Rev. Adm. (São Paulo) vol.48 número4

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ISSN 0080-2107

Inserção da gestão por processos em instituições hospitalares. Concepção metodológica e prática

A Gestão por Processos constitui uma das práticas mais utilizadas nos serviços de saúde nas últimas décadas, pois é uma maneira adequada de atingir maior satisfação dos pacientes, além de um serviço mais eiciente e eicaz. Um de seus aspectos mais relevantes é a melhora de processos; a introdução de suas ferramentas, pouco exploradas alguns anos atrás, tem aumentado cada vez mais nas instituições hospitalares. Apresenta-se, neste artigo, a concepção metodológica de um procedi-mento para a gestão e a melhora de processos em instituições hospitala -res, com caráter sistêmico, holístico e integrador na busca de soluções, juntamente com a aplicação prática desses instrumentos em um hospital clínico-cirúrgico, como resultado da análise teórico-conceitual da gestão por processos e da melhora contínua.

Palavras-chave: gestão e melhora de processos, metodologia, organizações hospitalares.

1.RELEVANCIA Y DESARROLLO DE LA GESTIÓN

POR PROCESOS

La Gestión por Procesos gana cada vez más prestigio, entre otras razones, por el hecho de que las empresas son tan eicientes como lo son sus procesos (Amozarrain, 1999). Una medida de su desarrollo evolutivo lo constituye el hecho de que en principio se la considerara sólo un enfoque o herramienta supeditada o enmarcada dentro de otros sistemas de gestión, sin embargo, actualmente su relevancia y carácter generalizador hacen que poco a poco adquiera personalidad propia (Hernández Nariño, 2010).

Los procesos se consideran el núcleo operativo de gran parte de las orga-nizaciones y, gradualmente, se convierten en la base estructural de un número

Inserción de la gestión por procesos en

instituciones hospitalarias. Concepción

metodológica y práctica

Arialys Hernández Nariño

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” – Matanzas, Cuba Dianelys Nogueira Rivera

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” – Matanzas, Cuba Alberto Medina León

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” – Matanzas, Cuba Maylin Marqués León

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” – Matanzas, Cuba 739

Recebido em 28/novembro/2011 Aprovado em 01/outubro/2012

Sistema de Avaliação: Double Blind Review Editor Cientíico: Nicolau Reinhard

DOI: 10.5700/rausp1118

RESUMO

Arialys Hernández Nariño, Mestre em Ciências em Administração de Empresas, Doutora em Ciências Técnicas, é Professora Assistente da Faculdade de Economia Industrial da Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” (CP 40.400 – Matanzas, Cuba). E-mail: arialys.hernandez@umcc.cu

Endereço:

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” Carretera Vía Blanca Matanzas – Varadero, Km 3,5 CP 40.400

Matanzas – Cuba

Dianelys Nogueira Rivera, Engenheira Industrial, Mestre em Gestão da Produção dos Serviços, Doutora em Ciências Técnicas, é Professora Titular da Faculdade de Economia Industrial da

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” (CP 40.400 – Matanzas, Cuba).

E-mail: nelydaylinyuly@yahoo.com dianelys.nogueira@umcc.cu

Alberto Medina León, Engenheiro Industrial, Mestre em Gestão Turística e Ciências Pedagógicas, Doutor em Ciências Técnicas, é Professor Titular da Faculdade de Economia Industrial da

Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” (CP 40.400 – Matanzas, Cuba).

E-mail: amedinaleon@yahoo.com

Maylin Marqués León, Engenheira Industrial, Mestre em Ciências Administrativas, é Professora Assistente da Faculdade de Economia Industrial da Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos" (CP 40.400 – Matanzas, Cuba).

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creciente de ellas (Zaratiegui, 1999). Su papel preponderante se atribuye, en parte, a la necesidad de aproximar las estructuras organizativas a las exigencias y expectativas de los clientes.

Diversos autores coinciden en deinirlos como el conjunto de actuaciones, actividades interrelacionadas, decisiones y tareas que requieren ciertos insumos e implican valor añadido, con miras a obtener ciertos resultados que satisfagan plenamente los requerimientos del cliente y las metas de la organización, a la vez que se consideran el punto de concreción de los indica-dores diseñados para el control (Zaratiegui, 1999; IOS, 2000; Sescam, 2002; Negrín Sosa, 2003; Nogueira Rivera, Medina León & C. Nogueira Rivera, 2004; De Sordi, 2005; Ponjuán Dante, Villar de Francos Álvarez & León Santos, 2005; Brull Alabart, 2007; Medina León, Nogueira Rivera, Hernández Nariño & Viteri Moya, 2010).

Los procesos poseen dos características relevantes que justiican la necesidad de estudiarlos, éstas son(1)_:

• La variabilidad. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en las distintas actividades realizadas que a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo. “Nunca dos outputs son iguales”;

• La repetitividad. Los procesos se crean para producir un resultado e intentar repetir ese resultado una u otra vez. Esta característica permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo. “A más repeticiones más experiencia”.

Precisamente la gestión de procesos busca reducir la variabilidad que aparece habitualmente cuando se producen o prestan determinados servicios y trata de eliminar las ineiciencias asociadas a la repetitividad de las acciones o actividades y al consumo inapropiado de recursos.

De los conceptos revisados sobre la Gestión por Procesos, se obtienen importantes conclusiones:

• surge para sustituir la tradicional gestión por funciones (Sescam, 2002), pues es la base para entender la organización como un sistema, superar las contradicciones interdepartamentales y eliminar los problemas de diseño estructural (Trischler, 1998; Amozarrain, 1999; Zaratiegui, 1999; González Méndez, 2002; Nogueira Rivera, 2002);

• constituye la vía principal para alcanzar los objetivos es -tratégicos de la organización (Zaratiegui, 1999), para mejorar el aporte de valor y, en consecuencia, lograr la satisfacción del cliente (Amozarrain, 1999; Mora Martínez, Arnedo & Quirós, 2002; Garza Elizondo, 2005);

• no se puede obviar, en su desarrollo, el papel de los traba -jadores pues son éstos los ejecutantes de las tareas, y de ellos depende, en gran medida, la ejecución eiciente de los mismos. De manera que se requiere la participación de las personas (Paneque Sosa, 2002) y la satisfacción del cliente in -terno (González Méndez, 2002; Ponjuán Dante et al., 2005); • se centra en el análisis del diseño de los procesos, el

reordenamiento de los lujos, el incremento de la capacidad y la optimización, el cambio de maneras de ejecutar las

actividades, la búsqueda permanente de soluciones y las mejores prácticas. En síntesis, basa la mejora de la orga -nización en la mejora de los procesos (Rotondaro, 1997; Zaratiegui, 1999; González Méndez, 2002; Paneque Sosa, 2002; Sescam, 2002).

Este último planteamiento demuestra que la mejora de procesos es uno de los elementos más signiicativos y amplia -mente abordados en esta temática, pues la Gestión por Procesos constituye una herramienta recurrentemente utilizada en los últimos tiempos para alcanzar la mejora continua en la orga-nización (Medina León et al., 2010).

1.1. La mejora en la gestión por procesos

Tal como plantea Junginger (2000), la Gestión por Procesos implica “reaccionar con más lexibilidad y rapidez a cambios en las condiciones económicas”; estos cambios comprenden, a su vez, la necesidad de revisar los métodos de funcionamiento, o, en otras palabras, los procesos (Zaratiegui, 1999).

