e-ARQ, SIGAD’s e
Repositórios
Requisitos para um sistema de Gestão
Arquivística de Documentos:
a confiabilidade e a autenticidade como
garantia para a tomada de decisões, de
fonte de prova, de direitos e de testemunho
de uma ação.
eDOC Porto Alegre,
01 e 02 de Outubro de 2013
Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM
Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - GED/A e Patrimônio Documental
Membro da CTDE/CONARQ
Estrutura
● O Documento Arquivístico como fonte de prova;
● Características
Diplomáticas
do
Documento
Arquivístico;
● o e-ARQ Brasil;
● Confiabilidade;
● Autenticidade;
● o GED e o SIGAD;
● Preservação Digital;
● Repositórios Arquivísticos Digitais/OAIS;
● Conclusões;
O documento arquivístico digital na
Arquivologia contemporânea
● O que é?
○ Dado, Informação e Documento;
○ Documento Eletrônico/Digital;
○ Documento Arquivístico;
○ Autenticidade e Confiabilidade;
○ e-ARQ;
○ GED e SIGAD;
○ Preservação Digital;
○ Repositórios.
Glossário da CTDE (2009):
● Dado: representação de todo e qualquer elemento de
conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada,
processada e interpretada de forma manual ou
automática;
● Informação: modifica estruturas, elemento referencial,
noção, ideia ou mensagem contidos num documento
(Mcgarry, Preston);
● Documento: informação (fixada) + suporte, de forma
indivisível (Duranti, Preston, Heredia, Bellotto, Camargo,
DBTA, etc);
O documento arquivístico digital na
Arquivologia contemporânea
O documento arquivístico digital na
Arquivologia contemporânea
Glossário da CTDE (2009):
● Documento
eletrônico:
informação
registrada,
codificada em forma analógica ou em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de um equipamento
eletrônico;
● Documento
arquivístico:
documento
produzido
(elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prática, como instrumento ou resultado da tal atividade,
e retido para ação ou referência;
● Documento arquivístico digital: documento digital
reconhecido e tratado como um documento arquivístico
(forma fixa e conteúdo estável).
● Documento digital não é virtual: está fixado em um
suporte (disco rígido, e mídias móveis).
● Conteúdo e suporte são entidades separadas: o
documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd);
● O documento digital é um objeto físico (suporte),
lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo).
● Degradação física do suporte e rápida obsolescência
da tecnologia digital: hardware, software e formatos.
● Dificuldade em garantir a autenticidade dos
documentos digitais: perda, adulteração e corrupção.
Um documento arquivístico digital é um documento oficial.
Especificidades do documento
arquivístico digital
●
Projeto InterPARES identifica as características de um
documento arquivístico digital:
○
Forma documental fixa: apresentação da mesma
forma que tinha quando o documento foi armazenado;
○
Conteúdo estável: o documento tem que permanecer
completo e inalterado;
○
Organicidade: vínculo arquivístico com outros
documentos;
○
Contexto identificável: produtor, autor, destinatário,
data;
○
Participa ou apóia a ação;
○
No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor,
redator e destinatário;
Especificidades do documento
arquivístico digital
●Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e
compreensíveis.
Como fazer?
●Gestão Arquivística de Documentos:
●política e procedimentos de gestão de documentos conforme
legislação e resoluções do Conarq;
●Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos
digitais desde a produção até a sua destinação final.
●Preservação digital:
●estratégias de preservação de longo prazo (migração,
preservação da tecnologia, emulação).
O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo
prazo, contados a partir da data de produção dos documentos digitais,
devido ao ciclo de obsolescência tecnológica.
Sete
elementos
básicos
constituintes
do
documento
arquivístico
(Duranti):
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de
Documentos, elaborado
pela Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos
do Conselho Nacional de
Arquivos.
Quem fez o e-ARQ Brasil
Conselho Nacional de Arquivos
Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional - MJ: definir
a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial
aos documentos de arquivo.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas
e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de
documentos eletrônicos.
● Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq.
Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos
O que é?
●Condições
a
serem
cumpridas
pela
organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão
arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo.
● Especifica todas as atividades e operações técnicas da
gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção,
tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
● O e-ARQ está em conformidade com a legislação brasileira e
alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq
da UE e o padrão DoD dos EUA
e-ARQ Brasil
Objetivo:
● orientar a implantação da gestão arquivística
de documentos;
● fornecer especificações técnicas e funcionais,
além de metadados, para orientar a aquisição
e/ou a especificação e desenvolvimento de
sistemas eletrônicos de gestão arquivística de
documentos.
* pode ser utilizado para desenvolver um
sistema ou para avaliar um já existente.
e-ARQ Brasil
e-ARQ
Especifica os requisitos para um Sistema
Informatizado
de
Gestão
Arquivística
de
Documentos
(SIGAD)
.
SIGAD
Sistema
desenvolvido
para
realizar
as
operações técnicas da gestão arquivística de
documentos.
Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos – SIGAD
O que é?
● É um sistema desenvolvido para produzir, receber,
armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo
digitais.
