Manual do Representante de Vendas Força de Vendas WEB 5.50

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 1

Lecom Tecnologia e Desenvolvimento

Manual do Representante de Vendas

Força de Vendas

WEB 5.50

Este manual refere-se à versão do produto Força de Vendas Web 5.50 Lecom ® S.A. - Matriz: Rua Manoel Bento da Cruz 11-29 - Bauru/SP (14) 4009-8900

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Sumário

1.0 Introdução ... 3

2.0 Módulo Institucional do Força de Vendas Web (FV Web) ... 3

2.1 Login ... 4 2.2 Minha Área ... 5 2.3 Agenda ... 5 2.4 Recados ... 9 2.5 Divulgação ... 10 2.6 Cadastros / Consultas ... 11 2.6.1 Clientes ... 12 2.6.2 Transportadoras ... 13 2.6.3 Produtos ... 14 2.6.4 Notas Fiscais ... 15 2.6.5 Relatório de Metas ... 15 2.7 Pedidos ... 16 2.7.1 Incluir Pedidos ... 16

2.7.1.1 – Importação de itens Excel ... 22

2.7.1.2 – Transportadoras ... 25

2.7.1.3 – Tipo de pedido ... 27

2.7.2 – Impressão de Pedidos ... 28

2.7.3 Pedidos em Digitação ... 28

2.7.4 Consultar Pedidos no ERP ... 28

2.7.5 Consulta Pedidos Aguardando Liberação (PEDIDOS EM ANÁLISE) ... 31

2.7.6 – Consultar pedidos em Batch (crédito) ... 33

2.7.7 – Reativação de Pedidos Rejeitados ... 34

2.7.7 Relatórios ... 36

2.7.7.1 Relatório Clientes de Repres. ... 37

2.7.7.2 Relatório de Produtos ... 38

2.7.7.3 – Relatório por Produtos e Cliente ... 41

2.7.7.4 – Relatório Títulos ... 42

2.8 – Proposta ... 43

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1.0 Introdução

Este documento tem por objetivo demonstrar as funcionalidades do Força de Vendas WEB (FV Web) facilitando o uso da ferramenta pelo usuário.

2.0 Módulo Institucional do Força de Vendas Web (FV Web)

O objetivo deste módulo é atender os usuários do FV Web, seja um representante ou não. Dentre as diversas funcionalidades estão:

 Agenda;  Recado  Divulgação;  Consultas / Cadastros:  Pedidos. 

Veremos detalhadamente cada funcionalidade a seguir.

Para acessar o módulo FV Web ,acesse http://200.168.190.82:8090/fvweb/ ou

acesse o site www.jandaia.com

Para facilitar ainda mais o acesso ao FV WEB, estamos disponibilizando

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 4 (conforme figura abaixo) basta informar seu login e senha e será automaticamente redirecionado.

2.1 Login

O nome de usuário e senha de acesso é enviado por email, após cadastramento feito pelo Administrador do Sistema.

Para alterar a senha cadastrada, clique na seta azul ao lado do campo Senha. Serão habilitados os campos Nova e Confirmação para a nova senha.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 5 Após 3 tentativas a senha é imediatamente bloqueada, e deverá ser feito contato com o Administrador do Sistema para cadastro e envio de nova senha.

2.2 Minha Área

Ao acessar o sistema aparecerá em tela Minha Área com as informações de Agenda, Recados e Divulgação.

No topo da página temos as informações do Representante, Cliente e Empresa.

2.3 Agenda

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 6 extrema importância a consulta a esse ícone durante os acessos ao Força de Vendas.

Atualmente, existem 3 formatos disponíveis:  Agenda Mensal;

 Agenda Semanal;  Agenda Diária.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 7 Ao acionar a imagem “+” será redirecionado para a Agenda Semanal. Para incluir um agendamento, basta clicar na imagem “+” do horário correspondente.

Ao acionar o link da data será redirecionado para a Agenda Diária. Para inserir algum agendamento clique sobre o horário desejado.

Cada agendamento cadastrado aparecerá na tela de acordo com o tipo de agenda (mensal, semanal e diária) escolhido.Para efetuar uma alteração em algum agendamento, basta clicar em sua descrição e alterar na tela a ser exibida.

