CASE UNILEVER SÃO PAULO WORKTECH13 - ABRIL 2013 SERGIO RICARDO LIMA - LATAM WORKPLACE DIRECTOR MARCOS AZEVEDO - ANDRADE & AZEVEDO FOUNDER

(1)

CASE UNILEVER

SERGIO RICARDO LIMA - LATAM WORKPLACE DIRECTOR

MARCOS AZEVEDO - ANDRADE & AZEVEDO FOUNDER

(2)

ABOUT UNILEVER

• Unilever is one of the world’s leading suppliers

of fast-moving consumer goods.

• Our products are sold in over 190 countries

and used by 2 billion consumers every day.

(3)

OUR BUSINESS MODEL

OUR BRANDS

Strong brands and innovation

are central to our ambition to

double in size

OUR OPERATIONS

We aim to develop innovative

products that address different

consumer needs at different

price points

OUR PEOPLE

Sustainable, profitable growth

can only be achieved with the

right people working in an

organisation that is fit to win

SUSTAINABLE LIVING

The differentiator in our business model is

our Sustainable Living Plan and the goal

of sustainable living.

(4)

UNILEVER’S GROWTH PRIORITIES

Our ambition is to win share and grow

volume in every category and country.

WINNING WITH PEOPLE

68% of Unilever

businesses reported

“Always on” culture

is no 1 barrier

diversity agenda

WINNING IN THE

MARKETPLACE

WINNING THROUGH

CONTINUOUS IMPROVEMENT

WINNING WITH BRANDS

AND INNOVATION

95% of Unilever businesses

reported implementation of

Agile & flexible working as no. 1

enabler to driving our Diversity

agenda

(5)

THE AGILE CONTINUUM

Employees

incentivised to be in

the office

Policy supported

Environment supports

creativity & innovation

Employees need to be

in office based on role

requirement

Traditional (to

industry) working

environment &

specialised

technology

Performance, cost

driven

Employees have

choice of where &

when they work

Principle driven

Role measured by

output

Environment &

technology designed

for activities &

flexibility

Employees actively

encouraged,

incentivised to work

away office

Policy supported

Retail, sales, project

roles

Multiple environment

structure supporting

productivity

(6)

WHY AGILE AT UNILEVER?

Globalisation

Diversity

Sustainable

living

Best

talent

_Cost

focus

Collaboration

Performance

(7)

 Análise de alternativas de

otimização dos espaços em uso;

 Oportunidade de implantação

do novo conceito de ocupação:

AGILE



Redução de custos no curto

prazo;

(8)

“

Existem áreas para se concentrar e trabalhar de forma

independente, em seguida os funcionários podem se deslocar

para áreas onde eles possam se conectar e colaborar com os

colegas. Há também áreas de vitalidade com salas de

descompressão, cozinhas e cafés.”

Fonte: trechos da matéria “ O Futuro do HR- Locais de Trabalho Agile” de Fiona C. Laird, Executiva de RH da Unilever.

(9)

JK II - 371

JK I - 1.582

Estações: 1.953

OCUPAÇÃO INICIAL

Densidade de ocupação:

JK I = 9,0m²/

estação

JK II = 12,7m²/

estação

14.582 m²

Stacking: 19.307 m2

JK I JK II

4.725 m²

(10)

14º 13º 12º 11º 10º 9º 8º 7º 6º 5º 4º 3º 2º 1º

JK

I

OCUPAÇÃO INICIAL

JK

I

9º

8º

7º

(11)

CONCEITO DE LAY OUT

PAVIMENTO TIPO

LONGA PERMANÊNCIA CURTA PERMANÊNCIA REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL REGENERAÇÃO

(12)

CONCEITO DE LAY OUT

(13)

Longa Permanência

TRABALHO INDIVIDUAL

Curta Permanência

Regeneração Reunião Informal

Reunião Formal

TRABALHO COLABORATIVO

SUPORTE

Apoio Circulação Equipamento Técnica Específica

ARMAZENAMENTO

Coletivo

Individual

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0%

PÓS PROJETO

PRÉ PROJETO _{LONGA PERM.}

CURTA PERM. REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL REGENERAÇÃO APOIO CIRC. EQUIP. TÉCNICA ESPECÍFICA ARMAZ. IND. ARMAZ. COL. 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0% PÓS PROJETO

