GUIA DA GESTÃO DE OBRIGAÇÕES LEGAIS
RELACIONADAS À FOLHA DE PAGAMENTO
Introdução 03
Entendendo a estrutura da folha de pagamento 05
Contrato de Trabalho 08
O calendário oficial 11
CAGED 13
GPS 16
GFIP 20
GRRF 23
IRRF 25
Contribuição Sindical 27
RAIS 29
DIRF 31
Recibo de férias e pagamentos 34
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
Entre as muitas atividades desempenhadas por um setor de pessoal, ou um setor de recursos humanos, com certeza precisamos destacar a elaboração da folha de pagamento. Ela é crítica, pois envolve obrigações legais da empresa - as quais, se não forem cumpridas, irão acarretar severas punições.
Além disso, também envolve o direito mais básico do colaborador; se este não receber o salário corretamente e no prazo, terá de enfrentar dificuldades financeiras e familiares, e a relação entre empregador e funcionário será abalada.
Pensando nisso, a Metadados decidiu reunir neste eBook todas as informações mais importantes sobre gestão de obrigações legais relacionadas à folha de pagamento. Este livro servirá como um guia de referência, com explicações objetivas e simples sobre diversos tópicos.
Com as informações contidas aqui, esperamos que esta tarefa tão crítica se torne um pouco mais fácil de executar no dia a dia da sua empresa.
ENTENDENDO A ESTRUTURA
DA FOLHA DE PAGAMENTO
ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO
A folha de pagamento tem um longo histórico. Ela surgiu, no Brasil, no final do século XIX. Na época, o cap. Rodolpho Zambuja foi incumbido de criar uma folha de pagamento que organizasse a distribuição dos soldos, o salário dos militares. E esse documento acabou se provando tão útil que resistiu ao tempo e tornou-se de uso obrigatório (Lei nº 8.212/91, art. 32, inciso I), servindo como registro da quitação de débitos entre a empresa e o trabalhador (com ou sem vínculo empregatício).
Embora não haja um modelo único, oficial, para a folha de pagamento, ela deve discriminar o nome do trabalhador, seu cargo ou função, salário bruto, os vencimentos e descontos legais do período e o salário líquido. Entre os vencimentos e descontos, estão incluídos plano de saúde, plano odontológico, INSS, Imposto de Renda, Vale Transporte, Vale Refeição, Vale Alimentação, empréstimos em folha de pagamento, desconto de pensão alimentícia, comissões por vendas, 13º salário, férias e PLR.
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ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO
A elaboração da folha de pagamento pode ser realizada até mesmo em uma planilha. Porém, os cálculos envolvidos são complexos, e quanto mais manual for o processo, maiores as chances de erro.
Portanto, cada dia mais empresas aderem ao uso de sistemas que permitem realizar estes cálculos e elaborar a folha de pagamento automaticamente. Como estes sistemas são integrados a outros, é possível cruzar os dados salariais com outras informações sobre o trabalhador, como o controle do ponto, a administração dos benefícios ou empréstimos, a gestão de terceiros, entre outros.
A folha de pagamento traz os dados de todos os trabalhadores da empresa - é importante não confundi-la com o holerite ou recibo de pagamento, que são individuais. Então, ela é elaborada de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização. E, agrupada pela categoria dos segurados, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso ou contribuinte individual, conforme a forma de contribuição com a previdência social.
Precisamos, ainda, lembrar que a folha de pagamento é um documento utilizado para a contabilidade da empresa. Baseado nos dados constantes dela, os contadores podem fazer os cálculos necessários para a declaração anual do IRPJ, comprovando que as entradas e saídas de capital informadas estão corretas.
A empresa farmacêutica Kley Hertz encontrou na automação da folha de pagamento a qualificação dos processos que tanto procurava. Você também está precisando organizar seu RH? Assista ao vídeo e veja por onde começar.
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CONTRATO DE TRABALHO
O contrato de trabalho é um documento que estipula parâmetros para a relação entre empregador e empregado e cria a relação de emprego, gerando, desde o momento de sua celebração, direitos e obrigações para ambas as partes. Estes parâmetros podem ser bastante variados, envolvendo carga horária, normas de conduta, atribuições do cargo - contanto que nenhum deles esteja em desacordo ao que é determinado pelas leis trabalhistas.
