ANAIS
*A revisão gramatical, ortográfica, ABNT ou APA foi realizada pelos autores.
ESTRUTURAÇÃO DE UM MODELO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PARA O CONTEXTO DE COMPRAS DE IES PÚBLICAS
Ana Paula Lindner
(Universidade Tecnológica Federal do Paraná – Câmpus Pato Branco)
Sandro César Bortoluzzi
(Universidade Tecnológica Federal do Paraná – Câmpus Pato Branco)
Giovana Moreira Torrico
(Universidade Tecnológica Federal do Paraná – Câmpus Pato Branco) Resumo: A presente pesquisa tem por objetivo desenvolver um modelo de avaliação
de desempenho para compras públicas, considerando os valores e preferências do decisor. Quanto a natureza da pesquisa, a mesma se caracteriza como exploratória, e a modalidade da pesquisa se enquadra como um estudo de caso, o qual foi realizado em uma Universidade Federal. Foram utilizados dados primários, coletados por meio de entrevistas com o decisor, que nesse contexto é o Chefe da Divisão de Compras. Para construção do modelo foi aplicada a Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construtivista (MCDA-C). A abordagem do problema é qualitativa, pois se realizou apenas a estruturação do modelo. Com o desenvolvimento do modelo foi possível identificar quatro áreas de preocupação do decisor, gestão de recursos humanos e tecnológicos, planejamento das compras e procedimentos de compras. Sendo que ao final do processo foram identificados 39 indicadores que respondem pela avaliação de desempenho das compras públicas da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), Câmpus Pato Branco. Alguns critérios citados na revisão de literatura também foram elencados pelo decisor, os quais são importantes para que o resultado das contratações seja eficaz. Também foi possível identificar que a metodologia MCDA-C é ideal em contextos complexos, no qual se enquadra as instituições públicas e possibilitou ao decisor desenvolver um modelo de acordo com as particularidades do ambiente.
Palavras-chave: Compras Públicas. Avaliação de Desempenho. Modelo Multicritério.
MCDA-C. Universidade Pública.
1 INTRODUÇÃO
O setor público sofreu inúmeras transformações nas últimas décadas do Século XX, principalmente no que tange a burocracia das instituições, com a finalidade de realizar reformas para desburocratizar o serviço público (SEABRA, 2001). Considerando que os órgãos públicos são instituições complexas, se faz necessário a implantação de métodos de gestão mais eficazes, rompendo barreiras com os
867 métodos tradicionais, em busca de melhor gerir o bem comum, e tornando as ações realizadas pelas instituições mais transparentes e responsáveis (WHITE, 2000), com o objetivo de oferecer serviços mais eficientes a sociedade (SEABRA, 2001).
Nesse contexto, para que uma gestão seja eficaz e atenda as expectativas da sociedade, é necessário que ocorra um planejamento adequado das atividades, e seja realizada a avaliação de desempenho, visto que com esse processo é possível verificar se os objetivos traçados estão sendo atingidos, pois é preciso ir além do planejamento, da definição de missão e visão, da identificação de todos os
stakeholders, é necessário identificar os indicadores que são importantes medir,
realizar a mensuração e verificar qual é o seu desempenho, para que consequentemente possam ser implantadas melhorias em busca de resultados mais satisfatórios (MAHFUZAR et al, 2015).
Neste sentido, as abordagens sobre avaliação de desempenho são flexíveis, pois permitem que seja realizada de maneira macro, ou seja, na organização como um todo, ou micro, considerando apenas um determinado departamento da instituição, para que se identifiquem os indicadores de desempenho daquele determinado contexto (DUTRA, 2005).
Então um dos departamentos que é essencial em uma instituição pública é o Departamento de Compras (BATISTA, MALDONADO, 2008) visto que realiza a aquisição de materiais e produtos e a contratação de obras e serviços, os quais devem ser adquiridos com vantajosidade e isonomia pela Administração Pública, conforme a Lei 8.666/93.
Dessa maneira, um dos principais indicadores utilizados na contratação de um serviço ou aquisição de um material ou produto, pela Administração Pública é o preço, mas se faz necessário a inserção de outros parâmetros, para que o processo se torne mais eficaz (FALAGARIO et al, 2012), como a qualidade que é um dos critérios fundamentais pois reflete no resultado da contratação de serviço ou aquisição de um material ou produto (RÖNNBÄCK, 2012; REN, KWAW, YANG, 2012; PATRUCCO, LUZZINI, RONCHI, 2016).
Mas geralmente o gestor tem dificuldades em identificar quais são os indicadores que impactam no contexto e que deverão ser considerados para que seja possível mensurar e gerar ações de aperfeiçoamento.
Sendo assim, surge o problema de pesquisa: quais são os indicadores de desempenho que devem ser considerados para a avaliação de desempenho em compras públicas, no contexto de uma universidade pública federal?
Para responder o problema de pesquisa foi definido o seguinte objetivo geral: Estruturar um modelo de avaliação de desempenho para a Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco.
Tendo como objetivos específicos (i) identificar os objetivos a serem alcançados pelo departamento de compras; (ii) organizar os objetivos em uma estrutura hierárquica de valor; e (iii) construir os indicadores de desempenho para a Divisão de Compras. Para que os objetivos deste estudo sejam alcançados, será utilizado como instrumento de intervenção a Metodologia Multicritério de apoio à decisão Construtivista – MCDA-C.
868 No referencial teórico serão abordados os tópicos relacionados a avaliação de desempenho organizacional, compras públicas e avaliação de desempenho em compras públicas.
2.1 Avaliação de Desempenho Organizacional
Devido as mudanças ocorridas nas últimas décadas do século XX, referentes a abertura e expansão dos mercados, fez com que a competitividade se tornasse cada vez mais acirrada, pois as organizações passaram a atuar no mercado global (FLEURY, 1997), sendo que as mesmas tiveram que repensar as suas estratégias, e definir novas ferramentas de gestão, considerando as peculiaridades de cada ambiente (ENSSLIN et al, 2007).
