Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso.
Você pode fazer na sua casa: identifique o que não lhe
serve mais e doe, pode ser útil a alguém!
O meio ambiente agradece!
O conceito chave é a utilidade: deixe o local de trabalho com materiais que você vai utilizar no momento e na quantidade certa. O que não ser-ve, atrapalha.
O QUE FAZER? pergunte-se quando eu uso?
Analise tudo que está no local de trabalho e verifique a utilidade de cada coisa.
Separe o que é necessário do que não é, e adeqúe os estoques às ne-cessidades diárias. Deixe o local de trabalho com materiais que você vai utilizar no momento e na quantidade certa. O que não serve, atra-palha.
Mantenha o estritamente necessário e descarte o que não é neces-sário.
Como posso DESCARTAR?
Trocando, vendendo, recuperando, enviando ao amoxarifado, colocando no lixo, etc.
SEIRI
-SENSO UTILIZAÇÃO
“Tenha Só o necessário, na quantidade certa”
Ao identificar os excessos e/ou desperdícios, estamos, também, preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas
preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer.
O conceito chave é disciplina: este conceito se refere, também, ao ca-ráter do indivíduo que deve ser honrado, educado e manter bons hábi-tos.
O objetivo é consolidar os princípios básicos dos Sensos de Utilização, Ordenação, Limpeza e Saúde, tornando habituais tais procedimentos no ambiente de trabalho.
COMO QUE FAZER?
Treinamento, repetição, insistência, persistência. Critica construtiva.
Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos.
COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consi-go mesmo.
SHITSUKE
- SENSO DE DISCIPLINA“O sucesso é a consequência do nosso comprometimento
”
DICAS:
Torne a disciplina um hábito.
Comprometa-se e lembre-se que a ética vem em primeiro lugar. Elogie sempre, porém seja sincero e objetivo.
Acompanhe o processo criticando se necessário. Respeite as normas e procedimentos
Mude a maneira de falar e “encarar” a vida, agindo proativamen-te.
Ao invés de dizer: “Não vai dar certo”. Diga: “Vamos tentar, nós temos condições de alcançar”.
Tenha educação, paciência e responsabilidade
.
Seja cordial ao atender ao telefone e diga sempre seu nome, o nome da empresa, e cumprimente o interlocutor. Por exemplo:
CRA-ES, João, Boa Tarde!
Coloque-se no lugar do outro.
A prática do “impor a disciplina a si mesmo” é uma das grandes vitórias do homem, contra si mesmo. Nós somos aquilo que faze-mos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito. Aristóteles
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BENEFÍCIOS
Reduz a necessidade de controle; Consolida o trabalho em equipe; Promove o desenvolvimento pessoal; Melhoria contínua da empresa e pessoal; Melhora a disciplina e a ética;
Melhora a qualidade de vida; Melhora na comunicação; Cultiva bons hábitos;
Previne perdas oriundas de processos não padronizados;
Fortalece o trabalho em equipe, com método e maior segurança e qualidade;
Conscientiza sobre a responsabilidade de cada um em todas as tare-fas com a delegação de responsabilidades;
Garante o serviço dentro dos requisitos de qualidade.
“Se fizermos sempre as mesmas coisas
Obteremos sempre os mesmos resultados ”.
T
BENEFÍCIOS Maior controle sobre mesa e menos tempo na procura de documen-tos;
Os outros podem encontrar documentos quando você estiver fora; Ser um bom exemplo;
Rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos; Controle sobre o que cada funcionário utiliza;
Melhora no fluxo de pessoas e materiais;
Diminui acidentes, já que o ambiente ficará mais organizado;
Facilita a comunicação entre todos. IMPORTANTE:
Utilize sempre o bom senso, escreva de forma clara, concisa e evi-te nomear qualquer coisa como “diversos”.
A identificação deve seguir ao padrão descrito nos modelos para identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a me-sa, pastas, etc. Procure saber quais são e onde encontrar.
Adéque dimensões quando necessário. DICAS:
Reorganize as gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogan-do fora e redistribuinjogan-do itens. Objetos de uso freqüente devem fi-car próximos.
Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a últi-ma).Leve objetos pessoais em excesso para casa.
Organize seus pensamentos, tenha apenas uma agenda para ano-tações, lembretes e separe atividades diárias de projetos de longo prazo.
Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície da mesa para pro-cessamento imediato.
O objetivo é a capacidade de encontrar coisas quando precisa de-las e ter sempre um local de trabalho limpo.
Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia.
“A falta de organização também faz com que a
quanti-dade de trabalho que se tem a fazer pareça maior do que
realmente é.” (Odette Pollar)
O conceito chave é a simplificação: os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quan-do estão fora de lugar. Ordenar é a consequência natural de arrumar aquilo que se utiliza: é preciso organizar e ordenar o que ficou.
O QUE FAZER? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso e devem ser colocados em locais de fácil aces-so e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar.
Escolha o lugar certo de cada item, conforme exemplificado na tabela abaixo:
SEITON
- SENSO DE ORGANIZAÇÃO“Use o bom senso”
IDENTIFICAÇÃO PROVIDÊNCIAS
Se é usado diariamente Colocar no próprio local de trabalho Se é usado semanalmente Colocar próximo ao local de trabalho Se é usado mensalmente Colocar no almoxarifado
Se é usado anualmente Colocar no arquivo inativo Se não é necessário Descartar, disponibilizar
A padronização é importante para uniformizar os processos da instituição, simplifica e evita que um objeto tenha vários nomes.
