INSTITUTO CHICO MENDES DE CONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ADMINISTRAÇÃO E LOGÍSTICA UNIDADE AVANÇADA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DA III REGIÃO
ANEXO IV DO TERMO DE REFERÊNCIA
PROCEDIMENTOS E ROTINAS DE MANUTENÇÃO
PREDIAL EM NÍVEL NACIONAL
Imagem: Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios. Disponível em http://revistapegn.globo.com/Revista/Pegn/foto/0,,57779844,00.jpg. Acesso em 05 set. 2015
1. INTRODUÇÃO
a. Os serviços de conservação e manutenção correspondem às atividades de inspeção1, limpeza e reparos dos componentes e sistemas da edificação e serão executados em obediência a um Plano ou Programa de Manutenção, baseado em rotinas e procedimentos periodicamente aplicados nos componentes da edificação. Serão adotados os seguintes procedimentos e rotinas de serviços: b. Todos os componentes da edificação deverão ser periodicamente limpos, de
conformidade com as especificações e periodicidade estabelecidas no Plano de Manutenção.2
c. Os serviços de conservação em arquitetura normalmente restringem-se à substituição de elementos quebrados ou deteriorados. Esta substituição deve ser feita após a remoção do elemento falho e da reconstituição original, se assim for o caso, de sua base de apoio, adotando-se a metodologia descrita no Caderno de Especificações e Encargos. Conforme o caso, será necessária a substituição de toda uma área ao redor do elemento danificado, de modo que, na reconstituição do componente, não sejam notadas áreas diferenciadas, manchadas ou de aspecto diferente, bem como seja garantido o mesmo desempenho do conjunto3. d. Se a deterioração do elemento for derivada de causas ou defeitos de base,
deverá esta também ser substituída.
e. Outras causas decorrentes de sistemas danificados de áreas técnicas diversas, como hidráulica, elétrica e outras, deverão ser verificadas e sanadas antes da correção da arquitetura.
1
A inspeção predial está compreendida em uma contratação específica (art. 23 da Lei nº 8.666/93) e se constitui, basicamente, da realização do laudo prévio de inspeção da unidade para determinar o que precisa ser feito nos procedimentos eletivos. Esse procedimento é dispensado nos casos de atendimentos de urgência.
2
O Plano de Manutenção Periódica é definido pela contratada específica de Inspeção Predial e aprovado pelo ICMBio.
3
2. PROCEDIMENTOS DE REGISTROS DE INTERVENÇÕES
a. Para considerar apto a ser realizado o serviço, em caráter eletivo, a contratante4 deverá realizar, dentre outras, as seguintes atividades:
i. manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos, incluindo o contrato, Caderno de Encargos, orçamentos, cronogramas, correspondência e relatórios de serviços; ii. analisar e aprovar o plano de execução a ser apresentado pela
Contratada no início dos trabalhos;
iii. solucionar as dúvidas e questões pertinentes à prioridade ou sequência dos serviços em execução, bem como às interferências e interfaces dos trabalhos da Contratada com as atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pelo Contratante5;
iv. paralisar e/ou solicitar o refazimento de qualquer serviço que não seja executado em conformidade com plano ou programa de manutenção, norma técnica ou qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato;
v. solicitar a substituição de materiais e equipamentos que sejam considerados defeituosos, inadequados ou inaplicáveis aos serviços; vi. solicitar a realização de testes, exames, ensaios e quaisquer provas
necessárias ao controle de qualidade dos serviços objeto do contrato; vii. exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços,
aprovando os eventuais ajustes que ocorrerem durante o desenvolvimento dos trabalhos;
viii. aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados, verificar e atestar as respectivas medições, bem como conferir, vistar e encaminhar para pagamento as faturas emitidas pela Contratada; ix. verificar e aprovar os relatórios de execução dos serviços, elaborados
de conformidade com os requisitos estabelecidos no Caderno de Encargos;
x. verificar e aprovar eventuais acréscimos6 de serviços necessários ao perfeito atendimento do objeto do contrato· solicitar a substituição de qualquer funcionário da Contratada que embarace ou dificulte a ação da Fiscalização ou cuja presença no local dos serviços seja considerada prejudicial ao andamento dos trabalhos.
b. O Relatório de Serviços, em 3 (três) vias7, será destinada ao registro de fatos e comunicações pertinentes à execução dos serviços, como conclusão e aprovação de serviços, indicações sobre a necessidade de trabalho adicional, autorização para substituição de materiais e equipamentos, irregularidades e providências a serem tomadas pela Contratada e Fiscalização. Todo relatório
deverá estar acompanhado de registro fotográfico.
