Processo de Aquisição MPS.BR

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MPS.BR – Melhoria de Processo do Software Brasileiro – Aquisição de S&SC

Processo de Aquisição MPS.BR

Danilo Scalet dscalet@yahoo.com.br

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Modelo MPS: MR-MPS, MA-MPS e MN-MPS

Modelo MPS ISO/IEC 12207 Modelo de Referência (MR-MPS) Guia de Avaliação CMMI-DEV Modelo de Negócio (MN-MPS) Modelo de Avaliação (MA-MPS) ISO/IEC 15504 Documento do MPS.BR Guia de Aquisição Guia Geral Guia de Implementação

Aspectos esperados na aquisição Software claramente definido

Redução de crises por indefinições Preço justo

Execução do contrato mais confiável

Critérios de seleção adequados

melhor alternativa de fornecedor

Execução do contrato conforme condições estabelecidas Software recebido conforme requisitos

Contrato definindo acordo viável e adequado entre as partes

melhoria de resultados para o comprador

melhoria de condições de trabalho do fornecedor melhoria de processos do comprador e fornecedor

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MPS.BR – Melhoria de Processo do Software Brasileiro – Aquisição de S&SC Copyright © 2008– SOFTEX Guia de Aquisição – MPS.BR Referências Básica_{ISO/IEC 12207} Complementar IEEE STD 1062:1998 Objetivo

Descrever um processo de aquisição de software

Público alvo

Organizações públicas e privadas que necessitem adquirir software Guia para a melhoria da aquisição

Produtores de software que queiram estar preparados para este processo de aquisição_{Orientação para a melhoria da}

produção

Tipos de aquisição de S&SC

Pacote de Software (COTS) escopo definido Parcialmente modificável (MOTS)

Software personalizado (FD) sob encomenda Serviços de desenvolvimento com escopo aberto Alocação de pessoal fora do escopo do Guia Serviços correlatos: Manutenção, treinamento,

assistência técnica, instalação, personalização, implantação

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Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos

4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor

3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição

5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas

1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue

3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC

Guia de Aquisição – Descrição do processo

tarefas Produtos

requeridos

Produtos gerados

Contratações com instituições avaliadas segundo MA-MPS

Relação com resultados de processos do MR-MPS

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Guia de Aquisição – Exemplo de tarefa

Selecionar fornecedor Pedido de Proposta • Relatório de Avaliação • Propostas de Fornecedores

Considerar o nível de maturidade que o proponente possui com relação

ao preço de sua proposta Produtos de trabalho a serem validados

são identificados

Preparação da aquisição (Pre)

Estabelecer as necessidades e os objetivos da aquisição e comunicar aos potenciais

fornecedores Por que? Como? O que? Necessidades Requisitos Estratégia Pedido de Proposta Plano de Aquisição

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Pre-t1: Estabelecer a necessidade

Estabelecer as necessidades a serem atendidas por meio da aquisição, desenvolvimento ou melhoria de um S&SC. Avaliação da necessidade do software Resultado da análise da necessidade da aquisição

Pre-t2: Definir os requisitos

Identificar os requisitos do cliente para um sistema e S&SC. Se necessário, as organizações poderão solicitar informações de fornecedores com vistas a determinar os requisitos a partir de soluções

disponíveis no mercado. 1. Relatório de análise de mercado 1. Resultado da análise da necessidade

da aquisição

1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de Requisitos

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Requisitos para Aquisição

Necessidades Interessados Requisitos Interessados Requisitos Sistema Requisitos Sistema Requisitos Sistema Requisitos Sistema Requisitos Software Requisitos Software Requisitos Software Requisitos Software Requisitos Projeto Requisitos Legais Requisitos Financeiros Requisitos Prazo Requisitos Forma manut. Requisitos Treinamento Requisitos Implantação Requisitos Qt. Usuários

Requisitos do Software - relacionamentos

Função 1 Função 2 Função n Requisitos Funcionais ... Qualidade Externa Qualidade Interna Funcionalidade Confiabilidade Usabilidade Eficiência Manutenibilidade Portabilidade Qualidade em uso Eficácia Produtividade Segurança Satisfação Contexto de uso 1 Contexto de uso 2 Contexto de uso n

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Qualidade precisa ser

especificada Tem impacto no _custo

Software: funções + qualidade Exemplos qualidade software: Segurança de acesso Tolerância a falhas Maturidade Facilidade de uso Desempenho Facilidade de manutenção Portabilidade

Pre-t3: Revisar requisitos

Analisar e validar os requisitos definidos mediante às necessidades da

aquisição. Validar os requisitos para reduzir os riscos de não entendimento por parte dos potenciais fornecedores. 1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de requisitos

1. Especificação de requisitos 2. Registro da revisão dos requisitos

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1. Plano de Aquisição

2. Plano de teste do S&SC para sua aceitação

3. Pedido de Proposta

Pre-t4: Desenvolver uma estratégia de aquisição

Desenvolver uma estratégia para a aquisição do S&SC compatível com as necessidades a serem atendidas pela aquisição.