Com relação à sua vigência, o contrato de trabalho pode ser:
§ Contrato por prazo indeterminado - o trabalhador é contratado para desempenhar suas atividades laborais na empresa, sem prazo ou condição determinada para o término do contrato de trabalho (CLT, art. 443).
CONTRATO DE TRABALHO
§ Contrato por prazo determinado – o término é estabelecido na sua celebração (CLT, art. 443). Somente será válido para atividades temporárias ou transitórias, com prazo máximo de duração de 2 anos. Exemplo:
Contrato de safra (Lei nº 5.889/1973, art. 14, parágrafo único).
§ Contrato de experiência - é a forma mais comum de contrato por prazo determinado. O principal objetivo é avaliar o empregado em relação à ocupação para a qual foi contratado e seu prazo máximo é de 90 dias (art. 445 da CLT).
§ Contrato de trabalho temporário - é aquele que, por intermédio de empresa de trabalho temporário, o trabalhador presta serviço para uma determinada empresa (tomadora dos serviços) e seu prazo de vigência é de 180 dias, podendo ser prorrogado uma única vez até 90 dias. Legislação: Lei nº 13429/2017.
De acordo com o Contrato de Trabalho são apuradas as rubricas de Folha de Pagamento, concernentes a valores que o empregado tem a receber e a descontar.
§ Contrato de trabalho intermitente - é aquele no qual a prestação se serviços, com subordinação, não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade,
determinados em horas, dias ou meses, independente do tipo de atividade do empregado e do empregador, exceto para aeronautas. (CLT, art. 443).
O CALENDÁRIO OFICIAL
O CALENDÁRIO OFICIAL
Como você já sabe, as datas para pagamento dos salários não são estipuladas pela empresa; existe um calendário oficial. A regra geral para mensalistas é que o pagamento deverá ser efetuado, o mais tardar, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido (CLT, art. 459. Caso essa data corresponda a um sábado, a empresa deverá efetuar o pagamento no sábado; se não houver expediente nesse dia, o pagamento deve ser adiantado para a sexta-feira (CLT, art. 465.
É importante ressaltar que atrasos na elaboração da folha de pagamento não justificam o adiamento do pagamento de salários; se isso acontecer, a empresa fica sujeita ao recebimento de multas.
Portanto, é essencial que o setor de pessoal ou RH esteja organizado para entregar a folha de pagamento ao setor financeiro e contábil com antecedência.
Assim, nós dizemos que a folha de pagamento precisa ser fechada no mês corrente, mesmo que o pagamento seja depositado no mês subsequente.
CAGED
CAGED
A sigla CAGED refere-se ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, instituído pela Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965. Como regra geral, deve ser enviado pelo empregador, mensalmente, até o dia 7 do mês subsequente, por ocorrência de admissão, transferência ou demissão de empregados.
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CAGED
Contudo, de acordo com a Portaria nº 768 de 29/05/2014, as informações relativas a admissões deverão ser prestadas:
§ Na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação.
§ Na data do registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ação fiscal conduzida por Auditor- Fiscal do Trabalho.
As informações são prestadas por meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido pelo Ministério do Trabalho.
Estes dados são utilizados para o desenvolvimento de estatísticas, estudos e projetos envolvendo o tema do mercado de trabalho. Eles são essenciais para as ações do Governo com foco em empregabilidade e desemprego. Também são dados importantes para o controle do Programa de Seguro-Desemprego.
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GPS
A sigla GPS refere-se à Guia da Previdência Social.
Trata-se de um documento de recolhimento das contribuições previdenciárias para contribuintes individuais, facultativos, empregados domésticos e segurados especiais.
As empresas têm um prazo até o dia 20 do mês seguinte, a que se referem as contribuições (ou até o dia útil imediatamente anterior) para realizar o pagamento da GPS . O recolhimento em atraso implica em atualização monetária e acréscimos legais.
Vale a pena lembrar que essa contribuição é feita parcialmente pela empresa e pelo próprio funcionário, através do desconto do INSS na folha de pagamento.
GPS
As empresas em geral contribuem com:
• 20% sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas, aos empregados, trabalhadores avulsos e aos contribuintes individuais;
• 15% sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços de cooperativas de trabalho.
