Assunto: Estruturação Organizacional

Assunto: Estruturação Organizacional

Prof Ms Keilla Lopes

Mestre em Administração pela UFBA

Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS

Contatos:

E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com

Blog: keillalopes.wordpress.com

Assuntos abordados em aula:

• Estruturação Organizacional

• Redesenho de processos

• Métodos diversos (Ex: Fluxogramas)

• Layout

• Gestão ou Administração de cargos e salários

1.Estruturação Organizacional

(Diagnóstico organizacional)

• Certamente a estrutura formal da empresa é o foco da Estruturação Organizacional, mas muito outros pontos aparecem interligados a este foco e influenciam seu desempenho. A exemplo: o ambiente externo; a cultura organizacional; a motivação interna; o layout;

os processos; a capacidade de adaptação ao mercado; as necessidades dos clientes foco;

chegando até a gestão de pessoas.

ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• Levantamento:

Identificação de dados, de informações e de problemas.

Ferramentas: observação, entrevistas, questionários;etc

• Análise:

Análise criteriosa dos fatos encontrados na fase anterior e interligação entre estes.

• Avaliação:

Estabelecimento da situação atual da estrutura organizacional.

Alternativas de melhorias

Definição da melhor alternativa

NA IMPLANTAÇÃO OU ALTERAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL RESISTÊNCIAS QUE PODEM

OCORRER..

RESISTÊNCIAS

NÃO ACEITAR MUDANÇAS PORQUE

INCOMODA

TENDÊNCIA A SÓ PERCEBER AQUILO QUE

CONVÉM

DEPENDÊNCIA DE AÇÃO PARA

COM OUTRA PESSOA

NECESSIDADE DE REAGIR CONTRA PARA

JUSTIFICAR ERROS

INSEGURANÇA PESSOAL ( POR DESCONHECIMENTO

OU FALTA DE CONTROLE ) RECEIO DE

PERDER COISAS BOAS

ATUAIS DESCONFIANÇA

Recomenda-se iniciar o trabalho de

Estruturação Organizacional pelo

para

enfim realizar a própria Estruturação ou

Reestruturação organizacional.

A) Redesenho de Processos

• È fazer com que todos os processos da empresa sejam realizados da melhor maneira possível (padronização). Para a realização desse projeto é necessária uma análise prévia de todos os processos da empresa, para que todos os pontos desnecessários ou insatisfatórios sejam detectados.

Depois de feito isso haverá um estudo com o único objetivo de sanar as deficiências e finalmente tornar o processo mais eficiente através da escolha do método de trabalho.

• O redesenho de processos é muito útil para facilitar o fluxo de informações, detectar funcionários que estejam realizando trabalhos desnecessários, ou até mesmo com tempo “ocioso”.

Método de Trabalho.

Trata-se do melhor caminho, através da seqüência de operações mais eficiente, para ultimar uma certa tarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando o seqüenciamento de fases é ilógico, temos perdas diversas (de energia, de tempo, de oportunidade e de material) aumentando o desperdício e fazendo diminuir a produtividade.

O Método é a melhor forma de se executar

uma tarefa com o menor dispêndio de

energia e maior eficácia do executante.

Que exemplos de métodos de trabalho vocês

conhecem?

Exemplos de métodos:

• Técnicas de levantamento de dados: questionário, entrevista, observação,etc

• Normas e Manuais

• Layout

• Quadros de Distribuição de Trabalho (QTD)

• Análise estruturada de sistemas

• Formulários

• Análise de rotinas

• Fluxogramas

Obs: No blog (UEFS- disciplina OS&M) terão noções gerais destes processos...

• No Redesenho de Processos várias são as técnicas que podem ser utilizadas, os FLUXOGRAMAS são as mais usadas e podem ajudar muito nesta etapa.

FLUXOGRAMAS

Conceito:

È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveis e/ou unidades envolvidas no processo.

Sua representação é universal.

Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal do processo/trabalho.

Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre as diversas unidades organizacionais ou entre pessoas.

Possui outros nomes:

Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento;

flow-chart; etc.

Alguns dos Tipos de fluxogramas:

• Fluxograma vertical

• Fluxograma parcial ou descritivo

• Fluxograma global ou de coluna

Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou o outro depende unicamente das características do estudo a ser realizado.

Fluxograma Vertical

• Como o nome sugere é formado por “colunas verticais”.

• Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas.

• Também conhecido como: folha de análise,folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo.

• Este tipo é geralmente destinado à representação de rotinas simples em uma unidade específica da empresa.

• Vantagens:

Permite ser impresso como formulário padronizado.

Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham impressos).

Facilidade de leitura por parte dos usuários.

Fluxograma Vertical:

ATENÇÃO:

É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais, desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente.

Contudo, os símbolos mais comuns se desenvolveram e tiveram sua utilização ampliada, de tal maneira, que chegaram a constituir uma linguagem corrente entre os usuários.

Símbolos mais comuns

Fluxograma Parcial ou Descritivo

• Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas.

• Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos

• Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais.

Fluxograma Parcial ou Descritivo

Fluxograma global ou de coluna

• Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quanto para DESCRIÇÃO de rotinas.

• Embora similar ao Fluxograma Vertical , pois os setores envolvidos na rotina apresentada aparecem em forma de colunas, sua particularidade é que permite evidenciar o fluxo de documentos e informações dentro e fora da empresa.

• Ex. Copia Rebouças,285

Lembrem-se

• Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos descreve. Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001).

Considerações

• O tamanho dos símbolos deve ser uniforme.

