SAFRA
ES
TADU
AL
MANUAL DE OPERAÇÕES
SUMÁRIO
ACESSANDO O SISTEMA ABR
3
ENVIO DE E-MAIL CONVITE PARA AS UNIDADES PRODUTIVAS
4
CARREGAMENTO DO TERMO DE ADESÃO
6
PREENCHIMENTO DA VDP
10
FINALIZAÇÃO DA VDP
15
REENVIO DA LISTA VDP
18
PREENCHIMENTO DO PCNC
19
ATENDIMENTO PARA SUPORTE AOS USUÁRIOS DO SISTEMA ABR
31
INTRODUÇÃO
Este manual é dirigido às equipes técnicas das associações estaduais responsáveis pelo acompanhamento de todo o processo de certificação ABR e licenciamento BCI junto às unidades produtivas. Com este passo a passo, a equipe operará o sistema ABR e visualizará todas as informações necessárias ao processo de certificação. A associação estadual terá acesso aos dados de todas as unidades produtivas de seu estado e poderá realizar o lançamento de informações no sistema.
1º PASSO:
Acessar a página do SINDA no link http://sinda.abrapa.com.br
2º PASSO:
Digitar o login e senha de acesso ao sistema.
3º PASSO:
Clicar no link ABR.
4º PASSO:
Clicar no item Iniciar Certificação na barra de ferramentas azul.
ENVIO DE E-MAIL CONVITE PARA AS UNIDADES
PRODUTIVAS
5º PASSO:
Clicar na unidade produtiva à qual deseja enviar o e-mail de convite para participação no programa ABR, sobre o ícone Envelope (seta vermelha).
Obs.1: esse passo deve ser observado para todas as unidades produtivas que serão convidadas.
Obs.2: observe que a mensagem de confirmação do envio do e-mail deve aparecer. Ela fica aparente por
apenas alguns segundos.
7º PASSO:
Ao receber o e-mail contendo a senha de acesso ao sistema, o produtor deve acessá-lo por meio do SINDA, inicialmente, e fazer a seleção pelo ABR/ BCI.
Obs.: Ao receber o e-mail convite, o produtor deve ler o Regulamento ABR, dar o aceite à participação no
programa e, se assim o desejar, fazer também a opção pelo licenciamento BCI. O produtor fará também o preenchimento e assinatura do Termo de Adesão ABR, enviando-o o mais rápido possível à estadual. Enquanto isso, a estadual ficará no aguardo do recebimento físico do Termo de Adesão ABR para dar seguimento à certificação.
CARREGAMENTO DO TERMO DE ADESÃO
8º PASSO:
Ao receber o Termo de Adesão ABR, a estadual deve digitalizá-lo. Logo após, deve também efetuar o seu
carregamento no sistema, conforme a tela abaixo.
Obs. 1: somente após o carregamento do termo é que se inicia o processo de certificação.
Obs. 2: para carregar o Termo de Adesão ABR é preciso clicar no botão Envelope (seta vermelha).
É importante tomar muito cuidado para que o arquivo carregado seja o Termo de Adesão ABR da unidade produtiva em questão, não confundindo com outras unidades produtivas.
9º PASSO:
Após clicar no botão Envelope , aparecerá a tela abaixo. A estadual deverá fazer o carregamento do Termo de Adesão ABR digitalizado, em formato PDF, da respectiva unidade produtiva. Após o
carregamento, automaticamente a VDP será liberada para o preenchimento pela estadual e também para visualização pelo produtor.
Obs.: nessa mesma tela existe a caixa onde a estadual poderá optar por “Pular etapa VDP”. Sugere-se que a etapa VDP não seja ignorada, para que o sistema reúna o maior número possível de dados estatísticos.
Caso essa etapa seja “pulada”, o sistema liberará imediatamente a VCP para a certificadora.
10º PASSO:
No momento do upload ou carregamento do Termo de Adesão ABR, a estadual, o produtor e a Abrapa receberão o e-mail abaixo, avisando sobre a liberação para o preenchimento da VDP.
11º PASSO:
Após o carregamento do Termo de Adesão ABR, a estadual deverá preencher os dados adicionais da
unidade produtiva que não foram fornecidos inicialmente pelo cadastro no SINDA. Somente após
essa fase, o produtor poderá visualizar o andamento do processo no sistema.
Obs.: para o preenchimento dos dados da unidade produtiva deve-se clicar no símbolo (seta vermelha).
12º PASSO:
Obs. 1: recomendamos que o item dados da unidade produtiva seja atualizado antes do preenchimento da VDP.
