Instruções de Trabalho
Sistema SAP
Rotina Cadastro Simplificado de clientes
Processo Cadastro, Expansão, Vinculação e Validação.
Funções Extrato de clientes - ZFI022
Cadastrar Clientes - ZSD071 - ZVLA (ZREC e ZCOB)
Modificar Administração do crédito do cliente: 1ª tela - FD32 Cliente modificar: 1ª tela – XD02
Expande/Modifica Clientes - ZSD067 Validação – XD02
1. Descrição do Processo:
Esse processo é feito para cadastrar no sistema, as informações mínimas necessárias de um cliente para se efetuar uma venda.
Atualmente o cadastro é feito pelos Vendedores das Lojas (cadastro de clientes da loja) e pela equipe do departamento de crédito (cadastro de clientes dos demais canais de vendas);
O cadastro deve ser feito com informações confiáveis, pois é à base de todas as informações do cliente, que serão usadas para todas as operações na empresa (Comercial, Faturamento, Fiscal, Crédito, Financeiro, Logística, etc.). Ele dever ser bem criterioso, não havendo nenhum erro nem divergência nos dados para não comprometer o faturamento. Todo cliente independente de ter ou não inscrição estadual poderá ter seu cadastro realizado, podendo apenas sofrer variações de preço pois não se trata de produtor rural.
Os vendedores externos, telemarketing e Vendas corporativas tem que encaminhar o e-mail ao departamento de crédito com o print da tela do Sintegra para que seja realizado o cadastro.
2. Fluxograma macro do Processo:
1º passo: Confirmar se o cliente já possui cadastro na transação ZFI022 realizar a busca pelo Documento CPF/CNPJ (somente a raiz). Após a confirmação, de que o cliente não possui cadastro, prosseguir.
Autorizada Nota Fiscal?
Cadastro Cliente
Ordem de Venda
Faturamento Nota Impressa
2º Passo: Verificar se possui Inscrição Estadual. Acessar o site do Sintegra: http://www.sintegra.gov.br/
Na tela do Sintegra você deve escolher o estado correspondente à inscrição do cliente. Ao clicar no Estado o Sintegra podera fazer a busca pelas seguintes informações: CPF, CNPJ ou I.E (Inscrição Estadual).
Após a inclusão do documento a ser consultado clicar em consultar, e ele retornara com os dados cadastrados do cliente (se ele possuir inscrição).
Confirmar os dados do cliente, atividade e se a inscrição está habilitada. Se a inscrição do cliente estiver suspensa ou baixada o mesmo não poderá ser cadastrado.
Habilitado Cliente está ativo como produtor rural.
3ª Passo: Acessar transação ZSD071 (Cadastro de Clientes Simplificado) usado para fábricas, as lojas utilizam o ZVLA opção “cadastro Cliente”, os campos e os critérios para efetuar o cadastros são os mesmos porem as telas são diferentes (a tela do ZVLA será mencionada no curso aplicado pelo suporte/lojas).
Tela ZVLA
Tela da ZSD071
o Após acessar a transação é necessário informar o documento a ser cadastrado no Grupo de Contas:
ZCOB para cadastro do endereço urbano (se houver necessidade), ZREC para cadastro do endereço de faturamento (conforme Sintegra), e o tipo (Física/Jurídica).
Nota: Um cliente pode ter vários endereços de faturamento (inscrições) cadastrados (ZREC), de cobrança só será necessário um (ZCOB).
o Preencher o documento a ser cadastrado e o nome conforme cadastro do Sintegra/Receita Federal.
o Inserir o CEP e apertar o Enter para que ele carregue as informações da região e o local, que deverão estar correspondentes ao cadastro do Sintegra ou comprovante de endereço no caso de cadastro de endereço urbano.
1º Confirmar se possui cadastro.
Sempre procurar pelo documento CPF/CNPJ lembrando que no CNPJ usar somente a raiz.
2º Cadastrar cliente
o Os demais dados devem ser preenchidos manualmente conforme cadastro no Sintegra ou comprovante de endereço.
Cadastrando o ZCOB, seguir orientações:
I.E Não preencher
CEP Obrigatório (caso não informado nf-e será rejeitada) N° Obrigatório (caso não informado nf-e será rejeitada) Bairro Obrigatório (caso não informado nf-e será rejeitada) E-Mail Obrigatório (caso não informado nf-e será rejeitada)
Caso cliente não possuir e-mail utilizar [email protected].
Ponto de atenção!
A validação tanto do CPF quando do CNPJ deve ser realizada com muito critério, pois ela ira definir o valor do produto para o cliente.
Se tiver dúvida no momento da validação, entrar em contato com o departamento fiscal ou crédito antes de finalizar.
Grupo de Clientes Não preencher Setor Industrial Não preencher Região de Vendas Obrigatório
Centro Fornecedor Preencher com o local em que o produto será retirado
Confirmar todos os dados e clicar no canto superior “Executar”ou (F8), aparecerá a mensagem abaixo:
Após a confirmação será fornecido o código Zcob do Cliente (não esquecer de anotar o código fornecido pelo SAP).