Si la empresa ha perdido su posición competitiva y necesita mejoras de gran impacto en tiempos cortos, puede recurrir a la Reingeniería de Procesos, que se basa en el rediseño radical de procesos para alcanzar grandes mejoras en medidas críti -cas de rendimiento como: costos, calidad, servicio y rapidez (Hammer & Champy, 1993), a la vez que maximice el valor agregado (Peppard & Rowland, 1995).

Por otro lado, la mejora continua puede contribuir a disminuir las debilidades y aianzar las fortalezas de la orga -nización, así como lograr, mediante la mejora gradual de los procesos, un aumento de la productividad (Harrington, 1993).

Esta mejora gradual se vale de métodos como sistema ABC(2), análisis de valor, ingeniería de la información, reduc -ción del tiempo del ciclo o innova-ción del proceso empresarial (Trischler, 1998), los cuales representan algunas de las vías para incrementar la eicacia, la eiciencia y la lexibilidad.

Entre los principales elementos que contemplan la mejora de procesos están:

• la variabilidad y repetitividad: aquellos procesos más inestables, son más susceptibles de mejora, y en tanto que se repitan aseguran que los resultados se multipliquen; • los clientes: en función de sus expectativas, juzgarán los

resultados del proceso;

• los términos que describen un proceso: entradas y salidas, proveedores, clientes y otros grupos de interés implicados, la secuencia de actividades, los recursos e indicadores; • el consenso en centrar el análisis en los procesos clave o

relevantes, en virtud de que satisfagan el ciclo de Deming (PDCA)(3) (Amozarrain, 1999);

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INseRcIóN De LA gestIóN poR pRocesos eN INstItucIoNes HospItALARIAs. coNcepcIóN MetoDoLógIcA y pRáctIcA

• la utilización de indicadores que permitan la medición, el análisis de la evolución, la comparación con valores de-seados, la competencia u otro estándar de referencia. La medición es el primer paso para el control, pues lo que no se mide, no se controla y lo que no se controla no se gestiona (Kaplan & Norton, 1992, 1999);

•la representación gráica, como paso necesario para entender los procesos a partir de la visualización y análisis de las in -terrelaciones existentes entre las distintas actividades que lo conforman, deinir los puntos de contacto con otros procesos, así como identiicar los subprocesos comprendidos (Baron, 2004; Alvarenga Netto, 2004).

Según Medina León et al.(2010), la mejora debe verse desde una visión holística, pues puede lograrse, por ejemplo, al elevar la calidad, disminuir las actividades que no apor-tan valor añadido, mejorar el componente humano (cultura organizacional, liderazgo, motivación, clima, aprendizaje, etcétera), incorporar prácticas de excelencia, determinar los riesgos del proceso y desarrollar su control de manera proactiva y preventiva.

2.RELEVANCIA DE LA GESTIÓN EN LOS

SERVICIOS DE SALUD

En el mundo, el sector de la salud constituye uno de los empleadores más importantes del sector de los servicios al ocupar entre el 7 y el 13% de la mano de obra. Entre 2000 y 2006, sus gastos aumentaron su participación en el producto interno bruto (PIB), al pasar del 8,0% al 8,7% (Organización Mundial de la Salud [OMS], 2009).

Particularmente, las organizaciones hospitalarias cumplen un rol sobresaliente en el tratamiento y curación de las personas

con las afecciones más serias, lo cual demanda una atención especializada y tecnológicamente avanzada. Esto, unido a las particularidades del servicio hotelero que ofrecen, las convierte en los centros más costosos del sector (Jiménez Paneque, 2004). En cifras esta situación se sustenta en el hecho de que consumen el 90% del gasto de salud. Estos datos demuestran el interés que debe prestarse a su gestión.

El proceso de servicio en un hospital sucede a partir de una entrada principal (paciente enfermo), una transformación (atención médica, investigación, conocimiento) y una salida con valor añadido (paciente curado). Para efectuar la transformación se precisan diversos insumos, generados en procesos internos (medios diagnósticos) o suministrados por proveedores externos (Figura 1).

Asenjo Sebastian (2001) considera fundamental la planii -cación, diseño y evaluación de estos sistemas en función de las expectativas del paciente y las partes interesadas; esto puede ser una señal de la necesidad de la gestión por procesos. Estos servicios poseen particularidades que distinguen su gestión, por lo que es importante considerar aquellos elementos que los diferencian de otros sistemas, en virtud de adaptar apropiada-mente las herramientas a utilizar. Algunos de esos aspectos son: • el cliente (dígase del paciente y su acompañante) no decide que va a comprar, no paga el producto o servicio que recibe(4)_, pero sí evalúa la calidad del servicio;

• existe gran variabilidad en la atención de salud y la práctica clínica;

• la secuencia de actividades no está bien deinida a medida que se avanza en el diagnóstico y la recuperación del paciente, aunque no signiica que no hayan invariantes y secuencias de actividades estables y repetitivas, independientemente del tipo de paciente (Claveranne & Pascal, 2004);

• uno de los resultados del proceso es el paciente tratado y curado.

Paciente curado

Paciente trasladado

Paciente fallecido

Residuos hospitalarios Salidas Transformación

Entradas

Atención médica.

Conocimiento e investigación.

Hospital Paciente enfermo.

Medicamentos, jeringas, material quirúrgico, guantes y otros insumos médicos.

Alimentos, ropa, modelaje y otros insumos no médicos.

Médicos y enfermeras, personal, Tecnología, equipamiento

técnico.

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La Gestión por Procesos puede suavizar estos inconvenien-tes a partir del reconocimiento y análisis de todos los procesos, para a partir de su descripción y características, mejorarlos o rediseñarlos. Esto signiicaría orientar los servicios y funciones hospitalarios en una perspectiva de procesos.

A pesar de que estas organizaciones tardaron en incorporar herramientas gerenciales, se comienza a reconocer la necesidad de cambio de paradigmas, hacia ideas y conceptos referentes a la racionalización de los recursos, el desarrollo de un sector cada vez más sensible a las necesidades de todas las partes implicadas (pacientes, acompañantes, proveedores, directivos y comunidad), la gestión del componente humano, los sistemas de gestión de la calidad, la mejora continua y la reingeniería, así como la introducción de nuevos modelos de gestión clínica (De Vries, Vissers & De Vries, 2000; Norma UNE66924IN, 2002; Vázquez Estévez, 2005).

Particularmente se destaca el desarrollo de innovaciones organizativas en este proceso de cambio, a través del campo de la mejora continua y la reingeniería.

Son varias las experiencias en rediseño en salud tanto a nivel de procesos especíicos como a nivel organizativo (Hernán -dez Osma, 2007) y se vislumbra la gradual incorporación de estos conceptos en la mejora de la calidad de la atención, el incremento de la eiciencia, la reducción de los tiempos, el re -diseño de sistemas de información y la integración de cadenas logísticas (Decter, Norris & Kramer, 1997; Gómez Jiménez, Faura, Burgues & Pàmies, 2004; Di Martinelly, 2009; Carman et al., 2010).

Avala estos planteamientos la gradual aplicación de herra -mientas ampliamente utilizadas en otros contextos empresaria-les, tales como las mencionadas anteriormente, y junto a éstas se destaca la gestión basada en case mix (casuística hospitalaria), surgida en el propio sector.