Somente após completá-lo, deve-se iniciar o preenchimento da VDP em Excel.
Obs. 2: antes de salvar o documento, que não permitirá correções, clicar no botão Revisão, que indicará
se há algum item não preenchido. Essa etapa serve somente para certificar-se da inserção correta de dados. Se a estadual entender que alguns desses dados poderão ser preenchidos durante a aplicação da VDP, eles serão adicionados automaticamente ao finalizar a VDP online ou carregá-la na plataforma off-line.
Obs. 3: é importante ressaltar que quando o preenchimento está correto e não há itens incompletos, a caixa indicativa
13º PASSO:
PREENCHIMENTO DA VDP
Nesse momento, há dois caminhos: 1) Preenchimento online;
2) Preenchimento off-line.
1 – Preenchimento online: pode ser feito acessando o sistema, clicando em VDP na barra de ferramentas e
Obs. 1: após finalizar e salvar o preenchimento de cada critério (1 a 8), a tela sempre volta ao critério 1.
Portanto, cuidado para não voltar a preencher o critério 1. Basta clicar no critério seguinte para completá-lo.
Obs. 2: no preenchimento ou revisão da VDP online, ao terminar cada critério (1 a 8) deve-se salvar as
informações antes de passar para o próximo. Para isso, basta clicar no botão Salvar, no rodapé da página. Note que quando o preenchimento foi realizado de forma correta e não há itens incompletos, a caixa indicativa do critério muda de vermelho para azul.
Obs. 3: nesse caso, também é muito importante que se realize a revisão do preenchimento antes da
finalização da VDP. Quando finalizada, será impossível a correção ou lançamento de dados. Recomendamos clicar no botão Salvar e realizar a revisão para checar itens não respondidos ou fazer a correção de dados.
Obs. 4: após preencher todos os critérios e itens e salvar, pode-se clicar em Resumo para averiguar todas as
Obs. 5: nesse momento, já é possível finalizar a VDP clicando na caixa no final da página e depois
no botão Finalizar.
Somente clicar em Finalizar quando tiver certeza de que o preenchimento está correto, completo e encerrado.
Obs. 6: a VDP também pode ser finalizada ao clicar no ícone Cadeado , para possibilitar a liberação de
preenchimento da VCP pela certificadora. Portanto, ao certificar-se do correto e completo preenchimento da VDP, é necessário que se finalize essa etapa, lembrando novamente que, ao ser finalizada (cadeado), não
poderá mais ser modificada.
Obs.7: o ícone Cadeado encerra definitivamente a VDP, independente de ter sido preenchida nos modos
online ou off-line.
Caso o nível de conformidade mínimo para certificação não seja atingido, há necessidade de preenchimento do PCNC.
2 – Preenchimento da VDP – plataforma off-line
2.1. A VDP pode ser preenchida também pela plataforma off-line, que deve ser baixada diretamente do
sistema ABR, facilitando assim o preenchimento em campo. Para iniciar esse processo, deve-se clicar no item Download de Arquivo em Excel . Ao finalizar o download, salvar o arquivo com o nome correto da unidade produtiva para possibilitar o preenchimento em campo e o carregamento posterior no sistema.
2.2. Ao finalizar o preenchimento da VDP em plataforma off-line (certificando-se de que o preenchimento está correto, completo e finalizado), deve-se carregá-la no sistema, tomando-se o cuidado para que esse
carregamento seja feito coincidindo com a unidade produtiva em questão. Portanto, muito cuidado ao carregar as plataformas off-line para que não se carregue VDPs de unidades produtivas em campos errados. Para realizar a importação ou carregamento da VDP com o preenchimento finalizado, em Excel, da
2.3. Seguindo a instrução anterior, a tela abaixo aparecerá para possibilitar o upload ou carregamento do
arquivo em Excel da VDP.
2.4. Após a seleção correta do arquivo e seu upload, a tela abaixo aparecerá informando o sucesso da
importação da VDP.
Obs.: após o carregamento ou upload da VDP via plataforma off-line, pode-se também realizar a sua revisão como no preenchimento online. Para isso, basta clicar no ícone da unidade produtiva em questão e no
rodapé da página, no botão Revisão. Recomendamos que essa operação seja realizada, pois se um ou mais itens estiverem sem preenchimento ou com erros, o critério referente a essa falha estará em vermelho. Para a sua correção, basta clicar no critério em vermelho e repassar item a item, corrigindo as falhas.