1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de requisitos

3. Relatório de análise de mercado

Pre-t5: Definir os critérios de seleção

Estabelecer e acordar os critérios de seleção de fornecedores, bem como a forma de avaliação a ser aplicada.

1. Plano de Aquisição 2. Pedido de Proposta 1. Plano de Aquisição

2. Pedido de Proposta

3. Relatório de análise de mercado 4. Especificação de requisitos

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Plano de aquisição

Plano de aquisição Necessidades Requisitos Contexto Mercado Contexto Organização Pedido Proposta

Aquisição é projeto: requer um plano compatível com sua complexidade.

Plano de aquisição – Visão geral 1. Objetivo da aquisição

2. Requisitos

3. Termos contratuais 4. Termos financeiros 5. Termos técnicos

6. Lista de S&SC a serem entregues 7. Pontos de controle

8. Prazos estabelecidos

9. Critérios de seleção do fornecedor 10. Critérios de aceitação do S&SC 11. Normas e Modelos

12. Responsabilidades do Projeto 13. Riscos e eventos

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Seleção do Fornecedor (Sel) Escolher a organização que será responsável pela entrega do S&SC em conformidade com os

requisitos estabelecidos. Seleção do Fornecedor Contrato Pedido de Proposta Propostas de Fornecedores Desempenho Fornecedores

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Sel-t1: Avaliar a capacidade dos fornecedores

Avaliar a capacidade dos fornecedores potenciais mediante os requisitos definidos e de acordo com os critérios de seleção de fornecedores.

1. Relatório de auditoria ou de avaliação dos fornecedores 2. Especificação de requisitos

3. Pedido de proposta

1. Registro de fornecedores preferenciais

2. Registro de contactos ocorridos

Sel-t2: Selecionar o fornecedor

Selecionar o fornecedor a partir da avaliação das propostas recebidas, considerando o entendimento do problema e as soluções técnicas sugeridas mediante os requisitos definidos para o S&SC.

1. Pedido de proposta 2. Proposta do fornecedor 3. Especificação de requisitos

4. Registro de fornecedores potenciais

1. Relatório de avaliação das propostas dos fornecedores

2. Resultado da análise da avaliação dos fornecedores 3. Registro de contactos ocorridos

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Proposta dos fornecedores Solução Técnica Pedido Proposta Proposta Fornecedor Dados Fornecedor

• Resposta do fornecedor ao problema apresentado

• Torna específicos requisitos que podem ter sido relacionados de forma genérica: por exemplo, especificar um tipo de ferramenta • Nada do que foi solicitado pode faltar

• O que for proposto além do solicitado pode tornar-se cláusula contratual

Critérios de avaliação da proposta Avaliação processo do fornecedor Avaliação de produtos (se disponível) Atendimento a requisitos não obrigatórios

Esforço adquirente Custos para viabilização

Prazos Preço

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Sel-t3: Preparar e negociar um contrato

Negociar um contrato com o fornecedor

selecionado, expressando as expectativas e as

responsabilidades das partes envolvidas

(adquirente e fornecedor). 1. Registro de apoio a reuniões 2. Especificação de requisitos 3. Pedido de proposta

4. Proposta do fornecedor 5. Plano de aquisição

1. Contrato

2. Registro de revisão de contrato 3. Registro de apoio a reuniões 4. Registro de contactos ocorridos

Contrato

Preparar contrato Pedido Proposta Proposta Fornecedor

• Conciliação entre o pedido de proposta e a proposta do fornecedor;

• Orienta o plano de projeto até a aceitação do S&SC; • Base para eventuais demandas judiciais;

• Deve ser um instrumento que apóia o projeto.

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Monitoração do fornecedor (Mon)

Acompanhar e garantir o desempenho do fornecedor mediante os termos do contrato.