2.1. La gestión hospitalaria en función de la diversidad de pacientes o casuística hospitalaria

La gestión de una institución hospitalaria se diiculta en gran medida por las características clínicas y diversa complejidad de los pacientes que atiende. Es por eso que se plantea la necesidad de reducir el gran número de casos atendidos a grupos más pequeños, situación que dio lugar a la creación de sistemas de medición del case mix basados en categorías de pacientes con características homogéneas.

En la literatura se recogen variados métodos de agrupación que diieren en la variable que utilizan para clasiicar los grupos de pacientes y el proceso o área donde se emplean (Hernández Nariño, Medina León, Nogueira Rivera & Marqués León, 2010).

Según Escribano y Abad (2004) y Quiros Moratos y Cuesta Peredo (2005), el case mix contribuye apreciablemente a la gestión clínica, pues permite ajustar los indicadores de actividad por la casuística, comparar el desempeño de diversas unidades

asistenciales u hospitales, analizar el grado de utilización de los recursos, facilitar la elaboración de estándares asistenciales, aproximar el lenguaje médico al lenguaje de los directivos, fomentar el uso de protocolos y guías clínicas y las actuaciones ante factores críticos, identiicar proyectos de mejora continua y aportar una base para la gestión interna y los sistemas de planiicación.

De manera que su utilidad va desde potenciar el control de la gestión clínica hasta favorecer el análisis, la medición, la planiicación y la mejora de los procesos asistenciales (Hernández Nariño, 2010).

3.CONCEPCIÓN METODOLÓGICA DE UN

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y MEJORA DE PROCESOS HOSPITALARIOS

Constituye una práctica universal formalizar la gestión y la mejora de procesos a partir de procedimientos que ofrecen una guía metodológica compuesta por métodos y herramientas, con el objetivo de estructurar coherentemente todo intento por mejorar los resultados de las organizaciones a partir de centrar el análisis en los procesos que las componen.

El análisis de 70 procedimientos consultados en la literatura especializada (Amozarrain, 1999; Zaratiegui, 1999; Gonçalves, 2000; Negrín Sosa, 2003; Alvarenga Netto, 2004; Claveranne & Pascal, 2004; Cruz, 2004; Nogueira Rivera et al., 2004; Sobreira Netto, 2006; Rodrigues Marcelino, 2007)(5)_{, que} ex-ploran la gestión y mejora de procesos en diversos contextos organizacionales, permite denotar los puntos comunes y las diferencias entre ellos, además de apuntar hacia herramientas que pueden fertilizar el desarrollo de sus etapas.

Primero, se identiican como las fases o etapas más abor -dadas: la selección de procesos, la detección de oportunidades de mejora, la mejora de procesos, el seguimiento y control, el listado de procesos, la deinición del proceso, la representación gráica y el análisis de indicadores (Figura 2).

Luego se distinguen varias formas de mejorar el desempeño de las organizaciones, dígase a través de la calidad, las compe -tencias, las operaciones y el valor añadido; para ello se valen de herramientas como la representación gráica, el benchmarking, el uso de indicadores e índices integrales, el análisis de ries -gos y puntos críticos de control, el análisis de valor añadido, los análisis de satisfacción del cliente, en congruencia con los principales elementos enunciados anteriormente como claves para la mejora de procesos.

Por último se identiican posibilidades de profundizar en la representación gráica de procesos, los análisis de puntos críticos de control e indicadores, la caracterización y clasii -cación de sistemas y procesos y su combinación apropiada en virtud de lograr soluciones de mejora más integral (Hernández Nariño et al., 2010).

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INSERCIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN INSTITUCIONES HOSPITALARIAS. CONCEPCIÓN METODOLÓGICA Y PRÁCTICA

Procedimientos

Variables Tratadas 70

60 50 40 30 20 10 0

Formación de equipesListado de procesos Clasificación de procesos

Mapa de procesos

Identificación de procesos relevantes Seleción de procesos a mejorar

Nombrar responsable de procesosConstitución de equipo de mejora Definición de proceso

Representación del proceso

Detección de oportunidades de mejora Mejora del processo

Análisis de indicadores

Implantación, seguimiento y control

Figura 2: Análisis de las Fases Más Utilizadas en la Gestión y Mejora de Procesos Fuente: Hernández Nariño (2010).

hospitalarias, el cual tiene como objetivo mejorar el de-sempeño de estas instituciones basándose en un enfoque estratégico, sistémico/holístico, de proceso y de mejora continua (Figura 3).

El procedimiento general consta de cuatro fases que inte-gran un grupo de herramientas para el diagnóstico, análisis, gestión, mejora y control de los procesos (Hernández Nariño, Medina León & Nogueira Rivera, 2009b).

3.1. Fase I: Caracterización y diagnóstico del sistema hospitalario La primera fase se dedica a la caracterización y diagnóstico del sistema hospitalario, para identii car las características más importantes del hospital, por un lado, y, por otro, detectar las barreras que dii cultan su gestión. Consta a su vez de tres pasos.

3.1.1. Paso 1: Formación del equipo y planiﬁ cación del proyecto

Comprende la formación de un equipo de trabajo in-terdisciplinario compuesto por, al menos, siete personas (Trischler, 1998; Amozarrain, 1999), en su mayoría miem-bros del Consejo de Dirección y de las diferentes áreas de resultados clave. Deben poseer conocimientos en sistema y herramientas de gestión, contar con la presencia de al-gún experto externo y nombrar a un miembro del consejo de dirección como coordinador del proyecto. Igualmente, debe establecerse una planii cación para las reuniones y el

desarrollo del proyecto con las fases y pasos dei nidos en el procedimiento.

3.1.2. Paso 2: Caracterización y clasiﬁ cación del sistema

En aproximación a la propuesta de Fernández Sánchez (1993), se utilizan 13 variables que incorporan otros elemen-tos más a tono con exigencias actuales del mundo empre-sarial, de lo cual no escapan los servicios estudiados. Estas variables son: Límite y Frontera; Medio o Entorno; Análisis estratégico; Cartera de productos/servicios; Estudio de pro-cesos; Transformación; Recursos del sistema; Resultados; Retroalimentación y control; Estabilidad; Flexibilidad; Inercia y Jerarquía (Hernández Nariño, 2010).

En cuanto a la clasii cación, se recomienda utilizar la matriz propuesta por Schroeder (1992), que combina dos criterios: grado de interacción y adaptación, y grado de intensidad de la mano de obra; además del criterio grado de contacto propuesto por Chase (1978). Para el caso especíi co (servicios hospitalarios) se utilizan otros criterios: de acuerdo al tipo de servicios que brindan (generales, clínico-quirúrgicos, materno-infantiles, gineco-obstétricos y especiales), su localización territorial (rurales, locales, municipales, provinciales o nacionales), y por el número de camas (nivel 3, nivel 2, nivel 1).

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aten-Figura 3: Procedimiento General para la Gestión y Mejora de Procesos Hospitalarios Fuente: Hernández Nariño (2010).