Dessa maneira tornou-se imprescindível realizar a avaliação de desempenho organizacional estruturada, pois sem um processo adequado não ocorre uma avaliação eficaz e poderá comprometer o futuro da organização, visto que nos dias de hoje as mudanças econômicas, tecnológicas, sociais e culturais ocorrem muito rapidamente (ALMEIDA, MARÇAL, KOVALESKI, 2004).
Para Silva, Leal e Ferreira (2011) avaliar desempenho é verificar em que nível está o processo de gestão, quais são os pontos fortes e fracos, sendo que estes últimos deverão ser melhorados e, para verificar se estão sendo atendidos os requisitos da própria organização e dos clientes.
Sendo assim, para que uma organização consiga atingir os objetivos e metas propostos, é necessário que seja realizado um acompanhamento, por meio da definição e avaliação de indicadores, para verificar-se em que nível a organização está e o que é necessário fazer para conseguir alcançar melhores resultados.
Dentro deste contexto, segundo a afiliação teórica que será adotada neste estudo, é necessário identificar o que será avaliado, como será realizada a avaliação, e como realizar o gerenciamento interno, que são etapas imprescindíveis para que a avaliação seja realizada de maneia eficaz.
[...] o que vai ser avaliado – ou seja, conhecer o objeto da avaliação, incluindo aqui a sua identidade, a cultura sobre a qual esta identidade é construída, as instâncias que respondem pelo objeto a ser avaliado, resultando nos objetivos a serem perseguidos; (ii) como proceder à avaliação – ou seja, identificar como cada objetivo será avaliado e quanto cada objetivo contribui para a avaliação do todo, possibilitando a identificação do perfil de desempenho do objeto avaliado; (iii) como conduzir ao gerenciamento interno – com base na análise das fragilidades e potencialidades identificadas para sugerir ações de aperfeiçoamento - promovendo a alavancagem do desempenho institucional. (IGARASHI et al., 2008, p.119).
O conceito acima descreve os itens que devem ser considerados ao realizar a mensuração, para que haja sucesso na avaliação de desempenho de uma organização ou de um setor específico, visto que as metodologias existentes possuem finalidades específicas, algumas são utilizadas para avaliar uma organização na sua totalidade, outras atendem a finalidade de avaliar uma área ou departamento (DUTRA, 2005).
A avaliação de desempenho vem tornar a tomada de decisão mais eficaz, de acordo com o que os gestores da organização consideram adequado (AZEVEDO et
869
al, 2011), visto que as organizações buscam potencializar os resultados, para que os
mesmos sejam mais satisfatórios (BRANDÃO et al, 2007).
2.2 Compras Públicas
As contratações públicas ao contrário das contratações privadas devem obedecer às regras estipuladas em Lei, visto que o Governo tem grande poder de compra (MARQUES, 2005). As aquisições governamentais são realizadas por órgãos públicos do mundo inteiro, sendo que cada país possui uma legislação específica que deverá ser seguida em todo o processo, como, por exemplo, na União Europeia, as compras são regulamentadas pela EC/2004/18 (FALAGARIO et al, 2012).
Nos Estados Unidos, por exemplo, o sistema que regulamenta as aquisições federais – FAR tem a finalidade de divulgar procedimentos padrões nas realizações das contratações, e busca a satisfação do cliente com o produto ou serviço entregue, em termos de custo, qualidade, entre outros aspectos (FAR, 2005).
No Brasil, as contratações públicas seguem as regulamentações estabelecidas pela Lei n°. 8666 de 21 de junho de 1993 e suas alterações, que estabelecem normas para licitações e contratos da Administração Pública, que segundo o art. 22 da Lei n. 8666 de 21 de junho de 1993, as modalidades de licitação são: (i) concorrência, (ii) tomada de preços, (iii) convite, (iv) concurso e (v) leilão.
Posteriormente, com a publicação da Lei n° 10.520 de 17 de julho de 2002 foi regulamentada a aquisição de bens e serviços comuns por pregão e em 2005 o Decreto n° 5450 de 31 de maio de 2005 normatizou as contratações por pregão utilizando o meio eletrônico.
O Decreto n° 5450 que regulamenta o pregão eletrônico que se destina a aquisição de bens e serviços comuns, foi criado para facilitar a contratação, visto a agilidade nos procedimentos e também a redução nos custos de contratação, dessa maneira, essa é a principal forma de contratação utilizada. O pregão eletrônico faz com que haja ampla competitividade e isonomia no tratamento dos fornecedores, gerando uma maior eficiência na contratação pública (MANUAL DO FORNECEDOR, 2015).
Para que as instituições públicas atendam as necessidades internas do órgão, como a aquisição de materiais e equipamentos para o seu funcionamento e para prestação dos serviços que devem estar disponíveis a sociedade, ocorre a obrigatoriedade de realizar licitação antes da contratação (TOLOSA FILHO, 1999) salvo casos excepcionais dispostos em Lei.
Para que as compras sejam realizadas com eficiência e eficácia, é necessário considerar a relação qualidade-preço, com a finalidade de proporcionar melhores resultados e, consequentemente prestar melhores serviços, observando a contratação com preço acessível, transparência e imparcialidade nos processos de aquisição, visto que o dinheiro utilizado é público, então deve ser aplicado com profissionalismo e, melhorando a eficiência nos processos de aquisições (RAYMOND, 2008).
2.3 Avaliação de Desempenho em Compras Públicas
Com o aperfeiçoamento dos processos de gestão, principalmente em organizações privadas, com o passar dos tempos houve uma pressão da sociedade para que os órgãos públicos também implantassem novas ferramentas de gestão voltadas para resultados, com a finalidade de prestar melhores serviços à sociedade
870 (LOTTA, 2002) ocorreu uma exigência da sociedade para que houvesse mais qualidade no serviço público (ABRUCIO, 1997; LOTTA, 2002).