É importante ressaltar que as permissões para consulta, alteração e exclusão de um agendamento são definidas pelo Administrador do Sistema via módulo Administrativo.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 8 A Agenda possui a funcionalidade de replicar a ocorrência do agendamento após a sua data de compromisso conforme seleção dos campos Repetir a cada ou Repetir todo mês.

Por exemplo, tenho um compromisso agendado para 25/04/2010 e seleciono a opção Repetir a cada Semana na Qua (quarta-feira), então este compromisso será inserido na minha agenda toda quarta-feira após a data do compromisso até a data 25/04/2008 definido no campo Até o dia.

Caso a opção selecionada seja Repetir todo mês o agendamento será feito todo dia 25 nos meses seguintes ao mês da data do compromisso até a data do campo Até o dia.

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2.4 Recados

Estaremos utilizando o link RECADOS para divulgação de novas políticas, promoções, e demais informações que são disponibilizadas por email. A informação de que tem novos recados a serem lidos aparecem na página inicial do Força de Vendas

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2.5 Divulgação

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 11 Para acessar as notícias clique no menu Divulgação e para os detalhes clique no título da notícia.

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2.6.1 Clientes

O módulo de Clientes tem por finalidade consultar. Abaixo estão os filtros disponíveis para consulta:

Ao realizar a consulta temos a tela com os resultados abaixo. Acessando o link na descrição do cliente teremos as informações detalhadas.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 13 Na opção CRÉDITO verificam-se as informações financeiras do cliente, é interessante realizar essa consulta antes de visitar o cliente ou passar pedido.

2.6.2 Transportadoras

O módulo de Transportadoras tem por finalidade consultar/ Abaixo estão os filtros disponíveis para consulta:

Ao clicar no botão Consultar, será exibida a relação das transportadoras cadastradas. Somente irão ser visualizadas as transportadoras cadastradas diretamente no Logix. Caso contrário consulte o administrador do sistema.

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2.6.3 Produtos

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2.6.4 Notas Fiscais

O módulo de Notas Fiscais tem por finalidade consultar as Notas Fiscais, por meio das informações disponibilizadas pelo ERP.

Ao clicar em títulos aparecem todas as informações de títulos referentes aquela NF.

Essa é a mesma informação que tem na consulta de pedidos em ERP e também pode ser feita com o número do pedido.

2.6.5 Relatório de Metas

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 16 cada uma das metas previamente estipuladas.

2.7 Pedidos

2.7.1 Incluir Pedidos

O módulo de Pedidos tem por finalidade efetuar a digitação dos pedidos e seus itens. Estes pedidos, ao serem finalizados, são inseridos diretamente no

LOGIX com status “Em Batch”, para que o próprio LOGIX efetue as

consistências finais. Esta integração permite que os pedidos digitados via FV

Web sejam disponibilizados no LOGIX independente do local onde o pedido for

digitado.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 18 Clicar em consultar e irão aparecer os clientes correspondentes aquela busca, selecionar o cliente clicando em cima do nome dele.

Após selecionar o cliente ir para o link pedidos e incluir pedidos, em seguida aparecerá uma tela com os dados do cliente conforme imagem abaixo.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 19 quando houver. E no campo digitar texto do pedido devem ser colocadas observações que não constem para digitação, por exemplo, autorização de descontos fora da política. Para representantes que atendem também linha gráfica, na tela inicial do pedido, selecionar a lista de preço que será utilizada.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 21 Para alterar quantidade ou desconto, basta clicar em cima do item efetuar as alterações e depois excluir o item duplicado clicando na lixeira. Após a digitação de todos os itens do pedido clicar em finalizar.

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2.7.1.1 – Importação de itens Excel

É também possível realizar a importação dos itens, quantidades e preço dos pedidos.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 24 Ao clicar nessa opção, abrirá uma opção para importação de arquivo em excel que deverá conter código do item , quantidade do produto e o preço de venda conforme planilha anexa, basta selecionar o arquivo salvo no computador e efetuar a importação, qualquer problema com a importação de algum item será informada

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2.7.1.2 – Transportadoras

Para selecionar a transportadora o campo TIPO DE FRETE deve ser alterado conforme as 3 opções:

CIF/PAGO – Nessa opção o frete será pago pela Bignardi, não será possível informar a transportadora.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 26 Nessa tela aparecem as opções para a busca da transportadora: CNPJ e Transportadora. Assim, como feito com a seleção dos clientes, deve se colocar o nome entre *asteriscos* para realizar a busca. Quando a transportadora tiver mais de um nome para busca colocar asterisco ao final de cada palavra, por exemplo: *transportadora*paulo*.