Gestión y mejora de processos

A0 Mejora del desempeño organizacional Premisas

Caracterización y diagnóstico del sistema hospitalario

Formación del equipo y planificación del

proyecto

Procedimiento específico para

el diagnóstico del sistema Procedimiento específico_{para la representación}

gráfica

Procedimiento específico para la determinación de la casuística hospitalaria

Puntos críticos de control e indicadores Procedimientos específicos

para la determinación de puntos críticos de control

e indicadores

A312

Caracterización y clasificación

del sistema

Diagnóstico

del sistema Identificación de los procesos

Confección del mapa de procesos de la organización

A11 A12 A14

A141

A311

A411

A41

A21 A22 A23 A24

Análisis de los procesos

Fase I Fase II

Mejora de procesos

Seguimiento y control

1Dhosp

Fase III Fase IV

Procesos

Enfoques

Selección de procesos a

mejorar

Formación del equipo de

mejora

Diagnóstico del proceso

A31 Mejora del proceso

Evaluación del nivel alcanzado

A32 A33

didas, que tendrán incidencia en los servicios fundamentales que presta la organización; y la variedad de secuencias tecnológicas que se derivan del tratamiento de cada grupo de paciente, lo cual se estudia con más profundidad en el proceso objeto de análisis.

3.1.3. Paso 3: Diagnóstico del sistema

El estudio de diferentes modelos de gestión y control (Nogueira Rivera, 2002; Negrín Sosa, 2003; Parra Ferié, 2005) denota la creciente tendencia a otorgarle al diagnóstico

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El resultado de esta fase permite focalizar las barreras que dii cultan el desempeño de la organización y familiarizarse con las problemáticas que afectan la gestión, las cuales son investi-gadas con profundidad en el análisis de los procesos dado que ellos son el medio para mejorar la organización.

3.2. Fase II: Análisis de los procesos hospitalarios

Esta fase se dedica a la identii cación de los procesos que integran la organización, al análisis de sus relaciones, su representación en el mapa de procesos, y i naliza en la selección de aquellos a mejorar, con la conformación de los equipos de mejora. Para el desarrollo de estos pasos se utilizan el diagrama de relaciones, la clasii cación en estratégicos, operativos y de soporte, la selección de procesos relevantes y críticos para la mejora, a partir de los métodos coei ciente de Kendall y AHP (Proceso Analítico de Jerarquía)(Saaty, 1981); el uso de éste último se basa en el hecho de que el equipo de trabajo puede atribuirle diferente nivel de importancia a los criterios que decida utilizar para la selección de aquellos procesos que son prioridad en la mejora.

3.3. Fase III: Mejora de los procesos

Esta fase tiene como i nalidad el diagnóstico, mejora y evaluación de los procesos, por medio de un procedimiento especíi co que, como característica fundamental, utiliza en sus etapas un grupo de herramientas escasamente difundidas en el sector junto a otras generadas para la gestión y mejora de estos procesos, con una óptica integradora en la búsqueda de soluciones (Hernández Nariño, Medina León & Nogueira Rivera, 2009a).

3.3.1. Etapa 1: Diagnóstico del proceso

Esta etapa tiene como objetivo la descripción y análisis del diseño y funcionamiento del proceso; parte de describirlo por medio de la i cha del proceso y técnicas de representación grái ca, las cuales se formalizan dentro de un procedimiento fertilizado con tres criterios: la incorporación de la clasii cación y caracterización de procesos, la documentación del proceso, con aspectos referentes a la tipología de casos atendidos por el proceso, lo cual puede tener incidencia en las secuencias tecnológicas diseñadas para atender dichos casos, los riesgos, puntos críticos de control e indicadores.

De manera que para proceder a la representación grái ca de procesos se siguen los pasos: a) dei nir el proceso (con ayuda de la i cha de proceso); b) seleccionar la técnica de representación grái ca a utilizar (se trata de identii car cual técnica responde acer-tadamente a los aspectos a resaltar en el proceso); c) identii car las actividades (se listan todas las tareas que se realizan en el proceso, esclareciendo cuáles suceden siempre y cuáles no); d) realizar la representación y e) revisar la representación del proceso (es

im-portante lograr el consenso de todos los participantes de que este es el proceso tal y como sucede en la práctica operativa).

La literatura recoge múltiples métodos de representación (Biazzo & Bernardi, 2003, Alvarenga Netto, 2004), entre ellos los diagramas As Is, los mapas IDEF0, el ciclo del servicio y la servucción son apropiados para estudiar la coni guración de los procesos hospitalarios y centrarse en aspectos como las actividades y sus secuencias, los tiempos de ejecución, los pun-tos de control, los momenpun-tos de verdad y la conexión entre el personal de contacto, el paciente, el proceso y el soporte físico.

El análisis del diseño del proceso comprende la utilización de varias herramientas cuyo i n es la búsqueda de posibili-dades de mejora en el funcionamiento y diseño del proceso. Estas herramientas son:

• Análisis de la casuística hospitalaria

Para determinar la casuística hospitalaria se identii ca el método de agrupación de pacientes en función del proceso estudiado; por ejemplo los Grupos Relacionados de Diag-nóstico (GRD) agrupan pacientes con similares característi-cas clínicaracterísti-cas, en tanto el método RUG (grupos de utilización de recursos) forma categorías de pacientes geriátricos en función de la complejidad clínica y la autonomía personal. Posteriormente se registra información sobre las variables clínicas correspondientes y se conforma el registro básico de datos para proceder a la agrupación.

Como resultado se sugieren varios análisis: la selección de los grupos más representativos y sus secuencias, la evaluación de indicadores, el nivel de servicio del proceso, la identii cación de los riesgos que afectan la seguridad de estos pacientes y la estabilidad del proceso involucrado, los puntos de control donde monitorear y prever la ocurrencia de estos riesgos y la identii cación de reservas de mejora en el tratamiento de estas patologías.

• Análisis de valor añadido

Se analizan las relaciones existentes entre las diferentes ac-tividades de los procesos y su comportamiento, para cuatro criterios: los objetivos estratégicos, los grupos de interés, las características de calidad y los momentos de verdad. El resultado podrá arrojar algunas actividades que no posean razón a ser dado por la ausencia de valor.

Resulta frecuente encontrar actividades que se han realizado tradicionalmente y las condiciones que provocaron su surgimiento ya no existen, por lo que resulta difícil que las personas las identii quen como innecesarias. Por ello, el equipo de trabajo se debe preguntar: ¿Qué le ocurriría al paciente y acompañantes si la actividad fuese eliminada?, ¿Con qué otros miembros de la organización o procesos posee relación? y ¿Qué le sucedería a estos miembros si fuese eliminada?

• Análisis servuctivo

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diseño, valiéndose de la representación de cuatro componen-tes (soporte físico, personal de contacto, cliente y servicio) y sus conexiones (Eiglier & Langeard, 1989). La búsqueda de oportunidades de mejora estará en los fallos en cada uno de los componentes y sus interrelaciones, y cómo afecta, negativa -mente, el desempeño del proceso y la satisfacción del paciente. • Evaluación de entradas y proveedores

Se evalúan las entradas y proveedores en los procesos, a partir de preguntas como las siguientes: ¿Cuáles son las entradas del proceso?, ¿Qué requerimientos deben cumplir?, y ¿Qué evaluación se le coniere a cada proveedor en el cumplimiento de esos requerimientos?

• Análisis de tiempos

La determinación de los tiempos en que se desarrollan las actividades y cómo incide en el ciclo de tiempo total, es útil para identiicar actividades que inciden signiicativamente en el tiempo del proceso y su posible reducción o eliminación si no aporta valor. La naturaleza de las actividades de un proceso hospitalario (dado por la variedad en los tipos de pacientes a atender y la inluencia de factores externos), hace difícil determinar con exactitud su duración, por lo que se considera calcular el tiempo esperado a partir de la estimación de tres tiempos: probable, optimista y pesimista (Sánchez Lara, 1979), como plantea la Expresión [1].