• 1% (risco leve), 2% (risco médio) ou 3% (risco grave) incidentes sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos. Para o financiamento dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho (GILRAT).
• As alíquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% poderão ser reduzidas em até 50% ou aumentadas em até 100%, em razão do desempenho da empresa em relação à respectiva atividade econômica, aferido pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP).
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GPS
• As alíquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% são acrescidas de 12%, 9% e 6%, se a atividade exercida pelo segurado ensejar a concessão de aposentadoria especial após, respectivamente, 15, 20 ou 25 anos de contribuição. No caso de cooperativa de trabalho, os percentuais são de 9%, 7% ou 5
%, a cargo da empresa tomadora de serviços.
A alíquota do funcionário varia entre 8% e 11%, dependendo da faixa salarial. A própria empresa é responsável por fazer os cálculos, provisionar sua parte na contribuição e descontar a parte do funcionário.
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GFIP
A sigla GFIP compreende o conjunto de informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social. É o documento destinado ao recolhimento para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e informações à Previdência Social.
GFIP
Instituída pela Lei nº 9.528/1997 e regulamentada pelo Decreto nº 2.803/1998, seus principais objetivos são:
• Viabilizar o recolhimento de valores do FGTS.
• Prestar informações referentes às remunerações pagas aos trabalhadores e o vínculo empregatício.
A GFIP é gerada pelo aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), programa distribuído pela Caixa Econômica Federal.
Para o FGTS, a GFIP é composta pela Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e pelo arquivo gerado no SEFIP.
A guia deve ser paga até o dia sete do mês seguinte ao da competência. Caso não haja expediente bancário no dia sete, deve ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.
Para a Previdência Social, a GFIP é o conjunto de informações cadastrais da empresa e dos trabalhadores, a remuneração, a exposição a agentes nocivos, as movimentações do segurado, e de outros fatos geradores de interesse da Previdência Social e do INSS, que constam no arquivo e nos relatórios gerados após o fechamento do movimento no SEFIP.
GRRF
GRRF
A sigla GRRF refere-se à Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS, um documento obrigatório que a empresa deve utilizar para fazer o recolhimento de direitos trabalhistas devidos aos funcionários, em casos de dispensa sem justa causa ou ainda extinção de contrato, e das contribuições sociais, instituídas pela Lei Complementar nº. 110/2001, quando devidas.
Entre esses direitos trabalhistas, estão a multa rescisória, aviso prévio indenizado (conforme o caso e algum depósito do FGTS que ainda esteja pendente.
Quando a GRRF é gerada, ela faz o cálculo da multa rescisória com base no saldo do FGTS do trabalhador. Além disso, ela também é um meio automático de comunicar o desligamento daquele profissional.
O uso da GRRF é obrigatório e permite agilizar a individualização dos valores de recolhimento rescisório do FGTS na conta vinculada ao trabalhador.
IRRF
IRRF
A sigla IRRF refere-se ao Imposto de Renda Retido na Fonte. Quando calculado em folha de pagamento, o imposto incide principalmente sobre os rendimentos do trabalho assalariado pagos por pessoas físicas ou jurídicas e sobre os rendimentos do trabalho não assalariado pagos por pessoa jurídica.
O recolhimento do IRRF é de responsabilidade das fontes pagadoras. Logo, é obrigação da empresa recolher e apurar o imposto dos trabalhadores aos quais efetua pagamentos.
O IRRF apurado em Folha de Pagamento deve ser pago até o último dia útil do 2º decêndio do mês subsequente, ao mês de ocorrência do fato gerador, através do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
A Contribuição Sindical é um valor destinado aos sindicatos dos empregados e aos sindicatos patronais. No caso do sindicato dos empregados, a contribuição pode ser descontada da folha de pagamento de todos os funcionários uma vez ao ano, geralmente em março, e corresponde ao valor de um dia de trabalho.
Já no caso do sindicato patronal, pode ser paga em janeiro de cada ano e o valor da contribuição é calculado através do capital social da empresa, e cada sindicato possui uma tabela própria para este cálculo.
Muitos funcionários questionam se a contribuição sindical é obrigatória. Não, o recolhimento desta taxa, previsto no artigo 579 da CLT, é facultativo a partir da promulgação da Lei 13.467/2017. Caso o empregado desejar contribuir, é preciso fazer a opção por escrito dentro do mês de janeiro do ano.