Dessa maneira, se tornou de fundamental importância, que fosse realizado a avaliação de desempenho as instituições, visto que é esperado que os órgãos públicos estejam em contínuo acompanhamento para que os gestores públicos possam melhorar os instrumentos de gestão pública (FREY, 2000).
As abordagens sobre avaliação de desempenho são flexíveis, pois permitem que seja realizada de maneira macro, na organização como um todo, ou micro, considerando apenas um determinado setor ou departamento da instituição, para que sejam identificados e constantemente avaliados os indicadores de desempenho daquele determinado contexto (DUTRA, 2005).
Então um dos departamentos que tem muita importância na realização do acompanhamento e mensuração é o Departamento de Compras, visto que realiza as contratações de materiais, produtos e serviços para o órgão, os quais tem que ser eficazes na aplicação dos recursos públicos.
Alguns critérios são imprescindíveis para que uma contratação seja bem sucedida, pois os materiais, produtos, equipamentos e serviços trarão economicidade e vantajosidade a Administração Publica, ou poderão trazer prejuízos, conforme os critérios solicitados.
A seguir, por meio da visualização do Quadro 1, é possível identificar alguns indicadores abordados na literatura quando se trata de avaliação de desempenho em compras públicas.
Quadro 1- Indicadores para avaliação de desempenho em compras públicas Item Indicador Autor (ano)
01 Preço Costa e Tavares (2012); Lam e Gale (2014); Adil, Nunes e Peng (2014); Mamavi et al (2014)
02 Prazo Ren, Kwaw e Yang (2012); Lam e Gale (2014); Adil, Nunes e Peng (2014); Mamavi et al (2014)
03 Qualidade Costa e Tavares (2012); Ren, Kwaw e Yang (2012); Lam e Gale (2014); Mamavi et al (2014); Kumar, Ozdamar, e Peng (2005 apud Patrucco et al, 2016); Thi, Essig, e Amann (2012 apud Patrucco et al, 2016)
04 Experiência do fornecedor Adil, Nunes e Peng (2014) 05 Durabilidade Costa e Tavares (2012) 06 Responsabilidade do
fornecedor Ren, Kwaw e Yang (2012) 07 Flexibilidade do fornecedor Ren, Kwaw e Yang (2012) 08 Complexidade Ren, Kwaw e Yang (2012)
09 Conformidade Trionfetti (2000 apud Patrucco et al, 2016); Thi, Essig e Amann (2012 apud Patrucco et al, 2016)
10 Inovação Knutsson e Thomasson (2014 apud Patrucco et al,2016); Edquist et al. (2015 apud Patrucco et al, 2016)
11 Sustentabilidade McCrudden (2004 apud Patrucco et al, 2016); Amann et al. (2014 apud Patrucco et al, 2016)
Fonte: Artigos da revisão da literatura
Ao analisar o Quadro 1 é possível identificar que os critérios preço, prazo e qualidade foram mais citados pelos autores, visto que são três fatores de fundamental importância para que haja sucesso na compra de material, produto ou equipamento e
871 na contratação de uma empresa para realizar obra ou serviços. Critérios mais atuais também foram citados tais como: conformidade, inovação e sustentabilidade.
3 METODOLOGIA DA PESQUISA
Neste tópico são apresentados o enquadramento metodológico da pesquisa e os procedimentos utilizados para construção do modelo de avaliação de desempenho de compras públicas.
3.1 Enquadramento Metodológico
Quanto a natureza da pesquisa a mesma pode ser enquadrada como exploratória, visto que busca uma investigação mais detalhada sobre o tema de estudo, o qual não foi totalmente explorado em estudos anteriores (RAUPP, BEUREN, 2006)
Na presente pesquisa, será realizado um estudo de caso na Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco, sendo que o estudo de caso “é uma investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos” (YIN, 2001, p. 32).
Quanto aos dados que serão coletados, são de origem primária. Os dados primários serão obtidos por meio de entrevistas com o decisor, da Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco, o qual possui conhecimento amplo do ambiente.
3.2. Procedimentos para Construção do Modelo
Para construção do modelo de avaliação de desempenho de compras públicas foi utilizada a Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construvista (MCDA-C) que teve as bases científicas, a partir da publicação dos trabalhos de Keeney (1992), Skinner (1986), Bana e Costa (1993), Laundry (1995), e Roy (1996).
Sendo que a metodologia MCDA-C se preocupa com o contexto a ser estudado, e com as preferências do decisor, visto que é necessário especificar os objetivos e metas e mensurar por meio de indicadores de desempenho, para verificar se os objetivos organizacionais estão sendo alcançados (LACERDA, ENSSLIN, ENSSLIN, 2011), permitindo que o decisor reflita sobre o contexto, os problemas, preferências, e reúna um conjunto de informações para tomar a decisão que julga ser mais adequada para a situação (DUTRA, 2005), visto que o decisor participa em todas as fases do processo de construção do modelo de avaliação de desempenho (AZEVEDO et al, 2011).
A seguir é apresentada a Figura 1 que trata do fluxo, ou seja, das etapas da metodologia MCDA-C, para realização de um modelo de avaliação de desempenho para compras públicas.
872 Figura 1- Fluxo de atividades da metodologia MCDA-C
Fonte: Adaptado de Ensslin, Montibeller e Noronha (2001)
A metodologia MCDA-C se utiliza de um processo estruturado para elaboração de um instrumento de avaliação, sendo que a aplicação da metodologia está dividida em três fases: (i) de Estruturação, (ii) de avaliação e (iii) de elaboração de recomendações, conforme Figura 1, e a metodologia é recursiva, visto que é possível em qualquer momento, voltar as fases anteriores para implementar melhorias e alterações, estando desta forma, em constante aprimoramento, visto que a mesma é dinâmica (DUTRA, ENSSLIN, ENSSLIN, LIMA, 2009). Salienta-se que a presente pesquisa realiza apenas a fase de estruturação do modelo.