TE = a+4m+b

6 [1]

Donde:

TE = Tiempo esperado; a = Tiempo optimista; m = Tiempo más probable; b = Tiempo pesimista.

• Análisis del nivel de servicio del proceso (paciente, acompañantes, trabajadores)

Por su posibilidad de contribuir a la mejora de los procesos, se inserta el análisis del nivel de servicio al proceso (Hernández Nariño et al., 2009b); para ello se determinan las preferencias del servicio, por medio de encuestas de satisfacción, donde se identiican los atributos a los cuales los pacientes, acom -pañantes y trabajadores le otorgan mayor importancia, y sus insatisfacciones principales, luego se identiican los parámetros críticos y se evalúa su comportamiento e incidencia en el nivel de servicio general.

3.3.2. Etapa 2: Mejora del proceso

Esta etapa se centra en determinar las modiicaciones que han de realizarse para mejorar el funcionamiento del proceso, para lo cual parte de detectar las oportunidades de mejora, por medio de dos variantes, ya sea la búsqueda de posibilidades de mejora, surgidas del análisis de la fase anterior (existencia de actividades que aportan poco o nulo valor, posibilidad de reducción del tiempo de ejecución de las actividades, prevención de fallos

y riesgos, necesidad de elevación de competencias laborales, alto consumo de recursos, deiciencias en el diseño del sistema informativo, inestabilidad en el nivel de servicio), y el estudio de posibles fuentes de buenas prácticas a incorporar al proceso estudiado (benchmarking).

3.4. Fase IV: Seguimiento y control

La última fase se dedica a la implantación y control, donde se pone bajo operación el proceso mejorado y se controla su funcionamiento para realizar ajustes cuando y donde se detecten desviaciones. Aquí se deinen los puntos críticos de control y los indicadores a evaluar en cada uno de ellos, en compatibilidad con la formulación de las normas ISO 9000, 14000, 18000 y los principios de la ilosofía HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points)(6).

A diferencia de la ilosofía HACCP, el análisis de riesgos y puntos críticos de control propuesto, incorpora otros riesgos además de los biológicos, físicos y químicos, como son los riesgos de eiciencia, eicacia, medioambientales, laborales, y se concibe como un mecanismo de mejora, retroalimentación y control (Hernández Nariño, 2010).

En la medida en que en cada punto de control se vigile la ocurrencia de alguna desviación dada por los riesgos presentes, se deinen los indicadores, garantizando su alineación a los objetivos del proceso y también que permitan monitorear los riesgos previamente identiicados.

Como apoyo a esta última fase se diseña un índice integral que engloba un número signiicativo de indicadores que miden la eicacia, eiciencia y calidad de los procesos hospitalarios.

Los pasos para su diseño son:

3.4.1. Paso 1: Selección de indicadores

El estudio bibliográico (Harvard School of Public Health, 1997; Ramírez Colina, 1998; Fernández Clúa, 1999; Fonseca Hernández et al., 2001; Jiménez Paneque, 2004; Quiros Moratos & Cuesta Peredo, 2005; Sánchez Guzmán, 2005; Essalud, 2008; Villalón Barbero, 2008), junto al registro de indicadores utilizados en organi -zaciones hospitalarias estudiadas y la aplicación del método Delphi a expertos seleccionados en estas instalaciones, arrojó seis indicadores considerados por consenso como útiles y ampliamente utilizados en la gestión hospitalaria: estadía hospitalaria, índice ocupacional, tasa de infecciones intrahospitalarias, índice de positividad de los medios diagnósticos, índice de operaciones suspendidas y mortalidad neta.

3.4.2. Paso 2: Estimación de su peso relativo

(9)

3.4.3. Paso 3: Confección del índice integral

Para el cálculo del índice integral se desarrolló la Expresión [2] que muestra una comparación entre el máximo nivel que puede ser alcanzado (en el caso de que todos los indicadores obtengan la más alta puntuación), y el que posee cada indicador en dependencia de su comportamiento real.

1

1 *

5

Q

j Q Pj Vj IDhosp

Vj = =

∑

[2]

donde:

IDhosp = Índice integral de desempeño de los procesos hos -pitalarios;

Pj = Puntuación del indicador j-esimo; Vj = Peso relativo del indicador j-esimo;

Q = Cantidad de indicadores a integrarse al índice.

3.4.4. Paso 4: Determinación de la forma de evaluación La escala utilizada es de 1-5; para el caso de la mortalidad la puntuación otorgada será cero para valores muy elevados. Se normaliza la evaluación de estos indicadores a partir del valor deseado (propósito), los rangos para cada propósito y la puntuación a otorgar de acuerdo a dicho rango en la escala utilizada. Se describe el comportamiento de los indicadores para tres hospitales correspondientes, peril y el número de camas (Tabla 2).

3.4.5. Paso 5: Escala de evaluación del índice integral

Para una primera aproximación, los análisis del com-portamiento del índice se harán de acuerdo a una escala, tomada de referentes anteriores (Brito Viñas, 2000; Nogueira Rivera, 2002), con el pleno conocimiento de que ésta debe

ser mejorada para relejar, más claramente, las característi -cas de estas organizaciones. De manera que la gestión del hospital y sus procesos asistenciales, se considerará ex -celente para (0.80–1.00), buena para (0.60–0.80), regular para (0.40–0.60), mala (0.20–0.40) y pésima (0.00–0.20).

La utilización de este índice integral posibilita la evaluación de la gestión de los procesos hospitalarios para un número de indicadores que relejan, suicientemente, la actividad del hospital para la búsqueda de oportunidades de mejora, vía el análisis de los inductores de actuación y su relación con los procesos donde se origina la desviación. Es útil también para analizar la efectividad de las soluciones implementadas y proyectadas y comparar procesos internos y hospitales de similar complejidad del case mix.

4.INSERCIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

EN UN HOSPITAL CLÍNICO-QUIRÚRGICO

El Hospital clínico quirúrgico, clasiicado, de acuerdo al número de camas, de tercer nivel de carácter docente, se encuentra ubicado en el municipio de Matanzas en la provin -cia de igual nombre. Atiende diariamente, como promedio, 67 pacientes en consulta externa y 53 en cuerpo de guardia, en servicios diversos como: Cirugía General, Urología, Medicina Interna, Otorrinolaringología, Gastroenterología, Cardiología, Ortopedia, Dermatología, Angiología, Oftal -mología, Estomatología, Terapia intensiva, Psiquiatría, Medicina Tradicional, Laboratorio Clínico, Laboratorio de Microbiología, Imagenología y Anatomía Patológica. Las enfermedades más frecuentes son Hipertensión Arterial (HTA), Sacrolumbalgia, Enfermedades Respiratorias Agu -das, Asma Bronquial y Diabetes Mellitus.

La caracterización inicial puso de maniiesto el interés tanto de la dirección como del colectivo de trabajadores para desarrollar la innovación con vista al mejoramiento constante y su disposición a absorber cambios en estructuras y estilos de dirección, para ello se apoya en una cultura organizacional establecida, gracias a procedimientos de trabajo consolidados en el tiempo. Esta situación constituye un impulso para la introducción de los instrumentos diseñados.