PRÉ PROJETO _{LONGA PERM.}

CURTA PERM. REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL REGENERAÇÃO APOIO CIRC. EQUIP. TÉCNICA ESPECÍFICA ARMAZ. IND. ARMAZ. COL. 1,1 % 6,1 %

IMPLANTAÇÃO

RESULTADO

PRÉ

PROJETO

PÓS

PROJETO

54,8% 46,2% 1,3% 10,9% 1,5% 2,9% 10,9% 5,8% 6,9% 5,9% 3,1% 13,7% 0,3% 0,2% 6,7% 2 % 13% _{0,7% 6 %}

(14)

de 0% a 25%

de 26% a 50%

de 51% a 100%

Porcentagem do uso

Média de ocupação:

<15% de uso

15 a 25% de uso

25 a 35% de uso

35 a 50% de uso

>50% de uso

alta baixa média

(15)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

DIA 1 DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5 DIA 6 DIA 7 DIA 8

VAGO SEM INFO TEMP. VAGO COLABORATIVO INDIVIDUAL

UTILIZAÇÃO DOS ESPAÇOS DE TRABALHO INDIVIDUAL

40% 2% 12% 6% 16% 19% 13% 2% 28% 25% 15% 41% 6% 4% 19% 1% 5% 1% 2% 2% 14% 13% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% ESTAÇÃO REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL ÁREA DE ESTAR ÁREA DE CAFÉ HOT DESK POOL IMPRESSÃO INDIVIDUAL COLABORATIVO TEMP. VAGO SEM INFO VAGO

(16)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00

vago 43,2%

temporariamente vago 18,7%

ocupado 38,1%

Pré Projeto

OBSERVAÇÃO DE USO DAS ESTAÇÕES

JK I = 1.542 colaboradores

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 VAGO SEM INFO TEMP. VAGO COLABORATIVO INDIVIDUAL

vago 38,9%

temporariamente vago 19,9%

ocupado 41,2%

Pós Projeto

JK I = 1.812 colaboradores

(17)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

DIA 1 DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5 DIA 6 DIA 7 DIA 8

VAGO SEM INFO TEMP. VAGO COLABORATIVO INDIVIDUAL

OBSERVAÇÃO POR DIA E TEMPO - 19 a 28 Março de 2013

UTILIZAÇÃO DOS ESPAÇOS DE REUNIÃO

(18)

de 0% a 25%

de 26% a 50%

de 51% a 100%

Porcentagem do uso

OBSERVAÇÃO DE USO DAS SALAS DE REUNIÃO

Média de ocupação:

<15% de uso

15 a 25% de uso

25 a 35% de uso

35 a 50% de uso

>50% de uso

alta baixa média

(19)

40% 2% 12% 6% 16% 19% 13% 2% 28% 25% 15% 41% 6% 4% 19% 1% 5% 1% 2% 2% 14% 13% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

ESTAÇÃO

REUNIÃO FORMAL

REUNIÃO INFORMAL

ÁREA DE ESTAR

ÁREA DE CAFÉ

HOT DESK

POOL IMPRESSÃO

INDIVIDUAL COLABORATIVO TEMP. VAGO SEM INFO VAGO

MÉDIA DE UTILIZAÇÃO DOS ESPAÇOS

(20)

1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 7 78 SEM INFO SEM INFO 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% ESTAÇÃO REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL ÁREA DE ESTAR ÁREA DE CAFÉ HOT DESK POOL IMPRESSÃO 1 pessoa 2 pessoas 3 pessoas 4 pessoas 5 pessoas 6 pessoas 7 pessoas 8 pessoas 9 pessoas + de 10 pessoas SEM INFO VAGO 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 7 78 SEM INFO SEM INFO 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% ESTAÇÃO REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL ÁREA DE ESTAR ÁREA DE CAFÉ HOT DESK POOL IMPRESSÃO 1 pessoa 2 pessoas 3 pessoas 4 pessoas 5 pessoas 6 pessoas 7 pessoas 8 pessoas 9 pessoas + de 10 pessoas SEM INFO VAGO