3.2.1 Fase de Estruturação
Todas as três fases da metodologia MCDA-C são importantes, mas a etapa de estruturação é primordial, pois é analisado o contexto (ENSSLIN et al, 2013), e será o momento oportuno do decisor organizar e ampliar os conhecimentos sobre o ambiente, o qual é objeto de resolução de um problema (DUTRA, ZACCARON, ENSSLIN, 2015).
Dessa maneira, a fase de estruturação está dividida em três passos: (i) Abordagem “soft” para estruturação; (ii) Família de pontos de vista; e (iii) Construção dos descritores.
A abordagem soft para estruturação é composta das seguintes etapas: (i) Descrição do ambiente, ou seja, apresentação do local onde será realizado o estudo e objeto de resolução do problema e (ii) Definição dos atores envolvidos direta ou indiretamente com o ambiente (BORTOLUZZI, ENSSLIN, ENSSLIN, 2011); (iii) formulário de rótulo para o problema, contendo o objetivo principal e (iv) sumário com o resumo das informações relevantes com a apresentação do problema, importância,
873 objetivo, instrumento de intervenção e resultado esperado (BORTOLUZZI, ENSSLIN, ENSSLIN, ALMEIDA, 2017).
Enquanto que a família de pontos de vista é composta dos seguintes passos: (i) identificação dos elementos primários de avaliação – EPA’s; (ii) construção dos conceitos com pólo presente e oposto; (iii) construção da família de pontos de vista fundamentais e (iv) teste de aderência.
Os EPA’s são os aspectos que os decisores verificam ser importante no processo (ENSSLIN et al, 2013) sendo que os mesmos serão instigados a expor as suas preocupações, as percepções referentes ao contexto, pontos fortes, fracos, a sua visão de mundo (DUTRA, 2003)
Após a definição dos EPA’s, e desenvolvimento dos conceitos com pólo presente e oposto os mesmos serão agrupados por similaridade e áreas de concentração, formando grupos, ou seja, famílias de pontos de vistas fundamentais, os quais posteriormente serão verificados pela realização do teste de aderência, se estão nas famílias corretas ou caso contrário poderão ser transferidos para outras famílias, que melhor se adequem aos conceitos (DUTRA et al, 2012)
Na sequência é realizada a etapa para construção dos descritores, a qual abrange os seguintes passos: (i) construção dos mapas cognitivos; (ii) definição de clusters e subclusters; (iii) árvore de valor com PVEs, (iv) descritores, (v) níveis de referência e (vi) perfil de desempenho.
Os mapas cognitivos são imprescindíveis e facilitam a visualização do problema e sua resolução pelo decisor (EDEN, 2004; EDEN, ACKERMAN, 2004). Para facilitar o entendimento dos mapas cognitivos, os mesmos poderão ser divididos em clusters e subclusters que simplificam a análise e reduz a complexidade do problema (EDEN, 2004).
Na sequência se torna possível conhecer os pontos de vista fundamentais (PVFs), a qual será organizada com aspecto de uma árvore, a partir dos mapas e serão dispostos os fatores que se pretende avaliar, para que posteriormente os critérios possam ser mensurados (BORTOLUZZI, ENSSLIN, ENSSLIN, 2011).
Quanto ao desenvolvimento dos descritores se refere ao estabelecimento das escalas ordinais, de acordo com o que os decisores definirem como itens necessários a serem mensurados (DUTRA et al, 2012)
Por conseguinte, serão estabelecidos os níveis de referência com os níveis bom e neutro para cada um dos descritores, visto que todo descritor deverá possuir esses dois níveis (LONGARAY et al, 2016).
Dessa maneira, posteriormente será possível visualizar os indicadores que estão num nível bom, os que estão entre os níveis bom e neutro, os neutros, e os que estão em nível inferior ao neutro.
3.2.2 Fase de Avaliação
A fase de avaliação consiste na inserção de um método matemático (LONGARAY et al, 2016) para diagnosticar a diferença entre os níveis dos critérios, as taxas de compensação e o status quo dos critérios apontados (ENSSLIN et al, 2010) e será possível visualizar por meio do modelo quantitativo, em que posição um determinado fator está, e também realizar a avaliação global. (GAVAZINI, DUTRA, 2016) e engloba as fases de: (i) construção das funções de valor; (ii) taxas de compensação e (iii) identificação dos perfis de alternativas.
874 Será utilizado o software MACBETH para transformar as escalas ordinais em cardinais, transformando em uma avaliação quantitativa (BANA E COSTA, CHAGAS, 2004).
3.2.3 Fase de Recomendações
O último passo do processo da metodologia MCDA-C é formular recomendações, sendo que a partir da avaliação realizada é possível verificar se os critérios estão classificados em um nível bom, neutro ou ruim, dessa maneira, permite que sejam elaboradas recomendações para que os indicadores possam ser melhorados e consequentemente alcançar resultados mais satisfatórios (LACERDA, ENSSLIN, ENSSLIN, 2011).
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
Neste item serão apresentados e analisados os resultados da pesquisa realizada sobre avaliação de desempenho de compras públicas, utilizando como estudo de caso, a Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco.
4.1 Fase de Estruturação
Nesta fase será conhecido melhor o ambiente para o qual será construído o modelo de avaliação de desempenho de compras públicas e os principais atores envolvidos, os quais exercem influência no processo.
4.1.1Contexto do Problema, Rótulo e Atores
A UTFPR – Câmpus Pato Branco está localizada no Sudoeste do Paraná, e as áreas de atuação do Câmpus são os cursos de nível médio integrado, graduação e pós-graduação: com cursos de especialização, mestrado e doutorado (RELATÓRIO DE GESTÃO, 2015).