4 O registro deverá compilar pedidos feitos nas UAAFs, CR’s, Diretorias e demais Órgãos do ICMBio, sendo compilados em registrados em processo para cada Unidade do ICMBio, a fim de obter uma série histórica dos procedimentos realizados na referida unidade. Sua guarda deverá ser feita na unidade gestora do contrato.
5
Para tanto, deverá ser observado o fluxograma definido neste documento, sob pena de ilegalidade da intervenção, sem prejuízo da apuração de responsabilidade.
6 Ibidem. 7
Uma para a unidade beneficiada – que deverá mantê-la arquivada -, uma para a gestora do contrato – que deverá arquivá-la no processo, antes do pagamento da medição e outra para a contratada.
c. As reuniões realizadas no local dos serviços serão documentadas por Atas de Reunião, elaboradas pela Fiscalização8 e que conterão, no mínimo, os seguintes elementos: data, nome e assinatura dos participantes, assuntos tratados, decisões e responsáveis pelas providências a serem tomadas.
d. Somente poderão ser considerados para efeito de medição e pagamento dos serviços efetivamente executados pela Contratada e aprovados pela Fiscalização, respeitada a rigorosa correspondência com o plano ou programa de manutenção previamente aprovado pelo Contratante.
e. A medição de serviços será baseada em relatórios periódicos elaborados pela Contratada, registrando os elementos necessários à discriminação e determinação das quantidades dos serviços efetivamente executados.
f. A discriminação e quantificação dos serviços considerados na medição deverão respeitar rigorosamente as planilhas de orçamento anexas ao Contrato, inclusive critérios de medição e pagamento.
g. O Contratante deverá efetuar os pagamentos das faturas emitidas pela Contratada com base nas medições de serviços aprovadas pela Fiscalização, obedecidas as condições estabelecidas no contrato.
h. O Recebimento dos serviços executados pela Contratada será efetivado em duas etapas sucessivas:
i. na primeira etapa, após a conclusão dos serviços e solicitação oficial da Contratada, mediante uma inspeção realizada pela Fiscalização, será efetuado o Recebimento Provisório;
ii. nesta etapa, a Contratada deverá efetuar a entrega do relatório de execução dos serviços previstos no Caderno de Encargos e nas Rotinas de Manutenção previamente aprovadas pelo Contratante;
iii. após a inspeção, através de comunicação oficial da Fiscalização, serão indicadas as eventuais correções e complementações consideradas necessárias ao Recebimento Definitivo, bem como estabelecido o prazo para a execução dos ajustes;
iv. na segunda etapa, após a conclusão das correções e complementações e solicitação oficial da Contratada, mediante nova verificação realizada pela Fiscalização, será realizado o Recebimento Definitivo;
v. o Recebimento Definitivo somente será efetuado pelo Contratante após a comprovação pela Contratada de pagamento de todos os impostos, taxas e demais obrigações fiscais incidentes sobre o objeto do contrato.
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Seja pelo gestor do contrato ou pelos fiscais que o auxiliarão. Os procedimentos somente poderão ser executados se aprovados na forma do fluxograma presente neste documento.
3. DIRETRIZES DE MANUTENÇÃO
a. A área responsável pelas atividades de conservação/ manutenção deverá implementar um Sistema de Manutenção, de modo a preservar o desempenho, a segurança e a confiabilidade dos componentes e sistemas da edificação, prolongar a sua vida útil e reduzir os custos de manutenção9.
b. O Sistema de Manutenção (SM) será configurado pelos seguintes pontos essenciais: organização da área de manutenção, arquivo técnico da edificação, cadastro dos componentes e sistemas da edificação e programa ou plano de manutenção.
c. A organização da área de manutenção será compatível com o porte e complexidade da edificação, disponibilidade de pessoal próprio e diretrizes administrativas relativas à contratação de serviços de terceiros, envolvendo as funções de gestão do SM, suprimento, almoxarifado e oficina ou serviços de manutenção.
d. A função de gestão deverá responder pela implementação e articulação das demais funções do SM, manutenção do arquivo técnico e cadastro dos componentes e sistemas da edificação e elaboração do programa ou plano de manutenção.
e. O arquivo técnico da edificação será constituído por todos os documentos de projeto e construção, incluindo memoriais descritivos, memoriais de cálculo, desenhos, especificações técnicas. Será integrado ainda pelos catálogos, desenhos de fabricação e instruções de montagem, manuais de manutenção e de operação e termos de garantia fornecidos pelos fabricantes e fornecedores dos componentes e sistemas da edificação.