El diagnóstico permitió identiicar y familiarizarse con las principales barreras que afectan el desempeño de la organi -zación, y que permiten apuntar hacia donde dirigir los esfuerzos por mejorar sus resultados. Estas se relacionan con la deiciente organización de las actividades asistenciales y de apoyo y las insuiciencias en el sistema de control de gestión (Figura 4); lo que sugiere la utilidad del enfoque de proceso y la aplicación de herramientas, apropiadamente ajustadas, para potenciar la gestión y mejora de los procesos hospitalarios.

A partir de listados aines y en sesiones de brainstorming, se determinaron 19 procesos, de ellos, cinco estratégicos, cuatro claves y 10 de apoyo. El mapa de procesos permitió reconocer aquellos de impacto directo en el paciente y sus

Indicadores Vj

1 Estadía hospitalaria 0,41

2 Índice ocupacional 0,23

3 Tasa de infección intrahospitalaria 0,14

4 Mortalidad neta 0,10

5 Positividad de los medios diagnósticos 0,07

6 Índice de operaciones suspendidas 0,05

Tabla 1

Pesos Obtenidos de la Aplicación del Método AHP (Proceso Analítico de Jerarquía)

Fuente: Hernández Nariño (2010).

(10)

familiares y que deben tributar al cumplimiento de la misión deinida, así como las principales interrelaciones entre cada uno de ellos, lo cual tiene un papel importante en su análisis y mejoramiento (Figura 5).

Con un 58% de concordancia se determinó que los procesos relevantes eran: gestión de la calidad, hospitalización, atención de urgencias y emergencias, consulta externa, medios diagnósti -cos y abastecimiento médico. Dentro de ellos, la prioridad para Tabla 2

Normalización de la Forma de Evaluación del Índice Integral

Indicadores

Propósito/Hospital Rango de Evaluación /Puntuación

Clínico

Quirúrgico Provincial

Gineco-Obstétrico

Clínico

Quirúrgico Provincial Gineco-Obstétrico

Estadía

hospitalaria

(días)

<9

Entre 8

y 9 4–4,5

x<7,8/5 7,8≤x<8,4/4 8,4≤x<9/3 9≤x<9,6/2 x≥9,6/1 x<7/5 7≤x<8,35 /4 8,35≤x<9,7/3 9,7≤x<11,5/2 x≥11,5/1 x<4/5 4≤x<4,5/4 4,5≤x<5/3 5≤x<5,5/2 x≥5,5/1 Índice

ocupacional (%) 85

Entre 70

y 80 55–65

76≤x<85/5 67≤x<76/4 58≤x<67/3 49≤x<58/2 x<49/1 75≤x<90/ 5 60≤x<75/4 45≤x<60/3 30≤x<45/2 x<30/1 65≤x<75/5 55≤x<65/4 45≤x<55/3 35≤x<45/2 x<35/1 Tasa de infección intrahospitalaria (%)

<3 <3,7 1–1,3(_*)

x<1,56 /5

1,56≤x<2,28/4 2,28≤x<3/3 3≤x<3,72/2 x≥3,72/1

x <2,66 /5

2,66≤x<3/ 4 3≤x<3,37/3 3,37≤x<3,7/ 2 x≥3,7/1 x<1/5 1≤x<1,3/4 1,3≤x<1,6/3 1,6≤x<1,9/2 x≥1,9/1 Mortalidad (%) 2–2,5 <4 Materna (por 10000 N.V.) 1,5–2,5 x<1/5 1≤x<1,5/4 1,5≤x<2/3 2≤x<2,5/2 2,5≤x<3/1 x≥3/0 x<1,6 /5 1,6≤x<2,4/4 2,5≤x<3/3 2,4≤x<3,2/2 3,2≤x<4/1 x≥ 4/0 x<1,5/5 1,5≤x<2,5/4 2,5≤x<4/3 4≤x<5,5/2 5,5≤x<7/1 x≥7/0

Infantil (por 1000

N.V.) 2–3 x<2/5 2≤x<3/4 3≤x<4/3 4≤x<5/2 5≤x<6/1 x≥6/0 Índice de operaciones suspendidas (%)

<0,5 <1,5 0,1–0,48

x<0,42/5 0,42≤x<0,43/4 0,43≤x<0,44/3 0,44≤x<0,5/2 x≥0,5/1 x <1/5 1≤x<1,5/4 1,5≤x<1,9/3 1,9≤x<2,3/2 x≥2,3/1 x<0,1/5 0,1≤x<0,48/4 0,48≤x<0,86/3 0,86≤x<1,24/2 x≥1,24/1 Positividad de los medios

diagnósticos (%)

41,71–42,77 >60 16,43–22,76

x >53 /5

43≤x<53/4 33≤x<43/3 23≤x<33/2 x<23/1 >75/5 60≤x<75/4 45≤x<60/3 30≤x<45/2 x<30/1 x>22,76/5 16,43≤x<22,76/4 10,1≤x<16,43/3 3,77≤x<10,1/2 x<3,77/1

(11)

Falta de enfoque en paciente

Insuficiente orientación de la gestión hacia necesidades de pacientes

Medio grado de relación entre pacientes y procesos

Falta de conocimiento de expectativas de los pacientes

Escasez de personal

Insatisfacción

Problemas con las condiciones de trabajo

Falta de motivación

Necesidad de desarrollo

Falta de orientación hacia aspectos internos y externos

Escasa orientación hacia mejora continua

Falta de alineación de objetivos de los procesos con la estrategia

Poca integración entre planificación y control Falta de retroalimentación entre las áreas

Insuficiente enfoque en proceso Poca integración entre procesos, tareas y funciones

Alargamiento de tiempos de espera

Deficiente sistema

informativo Problemas de comunicación

Falta de organización de los aseguramientos Inadecuada utilización

de los recursos Falta de locales

Incorrecto uso de métodos clinicos y medios diagnósticos

Baja calificación de personal de enfermeria

Poco espacio en locales

Dificuldad en organización espacial

Estructura inadecuada Gestión y mejora no garantiza cumplimiento de requisitos de pacientes

Pacientes y Acompañantes

Trabajadores Estrategia

Sistema

Insuficiencias en la Gestión Hospitalaria

Figura 4: Diagrama Causa Efecto Fuente: Hernández Nariño (2010).

Figura 5: Mapa de Procesos del Hospital Fuente: Hernández Nariño (2010).

Mapa de Procesos Hospital Gineco-Obstétrico “Julio R Alfonso Medina”

Gestión Econômica - Planificación de recursos hospitalarios - Economia

Gestión de la Información - Estadística (Admisión/Alta, Archivo) - Informatización

Mantenimiento (médico y no médico) Mantenimiento constructivo

Electromedicina

Abastecimiento (Médico y no Médico) - Compras

- Almacenamiento (Farmacia, Almacenes de efectos médicos e de insumos no médicos)

Servicios Generales - Cocina - Lavanderia - Limpieza - Comilleros

Central de Esterilización

Ginecologia Unidad

Quirúrgica

Entradas Pacientes

y Familiares

Salidas Pacientes

y Familiares

Neonatologia Obstetrícia

Atención a urgencias

y emergencias Consulta externa

Medios Diagnósticos - Laboratório clínico - Imaginologia

Hospitalización

Gestión de Calidad - Unidad organizativa de Calidad - Microbiologia

Gestión del Conocimiento - Docencia

- Investigación

Gestión del Capital Humano

Estratégicos

Claves

(12)

la mejora se centraría en: hospitalización, medios diagnósticos y gestión de calidad.