Sendo que o Câmpus está segmentado em diretorias, assessorias, departamentos e divisões, visto que a estruturação dos departamentos dos Câmpus da UTFPR foi constituída, por meio da Deliberação n° 10 de 25 de setembro de 2009, onde foram estabelecidas três divisões ao Departamento de Materiais e Patrimônio, sendo a primeira a Divisão de Compras – DICOM objeto de estudo, a qual compete: (i) a aquisição dos materiais, execução de obras e serviços necessários a manutenção e funcionamento do Câmpus; (ii) encaminhar ao Departamento de Orçamento, Finanças e Contabilidade as solicitações de empenho e (iii) manter o cadastro de fornecedores no sistema interno e do Governo Federal.
Dessa maneira, a Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco é responsável pela realização das contratações, para compras de materiais, produtos e equipamentos e contratação de obras e serviços, tendo como objetivo estipulado em Lei específica, a contratação pelo menor preço e com vantajosidade pela Administração Pública.
Neste contexto, o responsável pela Divisão de compras com o auxilio do facilitador definiu o rótulo para o problema: Avaliação do desempenho da Divisão de Compras da UTFPR - Câmpus Pato Branco. Também foram definidos os atores
875 envolvidos direta ou indiretamente com o problema, conforme será apresentado no Quadro 2 que está disposto abaixo.
Quadro 2 – Atores envolvidos direta ou indiretamente com o problema Decisor Responsável pela Divisão de Compras
Intervenientes Servidores da Divisão, Diretor de Planejamento e Administração e Diretor Geral do Câmpus
Facilitador Autores do trabalho
Agidos Servidores de outros departamentos,
fornecedores e estudantes Fonte: Dados da Pesquisa
Ao analisar o Quadro 2 é possível perceber que o decisor é o responsável pela Divisão de Compras da UTFPR - Câmpus Pato Branco e os intervenientes que estão atuando e podem interferir na sua tomada de decisão são os demais Servidores da Divisão, a sua Chefia imediata que é o Diretor de Planejamento e Administração e o Diretor Geral do Câmpus, como Chefia superior. Os facilitadores que auxiliarão o decisor são os autores do trabalho. Enquanto os Servidores de outros Departamentos, fornecedores e estudantes que sofrem influência das ações e resultados das contratações realizadas pela Divisão de Compras do Câmpus.
4.1.2 Elementos Primários de Avaliação, Conceitos e Áreas de Preocupação
Nesta etapa foram identificados, os elementos primários de avaliação (EPA´S) por meio de entrevista realizada com o decisor, e foi solicitado para que o mesmo apontasse as preocupações relacionadas com a Divisão, problemas e pontos fracos. Na sequência, foram construídos de acordo, com os valores e preferências dele, os conceitos orientados à ação, sendo apresentado no Quadro 3 alguns exemplos de EPA´s e conceitos.
Quadro 3 – Exemplos de EPA’S e conceitos
N° EPA Descrição EPA Conceito N° Descrição do conceito
1 Sistemas de informação eficientes
1 Divisão de compras... Ter retrabalho ao executar as Aprimorar os sistemas de informação utilizados na tarefas.
2
Disponibilizar recursos financeiros para melhoramento dos sistemas utilizados pela Divisão
de Compras... Atrasar o processo de aquisição de materiais essenciais.
2 legislação de Atender a compras
3
Garantir que os procedimentos realizados pela Divisão de Compras atendam aos aspectos legais...
Receber impugnações e recursos interpostos por fornecedores.
4
Estimular a equipe de trabalho para que todos os procedimentos realizados pela Divisão de Compras
atendam aos aspectos legais... Receber questionamentos da Auditoria Interna da UTFPR. 3 conjuntas Compras 5 Realizar compras conjuntas de materiais comuns a todos os Câmpus... Aumentar os custos com os
876 6 comuns a todos os Câmpus... Deixar de garantir a Realizar contratação de serviços terceirizados
melhor opção de contratação.
4 Calendário de licitações 7 Desenvolver um calendário para realização de licitações... Executar as licitações sem planejamento.
5 Procedimentos padrão 8
Desenvolver procedimentos padrão às Divisões de Compras da UTFPR... Realizar as tarefas de acordo com o entendimento dos Servidores das Divisões de
cada Câmpus.
6 dos Servidores Capacitação
9
Promover a capacitação dos Servidores da Divisão... Deixar de desenvolver profissionalmente e
pessoalmente os Servidores. 10
Realizar um levantamento das necessidades de capacitação... Desperdiçar recursos financeiros para
capacitação sobre procedimentos e legislações que os Servidores já dominam.
Fonte: Dados da Pesquisa
Por meio da análise do Quadro 3 é possível identificar algumas preocupações do decisor com sistemas de informação, que nos dias de hoje é de fundamental importância para a realização das atividades diárias; visto que os dados, em muitos casos tem que ser alimentados em mais de um sistema, gerando retrabalho, onde seria possível haver importação de dados ou unificação de sistemas. Também ocorre a preocupação em atender a legislação de compras para evitar impugnações de editais, o que poderá ocasionar atrasos nos procedimentos licitatórios e possíveis solicitações de esclarecimentos da Auditoria Interna.
Outro ponto importante elencado pelo decisor são as compras conjuntas com os demais Câmpus da UTFPR, para gerar maior economicidade nas aquisições e conseguir contratar fornecedores qualificados no caso de contratação de prestadora de serviços como limpeza e vigilância; visto que para facilitar o processo cada Câmpus da UTFPR poderia ficar responsável por realizar uma licitação para todos os Câmpus de materiais comuns, por exemplo, o Câmpus Pato Branco ficaria responsável pela realização da licitação para compra de material de expediente, a Reitoria, por exemplo, ficaria com a contratação de serviços como vigilância e limpeza, para todos os Câmpus, o que poderia estar gerando economicidade e também garantindo a contratação de empresas mais qualificadas nesses segmentos.