f. O cadastro da edificação deverá conter o registro de todos os componentes e sistemas abrangidos pelo programa de manutenção, incluindo identificação, descrição e localização, bem como as relações de documentos e de peças sobressalentes fornecidas pelos fabricantes e fornecedores.
g. O arquivo técnico e o cadastro dos componentes e sistemas da edificação serão mantidos permanentemente atualizados, refletindo fielmente todas as modificações e complementações realizadas ao longo da sua vida útil..
h. Cumprirá à função de gestão a definição, caracterização e quantificação dos materiais, componentes e serviços de manutenção a serem adquiridos ou contratados pela Administração. Registros históricos dos serviços de manutenção, facilidades de aquisição, disponibilidade de recursos e outras variáveis deverão orientar a fixação dos quantitativos e demais parâmetros de rotação do estoque necessário aos serviços de manutenção fundamentado nos procedimentos e rotinas de manutenção preventiva recomendados pelas PRÁTICAS de Projeto, Construção e Manutenção de Edifícios Públicos Federais e manuais de manutenção dos fabricantes e fornecedores dos componentes e sistemas da edificação, assim como na experiência adquirida pelo Contratante.
i. Todos os procedimentos e rotinas de manutenção preventiva utilizados deverão ser continuamente avaliados, ajustados e complementados pelo Contratante, de
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Tal implementação, conforme determinação em Auditoria da Controladoria Geral da União, será feito com a execução do contrato de Inspeção Predial.
modo a permanecerem sempre atualizados ao longo da evolução tecnológica e consistentes com as necessidades e experiência adquirida na gestão do Sistema de Manutenção.
4. LEGISLAÇÃO COMPLEMENTAR
a. A execução de Serviços de Conservação e Manutenção deverá atender também às seguintes Normas e Práticas Complementares:
i. Práticas de Projeto, Construção e Manutenção de Edifícios Públicos Federais;
ii. Normas da ABNT e do INMETRO;
iii. Normas Estrangeiras: Norma VDMA 24.186 - “Programme of Service for the Maintenance of Air Hardling and other Technical Equipament in Building”, de setembro de 1988;
iv. Códigos, Leis, Decretos, Portarias e Normas Federais, Estaduais e Municipais, inclusive normas de concessionárias de serviços públicos; v. Instruções e Resoluções dos Órgãos do Sistema CREA/CAU, inclusive
5. FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES
a. São definidos no processo, os seguintes atores:
i. Contratante: Unidade de Administração e Finanças do ICMBio na 3ª Região – Teresópolis/RJ - Órgão setorial ou seccional do SISG que contrata a execução de serviços e obras de construção, complementação, reforma ou ampliação de uma edificação ou conjunto de edificações;
ii. Contratada: Empresa ou profissional contratado para a execução de serviços de uma edificação ou conjunto de edificações;
iii. Unidade Demandante: Unidade do ICMBio, nos termos do Decreto nº 7.515, que irá receber a prestação dos serviços;
iv. Unidade Deliberativa: São os órgãos constantes nos termos do art. 3º, I, III b e IV, do Decreto nº 7.515, que aprovará a demanda de obras ou serviços de engenharia para a Unidade Demandante;
v. Unidade Catalogadora: A unidade definida no inciso II, do art. 3º, da Portaria ICMBio nº 267/2014, publicada no Boletim de Serviços de mesma data.
vi. Somente se dará atendimento dos serviços de engenharia se o cumprimento dos passos a seguir elencados for observado pelas unidades envolvidas:
vii. Em nenhuma hipótese poderão ser gastos recursos públicos ou privados em serviços de engenharia que não estejam registrados na Unidade Catalogadora.
b. A Unidade Demandante, observando as disposições do Plano de Manejo da unidade, quando for o caso, deverá encaminhar o pedido dos serviços de engenharia para a respectiva Coordenação Regional, solicitando a contratação dos serviços a serem executados. No caso dos Centros Especializados, a solicitação será feita à Diretoria de Biodiversidade e no caso das UAAFs, a solicitação será feita à DIPLAN. Para as Coordenações Regionais, a solicitação será feita para a Presidência.
c. Todas as unidades do ICMBio deverão digitalizar integralmente suas peças produzidas nos autos, devendo coincidir, rigorosamente, as páginas físicas e as páginas virtuais no sistema que estiver em vigor.
