UNEMAT – SINOP Ciências Contábeis
Organização Sistemas e Métodos(FA)
Professora: Priscila Pelegrini priscila_pelegrini@unemat-net.br
Sinop – 2016/2
Informativo!!!
Apresentação Plano de Ensino.
Disponibilização do Material (Professor Interativo).
Comunicação com o Professor via (Email).
priscila_pelegrini@unemat-net.br
Faltas: Freqüência 75%.
Atestado Médico
Data de Entrega das Atividades.
Horário de Entrada e Saída.
Trabalhos Copiados. (Plágio)
“No Brasil o plágio é considerado crime e sua principal referência é a lei 9.610. Todavia, a lei 9.610 é voltada para a proteção de obras comerciais..
Para fins de trabalho acadêmico é mais adequado seguir-se as normas da ABNT, que não admitem exceções para textos copiados”.
CONCEITOS
Organização
“Associação ou instituição com objetivos definidos.”
Sistema
“Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.”
Atividade
“Qualquer ação ou trabalho específico.”
Processo
“Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas.”
(Fonte: Aurélio Buarque de Holanda)
DEFINIÇÃO OSM
“Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.”
(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)
DEFINIÇÃO OSM
“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
Antiga
Organização & Métodos
Antigo setor de O&M:
Apenas aconselhamento, muito isolado
Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como”
Pouco ligado ao objetivo da empresa
“Organizava, por organizar”
“Excesso de formulários”
“Mero desenho de fluxogramas”
Organização Sistemas e Métodos
Atualmente mais focada em processos:
Mais estratégica
Não planeja pela organização
Métodos para alcançar os objetivos da organização
Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos
Consultoria:
melhorar os processos da empresa
Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas
Objetivos básicos:
Eliminar o inútil ou supérfluo
Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos
Funções de OSM
Introduzir métodos de trabalho mais eficazes:
Bom nível de produtividade
Minimização de ociosidade
Ao menor custo possível
Eficiência versus Eficácia
Proporcionar melhores resultados com:
Pessoal
Material
Espaço físico
Tempo
Funções de OSM
Pessoal:
Racionalização na distribuição de tarefas
Ferramentas mais adequadas
Eliminação de atividades desnecessárias
Material:
Padronização de documentos
Evitar desperdício (formulário e cópias)
Espaço:
Melhor distribuição do espaço
Tempo:
Evitar desperdício de tempo e re-trabalho
Aplicações de OSM
Estrutura organizacional:
Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais
Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e acompanhar a execução
Elaborar e divulgar as normas,
regulamentos e manuais necessários
Aplicações de OSM
Desenvolvimento organizacional:
Estudar e definir os ciclos organizacionais
Analisar ações alternativas visando a maturidade
Avaliar os impactos decorrentes de ações
Estruturar o treinamento, adequando-o às
necessidades
Aplicações de OSM
Racionalização do trabalho:
Definir a movimentação de documentos
Definir o fluxo das decisões nos sistemas
Estudar os sistemas e rotinas administrativas
Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas
Definir os formulários e demais instrumentos que acompanham as soluções adotadas
Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas
Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas
Aplicações de OSM
Controle de sistemas:
Elaborar análise de viabilidade
Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal
Avaliar equipamentos disponíveis
Sistemas de informação:
Analisar e definir a amplitude dos níveis organizacionais contemplados
Definir e estruturar os dados contemplados
Definir e estruturar as atividades contempladas
Definir e estruturar as informações contempladas
Profissional de OSM
Profissionais Indicados:
Administrador de empresas
Analista de sistemas
Contador
Economista
Denominação:
Analista de Organização, Sistemas e Métodos
Analista de Negócios
Analista de Sistemas
Analista de Processos
INTRODUÇÃO!!!!
O mundo é composto, essencialmente, por Organizações que são heterogêneas.
As Organizações precisam ser administradas para sobreviver às constantes mudanças do mundo.
A palavra administração vem do latim ad (tendência para) e minister (subordinação).
Entretanto, seu significado e conteúdo vêm sofrendo transformações, por meio das diferentes Teorias da Administração.