Execução Contrato Mudanças Problemas D e s e m p e n h o G e s t ã o

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Mon-t1: Estabelecer e manter comunicações

Estabelecer e manter um canal de

comunicação entre o fornecedor e o cliente.

1. Contrato

2. Proposta do fornecedor 3. Registro de apoio a reuniões

1. Registro contactos ocorridos 2. Registro de apoio a reuniões 3. Registro do status do progresso

Acompanhamento progresso

Processo Produto Uso

Produto Monitoração Inspeção contínua marcos Medidas Troca Informações contínua Interações equipes Status progresso: •Requisitos •Custo •Prazo Riscos Problemas Atendimento ao processo Situação Atual Projeção Ações gerenciais

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Mon-t2: Trocar informações sobre o progresso técnico

Utilizar o canal de comunicação para trocar

informações sobre o progresso técnico do

fornecedor, além de aspectos de custos e a identificação de possíveis riscos.

1. Contrato

2. Proposta do fornecedor 3. Registro de apoio a reuniões

1. Registro do status do progresso 2. Registro de revisões

3. Registro de contactos ocorridos 4. Registros de apoio a reuniões

Mon-t3: Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor

1. Contrato

2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Proposta do fornecedor

4. Registros de apoio a reuniões

1. Resultado da análise do desempenho do fornecedor 2. Registro de aceitação do desempenho do fornecedor 3. Registro de contactos ocorridos

4. Registros de apoio a reuniões 5. Registro do status do progresso

Inspecionar, regularmente, aspectos do

desenvolvimento com o fornecedor, tendo como base os termos do contrato. Os aspectos incluem questões técnicas, de qualidade, custo e prazo.

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Mon-t4: Monitorar a aquisição

1. Contrato

2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Proposta do fornecedor

1. Resultado da análise do desempenho do fornecedor 2. Registro de aceitação do desempenho do fornecedor 3. Registros de apoio a reuniões

4. Registro de contactos ocorridos 5. Registro do status do progresso

Monitorar a aquisição, tendo como base o contrato, para que o progresso possa ser avaliado garantindo que aspectos como custo, qualidade e prazo sejam atendidos.

Mon-t5: Obter acordo quanto às alterações

As alterações propostas por qualquer uma das partes devem ser negociadas e seus resultados devem ser documentados no contrato.

1. Contrato

2. Proposta do fornecedor

3. Concordância com os requisitos do contrato 4. Pedidos de alterações pelo adquirente 5. Registros de apoio a reuniões

2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Registros de contactos ocorridos

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Mon-t6: Acompanhar problemas

Problemas que surgirem durante a execução do contrato deverão ser registrados e acompanhados até a sua solução pelas partes.

Sistema de acompanhamento de problemas

Registros no sistema de acompanhamento

de problemas

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Aceitação pelo cliente (Ace)

Aprovar o software e serviços correlatos quando

todos os critérios de aceitação estiverem

satisfeitos. Aceitação Relatório Aceitação Critérios de aceitação S&SC

Ace-t1: Definir critérios de aceitação

Estabelecer e acordar os critérios de aceitação do S&SC, bem como a forma de avaliação a ser aplicada. Os critérios são definidos com base nos requisitos do contrato.

1. Contrato

2. Plano de teste do S&SC para sua aceitação 3. Plano de aquisição

4. Proposta do fornecedor 5. S&SC

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Requisitos funcionais e funções do software

Função 1 Função 2 Função n Requisitos Funcionais ... Função a Função b Função z Funções Software ... Contexto negócio Implementação Software

Funções e qualidade software

Qualidade Externa Qualidade Interna Funcionalidade Confiabilidade Usabilidade Eficiência Manutenibilidade Portabilidade Qualidade em uso Eficácia Produtividade Segurança Satisfação Contexto de uso 1 Contexto de uso 2 Contexto de uso n Função a Função b Função z Funções Software ...

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Ace-t2: Avaliar o produto entregue

Avaliar o S&SC com base nos critérios de avaliação definidos.

1. Plano de teste do S&SC para sua aceitação 2. Plano de aquisição 3. Proposta do fornecedor 4. Especificação de requisitos 5. S&SC Relatório de resultados de testes

Ace-t3: Manter conformidade com o contrato

Resolver qualquer aspecto relacionado à aceitação de acordo com os procedimentos estabelecidos no contrato.