Clicar em consultar e irão aparecer as transportadoras correspondentes aquela busca, selecionar a transportadora clicando em cima do nome. (fig. abaixo). Caso apareçam mais de uma transportadora com a mesma razão social efetuar confirmação pelo número de telefone.

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2.7.1.3 – Tipo de pedido

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2.7.2 – Impressão de Pedidos

Ver procedimento em Consultar pedidos no ERP (item 2.7.4)

Conforme novo procedimento só será possível imprimir, logo após a digitação, pedidos que estejam de acordo com a política comercial e frete FOB. Portanto pedidos bloqueados só serão impressos após liberação da gerência comercial.

2.7.3 Pedidos em Digitação

Este módulo permite acessar aos pedidos digitados que ainda não foram finalizados.

Ao acessar o link na descrição do Pedido será visualizada a tela de alteração.

Para cancelar uma ou mais Pedidos em digitação, basta selecionar as caixas ao lado do número dos pedidos desejados e clicar no botão Cancelar.

2.7.4 Consultar Pedidos no ERP

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 29 Na tela de resultados da consulta, temos os filtros de pesquisas: clientes e pedidos.

À direita da descrição do pedido há alguns ícones, conforme descrição abaixo:

 Imprimir o pedido: exibe uma tela com os dados do cliente, informações gerais do pedido e endereço de entrega para impressão;  Nota Fiscal: exibe relação de Notas Fiscais emitidas;

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 30  Copiar Pedido: exibe a tela de Pedidos digitados que não

foram finalizados, permitindo a cópia dos mesmos;

 Imprimir Fatura Pró-Forma: exibe uma tela com os dados da Fatura formatados para impressão;

 Enviar Fatura Pró-Forma por E-mail: permite o envio por e-mail de uma via da Fatura Pró-Forma.

Caso se faça necessário visualizar informações detalhadas do pedido, como, local de entrega, nota fiscal e título, clique no número do pedido.

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2.7.5 Consulta Pedidos Aguardando Liberação (PEDIDOS EM ANÁLISE)

O módulo de Pedidos Aguardando Liberação tem por finalidade :

 Consultar os pedidos ainda em fase de aprovação no Força de Vendas e não inseridos no Logix;

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 32 Quando os pedidos ficarem parados por análise gerencial, será enviado para o email (cadastrado) a informação abaixo:

Assunto: [BigNardi] Informativo do pedido - 30925 (nº do seu pedido em análise)

Mensagem: Pedido n° 30925 em analise pelo Depto. Comercial, verificar observação no pedido e entrar em contato.

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2.7.6 – Consultar pedidos em Batch (crédito)

PEDIDOS – CONSULTAR PEDIDOS EM ERP – SELECIONAR BATCH

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2.7.7 – Reativação de Pedidos Rejeitados

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 35 Selecionar a opção de STATUS R e o período escolhido.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 36 Ao clicar em reativar, o pedido abrirá automaticamente para correção, só será possível alterações nos itens (preço, quantidade e desconto).

2.7.7 Relatórios

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2.7.7.1 Relatório Clientes de Repres.

Nessa função é possível gerar um relatório com todas as informações dos clientes ATIVOS cadastrados em sua carteira de

representantes, inclusive o email para recebimento de Nota Fiscal. Qualquer alteração necessária no cadastro enviar o email para Suelyen Santos

(coml.atendimento@bignardi.com.br), com a ficha cadastral preenchida para alteração.

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2.7.7.2 Relatório de Produtos

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 39 Para gerar relatório de um cliente específico, o primeiro passo é selecionar o cliente no topo, selecionar o período que deseja extrair o relatório e se deseja a informação ordenada por valor ou quantidade e clicar em consultar.

Para gerar o relatório de todos os produtos vendidos no período selecionar a opção todos no campo Cliente.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 40 Nesse arquivo as informações de produto, quantidade e valor

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2.7.7.3 – Relatório por Produtos e Cliente

Nesse relatório é possível gerar por cliente ou por total do representante os itens vendidos, quantidades e valor (pedido ou faturamento), por período, quantidade cancelada e faturada e o que ficou pendente.