● Pode compreender um software particular, um
determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente
da implementação de procedimentos e políticas de
gestão dedocumentos.
O que um SIGAD faz
● trata o documento arquivístico como uma unidade
complexa;
● gestão dos documentos a partir do plano de
classificação para manter a relação orgânica entre os
documentos;
●
registro
de
metadados
associados
aos
documentos para descrever o contextos de produção
dos documentos;
● armazenamento e gestão seguros para garantir a
autenticidade dos documentos e a transparência das
ações do órgão ou entidade;
O que um SIGAD faz
● trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos
documentos arquivísticos e a sua destinação
(eliminação ou guarda permanente), de acordo com a
legislação em vigor;
● exportação dos documentos para transferência e
recolhimento;
● inclui procedimentos para a preservação de longo
prazo dos documentos arquivísticos.
O que o e-ARQ e o SIGAD não são
●e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos
para desenvolver ou adquirir um software.
●e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a
todos os tipos de documentos (atividades-meio e fim) e de
quaisquer
organizações
(universidades,
centros
de
pesquisa, indústria, ministérios).
●SIGAD não é um produto; é uma denominação para um
sistema que faz todas as operações da gestão arquivística
de documentos.
●SIGAD gerencia simultaneamente os documentos
digitais (captura, armazenamento e acesso) e os
documentos convencionais (referências como número,
título, data etc);
Aspectos importantes
●Identificação dos documentos arquivísticos digitais
dentre as informações e os documentos produzidos,
recebidos ou armazenados em meio digital;
●Implantação de um programa de gestão arquivística
de documentos único para os convencionais e os
digitais;
●Participação dos profissionais da administração, de
arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação
e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão
de documentos;
Conceitos:
●Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico
sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser
dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e
ter seus procedimentos de criação bem controlados. Está
relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do
seu conteúdo.
●Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz
ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e
que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de
custódia e preservação.
O documento arquivístico serve como testemunho da ação
que o gerou, por isso ele precisa ser confiável e autêntico.
Procedimentos de gestão:
●Captura (registro, classificação, indexação, restrição
de acesso e arquivamento): declarar como um
documento arquivístico;
●Avaliação e destinação;
●Pesquisa, localização e apresentação;
●Segurança;
●Armazenamento; e
●Preservação.
Instrumentos de gestão:
●
Plano de classificação e código (núcleo do
e-ARQ);
●
Tabela de temporalidade e destinação - TTD;
●
Manual de gestão arquivística de documentos;
●
Esquema de classificação de acesso e
segurança;
●
Glossário / vocabulário controlado / tesauro.
●Exemplos
Código e Tabela
1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação
do órgão ou entidade.
4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o
prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido.
Segurança: acesso
6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e
autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema.
Preservação
8.2.7 Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente ou
previsível a obsolescência tecnológica.
Interoperabilidade:
12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs.
● Especificação de metadados
e-ARQ Brasil - Parte II
● Tramitação e fluxo de trabalho
● Captura
● Planejamento e Implantação
do Programa de Gestão
● Avaliação e destinação
● Pesquisa, localização e
apresentação dos documentos
● Segurança
● Armazenamento
● Preservação
● Funções administrativas e
Conformidade com a
legislação e regulamentações
e-ARQ Brasil
● Usabilidade
● Interoperabilidade e
Disponibilidade
● Desempenho e escalabilidade
● Metadados: Documento
● Metadados: Evento de gestão
● Metadados: Classe
● Metadados: Agente
● Metadados: Componente digital
● Metadados: Evento de
●aperfeiçoamento,
padronização
e
controle
dos
procedimentos
de
criação,
recebimento,
acesso,
armazenamento e destinação dos documentos;
●avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso;
instrumento para desenvolvimento ou aquisição de
softwares;
●facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
●Integração entre as áreas de tecnologia da informação,
arquivo e administração;
●economia e eficácia dos processos e documentos que
são conservados somente pelo tempo necessário;
transparência das ações; evidência em caso de litígio.
e-ARQ Brasil
Benefícios
●Acompanhamento ou revisão;
●Difusão;
●Certificação dos softwares de gestão arquivística
de documentos de acordo com o e-ARQ
●Construção do modelo de certificação
●Definição de uma instituição certificadora
e-ARQ Brasil
Perspectivas
Políticas atuais:
● O Software Livre;
● Certificações;
● Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis;
● A Gestão de Documentos na Nuvem - Cloud
Sistemas em pesquisa atualmente pelo Grupo
CNPq - UFSM GED/A para Requisitos e-ARQ:
● Nuxeo DM
● KnowledgeTree
● Agorum Core
● Alfresco
● Archivista Box
● Maarch
● Owl Intranet
A preservação digital consiste na capacidade de
garantir que a informação digital permaneça acessível
e com qualidades de autenticidade suficientes para
que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma
plataforma tecnológica diferente da utilizada no
momento da sua criação. (FERREIRA, 2006, p. 20).
Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas
para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade
dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos
documentos digitais pelo tempo que for necessário.