Os sindicatos representam os funcionários nas negociações pelos aumentos salariais coletivos e outros benefícios adicionais, não impostos por lei aos empregadores. Logo, o objetivo da cobrança, caso efetuado, é o custeio das atividades sindicais e os valores destinados à “Conta Especial Emprego e Salário” integram os recursos do Fundo de Amparo ao Trabalhador.
RAIS
RAIS
A sigla RAIS refere-se à Relação Anual de Informações Sociais. É um documento de informações socioeconômicas entregue anualmente ao Ministério do Trabalho e Previdência Social, instituído pelo Decreto nº 76.900/1975, e tem por objetivo:
§ Suprir necessidades de controle da atividade trabalhista no País.
§ Prover dados para a elaboração de estatísticas do trabalho.
§ Disponibilizar informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.
O prazo de entrega é entre os meses de Janeiro e Março do ano subsequente. Atrasos na entrega deixam a sua empresa sujeita ao pagamento de multas.
Empresas que não possuem funcionários com o perfil correto para serem enquadrados na RAIS devem entregar uma declaração chamada de “RAIS Negativa”. Através destes relatórios, o Governo faz os cálculos necessários para o pagamento de PIS e PASEP aos brasileiros.
DIRF
DIRF
A sigla DIRF refere-se à Declaração do Imposto Retido na Fonte. É uma declaração entregue anualmente, feita pela “Fonte Pagadora”, com objetivo de informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil:
§ Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País.
§ O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários.
§ O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior.
§ Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.
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DIRF
O prazo de entrega é entre os meses de Janeiro e Fevereiro do ano subsequente.
A partir das informações relacionadas na DIRF são gerados os comprovantes de retenção e rendimentos, que devem ser entregues aos funcionários e ex-funcionários para o preenchimento da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).
Vale ressaltar, que as declarações DIRF e DIRPF devem estar coerentes, pois existe um sistema de cruzamento dos dados, e qualquer inconsistência nestas informações pode levar o contribuinte à chamada malha fina, ou seja, a declaração ficará retida para análise e conferência.
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RECIBO DE FÉRIAS E PAGAMENTOS
O recibo de férias é um documento obrigatório, emitido quando é realizado o pagamento dos créditos de férias ao funcionário, incluindo o 1/3 adicional e eventual abono pecuniário. Neste recibo, devem constar os períodos de aquisição e gozo e também os descontos. É importante reforçar que o pagamento das férias deve ser realizado até, no máximo, dois dias antes do início do período de gozo.
Enquanto isso, os recibos de pagamentos não são considerados documentos obrigatórios pela legislação trabalhista. No entanto, eles são frequentemente exigidos nos acordos e convenções coletivas. Estes recibos são um importante registro para que sua empresa esteja protegida, caso surjam ações trabalhistas. Eles são uma comprovação de que o funcionário confirmou o recebimento de todos os pagamentos que lhe eram devidos.
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CONCLUSÃO
Existem muitas obrigações legais que uma empresa deve cumprir e que, de uma forma ou de outra, estão relacionadas à folha de pagamento de seus funcionários. São descontos, contribuições tributárias ou sindicais, programas de saúde e segurança, e eventuais documentações específicas para cada situação.
Manter-se a par de todos eles, gerenciando para que sejam providenciados no prazo e atendendo aos requisitos da legislação, é uma tarefa difícil. Os erros podem acarretar graves consequências - como auditorias e multas. E, infelizmente, não existe uma fórmula mágica.
A solução é que o setor de RH seja muito organizado, produtivo e empregue ferramentas
estratégicas para garantir um melhor desempenho na gestão destas obrigações legais. E foi isso que a empresa farmacêutica Kley Hertz fez. Encontrou a melhor solução para o seu RH em uma ferramenta integrada e totalmente segura. Assista ao vídeo e entenda mais!
A Metadados busca apoiar a gestão de recursos humanos, fornecendo soluções tecnológicas que atendem às necessidades de empresas de todos os portes. Com trinta anos de experiência neste nicho, a Metadados realmente entende as características e as dificuldades do trabalho de RH.
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