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DEFININDO ADMINISTRAÇÃO
“A administração deve definir os resultados (objetivos) que espera alcançar e depois organizar os recursos da organização visando a obter esses resultados.”
(Drucker, 1999, p.16).
Para Maximiniano (1997, p. 20), “a Teoria Geral da Administração é o corpo de conhecimentos a respeito das organizações e do processo de administrá-las”.
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Definições para Administração
“Administração é um processo distinto, que consiste no planejamento, organização, atuação e controle, para determinar e alcançar os objetivos da organização pelo uso de pessoas e recursos”. (George TERRY – 1953).
“Administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar”. (Jules Henri FAYOL – 1981).
“Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz de recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais”. (Reinaldo Oliveira da SILVA – 2001).
“Administrar é o processo de dirigir ações que utilizam recursos para atingir objetivos”. (Jucélio PAIVA – 2011).
As variáveis da T.G.A.
TAREFAS
PESSOAS
TECNO- LOGIA AMBIENTE
ESTRUTURA
Fonte: Chiavenato (2000)
ORGANIZAÇÃO
Teorias de Administração
Fonte: Chiavenato (2000)
Teorias de Administração
Fonte: Chiavenato (200)
As Principais Teorias Administrativas
Pode-se dizer que as teorias administrativas são aplicáveis às situações atuais das organizações.
É necessário que o administrador as conheça bem para ter à sua disposição um leque de alternativas adequadas para cada situação.
À medida que a administração se defronta com novas situações, as teorias administrativas precisam adaptar suas abordagens para continuarem aplicáveis a gestão das organizações contemporâneas.
Importância das Organizações
Servem à sociedade: as organizações são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos.
Realizam Objetivos: objetivos e metas individuais.
Preservam o Conhecimento: as organizações com as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou.
Proporcionam carreiras: as organizações proporcionam aos seus empregados uma fonte de sobrevivência.
Definição de Organizações
Segundo Barnar (1038): Organizações são sistemas cooperativos, formados por pessoas que se comunicam entre si e desenvolvem ações tendo em vista alcançar um propósito comum.
Para Etzione (1964): “são unidades sociais (ou agrupamentos humanos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos...”
Organizações caracterizam-se por:
Divisões de trabalho, poder e responsabilidades de comunicação planejadas intencionalmente;
Com a presença de um ou mais centros de poder;
Com possibilidade de substituição de pessoal.
Características das Organizações!!
As organizações têm como principal razão de sua existência, atingir objetivos específicos.
As pessoas são o principal recurso das organizações.
As organizações são grupos de pessoas que usam recursos: recursos materiais, como espaço, instalações, máquinas, móveis e equipamentos, e recursos intangíveis, como tempo e conhecimentos.
A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.
RECURSOS OBJETIVOS
• PRODUTOS
• SERVIÇOS
• PROCESSOS DE TRANSFORMAÇÃO
• DIVISÃO DO TRABALHO
• HUMANOS
• MATERIAIS
• FINACEIROS
• INFORMAÇÃO
• ESPAÇO
• TEMPO
Uma Organização é um sistema de recursos que procura realizar objetivos organizacionais.
Fonte: Maximiano (2009)
AMBIENTE
Fornecedores Empresa Clientes
Ambiente de Tarefa
Concorrentes
Entidades Reguladoras Ambiente Geral
Condições Tecnológicas
Condições Legais
Condições Políticas
Condições Culturais
Condições Ecológicas
Condições Econômicas Condições Demográficas
Fonte: Maximiano (2009)
O ambiente pode ainda ser classificado, quanto à sua dinâmica, em estável ou instável.
Ambiente Estável:
• Estabilidade e permanência.
• Pouca mudança.
• Problemas ambientais rotineiros.
• Previsibilidade e certeza.
• Rotina e conservação.
• Reações padronizadas e rotineiras.
• Tendência à burocracia.
• Lógica do sistema fechado.
• Preocupação interna com a organização.
• Ênfase na eficiência.
Ambiente Instável:
. Instabilidade e variação.
• Muita mudança e turbulência.
• Problemas ambientais novos.
• Imprevisibilidade e incerteza.
