PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA
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CURSO DE
DICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL
Aluno:
CURSO DE
DICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL
Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO
2 POR QUE A ORGANIZAÇÃO PESSOAL É IMPORTANTE? 2.1 CONSEQUÊNCIAS DA DESORGANIZAÇÃO
2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA
2.3 A ORGANIZAÇÃO, VOCÊ, SUA CASA E SEU TRABALHO 2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL
2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO
3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAÇÃO 4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA?
5 MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO TRABALHO x CASA 6 QUAIS OS BENEFÍCIOS DA AGENDA
6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA
7 EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAÇÃO
8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDÊNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS DIÁRIOS
9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS 10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO
11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES 12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRÔNICOS
13 FAZENDO BACKUP
14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MÓDULO ÚNICO
1 INTRODUÇÃO
Caro aluno gostaria desde já de parabenizá-lo por adquirir esse e-book, é visível que você está preocupado com a “organização” em diferentes aspectos da sua vida.
Todos nós precisamos nos organizar, para que as coisas venham a tornar-se fáceis e com rápidas soluções no decorrer do nosso dia a dia.
Creio que você já vivenciou momentos em que a organização foi fundamental, ter que fazer uma ligação urgente e não lembrar-se onde colocou o número, ter que entregar um trabalho na faculdade ou um relatório no escritório e não sabia onde tinha guardado ou então, simplesmente, queria anotar alguma coisa e não encontrava caneta ou lápis em nenhum lugar.
Isso já aconteceu ou acontece com qualquer pessoa, e são indícios simples e claros, de que a organização é essencial e é óbvio, do quanto à desorganização nos atrapalha.
Ser organizado, hoje, é uma obrigação.
Precisamos nos adaptar a ter tudo que precisamos com frequência sempre por perto, mas mais do que isso, necessitamos fazer com que nosso tempo seja proveitoso, respeitando nossos limites, nossas responsabilidade e em especial, nossa qualidade de vida.
Por intermédio desse e-book, você vai aprender técnicas de organização, que tornarão seu dia a dia mais produtivo e vai compreender que a organização é mais do que uma qualidade, é um meio prático e eficaz para administrar seu tempo e sua vida.
2 POR QUE A ORGANIZAÇÃO PESSOAL É IMPORTANTE?
Quem é que nunca sonhou em ter mais tempo para ficar em casa, para a esposa (o), para os filhos, para o lazer, para si mesmo?
Todos nós desejamos algum dia, deixar o trabalho de lado e dedicar um pouco mais a nossa vida pessoal e familiar. No entanto, muitas vezes esse desejo não é realizado, porque nossa vida profissional nos toma muito tempo.
É normal, que culpemos sempre nosso trabalho, a empresa, os supervisores, por essa falta de tempo, mas o correto, é que essa responsabilidade pessoal, familiar, particular é nossa.
Isso mesmo, não adianta você mudar de emprego, de cidade, de país, para onde quer que vá, a falta de tempo irá lhe acompanhar e a tendência é que cada dia mais, esse problema aumente e afete ainda mais a vida de milhares pessoas no mundo todo.
Você deve estar se perguntando, quer dizer então que quem faz essa dificuldade sou eu? Mas de que forma? Como isso é possível, sendo que todos os dias eu luto para ir mais cedo para casa?
E a minha resposta para suas perguntas é bastante objetiva, SIM, você é o culpado pela falta de tempo na sua vida.
Muitas vezes não percebemos ou fingimos não entender que estamos cada vez mais nos dedicando em excesso ao trabalho, a vida profissional e esquecendo que nada disso adiantaria, caso deixássemos de existir ou então ficássemos sem condições de exercer nossos papéis na empresa.
Comprometer-se com a profissão é algo necessário, que valoriza o profissional, mas dedicação em excesso pode cegar nossos olhos, e fazer com que deixemos de ver o óbvio.
São muitas as razões que me levaram a essa conclusão. Em certas ocasiões, estamos tão habituados a fazer as mesmas coisas todos os dias, que deixamos de lado métodos que podem nos ajudar a realizar nossas tarefas com mais rapidez ou que irão nos auxiliar de uma forma que possamos discernir o que é urgente ou importante daquilo que pode esperar.
Em outras situações, acabamos não percebendo que algumas de nossas atitudes, são tão exageradas e desorganizadas, que ao invés de estarmos encontrando soluções, estamos criando problemas ainda maiores.
Ou então, deixamos de notar, que gastamos nosso tempo nos preocupando com coisas inúteis ou até mesmo fazendo coisas inúteis.
Pensando em tudo isso, você começará a entender porque a organização é tão importante no seu dia a dia.
Organizando sua vida pessoal, a venda que está fechando seus olhos, começará a ser removida e aos poucos você verá que não existe falta de tempo, mas sim tempo mal administrado.
2.1 CONSEQUÊNCIAS DA DESORGANIZAÇÃO
São muitas as consequências que a desorganização traz para o ser humano, mas existem algumas que podemos considerar extremamente graves.
Quando falamos em organização, é imediato que nosso cérebro processe algo como: uma casa ou escritório, limpos com todas as coisas no seu devido lugar ou então, um arquivo cheio de pastas, com todos os documentos separados por nome, tipo ou letra alfabética, quem sabe até, uma mesa sem papéis espalhados por todos os lados.