Contrato

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Ace-t4: Aceitar o S&SC

Aceitar o S&SC e comunicar sua aceitação ao fornecedor.

1. Contrato

2. Plano de aquisição 3. S&SC

4. Proposta do fornecedor 5. Especificação de Requisitos 6. Relatório de resultados de testes

Relatório de aceitação do S&SC

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Personalização processo aquisição

Processo padrão Processos gestão Apoio Contexto mercado Contexto regulatório Contexto Organização Processo projeto Resultados Problema Processos gestão Apoio Contexto mercado Contexto regulatório Contexto Organização Instancia

Personalização processo aquisição

Processo padrão

Descrição detalhada do processo de aquisição a ser adotado na organização, compreendendo:

• Atividades e resultados a serem obtidos; • Tarefas de cada atividade;

• Produtos de trabalho envolvidos nas tarefas (entradas e saídas);

• Ferramentas utilizadas na elaboração das tarefas; • Definição de responsabilidades

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Personalização processo aquisição

Processos de gestão

Descrição dos processos de gestão a serem adotados nos projetos de aquisição, compreendendo gestão de:

• Requisitos; • Comunicações; • Custos; • Mudanças; • Problemas; • Prazos; • Qualidade.

Modelos como PMBOK podem ser utilizados referência.

Personalização processo aquisição

Contexto da Organização

Características da organização que podem afetar os projetos de aquisição. Estes aspectos podem definir requisitos e restrições a serem considerados nos projetos de aquisição. Entre elas incluem-se:

• Demais processos diretamente relacionados ao processo de aquisição;

• Ambiente de hardware e software adotado; • Habilidades e qualificações do pessoal envolvido; • Política de formação das pessoas;

• Políticas de contratação de produtos e serviços da organização;

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Personalização processo aquisição

Contexto Regulatório

Leis e regulamentos externos e internos que regem o funcionamento da organização, principalmente no que diz respeito à aquisição de S&SC.

Neste item incluem-se leis, normas, acórdãos, regulamentos internos, entre outros.

O repositório deve estar organizado de modo a simplificar o acesso, entendimento e aplicação das regras.

Personalização processo aquisição

Contexto de mercado

Aspectos referentes ao mercado e que influenciam os projetos de aquisição da organização, podendo ser levado em conta o domínio de serviços de interesse. Entre outros, destacam-se:

• Produtos com potencial de atendimento às necessidades da organização;

• Cadastro de potenciais fornecedores e seu histórico de prestação de serviços à organização; • Referências de uso de produtos e serviços por outras organizações;

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Instrução Normativa 04/2008 MP

DOU 19/05/2008

Fato Relevante

Resumo do Histórico Normativo

Decreto Lei 200/1967 - art. 10, §§§§7º

Decreto 2.271/1997 – art. 1º

Descentralização Administrativa: Para concentrar nas atividades de gestão;

Para evitar o crescimento exagerado da Administração; Contratar atividades EXECUTIVAS sempre que possível, recorrendo, à execução indireta quando

houver iniciativa privada desenvolvida e capacitada.

Reforma Administrativa do Estado (New Public Administration):

Atividades-meio podem ser contratadas de terceiros; TI, entre outras, preferencialmente contratada;

Deverá o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão expedir normas complementares ao cumprimento do disposto neste Decreto.

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Resumo do Histórico Normativo

Acórdãos TCU: 1.480 / 2007 1.999 / 2007

Acórdão TCU 1.480/2007 - “37. (..) O art. 10, § 7º do Decreto-lei

200/1967 deixa claro que as tarefas de planejamento, coordenação, supervisão e controle são tarefas inerentes à Administração, às quais ela deve se dedicar mais, enquanto as tarefas de execução não o são. Desse modo, a gestão dos serviços é tarefa inarredavelmente privativa dos servidores públicos, ainda que a empresa contratada também tenha responsabilidades de gestão (operacional) pelos serviços contratados. Abrir mão da gestão dos serviços implica abrir mão da garantia de obtenção dos resultados esperados e da capacidade de atestação técnica consciente”.

Acórdão TCU 1.999/2007 - “9.4.1.1. os serviços de informática diferem

substancialmente dos demais serviços (...) já que esses priorizam contratações de serviços terceirizados de mão-de-obra, mensurados, em grande parte das vezes, por horas trabalhadas ou por simples alocação de pessoal (postos de trabalho), enquanto os serviços de Tecnologia da Informação devem priorizar a contratação, mensuração e pagamento por resultados (...)”