4.1. Aplicación de las herramientas en un proceso crítico La agrupación del total de pacientes egresados del proceso medicina interna, perteneciente a Hospitalización, permitió particularizar en su comportamiento basado en características clínicas. A partir del muestreo de historias clínicas en dos años, se extrajo la información necesaria para conformar las Categorías Diagnósticas Mayores (CDM) y el porcentaje de pa -cientes que hospitalizaron en cada una. Un análisis de las CDM con creciente porcentaje de pacientes y mayor estancia media (el tiempo que media entre el ingreso y el alta del paciente) permitió identiicar cuatro grupos: enfermedades y trastornos del sistema circulatorio, enfermedades y trastornos del sistema nervioso, enfermedades y trastornos del sistema respiratorio y enfermedades y trastornos del sistema digestivo.

La necesidad de detectar los factores que afectan la variabilidad del proceso, dio lugar a la determinación de los riesgos de mayor impacto en la seguridad del proceso, los pacientes y trabajadores, el cumplimiento de los objetivos proyectados y el uso adecuado de los recursos. Estos riesgos son: no oportuna detección de problemas importantes relejados en la historia clínica, incorrecta orientación del tratamiento, innecesaria orientación de estudios diagnósticos, aparición de síntomas no detectados a tiempo en el paciente durante su evolución, ocurrencia de infecciones (sepsis urinaria, lebitis) y stress del personal.

Como resultado del análisis de valor añadido, se determinó que el 21% de las actividades, poseen un aporte de valor débil, el 44% medio y el 35% fuerte; de manera que la mayoría aporta valor (medio y fuerte). La contribución especíica a cada criterio denota que se debe trabajar en la alineación del proceso y sus actividades a los objetivos estratégicos y a las características de calidad, pues una buena parte contribuyen en poca medida al cumplimiento de los mismos.

Dentro de las insatisfacciones relejadas por los pacientes re -saltan aspectos relativos a la atención, la organización del servicio y la calidad en la información, este último aspecto es coincidente en la calidad percibida por los trabajadores. Se identiicaron como parámetros críticos: la eiciencia en el tiempo de entrega, la iabilidad de los suministros y la calidad de la información.

El análisis del nivel de servicio conirma algunas de las principales problemáticas detectadas en el análisis servuctivo, la evaluación de las entradas y proveedores, el análisis de valor añadido y de los tiempos (Figura 6); los parámetros estudiados sugieren que es necesario dedicar esfuerzos en resolver aspectos relacionados con la organización y diseño de los procesos y su capacidad operativa, la mejora en el aporte de valor, la gestión de los suministros basada en su impacto en la asistencia médica y la reducción de los tiempos.

Los análisis de indicadores y riesgos apuntan hacia similares problemas y también enfocan la atención hacia la búsqueda de

mecanismos de gestión y control más proactivos y enfocados hacia la prevención de riesgos, así como más centrados en las características clínicas de los pacientes.

Las acciones de mejora buscan incidir en aquellos aspectos que gradualmente se mejoren básicamente con los esfuerzos y recursos internos, con cierto nivel de gestión a nivel de hospital. La confección del programa de mejora contempló las condiciones necesarias en la ejecución de las soluciones, sus plazos de tiempos y recursos necesarios para otorgarle un grado de prioridad (Cuadro 1).

La evaluación del nivel alcanzado permite comprobar la eicacia de las propuestas de mejora, su impacto en el desem -peño de los procesos y en la gestión hospitalaria. De manera que resaltan avances en la asimilación de herramientas para gestionar los procesos y la actualización de los sistemas de indicadores que midan el desempeño y el cumplimiento de los objetivos desplegados para cada servicio. El nivel de satisfacción de pacientes y acompañantes muestra un incre -mento (de 97,4 a 99,1%) a la vez que aumenta el rigor en la aplicación de instrumentos de evaluación, y la mejora en el nivel de servicio se constata a través del comportamiento de sus parámetros (Figura 7).

Como apoyo a la evaluación de los procesos hospitalarios y medida de contraste con la problemática inicial, se determina el IDhosp antes y después de aplicados los instrumentos. La evaluación del índice integral muestra progresos sustanciales, con un incremento de un 20,4%, inducido fundamentalmente por mejoras en la estadía hospitalaria, el índice ocupacional, la tasa de infección intrahospitalaria y el índice de positividad de los medios diagnósticos.

La estadía hospitalaria disminuye gracias a un mayor traba -jo multidisciplinario para decidir la necesidad de ingreso, las diversas variantes adoptadas para minimizar la ocupación de camas, en ines de semana, y el estudio de las enfermedades más frecuentes y su inluencia en la estadía, como vía para tomar decisiones más centradas en aspectos clínicos.

Se trabaja en la asignación de camas a los servicios, en función de la demanda de atención y las necesidades y carac -terísticas de las especialidades médicas, para garantizar una mayor eiciencia en la utilización de las camas, lo que tuvo relejo en los resultados favorables del índice ocupacional.

Se enfatiza en la permanente evaluación de la calidad del ser -vicio, para análisis relativos al ambiente, la higiene y la vigilancia epidemiológica en los puntos críticos de control deinidos. En cuanto al índice de positividad de los medios diagnósticos, su me -jora se debe en determinada medida, a los modestos avances en el tiempo de entrega, la cantidad y la calidad de los suministros.

4.2. Aplicación de los instrumentos en otras instalaciones hospitalarias

(13)

organizaciones hospitalarias; se seleccionaron otros hospitales del territorio que responden a diferentes clasiicaciones: dos provinciales y tres municipales, de ellos cuatro hospitales clínico-quirúrgicos y un hospital gineco-obstétrico, además de un hogar de ancianos. El Cuadro 2 resume estas aplicaciones y una síntesis de los principales resultados.

La inserción de la gestión por procesos, a través del procedimiento desarrollado y sus herramientas, sirve de suma ayuda para el perfeccionamiento hospitalario de estas insti -tuciones, lo cual se vislumbra en los dos ejemplos siguientes: • aumento de la calidad de vida dada por la disminución de la

mortalidad (3.34%) y el incremento en la estancia de más de un año de los pacientes (43%), acompañado de un ascenso del 48% en el nivel de servicio en el Hogar de ancianos; • soluciones de mejora en sistema de información,

informa-tización de historias clínicas, documentación y normativas, planiicación de recursos en procesos priorizados, considerando las diicultades detectadas en el análisis del nivel de servicio (42%) y el índice integral IDhosp (60%) para el caso del hospital Gineco-Obstétrico.

5.CONCLUSIONES

El sector de la salud precisa, cada vez más, mejorar el desempeño de sus organizaciones en términos de eiciencia, eicacia y calidad de los servicios. Hoy se percibe la introduc -ción gradual de herramientas ampliamente utilizadas en otros entornos empresariales y escasamente difundidas hace unos años en este sector.

Los planteamientos de la Gestión por Procesos y, dentro de ella, la mejora continua de procesos, constituyen una

propuesta útil para el perfeccionamiento de la gestión hos -pitalaria. Para tal fin se concibe un procedimiento para la gestión y mejora de procesos hospitalarios, fruto del estudio bibliográfico de 70 propuestas metodológicas, que integra un grupo relevante de herramientas para el diagnóstico, análisis, gestión, mejora y control, y se caracteriza por poseer un enfoque sistémico, holístico, de proceso y de mejora continua.