Entretanto, a organização é mais do que as coisas no seu devido lugar, por isso a falta dela, pode atrapalhar e muito a nossa vida pessoal e também a profissional.
Vejamos algumas consequências graves que a desorganização nos causa:
Pouca produtividade: quando somos desorganizados é normal que haja acúmulo de trabalho e que as tarefas ou decisões sejam adiadas.
Tudo passa a tornar-se URGENTE: muitas vezes deixamos de fazer o que é importante, porque não conseguimos observar de modo geral, tudo que temos
para fazer naquele dia, com o acúmulo de coisas importantes, tudo passa a ser urgente.
Gasto de energia humana: essa é uma razão complexa e perigosa. Com o acúmulo de trabalho, e todas as coisas urgentes para fazer, é natural que exijamos mais de nós mesmos, consequentemente, quem mais sofre com essa exigência é nosso organismo que passa a absorver todas as preocupações e ansiedades, afetando assim não apenas o sistema nervoso, mas toda a estrutura do corpo.
Gasto de tempo: tal como o gasto de energia, o tempo é uma das exigências da falta de organização. Quanto mais desorganizado formos, mais tempo precisaremos para dar conta de exercer todas as nossas tarefas naquele dia. Com isso, quem mais é afetado é nosso lado emocional, não apenas em nós mesmos, mas principalmente, nossos amigos, nossos estudos, nossos sonhos e em especial nossa família.
Sem contar, que a desorganização faz com que trabalhemos em dobro e tenhamos maiores crises sentimentais, afastando de nós tudo aquilo que devíamos ter sempre por perto.
2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA
Existe coisa mais deliciosa do que chegar a casa ou no escritório e ver todas as coisas no seu lugar?
Talvez você nem perceba o quanto é bom estar em um ambiente assim, pois a desorganização já toma conta da sua vida.
Quando somos desorganizados é extremamente natural que não percebamos o quanto esse hábito está nos prejudicando. Parece ser tudo normal e pior, achamos que somos organizados ou que a desorganização faz parte de nós, do nosso trabalho.
Muitas vezes, ainda repetimos para nós mesmos que a organização já nasce com a pessoa, que é um hábito, um costume e que não somos assim e pronto.
Na maioria das situações, colocamos todas as causas possíveis para a nossa falta de tempo, nosso stress, nosso acúmulo de trabalho, menos claro, a desorganização.
Mas então como identificar se estamos ou não sendo desorganizados?
Caso você esteja reclamando muito sobre “meu tempo está curto”, “tenho muito trabalho acumulado”, “não encontro nada do que preciso”, ou até mesmo “estou superestressado”, cuidado, esses são indícios claros de desorganização.
Quando for identificado esse problema na sua vida, e você passar a usar técnicas de organização e conviver com elas, tenho certeza de que jamais voltará a se desorganizar.
Os benefícios da organização são tantos em nossa vida, que passamos até mesmo há ter mais tempo para nós mesmos, para uma boa leitura, um bom filme, uma boa música, um banho de duas horas e meia e muitas outras coisas que você não faz há dias, meses ou até mesmo anos.
Além disso, a organização trará para sua vida pessoal e profissional, um maior ânimo, mais entusiasmo, qualidade de vida, menos estresse e mais saúde.
Perante esses benefícios não poderíamos deixar citar aquilo que nos é mais importante, com a organização você terá não só mais tempo para sua família, como também terá mais chances de apreciá-la, compreendê-la e vivê-la.
2.3 A ORGANIZAÇÃO, VOCÊ, SUA CASA E SEU TRABALHO
Já vimos até aqui que a organização é fundamental.
A partir de agora, veremos como adquirir organização e torná-la um hábito prático e eficaz na sua vida.
Existem três lugares diferentes, que a organização deverá entrar, em você, na sua casa e no seu trabalho.
Primeiramente, você precisa observar se sua vida anda desorganizada, mas para isso, preciso tirar de vez aquela venda dos seus olhos.
Não basta olhar a sua volta e tirar suas conclusões. Olhe para os lados, observando aquilo que está vendo e se está afetando você.
Darei um exemplo simples e prático: Gire sua cabeça para um de seus lados e veja se tem uma gaveta?
Caso sim abra a gaveta. O que tem nela? Não veja simplesmente se os papéis estão empilhados ou se nela há materiais de escritório ou remédios, veja, além disso. Os papéis são atuais? Os materiais de escritórios são utilizados com frequência? Os remédios estão vencidos?
Vá ainda além, essa gaveta é utilizada com frequência? Está próxima de mim?
Faça inúmeras perguntas, quantas achar necessário, até que você chegue à conclusão que deseja.
Caso todas as respostas o levem a ver que poderia ser melhor, que aquela gaveta poderia estar sendo mais bem utilizada, que muitas coisas dali poderiam ser jogadas no lixo, então, convido-o a continuar lendo esse e-book.
Tenha em mente de que não é o ambiente que você está que deverá ser organizado, mas principalmente “o seu eu”.
Em casa, podemos perceber que a organização é tão importante quanto no trabalho.
As roupas passadas e separadas no armário nos permitem dormir um pouco mais pela manhã, já que no outro dia não precisaremos procurá-las ou passá-las.
Os documentos pessoais agrupados por pessoa da família nos permitem encontrá-los com maior facilidade, sem precisar nos estressar no momento de levar os filhos para vacinação, por exemplo.
Um lugar certo para guardarmos as chaves ou a carteira evita atrasos porque não precisamos procurá-las na hora de sair.