d. O processo, autuado pela Unidade Demandante, deverá, nessa fase, minimamente conter:
i. Estudo técnico preliminar, com avaliação do respectivo impacto ambiental e sua correlação com o Plano de Manejo da Unidade Descentralizada e, no caso de sua inexistência, a declaração de que o serviço está em conformidade com as disposições do parágrafo único do art. 28 da Lei nº 9.985, de 18 de julho de 2000.10
ii. desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global dos serviços e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza;
iii. subsídios para montagem do plano de ação, voltados para a finalidade institucional ou legal a que se destina o serviço e a motivação que criou a demanda;
iv. informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para o serviço;
e. A Coordenação Regional à qual se vincula a Unidade Demandante terá competência privativa para apreciar o pedido inicial do serviço11, observando:
i. finalidade institucional;
ii. adequação ao Plano de Manejo, se existente, ou o cumprimento das disposições do parágrafo único do art. 28 da Lei do SNUC.
iii. quando se tratar de serviço dentro de unidade de conservação, deverá ser explicitada a devida motivação para sua realização dentro do espaço protegido, bem assim a sua compatibilidade com a categoria da unidade de conservação em cujo interior se dará o serviço.
f. Das eventuais negativas de aprovação do pedido junto à Coordenação Regional, caberá, no prazo de 10 (dez) dias do recebimento dos autos, pedido de reconsideração pelo Chefe da Unidade Descentralizada, a fim de que o Coordenador Regional reveja sua decisão.
g. O Coordenador Regional deve decidir sobre a autorização do serviço no prazo máximo de 30 (trinta) dias, prorrogáveis sob justificativa e no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis para os pedidos de reconsideração, prorrogáveis.
h. Aprovada a demanda pelo Coordenador Regional, o processo deverá ser remetido à Unidade Contratante, definida no inciso II, do art. 3º, da Portaria ICMBio nº 267, de 24 de junho de 2014, que complementará as informações dadas pela Unidade Demandante, a fim expedir a respectiva Ordem de Serviços para a empresa contratada. A contratada, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados do recebimento dos originais da comunicação pela unidade demandante deverá encaminhar a Ordem de Serviços assinada pelos responsáveis da empresa, o orçamento detalhado em planilhas, o Caderno de Especificações e Encargos12 e as respectivas pranchas de arquitetura da área de intervenção, bem como providenciará a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica.
i. O prazo para o cumprimento da respectiva etapa, pela UAAF, será de, no máximo, 45 (quarenta e cinco) dias, prorrogáveis sob justificativa. No caso de a unidade demandante não possuir recursos para a realização dos serviços, tal fato deverá ser registrado nos autos e a demanda deverá ser arquivada; tendo antes, contudo, sido comunicada à unidade deliberadora e à unidade demandante os motivos do arquivamento.
j. Concluída a etapa de instrução pela UAAF e havendo disponibilidade orçamentária, A DIPLAN, procederá à reserva dos recursos, orçamentários ou extraorçamentários.
k. A Unidade Gestora dos Serviços deverá encaminhar, anualmente, o extrato dos serviços executados, arquivados e em execução, para prestação de contas ao Comitê Gestor, a fim de subsidiar o Presidente do ICMBio dos gastos realizados com a respectiva despesa.
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Quando se tratar de serviço eletivo. Para os serviços emergenciais, a unidade demandante deverá comunicar a feitura do procedimento para a CR de vinculação, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da solicitação dos serviços. O procedimento se aplica às demais unidades para as suas instâncias devidas.
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l. Não poderá ser realizado qualquer serviço sem que, antes da assinatura da Ordem de Serviços, a Unidade Demandante não indicar os fiscais previstos nos incisos II e III do art. 31 da IN/MPOG nº 02/2008, atualizada pela IN/MPOG 06/2013. A designação dos fiscais e do gestor da Ordem de Serviços deverá ser expedida pelo Chefe da UAAF e deverá acompanhar o o processo, sob pena de ilegalidade. É vedado o pagamento de qualquer despesa sem o
cumprimento de todas as etapas do fluxograma.
m. É vedada a alteração da Ordem de Serviços, salvo se houver aprovação do pedido pelo Coordenador Regional13, na forma prevista neste documento, previsão orçamentária e a respectiva catalogação na UAAF no processo da Unidade Demandante.
n. É privativa e intransferível a indicação dos recursos orçamentários e/ou extra orçamentários da contratação original e das alterações por parte da DIPLAN, através das Coordenações competentes, cuja vinculação de pagamento deverá ser feita no início de cada Ordem de Serviços, conforme o respectivo cronograma físico-financeiro.
o. Os casos omissos ou duvidosos serão resolvidos pela DIPLAN em primeira instância e pelo Presidente do ICMBio, em instância final.
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