183528 Código zcob do cliente.
Após anotar o código fornecido cliclar no confirma, que ele voltará para a tela com os dados já preenchidos. Para cadastrar o Zrec é necessário marcar o grupo de contas para “cliente Zrec” seguindo as orientações abaixo...
Cadastrando o ZREC: As informações usadas no cadastro do ZREC (Endereço, CEP, Inscrição e segmento do cliente) devem ser iguais aos dados da I.E. ou Receita Federal.
Inscrição Estadual Informar a inscrição estadual “HABILITADA” conforme Sintegra.
Endereço Cadastrar o endereço conforme Sintegra/Receita Federal.
Vínculo com Parceiro Informar código do cliente Zcob gerado anteriormente.
Grupo de clientes Marcar a denominação conforme a atividade do cliente.
Setor Industrial
Utilizar somente:
003 – Agrícola com IE (CPF/CNPJ) 004 – Não Agrícola (CPF/CNPJ) 007 – Agrícola sem IE (CPF/CNPJ)
Ponto de atenção!
A validação tanto do CPF quando do CNPJ deve ser realizada com muito critério, pois ela ira definir o valor do produto para o cliente.
Se tiver dúvida no momento da validação, entrar em contato com o departamento fiscal ou crédito antes de finalizar.
Contribuinte de ICMS
Utilizar somente:
1 – Agrícola com inscrição 9 – Sem inscrição
Centro Fornecedor Informar o local que o produto será retirado.
Após a validação e confirmação dos dados, clicar no canto superior Executar ou (F8), aparecerá à mensagem abaixo:
Código do cliente ZREC cadastrado, não esquecer de anotar o código.
4ª Passo: Vincular
Após a realização do cadastro será necessário vincular os códigos para criar uma conta de crédito. Para vincular os códigos acessar transação FD32. Esta transação não é liberada para os vendedores de loja, desta forma após cadastrar códigos de clientes que já possuem outras inscrições cadastradas, ou até mesmo de clientes novos, o vendedor deve solicitar via e-mail ao departamento de crédito para realizar a vinculação.
Ao acessar a transação informar no campo “Cliente” o código do Zrec criado, “Área do controle créd.”
Sempre será ACRA, marcar o Campo “Status” e apertar (F6), irá aparecer à mensagem “a modificação da conta de crédito requer construção dos dados” apenas confirme e informe o código do Zcob na “Conta de crédito” e confirme a operação. Pronto os códigos já estão vinculados!
Acompanhar o passo a passo abaixo.
Clicar F6
5º Passo: Pagador divergente
Para vincular o pagador divergente será necessário acessar a transação XD02 informar o código do Zrec e empresa 1000. Ao abrir a tela ir à aba pagamentos e informar o código do Zcob no campo “Pagador Divergente” e 01 em “Chave Instruções”. Salvar e pronto. Este procedimento deve ser realizado em todos os cadastros a vista ou a prazo, para que ao criar a Ordem de venda apareça automaticamente o endereço urbano do cliente (caso esteja cadastrado). Vendedores de loja deverão solicitar esta inclusão ao departamento de crédito.
Acompanhar o passo a passo abaixo...
6º Passo: Expansão
Para Expandir Cliente acessar a transação: ZSD067
A expansão de clientes é feita pelo departamento de crédito e vendedores de loja, de acordo com o encarteiramento que é seguido na empresa, o vendedor, o analista ou o auxiliar tem de ser bastante criterioso em relação a essa expansão de clientes, devido à carteira de cada canal. Conforme informado abaixo.
Organização de vendas
Informar em qual local o produto será retirado.
Canal Distribuição
Informar o canal que irá atendê-lo.
Setor de atividade
Qual o setor que o cliente atua.
Grupo de Cliente
Qual o grupo se enquadra sua atividade.
Após inserir e confirmar as informações “executar”ou cliclar F8.
Abaixo mensagem confirmando a expansão do cliente.
7º Passo: Validação
A validação de Pessoa Jurídica é restrita ao departamento de crédito. É utilizada a transação XD02 devidamente preenchida. As consultas para efetuá-la são bem criteriosas como na pessoa física tendo em vista que o valor do produto final para o cliente dependerá da validação correta. Os vendedores de loja devem encaminhar via e-mail ao departamento de crédito, o código do Zrec cadastrado solicitando a validação e vinculação.
Após efetuar o cadastro de um cliente, somente o departamento de crédito consegue alterar dados, desta forma os vendedores devem direcionar o e-mail sempre que houver a necessidade de alterar qualquer dado necessário para manter a base de informações do cliente atualizada.
O cadastro e a validação devem ser efetuados de forma correta e com muita atenção para evitar travas nas NFs no faturamento. Outro fator muito importante é sempre consultar se a inscrição do cliente ainda está habilitada antes de criar ordens de vendas.
Data Elaboração 30/01/2017 Data Última Revisão 12/03/2018
Responsável Fabiana
Área Crédito