Um único lugar para deixarmos o controle da televisão, nos permite assistir nossos programas prediletos sem atraso.
E se formos analisar, a lista de benefícios é gigantesca.
Já no nosso ambiente de trabalho, evitamos muitas consequências, que já mencionamos anteriormente, como o acúmulo de tarefas, o atraso ao compromisso pessoal, às horas-extras, as broncas do supervisor e muitas outras que veremos no decorrer desse e-book.
Até aqui, tenho certeza de que você já compreendeu a importância de estarmos em um ambiente organizado e de sermos organizados.
Nossa vida pessoal também precisa de organização. Nossos compromissos, nossos problemas, nosso financeiro, absolutamente tudo, precisa ser analisado e organizado de forma que venham a trazer benefícios para todos a nossa volta.
2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL
A partir daqui, começaremos a aprender técnicas e dicas sobre como organizar nossa vida.
A vida profissional é a que nos toma maior tempo.
Afinal, a organização profissional, em muitas situações, não depende exclusivamente de nós.
É extremamente importante que antes de iniciarmos qualquer tipo de organização, saibamos que “organizar dá muito trabalho”, mas nos favorece em dobro.
A organização não é uma coisa que iniciaremos hoje e concluiremos hoje mesmo ou amanhã. Levaremos algum tempo, para que todo o processo venha a ser concluído, mas os benefícios de organizar e manter a ordem são colhidos desde o primeiro instante.
Em primeiro lugar sente, pense e avalie como está sua vida profissional atualmente.
Neste instante não pense no ambiente de trabalho, sua mesa, suas tarefas, seu supervisor, pense em você e sua profissão.
Avalie se você tem um objetivo ou projeto profissional.
Caso não tenha, essa é sua primeira tarefa, traçar um projeto profissional, aquilo que você deseja profissionalmente, não apenas valores, sonhos, mas também como e o que fazer para chegar até esse objetivo.
Mas caso já tenha um, então pense se você está caminhando em direção a esse objetivo.
Organizar a vida profissional é justamente isso, pensar, avaliar e concluir se seus objetivos podem ser alcançados e verificar o que é preciso fazer para alcançá-los mais depressa.
Estabeleça metas e no decorrer dos dias, lute para conquistá-las.
Verifique também se está tendo tempo para as coisas que gosta de fazer, como ler, estudar, namorar, ficar com os filhos, etc.
Caso sua resposta seja não, analise o que é preciso fazer para desfrutar de tudo isso.
Estabeleça dias para ficar com sua família, sair com os amigos, visitar seus parentes, estudar, etc.
Se isso não for possível porque sua vida profissional lhe toma muito tempo, leia o próximo tema sobre organização do ambiente de trabalho, se nem dessa forma, organizando o ambiente e suas tarefas, o tempo para você e sua família lhe faltarem, pense com cuidado, pode ser que esteja na empresa errada e está na hora de buscar um novo desafio, desta vez, mais organizado e sem vícios profissionais.
2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO
Iniciaremos agora, um processo de organização de ambientes, fundamental para que o seu trabalho venha a torna-se mais eficaz.
Não se afobe com a bagunça e mantenha a ordem, mesmo que o cansaço fale mais alto.
Esse sacrifício será recompensador, acredite e confie.
Tenha em mente de que organizar um ambiente, não indica livrar-se da papelada, mas sim, torná-lo mais produtivo.
Está preparado? Então vamos lá:
Comece arrumando as gavetas, não tenha medo de descartar coisas inúteis e velhas, dificilmente você precisará de uma conta de luz, por exemplo, de 1982 ou então de canetas que não escrevem.
Se fizer muito tempo que suas gavetas não são arrumadas, então utilize a técnica da utilização, separando os documentos em quatro pilhas:
Utilização imediata: para aqueles documentos que precisam de resolução hoje.
Utilização posterior: para documentos que podem ser resolvidos no decorrer da semana.
Possível utilização futura: para documentos que devem ser arquivados. Nenhuma utilização: papéis sem nenhuma utilidade e outros lixos.
Feito isso, sugiro que você separe em gavetas ou caixas, as pilhas da utilização imediata e utilização posterior, nomeie-as e deixe-as visíveis.
A cada dia pela manhã, faça uma verificação na caixa de utilização imediata e terá em mãos as tarefas que precisam ser executadas ainda nessa data.
Ao final do dia, faça a análise da caixa utilização posterior, e transfira os documentos referentes às tarefas do dia seguinte, que passarão a ser imediatas.
Arrumando a mesa: descarte da sua mesa, tudo que não for trabalho do dia. Deixe sobre a mesa materiais úteis no seu dia a dia, como canetas, lápis, grampeador, folhas de rabisco, telefone, fax, etc.
Organizando a sala: Arrume uma estante ou armário, para separar livros, revistas, jornais, rascunhos e outros materiais de informação.
Arquivo: Utilize o arquivo para guardar documentos de qualquer espécie. Separa-os e catalogue-os por nome, tipo, ordem alfabética, assunto ou conforme necessidade de uso. Evite deixar documentos de arquivo acumulados. Vá arquivando os papéis conforme eles forem liberados para serem guardados.
Estantes: Utilize estantes para guardar livros importantes, ordene-os por nome, assunto ou ordem alfabética, para facilitar a busca na hora de fazer uma pesquisa.