14º PASSO
FINALIZAÇÃO DA VDP
Obs. 1: após revisar e salvar a VDP, já é possível finalizá-la, clicando na caixa ao final da página e depois no
Somente clicar em Finalizar quando tiver certeza de que o preenchimento está correto, completo e concluído.
Obs. 2: a VDP também pode ser finalizada ao clicar no ícone Cadeado e, assim, possibilitar a liberação do
preenchimento da VCP pela certificadora. Portanto, ao certificar-se do correto e completo preenchimento da VDP, é necessário que se finalize essa etapa, lembrando novamente que ao ser finalizada (cadeado) não
poderá mais ser modificada.
Obs.3: o ícone cadeado encerra definitivamente a VDP, independente de ter sido preenchida nos modos
off-line ou online.
Caso o nível de conformidade mínimo para certificação não seja atingido, há necessidade de preenchimento do PCNC.
Obs. 4: após clicar no Cadeado , a tela abaixo aparecerá, com o botão de encerrar a VDP. Basta clicar nesse
botão para o encerramento e a tela de confirmação aparecerá, também conforme abaixo.
15º PASSO:
Após o encerramento da VDP pela estadual, os perfis Produtor e Estadual receberão um e-mail automático, conforme a tela abaixo. Os perfis Abrapa e Certificadora também receberão o mesmo e-mail automático, porém sem a VDP anexada.
16º PASSO
REENVIO DA LISTA VDP
A estadual, ao finalizar a lista VDP no sistema, tem a opção de reenvio para o produtor visualizá-la. Para isso, basta clicar no ícone Envelope e na tela seguinte em OK, para confirmar o reenvio, conforme a sequência de telas abaixo.
17º PASSO:
PREENCHIMENTO DO PCNC
Após a aplicação da VDP e ocorrendo identificação de evidência de não conformidade, a estadual poderá preencher o Plano de Correção das Não Conformidades (PCNC) para que o produtor possa realizar as correções necessárias a tempo de pedir a auditoria externa para a certificação ABR na mesma safra. Assim como a VDP, o PCNC poderá ser preenchido no modo online ou off-line.
O PCNC deverá ser preenchido da mesma forma que a VDP, ou seja, também há os caminhos online
e off-line, tomando-se todas as precauções com o preenchimento correto dos dados e com as funções salvar e
finalizar. O arquivo para preenchimento off-line, assim como na VDP, deve ser baixado diretamente do sistema, em Excel. Após o preenchimento, pode ser feito o seu upload ou carregamento, também via sistema.
1- Preenchimento online:
1.1. Clicar em PCNC na barra de ferramentas. Para realizar o preenchimento online, basta clicar no ícone
Obs.: antes do encerramento do PCNC, recomenda-se verificar o preenchimento correto e completo. Isso
1.2 : após clicar em aparecerá uma tela com a listagem de itens não conformes, carregada automaticamente do sistema, com base na VDP preenchida.
2 - PCNC - Preenchimento off-line
2.1. Clicar em PCNC na barra de ferramentas. Para realizar o preenchimento off-line do PCNC, baixar o
arquivo clicando no ícone (seta vermelha). Após isso, deve-se salvá-lo e realizar o preenchimento correto do arquivo em Excel.
2.2. Finalizando o preenchimento do PCNC em Excel, deve-se carregar o arquivo no sistema, clicando no
ícone Disquete
2.3. Após clicar no ícone Disquete , fazer a escolha do arquivo correto para o carregamento no
20º PASSO:
Encerramento PCNC – tanto no modo online como off-line, após finalizar, revisar e salvar o PCNC, é preciso
encerrá-lo, assim como os outros documentos no sistema. O encerramento do PCNC pode ser feito ao clicar no ícone Cadeado na barra de ferramentas.
21º PASSO:
22º PASSO:
Envio de e-mail confirmando o encerramento com o PCNC anexado.
Obs.: o e-mail é enviado automaticamente para os perfis Estadual e Produtor, com o PCNC anexado.
Nenhum outro perfil receberá esse e-mail ou o anexo contido nele.
23º PASSO:
Reenvio do PCNC
O arquivo do PCNC pode ser reenviado ao produtor para conferência das correções a serem realizadas, ou mesmo para seu próprio controle. Para isso, basta clicar no ícone Envelope
24º PASSO:
Após clicar no ícone Envelope , aparecerá a tela abaixo pedindo para confirmar o reenvio, clicando em OK. Em breve, uma mensagem de confirmação da operação aparecerá no topo da tela, em uma faixa azul claro como indicado nas telas abaixo.