• Simplificar um fluxograma não é necessariamente eliminar passos. As vezes para simplificá-lo é necessário criar , alterar seqüências e recombinar passos tornando-o maior, contudo mais simples.

• Existem significativos softwares próprios para elaboração de fluxogramas.

• Vincular o estudo de fluxogramas (métodos e processos) ao estudo de arranjo físico (layout) é uma conveniência que pode render bons resultados...

Arranjo físico

• Conceito:

Alocação adequada no sistema de instrumentos de trabalho, móveis, equipamentos e fator humano.

• Em suma, um arranjo físico adequado visa nada mais que proporcionar a empresa maior economia e produtividade

Com o estudo do arranjo físico o analista de OS&M busca:

Melhor utilização do espaço físico.

Favorecer o fluxo de trabalho Facilitar a coordenação

Reduzir a fadiga do funcionário

Garantir isolamentos (temperatura, sonoros, segurança, umidade,sigilo,etc)

Aumentar o manter o bom desempenho

Flexibilidade para tecnologias e equipamentos Clima de trabalho favorável

Concentração ou dispersão das pessoas ou grupos de trabalho

Evitar e conter incêndios

REPETINDO

Recomenda-se iniciar a técnica de Estruturação

Organizacional pelo

(com estudos de métodos,

fluxogramas e layout) e pela

para enfim realizar a própria

B) Gestão de cargos (organograma)

• Para realizar o projeto de Reestruturação Organizacional é necessário uma profunda análise de todos os atuais cargos da empresa, detectando quais são os cargos que existem, mas que precisam ser alterados e também os que não existem, mas que precisam ser criados.

• É preciso determinar claramente quais as tarefas (função e cargo) de cada funcionário. Dessa forma, é importante que as empresas o definam claramente quais são as responsabilidades de cada um de seus funcionários e, alem disso, esclareçam como ocorreram os processos (recebimento e entregas de mercadoria, fluxo de informações e etc). Dessa forma, pode-se conseguir de forma mais satisfatória uma administração competente e eficaz.

ORGANOGRAMA SIMPLES

Presidência

Setor Financeiro S. Comercial S de RH

Coordenação de Recrutamento, Seleção, Admissão

e Demissão

Coordenação de Treinamento

ATENÇÃO

• Embora pareça simples a elaboração de um organograma, não é...

• Antes de montar um organograma é necessário a definição de cada cargo que é uma outra técnica chamada de ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS ou MONTAGEM DA ESTRUTURA SALARIAL DA EMPRESA.

ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS

A consistência interna é obtida por meio da avaliação e da classificação de cargos.

A consistência externa é obtida pela pesquisa salarial.

Estruturas salariais

Equilíbrio interno

Equilíbrio externo

Avaliação de cargos

Classificação de cargos

Pesquisa salarial

41-85

ATENÇÃO:

Quem tiver interesse em se aprofundar sobre GESTÃO ou ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS que é um serviço bastante procurado em consultorias, principalmente para atender a empresas que cresceram rapidamente, busquem no meu blog (www.keillalopes.wordpress.com) o arquivo com o assunto e procurem a literatura da área.

Garanto que além do ganho de conteúdo, o ganho financeiro, também, será muito bom!

Reestruturação Organizacional

• Depois de realizada a definição de cada cargo e desenhado o organograma é importante que se redija um documento para cada cargo detalhando: funções, responsabilidades, grau de hierarquia, funcionários subordinados e finalmente o nome do cargo.

Estrutura Organizacional

• Uma organização deve ser um agrupamento ordenado de recursos que visam resultados positivos para a própria empresa e para quem nela trabalha.

• Não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita. Ela está em constante adaptação às mudanças.

Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia, o meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe e as características de seus participantes. Chandler (1962), ao pesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM, Standart Oil e Sears) constatou que estas estruturas eram continuamente ajustadas às suas estratégias que, também, se movimentavam.

• Embora trabalhosa e em constante mudanças, a estrutura organizacional é o instrumento básico para a organização.

• Até o momento estudamos a Estrutura Formal das organizações.

• O que seria a Estrutura Informal? Devemos considerá-la?

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Toda e qualquer organização possue dois tipos de estrutura: a Estrutura Formal e a Estrutura Informal.

Estrutura Formal:

• Pode ser formalmente planejada e representada (organograma).

• Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades,comunicação e decisão das unidades organizacionais.

Estrutura informal:

• É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal.

• Surge da interação social das pessoas.

• Alguns fatores favorecem ao surgimento e desenvolvimento da estrutura informal: interesses comuns; interação da própria estrutura formal;a flutuação do pessoal dentro da empresa;

disputas do poder. Vantagens e desvantagens...

Outros pontos importantes na modelagem da Estrutura

Organizacional

• Introduzir novos modelos de remuneração

• Plano de Cargos, Carreira e Remuneração (PCCR)

• Formular estratégias de gestão de talentos

• Criar novos modelos e instrumentos de governança

• Administrar transformações decorrentes da adoção de novas tecnologias de informação ou gestão

• Motivação

• Permitir a criatividade

• Texto-Estruturação Organizacional

(explicar que este texto é um exemplo do relato que devem fazer ao final de cada consultoria e passar para a área de Gestão de conhecimento)

BIBLIOGRAFIA

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial.

14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

• ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas e Métodos e as tecnologias de gestão organizacional: arquitetura organizacional;

benchmarking,empowement, gestão pela qualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. São Paulo.Atlas,2005