Anotações: Evite fazer anotações em pedaços de papéis, reduzindo chances de extravio das informações. Prefira utilizar agendas, cadernos ou blocos de espiral. Registre suas anotações por data e guarde-as por no máximo um ano ou no mínimo seis meses.
Fluxo de papéis: Anote ou exija que sejam anotados, a data de recebimento de cada documento. Mantenha em um local de fácil acesso, pastas ou caixas de “Entrada”, “andamento”, “arquivo” e outra para “saída”. Selecione sempre os documentos constantes na caixa andamento e esvazie as demais pelo menos uma vez por semana.
Correspondências: Escolha um horário diário para você abrir e responder as correspondências. Para cada correspondência recebida, no ato, pergunte-se “o que devo fazer” e faça imediatamente, não deixando para depois. Caso a resposta seja “nada”, então a jogue no lixo, para não acumular papéis desnecessários e sem uso.
Gerenciamento de tarefas: No início do dia, verifique as tarefas que possui, faça uma lista em seu caderno de anotações. Ao lado de cada tarefa, marque as urgentes e as importantes. Divida-as por prioridade e determine uma data para conclusão das demais. Deixe sua lista de tarefas sempre visível. Nunca interrompa a tarefa ao meio, mesmo que seja uma atividade cansativa e desagradável, siga em frente até concluí-la. Marque todas as tarefas na medida em que forem sendo concluídas.
Lixo, coisas e papéis desnecessários: Jogue tudo que for inútil fora. Não se apegue a nada, se não serve, jogue no lixo. Manter a organização de sua mesa fará com que suas tarefas sejam realizadas mais depressa e sem estresse.
Planejamento diário: No final da tarde, dedique no mínimo 10 minutos para planejar e organizar o dia seguinte. Marque as atividades urgentes e importantes, além daquelas que precisam ser finalizadas. Esse método é importante para evitar bagunça e desorganização já no início no expediente.
Agenda: A agenda é um meio extremamente útil e necessário para que suas atividades diárias sejam gerenciadas. Existem vários tipos de agenda, manuais, eletrônicas, de bolso, etc. Escolha a mais adequada para seu trabalho. Respeite seus limites ao agendar seus compromissos e tarefas diárias. Deixe
sempre umas brechas para aquelas situações inesperadas e também para um café com seu chefe ou seus colegas.
Quadro de anotações: Coloque na sua sala, um quadro para anotar as informações mais utilizadas no seu dia a dia. Por exemplo, se você trabalha no departamento de exportação ou importação, anote as entradas e saídas de navio. Se seu departamento é o financeiro, utilize o quadro para anotar taxas de câmbio. Adéque o quadro de anotações conforme suas necessidades e seu departamento.
Aviso de porta: Providencie um aviso de porta. Uma espécie de bolso com alguns pedaços de papel escrito a situação daquele momento. Por exemplo, “estou ocupado”, “ao telefone”, “em reunião”, “somente para urgência” e utilize-as sempre que necessário, para que seus colegas possam conhecer seu status e evitar interrupções desnecessárias.
3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAÇÃO
O aumento da produtividade passa a ser visível depois de ter adotado algumas técnicas de organização.
Em um primeiro momento, você pode até pensar que é muito trabalhoso organizar seu trabalho, sua casa, sua vida. De fato, a organização gera um trabalho extra no início. Porém depois que todas as coisas estiverem em seu devido lugar às técnicas de organização forem obedecidas constantemente, seu trabalho diminuirá e sua qualidade de vida aumentará diariamente.
Longe da bagunça, dos papéis desnecessários e com as informações que mais precisa por perto, com certeza, não apenas sua produtividade, mas também suas eficiências aumentarão.
Junto com o aumento da produtividade vêm os elogios, as promoções, o tempo para ficar com a família e também um tempo extra no trabalho para desenvolver novos projetos, novas e pessoais técnicas de organização e quem sabe até para ajudar outro departamento.
Para o aumento da produtividade, a organização é essencial. E somente após organizando seu ambiente de trabalho, poderá ter absoluta certeza de que realmente funciona.
Faça um desafio consigo mesmo. Organize-se e veja pessoalmente todos os benefícios.
4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA?
Quem já estudou administração deve ter ouvido falar sobre “organização, sistema e métodos o famoso OSM. O sistema de categorias é um auxiliador para que os métodos de organização funcionem de maneira rápida e eficaz.
Quando nascemos já revelamos indiretamente o ato de categorizar as coisas. Dividimos as cores, os alimentos, separamos nossos pais dos demais familiares e assim por diante.
Por isso, o funcionamento e a prática do sistema de categorias não serão nada difíceis.
Categorizar algo nada mais é do que separar, classificar.
Portanto, esse método tende a ajudá-lo a classificar as informações, tornando-as mais acessíveis.
Já utilizamos esse método anteriormente, quando formamos as caixas “utilização imediata”, “utilização posterior” etc.
Utilize sempre esse método, para classificar não apenas suas informações, mas também as tarefas e seu próprio tempo.
Faça pequenas separações em sua agenda, seu caderno de anotações, no computador ou então em caixas ou pastas.
Caso esteja trabalhando com informações, separe aquelas que são mais importantes, as que você precisa mais, as que precisam ser trabalhadas, por exemplo:
Pasta verde – informações úteis no dia a dia; Pasta amarela – informações úteis no final do mês; Pasta vermelha – informações urgentes;
Pasta marrom – informações anuais;
E assim sucessivamente conforme sua necessidade. Haja da mesma forma com tarefas:
Caixa branca – tarefas para serem concluídas hoje. Caixa preta – Arquivo
Caixa azul – tarefas para serem concluídas durante a semana (...)