OAIS
O modelo de referência Open Archival
Information System – OAIS – é um esquema
conceitual que disciplina e orienta um
sistema de arquivo dedicado à preservação
e manutenção do acesso a informações
digitais por longo prazo.
ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI – SISTEMA
ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO).
OAIS - Pacotes
SIP – Pacote de Submissão de Informação
Entregue pelo Produtor a um OAIS para construção
de um ou mais AIP.
AIP – Pacote de Arquivamento de Informação
Pacote
de
informação
que
será
objeto
de
preservação.
DIP – Pacote de Disseminação de Informação
Pacote de Informação derivado de um ou mais AIP,
recebido pelo Consumidor em resposta a uma
requisição dirigida ao OAIS.
Repositório arquivístico digital
Um repositório digital de documentos arquivísticos é
um repositório digital que armazena e gerencia esses
documentos, seja nas fases corrente e intermediária,
seja na fase permanente. Como tal, esse repositório
deve:
● gerenciar os documentos e metadados de acordo com
as práticas e normas da Arquivologia, especificamente
relacionadas
à
gestão
documental,
descrição
arquivística multinível e preservação;
● resguardar
as
características
do
documento
arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e
integridade) e a relação orgânica entre os documentos.
Repositório Digital Confiável
Uma forma de atestar a confiabilidade de um
repositório digital junto à comunidade-alvo se dá por
meio da sua certificação por terceiros. Para esse fim, o
RLG/OCLC em parceria com o National Archives and
Records Administration – NARA publicou em 2007, o
documento Trustworthy Repository Audit & Certification:
Criteria and Checklist critérios e um checklist a serem
tomados como referência para a certificação de
repositórios digitais confiáveis. Esse documento serviu
de base para a elaboração da norma ISO 16363: 2012,
que lista os critérios que um repositório digital confiável
deve atender.
ICA-AtoM é o acrônimo de
Access to Memory. O projeto de
software ICA-AtoM resulta de um
esforço de colaboração entre o ICA e
alguns parceiros e patrocinadores (a
UNESCO, a Escola de Arquivos de
Amsterdam, o Banco Mundial, a
Direção dos Arquivos da França, o
Projeto Alouette Canadá e o Centro
de Documentação dos Emirados
Árabes Unidos). Destaques: - Total
conformidade às normas do ICA; -
Apoio
para
outras
normas
relacionadas, incluindo EAD, EAC,
METS,
MODS,
Dublin
Core;
-
Aplicação
concebida
inteiramente
para ambiente web; - Interfaces
multilingues;
-
Catálogo
multi-institucional;
-
Interfaces
com
repositórios digitais. Requer Wamp
ou Lamp.
Sistema de preservação digital que visa
oferecer
um
ambiente
integrado
de
ferramentas free e Open Source para capacitar
o processamento de objetos digitais de acordo
com o modelo funcional ISO-OAIS (14721);
Archivematica (CIA)
●
Pacote de Informação de
Submissão (SIP)
[enviada pelo produtor da
informação ao arquivo].
●
Pacote de Informação de
Armazenamento (AIP)
[pacote de informação
armazenado pelo
arquivo].
●
Pacote de Informação de
Disseminação (DIP)
[pacote transferido para o
usuário em resposta a
uma solicitação].
Destaques (CIA)
SEPIADES
Software com código aberto, para
a descrição de fotografias e que
permite a inclusão de metadados;
possui funções de descrição multinível
(árvore hierárquica), armazenamento
de
registros
em
formato
XML
(eXtensible Markup Language); função
de exportação de acordo com o
recomendado pelo mapeamento no
relatório consultivo, implementação do
Open Archives Initiative Protocol for
Metadata Harvesting (OAI-PMH).
RODA -
Repositório de Objetos Digitais Autênticos
O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema complexo a DGARQ -
Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar documentos eletrônicos de forma controlada
assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização aos usuários.
Este projecto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade
do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e
sólidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores
tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizações que possuam
objectos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área.
O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos
técnicos produzidos no âmbito do projeto Interpares 2. A base do repositório RODA assenta na
plataforma FEDORA.
São utilizados vários esquemas de metainformação nomeadamente o EAD (Encoded Archival
Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata
Encoding and Transmission Standard), Z39.87.
SIGADs/Repositórios/Descrição
Repositórios Digitais: DSpace, Fedora,
Eprints e ARCHIVEMATICA (OAIS)
Descrição arquivística:
SepiaDES, ICA-AtoM, etc.
Instrumentos
de pesquisa:
Guías,
catálogos,
inventários,
etc.
SIGAD
Fases: Corrente e
Intermediária
http://www.arquivonacional.gov.br/
preservacaodigital@arquivonacional.gov.br
Como acessar a Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos
● Questões
do
Documento
Digital:
Organicidade, Forma Fixa, Conteúdo
Estável, Confiabilidade, Autenticidade;
● Requisitos e-ARQ;
● GED versus SIGAD;
● Preservação Digital;
● Repositórios Arquivísticos Digitais e OAIS;
● Auditabilidade e Certificação.
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