• Inovação e criatividade.
• Reações variadas e inovadoras.
• Tendência à adhocracia.
• Lógica do sistema aberto.
• Preocupação externa com o ambiente.
• Ênfase na eficácia.
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Fonte: Chiavaneto (2000)
Principais Funções Organizacionais
ADMINISTRAÇÃO GERAL
OPERAÇÕES
MARKETING
FINANÇAS
RECURSOS HUMANOS
PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO
Fonte: Maximiano (2009)
Níveis Organizacionais
Penetração de forças ambientais
Fronteiras dos níveis do sistema Nível Institucional
Nível Intermediário
Nível Operacional Ambiente do Sistema
Entradas do ambiente
Saídas para o ambiente
Fonte: Maximiano (2009)
Níveis Organizacionais: Novo Arranjo
Ambiente Externo
Nível Institucional É o componente estratégico.
Formulação de políticas gerais.
Nível Intermediário É o componente tático.
Elaboração de planos e programas específicos.
Nível Operacional É o componente técnico.
Execução de rotinas e procedimentos.
Núcleo Técnico Lógica de
Sistema Aberto
Lógica de Sistema Fechado
Incerteza
Certeza Mediação (limitação da incerteza)
Fonte: Maximiano (2004)
TIPOS E FUNÇÕES DAS ORGANIZAÇÕES
As organizações são criadas para prover produtos e serviços, segundo Moraes (2004), e podem ser de natureza econômica ou social.
De natureza econômica: Empresas com finalidade lucrativa.
De natureza social: São as organizações voltadas às ações comuns ou de utilidade pública, sem finalidade lucrativa.
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De acordo com Maximiano (2007) as organizações estão representadas por:
• Organizações do Governo – que são administradas pelo governo e têm como objetivo prestar serviços à comunidade em geral;
• Organizações Empresariais – são organizações que têm como finalidade o lucro na produção e/ou comercialização de bens e serviços.
• Organizações do Terceiro Setor – compreende as organizações de utilidade pública, sem fins lucrativos, e são criadas por pessoas sem vínculo com o governo.
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QUANTO AO TIPO DE PRODUÇÃO
Primárias ou extrativas: São as empresas dedicadas às atividades agropecuárias e extrativas.
Secundárias ou de transformação: São as empresas que produzem bens físicos por meio da transformação de matérias-primas.
Terciárias ou prestadoras de serviços: são empresas especializadas em serviços.
Exemplos:!!!
Princípios Básicos da Organização
1. Divisão do trabalho – Níveis Hierárquicos.
2. Especialização – Função Específica.
3. Hierarquia – Autoridade, Delegação.
4. Autoridade - Cargos.
5. Responsabilidade – Inerente das pessoas.
6. Delegação – Transferir Autoridade.
7. Amplitude administrativa – Subordinados.
8. Centralização e Descentralização – Decisão.
Princípios Básicos da Organização
Vantagens da
Centralização Desvantagens da Centralização
• decisões são tomadas por indivíduos com visão
global da empresa
• tomadores de decisão são mais experientes,
capacitados
• decisões são mais consistentes com
planejamento
• executivos estão longe do dia-a-dia da empresa
• executivos têm pouco contato com funcionários
• caminho complexo das comunicações
Organizações como Sistema Aberto
As organizações possuem uma interação com o meio que atua: fornecedores, concorrentes, governo, clientes, etc.
Elas influenciam no ambiente e sofrem influências deste.
Pela Teoria de Sistemas, as organizações possuem algumas características específicas:
1. Comportamento probabilístico e não determinístico
2. Partes de mundo maior e feita de partes menores
3. Fronteiras, limites.
4. Homeostase – Adaptabilidade.
5. Morfogênese – Capacidade de Mudanças.
ELEMENTOS DEFINIDORES DA ESTRUTURA
Sistema de Atividades
Divisão e especialização do trabalho: uma das primeiras tarefas para o delineamento da estrutura é a decisão sobre a forma como o trabalho será dividido e distribuído.
Departamentalização: a regra de reunião dessas tarefas em blocos coerentes que permitam sua coordenação por meio de diversas subunidades e níveis da organização.