E utilize essa técnica sempre que precisar, inclusive com seus compromissos da semana:
Segunda-feira – trabalho extra; Terça-feira – Jogo de futebol;
Quarta-feira – Sair com a namorada; Quinta-feira – Estudar para o concurso; Sexta-feira – Livre
Mas cuidado, estabeleça suas particularidades, no entanto, as tenha como regra, no caso de compromissos. Evite ao máximo ter que mudar sua rotina, mas caso venha a ser necessário trabalhar dois dias por semana, faça-o, contribuindo para uma nova folga na semana seguinte.
Dividindo dessa forma, organizando seu dia a dia, tudo passará a se tornar mais simples e absolutamente nada será visto como um imprevisto ou algo de que você não gostaria de fazer.
5 MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO TRABALHO x CASA
Muitas são as pessoas que reclamam de não ter tempo para os filhos, para a esposa (o), para os amigos, para os familiares, etc.
Principalmente as mulheres, vivem reclamando do pouco tempo que têm para se dedicar aos afazeres domésticos e principalmente aos seus filhos.
Neste tópico, você aprenderá que com um pouco mais de organização, é possível adquirir tempo suficiente para conciliar a vida do trabalho com a casa.
Adote algumas técnicas pessoais, importantes para que nada, nem ninguém saiam prejudicados, tais como:
- Tente almoçar com seu filho ou esposa (o), sempre que possível, principalmente se seu trabalho for próximo ao seu local de trabalho.
- Entre uma tarefa e outra, reserve um tempo, para falar com as pessoas da sua casa pelo tempo. Não são necessários mais de 15 minutos, para “matar” as saudades ou resolver aquele “probleminha” familiar.
- Demonstre seu interesse pelas pessoas da sua casa, perguntando sobre o dia deles e colocando-se à disposição para auxiliá-los com um apoio, conversa ou abraço.
- Sempre que possível compareça a escola de seus filhos ou ao local de trabalho de seu esposo (a).
- Procure deixar o trabalho na empresa, levar tarefas para casa, além de estressante para você transmite toda tensão do trabalho para sua família.
- Dê muita atenção aos seus filhos quando estiver em casa, geralmente as crianças são egoístas e precisam muito da presença dos pais;
- Se precisar, contrate uma empregada, para que nos momentos em que estiver em casa, possa dedicar-se exclusivamente a você e sua família.
Gerenciar os momentos com a família ou até mesmo aqueles reservado para si próprio, é um método de organização que permite dar mais valor ao tempo e com o passar dos meses, você conseguirá perceber um aumento nesse “tempo”.
Organize e respeite cada situação, quando estiver no trabalho procure não pensar nos problemas enfrentados em casa e quando estiver em casa, aproveite cada minuto com sua família, sem preocupar-se com o trabalho.
Os benefícios disso serão colhidos pelo seu bem-estar e sua qualidade de vida.
6 QUAIS OS BENEFÍCIOS DA AGENDA
Na maioria das vezes, nós profissionais, acreditamos que a agenda tem uma única utilidade, lembrar-nos dos compromissos que temos ao decorrer dos dias,
meses ou anos, mas agora, você entenderá que a agenda é mais do que uma ferramenta de lembrete e verá que poderá utilizá-la em benefício da sua organização.
Quem é que nunca ouviu alguém dizer, “eu irei consultar minha agenda”, “me deixe anotar isso na minha agenda” ou então, quem é que nunca viu alguém subindo ou descendo escada com uma agenda nas mãos.
Se existem tantas pessoas assim utilizando a agenda, é porque ela realmente funciona.
O problema, é que muitos profissionais, utilizam essa ferramenta de maneira incorreta ou então desorganizam as informações de forma que elas não sejam proveitosas o suficiente.
A agenda não é apenas um instrumento para que você lembre-se de reuniões, mas sim, para que todas as suas funções do dia sejam nela anotadas.
Muitos modelos, inclusive, apresentam as horas, para que possa organizar ainda mais seu dia a dia e administrar seu tempo.
A agenda é seu segundo cérebro e absolutamente tudo, desde seus compromissos profissionais, pessoais até suas mais simples tarefas devem ser anotadas.
É impossível lembrar-se de tudo durante o dia, por isso, o auxílio dessa ferramenta é indispensável para sua organização.
6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA
Como vimos no tópico anterior, à agenda é mesmo muito importante.
Não importa se ela é de papel ou eletrônica, o importante é que esteja preenchida de forma correta, de modo que lhe auxilie a todo o momento.
Escolha uma agenda conforme sua necessidade. Existem diversos tipos, que apresentam páginas diárias, semanais ou mensais. Há também àquelas de bolso, de mesa e de computador.
Mas não pense que basta apenas comprá-la e tudo funcionará imediatamente, como se ela falasse sozinha. O processo de organização por meio da utilização da agenda dependerá dos seus hábitos e da sua persistência.
Lembrem-se todos os dias de consultá-la constantemente, de preferência antes de iniciar qualquer nova atividade. E habitue-se a anotar todos os seus compromissos e tarefas, sem esquecer-se de nenhum.