Com relação ao planejamento das licitações, definir um calendário para que haja um cronograma de datas; para que não sejam recebidos a todo momento solicitações de compras de mesmo objeto; também a padronização nos procedimentos, a todos os Câmpus da UTFPR, para que haja uma uniformidade nos processos realizados pelas Divisões de Compras, visto que as mesmas são obrigadas a seguir o que estabelece a Legislação sobre compras públicas federais. Outra preocupação apontada pelo decisor se refere a capacitação dos Servidores, para que os mesmos realizem as suas tarefas, tendo conhecimento da legislação, estejam aptos para exercerem as suas funções e possam se desenvolver pessoalmente e profissionalmente.
A seguir é apresentada a Figura 2 com as áreas de elencadas pelo decisor e família de pontos de vista.
877 Figura 2 – Áreas de preocupação e família de pontos de vistas fundamentais
Fonte: Dados da pesquisa
Ao analisar a Figura 2 é possível identificar que foram apontadas duas áreas de preocupação pelo decisor, que são: a gestão de recursos e a eficácia. Sendo que a gestão de recursos está dividida em humanos e tecnológicos e a eficácia no planejamento das compras e nos procedimentos de compras.
4.1.3 Mapas das Relações meio-fins
Os mapas de relação meios e fins auxiliam o decisor a entender melhor o problema, sendo que a seguir é apresentado o mapa da dimensão Planejamento, o qual está segmentado em clusters, conforme Figura 3.
Avaliação de desempenho da Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco
Gestão de recursos Eficácia
Humanos Tecnológicos Planejamento
das compras
Procedimentos de compras
878 Figura 3 Mapa de relações meios e fins da dimensão – Planejamento das compras
Fonte: Dados da Pesquisa
505 – Negociar os valores finais da licitação com fornecedores... Deixar de ter economia na contratação. 28 – Assegurar que os itens
a serem adquiridos sejam especificados corretamente... Adquirir itens que não possam ser utilizados por especificação incorreta.
19 - Ampliar a aquisição de materiais e produtos ecologicamente corretos... Deixar de contribuir com a preservação do meio-ambiente. 16 – Fomentar a contratação de serviços e a compra de materiais e produtos
de qualidade, com valores de mercado e que atendam aos critérios sustentáveis... Adquirir produtos com curto ciclo de vida, superfaturados eque agridam o meio-ambiente.
Procedimentos de compras
Avaliação de desempenho da Divisão de Compras da UTFPR - Campus Pato Branco
Gestão de recursos
Eficácia
Humanos Tecnológicos Planejamento
das compras
12 - Promover a contratação de serviços, a compra de materiais e produtos de qualidade... Desperdiçar recursos financeiros pela realização de serviços com imperfeições e aquisição de produtos com curto ciclo de vida.
501 - Promover a contratação de serviços, a compra de materiais e produtos com valores de mercado... Despender recursos financeiros pela contratação de serviços e aquisição de materiais e produtos superfaturados. 50 – Ampliar a solicitação de amostras e atestados de capacidade técnica na fase de aceitação... Aceitar materiais, produtos e serviços em desacordo com a especificação solicitada em Edital. 502 – Assegurar que os orçamentos obtidos para formação de preço de referência não estejam superestimados...
Desperdiçar recursos financeiros pela contratação com valores acima do valor de mercado.. 503 – Realizar um levantamento das necessidades de materiais e produtos sustentáveis... Deixar de adquirir produtos ecologicamente corretos. 504 – Disseminar aos requisitantes a importância da aquisição de produtos sustentáveis... Continuar adquirindo materiais e produtos nocivos ao meio-ambiente. 53 – Ampliar a solicitação nos editais de licitação da apresentação de amostras... Deixar de aferir a qualidade do material ou produto. 511 – Ampliar a solicitação de atestados de capacidade técnica nos editais de licitação para contratação de serviços... Contratar empresa que não tenha capacidade para executar os serviços.
42 – Buscar informações detalhadas sobre o material ou produto que se pretende adquirir.... Desperdiçar recursos financeiros pela aquisição de material incorreto.
55 – Realizar uma padronização na descrição dos itens, no sistema interno.... Selecionar o item erroneamente, que não condiz com a sua necessidade de aquisição.
Cluster qualidade
507– Incentivar os requisitantes a conferir o orçamento enviado pelo fornecedor com a solicitação... Despender recursos financeiros para adquirir material ou produto superior ao que se faz necessário. 506 – Verificar se os orçamentos adquiridos estão com valores semelhantes... Licitar com preços acima do valor de mercado.
Cluster preço
508 – Identificar as demandas junto aos requisitantes de materiais e produtos... Deixar de contribuir com o meio-ambiente 509 – Identificar as demandas para manutenção do Câmpus de materiais e produtos sustentáveis... Deixar de adquirir produtos ecologicamente corretos. 510 – Divulgar aos Requisitantes a importância da aquisição de materiais e produtos sustentáveis... Deixar de contribuir com a preservação do meio-ambiente.
Cluster sustentabilidade [e
879 Pela análise da Figura 3 é possível identificar que os objetivos estratégicos estão distribuídos na parte superior do mapa, enquanto que os objetivos operacionais aparecem na parte inferior. Por meio dos mapas de relação meio-fins o decisor tem uma visão estruturada do problema, melhorando dessa forma o seu conhecimento e facilitando o planejamento e desenvolvimento de estratégias de ações.
O mapa está dividido em três clusters: o primeiro relacionado a qualidade do material, produto ou serviço que é imprescindível em qualquer aquisição; o segundo é o preço, buscando o que é mais vantajoso para a Administração Pública e o terceiro aquisições sustentáveis que é uma tendência e necessidade cada vez maior a ampliação das compras públicas sustentáveis pelos governos.