Recomendam que seja elaborada norma específica para contratação de serviços de TI, que contemple modelagem básica dos processos de trabalho de contratação de serviços de TI, considerando:

- o processo de contratação como um todo; - a necessidade de planejamento das contratações; - modelos já existentes;

- a aferição dos serviços por resultados. Acórdãos TCU: 786 / 2006 1.480 / 2007 1.999 / 2007

Instrução Normativa 04/2008 MP

DOU 19/05/2008

Capítulo I - Disposições Gerais

Capítulo II - Processo de Contratação

Seção I Planejamento da Contratação Seção II Seleção do Fornecedor Seção III Gerenciamento do Contrato Capítulo III - Disposições Finais

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MPS.BR – Melhoria de Processo do Software Brasileiro – Aquisição de S&SC Copyright © 2008– SOFTEX CAP II -P R O C E S S O C O N T R A T A Ç Ã O SEÇÃO I -P L A N E J A M E N T O C O N T R A T.

ETAPA I – ANÁLISE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

Avaliação da Necessidade

ETAPA II – PLANO DE SUSTENTAÇÃO

Motivação Análise de Soluções TI Custo Estimado e Justificativa Especificação de Requisitos Segurança da Informação Recursos Transferência de Conhecimento Transição Contratual Continuidade na Interrupção

ETAPA III – ESTRATÉGIA DA CONTRATAÇÃO

Indicação Tipo de Serviço Termos Contratuais Plano de Sustentação Análise de Viabilidade Contratação Estratégia da Contratação Indicação do Gestor de Contrato Critérios Técnicos Julgamento Orçamento Detalhado Processos da IN

ETAPA IV – ANÁLISE DE RISCOS

Riscos de Contratação

Riscos dos

Serviços Ações Responsáveis Possibilidades

e Danos

Análise de Riscos

Capítulo II – Processo de Contratação

Deverá observar as seguintes normas pertinentes: - Lei 8.666 de 1993; - Decreto 2.271 de 1997; - Decreto 3.555 de 2000; - Lei 10.520 de 2002; - Decreto 5.450 de 2005. Seção II Seleção do Fornecedor

Processos da IN

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Capítulo II – Processo de Contratação

Seção III – Gerenciamento do Contrato

Encaminhamento de Demandas Monitoramento da Execução Encerramento e Transição Contratual

T

A

R

E

F

A

S

Processos da IN

- Consiste em práticas e diretrizes para que o gestor possa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços durante a execução do contrato;

- O Gerenciamento do Contrato divide-se em tarefas.

CAP II -P R O C E S S O C O N T R A T A Ç Ã O SEÇÃO III -G E R E N C I A M E N T O C O N T R A T O

TAREFA – INÍCIO DO CONTRATO Plano de Inserção Reunião Inicial Sigilo e Segurança Esclareci-mentos Plano de Inserção Termo de Compromisso ATA TAREFA – ENCAMINHAMENTO DEMANDAS

Especificação Serviços Volume dos Serviços Resultados Esperados Cronograma e Responsáveis Ordens de Serviço

TAREFA – MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO Recebimento Ateste Glosas

Sanções Verificação Contratual Plano de Sustentação Análise de Riscos Histórico Gerenciamento do Contrato Processos da IN

TAREFA – ENCERRAMENTO E TRANSIÇÃO Encerramento e Transição Contratual

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Comunicado 03/2008

Disseminação processo de aquisição SOFTEX {MPS.BR; Curso Aquisição; Guia Aquisição; Oportunidades Negócios; Modelo Negócio} Consultor Aquisição {Apoio disseminação; Executar contratos; Manter Base Conhecimento;

Relatar resultados}

Agente SOFTEX {Prospectar oportunidades; Estabelecer contactos mercado;

Promover eventos; Selecionar CA; Efetivar contratos; Prospectar fontes financiamento;

Monitorar contratos} Contrato Certificação Organizações públicas e privadas { Contratar serviços} Base conhecimento Relato resultados Curso Aquisição Prova Aquisição Workshop Aquisição Serviços Contrato Comunicado 03/2008 - Serviços Cursos de aquisição

Personalização do processo de aquisição Start-up de projetos de aquisição de S&SC Consultoria em projetos de aquisição

Consultoria na monitoração da execução de

contratos de aquisição de S&SC

Consultoria em etapas específicas de projetos

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Processo de Aquisição MPS.BR