É comum que em algumas situações, você pense “não vou anotar esse, porque com certeza lembrarei”, não seja ignorante, dependendo do que acontecerá no decorrer do seu dia, poderá sim esquecer-se daquele compromisso ou atividade.
Leve sempre a agenda com você, isso tornará mais fácil o controle e anotação de seus compromissos.
Não cai na tentação de anotar coisas demais para fazer em um único dia, obedeça a seus limites e o tempo para execução de cada tarefa. Caso contrário, a frustração será constante em seu trabalho.
Caso verifique que está sendo complicado agendar compromissos profissionais e pessoais em uma mesma agenda, utilize uma para cada ambiente, mas não se esqueça de carregá-las com você para que sempre que preciso as informações e anotações estejam “na mão”.
7 EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAÇÃO
Até aqui conhecemos métodos e ferramentas de organização, infalíveis e que nos proporcionam um ambiente mais tranquilo e eficaz.
Agora iremos conhecer alguns equipamentos e acessórios (além da agenda) que auxiliam ainda mais na eficiência de nossos trabalhos e na administração de nosso tempo.
Alguns dos itens aqui apresentados podem ser fabricados pela própria empresa ou profissional ou podem ser encontrados nas principais lojas de equipamentos e acessórios de organização, bem como por meio de sites que ofereçam esses produtos para compra via internet.
Blocos de arrumação: São blocos de diversos tamanhos, feitos de papel cartão, madeira ou plástico, colorido ou não, utilizado para organização de pastas ou caixas de arquivo. Podem ser guardados em qualquer parte do ambiente de trabalho e montados de acordo com a necessidade do profissional.
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Colunas rotativas: Bastante utilizadas para arquivo de pastas e permitem classificá-las de acordo com suas cores e utilidades por parte do profissional. Existem modelos capazes de armazenar mais de 140 pastas. É um equipamento que ocupa pouco espaço no ambiente de trabalho devido ser montado em andares.
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Caixas de arquivo: Essas são familiares para a maioria dos profissionais. São caixas coloridas ou não, feitas de papelão ou plástico, que cooperam para a classificação e armazenamento de inúmeros documentos. Geralmente utilizada para arquivos extensos ou o chamado “arquivo inativo” (arquivo de documentos sem utilidade atual, mas que poderão ser úteis no futuro).
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Pastas de arquivo: Também muito conhecidas no ambiente de trabalho, as pastas de arquivo são utilizadas para armazenar e classificar documentos que dependem de consulta rotineira. Também são fabricadas em diversas cores, para facilitar a identificação por parte dos profissionais.
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Pastas suspensas: São pastas utilizadas para arquivo de processos ou jogos de documentos. Geralmente estas pastas são arquivadas em gaveteiros ou módulos de arrumação e etiquetadas com o nome dos clientes, produtos, tarefas ou conforme necessidade dos profissionais.
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Separadores ou protetores de documentos: São pastas transparentes e coloridas, utilizadas para armazenar ou classificar documentos com pouco volume. Geralmente utilizadas para serem guardadas em gavetas, armários ou até mesmo para ficarem sobre a mesa ou em locais de fácil acesso.
FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.
Arquivos deslizantes: Uma ótima opção para arquivos em massa. Ocupam um espaço razoável na empresa, mas garantem a comodidade e segurança dos documentos por longos períodos.
Arquivos de aço: São os modelos de arquivo fixo, mais utilizados pelas empresas. Otimizador de espaço proporciona o agrupamento, classificação e segurança dos documentos, de forma que o profissional obtenha com rapidez, as informações necessárias.
FONTE: Disponível em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.
Estantes em aço: Utilizadas para armazenar com segurança e organização todas as caixas ou pastas de arquivos inativos ou semi-inativos.
FONTE: Disponível em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.
Esses são alguns acessórios e equipamentos que podem ser utilizados por você na organização da sua empresa o até mesmo da sua casa. Porém, não são os únicos, o mercado está recheado de novidades para que seus documentos sejam bem guardados.
Visite uma loja na sua cidade ou na internet e conheça outros produtos. Avalie e escolha qual produto mais se encaixa nas suas necessidades.
8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDÊNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS DIÁRIOS
Pense na organização a partir de agora, como um conjunto de ideias para que as informações úteis no seu dia a dia sejam encontradas e administradas com facilidade.
Não existem regras para a organização de suas coisas, existem sim ferramentas e algumas técnicas que auxiliam você nas suas atividades diárias.
Vejamos mais algumas dessas técnicas:
Para o e-mail:
Todos os dias, o seu departamento recebe vários e-mails, e cada um deles tem uma finalidade, diz respeito a um determinado assunto, pode ser o início ou a conclusão de uma negociação ou simplesmente uma mensagem ou piada enviada por seus amigos.
Comece a classificação dos seus e-mails, descarte aquelas mensagens que são profissionais, caso ache necessário, guarde-as em alguma pasta do seu computador ou salve-as em um CD de dados.
Somente com mensagens profissionais, crie pastas para armazenamento, no próprio gerenciador de e-mails. Por exemplo, “Assuntos pendentes”, “vendas”, “informações úteis”, “negociações”, etc.
Verifique cada e-mail e direcione-os para a pasta que você criou, conforme o assunto.
Se preferir crie pastas no gerenciador como nome da empresa ou pessoa que lhe enviou o e-mail.
Enfim, atente-se ao detalhe de que a organização é você quem faz e a forma como suas mensagens serão armazenadas e distribuídas, deve ser conforme as suas necessidades diárias.