25º PASSO:
O e-mail é enviado automaticamente para os perfis Estadual e Produtor, com o PCNC anexado. Nenhum outro perfil receberá esse e-mail ou o anexo contido nele.
Obs.: a partir desse momento, encerra-se a participação ativa da estadual no sistema ABR. De agora em
diante, só será possível para a estadual realizar o acompanhamento dos processos de certificação até a sua etapa final, que é a entrega do certificado ABR aos produtores das unidades produtivas que foram aprovadas na auditoria de certificação. A estadual fará também a entrega da licença de comercialização de algodão BC para as unidades produtivas que optaram pela licença BCI.
ACOMPANHAMENTO DO CUMPRIMENTO DAS
ETAPAS DO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO
26º PASSO:
Função Controle na barra de ferramentas: essa função permite a visualização do cumprimento de todas as etapas do processo de certificação ABR. Para isso, basta clicar em Controle na barra de ferramentas e escolher a unidade produtiva para acompanhar o desempenho nas etapas do processo de certificação.
27º PASSO:
Após a seleção da unidade produtiva desejada, clicar no ícone Seta na coluna ao lado do nome da unidade produtiva. Essa função oferece uma listagem ou a timeline (histórico) de todas as etapas já encerradas no processo de certificação ABR da unidade produtiva selecionada.
28º PASSO:
Após a finalização do preenchimento da lista VCP pela empresa certificadora, a estadual receberá um e-mail informativo sobre o fim da atividade, conforme o modelo a baixo.
29º PASSO:
A empresa certificadora, após preencher a VCP, deverá informar no sistema o número do certificado ABR da unidade produtiva aprovada para que ela possa dar prosseguimento ao processo e solicitar o selo ABR. Após a inserção do número do certificado ABR, a estadual receberá um e-mail informativo conforme modelo abaixo.
Carregamento (upload) do certificado ABR no sistema: permite a visualização do certificado e o
disponibiliza para impressão. Após a inserção do número de certificação ABR pela certificadora no sistema, ela irá emitir fisicamente o certificado e enviá-lo à estadual para posterior entrega ao produtor ou unidade produtiva. A estadual, ao receber os certificados, deverá digitalizá-los, ou seja, salvar as imagens em formato PDF para, logo em seguida, carregá-los no sistema, individualmente, de acordo com cada unidade produtiva.
30º PASSO:
31º PASSO:
Após realizar o passo anterior, a tela abaixo aparecerá. Deve-se clicar no ícone Disquete (seta vermelha) para iniciar a seleção e o carregamento do arquivo em formato PDF.
32º PASSO:
Selecionar o arquivo correspondente ao certificado da unidade produtiva em questão (seta vermelha).
Obs.: certifique-se de que selecionou e carregou o arquivo PDF correto, ou seja, correspondente à unidade
produtiva selecionada.
33º PASSO:
Obs. 2: nesse momento, o sistema dispara um e-mail automático para todos os perfis: Estadual, Produtor,
Abrapa, BCI e Certificadora.
Obs. 3: o e-mail disparado automaticamente, informando a disponibilização do certificado, também o traz
anexado. Para baixar o arquivo, ou realizar seu download, basta clicar no local indicado pela seta vermelha. Assim, ao finalizar seu download, ele pode ser salvo na pasta de arquivos correspondente.
34º PASSO:
Pode-se também visualizar o certificado por meio da aba Controle (seta vermelha), como indicado abaixo.
35º PASSO:
Após clicar em Controle, a tela abaixo aparecerá. Deve-se clicar no ícone Disquete (seta vermelha), da unidade produtiva desejada e realizar o download. O arquivo também pode ser salvo e/ ou impresso por meio dessa ação.
36º PASSO:
Se a unidade produtiva certificada ABR for também optante pelo licenciamento BCI, a estadual receberá um e-mail informativo após a inserção do número do licenciamento BCI e carregamento da licença em PDF, conforme modelo abaixo. O carregamento dessas informações é feito pelo Perfil BCI.
ATENDIMENTO PARA SUPORTE AOS USUÁRIOS DO SISTEMA ABR
Caso haja dúvidas em relação à operação do sistema, a associação estadual deve entrar em contato direto com a Abrapa.
Abrapa – Associação Brasileira dos Produtores de Algodão
Coordenação Nacional do ABR Tels.: (61) 3028-9700 e (61) 3028-9701
sustentabilidade@abrapa.com.br www.abrapa.com.br