Los avances logrados en el funcionamiento de los procesos y los sistemas de gestión en organizaciones hospitalarias del territorio matancero, demuestran los beneicios que aporta la gestión y mejora de procesos, avalados por incrementos en el nivel de servicio, en la satisfacción de pacientes, en el comportamiento de indicadores clave en el desempeño de los procesos (IDhosp) y en su propia generalización a instituciones de diferentes periles, lo que permitió probar la factibilidad de los instrumentos propuestos.

Finalmente es preciso destacar que implantar la gestión por procesos en un sector como el hospitalario puede resultar un camino difícil; existen premisas que de no ser atendidas pueden convertirse en limitaciones para su desarrollo, algunas de ellas son: la existencia de un rumbo estratégico, pilar necesario para la gestión efectiva de los procesos de la organización; el compromiso de la alta dirección, pues sin el liderazgo, deci-sivo para involucrar y promover la participación activa de los trabajadores, se diiculta la aplicación de cualquier propuesta metodológica; por último la mentalidad de cambio y la for -mación continua, que contribuyen a emprender este empeño conscientes de la necesidad de asimilar y adaptar métodos, procedimientos y prácticas, desde una óptica diferente a cómo se hace hasta el momento. 

Nivel de Servicio

Tiempo de Entrega

Análisis de Tiempos

Diagramas As 1s Diagrama IDEF3

Fiabilidad de los Suministros

Evaluácion de Entradas y Proveedores

Calidad de la Información

Análisis Servuctivo

(14)

Acciones de Mejora Condiciones de Ejecución Tiempo de Ejecución

Recursos Necesarios Diseñar sistema de despacho de medicamentos

directamente de farmacia antes de 6 horas Diseñar sistema de distribución de modelajes de

acuerdo a necesidades

•

Estudio de necesidades de

entradas por proceso, de frecuencia de abastecimiento, de cantidad de pacientes

Corto-mediano plazo

Humanos, Financieros y

Materiales

Reasignar personal médico y enfermería • Estudio de cargas y capacidades Corto plazo Humanos y Financieros

Capacitar y superar al personal de enfermería,

según la especialidad •Análisis DNA

Corto-mediano

plazo Humanos

Potenciar el uso correcto y sistemático de los

métodos clínicos y la adhesión a los protocolos

diagnóstico-terapéuticos

Reportar semanalmente sobre consumo de medicamentos y modelaje

Insertar indicadores de tiempo y calidad de entrega,

para monitorear iabilidad de los aprovisionamientos

• Rescate de buenas prácticas a

partir de la utilización de protocolos y procederes

• Benchmarking de instituciones

líderes en este aspecto

Corto plazo Humanos

Trasladar las actividades “dar orden de ingreso” y “tramitar ingreso” a proceso de admisión

• Análisis del diseño del proceso

admisión

• Entrenamiento del personal de

admisión y enfermeras

Corto plazo Humanos y Materiales

Insertar indicadores para prevención de riesgos del proceso

• Estudio del sistema informativo y

de necesidades de información Corto plazo

Humanos y Equipos de

cómputo

Cuadro 1

Programa de Mejora

Figura 7: Incremento en Nivel de Servicio Fuente: Hernández Nariño (2010).

Después; Eficiencia en el tiempo de entrega; 41,00%

Después; Fiabilidad de los suministros;

83,00%

Después; Calidad de la información;

75,00%

Antes Después

(15)

Herramientas Utilizadas

Hospitales Donde

se Aplicaron Resultados

A B C D E F G

Para el Diagnóstico x x x x x x x Detección de insuiciencias en los sistemas de gestión, en el diseño del servicio

Para la

caracterización y

clasiicación x x x x x x x

Familiarización con las particularidades de la institución y sus procesos.

Fue importante para las herramientas y análisis efectuados posteriormente

Identiicación,

selección y priorización de procesos

x x x x x x

Conocer los procesos que integran la organización, sus relaciones, dentro de ellos cuales son relevantes y los críticos para la mejora de acuerdo a los problemas organizacionales detectados y los diversos criterios que los equipos de trabajo propusieron, atendiendo a las características de la organización

Representación

gráica y ichas de

proceso

x x x x x x x

Ayudó en la descripción de los procesos, la recolección de información relevante para su gestión y mejora. Permitió la combinación de varios mapas de acuerdo al tipo de análisis a efectuar

Análisis servuctivo y de entradas al proceso

x x x x Posibilitó el estudio de los 4 componentes del servicio, en sus conexiones, para buscar problemas

Análisis de valor

añadido x x x x x Identiicación de posibilidades de incremento de valor de los procesos

Análisis de tiempos x x x x Posibilidad de disminuir los tiempos. Sirvió de apoyo para el análisis de _{valor añadido}

Análisis de case mix x x x x x

Determinación de grupos de pacientes, sus características clínicas y cómo inciden en el consumo de recursos, los tiempos, los servicios, el personal de contacto y el ajuste de indicadores, para evaluar el comportamiento del proceso

Nivel de servicio x x x

Vinculado al análisis de valor y la casuística, se evalúa el nivel de servicio a grupos de pacientes, para ajustar las actividades del proceso e intervinientes de procesos de apoyo, a los requerimientos del paciente y

sus acompañantes

Análisis de riesgos y puntos críticos de control

x x x x

Con los riesgos identiicados se sientan las bases para estabilizar el

proceso, y garantizar la seguridad de los pacientes, el personal de

contacto, la eiciencia y eicacia del mismo por medio de la identiicación

de puntos críticos de control

Benchmarking x x x Búsqueda de buenas prácticas en instituciones del sector y en el interior _{de estos hospitales}

Indicadores de gestión

Índice integral de

desempeño de

procesos

x x x x x

Los indicadores de gestión, establecidos y/o diseñados, se miden en los

puntos críticos de control de modo tal que evalúen proactivamente el proceso para detectar la posible ocurrencia de riesgos y tomar acciones preventivas y correctoras

Se centra la evaluación de los procesos, en un grupo relevante de

indicadores que den una medida global de su desempeño

Utilización de mapas para el modelado y simulación de los procesos

x x x x

La utilización de mapas IDEF3 para modelar procesos, y estudios preliminares de simulación permitieron evaluar la efectividad de algunas

mejoras propuestas en el nivel de servicio y el desempeño global de los

procesos, junto al análisis de escenarios

Cuadro 2

Nota: A = Hospital Clínico-Quirúrgico; B = Hospital Gineco-Obstétrico; C = Hospital Clínico-Quirúrgico Provincial; D = Hospital Clínico-Quirúrgico Municipal; E = Hospital Clínico-Quirúrgico Provincial; F = Hospital Policlínica; G = Hogar de Ancianos.

(16)

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(2) Costeo basado en actividades, en sus siglas en inglés.

(3) Las siglas en inglés responden a: planiicar, hacer, controlar y actuar.

(4) Esta característica es propia del sistema de salud cubano donde la atención de salud es gratuita, y por tanto no existe una transacción monetaria. (5) Estos autores son sólo algunos ejemplos de los

referentes consultados en la literatura.

(6) Análisis de riesgos y puntos críticos de control en español.

NOT

(17)

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