Para correspondências:
Evite acumular correspondências de hoje com as de amanhã. Reserve um tempo todos os dias, somente para leitura, classificação, resposta e arquivo das suas correspondências.
Classifique-as de acordo com o assunto e arquive-as conforme suas necessidades, por departamento, por tema, em ordem alfabética, por assunto, etc.
Descarte as correspondências que não são importantes ou aquelas que você não precisa arquivar.
Evite acúmulo de papel, considerando apenas aquelas que realmente têm importância e devem ser guardadas para consultas futuras.
Para outros documentos:
A organização de documentos na empresa deve ser feita somente depois de o profissional avaliar a importância de cada um.
Analise quais os documentos que você trabalha e classifique-os.
Por exemplo, se seu trabalho é com finanças, separe os documentos em pastas como “faturas pagas”, “faturas a pagar”, “processos judiciais”, “contas a receber”, “cheques”, “boletos”, etc.
Crie quantas pastas forem necessárias, classifique e arquive cada documento, certificando-se de que todas as informações, e-mails, cartas, anotações, estejam grampeados no documento principal.
Posteriormente verifique as pastas que mais são utilizadas no seu dia a dia e deixe-as próximas de sua mesa. As demais podem ser arquivadas em arquivos ou estantes de aço, módulos, gaveteiros ou armários, mas de forma que sejam localizados com facilidade.
Dentro das pastas, você pode organizar cada grupo de documento, de forma prática para pesquisa, como por exemplo, em ordem alfabética ou em ordem de data.
9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS
Assim como seu ambiente de trabalho, é imprescindível que seus documentos pessoais também recebam uma pitada de organização.
Procure, agrupe e classifique todos os seus documentos pessoais.
Separe uma pasta em sua casa ou até mesmo no trabalho, para que todos os seus documentos sejam arquivados e protegidos.
Chamamos aqui de documentos pessoais, todos aqueles que dizem respeito a você, carteira de trabalho, certificados de conclusão ou participação em cursos, históricos, exames médicos, RG, CPF, etc.
Organize também, utilizando as mesmas técnicas já vistas até aqui, documentos como contas de água, luz, telefone, parcelamentos em lojas, cartões de crédito, notas fiscais de compra, comprovantes de depósitos, e outro que sejam julgados importantes.
Crie pastas em casa, de “contas a pagar”, “contas pagas”, “assuntos pendentes”, “escola das crianças” e outras que sejam necessárias.
Não utilize as gavetas ou caixas em armários, para armazenar documentos importantes.
Lembre que a organização deverá ser respeitada tanto na sua casa, como no ambiente de trabalho, como em você próprio.
Tenha sempre a vista aqueles documentos mais importantes e na hora de arquivá-los, classifique-os por assunto, data, nome ou ordem alfabética, de forma que as informações sejam encontradas com facilidade e rapidez.
10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO
Como já vimos anteriormente, existem diversas técnicas de organização, principalmente no ambiente de trabalho.
Siga-as conforme sua necessidade respeite-as e adapte-se a elas. Torne uma rotina, classificar e arquivar papéis diariamente.
Não basta colocar os documentos em uma pasta, precisa ordená-los de modo que quando precisem ser utilizados, sejam encontrados rapidamente.
Agrupe-os em forma de processos, de modo que as informações não se espalhem no decorrer dos dias, por exemplo:
Você trabalha com negociação de produtos. Hoje, recebeu uma solicitação de orçamento e respondeu com uma lista de produtos e preços. Amanhã, recebeu o pedido, enviou uma comunicação interna para a produção, que respondeu com os prazos de entrega. Consequentemente o cliente precisou ser comunicado por e-mail sobre as datas em que iria receber seus produtos. Houve o acompanhamento diário dessa produção por escrito. A nota fiscal foi emitida e também o boleto de cobrança. Um aviso de saída da mercadoria foi encaminhado via fax ao cliente e um mês depois você recebeu o comprovante de pagamento.
Note nesse exemplo, quantos documentos foram envolvidos na tramitação. Nesse caso, eles podem ser arquivados individualmente, porque fazem parte de um mesmo assunto, geram um processo.
Por isso, é essencial manter o acompanhamento diário de seus arquivos, para que a organização torne-se algo agradável, que diminua suas tarefas diárias, não para tornar-se um peso ou causar o aumento e acúmulo de trabalho.
Mesmo que a “vontade de deixar para amanhã”, venha fazer parte do seu dia, persista, e mantenha as regras que você mesmo criou para manter seu ambiente de trabalho organizado, eficiente e saudável.
Não guarde lixos, use suas gavetas para armazenar pastas ou materiais de escritório, jamais para guardar papéis sem utilidades ou que não estejam classificados.
Utilize o método das cores, para diferenciar clientes, assuntos, pendências, etc. Por exemplo: Nas pastas vermelhas serão colocados todos os processos pendentes; nas pastas azuis todos os processos em andamento e nas pastas verdes todos os processos que foram concluídos, dessa forma, cada vez que um cliente ligar para saber sobre seu processo, antes mesmo de abrir a pasta você já sabe qual a situação em que ele se encontra.