Quanto a qualidade, inserir nos editais de licitação a solicitação de amostras ou dependendo do material ou serviço, a solicitação de atestados de capacidade técnica, que venham a garantir o recebimento de materiais, produtos e serviços de qualidade. Também se faz necessário, buscar informações detalhadas sobre o que se pretende comprar, visto que se houverem falhas na descrição, ocorre a possibilidade de receber algo que não irá atender as necessidades e a sua finalidade, por isso se faz importante a padronização dos itens no sistema interno da UTFPR.
No que diz respeito ao cluster preço é imprescindível que o solicitante verifique se o orçamento enviado pelo fornecedor condiz com o solicitado e com as unidades de medida. Sendo que a Divisão de Compras verificará se os orçamentos enviados são semelhantes ou ocorrem discrepâncias que poderão ocasionar aquisições com valor acima do preço de mercado, ou que não consigam ser adquirido devido ao valor estar abaixo, no caso de preços promocionais.
No que se refere ao cluster sustentabilidade é uma tendência cada vez maior dos Governos devido ao seu poder de compra, incentivar e adquirir produtos que atendam as normas ambientais, com a finalidade de preservação do meio ambiente. Dessa maneira, ocorre a necessidade de efetuar uma divulgação a Comunidade Interna sobre a importância da aquisição de materiais, produtos e equipamentos e contratação de serviços sustentáveis e que haja um levantamento das necessidades de materiais comuns no Câmpus para manutenção e também as necessidades dos requisitantes para que ocorra uma ampliação da aquisição de produtos, materiais e contratação de serviços que priorizem o meio-ambiente.
Os três fatores que são importantes para que uma contratação seja eficaz é necessário que ela seja de qualidade, com preço justo, dessa maneira, o recurso público estará sendo aplicado eficientemente e conduzindo a bons serviços a sociedade e protegendo ao meio-ambiente.
A seguir é apresentada a Figura 4 com as famílias de pontos de vista e descritores da qualidade no planejamento das compras.
880 Figura 4 – Família de pontos de vista e descritores da qualidade no planejamento das compras
Fonte: Dados da pesquisa
Pela análise da Figura 4 é possível identificar que o planejamento de compras foi representado por qualidade, preço e sustentabilidade. O item qualidade está dividido em apresentação de amostras e apresentação de atestados, com a finalidade de obter materiais, produtos, equipamentos e a contratação de serviços com qualidade. Sendo que os descritores definidos foram: n. de itens com apresentação de amostras e número de atestados de capacidade técnica solicitados em edital com os seus respectivos descritores ordinais, alfanuméricos não mensuráveis.
Quanto ao número de itens com apresentação de amostras um quantitativo de 50 ou mais seria excelente e abaixo de 10 estaria num nível comprometedor. No que se refere ao número de solicitações de atestados de capacidade técnica 8 ou mais também estará num nível de excelência, enquanto que abaixo de 2 estaria num nível comprometedor.
Avaliação de desempenho da Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco
Gestão de recursos Eficácia
Humanos Tecnológicos Planejamento
das compras
Procedimentos de compras
Qualidade Preço Sustentabilidade
Apresentação de amostras Apresentação de atestados N. de itens com apresentação de amostras 50 ou mais 40 30 20 10 8 ou mais 6 4 2 Nenhum Número de atestados de capacidade técnica solicitados
881 A seguir será apresentada a Quadro 4 com as famílias, áreas de preocupação e indicadores encontrados, que influenciam no ambiente, objeto de estudo, por meio de entrevistas realizadas com o decisor.
Quadro 4 – Indicadores
Família de Pontos de Vistas
Fundamentais Indicadores
Gestão de Recursos
Humanos
Número de demandas de capacitação identificadas junto aos servidores
Percentual de demandas apontadas por meio da análise da avaliação de desempenho da Divisão do último ano Percentual do orçamento da Dirplad disponibilizado à
Divisão para capacitação
Número de capacitações empenhadas no ano com carga horária de 16h ou mais
Função gratificada recebida pelos pregoeiros Percentual de satisfação dos Servidores da Divisão
Número de Servidores remanejados para outros Departamentos nos últimos 2 anos Percentual de feedback positivo no ano
Número de servidores que foram remanejados de outros Departamentos à Divisão nos últimos 2 anos
Tecnológicos
Percentual de alterações identificadas pela equipe técnica no Câmpus
Percentual de alterações identificadas pelas equipes técnicas dos demais Câmpus da UTFPR Número de servidores disponíveis para realizar as
alterações no Câmpus
Número de Servidores disponíveis para realizar as alterações nos demais Câmpus da UTFPR
Percentual de alterações realizadas pela equipe técnica do Câmpus
Percentual de alterações realizadas pelas equipes técnicas dos demais Câmpus da UTFPR
Percentual de orçamento disponibilizado pelo Câmpus para alterações
Percentual de orçamento disponibilizado pelos demais Câmpus da UTFPR para alterações
Qualidade nas
contratações Planejamento das compras
Número de itens licitados com solicitação de apresentação de amostras
Número de atestados de capacidade técnica solicitados em licitações para prestação de serviços
Percentual de itens licitados que apresentaram problemas na descrição
Percentual de itens com problemas na descrição cadastrados no sistema interno da UTFPR Percentual de orçamentos com valor acima do valor de
mercado
Percentual de itens recebidos com características diferentes das solicitadas em edital
Percentual de itens negociados pelo chat, após o termino da fase de lances
882 Percentual de demandas de itens sustentáveis para manutenção do Câmpus com relação ao ano anterior Percentual de demandas dos demais Departamentos do Câmpus com critérios sustentáveis, com relação ao ano
anterior
Número de reuniões realizadas para conscientização dos Requisitantes sobre critérios sustentáveis
Número de licitações de materiais comuns a todos os Câmpus da UTFPR
Número de Câmpus com prazo de entrega diferenciados Número de contratos com vencimento próximos Número de licitações de serviços realizadas conjuntamente
Procedimentos de compras
Percentual de orientações divulgadas no portal eletrônico do Câmpus
Percentual de pregões divulgados no portal eletrônico do Câmpus
Percentual de cotações eletrônicas realizadas no ano Percentual de dispensas de licitação realizadas no ano em
comparação ao ano anterior
Percentual de recursos no pregão eletrônico Percentual de recursos no pregão SRP Dias de atraso para conclusão do pregão tradicional
Dias de atraso para conclusão do pregão SRP Fonte: Dados da pesquisa
Ao analisar a Figura 5 é possível identificar que as áreas de preocupação elencadas pelo decisor do contexto analisado foram: Gestão de recursos humanos e tecnológicos e qualidade nas contratações, no planejamento de compras e nos procedimentos de compras.