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2.7.7.4 – Relatório Títulos

Esse relatório permite controlar a situação dos títulos dos clientes de sua carteira. É possível gerar o relatório de títulos à vencer, vencidos ou pago dentro de um período determinado, de um único cliente ou de todos os clientes da carteira.

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2.8 – Proposta

Este novo módulo será uma réplica do módulo de pedidos, já existente no sistema, utilizando a mesma tabela para armazenar as informações, será criada uma nova aba denominada PROPOSTAS, assim podemos diferenciar os dois módulos (Pedidos e Proposta).

Figura 1 - Módulo de Proposta

Figura 2 - Capa da Proposta

Esse módulo permite a emissão da proposta e realizar as alterações solicitadas pelo cliente antes do envio para fábrica, inclusive da condição de pagamento.

Quando for feita alguma alteração, como no caso abaixo, será exibida uma tela de confirmação.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 44 Caso o usuário continue com a modificação da condição de pagamento, o sistema irá

recalcular todos os itens (caso existam) do pedido para os novos preços baseados na nova condição de Pagamento. Caso exista item que não tenha preço para a nova condição de pagamento, o mesmo será excluído. Assim que concluído será exibido ao usuário um detalhamento das

modificações nos itens.

Segue abaixo exemplo da página de inclusão dos itens na proposta:

Figura 4 - Cadastro de Itens na Proposta

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 45 Após a APROVAÇÃO do cliente e for feita a finalização da proposta:

Serão realizadas as mesmas validações existentes atualmente, na análise de pedidos após sua finalização.

Caso a proposta seja aprovada gerência comercial, está será automaticamente transformada em um pedido finalizado.

Caso contrário, a proposta retornará para digitação para que sejam feitas as alterações necessárias.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 46 Figura 5 - Tela de Bloqueio de Proposta

Ao finalizar a digitação terão duas opções finalizar pedido, para que a proposta automaticamente vire pedido no ERP (logix) ou finalizar proposta para análise comercial.

2.8.1 - Análise e Liberação de Proposta

No módulo de análise e liberação de propostas o usuário poderá consultar o Status da proposta.

Caso a proposta seja aprovada esta passará a ser um pedido finalizado dentro do força de vendas, ou seja, ele será gravado na tabela do ERP.

Caso a proposta seja rejeitada esta ficará em digitação aguardando modificação, para assim então ser feita novamente todas as validações. Nesta ação será enviado um e-mail para o representante informando a rejeição.

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Força de Vendas Web – Manual do Representante de Vendas - Versão 7.0 Página 47 Nas linhas referente as propostas que resultaram da consulta, será exibido as seguintes informações e funcionalidades para cada linha:

Dentro do módulo de proposta, estas assumirão quatro situações (Status) para consulta: Proposta em digitação: Quando a proposta foi iniciada e ainda não foi concluída. Proposta Finalizada: Quando a proposta se torna um pedido em digitação. Proposta Rejeitada: Quando Cancelado a proposta.

Proposta Aprovada : Quando o Pedido é gerado.

Para consulta uma proposta aprovada que gerou um pedido, deverá acessar o módulo de Pedidos/Pedidos em ERP.

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2.9 – Dúvidas Frequentes

1) A transportadora solicitada pelo cliente não está cadastrada. Como devo proceder?

Enviar um email com nome e telefone da transportadora para coml.atendimento@bignardi.com.br , solicitando o cadastramento da

transportadora no sistema. O sistema de Força de Vendas Lecom é on line, após confirmação do cadastro a transportadora já estará disponível para digitação no pedido. Em nenhuma hipótese pode colocar transportadora na observação do pedido. Pedidos que chegarem dessa forma serão rejeitados e terão que ser redigitados.

2) A condição de pagamento que preciso não está aparecendo, devo colocar na observação?

Não. Assim como na transportadora solicitar o cadastramento da condição de pagamento via e-mail para franscine.martins@bignardi.com.br ou skype: franscine-jandaia, para que a condição de pagamento seja liberada e assim que for confirmado o cadastro, a condição já irá aparecer no sistema para digitação do pedido. Em nenhuma hipótese pode colocar condição de pagamento na observação, pedidos que chegarem com a condição de pagamento diferente da condição do cabeçalho também será rejeitado.

3) Os preços do pedido são de uma condição de pagamento, mas foi liberada pela gerência outra condição de pagamento. Como fazer?