Os critérios mais frequentes de departamentalização são:
o Funcional
o Geográfico ou territorial o Por produto
o Por processo produtivo o Por mercado/cliente:
o Por projetos
o Há, ainda, formas combinadas importantes, como as estruturas divisionais ou as estruturas matriciais
ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA
Dois tipos:
Áreas fim
Atividades e funções ligadas ao ciclo de produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa)
Produção, Marketing
Áreas meio
Proporcionam os meios para que as áreas fim cumpram sua finalidade
Administração de Finanças, Administração de
Materiais, Administração de Recursos
Humanos, Administração de Serviços e Gestão
Empresarial
ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA
Enfoque Sistêmico
Não são unidades organizacionais
Existe interação entre as diversas áreas
Composição de uma área funcional:
Conjunto de funções
Grupos de atividades específicas e inter-relacionadas
Observe alguns exemplos de áreas funcionais no livro:
OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização &
Métodos. São Paulo: Atlas, 2002
Organização, Sistemas e Métodos
Evolução da
Teoria das Organizações
Algumas grandes conquistas da Humanidade:
As pirâmides do Egito
A Grande Muralha da China
A Acrópole (Grécia)
A catedral de Colônia (Alemanha)
As grandes navegações
Os canais de Suez e do Panamá
Estação Espacial Internacional (ISS)
CIVILIZAÇÕES ANTIGAS
Pré-História
Divisão de trabalho e uso de métodos
China
Divisão formal do trabalho, padrões e qualidade
Israel
Velho Testamento
Êxodo, Levítico, Números, Deuteronômio, Livro dos Reis
Grécia
Planejamento de qualidade
Especificações e controle de qualidade
Inspeção de produtos
Controle de processos
Melhoria de qualidade
ESCOLA CLÁSSICA
Taylor e Fayol
Método científico e racional na administração
Caráter descritivo, prescritivo e normativo
Estrutura formal – único caminho viável para eficiência
Divisão do trabalho
Supervisão funcional
ESCOLA CLÁSSICA
Eficiência
Unidade de comando – autoridade única
Autoridade versus Responsabilidade
Responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade
Linha (comando) versus Staff
(aconselhamento)
Falhas:
Extremamente mecanicista
Abordagem incompleta da organização
Organização como um “sistema fechado”
ESCOLA DAS
RELAÇÕES HUMANAS
Mayo (Experiência de Hawthorne)
Trabalho só tem sentido enquanto existe atividade grupal
Recompensas e sanções do grupo social têm maior influência que as provenientes da estrutura formal
Maior especialização do trabalho pode
conduzir à monotonia e não
necessariamente à eficiência
Escola das
Relações Humanas
Falhas:
Visão inadequada dos problemas de relações industriais
Parcialidade nas conclusões
Concepção ingênua e romântica do operário
Ênfase demasiada nos grupos informais
Escola Comportamental
Maslow & McGregor
Cooperação entre empresários, empregados e clientes
Alcançar objetivos individuais dirigindo esforços grupais para os objetivos da organização
Escala motivacional – Cada indivíduo atua de forma particular e única
Psicológico”
Estilo participativo de liderança.
Autocontrole em oposição ao autoritarismo
Une as duas escolas anteriores.
Excesso de “Tratamento Psicológico”
Escola Estruturalista
Max Weber
Inter-organizacional
A Organização é composta por “estruturas menores”
“Homem organizacional”
Tratamento do conflito
Clássica: identidade de interesses (desconhece conflito)
Relações Humanas: “harmonia via compreensão”
Comportamental: resolve por integração de necessidades
Estruturalista: processo social, inerente às relações de produção
Escola Estruturalista
Max Weber
Abre caminho para a Teoria Geral dos Sistemas
Burocracia
Racionalidade, precisão, rapidez,
uniformidade, continuidade, constância,
subordinação, confiabilidade
ESCOLA SISTÊMICA
Modelo mecânico – inspirado na Física
Modelo orgânico – inspirado na Biologia
Modelo sistêmico – Novo enfoque
“Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. : Atlas, 2002)