Portanto, é fundamental identificar cada item para facilitar sua localização e manuseio de forma clara e evitando a poluição visual.
O conceito chave é saúde: promovendo a higiene no local de trabalho e pessoal. Esse é um senso que também busca a higiene mental: é ne-cessário um bom clima de trabalho, com conforto, segurança e rela-ções saudáveis entre todos os setores da empresa/instituição, para que os cinco sensos possam ser plenamente desenvolvidos.
COMO QUE FAZER?
Mantenha os três primeiros sensos em mente: Utilização, Organiza-ção e Limpeza.
Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos. Educação alimentar.
Estimule a confiança, a amizade e a solidariedade.
SEIKETSU
- SENSO DE HIGIENE“Quem não cuida de si, não pode prestar serviço de qualidade
”
O Programa 5S é o primeiro passo para projetos mais audacio-sos, como a certificação das normas ISO, por exemplo. 10
BENEFÍCIOS
√ Melhoria na qualidade de vida, do ambiente, da qualidade e da produ-tividade do trabalho;
√ Mantém sempre em bom estado de uso pontos críticos como ba-nheiros, copas, corredores, escadas e elevadores;
√ Cumprimento dos procedimentos operacionais;
√ Promove a higiene mental estimulando a constante auto-análise e buscando aperfeiçoamento;
√ Concretiza a gestão participativa;
√ Melhora o entrosamento entre funcionários e gestores; √ Confirma/reavalia os valores da instituição.
IMPORTANTE:
“TENHA ORGULHO DO QUE FAZ. VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO” O QUE É MOTIVAÇÃO?
Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós. Estar motivado é um exercício diário.
É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos co-nhecer melhor...
É sair em busca do que nos impulsiona. DICAS:
Fale com as pessoas e não das pessoas. Faça o seu descarte mental.
Tenha plantas no seu ambiente de trabalho e torne o ambiente mais agradável.
Estabeleça desafios. Supere-se.
“O ser humano só cresce quando recebe um desafio
su-perior a sua capacidade atual”.
BENEFÍCIOS
Satisfação das pessoas por trabalharem em ambiente limpo com melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho.
Bem estar quanto à saúde física e mental com ambiente mais agra-dável e sadio.
Maior controle e segurança sobre o estado equipamentos, ferramen-tas e máquinas.
Elimina e desperdícios, ao se usar materiais e equipamentos da ma-neira correta.
Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil.
Elimina as causas de sujeira.IMPORTANTE:
Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de tra-balho ou sala e, de si MESMO.
Material de limpeza deve estar disponível a todos.
Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo.
Combata as “FONTES DE SUJEIRA”. DICAS:
Meio limpo não existe, conserve limpos mesas, gavetas, armá-rios, e limpe o material usado antes de guardar.
Estabeleça horário e rotina para que todos façam suas limpezas durante 3 a 5 minutos diários.
Eduque-se para não sujar.
Todos devem ser capazes de conhecer completamente o seu tra-balho.
Elabore listas de verificação de todos os pontos do trabalho que mereçam atenção especial durante a limpeza.
Agora que você já tirou tudo que era desnecessário e
dei-xou tudo em ordem, é preciso manter assim.
Mais importante que limpar é não sujar.
O conceito chave é higiene: é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta deixe-os nas melhores condições de uso possível.
Devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las.
Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventila-ção, poeira, etc).
O QUE FAZER?
EM TRÊS ETAPAS Limpeza macro Limpeza do ambiente
Limpeza local Tratar dos locais de trabalhos e locais específicos Limpeza micro Nos objetos e ferramentas
SEISO
- SENSO DE LIMPEZA“O mais importante é manter limpo e não sujar”
A prática do Seiso inclui identificar e corrigir as causas de su-jeira, não desperdiçar materiais; não forçar equipamentos; dei-xar banheiros e outros recintos em ordem após o uso.
VOCÊ PRATICA O 5S?
Leia, reflita e responda ao quis abaixo refletindo com que freqüên-cia pratica os preceitos do 5s e confira os resultados no final. Use os seguintes critérios:
(1) Quase nunca (2) Às vezes (3) Quase sempre (4) Sempre
( ) Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de prioridade.
( ) Comparo, ao final do dia, o planejado com o executado.
( ) Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar. ( ) Anoto todas boas idéias que tenho.
( ) Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho. ( ) Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e men-tal.
( ) Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço. ( ) Gosto de trabalhar em equipe.
( ) Sou bom ouvinte.
( ) Mantenho minha mesa limpa e organizada. ( ) Sou capaz de perdoar um erro meu.
( ) Sou capaz de perdoar um erro de outra pessoa. ( ) Critico em particular e elogio publicamente. ( ) Coloco-me no lugar do outro.
( ) Sou um criador e propagador da qualidade de vida. TOTAL ( )
AVALIAÇÃO
Acima de 50 pontos:
Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história.
Entre 40 e 50 pontos:
Você está no caminho certo, mas pode melhorar. Entre 30 e 40 pontos:
Você precisa se esforçar um pouco mais. Abaixo de 30 pontos:
Você precisa de um 5S radical. CONCLUSÃO
“Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por
terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá -lo continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”. Ao identificar os excessos e/ou desperdícios, estamos, também, preocupados em identificar "o porquê do
exces-so" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer.