11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
1 C’rie um quadro de anotações (informações), e coloque-o em um ponto estratégico de sua sala; (ensinamos como fazer esse quadro na página 16);
2 Mantenha sempre próximo de você, as pastas com documentos importantes e de maior utilidade no seu dia a dia;
3 Faça uma caixa de mesa, com tabelas e informações necessárias para o desempenho de suas tarefas diárias;
4 Cole em um local de fácil visibilidade, as informações mais importantes; 5 Arquive seus documentos em forma de processos, agrupando tudo que diz respeito a determinado assunto;
6 Armazene os documentos em pastas coloridas e respeite a ordem de cores que criou para cada situação.
7 Utilize um mapa de informações, colocando nele, tudo que será útil para aquele dia, por exemplo, taxas de câmbio, valores faturados, duplicatas a receber, telefone dos clientes com negociação em andamento, etc.
8 Crie planilhas dinâmicas (pode ser no Excel), que permitam filtrar as informações no ato da pesquisa;
9 Tenha em mãos um caderno de anotações, com as principais informações e acontecimentos do dia;
10 Procure manter sua agenda e suas caixinhas de tarefas em ordem e atualizadas;
12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRÔNICOS
Da mesma forma que os papéis, os documentos eletrônicos são importantes e precisam ser organizados.
Comece a organização de seu computador, criando uma pasta para assuntos profissionais e outra para assuntos pessoais.
Analise e classifique cada documento.
Crie subpastas para cada assunto, cliente ou processo, conforme suas necessidades.
Mova cada documento para subpastas, conforme sua classificação anterior. Por exemplo, pasta profissional chama-se DEPTO COMERCIAL, nessa pasta existem subpastas XXX S/A, ZZZ LTDA, WWW LTD, XZX S/A, cada documento eletrônico correspondente a esses clientes devem ser movidos para a respectiva pasta. Dessa forma, sempre que precisar encontrará de maneira rápida e organizada todos os documentos.
13 FAZENDO BACKUP
O backup é o meio mais utilizado para guardar de maneira segura, todos os arquivos eletrônicos, livrando-os de serem completamente perdidos, caso o computador venha a ter algum problema.
Chamado de “cópia de segurança”, o backup é fundamental, para que nossas informações sejam protegidas.
É imprescindível que o backup seja realizado pelo menos uma vez por semana.
Em algumas empresas existe um sistema, que realiza essa tarefa diariamente, semanalmente ou mensalmente, de uma forma geral, ou seja, em todos os computadores da empresa.
Mas caso, sua empresa não use fazer backup tenha o cuidado de fazer o seu.
Em alguns casos, mesmo com o backup da empresa, é importante termos o nosso, para evitar qualquer atraso ou desconforto no momento em que precisar das informações “perdidas”.
Para fazer o seu próprio backup basta ter em mão um dispositivo de armazenamento de dados, um CD-ROM, um pen drive (USB), um DVD ou até mesmo fitas magnéticas, disco rígido ou sistemas on-line.
Os mais fáceis de serem utilizados e guardados, são o CD-ROM e o pen drive, que podem ser transportados com facilidade e não precisam de nenhum código de acesso ou liberação.
Sendo assim, uma vez por semana, transmita todas as pastas do seu computador para o dispositivo de armazenamento da sua preferência, para garantir faça sempre duas cópias de segurança, uma para você e outra para ficar na empresa, dessa forma, não existirá estresse em caso de perdas acidentais de informações.
14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA
Chegamos ao fim de nosso e-book, é bem provável que o seu ambiente de trabalho e sua vida pessoal, já estejam organizados ou então, que estejam caminhando em direção a organização.
Você já deve ter percebido alguns benefícios que a organização traz para sua vida.
A tendência é que quanto mais organizado você venha a ser, mais tempo terá disponível para exercer outras atividades, inclusive aquelas que lhe dão prazer.
O simples fato de conseguir um tempo para si mesmo, já lhes trazem grandes satisfações.
A organização colabora também para diminuir seu estresse e evitar ataques nervosos, quando algo precisa ser visto imediatamente.
Só em saber onde está cada coisa, automaticamente, nos sentimos mais leves, mais eficazes, mais rápidos.
Na medida em que a organização for mantida, o tempo de sobra irá aumentar, proporcionando uma vida mais saudável e mais feliz.
Trabalhar em um ambiente confortável, que preze pela ordem, faz com que trabalhemos mais confortáveis, mais pacientes e sejamos também mais flexíveis e menos exigentes conosco mesmo.
Você deve ter percebido que dar prioridade aos assuntos urgentes nos tira da “linha” a tempo de sermos atropelados pelo “trem”.
É muito bom saber que nem tudo é urgente e que existem tarefas que podem ficar para amanhã, dando-nos o direito de desfrutar um pouco mais da vida, ao lado daqueles que amamos.
Saber que é possível reservar um tempo para nós mesmos, já nos traz satisfação, alegria e cada vez mais vontade e capacidade de sermos bons profissionais.
Ao sermos organizados, administramos melhor o tempo e quem mais ganha com esse sacrifício, somos nós que adquirimos cada vez mais qualidade de vida.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CRUZ, Tadeu. Manual de Organização II, metodologia com formulários. Rio de Janeiro: E-papers, 2004, 171 p.
DENT, Fiona Elsa. Influencie pessoas, em apenas 1 hora. São Paulo: Nobel, 2004. 30 p.
LEVY, Mike. Seja organizado, em apenas 1 hora. São Paulo: Nobel, 2004. 58 p.
SMALLIN, Donna. Organize-se. São Paulo: Gente, 2004, 224 p.