Quanto aos indicadores referentes a gestão de recursos humanos e tecnológicos é para que os Servidores saibam realizar as suas atribuições, estejam motivados e quanto aos tecnológicos que com a realização das alterações nos sistemas seria possível agilizar o processo, evitando retrabalho com a otimização e interação entre os sistemas.
No que se refere ao planejamento das compras, é necessário um planejamento desde a descrição do item a ser contratado, até a solicitação de amostras e atestados técnicos, que possam auxiliar na comprovação de que o item é de qualidade.
Para os procedimentos de compras refere-se a divulgação das licitações, assim como recursos que houveram nos processos licitatórios que acabaram atrasando a finalização da licitação e também a quantidade de dispensas de licitação que foram realizadas, visto a intenção de diminuir cada vez mais a sua realização.
5 CONCLUSÕES E CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com a realização deste estudo, foi possível identificar que as instituições públicas, ou neste caso, um departamento público são complexos, conforme mencionado na introdução deste artigo e que o decisor tem dificuldades em identificar os indicadores que deverão ser mensurados, para verificar em que situação a organização se encontra, neste caso, o Departamento de Compras.
883 O objetivo do estudo foi alcançado, com a estruturação de um modelo de avaliação de desempenho para a Divisão de Compras da UTFPR – Câmpus Pato Branco, utilizando a metodologia MCDA-C e foi possível identificar os indicadores que deverão ser considerados no contexto estudado, a partir da ampliação de conhecimento do decisor. Dessa maneira, o modelo foi desenvolvido de acordo com os valores e preferências do decisor, com o auxílio do facilitador e considerando as particularidades do ambiente.
Foram identificados 58 elementos primários de avaliação que posteriormente se transformaram em 63 conceitos orientados à ação, que foram agrupados em 4 famílias de pontos de vista sendo gestão de recursos: humanos e tecnológicos; e eficácia: no planejamento das compras e nos procedimentos de compras.
Dessa maneira foi possível identificar que as áreas de preocupação do decisor se concentraram nos recursos humanos, voltados aos Servidores da Divisão que são imprescindíveis para que o trabalho seja realizado com eficácia e de acordo com as diversas legislações sobre compras públicas federais. Os aspectos tecnológicos, com os softwares utilizados nas atividades diárias com a finalidade de evitar retrabalhos, para que haja importação de dados de um software para outro ou haja integração entre eles.
Também ocorreu preocupação com a eficácia no planejamento das compras, visto que poderá proporcionar melhores resultados de contratações ou frustrá-las em caso de não ocorrer um planejamento adequado. Aumentando as solicitações nos editais de licitação de apresentação de amostras, atestados de capacidade técnica para serviços, na fase de aceitação, para que os materiais, produtos e serviços tenham mais qualidade. E também é necessário que os requisitantes descrevam corretamente e detalhadamente os itens a serem adquiridos, verificando se os orçamentos enviados estão compatíveis com as descrições e a Divisão de Compras realizará uma comparação entre os três orçamentos para verificar se não existem preços promocionais que podem frustrar a licitação ou orçamentos com valores superestimados que poderão ter como resultado aquisições com valores acima do preço de mercado, não sendo vantajoso à Administração Pública.
No que diz respeito a eficácia nos procedimentos de compras, as quais facilitarão e auxiliarão os servidores em busca de melhores resultados nas contratações, ocorrendo uma padronização, buscando agilidade nos procedimentos e também proporcionar maior transparência nas ações realizadas.
Por conseguinte, com o desenvolvimento dos mapas cognitivos, a definição dos objetivos estratégicos no topo e na parte inferior do mapa os objetivos operacionais, facilitou ao decisor visualizar e acompanhar todo o processo da Divisão. Os três clusters apresentados no mapa de relações meio e fim: preço, qualidade e sustentabilidade, são de fundamental importância, principalmente referente a vantajosidade nas aquisições, no que tange aos preços e a aquisição de material ou produto ou a contratação de um serviço seja de qualidade, que atendam as necessidades do requisitante. Também foi abordada a sustentabilidade que também se tornou necessária, para proteger o meio-ambiente e devido ao poder de compras dos Governos, os quais tem a função de incentivar a fabricação e o consumo de materiais, produtos e equipamentos sustentáveis.
Quanto a literatura foi possível identificar que principalmente preço e qualidade foram indicadores bastante mencionados, conforme informações
884 constantes no referencial teórico e também foram apontados pelo decisor, neste estudo, para construção do modelo de avaliação de desempenho, visto que são dois indicadores importantes que refletirão no resultado do processo de compras da Divisão, só que de maneira bem mais específica, quando se refere a apresentação de amostras, atestados de capacidade técnica e orçamentos com preço acima do valor de mercado, bem como negociações realizadas pelo pregoeiro, via chat, com a finalidade de obter melhores preços.
No final do processo foram construídos 39 indicadores para o Departamento de Compras, os quais serão um instrumento para que o gestor possa realizar um acompanhamento dos indicadores e verificar o que precisa ser melhorado para alcançar resultados mais satisfatórios nas contratações públicas do Câmpus.
A principal limitação do estudo foi a não realização das demais fases da metodologia MCDA-C. Sendo assim, sugere-se para futuras pesquisas realizar a construção das demais fases da metodologia.
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