(21)

2,0% 1,4% 0,6% 0,3% 0,4% 2,6% 0,4% 0,6% 4,8% 1,8% 1,6% 32,0% 3,6% 0,5% 9,0% 4,6% 2,7% 0,7% 0,2% _0,04% 3,9% 5,1% 6,3% 5,0% 3,2% 1,2% 1,3%

2

3

4

5

6

7 8+

Tamanho da reunião (número de pessoas)

REUNIÃO FORMAL

REUNIÃO INFORMAL

ESTAÇÕES DE TRABALHO

ÁREAS DE ESTAR

POOL DE IMPRESSÃO

HOT DESK

ÁREAS DE CAFÉ

2,0% 1,4% 0,6% 0,3% 0,4% 2,6% 0,4% 0,6% 4,8% 1,8% 1,6% 32,0% 3,6% 0,5% 9,0% 4,6% 2,7% 0,7% 0,2% _0,04% 3,9% 5,1% 6,3% 5,0% 3,2% 1,2% 1,3% 2 3 4 5 6 7 8+

Tamanho da reunião (número de pessoas)

REUNIÃO FORMAL REUNIÃO INFORMAL ESTAÇÕES DE TRABALHO ÁREAS DE ESTAR POOL DE IMPRESSÃO HOT DESK ÁREAS DE CAFÉ 2,0% 1,4% 0,6% 0,3% 0,4% 2,6% 0,4% 0,6% 4,8% 1,8% 1,6% 32,0% 3,6% 0,5% 9,0% 4,6% 2,7% 0,7% 0,2% _0,04% 3,9% 5,1% 6,3% 5,0% 3,2% 1,2% 1,3%

2

3

4

5

6

7 8+

Tamanho da reunião (número de pessoas)

REUNIÃO FORMAL

REUNIÃO INFORMAL

ESTAÇÕES DE TRABALHO

ÁREAS DE ESTAR

POOL DE IMPRESSÃO

HOT DESK

ÁREAS DE CAFÉ

(22)

CONCLUSÃO

Redução de 24% da área: 4.725m²

Aumento de 17,5% de pessoas: 270

Aumento de 8,3% de áreas para trabalhos colaborativos

Aumento de 15% no total de seats: 338

Reaproveitamento integral dos recursos atuais

soluções

inovadoras

para o

ambiente de trabalho.

tornando o espaço mais

dinâmico

,

versátil

e

eficiente

.

(23)

Tempo de execução...

ABR

MAI

JUN

JUL

2012 = 9 meses

JUN

JUL

AGO

SET

NOV

DEZ

AGO

SET

OUT

NOV

Projeto com revisões

Contratações

Obra:

3º andar [Logistica]

Obra:

10 pav. [conceito Agile]

Devolução do JK II

Remanejamentos...

> cerca de 270 funcionários

> 7 setores

> cerca de 2.000 funcionários foram

remanejados p/ adequação

> 58 setores

JK II

JK I

CENÁRIO

(24)

(25)

(26)

• Aprox. 3,000 movimentos realizados;

• > 30 armários cheios sem dono;

• grande quantidade de equipamentos eletrônicos (>50 laptops) ;

• 5 toneladas de material para descarte e descaracterização;

• > 90% material de obra reciclado;

• 100% mobiliário reaproveitado no projeto/uso interno/doação;

• 400 terceiros trabalhando no escritório com zero acidentes;

(27)

• Comprometimento do alto escalão;

• Time multifuncional trabalhando junto desde o inicio

(Ger. Projeto, RH, FI, Compra);

• Change Management robusto e contínuo;

• Comunicação clara e direta;

• Treinamento/Comunicação com enfoque

principalmente no aspecto comportamental;

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

(28)

GOING FORWARD

• Significant focus on reduced travel & cost

efficiency

• Employee demand for more choice & flexibility

• Impact of ‘great place to work’

• Fight for talent

• Increased Agile Technology enablement – personal

& virtual

(29)

(30)

OBRIGADO

SERGIO LIMA

SERGIO.R.LIMA@UNILEVER.COM

– (11) 98999-5105

MARCOS AZEVEDO